Zusammenarbeit im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung „Digital Preservation Solution“ (DiPS.kommunal)

1 
 
Anlage 5 
DiPS.kommunal Rechte und Rollen 
Folgende Rechte liegen ausschließlich beim Leistungserbringer 
- cPort: 
o Benutzergruppe anlegen, deaktivieren, löschen 
o Benutzer anlegen, deaktivieren, löschen 
o Benutzer Benutzergruppen zuweisen, entfernen 
o Benutzerkennwort zurücksetzen, Benutzer nach Fehlversuchen entsperren 
o Applikation webCube (Produktiv-, Kundentest-Umgebung) in cPort Benutzergruppen 
zuweisen bzw. entfernen 
- Transferservice Server: 
o Anlegen und Konfiguration der Mandantenordner 
o Lesender, schreibender und löschender Zugriff auf die Mandantenordner und deren 
Inhalte 
o Konfiguration der Benutzer- und Zugriffsrechte 
o Logfiles lesen 
- webCube: 
o Konfiguration der Benutzer- und Zugriffsrechte 
o Lesender und schreibender Zugriff auf alle Postkörbe 
o Lesender und schreibender Zugriff auf die Metadaten 
o Logfiles lesen 
- Archivspeicher: 
o Lesender, schreibender und löschender Zugriff auf den Archivspeicher 
Folgende Rechte liegen technisch bei beiden Partnern, werden aber 
im Tagesgeschäft vom Leistungsabnehmer wahrgenommen 
- Transferservice Client: 
o Lesender und schreibender Zugriff auf Inhalte die eigenen Mandantenordner 
o Lesender und schreibender Zugriff auf Inhalte im clientseitigen Mandantenordner 
durch den Transferservice Server. 
- webCube: 
o Lesender und schreibender Zugriff auf die Metadaten

2 
 
o Lesender und schreibender Zugriff je nach Rolle auf folgende Postkörbe 
j 
Ingest Manager: 
 Abschluss 
 Bearbeitung 
 Clearing 
Archivar: 
 Abschluss 
 Bearbeitung 
Der Leistungserbringer nimmt die o.g. Rechte nur im begründeten Ausnahmefall auf schrift-
lich legitimierte Aufforderung des Leistungsabnehmers (Servicecall, E-Mail) und im Rahmen 
der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wahr.

Seite 1 
 
 
 
DiPS.kommunal 
 
(Digital Preservation Solution) 
 
Leistungsbeschreibung 
 
21.11.2016

Seite 2 
Dokumentenstatus 
Erstellt am 06.03.2015 
Zuletzt geändert 21.11.2016 
Bearbeitungszustand Zwischen LWL und StK abgestimmt 
Fertig gestellt 21.11.2016 
Version/Stand Version: 1.1 
Änderungsverzeichnis 
Version Datum Name Änderung 
0.1 31.03.2015 Brockschnieder, 
Knoche, Preuss 
Initiale Version 
0.2 27.04.2015 Böckenholt, Jäger, 
Worm 
Überarbeitete Version 
0.3 11.05.2015, 
13.05.2015 
Brockschnieder, 
Preuss, Knoche 
Übernahme Änderungen LWL,  
weitere Anpassungen  
0.4 19.05.2015 – 
21.05.2015 
Knoche, 
Brockschnieder, 
Preuss 
Per StK und LWL Videokonferenz 
abgestimmte Änderungen, 
Formatlisten vereinheitlicht 
1.1 21.11.2016 Brockschnieder DiPS.kommunal Neuerungen 
ergänzt/aktualisiert 
Abnahmeverzeichnis 
Version Datum Teilnehmer bei 
Doku-Review 
Hinweise / Datum Doku-Review 
1.0 22.05.2015 Stumpf, Worm, 
Schaefer, Hahn, 
Schmidt-Czaia, 
Fischer, Engel, 
Schoos 
 
