Beantwortung einer schriftlichen Anfrage der SPD-Fraktion vom 11.09.2023 betreffend "Auftragsvergabe Masterplan Digitalisierung“ (AN/1642/2023)

Dezernat, Dienststelle  
IX/IX 
 
Vorlagen-Nummer 10.11.2023 
 3638/2023 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 20.11.2023 
 
Beantwortung einer schriftlichen Anfrage der SPD-Fraktion vom 11.09.2023 be-
treffend "Auftragsvergabe Masterplan Digitalisierung“ (AN/1642/2023) 
 
Die Verwaltung antwortet wie folgt auf die Fragen: 
 
1. Frage: 
 
Wie sieht die Grundkonzeption des beauftragten Büros zur Erstellung bzw. Un-
terstützung bei der Erstellung des Masterplans aus? 
 
Antwort: 
 
Der Masterplan „Digitales Köln 2025“ teilt sich in die drei Teilbereiche „Digitale 
Verwaltung“, „Smart City“ und „Datenökonomie“ auf. Zur Erarbeitung der ersten 
Teilstrategie „Digitale Verwaltung“ wurde eine externe Agentur beauftragt, die 
vorhandenen verwaltungsinternen Strukturen zu untersuchen und neue Vorge-
hensmodelle für die Bereiche „Prozesse und Steuerungsinstrumente“, „Organisa-
tionsstruktur“ und „Strategie“ zu erarbeiten. 
 
Für die Teilbereiche „Smart City“ und „Datenökonomie“ ist eine weitere Beauftra-
gung derzeit in der Umsetzung. Die beiden Teilbereiche werden unter einer Be-
auftragung zusammengefasst werden. 
 
 
2. Frage: 
 
Wie lautet der konkrete ausgeschriebene Arbeitsauftrag an das Büro und welche 
Leistungen werden im Einzelnen abgerufen (Pflichtenheft bzw. Leistungsum-
fang)? 
 
Antwort: 
 
Der Arbeitsauftrag umfasst 2 Hauptbestandteile:

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I. Qualifizierungs- und Entscheidungsverfahren neuer Projekte und Maß-
nahmen 
Das zu erbringende Ergebnis ist ein Qualifizierungs- und Entscheidungsprozess, 
den alle strategischen und inhaltlichen Projekte und Maßnahmen der Stadt Köln 
ab der Planungsphase durchlaufen müssen. Die Erfüllung der Qualifizierungsan-
forderungen ist Grundlage für die Aufnahme in das Digitalisierungskataster. Ob 
die Voraussetzungen erfüllt sind, entscheidet in jedem Einzelfall ein gesamtstäd-
tisches Entscheidungsgremium. 
 
Die hierfür zu erbringenden (Sub-)Einzelergebnisse werden im Rahmen des Be-
auftragungsprozesses mit dem Dienstleister weiter konkretisiert und ggf. erwei-
tert. Erwartet werden beispielweise folgende Einzelergebnisse: 
 
 Entwicklung der Methodik im Qualifizierungs- und Entscheidungsprozess 
unter Einbeziehung des Digitalisierungskatasters mit dem Ziel eines effi-
zienten, möglichst hohen Digitalisierungs- und Automatisierungsgrades. 
 Erstellung der Kriterien im Qualifizierungsprozess, insbesondere eine Ge-
genüberstellung der eingebrachten Ressourcen zur Beschleunigung bzw. 
Einsparung in der Verwaltung. 
 Erstellung einer Aufbau- und Ablauforganisation in der städtischen Verwal-
tung um den Qualifizierungsprozess für die einzelnen Vorhaben durchfüh-
ren zu können. 
 Aufbau, Organisation und Governance eines gesamtstädtischen Entschei-
dungsgremiums. 
 Erstellen einer Ablauforganisation für Entscheidungsprozesse. 
 Aufsetzen eines Planungs- und Umsetzungscontrollings. 
 Aufsetzen eines Erfolgscontrollings  
 Ertüchtigung eines Digitalisierungskatasters in Verbindung mit cProject als 
Planungs-, Umsetzungs- und Controllingtools. 
 
II. Betrachtung der Digitalisierungs- und IT-Organisation in Dezernat IX, Im-
plementierung neuer Rollen (gegebenenfalls stadtweit) 
Das zu erbringendes Ergebnis durch die externe Dienstleistung ist eine „optimal 
aufgestellte“, zukunftsorientierte IT- und Digitalisierungsorganisation im Dezernat 
IX der Stadt Köln. Die Betrachtung erfolgt ergebnisoffen nach einer mit dem ex-
ternen Dienstleister im Beauftragungsprozess festzulegenden Best-Practice Ana-
lyse- und Organisationsmethodik. 
Im Verlauf ist explizit die Einführung der Rolle eines CDO, CDIO, bzw. CIO in der 
Stadt Köln zu prüfen. Auch hier ist die Beratung ergebnisoffen, hat aber ver-
schiedene Organisationsmodelle mit Vor- und Nachteilen zu umfassen.

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3. Frage: 
 
Wie ist der zeitliche Ablauf des Gesamtauftrages und welche Leistungen des Bü-
ros werden stufenweise abgerufen? 
 
Antwort: 
 
Die zu erarbeitenden Vorgehensmodelle werden derzeit parallel entwickelt. Mit 
einer Fertigstellung ist Anfang 2024 zu rechnen. 
 
 
4. Frage: 
 
Wie ist die Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger geplant? 
 
Antwort: 
 
Da es sich bei der 1. Teilstrategie um interne Verwaltungsprozesse handelt, ist 
eine Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern nicht gegeben. 
 
 
5. Frage: 
 
Wie wird der Digitalisierungsausschuss über die Arbeitsfortschritte informiert 
bzw. eingebunden? 
 
Antwort: 
 
Sobald zur ersten Teilstrategie validierte Vorgehensmodelle und Empfehlungen 
vorliegen, wird über ein Fachgespräch oder eine Vorstellung im Digitalausschuss 
informiert werden. Ebenso über den Sachstand bezüglich der Beauftragung zur 
2. und 3. Teilstrategie 
 
 
 
Gez. Haack