Einführung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS) bei der Wissenschaftsstadt Darmstadt

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
09.03.2023 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat IV an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat I 
Dezernat II 
Dezernat III 
Dezernat V 
Dezernat VI 
 
Amt: Finanzverwaltung  
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2023/0061 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.:       
Kostenstelle:        Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:       
 
Betreff: Einführung eines Tax  Compliance Management Systems (TCMS) bei der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt  
 
Vorlage vom: 15.02.2023  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Die Einführung eines  Tax Compliance Management Systems (TCMS) bei der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt wird beschlossen.  
2. Die Finanzverw altung wird beauftragt, gemeinsam mit den relevanten Querschnittsämtern 
(Amt für Interne Dienste, Revisionsamt, Rechtsamt) und weiteren noch zu bestimmenden 
Akteur*innen, einen Projektplan mit dem Ziel der zeitnahen Einführung des TCMS zu 
entwickeln. 
 
 
Anlagen:

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Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 15.02.2023: 
 
Aufgrund des komplexen Verwaltungsaufbaus der Kommunen und der vagen 
Abgrenzungsregelungen zwischen den steuerpflichtigen und den nicht -steuerpflichtigen 
Handlungsbereichen der öffentlichen Hand, kann die Abgabe irrtümlich falscher 
Steuererklärungen im Tag esgeschäft von Kommunen nicht immer vermieden werden.  
 
Da sich das Steuerstrafrecht nicht ausschließlich gegen juristische Person en richtet, sondern 
auch persönlich gegen die Beteiligten in Kommunen, birgt die Einreichung von verspäteten, 
inkorrekten oder lückenhaften Steuererklärungen für Kommunen erhebliche Risiken. Dazu 
zählen neben finanziellen Risiken durch Nach - und Strafzahlungen auch politische Risiken in  
Form von Reputationsschäden. Darüber hinaus können solche Steuerstraftaten auch in 
individuellen strafrechtlichen Verfolgungen sowohl von der Verwaltungsleitung als auch von 
Mitarbeitenden resultieren.  In einem Umfeld, das von regelmäßigen Gesetzesänderun gen und 
einer zunehmenden Internationalität bestimmt wird, haben die kommunalen Steuerpflichten 
einen solchen Umfang und Komplexität erreicht, dass die Implementierung eines 
umfassenden Tax Compliance Management Systems (TCMS) dringend empfohlen wird.  
 
Während in den 1980er Jahren die Besteuerung der Kommunen in erster Lin ie mit dem 
steuerlichen Querver bund und dem Vorsteuerabzug assoziiert wurde, trat in den letzten 
Jahren - insbesondere durch Urteile der Finanzgerichtsbarkeit - immer mehr in die 
Öffentlichkeit, dass Kommunen nicht ausschließlich als Steuergläubiger, sondern vermehrt 
auch als Steuerschuldner tätig sein können. Aktuell spielt die Funktion von Kommunen als 
Steuerschuldner insbesondere aufgrund der Einführung des § 2b Umsatzsteuergesetz (UStG)  
eine zunehmende Rolle. Da die Einführung des § 2b UStG für die Wissenschaftsstadt 
Darmstadt am 01.01.2023 bindend wurde, ist die Thematik von besonderer Aktualität.  
 
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat mit seinem Schreiben vom 23.05.2016 zur 
Anzeige- und Berichtigungspflicht an die Kommunen appelliert, ihre Steuerfun ktion kritisch 
zu hinterfragen.  
 
Mit Einführung des § 38 des Art. 97 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung (EGAO) 
zum 01.01.2023 wurde eine befristete Erprobungsregelung eingefüh rt. Die Finanzbehörden 
können Prüfungserleichterungen für künftige Betriebsprüfungen zusagen, wenn die laufende 
Betriebsprüfung des IKS dessen Wirksamkeit bei der Einhaltung der steuerlichen Vorschriften 
bestätigt. Laut herrschender Meinung ist nach der Er probungsphase davon auszugehen, dass 
die Einführung eines IKS verpflichtend wird.  Demgemäß kann sich das Vorliegen eines 
steuerlichen Innerbetrieblichen Kontrollsystems (IKS) als Indiz erweisen, dass Vorsatz oder 
Leichtfertigkeit für eine Steuerhinterziehu ng ausgeschlossen werden kann. Auch dadurch 
wird die Notwendigkeit der Einführung eines IKS bzw. TCMS erhöht.  
 
Als Orientierungshilfe für die Konzeption eines wirksamen TCMS können insbesondere der 
Prüfungsstandard „PS 980“ und der Praxishinweis 1/2016 des  Instituts der 
Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) herangezogen werden. In ihm gibt das Institut 
Empfehlungen für den Inhalt, Aufbau bzw. die Struktur eines (Tax)CMS. In Anlehnung an den 
IDW Praxishinweis 1/2016 hat darüber hinaus der Deutsche Stä dtetag im Jahr 2017 einen 
Diskussionsentwurf für einen Projektleitfaden zur Einführung eines TCMS auf kommunaler 
Ebene ausgearbeitet, der für die Erarbeitung von Maßnahmen berücksichtigt werden kann.  
  