 23.07.2015  Anpassung zu Produktname 
„DiPS.kommunal“

Seite 3 
Inhaltverzeichnis 
1 Einleitung ................................ ................................ ................................ ................................ . 4 
1.1 Leistungsübersicht ...................................................................................................................... 5 
1.2 Datenschutzklassifizierung ......................................................................................................... 6 
2 DiPS.kommunal - Funktionen und Komponenten ................................ ................................ ...... 6 
2.1 Pre-Ingest / PIT.plus ................................................................................................................... 7 
2.1.1 Begriffsdefinitionen .................................................................................................................... 8 
2.1.2 Repräsentationen...................................................................................................................... 10 
2.1.3 Struktureller Aufbau des AIP ..................................................................................................... 10 
2.1.4 Lieferung ................................................................................................................................... 11 
2.1.5 Übergabe der Lieferung ............................................................................................................ 11 
2.2 Ingest ........................................................................................................................................ 11 
2.2.1 Integritätsprüfung ..................................................................................................................... 12 
2.2.2 Formaterkennung und -validierung .......................................................................................... 12 
2.2.3 Metadatenergänzung................................................................................................................ 13 
2.2.4 Bildung der AIPs und Export der Metadaten für Erschließungssoftware  ................................. 13 
2.3 Archivspeicher .......................................................................................................................... 13 
2.4 Preservation Management ....................................................................................................... 13 
2.5 Benutzung................................................................................................................................. 13 
3 Software ................................ ................................ ................................ ................................  14 
3.1 Betriebssysteme ....................................................................................................................... 14 
3.2 Java (JDK) .................................................................................................................................. 14 
3.3 Ingest-Komponente (technisch) ............................................................................................... 15 
3.4 DROID ....................................................................................................................................... 15 
3.5 Modul Fileextension ................................................................................................................. 16 
3.6 JHOVE ....................................................................................................................................... 16 
3.7 Pre-Ingest-Toolset (PIT.plus) .................................................................................................... 16 
3.8 DOXiS 4 ..................................................................................................................................... 17 
3.8.1 Webcube (Ingest) ...................................................................................................................... 17 
3.8.2 Content Service Bus (CSB) ......................................................................................................... 17 
3.8.3 Workflow-Service ...................................................................................................................... 18 
3.9 Rendition-Server....................................................................................................................... 18 
3.10 Erschließungssoftware / Archivverwaltungssoftware  (Optional ACTApro) ............................ 18 
3.11 Überwachung der eingesetzten Komponenten ....................................................................... 18 
4 Qualitätssicherung................................ ................................ ................................ .................. 19 
4.1 Archivspeicher .......................................................................................................................... 19 
4.2 Infrastruktur ............................................................................................................................. 19 
4.2.1 Kommunikation innerhalb des Services .................................................................................... 20 
4.2.2 Ausfallsicherheit der Infrastruktur ............................................................................................ 20 
4.2.3 Sicherungsstrategie der Server ................................................................................................. 20 
4.3 Betrieb der technischen Infrastruktur ...................................................................................... 20 
4.3.1 Rechenzentren .......................................................................................................................... 20 
4.3.2 Wartung der Hard- und Software ............................................................................................. 21 
4.3.3 Überwachung der Hardware ..................................................................................................... 21 
4.3.4 DiPS.kommunal Produktiv und Testumgebung ........................................................................ 21 
Anhang 1 .......................................................................................................................................... 22

Seite 4 
1 Einleitung 
Unter der Federführung des Ministeriums für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des 
Landes NRW (MFKJKS) wurde 2009 ein Projekt unter dem Namen „Digitales Archiv 
NRW“ initiiert, das eine träger -, sparten- und institutionsübergreifende kooperative Lösu ng 
für die dauerhafte Erhaltung und Bereitstellung des digitalen Kultur- und Archivgutes in NRW 
entwickeln soll. Die Lösung wird nach Fertigstellung von allen teilnehmenden Institutionen in 
NRW zur Sicherung ihrer digitalen Bestände genutzt werden können.  
 
 
 
Abbildung 1: Lösungsverbund des Digitalen Archivs NRW 
Seit März 2013 hat sich das Digitale Archiv NRW zu einem Lösungsverbund unterschiedlicher 
Anwendungen und Workflows zur langfristigen Erhaltung digitalen Kulturgutes im Land 
Nordrhein-Westfalen ent wickelt. Unter einem einheitlichen Dach wird zum einen die „DA-
NRW Software Suite “ (DNS)1 Kulturinstitutionen angeboten. Zum anderen ist vorgesehen, 
die in den vergangenen Jahren von staatlichen und kommunalen Archiven gemeinsam mit 
den Dienstleistern HP und SER entwickelte System „Digital Preservation Solution“  (DiPS) im 
Lösungsverbund DA NRW anzubieten.  
 
