Verlagerung von Aufgaben aus dem Bereich Vergabe und Beschaffung von der Vergabe und Beschaffungsstelle der Wissenschaftsstadt Darmstadt an den Eigenbetrieb für kommunale Aufgaben und Dienstleistungen der Wissenschaftsstadt Darmstadt (EAD)

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
24.05.2016 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat IV an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
 
 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I 10 30 
IV 20 203 70 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2016/0206 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 111440 
Kostenstelle:  203-010-1000 Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:       
 
Betreff: Verlagerung von Aufgaben aus dem Bereich Vergabe und Beschaffung von der 
Vergabe und Beschaffungsstelle der Wissenschaftsstadt Darmstadt an den 
Eigenbetrieb für kommunale A ufgaben und Dienstleistungen der Wissenschaftsstadt 
Darmstadt (EAD)  
 
Vorlage vom: 19.05.2016  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Die Aufgabe „Ausschreibung, Bewirtschaftung und Abschluss von Rahmenverträge für die  
     Stadt Darmstadt“ wird zum nächstmöglichen Zei tpunkt von der Vergabe -und 
     Beschaffungsstelle der Wissenschaftsstadt Darmstadt  zum Eigenbetrieb für kommunale  
     Aufgaben und Dienstleistungen der Wissenschaftsstadt Darmstadt (EAD) verlagert.  
 
2. Der EAD wird beauftragt die Aufgabenübertragung in dessen Betriebssatzung 
 aufzunehmen und die hierfür notwendigen Beschlussfassungen der Betriebskommission  
 des EAD sowie die der Stadtverordnetenversammlung herbeizuführen.

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3. Die haushaltsmäßigen Umplanungen/Abplanungen werden im städtischen Haushalt 2017 
    sowie im Wirtschaftsplan 2017 des EAD bzw. alternativ in dem jeweiligen  
    Nachtragshaushalt/Nachtragswirtschaftsplan vorgenommen.  
 
4. Im Stellenplan der Kernverwaltung wird die Stelle Nr. 2059 GVPl. (EG 9; 1,00 VZÄ) gestrichen.  
 
5. Die Betriebsl eitung des EAD wird ermächtigt nach dem Magistratsbeschluss die notwendigen  
    finanziellen und organisatorischen Maßnahmen einzuleiten.  
 
6. Die Rechte des Personalrates und der Frauenbeauftragten sind zu wahren.  
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlag e:  
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 19.05.2016 
 
 
 
Zur Deckung der jeweiligen Bedarfe öffentlicher Auftraggeber wurde bereits vor 
einigen Jahren die Möglichkeit eingerichtet, Rahmenvereinbarungen mit einem oder 
mehreren Wirtschaftsteilnehmern auszuschreiben und abzuschließen.  
 
Rahmenvereinbarungen sind Aufträge, die ein oder mehrere Auftraggeber an ein oder 
mehrere Unternehmen vergeben können, um die Bedingungen für Einzelaufträge, die 
während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen. 
Rahmenvereinbarungen haben den Vorteil, die Abwicklung von Einzelaufträgen zu 
beschleunigen.  
 
Rahmenverträge für 
 
Büromaterial Büromöbel Bürostühle 
Fahrtenbücher Kopierpapier Stempel 
Reinigungsmaterial Sanitätsmaterial Winterstreu 
Leuchtmittel und 
Elektro-
Verbrauchsmittel 
Tintenpatronen und 
Tonerkartuschen 
 
 
wurden bisher durch die Vergabe- und Beschaffungsstelle ausgeschrieben und 
abgeschlossen.  
 
Die Vergabe- und Beschaffungsstelle gliedert sich in zwei operativ unabhängig 
arbeitende Bereiche. Zum einen in die Vergabestelle, zuständig für die Abwicklung von 
Vergabeverfahren VOB, VOL und VOF, zum anderen in die Beschaffungsstelle, 
zuständig für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien für den Eigenbedarf der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt. Die Bedarfsträger rufen Ihren Bedarf direkt aus den 
bestehenden Rahmenverträgen ab. 
 
Rahmenverträge für  
 
Reinigungsmittel für 
den Bereich 
Gebäudereinigung, 
Kitas etc. 
Dienst- und 
Schutzkleidung 
 
Fahrzeuge 
 
Streugüter Besen Grund- und 
Glasreinigung 
weiterer EAD-
spezifischer Bedarf   
 
wurden bisher durch den EAD ausgeschrieben und abgeschlossen.

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Die Ausschreibung und der Abschluss von Rahmenverträgen soll künftig optimiert, die 
Bedarfe zusammengefasst und mögliche Synergien erschlossen werden. Um dieses 
Ziel zu erreichen, wurden verwaltungsintern Lösungsmöglichkeiten erarbeitet und mit 
den zuständigen Fachämtern einvernehmlich abgestimmt.   
Aufgrund inhaltlicher Überschneidung sowie der personellen Ausstattung in der 
Vergabe- und Beschaffungsstelle wird der Bereich Ausschreibung und Vergabe von 
Rahmenverträgen zum EAD verlagert und in den Bereich „Dienstleistungen im Bereich 
Vergabe und Beschaffung“ integriert.  
 
Der EAD verfügt in diesem Bereich bereits seit Jahren über die für die 
Aufgabenerledigung notwendige Kompetenz und kann auf umfangreiche Erfahrungen 
bei nationalen und EU-weiten Ausschreibungen von Rahmenverträgen zurückgreifen. 
Zur Ausschreibung nutzt der EAD eine Vergabeplattform. 
 
Zur Durchführung der o.g. Aufgaben werden dem EAD bis auf weiteres Kosten in Höhe 
der Personalkosten von 0,5 vb EG 9 TVöD, aus dem städtischen Haushalt zur 
Verfügung gestellt. Sollte damit das für die Aufgabenerfüllung notwendige 
Zeitkontigent nicht abgedeckt werden können, werden weitere Mittel bis höchstens  
1 vb EG 9 TVöD zur Verfügung gestellt. Zur Kompensation wird im Stellenplan 2017 
der Kernverwaltung die Planstelle 2059, EG 9 vb TVöD gestrichen. 
Die haushalts- und stellenplanmäßige  Umsetzung erfolgt im städtischen Haushalt 
2017 sowie im Wirtschaftsplan 2017 des EAD oder alternativ in einem 
Nachtragshaushalt bzw. Nachtragswirtschaftsplan.  
 
Die Aufgabenübertragung ist in die Betriebssatzung des Eigenbetriebes für 
kommunale Aufgaben und Dienstleistungen (EAD) aufzunehmen. Die städtische 
Dienstanweisung „Vergabe“ ist durch das Fachamt entsprechend anzupassen. 
 
Die Rechte des Personalrates und der Frauenbeauftragen sind zu wahren.  
 
 
 
Darmstadt, den 19.05.2016 
 
 
 
 
Jochen Partsch   André Schellenberg 
Oberbürgermeister   Stadtkämmerer