Digitalisierung der Gremienarbeit der Bezirksvertretung

Münster, 23.10.2021

An den
Bezirksbürgermeister des Stadtbezirks Münster — West

Herrn Jörg Nathaus Y-w16043130624
Pantaleonplatz 7 STADT MÜNSTER

48161 Münster
„02.Nov. 2021

für Bürger- u, Ratesorvios
Bezikgverwaitung West

Fraktionsübergreifender Antrag in der Bezirksvertretung Münster-West:
Anregung gem. $ 21 Abs. 4 der Hauptsatzung an die Verwaltung (vgl. Nr. 1) und an den Rat
der Stadt Münster (vgl. Nr. 2)

Die Bezirksvertretung Münster-West möge beschließen:

1. Die BV-West bittet die Verwaltung, spätestens im 1. Quartal 2022 die digitale Gremienarbeit
einzuführen, bei der die Mitglieder der Bezirksvertretung nach Wunsch mit digitalen
Endgeräten ausgestattet und künftig Vorlagen etc. nur noch digital an die Mandatsträger
versendet werden.

2. Die BV-West bittet den Rat der Stadt Münster, ab dem Haushaltsjahr 2022 im Haushalt
ausreichend Mittel für eine digitale Gremienarbeit in der BV-West bereitzustellen.

Begründung:

Wir nehmen Bezug auf:die letzte Diskussion zur digitalen Gremienarbeit in der Bezirksvertretung
Münster-West in der Sitzung vom 07.10.2021.

Die Digitalisierung aller geeigneten Lebensbereiche ist eine Zukunftsaufgabe von weitreichender
Bedeutung. Insbesondere Verwaltungsprozesse eignen sich für eine Digitalisierung, die zu einer
erheblichen Schonung von Ressourcen und einer deutlichen Beschleunigung des Workflows führen
kann. Im Hinblick auf den erheblichen Papieraufwand für die umfangreichen Sitzungsvorlagen (z.B.
Haushalt, V/0487/2021 Münster Zukünfte, ...) und den häufigen Versand von Vorlagen, Anträgen etc.
und die damit verbundenen Kosten ist es zweckmäßig, künftig auf eine digitale Gremienarbeit
umzustellen wie sie im Rat der Stadt Münster bereits praktiziert wird. Diesbezüglich wird auf den
Ratsantrag A-R/0003/2020 vom 12.02.2020 von CDU, SPD, FDP und Bündnis 90/Die Grünen/GAL
verwiesen, der voraussichtlich im 1.Quartal 2022 abgearbeitet sein soll.

gezeichnet:

Für die CDU-Fraktion: Hamann

Für die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL: Pallas
Für die SPD-Fraktion: Kretschmar

Für die FDP: Koch-Tölken

Für DIE LINKE: Freienhofer

Für Volt: Maurice

STADT MÜNSTER
05. Nov. 2021

Münster, 28.10.2021
vice

An den

Bezirksbürgermeister des Stadtbezirks Münster - West A-W/0073/2021
Herrn Jörg Nathaus
Pantaleonplatz 7

48161 Münster

Fraktionsübergreifender Antrag in der Bezirksvertretung Münster-West:
Anregung gem. $ 21 Abs. 4 der Hauptsatzung an die Verwaltung (vgl. Nr. 1) und an den Rat
der Stadt Münster (vgl. Nr. 2)

Die Bezirksvertretung Münster-West möge beschließen:

1. Die Bezirksvertretung Münster-West bittet die Verwaltung, spätestens im 1. Quartal 2022 die
BV-West auf die digitale Gremienarbeit umzustellen, bei der die Mitglieder der
Bezirksvertretung Münster-West nach Wunsch mit digitalen Endgeräten ausgestattet und
künftig Vorlagen etc. nur noch digital für die Mandatsträger/innen bereitgestellt werden.

2. Die Bezirksvertretung Münster-West beantragt ab dem Haushaltsjahr 2022 im Haushalt der
Stadt Münster in der Produktgruppe 0102 zusätzliche Mittel in Höhe von jährlich rund 15.000
€, die yon der citeq für die Bereitstellung digitaler Endgeräte, die erforderliche technische
Infrastruktur, Lizenzen und Support in Rechnung gestellt werden, für die digitale Gremienarbeit
in der Bezirksvertretung Münster-West bereitzustellen. Ein entsprechendes Veränderungsblatt
dazu wird erstellt.