                                                                                                                                                                
1 Siehe DA NRW Basissystem – Leistungsbeschreibung,  
   DA NRW DNS-System Betrieb - Leistungsbeschreibung

Seite 5 
 
Abbildung 2: Gesamtstruktur des Digitalen Archivs NRW (Vgl. DA NRW – Organisationskonzept) 
DiPS ist zunächst als Spartenlösung konzipiert worden . Das System orientiert sich 
konsequent an den Anforderungen der Archive an die elektronische Langzeitarch ivierung. 
Bei der Entwicklung von DiPS wurden die rechtlichen Gesichtspunkte, welche im Gesetz über 
die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts  (ArchivG NRW 2, 3) geregelt sind,  
berücksichtigt. 
1.1 Leistungsübersicht 
DiPS.kommunal stellt ein e mandantenfähige OAIS -konforme Verbundlösung zur 
elektronischen  Langzeitarchivierung dar. Es ist in der Lage, strukturierte und unstrukturierte 
born-digitals zu übe rnehmen und langfristig zu erhalten. Es versetzt kommunale Archive in 
die Lage, ihre gesetzlichen Fachaufgaben zu erfüllen.  
Zu den Kernkomponenten gehören: 
 revisionssichere Speicherung 
 sichere Übertragungswege und Datenverarbeitung 
 Schulungs- und Beratungsangebot (inkl. Handbücher) 
 Programm zur Strukturierung von Dateiablagen (PIT.plus) 
 Übernahmemöglichkeit von externen Metadaten zu den Objekten 
 XDomea 2.2.0 Standard-Schnittstelle zur Übernahme von Unterlagen aus 
aktenbildenden Systemen 
 Integrationsmöglichkeit von Erschließungssoftwaren  
Optional und aufwandsbezogen sind Erweiterungen zur Anbindung weiterer DMS- und 
Fachverfahren zu implementieren, die sich über die vorhandenen Importschnittstellen noch 
nicht abbilden lassen. Da es hierbei ganz wese ntlich auf die Quellsysteme, ihre  
Konfigurierbarkeit und ihre Exportmöglichkeiten ankommt, sind z.T. individuelle Lösungen 
umzusetzen.  
                                                                                                                                                                
2 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_vbl_detail_text?anw_nr=6&vd_id=12067 
3 Siehe DA NRW Organisationskonzept – Landesbereich

Seite 6 
Die Prozesse in DiPS .kommunal orientieren sich an den aus dem analogen Bereich 
bekannten archivischen Arbeitsweisen. Da bei wird eine möglichst intuitive Handhabung 
angestrebt und Potentiale der elektronischen Arbeitsweise genutzt (z.B. durch die 
Nachnutzung von Metadaten der Registraturbildner für die archivische Erschließung).  
1.2 Datenschutzklassifizierung 
DiPS.kommunal ist freigegeben für Daten mit hohem Schutzbedarf. Hierdurch werden im 
Regelfall alle in der Kommunalverwaltung anfallenden Daten abgedeckt und können in das 
elektronische Langzeitarchiv übernommen werden. Die gesamte Architektur von 
DiPS.kommunal wurde strikt  daraufhin entwickelt und bereits in der Umsetzungsphase 
durch stetige Sicherheitsanalysen der einzelnen Module vom ents prechenden Fachbereich 
geprüft. 
2 DiPS.kommunal - Funktionen und Komponenten  
Das System DiPS.kommunal ist modular aufgebaut und besteht aus folgenden 
Komponenten4: 
 Pre-Ingest / PIT.plus 
 Ingest 
 Archivspeicher 
 Benutzungsmodul / Archivsoftware 
 Preservation Management 
Der modulare  Aufbau gewährleistet einen zukünftig flexiblen und herstellerunabhängigen 
Betrieb. Damit entspricht das System strikt den grundlegenden Standards der elektronischen 
Langzeitarchivierung  nach ISO-Standard 14721:20125 (OAIS-Modell6, 7).  
Eine Interoperabilität kann grundsätzlich über die Annahme von Daten aus weiteren 
Systemen hergestellt werden. Hierunter sind sowo hl Quellsysteme der Verwaltung als auch 
Nachlässe und Sammlungen zu subsummieren. 
                                                                                                                                                                
4 Siehe DA NRW Referenzarchitektur – Technische Referenzarchitektur 
5 http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57284 
6 http://de.wikipedia.org/wiki/OAIS  
Das Modell des Archivinformationssystems „Open Archival Information System“ bzw. „Offenes 
Archiv-Informations-System“ (OAIS) wurde von der NASA, gemeinsam mit der 
Raumfahrtorganisation ESA und Weltraumforschungszentren in Großbritannien, Kanada, 
Frankreich, Deutschland, Brasilien, Japan und Russland, entwickelt. 
7 Siehe DA NRW Projektleitfaden – Ziele