Laut IDW bezeichnet Compliance allgemein die Einhaltun g von Regeln von sä mtlichen 
Beschäftigten einer Or ganisationseinheit  und damit die Verhinderung von Regelverstößen.  
Das zentrale Ziel der Compliance ist es, finanzielle, politische und strafrechtliche Risiken

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sowohl für die Kommune als auch für deren Besch äftigten zu vermeiden bzw. zu begrenzen. 
Tax Compliance beschäftigt sich mit Compliance im Steuerbereich. Gemäß § 34 Abs. 1 
Abgabenordnung ( AO) stehen die gesetzlichen Vertreter *innen natürlicher und juristischer 
Personen in der Verantwortung, die steuerli chen Pflichten zu erfüllen. Zur Erfüllung ihrer 
Verpflichtungen können die in § 34 AO bezeichneten Personen selbst durch die Zwangsmittel 
nach §§ 328–335 AO angehalten werden und gegen sie können Zwangsgelder und sogar 
Zwangshaft festgesetzt werden. Bei vo rsätzlicher oder grobfahrlässiger Verletzung der nach § 
34 AO obliegenden Pflichten kommt nach § 69 AO eine Haftung in Betracht.  
 
Die Verletzung der Pflichten kann auch eine  Steuerhinterziehung oder eine leichtfer tige 
Steuerverkürzung bedeuten. Gegen die Vertreter*innen einer juristischen Person kann gemäß 
§ 20 Gesetz über Ordnungswidrigkeiten ( OWiG) eine Geldbuße verhängt werden, die bei 
fahrlässigen Straftaten bis zu 5 Mio. Euro betragen kann und bei vor sätzlichen sogar bis zu 
zehn Millionen Euro. Im Worst-Case-Szenario kann eine Steuerhinterziehung gemäß § 370 AO 
in eine Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren, in besonders schweren Fällen bis zu zehn Jahren 
resultieren. Inzwischen beginnt die Wertgrenze der schweren Steuerhinterziehung bereits bei 
50.000 Euro, für die dann statt der zehnjährige n eine fünfzehnjährige  Verjährungsfrist gilt.  
Im Jahr 2020 hat die Wissenschaftsstadt Darmstadt Umsatzsteuer in Höhe von 2.674.778 
Euro abgeführt, sodass ein schwerer Fall der Steuerhinterziehung nur 2 % dieser Summe  
betragen würde.  
 
Auch wenn die Compliance inzwischen Einzug in die deutsche Gesetzgebung gehalten hat, 
existiert bislang keine explizite, gesetzliche Verpflichtung zur Implementierung eines CMS für 
öffentliche Verwaltungen. Die Sinnhaftigkeit der Complian ce in der öffentlichen Verwaltung 
ergibt sich aus der Pflicht der Verwaltung zu normgerechtem bzw. regelrechtem Handeln. Da 
sich Beamte im öffentlichen Dienst durch ihren Diensteid dazu verpflichten, „das 
Grundgesetz und alle in der Bundesrepublik Deutschl and geltenden Gesetze zu wahren“, ist 
die persönliche strafrechtliche Verfolgung von Beschäftigten der Verwaltung naheliegend. 
Auch Angestellte verpflichten zur gewissenhaften Erfüllung ihrer Obliegenheiten und können 
dadurch strafrechtlich verfolgt werden . 
 
In der öffentlichen Verwaltung bildet die Verwaltungskultur die Grundlage für die Kultur der 
Tax Compliance. Sie basiert auf Werten wie bspw. Loyalität, Integrität, Pflichtbewusstsein, 
Unbestechlichkeit und Professionalität. Zur Erreichung einer Tax Com pliance-Kultur ist es 
wichtig, dass das TCMS und die Compliance -Kultur ausdrücklich befürwortet und diese 
Wertschätzung des Compliance -Systems wiederholend kommuniziert werden, um ein 
regelkonformes Verhalten zu unterstützen.  
 
Eindeutige Organisationsrich tlinien sind für ein TCMS unverzichtbar. Sie förder n den 
Austausch steuerlich rele vanter Informationen innerhalb der Verwaltung und regeln sowohl 
die Verteilung der damit zusammenhän genden Verantwortlichkeiten als auch deren 
Untergliederung. Im Rahmen der Tax Compliance -Organisation wird daher die Aufbau - und 
Ablauforganisation für die Erfüllung steuerlicher Pflichten festgelegt, kommuniziert und 
abgegrenzt. 
 
In erster Linie sollten die Verteilung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten, die 
Schnittstellenorganisation sowie lückenlose Vertretungsregelungen festgelegt werden, da 
diese als besonders kritisch gelten.

