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Zusammenarbeit im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung „Digital Preservation Solution“ (DiPS.kommunal)
Beschlussvorlage Rat bzw. Hauptausschuss 1592/2018 vom 14.06.2018
Stand: Am 05.07.2018 im Rat ungeändert beschlossen.
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Anlage 5 zu Anlage Vorlage 1592-2018 Preisliste
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Anlage 5 Preisliste Servicepreis Leistung Preis Servicepreis pro DiPS.kommunal Mandant 19.100,00 EUR Optionale Leistungen Leistung Preis Archivspeicher je zusätzlichem Gigabyte über den im Servicepreis inkludierten 0,5 Terabyte Archivspeicher 0,26 EUR / 1 GB / Monat Weiterer Token für externen Zugriff (2 Token bereits im Servicepreis enthalten) 259,20 EUR / 1 Token / Jahr Stundensatz Projekt- und Beratungsleistungen: Beratung 93,30 EUR Stundensatz Projekt- und Beratungsleistungen: Entwicklung 68,60 EUR -
Anlage 4 zu Anlage Vorlage 1592-2018 Rechte und Rollen
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1 Anlage 5 DiPS.kommunal Rechte und Rollen Folgende Rechte liegen ausschließlich beim Leistungserbringer - cPort: o Benutzergruppe anlegen, deaktivieren, löschen o Benutzer anlegen, deaktivieren, löschen o Benutzer Benutzergruppen zuweisen, entfernen o Benutzerkennwort zurücksetzen, Benutzer nach Fehlversuchen entsperren o Applikation webCube (Produktiv-, Kundentest-Umgebung) in cPort Benutzergruppen zuweisen bzw. entfernen - Transferservice Server: o Anlegen und Konfiguration der Mandantenordner o Lesender, schreibender und löschender Zugriff auf die Mandantenordner und deren Inhalte o Konfiguration der Benutzer- und Zugriffsrechte o Logfiles lesen - webCube: o Konfiguration der Benutzer- und Zugriffsrechte o Lesender und schreibender Zugriff auf alle Postkörbe o Lesender und schreibender Zugriff auf die Metadaten o Logfiles lesen - Archivspeicher: o Lesender, schreibender und löschender Zugriff auf den Archivspeicher Folgende Rechte liegen technisch bei beiden Partnern, werden aber im Tagesgeschäft vom Leistungsabnehmer wahrgenommen - Transferservice Client: o Lesender und schreibender Zugriff auf Inhalte die eigenen Mandantenordner o Lesender und schreibender Zugriff auf Inhalte im clientseitigen Mandantenordner durch den Transferservice Server. - webCube: o Lesender und schreibender Zugriff auf die Metadaten 2 o Lesender und schreibender Zugriff je nach Rolle auf folgende Postkörbe j Ingest Manager: Abschluss Bearbeitung Clearing Archivar: Abschluss Bearbeitung Der Leistungserbringer nimmt die o.g. Rechte nur im begründeten Ausnahmefall auf schrift- lich legitimierte Aufforderung des Leistungsabnehmers (Servicecall, E-Mail) und im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wahr. -
Anlage 3 zu Anlage Vorlage 1592-2018 Leistungsbeschreibung
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Seite 1 DiPS.kommunal (Digital Preservation Solution) Leistungsbeschreibung 21.11.2016 Seite 2 Dokumentenstatus Erstellt am 06.03.2015 Zuletzt geändert 21.11.2016 Bearbeitungszustand Zwischen LWL und StK abgestimmt Fertig gestellt 21.11.2016 Version/Stand Version: 1.1 Änderungsverzeichnis Version Datum Name Änderung 0.1 31.03.2015 Brockschnieder, Knoche, Preuss Initiale Version 0.2 27.04.2015 Böckenholt, Jäger, Worm Überarbeitete Version 0.3 11.05.2015, 13.05.2015 Brockschnieder, Preuss, Knoche Übernahme Änderungen LWL, weitere Anpassungen 0.4 19.05.2015 – 21.05.2015 Knoche, Brockschnieder, Preuss Per StK und LWL Videokonferenz abgestimmte Änderungen, Formatlisten vereinheitlicht 1.1 21.11.2016 Brockschnieder DiPS.kommunal Neuerungen ergänzt/aktualisiert Abnahmeverzeichnis Version Datum Teilnehmer bei Doku-Review Hinweise / Datum Doku-Review 1.0 22.05.2015 Stumpf, Worm, Schaefer, Hahn, Schmidt-Czaia, Fischer, Engel, Schoos 23.07.2015 Anpassung zu Produktname „DiPS.kommunal“ Seite 3 Inhaltverzeichnis 1 Einleitung ................................ ................................ ................................ ................................ . 4 1.1 Leistungsübersicht ...................................................................................................................... 5 1.2 Datenschutzklassifizierung ......................................................................................................... 6 2 DiPS.kommunal - Funktionen und Komponenten ................................ ................................ ...... 6 2.1 Pre-Ingest / PIT.plus ................................................................................................................... 7 2.1.1 Begriffsdefinitionen .................................................................................................................... 8 2.1.2 Repräsentationen...................................................................................................................... 10 2.1.3 Struktureller Aufbau des AIP ..................................................................................................... 10 2.1.4 Lieferung ................................................................................................................................... 11 2.1.5 Übergabe der Lieferung ............................................................................................................ 11 2.2 Ingest ........................................................................................................................................ 11 2.2.1 Integritätsprüfung ..................................................................................................................... 12 2.2.2 Formaterkennung und -validierung .......................................................................................... 12 2.2.3 Metadatenergänzung................................................................................................................ 13 2.2.4 Bildung der AIPs und Export der Metadaten für Erschließungssoftware ................................. 13 2.3 Archivspeicher .......................................................................................................................... 13 2.4 Preservation Management ....................................................................................................... 13 2.5 Benutzung................................................................................................................................. 13 3 Software ................................ ................................ ................................ ................................ 14 3.1 Betriebssysteme ....................................................................................................................... 14 3.2 Java (JDK) .................................................................................................................................. 14 3.3 Ingest-Komponente (technisch) ............................................................................................... 15 3.4 DROID ....................................................................................................................................... 15 3.5 Modul Fileextension ................................................................................................................. 16 3.6 JHOVE ....................................................................................................................................... 16 3.7 Pre-Ingest-Toolset (PIT.plus) .................................................................................................... 16 3.8 DOXiS 4 ..................................................................................................................................... 17 3.8.1 Webcube (Ingest) ...................................................................................................................... 17 3.8.2 Content Service Bus (CSB) ......................................................................................................... 17 3.8.3 Workflow-Service ...................................................................................................................... 18 3.9 Rendition-Server....................................................................................................................... 18 3.10 Erschließungssoftware / Archivverwaltungssoftware (Optional ACTApro) ............................ 18 3.11 Überwachung der eingesetzten Komponenten ....................................................................... 18 4 Qualitätssicherung................................ ................................ ................................ .................. 19 4.1 Archivspeicher .......................................................................................................................... 19 4.2 Infrastruktur ............................................................................................................................. 19 4.2.1 Kommunikation innerhalb des Services .................................................................................... 20 4.2.2 Ausfallsicherheit der Infrastruktur ............................................................................................ 20 4.2.3 Sicherungsstrategie der Server ................................................................................................. 20 4.3 Betrieb der technischen Infrastruktur ...................................................................................... 20 4.3.1 Rechenzentren .......................................................................................................................... 