Seite 7 
 
 
Abbildung 3: OAIS-konformer Aufbau und Funktionsweise von DiPS.kommunal nach ISO-Standard 
14721:2012 
2.1 Pre-Ingest / PIT.plus 
Im Pre-Ingest-Prozess, welcher der Übernahme des digitalen Archivgutes in das 
elektronische Langzeitarchiv vorgeschaltet ist, werden mit Hilfe der Software PIT .plus (Pre-
Ingest-Toolset) die Übernahmepakete, sogenannte Submission Information Package s ( SIPs) 
gebildet. Die Bedienung der Software ist  einfach und  selbsterklärend. Der gesamte 
Funktionsumfang vom PIT .plus, sowie alle weiteren DiPS .kommunal Funktionalitäten, 
werden vor Betrieb innerhalb einer praktischen Anwenderschulung erläutert. 
Im Pre -Ingest-Prozess gilt die Grundannahme, dass eine Inhaltliche Einheit eine 
Verzeichnungseinheit im archivischen Sinne ist  und aus mehreren Repräsentationen 
bestehen kann  (s.u.). Ein Submission Information Package (SIP) wird im Laufe des Ingest -
Prozesses zu einem Archival Information Package (AIP ). Ein AIP kann grundsätzlich in 
mehreren Repräsentationen vorhanden sein. Die Beziehung zwischen Inhaltlicher Einheit (IE) 
bzw. Verzeichnungseinheit zu den AIPs bzw. Repräsentationen ist eine 1:n Beziehung. 
Zusätzlich werden neben dem eigentlichen SIP auc h Metadaten zur Übernahme generiert. 
Die Primärdaten bleiben dabei zur Wahrung der Integrität vollständig unverändert. Um 
sicherzustellen, dass die im Pre-Ingest-Prozess gebildeten Übernahmeeinheiten unverändert 
an den nächsten Prozess  (Ingest) übergeben werden , wird für die gesamte Akzession  zur 
Überprüfung ein Hashwert erzeugt.

Seite 8 
2.1.1 Begriffsdefinitionen 
Begriff Erläuterung 
IE (Inhaltliche Einheit) Logische, inhaltliche (semantische) 
Einheit 
Verzeichnungseinheit  Fachliche Beschreibung einer IE in der 
Erschließungssoftware 
Repräsentation Physische Manifestation / technische 
Ausprägung einer IE 
SIP (Submission Information Package) Im Pre-Ingest-Prozess oder bei der 
abgebenden Stelle erzeugtes 
Informationspaket, Vorprodukt für den 
Ingest 
AIP (Archival Information Package) Physisches Archivpaket, in Form eines 
unkomprimierten TAR-Containers, der 
alle Primär- und zum Verständnis 
notwendigen Metaddaten enthält; 
Ergebnis des Ingest-Prozesses 
DIP (Dissemination Information Package) Physisches Benutzungspaket, das im 
Zuge der Access-Prozesse erzeugt und 
ausgeliefert wird 
Object Physisches Unterelement eines SIP oder 
eines AIP (i.d.R. eine Datei) 
Item Stück: Logische, inhaltliche 
Beschreibungsebene für je ein Objekt 
Lieferung Eine archivische Akzession aus 1-n IE, 
die durch eine Transaktions-ID (i.d.R. 
eine GUID) identifizierbar ist 
 
Alle im Gesamtsystem verwendeten Objekte sind durch geeignete Identifier eindeutig 
gekennzeichnet. Die Identifier sind Teil der Metadaten und der Datenbankinhalte  von 
DiPS.kommunal.

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Abbildung 4: Relationen in DiPS.kommunal 
Daraus ergeben sich folgende logische und numerische Verhältnisse der verwendeten 
Objekte: 
Inhaltliche Einheit (IE) 
1 IE = 1 Verzeichnungseinheit in der Erschließungssoftware 
1 IE = 1 bis n Repräsentationen 
Repräsentation 
1 Repräsentation = 1 AIP 
AIP 
1 SIP wird zu 1 AIP 
1 AIP = 2 bis n Objects 
1 AIP wird zu 1 DIP 
Objects 
1 Object = 1 Item 
DiPS.kommunal ermöglicht die Langzeitarchivierung  bereits inhaltlich strukturierter Daten 
(z.B. elektronische Akten) , wie sie aus Dokumentenmanagement-Systemen oder 
vergleichbaren Fachverfahren der Verwaltung entstehen . Es werden dafür die  
Nachrichtentypen 503 und 506 des bundesweit verbreiteten XDomea  2.2.0 Standards 
unterstützt. Eine elektronische Akte (eAkte) entspricht hierbei in der Regel einer IE; 1 -n 
eAkten werden zu einer Lieferung (Akzession) formiert, die mit den entsprechenden 
Metadaten aus dem Quellsystem angereichert und dann in den Ingest eingeschleust wird.

