Beschaffung einer IT-Anwendung Baumkataster

14 LE .02.2017

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Eingang 08, Feb, 2017

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und Grünflächen

Beschaffung eines Baumkatasterprogramms (67) (142/22/08/17)
hier: Bedarfsprüfung

Voraussichtliche Auftragssumme: 197.540,00 EUR brutto/166.000,00 EUR netto
Sehr geehrte Damen und Herren,

gegen das Ergebnis der Bedarfsprüfung vom 28.12.2016 bestehen keine Bedenken.

Mit Schreiben vom 28.12.2016 (Eingang bei 14: 05.01.2017) haben Sie eine überarbeitete
Bedarfsprüfung für das Projekt „Einführung Baumkataster" vorgelegt, da sich im Laufe der
mehrjährigen Entwicklungsdauer neue organisatorische und technische Ansätze ergeben

haben.

Es ist weiterhin unumgänglich, dass zur Wahrnehmung der Aufgaben zur Führung des

Baumkatasters eine auf dem Stand der Technik basierende Software zum Einsatz kommt.

Den erforderlichen Bedarfsfeststellungsbeschluss bitte ich vor der Einleitung des Vergabe-

verfahrens einzuholen.

Mit freundlichen Grüßen

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VI/67/670/2 
 
Vorlagen-Nummer 
 0424/2017 
Freigabedatum 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Beschaffung einer IT-Anwendung Baumkataster 
Beschlussorgan 
Ausschuss für Umwelt und Grün  
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss für Umwelt und Grün stellt den Bedarf zur Beschaffung einer IT-Anwendung Baumka-
taster fest und stimmt der Einleitung des Vergabeverfahrens zu. 
 
 
Ausschuss für Umwelt und Grün 04.05.2017

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   197.540 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme        € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    10.000 € 
c) bilanzielle Abschreibungen   65.850 € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
 
Das derzeit beim Amt für Landschaftspflege und Grünflächen eingesetzte Baumkataster wurde im 
Jahr 1998 auf Basis einer Access-Anwendung weitgehend selbst erstellt. 
 
Diese Anwendung entspricht insbesondere nicht mehr den von den Gerichten anerkannten Vorgaben 
der Regelkontrolle zur Überprüfung der Verkehrssicherheit von Bäumen. Unter anderem ist es aktuell 
nicht möglich das Datum der nächsten Kontrolle elektronisch zu hinterlegen und die folgenden Kon-
trolltermine hiernach auszurichten. Des weiteren fehlt eine sogenannte Historienverwaltung, die z. B. 
bei Schadenfällen und im Rahmen von Gerichtsverfahren von größter Bedeutung ist.  
 
Darüber hinaus führt das ständig angestiegene Datenvolumen, in Verbindung mit einer durchschnittli-
chen Netzanbindung in den Außenstellen des Amtes dazu, dass die Ergebnisse der vorgeschriebe-
nen Baumkontrollen nicht von mehreren Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern gleichzeitig elektronisch doku-
mentiert werden können. Ebenso können die Prüfergebisse vor Ort nicht mit mobilen Geräten erfasst 
werden. Diese werden aktuell noch in Papierform erhoben und müssen anschließend manuell und 
zeitintensiv in die derzeitige Anwendung übertragen werden. 
 
Aus den vorgenannten Gründen muss die Anwendung dringend durch ein modernes, den Anforde-
rungen entsprechendes Datenbanksystem ersetzt werden, das insbesondere die rechtssichere Erfas-
sung und Dokumentation der Kontrollergebnisse sicherstellt und durch die Möglichkeit der mobilen 
Datenerfassung vor Ort zu einer größtmöglichen Effizienz bei den eigentlichen Kontrollen und der 
Abarbeitung der hier festgestellten Mängel im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht der Stadt Köln 
sicherstellt. Die neue Anwendung soll künftig die Teilschritte Planung, Baumpflanzung, Kontrolle und 
Pflege sowie die zahlreichen besonderen Aufgaben, z. B. Bearbeitung von Beschwerden, Betreuung 
der Baumpatenschaften etc. elektronisch unterstützen. 
 
Die reinen Beschaffungskosten betragen voraussichtlich 197.540 €. Der in den Folgejahren jeweils

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entstehende Aufwand für Softwarepflege und Support beläuft sich auf ca. 10.000 €/a. 
 
Die Auszahlungsermächtigungen werden im Haushaltsplan 2016/2017, Teilfinanzplan 1301 Öffentli-
ches Grün, Wald- und Forstwirtschaft, Erholungsanlagen bei der Finanzstelle 0000-1301-0-0001 Be-
schaffung beweglichen Anlagevermögens, Haushaltsjahr 2017 im Rahmen der laufenden Bewirt-
schaftung bereitgestellt. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt hat den Bedarf geprüft (142/22/08/17) und der Beschaffung  mit Schrei-
ben vom 06.02.2017 zugestimmt.