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Insgesamt ist die Implementierung eines TCMS kein geradliniger Prozess, der nach der 
Einführung des Systems endet, sondern eher ein Kreislauf der stetigen Weiterentwicklung 
und Verbesserung. Die Einführung eines TCMS im kommunalen Bereich ist ein mittel - bis 
längerfristig angelegter Prozess.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Den ersten Schritt für die Implementierung eines TCMS bildet  die Ermittlung, welch e 
Maßnahmen und Grundsätze in der Kommunalverwaltung bereits vorhanden sind, die mit 
Compliance-Management vergleichbar sind. Die vorhandenen Elemente werden im Anschluss 
daran systematisiert. Dabei wird untersucht, ob Ergänzungen notwendig sind und welche  
Anhaltspunkte genutzt werden können, damit Doppelungen und Widersprüche und daraus 
folgende Zweifel von Beschäftigten vermieden werden. Da die Betätig ungsfelder und -formen 
der Organisationseinheiten der öffentlichen Verwaltung sehr vielfältig sind und si ch jeweils 
verschiedene Risikolagen daraus ergeben, muss die Bedarfsanalyse im Einzelfall  
durchgeführt werden.  
 
Die Implementierung eines TCMS beginnt mit der Projektplanung, die die Basis für eine 
Gremienvorlage und einen Leitungsbeschluss zum Start eine s TCMS-Projektes in der 
Stadtverwaltung bildet.  
 
Schwerpunktmäßig umfasst der Projektplan drei Teile:  
1. Die fachpolitische Begründung des Projektes  (aktuelle Vorlage) , 
2. einen konkreten Maßnahmenplan sowie   
3. die Festlegung der Projektverantwortung.  
 
Auf Basis des zuvor identifizierten Handlungsbedarfs, ist ein Maßnahmenplan als Bestandteil 
des Projektplans zu erstellen. Vorrangig sollen dabei konkrete Projektmaßnahmen  (wie bspw. 
Risikoanalysen, Schulungsmaßnahmen und die Erarbeitung von Leitfäden ) zur 
Implementierung eines TCMS aufgeführt werden.   
 
Dass die Stadtspitze ihre Forderung nach der Erfüllung steuerlicher Pflichte n eindeutig 
kommuniziert und do kumentiert, ist für den Aufbau eines TCMS unerlässlich. Das heißt die 
Leitung der jeweiligen Ver waltungseinheit  (Oberbürgermeister*in/Magistrat)  muss 
unmissverständlich vermitteln, dass mit der Entscheidung für ein TCMS -Projekt ein 
umfangreicher Kulturwandel stattfinden muss, sodass dadurch letztendlich eine lückenlose 
Transparenz im Steuerbereich ge genüber dem Finanzamt erreicht wird. Die Leitung muss 
aufzeigen, welche Werte die Kultur gestalten sollen, muss sich mit ebendiesen identifizieren, 
ihr Handeln dementsprechend anpassen und ihre Haltung vorleben.  Diese Kommunikation 
wird als „Tone from the Top“ bezeichnet .

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Auf der Grundlage der vorherigen Ausführungen wird die Finanzverwaltung beauftragt, 
zusammen mit den Global -Playern innerhalb der Stadtverwaltung (z.B. Rechtsamt, 
Revisionsamt, Amt für Interne Dienste u.a.) die notwendigen Schritte zur Einführung eines  
Tax Compliance Management Systems (TCMS) bei der Wissenschaftsstadt Darmstadt  
einzuleiten und einen entsprechenden Projektplan aufzustellen , der dann in einem 
Projektauftrag mündet . Ziel ist die zeitnahe Einführung.  
 
Die Beschäftigten der Wissenschaftsstadt Darmstadt sind aufgerufen, die handelnden 
Personen bei der Umsetzung der notwendigen Maßnahmen umfassend zu unterstützen und 
sich mit den jeweiligen gesetzlichen  Vorgaben eingehend auseinanderz usetzen, damit die 
Erstellung des Projektplanes sowie die spätere Einführung des TCMS reibungslos verlaufen 
kann. Hierzu erfolgt eine gesonderte Rundverfügung für die Stadtverwaltung.  
 
Darmstadt, 15.02.2023  
20 LR/ED/HB 
 
Dezernat I  Dezernat II  Dezernat III  Dezernat IV 
 
 
 
Jochen Partsch Barbara Akdeniz  Michael Kolmer  André Schellenberg  
Oberbürgermeister  Bürgermeisterin  Stadtrat  Stadtkämmerer  
 
 
Dezernat V  Dezernat VI 
 
 
 
Holger Klötzner  Paul Georg Wandrey  
Stadtrat  Stadtrat

Punkt 24: Einführung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS) bei der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt 
 (V-Nr. 2023/0061) 
 
Der Vorlage wird einstimmig zugestimmt.

Punkt 5: Einführung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS) bei der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt 
 (V-Nr. 2023/0061) 
 
Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung, 
der Vorlage zuzustimmen. 
 
Stimmenthaltung: FDP