3. Sachstandsmitteilung zur Situation in der Wohngeldstelle nach der Reform der Wohngeldgesetzgebung zum 01.01.2023

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  Dezernat, Dienststelle V/56/560/1 Vorlagen-Nummer 20.11.2024 3386/2024 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 21.11.2024 3. Sachstandsmitteilung zur Situation in der Wohngeldstelle nach der Reform der Wohngeldgesetzgebung zum 01.01.2023 Rahmenbedingungen: Mit Mitteilung vom 18.04.2024 (Session-Vorlage 1138/2024) informierte die Verwaltung zuletzt über die aktuelle Personalsituation, die räumliche Situation sowie über aktuelle Zahlen. Hinter- grund der Sachstandsmitteilungen ist das Gesetz zur Novellierung des Wohngeldgesetzes, welches am 01.01.2023 in Kraft trat und die Wohngeldstellen vor die Herausforderung einer vom Gesetzgeber prognostizierten Verdreifachung des Antragsaufkommens stellte. Zwischenzeitlich gibt es Aktuelles insbesondere aus den Bereichen Personal und Räumlich- keiten zu berichten. Aktuelle Personal- und Stellensituation: Zum Stichtag 15.10.2024 besteht in der Wohngeldstelle folgende Personal- und Stellensitua- tion (Angaben in Klammern aus der letzten Mitteilung): Funktions-/Aufgabenbereich Stellenanzahl davon besetzt davon neu eingerichtet Anzahl entspricht in Prozent Sachgebietsleitung 1,00 -- 2,00 200,00 %1 (200,00 %) Teamleitung Leistungsbereich 13,00 8,00 9,00 69,23 % (80,46 %) Teamleitung Grundsatz- und zent- rale Aufgaben 2,00 1,00 2,00 100,00 % (100,00 %) 1 Temporäre Stellend oppelbesetzung 2 Antragssachbearbeitung (Leis- tungsbereich) 122,15 81,50 87,55 71,67 % (81,48 %) Rückforderungssachbearbeitung 26,00 18,00 17,24 66,31 % (61,15 %) Widerspruchs- und Klagesachbear- beitung 12,00 8,00 8,90 74,17 % (64,58 %) Ahndungs- und Beitreibungssach- bearbeitung 12,00 8,00 6,68 55,67 % (56,00 %) Geschäftszimmer 3,00 2,25 2,75 91,67 % (59,00 %) Gesamt: 191,15 136,12 71,21 % (76,45 %) Die Anzahl der neu eingerichteten Stellen basierte auf der Prognose der Bundesregierung, dass sich die Antragstellungen in Folge der Novellierung verdreifachen würden; dies hat sich nicht bestätigt. Insofern werden die neu eingerichteten Stellen nach organisatorischer Prüfung weiterhin bedarfsorientiert zur Besetzung freigegeben. Im Vergleich zur letzten Sachstandsmitteilung ist die Stellenbesetzungsquote fluktuationsbe- dingt von 76,45 % auf 71,21 % gesunken. Insbesondere im Bereich der Leistungssachbear- beitung sind 14,50 weitere Stellen vakant geworden, so dass in diesem Bereich aktuell 23,0 Stellen zu besetzen sind. Insgesamt sind 27,50 (zur Besetzung frei gegebene) Stellen vakant. Die Vakanzen haben vielfältige Gründe. Zu nennen sind hier Elternzeit, Ruhestand, berufliche Weiterentwicklung, aber auch die Komplexität des Wohngeldrechts verbunden mit einer nach wie vor hohen Arbeitsbelastung. Die Verwaltung ist weiterhin mit Hochdruck darum bemüht, diese Vakanzen im Rahmen interner und auch externer Verfahren so zügig wie möglich nach zu besetzen. Die in der letzten Sachstandsmitteilung angekündigte Evaluation der Stellensituation konnte aufgrund der Komplexität und des Umfangs der zu erhebenden und auszuwertenden Daten und Informationen noch nicht abgeschlossen werden. Im Übrigen hat sich im Verlauf des Un- tersuchungsprozesses herauskristallisiert, dass in naher Zukunft weitere technische Optimie- rungen anstehen, die sich reduzierend auf den