20 4.3.2 Wartung der Hard- und Software ............................................................................................. 21 4.3.3 Überwachung der Hardware ..................................................................................................... 21 4.3.4 DiPS.kommunal Produktiv und Testumgebung ........................................................................ 21 Anhang 1 .......................................................................................................................................... 22 Seite 4 1 Einleitung Unter der Federführung des Ministeriums für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes NRW (MFKJKS) wurde 2009 ein Projekt unter dem Namen „Digitales Archiv NRW“ initiiert, das eine träger -, sparten- und institutionsübergreifende kooperative Lösu ng für die dauerhafte Erhaltung und Bereitstellung des digitalen Kultur- und Archivgutes in NRW entwickeln soll. Die Lösung wird nach Fertigstellung von allen teilnehmenden Institutionen in NRW zur Sicherung ihrer digitalen Bestände genutzt werden können. Abbildung 1: Lösungsverbund des Digitalen Archivs NRW Seit März 2013 hat sich das Digitale Archiv NRW zu einem Lösungsverbund unterschiedlicher Anwendungen und Workflows zur langfristigen Erhaltung digitalen Kulturgutes im Land Nordrhein-Westfalen ent wickelt. Unter einem einheitlichen Dach wird zum einen die „DA- NRW Software Suite “ (DNS)1 Kulturinstitutionen angeboten. Zum anderen ist vorgesehen, die in den vergangenen Jahren von staatlichen und kommunalen Archiven gemeinsam mit den Dienstleistern HP und SER entwickelte System „Digital Preservation Solution“ (DiPS) im Lösungsverbund DA NRW anzubieten. 1 Siehe DA NRW Basissystem – Leistungsbeschreibung, DA NRW DNS-System Betrieb - Leistungsbeschreibung Seite 5 Abbildung 2: Gesamtstruktur des Digitalen Archivs NRW (Vgl. DA NRW – Organisationskonzept) DiPS ist zunächst als Spartenlösung konzipiert worden . Das System orientiert sich konsequent an den Anforderungen der Archive an die elektronische Langzeitarch ivierung. Bei der Entwicklung von DiPS wurden die rechtlichen Gesichtspunkte, welche im Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts (ArchivG NRW 2, 3) geregelt sind, berücksichtigt. 1.1 Leistungsübersicht DiPS.kommunal stellt ein e mandantenfähige OAIS -konforme Verbundlösung zur elektronischen Langzeitarchivierung dar. Es ist in der Lage, strukturierte und unstrukturierte born-digitals zu übe rnehmen und langfristig zu erhalten. Es versetzt kommunale Archive in die Lage, ihre gesetzlichen Fachaufgaben zu erfüllen. Zu den Kernkomponenten gehören: revisionssichere Speicherung sichere Übertragungswege und Datenverarbeitung Schulungs- und Beratungsangebot (inkl. Handbücher) Programm zur Strukturierung von Dateiablagen (PIT.plus) Übernahmemöglichkeit von externen Metadaten zu den Objekten XDomea 2.2.0 Standard-Schnittstelle zur Übernahme von Unterlagen aus aktenbildenden Systemen Integrationsmöglichkeit von Erschließungssoftwaren Optional und aufwandsbezogen sind Erweiterungen zur Anbindung weiterer DMS- und Fachverfahren zu implementieren, die sich über die vorhandenen Importschnittstellen noch nicht abbilden lassen. Da es hierbei ganz wese ntlich auf die Quellsysteme, ihre Konfigurierbarkeit und ihre Exportmöglichkeiten ankommt, sind z.T. individuelle Lösungen umzusetzen. 2 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_vbl_detail_text?anw_nr=6&vd_id=12067 3 Siehe DA NRW Organisationskonzept – Landesbereich Seite 6 Die Prozesse in DiPS .kommunal orientieren sich an den aus dem analogen Bereich bekannten archivischen Arbeitsweisen. Da bei wird eine möglichst intuitive Handhabung angestrebt und Potentiale der elektronischen Arbeitsweise genutzt (z.B. durch die Nachnutzung von Metadaten der Registraturbildner für die archivische Erschließung). 1.2 Datenschutzklassifizierung DiPS.kommunal ist freigegeben für Daten mit hohem Schutzbedarf. Hierdurch werden im Regelfall alle in der Kommunalverwaltung anfallenden Daten abgedeckt und können in das elektronische Langzeitarchiv übernommen werden. Die gesamte Architektur von DiPS.kommunal wurde strikt daraufhin entwickelt und bereits in der Umsetzungsphase durch stetige Sicherheitsanalysen der einzelnen Module vom ents prechenden Fachbereich geprüft. 2 DiPS.kommunal - Funktionen und Komponenten Das System DiPS.kommunal ist modular aufgebaut und besteht aus folgenden Komponenten4: Pre-Ingest / PIT.plus Ingest Archivspeicher Benutzungsmodul / Archivsoftware Preservation Management Der modulare Aufbau gewährleistet einen zukünftig flexiblen und herstellerunabhängigen Betrieb. Damit entspricht das System strikt den grundlegenden Standards der elektronischen Langzeitarchivierung nach ISO-Standard 14721:20125 (OAIS-Modell6, 7). Eine Interoperabilität kann grundsätzlich über die Annahme von Daten aus weiteren Systemen hergestellt werden. Hierunter sind sowo hl Quellsysteme der Verwaltung als auch Nachlässe und Sammlungen zu subsummieren. 4 Siehe DA NRW Referenzarchitektur – Technische Referenzarchitektur 5 http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57284 6 http://de.wikipedia.org/wiki/OAIS Das Modell des Archivinformationssystems „Open Archival Information System“ bzw. „Offenes Archiv-Informations-System“ (OAIS) wurde von der NASA, gemeinsam mit der Raumfahrtorganisation ESA und Weltraumforschungszentren in Großbritannien, Kanada, Frankreich, Deutschland, Brasilien, Japan und Russland, entwickelt. 7 Siehe DA NRW Projektleitfaden – Ziele Seite 7 Abbildung 3: OAIS-konformer Aufbau und Funktionsweise von DiPS.kommunal nach ISO-Standard 14721:2012 2.1 Pre-Ingest / PIT.plus Im Pre-Ingest-Prozess, welcher der Übernahme des digitalen Archivgutes in das elektronische Langzeitarchiv vorgeschaltet ist, werden mit Hilfe der Software PIT .plus (Pre- Ingest-Toolset) die Übernahmepakete, sogenannte Submission Information Package s ( SIPs) gebildet. Die Bedienung der Software ist einfach und selbsterklärend. Der gesamte Funktionsumfang vom PIT .plus, sowie alle weiteren DiPS .kommunal Funktionalitäten, werden vor Betrieb innerhalb einer praktischen Anwenderschulung erläutert. Im Pre -Ingest-Prozess gilt die Grundannahme, dass eine Inhaltliche Einheit eine Verzeichnungseinheit im archivischen Sinne ist und aus mehreren Repräsentationen bestehen kann (s.u.). Ein Submission Information Package (SIP) wird im Laufe des Ingest - Prozesses zu einem Archival Information Package (AIP ). Ein AIP kann grundsätzlich in mehreren Repräsentationen vorhanden sein. Die Beziehung zwischen Inhaltlicher Einheit (IE) bzw. Verzeichnungseinheit zu den AIPs bzw. Repräsentationen ist eine 1:n Beziehung. Zusätzlich werden neben dem eigentlichen SIP auc h Metadaten zur Übernahme generiert. Die Primärdaten bleiben dabei zur Wahrung der Integrität vollständig unverändert. Um sicherzustellen, dass die im Pre-Ingest-Prozess gebildeten Übernahmeeinheiten unverändert an den nächsten Prozess (Ingest) übergeben werden , wird für die gesamte Akzession zur Überprüfung ein Hashwert erzeugt. Seite 8 2.1.1 Begriffsdefinitionen Begriff Erläuterung IE (Inhaltliche Einheit) Logische, inhaltliche (semantische) Einheit Verzeichnungseinheit Fachliche Beschreibung einer IE in der Erschließungssoftware Repräsentation Physische Manifestation / technische Ausprägung einer IE SIP (Submission Information Package) Im Pre-Ingest-Prozess oder bei der abgebenden Stelle erzeugtes Informationspaket, Vorprodukt für den Ingest AIP (Archival Information Package) Physisches Archivpaket, in Form eines unkomprimierten TAR-Containers, der alle Primär- und zum Verständnis notwendigen Metaddaten enthält; Ergebnis des Ingest-Prozesses DIP (Dissemination Information Package) Physisches Benutzungspaket, das im Zuge der Access-Prozesse erzeugt und ausgeliefert wird Object Physisches Unterelement eines SIP oder eines AIP (i.d.R. eine Datei) Item Stück: Logische, inhaltliche Beschreibungsebene für je ein Objekt Lieferung Eine archivische Akzession aus 1-n IE, die durch eine Transaktions-ID (i.d.R. eine GUID) identifizierbar ist Alle im Gesamtsystem verwendeten Objekte sind durch geeignete Identifier eindeutig gekennzeichnet. Die Identifier sind Teil der Metadaten und der Datenbankinhalte von DiPS.kommunal. Seite 9 Abbildung 4: Relationen in DiPS.kommunal Daraus ergeben sich folgende logische und numerische Verhältnisse der verwendeten Objekte: Inhaltliche Einheit (IE) 1 IE = 1 Verzeichnungseinheit in der Erschließungssoftware 1 IE = 1 bis n Repräsentationen Repräsentation 1 Repräsentation = 1 AIP AIP 1 SIP wird zu 1 AIP 1 AIP = 2 bis n Objects 1 AIP wird zu 1 DIP Objects 1 Object = 1 Item DiPS.kommunal ermöglicht die Langzeitarchivierung bereits inhaltlich strukturierter Daten (z.B. elektronische Akten) , wie sie aus Dokumentenmanagement-Systemen oder vergleichbaren Fachverfahren der Verwaltung entstehen . Es werden dafür die Nachrichtentypen 503 und 506 des bundesweit verbreiteten XDomea 2.2.0 Standards unterstützt. Eine elektronische Akte (eAkte) entspricht hierbei in der Regel einer IE; 1 -n eAkten werden zu einer Lieferung (Akzession) formiert, die mit den entsprechenden Metadaten aus dem Quellsystem angereichert und dann in den Ingest eingeschleust wird. Seite 10 2.1.2 Repräsentationen Jedes von D iPS.kommunal erzeugte AIP enthält genau eine Repräsentation einer IE. Diese Repräsentation beinhaltet alle Primär - und Metadaten, die für den Erhalt und das langfristige Verständnis dieser IE benötigt werden. Jede Veränderung an Primär - oder M etadaten führt zur Erstellung einer neuen Repräsentation und somit auch zur Bildung eines neuen physischen Archivpakets. Dies führt dazu, dass in D iPS.kommunal mehrere AIPs zur gleichen inhaltlichen (semantischen) Einheit vorliegen. Die Differenzierung (= Repräsentationenverwaltung) erfolgt über die eindeutigen IDs der Inhaltlichen Einheit (IEID) sowie der Archivpakete (AIPID) und innerhalb der AIP -XML der Nachfolge-Repräsentationen. Zusätzlich besteht bereit s im Pre -Ingest die Möglichkeit ergänzende Nutzun gs- repräsentationen in einem getrennten Speicherbereich abzulegen. Zum Beispiel zu hochauflösenden Video - oder Audio -Rohdaten können Repräsentationen in einem komprimierten Format (z.B. mp4/mp3) abgelegt werden. Diese Repräsentationen werden Nutzungsrepräsentationen genannt und werden ausschließlich für die Benutzung dem Anwender zur Verfügung gestellt. Abbildung 5: Für jede Repräsentation wird ein eigenes AIP angelegt 2.1.3 Struktureller Aufbau des AIP Jedes von D iPS.kommunal erzeugte AIP besteht aus einem unkomprimierten TAR-Container als Hülle und 1 -n Items sowie einer XML -Datei, die einem offenliegenden, archivübergreifend genutzten XML-Schema folgt. Die Metadatendatei enthält einen kompletten PREMIS -Datensatz8, administrat ive und inhaltlich beschreibende Metadaten inkl. objektspezifischer Strukturmetadaten. 