Begründung:

Wir nehmen Bezug auf die letzte Diskussion zur digitalen Gremienarbeit in der Bezirksvertretung
Münster-West in der Sitzung vom 07.10.2021.

Die Digitalisierung aller geeigneten Lebensbereiche ist eine Zukunftsaufgabe von weitreichender
Bedeutung. Insbesondere Verwaltungsprozesse eignen sich für eine Digitalisierung, die zu einer
erheblichen Schonung von Ressourcen und einer deutlichen Beschleunigung des Workflows führen
kann. Im Hinblick auf den erheblichen Papieraufwand für die umfangreichen Sitzungsvorlagen (z.B.
Haushalt, V/0487/2021 Münster Zukünfte, ...) und den häufigen Versand von Vorlagen, Anträgen etc.
und die damit verbundenen Kosten ist es zweckmäßig, künftig auf eine digitale Gremienarbeit
umzustellen wie sie im Rat der Stadt Münster bereits praktiziert wird. Diesbezüglich wird auf den
Ratsantrag A-R/0003/2020 vom 12.02.2020 von CDU, SPD, FDP und Bündnis 90/Die Grünen/GAL
verwiesen, der voraussichtlich im 1.Quartal 2022 abgearbeitet sein soll.

gezeichnet:

Für die CDU-Fraktion: Hamann

Für die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL: Pallas
Für die SPD-Fraktion: Kretschmar

Für die FDP: Koch-Tölken

Für DIE LINKE: Freienhofer

Für Volt: Maurice

33.20.0111 
Herr Hirsch 
· 15.09.2022 
33 63 
Bezlrksvertretunq Münster-Hiltrup 
über Bezirksverwaltung Hiltrup 
Bezirksvertretung Münster-Mitte 
über Bezirksverwaltung Mitte 
Bezirksvertretung Münster-Nord 
über Bezirksverwaltung Nord 
') Bezirksvertretüng Münster-Ost 
über Bezirksverwaltung Ost 
Bezirksvertretung Münster-Südost 
über Bezirksverwaltung Südost 
Bezirksvertretung Münster-West 
über Bezirksverwaltung West 
. ~ 
. . A~ 
über Herrn Oberbürgermeister Lewe o. V. i. A. g_ . 
Digitale Gremienarbeit · 
• Anregung lfd. Nr. AnH/0023/2021 
• Antrag lfd. Nr. A.:M/0015/2021 
• Antrag lfd. Nr. A-N/00.38/2021 
•· Antrag lfd. Nr. A-O/0012/2021. 
• Antrag lfd. Nr. A-S/0004/2021 
• Antrag lfd. Nr.A -W/0073/2021 
Ausgangslage: 
Mit den o. g. Anträgen/ der o. g. Anregung wird fraktions- und gremienübergreifend 
1. die Verwaltung gebeten, die digitale Gremienarbeit in den Bezirksvertretungen einzu­ 
führen und 
2. der Rat gebeten, für digitale Endgeräte die entsprechenden Haushaltsmittel ab dem 
Haushaltsjahr 2022 bereitzustellen. 
Parallel liegt der Ratsan_trag A-R/0003/2020 der CDU-Fraktion, der SPD-Fraktion, der Frak­ 
tion Bündnis ~0/Die Grünen/GAL und der FDP-Fraktion vor: 
,.Die Verwaltung wird beauftragt, nach der Kommunalwahl bis Ende des Jahres 2020 sicher­ 
zustellen, dass allen Ratsmitgliedern, Bezirksvertretern, Sachkundigen .Bürgern Lind deren