Sachbearbeitungsaufwand und damit auch auf den Personal- und Stellenbedarf auswirken werden (zum Beispiel Anbindung an den neuen Wohngeld-Online-Antrag nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG), Einführung von elektroni- schen Workflows in der E-Wohngeldakte). Um sicherzustellen, dass eine mittel- und langfristig belastbare Aussage zum Personal- und Stellenbedarf getroffen werden kann, wird das weitere Vorgehen zwischen dem Amt für Wohnungswesen und dem Personal- und Verwaltungsma- nagement aktuell abgestimmt. Räumliche Situation: Im September dieses Jahres ist ein weiteres Team von Lindenthal in die Räumlichkeiten am Ottmar-Pohl-Platz in Kalk gezogen. Somit befinden sich nun sechs Leistungsteams in Kalk und vier Leistungsteams in Lindenthal. Das Team Grundsatz und Widerspruch ist weiterhin auf beide Standorte aufgeteilt. Die bislang sehr beengte Raumsituation der Wohngeldstelle im Bezirksrathaus Lindenthal konnte jetzt deutlich entzerrt werden. Die räumliche Unterbringung der Wohngeldstelle ent- spricht damit den stadtweit üblichen Standards und Regularien und es besteht aktuell kein weiterer nennenswerter Optimierungsbedarf. 3 Bis zum Jahresende finden aufgrund der nun frei gewordenen Arbeitsplätze in Lindenthal dort noch intern weitere Umzüge statt. Durch die Etablierung von nun zwei Standorten wird es künftig auch zwei „Service Punkte“ für die Bürger*innen geben, jeweils in Kalk und Lindenthal. Der Startzeitpunkt ist der 02.12.2024 und wird mit einer Presseinformation und Aktualisierung der digitalen Medien begleitet. Zukünftig haben die Bürger*innen damit die Möglichkeit, An- träge und Unterlagen abzugeben – und zwar an beiden Standorten unabhängig vom eigenen Wohnort. Technische Ausstattung: Das Hosting (Vorhalten von Speicherplatz) der im Einsatz befindlichen Fachanwendung „CZ Wohngeld“ erfolgte in der Vergangenheit im Rahmen eines Dienstleistungsvertrages bei der Stadt Bonn. Im September 2024 wurde das Hosting erfolgreich von Bonn nach Köln umgezo- gen. In der Folge stehen den Mitarbeitenden nunmehr weitere Funktionalitäten der Fachan- wendung zur Verfügung, die in der Vergangenheit nicht nutzbar waren. Dies trägt zu einer weiteren Unterstützung und Erleichterung der Arbeitsprozesse bei. Im Übrigen stehen allen Mitarbeitenden Laptops zum Mobilen Arbeiten zur Verfügung und alle Büroräume (auch die neu bezogenen Räume im Kalk-Karree) sind mit Monitoren, Druckern und Dockingstationen vollständig ausgestattet. Zahlen | Daten | Fakten: Antragseingänge Stand 09.10.2024 inkl. Späterer Nacherfassung von Anträgen noch zu ent- scheidende Anträge Beschiedene Anträge davon Bewil- ligungen davon Ableh- nungen Jan 23 4.824 4.981 6.468 1.842 1.288 554 Feb 23 2.483 2.545 9.654 1.218 832 386 Mrz 23 2.418 2.500 10.239 2.881 2.322 559 Apr 23 1.974 2.064 10.313 2.096 1.529 567 Mai 23 1.933 2.236 10.162 2.520 1.733 787 Jun 23 2.029 2.092 9.714 2.283 1.613 670 Jul 23 4.130 4.947 9.671 2.258 1.611 647 Aug 23 3.141 * 2.864 * 10.732 1.968 1.445 523 Sep 23 2.128 2.349 13.035 2.257 1.620 637 Okt 23 2.292 2.507 13.274 2.310 1.670 640 Nov 23 2.408 2.630 13.149 2.857 1.999 858 Dez 23 1.789 2.051 13.072 1.960 1.390 570 Jan 24 3.025 3.155 13.251 2.917 2.209 705 Feb 24 2.469 2.489 13.230 2.773 1.975 798 Mrz 24 2.276 2.324 12.832 3.263 2.233 1.030 Apr 24 2.328 2.421 12.174 3.208 2.164 1.044 Mai 24 2.126 2.230 11.587 2.928 2.038 890 Jun 24 2.038 2.164 11.107 2.768 1.905 863 Jul 24 2.159 2.347 10.864 3.141 2.453 688 Aug 24 2.241 2.313 10.006 2.736 1.695 1.068 Sep 24 2.175 9.319 3.180 2.521 659 *Anträge wurden zunächst im August 2023 erfasst und später auf Antragstellung Juli 2023 korrigiert. Hierbei handelt es sich teilweise um die Moratoriumsfälle. 