8 PREMIS steht für „PREservation Metadata: Implementation Strategies“ vgl. http://www.loc.gov/standarcls/premis; der sog. „Rights-Bereich“ wird nicht befüllt, weil sich diese Informationen in der Erschließungssoftware befinden und sich z.B. durch Gesetzesänderungen verändern können. Diese Trennung sorgt für eine höhere Stabilität und geringeren Pflegeaufwand im elektronischen Langzeitarchiv. Repräsentation AIP 1:1 Seite 11 Die im AIP enthaltenen Primärdateien werden im Ingest-Prozess einer Formaterkennung und einer Formatvalidierung unterzogen und für eine Archivierung zugelassen. Die Dat enintegrität wird systemseitig für den gesamten Pre -Ingest-Bereich geprüft und nachgewiesen. Die XML -Datei wird im Zuge des Ingests inhaltlich überprüft und technisch validiert. Abbildung 6: Schematische Darstellung eines AIPs in DiPS.kommunal innerhalb eines TAR-Containers 2.1.4 Lieferung Die Archivierung von Daten erfolgt in D iPS.kommunal lieferungs- bzw. akzessionsweise. Eine Lieferung besteht aus 1-n Primärobjekten im Ingest und 2-n Archivpaketen bei Abschluss der Eingangsbearbeitung. Hierbei wir d ein Archivpaket mit den Prüfsummen der Gesamtlieferung innerhalb des Ingests angelegt. Der Umfang der Lieferung ist vom Archivar bei Anlage des Übernahmeprojekts zu bestimmen. Während der Übernahme kann der Umfang der Lieferung nur unter genau definierte n Bedingungen verändert werden. Alle Prozessschritte in D iPS.kommunal werden lieferungsweise durchlaufen, d.h., ein neuer Prozessschritt beginnt erst dann, wenn der vorherige Schritt für die gesamte Lieferung erfolgreich abgeschlossen werden konnte. 2.1.5 Übergabe der Lieferung Nachdem im Pre -Ingest die Lieferung erstellt wurde, muss die durch den PIT .plus erzeugte ZIP-Datei vom lokalen Arbeitsplatzrechner zum serverseitig ausgeführten Ingest -Prozess übertragen werden. Jeder DiPS .kommunal Anwender erhält einen Online-Zugang zu dem System. Der Zugang erfolgt über eine sichere Zwei -Faktor-Authentifizierung (Token und Passwort). Nach dem Login hat der Nutzer die Möglichkeit die zuvor erstellte ZIP -Datei in den Ingest - Prozess hochzuladen. Die weitere Verarbeitung erfolgt völlig automatisiert. 2.2 Ingest Die Übernahme der Übergabepakete und der dazu gehörigen Metadaten erfolgt im Ingest- Prozess automatisiert. Seite 12 Der Ingest besteht aus folgenden Schritten: Integritätsprüfung Formaterkennung Formatvalidierung Ggf. Konvertierung Ggf. Formatvalidierung Metadatenergänzung Export der AIPs Ggf. Rückmeldung an das Produktivsystem Export Metadaten für Erschließungssoftware 2.2.1 Integritätsprüfung Die übernommenen SIPs und die dazugehörigen Metadaten werden auf Vollständigkeit und auf Unversehrtheit überprüft. Wird ein Fehler festgestellt, so wird eine entsprechende Meldung erzeugt und die Lieferung abgelehnt. Darüber hinaus erfolgt eine weitere Überprüfung, ob das SIP nicht bereits in der Vergangenheit abgeliefert worden ist. Dadurch wird verhindert, dass ein SIP doppelt verarbeitet und in das elektronische Langzeitarchiv abgelegt wird. 2.2.2 Formaterkennung und -validierung Die Formaterkennung und Formatvalidierung werden eigenständig unter Ein bindung der freien Software DROID (Pronom -Datenbank) und JHOVE vollzogen. Die Ergebnisse aus den Anwendungen liefern anschließend die notwendigen Informationen, um im Ingest-Prozess die Daten entsprechend weiterzuverarbeiten. DiPS.kommunal unterscheidet im Ingest-Prozess zwischen Archiv- und Konversionsformaten. Archivformate sind Formate, die in das elektronische Langzeitarchiv übernommen werden. Die Definition dieser Formate erfolgt durch das Preservation Management. Die Definitionen werden stetig vom Systemanbieter geprüft und den DiPS .kommunal Benutzern dynamisch zur Verfügung gestellt. Konversionsformate sind Formate, die in ein Archivformat konvertiert werden können. Dies geschieht bei DiPS.kommunal völlig automatisiert, aber dennoch hat der Archiv ar im Ingest- Prozess die Option die Datenverarbeitung manuell zu steuern. Das ursprüngliche Format wird zum Erhalt der Daten als Repräsentation 0 ebenfalls in das elektronische Langzeitarchiv übernommen. Wird ein Format identifiziert, welches weder ein Arc hiv- noch ein Konversionsformat ist, so wird in dem Verarbeitungsprozess eine Meldung ausgegeben und keine Übernahme durchgeführt. Dadurch wird das elektronische Langzeitarchiv vor Formaten geschützt, die nicht im Vorfeld spezifiziert worden sind. Soll das Format dennoch in das Langzeitarchiv übernommen werden, besteht die Möglichkeit, die Konfiguration entsprechend anzupassen. Aufgrund der heutigen Datenvielfalt kann es vorkommen, dass Dateien nicht einwandfrei Seite 13 validiert werden konnten . In diesem Fall besteht in DiPS .kommunal die Möglichkeit, die Informationen in dem vorliegenden Format durch eine Kontrollinstanz zu Sichten und ggf. anschließend manuell zur weiteren Verarbeitung und Übernahme in das Langzeitarchiv freizugeben. Das hat den Vorteil, dass relevante Informationen aufgenommen werden können, wenn es erforderlich ist (d.h. die Informationen existieren nur in diesem Format und dem aktuellen Zustand). Alle Schritte werden entsprechend protokolliert und zur zukünftigen Nachvollziehbarkeit in den Metadaten des betreffenden AIP abgespeichert. 2.2.3 Metadatenergänzung Die Metadaten können im Ingest-Prozess durch den Bearbeiter ergänzt oder ggf. angepasst werden. Es besteht die Möglichkeit über eine AIP -Vorlage die Informationen an alle AIPs einer Lieferung zu vererben oder die benötigten Metadaten für jedes AIP einzeln zu vergeben. Dabei sind relevante Metadatenfelder als Pflichtfelder definiert worden. 2.2.4 Bildung der AIPs und Export der Metadaten für Erschließungssoftware Nach der Fr eigabe der Lieferung durch den Bearbeiter werden die AIPs entsprechend der in Abbildung 6 dargestellten Struktur gebildet. Es wird eine XML -Datei mit allen erschließungsrelevanten Metadaten und den technischen Referenzierungen generiert, welche anschließen d in die entsprechend im Einsatz befindliche Erschließungssoftware zur Erstellung eines Findhilfsmittels importiert werden kann. Das Archiv kann in gewohnter Weise eine archivische Erschließung für das elektronische Archivgut anschließen sowie übergreifend über analoge und elektronische Bestände recherchieren. 2.3 Archivspeicher Der Archivspeicher dient der Langzeitarchivierung der durch DiPS .kommunal generierten AIPs. Der Archivspeicher wird redundant in zwei hoch modernen Rechenzentr en betrieben. Es erfolgt eine eigenständige Replikation der Daten, so dass auf beiden geographisch voneinander getrennten Speichersystemen zu jedem Zeitpunkt ein einheitlicher Zustand der abgelegten AIPs besteht. 2.4 Preservation Management In den Metadaten, die zu jedem AIP erhoben und gespeichert werden, steht für die technischen Metadaten der PREMIS -Datensatz zur Verfügung. Darüber hinaus können innerhalb der Metadaten Angaben zu der jeweiligen Erhaltungsgruppe, zu der die Primärdaten des AIP gehören, gemacht werden. Diese Informationen sind innerhalb des Preservation Management die Grundlage der digitalen Bestandserhaltung. 2.5 Benutzung Jede Software soll dazu genutzt werden, wozu sie erstellt worden ist. D iPS.kommunal trennt daher bewusst die Aufgabenbereiche des elektronischen Langzeitarchivs und der Seite 14 Erschließungssoftware. Das bedeutet, dass Erschließungsinformationen nicht mit in die Metadaten des AIP s geschrieben werden. Der große Vorteil bei diesem Verfahren ist , dass bei einer Änderung oder Ergänzung der Erschließungsinformationen das AIP unverändert bestehen bleiben kann. Quellenkritisch bietet die Lösung dem Benutzer eine eindeutige Trennung von Registraturbildnerinformation (im AIP) und archivischen Informati onen (in der Erschließungssoftware). Die inhaltliche Suche nach Verzeichnungseinheiten geschieht in der Erschließungssoftware. Aus dieser Archivsoftware wird die entsprechende Inhaltliche Einheit aus dem Langzeitarchiv angefordert. Dieses generiert „Benutz ungskopien“ sog. DIPs, während die eigentlichen AIPs unangetastet bleiben . Die Anzeige des Archivguts aus dem elektronischen Langzeitarchiv (d em digitalen Magazin) erfolgt browsergestützt über den DOXiS4-webCube. Erschließungssoftware und Langzeitarchiv sind über eindeutige Identifikatoren (GUIDs) miteinander ver knüpft, sodass der Aufruf der AIPs zu den Verzeichnungseinheiten über den Erschließungsdatensatz auch nach Migrationen oder anderen technischen Erhaltungsmaßnahmen im Langzeitarchiv noch funktioniert. Im Langzeitarchiv selbst ist nur eine rudimentäre inhaltliche Recherche über die Metadaten des Registraturbildners (Aktentitel, Aktenzeichen, Akzessionsnummer , Transaktions -ID etc.) möglich. 