- 2 - . 
· Stellvertretern der Zugang zur digitalen Ratsarbeit ermöglicht wird. Ratsmitgliedern wird - wie 
in der Vergangenheit schon - dazu auf Wunsch ein Tablet (mit Datenkarte) zur Verfügung 
gestellt. Ratsmitglieder erhalten alternativ die Möglichkeit, ein geeignetes eigenes Tablet / 
einen geeigneten·eigenen Laptop für die digitale Ratsarbeit einzusetzen. · 
· Bezirksvertretern, Sachkundigen Bürgern und deren Stellvertretern wird der Zugang zur digi­ 
talen Ratsarbeit ausschließlich über ein geeignetes eigenes Tablet / einen geeigneten eige- · 
. nen Laptop ermöglicht. Bei Benutzung geeigneter eigener Geräte sorgt die Verwaltung für 
die Möglichkeit eines sicheren Zugangs (z.B. Zwei-Faktor-Identifizierung per YubiKey o.ä.) 
und stellt die für den Zugang notwendige Soft- und Hardware zur Verfügung." 
Stellungnahme: 
Zu 1) 
Das Rats-/Gremieninformationssystem SessionNet bietet nach einem Update die Möglich­ 
keit, eine 2-Faktor-Authentifizierung (2-FA) über eine AuthenticatorAPP verbindlich vorzu­ 
schreiben. Dieser Sichert.ieitsstandard ist zum Schutz der nichtöffentlichen Daten nach einer 
entsprechenden Einschätzüng zur Datensicherheit erforderlich. Gleichzeitig bekommen die 
Gremlenmitqlieder durch die 2-FA die Möglichkeit, mit eigenen und verschiedenen Endgerä- ). 
ten an der digitalen Gremienarbeit teilzunehmen. . 
Die AuthenticatorAPP erzeugt ein zeitlich begrenztes Einmal-Passwort (ein sog. T0TP - 
Time based 0neTime Password), das neben der eigenen Nutzerkennung mit dem selbst ge­ 
wählten Kennwort den Zugang zum Rats-/Gremieninformationssystem eröffnet. Dadurch be­ 
steht sowohl die Möglichkeit mit der MandatosAPP der drei unterschiedlichen Betriebssys­ 
teme Windows; Android und iOS. als auch mit einem Internetbrowser auf das Rats-/Gremi­ 
eninformationssystem zuzugreifen. Damit ist losgelöst von einem bestimmten Endgerät eine 
Arbeit mit dem Rats-/Gremieninformationssystem möglich. Das Amt für Bürger- und Ratsser­ 
vice hat die Mltglie9er der Bezirksvertretungen am 20.07.2022 sowie erneut am 02.08.2022 
über diese Option jr:ifprmiert und um eine Erklärung für die digitale Gremienarbeit oder für die 
weiterhin erfolgende Beliefetung mit Papier gebeten. Im Folgenden werden die erforderli- , 
chen Umsetzung~schritte mit den Mitgliedern abgesprochen und notwendige Zustimmungen 
eingeholt, da,mlt: die digitale 'Arbeitsfähigkeit hergestellt werden kann. Mit Sta.nd vom · · . 
06.09.2022 zeigt die Abfrage folgendes Bild: 3 weitere Ra,tsmitglieder arbeiten digital, bei 
den Mitgliedern der Bezirksvertretungen liegen 38 Erklärungen für die digitale Gremienarbelt 
und ?9 Erklärungen für die Gremienarbeit mit Papierunterlagen vor. , 
Zu 2) 
Der Rat hat den entsprechenden Haushaltsantrag zur Erhöhung der notwendigen Haushalts­ 
'mittel, die Anlage 1 zur Vorlage V/0888/2021, in der Sitzung vom 15.12.2021 nicht aufgegrif­ 
fen. Diese Entscheidung ist kongruent zum Ratsantrag A-R/0003/2020, in dem eine Auswei­ 
tung der digitalen Gremienarbeit mit privaten Endgeräten beantragt wird. Daher kann eine 
städtische Hardware nicht zur Verfügung gestellt werden. Die Hardware, die bisher für den 
Zugang zum Rats~/Gremieninfon:nationssystem notwendig war, ist mit der o. g. technischen 
Lösung auch ~ ht:-m~ r erforderlich. Dem Rat wird mit der Vorlage V/0554/2022 eine Be- · 
schlussem enlung für a s zukünftige Verfahren auf der· Basis des o.g. Ratsantrages vorge- 
· Ie. . . .