4 durchschnittl. Be- arbeitungs-dauer in Monaten Gesamtzahl der Fall- stände Erledigungsquote Anteil der Bewilligun- gen innerhalb 2 Mo- naten Jan 23 kein Wert vorh. 19.555 66,92% 58,17% Feb 23 2,85 22.955 57,94% 59,76% Mrz 23 2,87 23.393 56,23% 53,87% Apr 23 2,85 24.458 57,83% 45,05% Mai 23 2,94 25.092 59,50% 31,08% Jun 23 3,03 25.553 61,98% 31,18% Jul 23 3,29 26.209 63,10% 31,28% Aug 23 3,47 27.801 61,40% 29,16% Sep 23 3,58 30.491 57,25% 34,24% Okt 23 3,67 31.002 57,18% 39,13% Nov 23 3,80 31.099 57,72% 31,88% Dez 23 3,95 32.301 59,53% 36,41% Jan 24 3,97 31.393 57,79% 33,42% Feb 24 4,25 34.153 61,26% 39,65% Mrz 24 4,05 33.032 61,15% 34,16% Apr 24 4,30 33.631 63,80% 37,19% Mai 24 4,32 33.883 65,80% 36,65% Jun 24 4,42 33.412 66,76% 42,06% Jul 24 4,47 33.376 67,45% 48,12% Aug 24 4,69 33.958 70,53% 40,65% Sep 24 4,74 32.561 71,38% 42,76% Anzahl Kölner Haushalte, die Wohngeld beziehen: 2022 2023 2024 Januar 7.011 16.118 11.232 Februar 7.217 7.604 12.098 März 7.274 15.333 12.657 April 7.548 8.579 13.025 Mai 7.682 9.301 13.551 Juni 7.813 9.953 14.062 Juli 7.808 10.519 13.978 August 17.676 10.715 14.225 September 8.141 11.240 14.391 Oktober 7.809 11.326 14.578 November 7.787 11.801 Dezember 8.020 12.477 Hinweis: Im August 2022 erhielten regulär 7.886 Haushalte Wohngeld, zusätzlich erhielten 9.790 Haushalte den Heizkostenzuschuss I. Im Januar 2023 erhielten regulär 6.932 Haushalte Wohngeld, weitere 9.186 Haushalte erhielten den Heizkostenzuschuss II. Im März 2023 er- folgte die Wohngeldnachzahlung ab Januar 2023 nach Fertigstellung der Programmierung seitens IT-NRW. 5 Fazit Der erfolgte Umzug mit dem Ziel, zwei Standorte in Köln zu etablieren, hat zum einen die Ar- beitsbedingungen für die Mitarbeitenden verbessert. Zum anderen ist die Erreichbarkeit der Wohngeldstelle für die Bürger*innen deutlich optimiert. Beide Standorte nehmen Anträge und Unterlagen unabhängig von internen Zuständigkeiten entgegen. Die Personalsituation ist durch Weggänge leider noch nicht optimal. Aktuell wurden in einem internen Verfahren fünf neue Sachbearbeitende gefunden, die nun ihre Arbeit aufgenommen haben. Weitere Auswahlgespräche finden Ende November / Anfang Dezember statt. Die Antragszahlen sind nach wie vor hoch. Die Tendenz zeigt aber, dass die Zahl der Ent- scheidungen (Bewilligungen und Ablehnungen) im Vergleich zu Anfang 2023 gesteigert wer- den konnte. Aufgrund der Komplexität der Rechtsmaterie ist die Einarbeitung noch nicht abge- schlossen, schreitet aber stetig fort. Nach Besetzung der derzeit 23 freien Stellen in der Leis- tungssachbearbeitung ist auch hier wieder eine Einarbeitung notwendig. Der positive Trend hinsichtlich der deutlich sinkenden Zahl der noch nicht abschließend bear- beiteten Anträge setzt sich fort. Dies hat auch Auswirkungen auf die Kund*innenzufriedenheit, die deutlich gesteigert werden konnte. Ausblick Im Januar 2025 erfolgt eine automatisierte Anpassung des Wohngeldes. Die Höhe des Wohn- geldes steigt. Bürger*innen müssen hierzu nichts unternehmen. Die Anpassung erfolgt auto- matisch durch die Verwaltung. Gez. Dr. Rau