3 Software Die nachfolgenden Unterpunkte beschreiben die Software, die im Rahmen von DiPS.kommunal eingesetzt wird. Dazu gehören die Betriebssysteme und die notwendige n Laufzeitumgebungen sowie weitere Module, die im Ingest-Prozess genutzt werden. Die Nutzung der einzelnen Komponenten ermöglicht die Aufnahme un d Verarbeitung von SIPs, welche nach erfolgreicher Bearbeitung als AIPs in das elektronische Langzeitarchiv gespeichert werden. 3.1 Betriebssysteme Der Einsatz von D iPS.kommunal ist aufgrund der Modularität und der daraus resultierenden Herstellerunabhängigkeit bewusst nicht von einem bestimmten Betriebssystem abhängig. Diese Flexibilität wurde bei DiPS.kommunal strikt auf Basis des OAIS-Modells eingehalten. Derzeitig sind die Betriebssysteme Windows Server 2012 R2 und Linux in aktuellen Versionen und Servicepacks in Betrieb. 3.2 Java (JDK) Java ist eine objektorientierte Programmiersprache und dient als Grundlage für die Ausführung der technischen Module in der elektronische Langzeitarchivkomponente Ingest (Siehe 3.3). Die Installation des Java Development Kit s (JDK) ist eine notwendige Systemvoraussetzung für das Ausführen der Komponenten. Seite 15 Das JDK ist für die gängigsten Betriebssysteme, wie z.B. Mac OS X, Linux, Windows, Solaris, sowohl in der 32 als auch in der 64 Bit Version erhältlich. Dies hat abermals den Vorteil, dass die technischen Komponenten innerhalb DiPS.kommunal Lösung Plattformunabhängig betrieben werden können. 3.3 Ingest-Komponente (technisch) Die technische Ingest -Komponente wird als Dienst auf dem Server ausgeführt und überwacht, protokolliert und koordiniert bestimmte Prozessschritte, die notwendig sind, um gelieferte SIPs in AIPs zu wandeln. Sie überwacht im Vorfeld festgelegte Ressourcen und initiiert weitere Schritte, sobald z.B. eine Lieferung durch den PIT .plus erstellt und im Eingangsordner abgelegt worden ist. Anschließend werden die in Kapitel 2.2 beschriebenen Schritte automatisiert gesteuert durchlaufen. Aufgrund des modularen Aufbaus be steht die Möglichkeit, neben den bereits verwendeten Anwendungen JHOVE und DROID, bei Bedarf weitere Module einzubinden. Innerhalb des Verarbeitungsprozesses, der durch eine Lieferung angestoßen wird, erfolgt eine Kommunikation mit de n weiteren DiPS.kommunal-Komponenten „Content Service Bus“ (CSB), dem Workflow-Service sowie dem Rendition -Server. Die Funktionsbeschreibung der genannten Komponenten erfolgt in den nachfolgenden Kapiteln. Die Verarbeitung wird durch die im Vorfeld fachlic h definierten Abläufe (Workflows) gesteuert. Dadurch wird gewährleistet, dass sämtliche Aktionen, entsprechend den festgelegten Vorgaben ausgeführt werden. 3.4 DROID DROID (Digital Record Object IDentification) ist eine Software, die von dem Nationalen Archiv Englands entwickelt worden ist und im Rahmen des technischen Ingest -Prozesses eingesetzt wird. Auf Basis einer Signatur 9, die regelmäßig durch das Digital Preservation Department des National Archive UKs aktualisiert und in dem PRONOM -Onlinedienst10 bereitgestellt wird, ist die Software DROID in der Lage, eine Vielzahl von Formaten zu erkennen. Dies garantiert den DiPS .kommunal-Archiven, ohne dass manuell Einstellungen vorgenommen werden müssen, eine ständig aktuelle Formaterkennung. Dabei ist jedem Dateiformat eine bestimmte PUID zugeordnet, so dass das Format einer zu verarbeitenden Datei eindeutig identifiziert werden kann. Die Ergebnisse, die DROID im Rahmen der Formaterkennung ausgibt, dient der anschließenden Weiterverarbeitung. 9 http://www.nationalarchives.gov.uk/aboutapps/pronom/release-notes.xml 10 http://www.nationalarchives.gov.uk/help/pronom/faq.htm Seite 16 3.5 Modul Fileextension Damit die Genauigkeit bei der Formaterkennung in DiPS.kommunal noch weiter erhöht wird, kommt das Filextension -Modul im Bereich der Formaterkennung zum Einsatz. Fileextension nutzt als Information die Endung der jeweiligen zu verarbeitenden Datei. Dadurch kann das bereits im Vorfeld ermittelte Ergebnis durch DROID zum einen bekräftigt und zum anderen evtl. korrigiert werden, falls DROID verschieden Formate in einer Datei erkennen sollte. Dies kann bspw. eintreten, falls verschiedene Dateien ineinander verschachtelt sein sollten. 3.6 JHOVE JHOVE (Java Harvard Object Validation Environment) ist ein Modul, welches zur Formatvalidierung eingesetzt wird. Es wurde entwickelt um Dateiinhalte anhand des vorab erkannten Dateiformates auf ihre Validität hin zu überprüfen. Das System liefert den Benutzern aussagekräftige Meldungen, wenn bspw. eine Datei korrekt erkannt worden ist, aber ihr inhaltlicher Aufbau nicht dem spezifizierten Standard entspricht. Die betreffende Kontrollinstanz (DiPS.kommunal-Rolle „ Ingestmanager“) kann dann entscheiden, ob die betroffene Datei nach manueller Sichtung in der Form in das elektronische Langzeitarchiv aufgenommen oder abgelehnt werden soll. 3.7 Pre-Ingest-Toolset (PIT.plus) Das Pre-Ingest-Toolset (PIT.plus) ist eine Anwendungssoftware, welche die Übernahme von strukturierten (z.B. elektronische Akte n) sowie unstrukturierten Daten (Dateien) in das Langzeitarchiv erlaubt. Der PIT.plus ist eine Client -Anwendung und dient der Erstellung von Lieferungen in das Langzeitarchiv. Er wird lokal auf dem Arbeitsplatzrechner des Benutzers ausgeführt. Systemvoraussetzung hierfür ist lediglich ein Windows-Betriebssystem inkl. einer .NET Laufzeitumgebung. Bei der Erstellung der Lieferung hat der Anwender im PIT .plus die Möglichkeit zu der Erhaltungsrepräsentation (ERP) auch die entsprechende Nutzungsrepräsentation (NRP) mit abzuliefern. Durch den PIT.plus wird automatisiert verifiziert, dass die 1:1 Zuordnung zwischen der ERP und der NRP erhalten bleibt. Damit eine Lieferung abschließend mit dem PIT .plus erzeugt werden kann, müssen fest definierte Metadaten angegeben werden. Zu jeder erzeugten Lieferung wird vom System eine Prüfsumme generiert, die im weiteren Verarbeitungsprozess zur Vali dierung genutzt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Dateien der Lieferung vollständig und unversehrt an den nachgelagerten Ingest übergeben werden. Das Pre-Ingest-Toolset ist ein Produkt der Firma SER, das im Auftrag der Stadt Köln und des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe durch Hewlett Packard (HP) entwickelt wurde. Seite 17 3.8 DOXiS 4 DOXiS 4 ist ein Enterprise-Content-Managementsystem der Firma SER und beinhaltet folgende Komponenten. 3.8.1 Webcube (Ingest) Der Webcube ist eine browserbasierte und -unabhängige Webanwendung und dient der finalen Bearbeitung der Lieferung im Ingest -Prozess vor der eigentlichen Langzeitarchivierung. Der Webcube wurde um den Funktionsumfang des DiPS .kommunal Ingest-Prozesses erweitert. Der Aufruf erfolgt zur Wahrung des Datenschutzes über eine verschlüsselte HTTPS -Verbindung. Im Webcube besteht die Möglichkeit weitere AIP- Metadaten einzugeben oder bereits vorhandene zu bearbeiten. Über die Webcube-Suchfunktion kö nnen die Anwender innerhalb der bereits arc hivierten Daten recherchieren. Der eigentliche Zugriff auf die AIPs im Langzeitarchiv erfolgt über eine Erschließungs- bzw. Archivverwaltungssoftware. Die Webcube-Rolle des Ingestmanagers verfügt neben den Rechten und Möglichkeiten des Archivars noch über weitere Funktionalitäten. Er ist in der Lage auf Systemmeldungen, die im Rahmen der Überprüfung der Lieferung auf ihre Vollständigkeit, Unversehrtheit und Validität durchgeführt wurden, zu reagieren. Um die Flexibilität zu erhalten, besteht in DiPS die Möglichkeit, Daten zu archivieren, obwohl diese durch JHOVE als nicht valide klassifiziert worden sind. Dateien, die keinem definierten Archivformat entsprechen und ein Konversionsformat darstellen, werden durch den in DiPS .kommunal eingebundenen Rendition-Server11 selbstständig in ein spezifiziertes archivfähiges Zielformat gewandelt. Bevor die AIPs in das elektronische Langzeitarchiv gespeichert werden, kann der Benutzer die gewandelten Dateien sich über den AIP -Viewer anzeigen lassen . Der AIP -Viewer ist Bestandteil des Webcubes und erlaubt die komfortable Anzeige der erzeugten AIPs. Darüber hinaus werden aus dem Webcube heraus die Metadaten der bereits archivierten Daten für die jeweilig verwendete Erschließungssoftware bzw. Archivverwaltungssoftware aufbereitet exportiert. 3.8.2 Content Service Bus (CSB) Der CSB stellt eine zentrale Komponente der Infrastruktur des elektronischen Langzeitarchivs DiPS.kommunal dar. Der CSB wird als Dienst im Hintergrund betrieben. Der Dienst bindet alle weiteren Module an, die im Rahmen des Ingests benötigt werden. Dazu gehören die Anbindung der Datenbank (Oracle), des Webservers (Apache Tomcat), des Workflow-Services sowie des Archivspeichers. 11 Siehe Kapitel 3.9 Seite 18 3.8.3 Workflow-Service Der Workflow-Service wird eingesetzt, um die im Vorfeld definierte n Abläufe automatisiert zu verarbeiten . Dies umfasst z.B. die Bearbeitungsschritte Formaterkennung und Formatvalidierung. Durch den Einsatz des Workflow -Services sind die Abläufe der Prozesse im Ingest fest definiert und werden pro tokolliert. Dadurch wird sichergestellt, dass immer eine definierte Reihenfolge von Prozessen durchgeführt wird. Dies garantiert eine dauerhafte und gleichbleibende Qualität der Übernahme von Informationen in das elektronische Langzeitarchiv. 3.9 Rendition-Server Der Rendition-Server stammt von der Firma SER und ist die Wandlungseinheit für festgelegte Formate und ist als separates Modul innerhalb der DiPS .kommunal-Infrastruktur eingebunden. Es werden im Ingest-Prozess proprietäre Dateiformate, wie z.B. .doc, .xls, .ppt u.v.m, in langzeittaugliche Formate umgewandelt. Bei der Wandlung werden neue Repräsentationen erzeugt und in den PREMIS -Daten nachgehalten , wobei die Ursprungsrepräsentation erhalten bleibt. Durch Konfigurationen besteht in DiPS .kommunal die Möglichkeit zu definieren, welche Formate langzeitarchivfähig sind und welche Dateiformate in ein Archivformat, z.B. PDF/A- 1b, konvertiert werden sollen. 3.10 Erschließungssoftware / Archivverwaltungssoftware (Optional ACTApro) DiPS.kommunal ist ein offenes System und somit unabhängig von der zu verwendenden Erschließungssoftware. Einzige Voraussetzung ist, dass die anzubindende Software XML - Exporte verarbeiten und über deren Benutzeroberfläche die IEs im Langzeitarchiv wieder aufrufen kann. Über die Erschließungssoftware werden i.d.R. die fachlichen Recherchen ausgeführt und die Zugangsrechte (Schutz- und Sperrfristen) verwaltet. Projektbezogen kann mit DiPS .kommunal auch der Betrieb einer Erschließunssoftware angeboten werden. Zurzeit ist die Anbind ung der Erschließungssoftware ACTApro realisiert. Eine Anbindung weiterer Erschließungssoftwareprodukte ist in Planung. 3.11 Überwachung der eingesetzten Komponenten In DiPS.kommunal werden alle eingesetzten Komponenten laufend überwacht. Im Falle einer Störung werden die zuständigen Mitarbeiter automatisiert benachrichtigt und könne n auf das eingetretene Ereignis schnell reagieren. Seite 19 4 Qualitätssicherung Die DiPS.kommunal-Qualitätssicherung sieht eine dreistufige Infrastruktur vor. Es wird eine Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung eingesetzt. Als erstes werden Neuentwicklungen und Erweiterungen innerhalb der Entwicklungsumgebung implementiert oder bestehende Module erweitert. Im nächsten Schritt werden die Neuerungen innerhalb der Testumgebung spezifischen Fachtests unterzogen. Sind die Testergebnisse erfolgreich verlaufen und die festlegten Kriterien erfüllt worden, werden die Neuerungen, für alle DiPS .kommunal Benutzer verfügbar, in die Produktivumgebung übertragen. Dieser Ablauf gewährleistet eine dauerhafte Qualitätssicherung und eine sichere und stabile Nutzung von DiPS.kommunal. 4.1 Archivspeicher Als Archivspeicher können verschiedene Systeme angebunden werden. Es wird ausschließlich revision ssicherer Speicher eingesetzt, sodass eine langfr istige Aufbewahrung und eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet sind. Aus Sicherheitsgründen werden die Archivspeicher jeweils an geografisch getrennten Rechenzentren betrieben. Die Replikation zwischen den Rechenzentren erfolgt völlig automatisiert. 4.2 Infrastruktur Der Aufbau der Infrastruktur gestaltet sich nach der folgenden Abbildung. Dort sind alle elementaren Bestandteile ausgeführt, die das elektronische Langzeitarchiv D iPS.kommunal zur Verfügung stellt. Seite 20 Abbildung 7 - Infrastruktur DiPS.kommunal 4.2.1 Kommunikation innerhalb des Services Aufgrund des hohen Schutzbedarfs der Archivalien findet zur Abwehr von Datendiebstahl und Manipulation die Kommunikation in DiPS.kommunal zwischen den sicherheitsrelevanten Kanälen ausschließlich auf einer 2048 Bit zertifikatsbasierten SSL Verschlüsselung statt. 4.2.2 Ausfallsicherheit der Infrastruktur Alle bei DiPS .kommunal eingesetzten Ingest-Komponenten (Webcube, Datenbanken, CSB etc.) werden redundant betrieben. Dies ermöglicht eine hohe Verfügbarkeit ( z.B. auch im Falle von Wartungsarbeiten an Hard- oder Software). 4.2.3 Sicherungsstrategie der Server Es erfolgt eine tägliche Datensicherung aller Server. 4.3 Betrieb der technischen Infrastruktur Die in DiPS .kommunal eingesetzte Hardware wird in zwei geografisch getrennten und redundant betriebenen Rechenzentren betrieben. 4.3.1 Rechenzentren Die genutzten hochmodernen Rechenzentren befinden sich an geographisch auseinander liegenden Standorten und werden vom Knotenbetreiber betrieben. Alle für den Betrieb der Rechentechnik erforderlichen technischen Anlagen der Gebäudeinfrastruktur werden ebenfalls redundant eingesetzt. Seite 21 Die Rechenzentren verfügen über sichere Strom-, Notstromversorgungen und Klimatisierungen. Im Rahmen der verwendeten Sicherheitstechnik ist ein Einbruchsschutz (Einbruchswiderstandsklasse 4), Brandschutz sowie ein System für die Zutrittskontrolle aktiv. 4.3.2 Wartung der Hard- und Software Die Wartung der Hard- und Software erfolgt gemäß den vereinbarten Verträgen. Die Wartung beinhaltet den Austausch von defekten Hardwarekomponenten, die Behebung von Fehlern und die Aktualisierung der eingesetzten Software. 4.3.3 Überwachung der Hardware Um frühestmöglich auf mögliche Hardwarefehler zu reagieren, werden alle eingesetzten Komponenten, gemäß den abgeschloss enen Verträgen , kontinuierlich durch den Betreiber überwacht. 4.3.4 DiPS.kommunal Produktiv und Testumgebung Nach dem Login werden die Links zu den Anwendungen angezeigt. Grundsätzlich erhalten die DiPS.kommunal-Archive zwei Bereiche. 1. Produktivumgebung: Innerhalb der Produktivumgebung werden die zu archivierenden Daten nach Abschluss der Bearbeitung final auf die speziellen Archivspeicherlangzeitarchiviert. 2. Testumgebung: Innerhalb der Testumgebung haben die DiPS .kommunal-Archive die Möglichkeit intern zu schulen, Dateiformate und Dateigrößen etc. zu prüfen . Die AIPs werden nach Abschluss der Bearbeitung auf einem einfachen und nicht für die Langzeitarchivierung geeigneten Speicher geschrieben. Seite 22 Anhang 1 Archivformate: Name Archivformat Bemerkung Comma-Separated Values – CSV X Extensible Markup Language 1.0 – XML X Waveform Audio File Format X Broadcast WAVE X MP3 X JPEG File Interchange Format (JPG/JPEG) X DPX X Unkomprimiertes Filmformat (Ausbaustufe) Portable Document Format (Archival) - PDF/A 1b X SIARD X Plain Text File – TXT X Portable Document Format (Archival) - PDF/A 1.0 (a) X Weitere Ausbaustufe Portable Document Format (Archival) - PDF/A 2.0 (a, b, u) X Seite 23 Konversionsformate: Name Konversionsformat Bemerkung Portable Network Graphic 1.0 bis 1.2 – PNG X Portable Document Format 1.0 bis 1.7 – PDF X BMP - Bitmap graphics X GIF - 8-bit color bitmap graphics X PNG - Portable Network Graphics X TIF - Tagged Image File X Ausbaustufe: Verlustfreie Wandlung DOC - Word 97-2003 Dokument X DOCX - Word 2007-Dokument X MSG - Outlook - Message Format X PPS - PowerPoint Presentation file X PPT - PowerPoint 97-2003 Presentation X PPTX - Powerpoint 2007 Presentation X RTF - Rich Text Format X VSD - Drawing file (Visio) Version 2000/2002/5.0 X XLS - Excel 97-2003 Dokument X XLS - Excel 2007 Dokument X HyperText Markup Language document (HTM/HTML) X XSL - Extended Style Sheet Language file X Auf Anfrage Seite 24 OpenOffice Calc X Auf Anfrage OpenOffice Draw X Auf Anfrage OpenOffice Impress X Auf Anfrage OpenOffice Writer X Auf Anfrage -
Anlage 1 zu 1592-2018
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Version 1.0 Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Zusammenarbeit im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung „Digital Preservation Solution“ (DiPS.kommunal) Zwischen der Stadt Köln, Amt für Informationsverarbeitung, vertreten durch die Oberbürgermeisterin Rathaus, 50667 Köln und Stadt Bergisch Gladbach FB 1 – Allgemeine Verwaltung, Verwaltungssteuerung vertreten durch den Bürgermeister Gustav-Lübbe-Haus Scheidtbachstrasse 23 51469 Bergisch Gladbach wird gemäß §§ 23 ff des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (nachstehend GkG) vom 01. Oktober 1979 (SGV.NRW. 202) in der derzeit gültigen Fassung, folgende öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die elektronische Langzeitarchivierung „Digital Preservation Solution“ (DiPS.kommunal) geschlossen. Version 1.0 Präambel DiPS.kommunal ist eine elektronische Langzeitarchivlösung für Kommunalarchive in NRW, betrieben durch die Stadt Köln und den Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL). Die Entwicklergemeinschaft, bestehend aus der LWL.IT Service Abteilung, dem LWL - Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln, betreibt DiPS.kommunal als Verbu ndlösung in ihren jeweiligen Rechenzentren und bietet umfassende Beratung und Support. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsicheren, redundant ausgelegten IT-Infrastruktur. Die Stadt Köln und die Stadt Bergisch Gladbach schließen zur Weiterentwicklung der Archivlösung diese öffentlich – rechtliche Vereinbarung. Version 1.0 § 1 Gegenstand der Vereinbarung (1) Diese Vereinbarung dient der Nutzung des Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung ( DIPS.kommunal) durch die Stadt Bergisch Gladbach und der Sicherstellung des Betriebes und der Weiterentwicklung von DiPS.kommunal durch die Stadt Köln. Für den Betrieb hat die Stadt Bergisch Gladbach die notwendigen Hardware- und Softwareprodukte beschafft sowie einen Wartungsvertrag für die Hardware und Software abgeschlossen. Die Stadt Bergisch Gladbach wird nachstehend auch als „Kunde“ bezeichnet. (2) Der Betrieb von DiPS.kommunal und die Weiterentwicklung im Rahmen der „Entwicklergemeinschaft DIPS.kommunal“ mit dem Landschaftsverband Westfalen -Lippe (LWL) erfolgen durch Mitarbeiter/innen der Stadt Köln. § 2 Leistungen im Rahmen des Betriebes von DiPS.kommunal (1) Betrieb von DiPS.kommunal: Die Stadt Köln ermöglicht der Stadt Bergisch Gladbach die Nutzung des an der Betriebsstätte Köln betriebenen Systems zur elekt ronischen Langzeitarchivierung und erbringt folgende Leistungen: 1. Erwerb und Bereitstellung aller zur Betriebs - und Speicherumgebung für den Service DiPS.kommunal gehörenden Kompone nten einschließlich des Abschlusses eines Wartungsvertrages bzgl. der für den Betrieb benötigten Hardware - und Softwareprodukte. 2. Betrieb der Speicher- und Betriebsumgebung für den Service DiPS.kommunal in den redundant betriebenen Rechenzentren der Stad t Köln. Dies beinhaltet unter anderem den Anschluss an die Stromversorgung mit USV und die Gewährleistung der für einen sicheren Betrieb notwendigen klimatischen Voraussetzungen. 3. Installation und laufende Administration von Serverhardware und Betriebssystemen 4. Einbindung der Systeme in die Überwachung und Datensicherung 5. Bereitstellung, Support und laufende Administration der Hard - und Software des Services DiPS.kommunal. Hierzu gehören unter anderem folgende Leistungen: (a) Aufbau des Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung von strukturierten und unstrukturierten Daten (b) Bereitstellung und kontinuierliche Pflege der Pre-Ingest-Software „PIT.plus“ (c) Bereitstellung und kontinuierliche Pflege der Software zur Datenübertragung „Transferservice“ (d) Bereitstellung und kontinuierliche Pflege der Software zur Datenübertragung „Transferservice“ (e) Systemüberwachung (f) Update- und Fehlermanagement Version 1.0 (g) Datensicherung (h) Systemseitige Planung und Durchführung von Releasewechseln (j) Durchführung der regelmäßigen Sicherungen gem äß der Leistungsbeschreibung (Anlage 2) (k) Administration und Konfiguration (Rechte, Rollen, Token) der externen Systemzugänge über cPort für die Nutzer des Leistungsnehmers (l) Bereitstellung einer Produktiv- und Testumgebung (m) DiPS.kommunal Key-User Schulungen (n) Preservation Management 6. Störungsbehebung und Veranlassung von Wartungs - und Pflegeleistungen durch die Lieferanten der Hard - und Software auf der Basis der abgeschlossenen Hard- und Softwareverträge (siehe Leistungsbeschreibung Anlage 2) 7. Release Man agement, Produktverantwortung und Weiterentwicklung von DiPS.kommunal im Rahmen der Entwicklergemeinschaft mit dem LWL (a) Die Produktverantwortung für DiPS.kommunal liegt bei der Entwicklergemeinschaft. Im Rahmen der Produktverantwortung obliegt der Entwicklergemeinschaft vor allem die Release Planung für alle Module der Lösung DiPS.kommunal, die Weiterentwicklung des Produktes (Patches, Updates, Upgrades), einschließlich der dazu notwendigen Vereinbarung en und Abstimmungen mit SER, sowie die Entscheidung über den Betrieb und die Betriebsstätten von DiPS.kommunal. (b) Zur Aufnahme, Erörterung und Wertung von Kundenwünschen in Bezug auf die Weiterentwicklung von DiPS.kommunal richtet die Entwicklergemeinschaft einen Nutzerkreis ein. Änderungsanforderungen aus dem Nutzerkreis werden als Request for Change (RFC) dokumentiert, priorisiert und ggf. in die Release Planung überführt. Die Entscheidung über die Umsetzung der Änderungsanforderungen obliegt der Entwicklergemeinschaft. (c) Darüber hinaus ist die Entwicklergemeinschaft Mitglied im bundesweiten HP/SER-Nutzerkreis zu DiPS. Auch dortige Entwicklungen und Anregungen können in die Releaseplanung DiPS.kommunal einfließen. Umgekehrt berichten die Vertreter der Entwicklergemeinschaft DiPS.kommunal im HP/SER - Nutzerkreis von den Planungen und Entwicklungen zum Produkt DiPS.kommunal. Somit kann dem Ziel Rechnung getragen werden, dass die Projekt-Entwicklungen DiPS und die Produkt -Entwicklungen DiPS.kommunal aufeinander abgestimmt werden. (e) Release Management und Produktverantwortung DiPS.kommunal im Rahmen der Entwicklergemeinschaft mit dem LWL 8. Nicht zum Betrieb von DiPS.kommunal gehören die im Fo lgenden genannten Leistungen: (a) Die fachliche Betreuung von PIT.plus und der verwendeten Verzeichnungssoftware vor Ort (First-Level-Support) (b) Die technische Betreuung der Arbeitsplätze vor Ort Version 1.0 (c) Die Herstellung und Administration der netztechnischen Voraussetzungen an den Standorten der Nutzer 9. Optionale, aufwandsbezogenen Leistungen: (a) Kundenindividuelle Einführungs- und Erweiterungsprojekte und archivarische Beratungs- und Betreuungsleistungen, die über die im Basis -Paket enthaltenen Unterstützungsleistungen hinausgehen (b) Anbindung von DMS- oder Fachverfahren (c) Anpassung der Exportschnittstelle in Richtung der Erschließungssoftware (d) Migrationsprojekte (Basis-Aufwand dafür im Preis enthalten) (e) Zusätzlicher Archiv-Speicher, zusätzliche Arbeitsplätze PIT.plus, AIP-Viewer (f) Anwender-Schulungen für Nicht-Key-User (2) Leistungsdetails Die Betriebs- und Speicherumgebung für das elektronische Langzeitarchiv wird mit der vom Kunden beschafften Hardwareausstattung und Softwareversionen betrieben. Das bereitgestellte System und die langzeitarchivierten Daten entsprechen den rechtlichen Gesichtspunkten über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivgutes. Weitere Leistungsdetails sind der Anlage 2 (Leistungsbeschreibung) zu entnehmen. (3) Pflege und Hotline Die Hard - und Softwarepflege ist Bestandteil der laufenden Server -Administration. Im Rahmen des (Second - und Third -Level)-Supports nimmt d ie Stadt Köln Störungsmeldungen entgegen, erf ragt evtl. notwendige Zusatzinformationen für die Störungsklassifizierung bzw. Störungsbeseitigung und koordiniert die Störungsbehebung. Die Störungsbehebung selbst erfolgt im Second -Level-Support durch die Stadt Köln, im Third-Level durch den Lieferanten bzw. den Hersteller der Hard- und Software. Kommunikationswege im Supportfall: Nach Vorqualifizierung vor Ort werden Störungen und Änderungswünsche über ein webbasiertes Ticket System (Applikation „User Helpdesk“ im cPort -Portal) an die Stadt Köln übergeben. So wird gewährleistet, dass eine unmittelbare Weiterverfolgung sowie ein Abgleich mit Systemüberwachungen und sonstigen betriebsinternen Informationen gewährleistet ist. Sollte das cPort -Portal nicht erreichbar sein, wenden Sie sich bitte an die Hotline beim IV-Kundenservice der Stadt Köln: Tel.: 0221 / 221-30303 E-Mail: 12-hotline@stadt-koeln.de Diese ist auch Anlaufstation zu den Rufbereitschaftszeiten gemäß § 6 der Öffentlich- rechtlichen Vereinbarung. Version 1.0 Eskalationsstufe: Sofern es seitens de r Stadt Köln zu keiner Reaktion gemäß Anlage 2 (Leistungsbeschreibung) kommt, kontaktiert der Mandant/Endkunde den Ticketmanager beim IV-Kundenservice der Stadt Köln als „Aufsicht“ über die Störungsbearbeitung: Tel.: 0221 / 221-26900 E-Mail: 12-ticketmanager@stadt-koeln.de (4) Nutzungsrechte an der eingesetzten Software Der Betrieb der Speicher - und Betriebsumgebung für das elektronische Langzeitarchiv erfolgt im Rahme n der Nutzungsrechte, die d ie Stadt Köln durch den Abschluss des Kaufvertrages mit den jewe iligen Lieferanten erworben hat. So weit Produkte für den Betrieb eingesetzt werden, die der Mandant/Endkunde zur Verfügung stellt, trägt dieser die Verantwortung dafür, dass er die zur Nutzung der Software im Rahmen des Rechenzentrumsbetriebes erforderlichen Rechte erworben hat. § 3 Leistungen des Kunden (1) Der Kunde hat folgende (technische) Voraussetzungen zu schaffen: 1. Bereitstellung eines Arbeitsplatzrechners für jeden Mitarbeiter, der PIT.plus (Windows) und die alle browserbasierten Anwendungen (plattformunabhängig) nutzen soll. 2. Bereitstellung eines auf Computerviren überwachten Servers oder Arbeitsplatzrechners für die als Dienst betriebene Software „Transferservice“ zur Dateneinlieferung. 3. Server-Komponenten des Transferservices müssen über ein Patchmanagement auf den aktuellen technischen Stand gehalten werden. 4. Bereitstellung eines Arbeitsplatzrechners für die browserbasierte Dateneinlieferung. 5. Auf dem Arbeitsplatzrechner ist der von der Stadt Köln zur Verfügung gestellte PIT.plus zu installieren. 6. Es sind alle Vorkehrungen zu treffen für eine performante und sichere Kommunikation über das Internet, soweit diese auf der Seite des Kunden durchgeführt werden können. 7. Die Authentifizierung des Mandanten an das serverseitige System erfolgt durch eine feste IP-Adresse, welche dauerhaft eingehalten werden muss. 8. Es sind Microsoft Server -Zugriffslizenzen – Client Access License (CAL) – vorhanden. (2) Mitwirkungspflichten des Kunden: 1. Test und Freigabe von durchgeführten Anpassungen / Änderungen innerhalb eines mit der Stad Köln abgestimmten Zeitrahmens. 2. Umgehende Meldung von Störungen und Problemen bezüglich der Dienstleistungsbereitstellung zentral an den vom K unden benannten Ansprechpartner. 3. Unterstützung der Stadt Köln bei eventuell erforderlichen Problembehebungen im Mandanten. 4. Terminplanung für zeitkritische und außerplanmäßige Aufgaben in Abstimmung mit der Stadt Köln Version 1.0 (3) Zu den wesentlichen Aufgaben des Ansprechpartners beim Mandanten/Endkunden gehören: 1. Übernahme der Gesamtverantwortung für den Service DiPS.kommunal auf Seiten Kunde, inklusive der aktiven Teilnahme am Veränderungsmanagement bei generellen Anpassungen/Änderungen (Updates, Patches). 2. Anforderungen aus dem laufenden Geschäft der Kunden v erantwortlichen Stelle bei der Stadt Köln zu übermitteln, die Umsetzung zu überwachen und die Änderungen für den Kunden freizugeben. 3. Durchführung des First-Level-Supports vor Ort 4. Verantwortlicher Ansprechpartner bzgl. der Abrechnung der Leistungen § 4 Anpassungen des Leistungsumfangs (1) Die P arteien sind sich darüber einig, dass einvernehmliche und schriftliche Änderungen sowie Anpassungen des Leistungsumfangs, insbesondere der Archiv - und Konversionsformate, Funktionsumfang und Schnittstellen der Anwendung sowie der Benutzerdokumentation jederzeit, ggfls. gegen gesonderte Verrechnung, möglich sind. Die Wirksamkeit dieser Vereinbarung im Übrigen bleibt hiervon unberührt. § 5 Ansprechpartner (2) Alle Parteien benennen jeweils einen hinreichend bevollmächtigten und sachkundigen Ansprechpartner nebst Vertreter für alle Fragen im Zusammenhang mit der Erfüllu ng dieser Vereinbarung. § 6 Verfügbarkeit (1) Verfügbarkeit Die Betriebs - und Speicherumgebung für den Service DiPS.kommunal ist so aufgebaut, dass sie eine hohe Verfügbarkeit der Anwendung und der gespeicherten Daten gewährleistet. Die Verfügbarkeit der Server wird durch verschiedene Maßnahmen sichergestellt: 1. Die Applikationsserver sind durch Systemvirtualisierung verfügbar gehalten 2. Die Oracle-Datenbank wird in einem Cluster über zwei Rechenzentrums-Standorte gesichert 3. Die Langzeitarchivierung (Centera) erfolgt geclustert über zwei Standorte 4. Alle Netz- und Leitungskomponenten innerhalb des Rechenzentrums sind redundant ausgelegt. Die Stadt Köln sichert innerhalb der Betriebszeite n eine durchschnittliche jährliche Verfügbarkeit der Server- und Speichersysteme von 98 % z u. Exakte Such-/Anzeige- /Dialogantwortzeiten werden nicht vereinbart. Version 1.0 Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit werden folgende Qualitätsparameter vereinbart: Servicezeiten: Definitionen Zeiten Betriebszeiten So. 00.00 - Sa. 24.00 h (7/24) Die Betriebsumgebung für die elektronische Langzeitarchivierung ist während dieser Zeit in Betrieb. Kernbetriebszeit Mo. - Do. 09.00 - 15.00 h Fr. 09.00 - 12.00 h ausgenommen gesetzliche und regionale Feiertage Im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit sind während der Kernarbeitszeit alle servicerelevanten Bereiche personell besetzt. Supportzeiten / Hotline Der Systembetrieb (Second-Level-Support) ist zu folgenden Zeiten unmittelbar erreichbar: Mo. - Do. 06.00 - 17.00 h Fr. 06.00 - 15.00 h ausgenommen gesetzliche Feiertage. Die Entgegennahme von Serviceanfragen ist sichergestellt. Rufbereitschaft Mo. - Do. 17.00 - 22.00 h Fr. 15.00 - 22.00 h Sa. 08.00 - 16.00 h ausgenommen gesetzliche Feiertage. Die Rufbereitschaft dient in erster Linie der Annahme von Störungsmeldungen. (2) Veränderung der Verfügbarkeit Es wird vereinbart, dass folgende Sachverhalte nicht zu einer Reduktion der Verfügbarkeit in dem oben definierten Sinne führen: 1. Vereinbarte Stillstands Zeiten, die durch den Mandanten/Endkunden und der Stadt Köln gemeinsam festgelegt wurden. In diesem Zusammenhang wird vereinbart, dass die Stadt Köln mindestens einmal jährlich nach vorheriger Ankündigung mit ausreichender Vorlaufzeit (mind. 14 Tage) für den Kunden an einem Wochenende (ab Samstag) die gesamte IT-Infrastruktur kontrolliert abschalten und neu starten kann. Ferner kann die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln nach Vorankündigung Tests an der Notstromversorgung und die RheinEnergie AG Arbeiten am Stromnetz durchführen. 2. Naturkatastrophen und/oder „höhere Gewalt“. 3. Fehlersituationen, die durch den Hersteller der Anwendung verursacht werden (z.B. fehlerhafte Updates, instabile Software) 4. Fehlersituationen bei anderen Mandanten/Endkunden, die bedingt durch die Struktur der Applikation Auswirkungen auf den Gesamtservice haben. Version 1.0 5. Fehlersituationen, die durch den Mandanten/Endkunden verursacht werden. 6. Fehlersituationen in angeschlossenen Transfer- oder Fremdnetzen der Kommunikationspartner, die nicht von der Stadt Köln zu vertreten sind. 7. Unterbrechungen zur Durchführung von System - und Wartungsarbeiten (siehe § 5 Absatz 3) (3) Durchführung von System- und Wartungsarbeiten Zur Durchführung der erforderlichen Wartungsarbeiten an den Applikationen bzw. den Server- und Infrastruktursystemen wird ein 1. monatliches Wartungsfenster am zweiten Mittwoch im Monat zwischen 15 Uhr* und 24 Uhr sowie 2. ein großes Wartungsfenster zweimal im Jahr nach frühzeitiger Abstimmung vereinbart. Im Falle von sicherheits - oder verfügbarkeitsrelevanten Ereignissen, die ein kurzfristiges Handeln erfordern und keinen Aufschub bis zum nächsten regulären Wartungsfenster erlauben, können die notwendigen Arbeiten mit einer kurzen Vorwarnzeit erfolgen (zum Beispiel das Einspielen von Fixes zur Behebung hoch - kritischer Sicherheitslücken). (4) Automatisierte Überwachung der IT-Infrastruktur Server und Datenbanken, sowie die Netz - und Sicherheitsinfrastruktur der Produktivsysteme werden permanent und proaktiv mit Hilfe einer Überwachungssoftware automatisiert überwacht. Dazu werden folgende Überwachungskonzepte eingesetzt: 1. Es erfolgt laufend eine Erreichbarkeitsprüfung auf die Systeme. 2. Im Rahmen der Grundüberwachung erfolgt eine tool- oder skriptgesteuerte Prüfung der Hardwareparameter oder Systemzustände (wie z. B. Temperatur von CPU, Board, Festplatte, Lüfter, Arbeitsspeicher; Auslastung von CPU, Memory sowie Festplatte etc.). 3. Es wird eine Auslastungsüberwachung von grundlegenden und anwendungskritischen Verzeichnissen durchgeführt. 4. Die Verfügbarkeit der Verbindungs-Dienste zu integrierten Applikationen wird überwacht Für die Überwachungen sind entsprechende Schwellwerte definiert. Bei Erreichen der Werte wird automatisiert ein Alarm ausgelöst, der entsprechend bearbeitet wird und somit die Möglichkeit bietet, proaktiv Vorkehrungen zu treffen, die eine Störung vermeiden. Version 1.0 (5) Support und Fehlerbehebung Für den Support und die Fehlerbehebung werden folgende Vereinbarungen getroffen: 1. Der Leistungserbringer wird sich im Fehlerfalle schnellstmöglich um eine Wiederherstellung der Verfügbarkeit bemühen. Es wird garantiert, dass während der Kernbetriebszeiten spätestens innerhalb von 30 Minuten mit der Bearbeitung einer festgestellten Störung begonnen wird. Ferner informieren sich der Kunde und die Stadt Köln bei der Störungsbearbeitung gegenseitig zeitnah über die eingeleiteten und notwendigen Aktivitäten. 2. Die Stadt Köln stellt dem Kunden Informationen über die Störung, die zum Ausfall führte, über die Länge der Ausfallzeit und über die Maßnahmen zur Wiederherstellung auf Anfrage zur Verfügung. 3. Die Kommunikation erfolgt grundsätzlich über das Ticketsystem de r Stadt Köln , das dem K unden zur Verfügung gestellt wird. Ein weiterer Kommunikationsweg ist die telefonische Hotline, die über die Rufnummer +49 221 221-30303 zu erreichen ist. 4. Nähere Regelungen finden sich in der Anlage zur dieser Vereinbarung. § 7 Rechte und Rollen (1) Aus den technischen Gegebenheiten des Service ergibt sich eine Aufteilung von Berechtigungen bzw. Aufgaben, die in der Anlage „Rechte und Rollen “ (Anlage 3) festgelegt sind. § 8 Entgelte und Zahlungsbedingungen (1) Bezugsgröße für die Abrechnung des Leistungserbringers ist jeweils ein DiPS - Mandant mit den dazugehörenden Leistungen und Modulen gemäß Leistungsbeschreibung. (2) Der jährliche Servicepreis für einen Mandanten beträgt 19.100,00 €. (3) Es wird pro Mandant der im Servicepreis beinhaltete und fest zugewiesene Speicher von 0,5 TB berechnet. Bei Mehrbedarf erfolgt eine Nachberechnung nach Preisliste gemäß Anlage 4. (4) Bei Mehrbedarfen (z.B. für zusätzlichen Archivspeicher oder für zusätzliche Nutzerlizenzen) oder Inanspruchnahme weiterer optionaler Leistungen gemäß Anlage 4 erfolgt eine Nachberechnung. (5) Preisanpassungen z.B. aufgrund organisationsbezogener Veränderungen oder grundsätzlich neuer SW-Funktionalitäten sind möglich. Eine Erhöhung ka nn erstmalig 12 Monate nach Beginn der Leistungserbringung aus dieser Vereinbarung, weitere Erhöhungen frühestens 12 Monate nach Wirksamwerden der vorherigen Erhöhung angekündigt werden. Eine Erhöhung wird drei Monate nach der Ankündigung wirksam. Die Erhö hung hat angemessen und marktüblich zu sein und darf maximal 3% der zum Zeitpunkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Vergütung betragen. Version 1.0 (6) Für zukünftige Weiterentwicklungen von Modulen, welche aktuell noch nicht in der DiPS.kommunal Verbundlösung enthalten sind, gilt die Vereinbarung, dass diese Module nach Fertigstellung in das Produkt integriert werden und mit dem Update auf die aktuelle Version nutzbar sind. Diese Leistung (nicht die Installation) wird im Rahmen der SW-Pflege (Wartung) geliefert. (7) Die Rechnungsstellung für den Servicepreis erfolgt quartalsweise im Voraus und ist innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung fällig. (8) Alle nach Aufwand zu erbringenden Leistungen müssen im Rahmen des jeweiligen Projektes individuell betrachtet und kalkuliert werden. Eine Abrechnung dieser Leistungen erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. § 9 Vereinbarungsdauer, Kündigung (1) Die Laufzeit dieser Öffentlich-rechtlichen Vereinbarung beginnt mit Unterzeichnung . Die Vereinbarung verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn sie nicht durch einen Kooperationspartner mit einer Frist von 9 Monaten zum Ende des Kalenderjahres gekündigt wird. Die Kündigung bedarf der Schriftform. (2) Im Falle einer Beendigung verpflichtet sich d ie Stadt Köln zur kooperativen Mitarbeit bei der Ausgliederung der Da ten- und Softwarebestände. Dem Kunden werden die vollständige Datenbankinstallation inkl. aller für die Installation den K unden relevanten Objekte des Systems auf Installations - und Mandantenebene sowie alle steuerungsrelevanten Systemtabellen auf Installations - und Mandantenebene in Form von geeigneten Migrations - oder Datenbank -Export-Files überlassen. Diese Leistungen erfordern eine vorherige schriftliche Beauftragung durch den K unden. Eine Migration in ein anderes Verfahren ist nicht vorgesehen, ebenso nicht die Übertragung von Rechten an Datenbank -, Terminal -Server-, Citrix - oder sonstigen Lizenzen. Die für die Ausgliederung anfallenden Kosten übernimmt der jeweils kündigende Kooperationspartner. Die in der Langzeitarchivierung liegenden Daten werden weiterhin vorgehalten und bis zum definierten Löschungsz eitpunkt in Rechnung gestellt. (3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. (4) Der K unde und die Stadt Köln können diese Öffentlich-Rechtliche V ereinbarung jederzeit ohne Einhaltung einer Frist (außerordentlich) kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des jeweils anderen Vereinbarungspartners gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder ein schwerwiegender Verstoß gegen andere Festlegungen dieser Öffentlich-Rechtlichen Vereinbarung vorliegt. § 10 Datenschutz und Datensicherheit (1) Die Bestimmungen sind der beigefügten Anlage zu entnehmen. Version 1.0 § 11 Weitere Pflichten (1) Bei Beendigung der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist der Leistungsabnehmer sowie der Mandant/Endkunde selbst dafür verantwortlich, dass die von ihm langzeitarchivierten Daten (einschließlich der Datenbankdaten) mittels geeigneter Migrations- oder Exporttools aus dem System ausgelesen und einer anderen Art der von ihm gewählten Speicherung oder Verarbeitung zugeführt werden. Im Rahmen der gegebenen technischen Möglichkeiten werden diese Arbeiten durch den Leistungserbringer ggf. unterstützt. § 12 Sonstige Bestimmungen (1) Diese Öffentlich-Rechtliche Vereinbarung einschließlich der aufgeführten Anlagen regelt sie Leistungen, Rechte und Pflichten zwischen den Parteien vollständig. Änderungen und Erweiterungen der Öffentlich -Rechtlichen Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. Es können weitergehende Vereinbarungen mit Detailregelungen als Anlage zu dieser Vereinbarung schriftlich abgeschlossen werden. Als Schriftform im Sinne dieser Vereinbarung gilt auch die Übermittlung per Fax. Die Übermittlung per E-Mail reicht jedoch nicht aus. (2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ganz oder teilweise ungültig sein oder haben die Partner einen zu regelnden Sachverhalt nicht oder nicht vollständig geregelt, gilt eine Bestimmung als vereinbart, die den vereinbarten Bestimmungen wirtschaftlich am nächsten kommt und/oder in beiderseitigem Interesse der Parteien bei Erkennen der Lücke vereinbart worden wäre. (3) Sollten im Rahmen dieser Vereinbarung Softwarelizenzen und Wartung bereitgestellt werden, gewährleistet die Stadt Köln, dass diese Lizenzen von ihm vergaberechtskonform beschafft wurden. Version 1.0 Die Anlagen sind Bestandteil dieser Öffentlich-Rechtlichen Vereinbarung: Anlage 1: Ansprechpartner Anlage 2: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO Anlage 3: Leistungsbeschreibung Anlage 4: Rechte und Rollen Anlage 5: Preisliste Köln, den Bergisch Gladbach, den Stadt Köln Bergisch Gladbach Die Oberbürgermeisterin Der Bürgermeister -
Beschlussvorlage Rat
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Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle I/12 Vorlagen-Nummer 1592/2018 Freigabedatum Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Zusammenarbeit im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung „Digital Preservation Solution“ (DiPS.kommunal) hier: Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Bergisch-Gladbach Beschlussorgan Rat Gremium Datum Beschluss: Der Rat der Stadt Köln stimmt dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Bergisch-Gladbach über die Nutzung der elektronischen Langzeitarchivierung „Digital Preservation Solution“ (DiPS.kommunal) zu. Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 11.06.2018 Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 18.06.2018 Finanzausschuss 02.07.2018 Rat 05.07.2018 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Ja, investiv Investitionsauszahlungen € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018 a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. 19.100 € c) bilanzielle Abschreibungen € Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018 a) Erträge 19.100 € b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten € Einsparungen: ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € Beginn, Dauer Begründung Ausgangslage DiPS.kommunal ist eine elektronische Langzeitarchivlösung für Kommunalarchive in NRW, betrieben durch die Stadt Köln und den Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL). Die Entwicklergemeinschaft, bestehend aus der LWL.IT Service Abteilung, dem LWL-Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln, betreibt DiPS.kommunal als Verbundlösung in ihren jeweiligen Rechenzentren und bietet umfassende Beratung und Support. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsi- cheren, redundant ausgelegten IT-Infrastruktur. DiPS.kommunal wird in der Regel als Service im Rahmen des DA NRW (Digitales Archiv NRW, eine Arbeitsgemeinschaft vom Land NRW und dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister - KDN) angeboten. Der KDN hat hierzu eine Rahmenleistungsvereinbarung mit der Stadt Köln geschlossen. Interessierte KDN Mitglieder können im Rahmen des Leistungsaustausches eine Leistungsvereinba- rung zum Bezug des Services mit dem KDN abschließen. Eine ebensolche Möglichkeit besteht über die ProVitako, der Einkaufsgenossenschaft der Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen IT- Dienstleister e.V. (Vitako) für interessierte Kommunen deutschlandweit. Ist eine interessierte Gemeinde kein Mitglied im KDN oder der ProVitako, kann in diesem Fall eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit der Stadt Köln geschlossen werden, um den Service DiPS.kommunal nutzen können. Als erste Kommune hat die Stadt Bergisch-Gladbach ihr Interesse an der Nutzung der Archivlösung geäußert. 3 Erforderliche Maßnahmen Die Grundlage für die Zusammenarbeit mit interessierten Gemeinden und Gemeindeverbänden bildet auf der Basis des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit eine Regelung in Form einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung (örV). Dabei ist es erforderlich, dass der Rat dem Abschluss einer entsprechenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zustimmt. (§§ 23 ff des Gesetzes über die kom- munale Gemeinschaftsarbeit (GkG NRW) vom 01. Oktober 1979 (SGV.NRW. 202 in der derzeit gülti- gen Fassung). Diese Vereinbarungen bedürfen gem. § 24 Abs. 2 GkG NRW der Genehmigung durch die Bezirksregierung. Vertragsschließende einer örV nach § 23 GkG NRW können nur Gemeinde und Gemeindeverbände sein. Die jeweils individuell abzuschließende öffentlich-rechtliche Vereinbarung beinhaltet die Nutzung des Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung, einschließlich des zentrales Betriebs und der Wei- terentwicklung von DiPS.kommunal durch die Stadt Köln. Die Stadt Bergisch-Gladbach hat die vor Ort notwendigen Hardware- und Softwareprodukte zu beschaffen sowie einen Wartungsvertrag dafür ab- zuschließen. Die Vereinbarung wird unbefristet abgeschlossen, kann aber unter Einhaltung einer Frist von neun Monaten zum Ende eines jeden Kalenderjahres gekündigt werden. Für die Nutzung der Archivlösung ist ein vertraglich geregeltes Entgelt der Stadt Bergisch Gladbach an die Stadt Köln in Höhe von 19.100 Euro pro Jahr zu entrichten. Darüber hinaus ggf. entstehende Kosten werden der Stadt Ber- gisch Gladbach in Rechnung gestellt. Somit ist eine 100 % Kostendeckung gewährleistet. Das mit dem Rechtsamt der Stadt Köln vorabgestimmte Muster der öffentlich-rechtlichen Vereinba- rung mit der Stadt Bergisch-Gladbach ist als Anlage beigefügt. Nach Beschlussfassung durch den Rat bedarf die örV nach §§ 24 Abs. 2, 29 Abs. 4 GkG NRW noch der Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde, der Bezirksregierung Köln. Anlage -
Anlage 1.1 zu Anlage Vorlage 1592-2018 Ansprechpartner
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1 Anlage 1 Ansprechpartner Ansprechpartner Stadt Bergisch Gladbach: Name: Anschrift: Telefon: Telefax: E-Mail: Vertreter: Name: Anschrift: Telefon: Telefax: E-Mail: Stadt Bergisch Gladbach, Gustav-Lübbe-Haus, Scheidtbachstraße 23, 51469 Bergisch Gladbach 02202/14-2208 02202/14-2216 archiv@stadt-gl.de Stadt Bergisch Gladbach, Gustav-Lübbe-Haus, Scheidtbachstraße 23, 51469 Bergisch Gladbach 02202/14-2318 02202/14-2429 Ansprechpartner für Abrechnungsfragen: Name: Anschrift: Telefon: Telefax: E-Mail: Vertreter: Name: Anschrift: Telefon: Telefax: E-Mail: Stadt Bergisch Gladbach, Gustav-Lübbe-Haus, Scheidtbachstraße 23, 51469 Bergisch Gladbach 02202/14-2318 02202/14-2429 Stadt Bergisch Gladbach, Gustav-Lübbe-Haus, Scheidtbachstraße 23, 51469 Bergisch Gladbach 02202/14-2208 02202/14-2216 archiv@stadt-gl.de Ansprechpartner Stadt Köln: Name: Anschrift: Telefon: Telefax: E-Mail: Enggasse 2, 50668 Köln 0221/221-23453 0221/221-22845 2 Vertreter: Name: Anschrift: Telefon: Telefax: E-Mail: Enggasse 2, 50668 Köln 0221/221-25260 0221/221-22845 Ansprechpartner für Abrechnungsfragen: Name: Anschrift: Telefon: Telefax: E-Mail: Vertretung: Name: Anschrift: Stadt Köln , Amt für Informationsverarbeitung, Enggasse 2, 50668 Köln 0221/221-27590 0221/221-22845 Stadt Köln , Amt für Informationsverarbeitung Enggasse 2, 50668 Köln Telefon: Telefax: E-Mail: 0221/221-27590 0221/221-22845
Beratungsverlauf
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11.06.2018
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation
TOP 7.1, Vorberatung (Fachausschuss). Ergebnis: ungeändert empfohlen -
18.06.2018
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales
TOP 10.2, Vorberatung (Fachausschuss). Ergebnis: ungeändert beschlossen
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