Seite 10 
2.1.2 Repräsentationen 
Jedes von D iPS.kommunal erzeugte AIP enthält genau eine Repräsentation einer IE. Diese 
Repräsentation beinhaltet alle Primär - und Metadaten, die für den Erhalt und das 
langfristige Verständnis dieser IE benötigt werden. 
Jede Veränderung an Primär - oder M etadaten führt zur Erstellung einer neuen 
Repräsentation und somit auch zur Bildung eines neuen physischen Archivpakets. Dies führt 
dazu, dass in D iPS.kommunal mehrere AIPs zur gleichen inhaltlichen (semantischen) Einheit 
vorliegen. Die Differenzierung (= Repräsentationenverwaltung) erfolgt über die eindeutigen 
IDs der Inhaltlichen Einheit (IEID) sowie der Archivpakete (AIPID)  und innerhalb der AIP -XML 
der Nachfolge-Repräsentationen. 
Zusätzlich besteht bereit s im Pre -Ingest die Möglichkeit ergänzende Nutzun gs- 
repräsentationen in einem getrennten Speicherbereich abzulegen. Zum Beispiel zu 
hochauflösenden Video - oder Audio -Rohdaten können Repräsentationen in einem 
komprimierten Format (z.B. mp4/mp3) abgelegt werden. Diese Repräsentationen werden 
Nutzungsrepräsentationen genannt und werden ausschließlich für die Benutzung dem 
Anwender zur Verfügung gestellt.  
 
 
 
 
 
Abbildung 5: Für jede Repräsentation wird ein eigenes AIP angelegt 
2.1.3 Struktureller Aufbau des AIP 
Jedes von D iPS.kommunal erzeugte AIP besteht aus einem unkomprimierten TAR-Container 
als Hülle und 1 -n Items sowie einer XML -Datei, die einem offenliegenden, 
archivübergreifend genutzten XML-Schema folgt. 
Die Metadatendatei enthält einen kompletten PREMIS -Datensatz8, administrat ive und 
inhaltlich beschreibende Metadaten inkl. objektspezifischer Strukturmetadaten. 
                                                                                                                                                                
8 PREMIS steht für „PREservation Metadata: Implementation Strategies“ vgl. 
http://www.loc.gov/standarcls/premis; der sog. „Rights-Bereich“ wird nicht befüllt,  weil sich diese 
Informationen in der Erschließungssoftware befinden und sich z.B. durch Gesetzesänderungen 
verändern können. Diese Trennung sorgt für eine höhere Stabilität und geringeren Pflegeaufwand 
im elektronischen Langzeitarchiv.  
Repräsentation 
 AIP 
1:1

Seite 11 
Die im AIP enthaltenen Primärdateien werden im 
Ingest-Prozess einer Formaterkennung und einer 
Formatvalidierung unterzogen und für eine  
Archivierung zugelassen. 
Die Dat enintegrität wird systemseitig für den 
gesamten Pre -Ingest-Bereich geprüft und 
nachgewiesen. Die XML -Datei wird im Zuge des 
Ingests inhaltlich überprüft und technisch 
validiert. 
 
 
 
 
 
Abbildung 6: Schematische Darstellung eines 
AIPs in DiPS.kommunal innerhalb eines TAR-Containers 
2.1.4 Lieferung 
Die Archivierung von Daten erfolgt in D iPS.kommunal lieferungs- bzw. akzessionsweise. Eine 
Lieferung besteht aus 1-n Primärobjekten im Ingest und 2-n Archivpaketen bei Abschluss der 
Eingangsbearbeitung. Hierbei wir d ein Archivpaket mit den Prüfsummen der 
Gesamtlieferung innerhalb des Ingests angelegt. Der Umfang der Lieferung ist vom Archivar 
bei Anlage des Übernahmeprojekts zu bestimmen. Während der Übernahme kann der 
Umfang der Lieferung nur unter genau definierte n Bedingungen verändert werden. Alle 
Prozessschritte in D iPS.kommunal werden lieferungsweise durchlaufen, d.h., ein neuer 
Prozessschritt beginnt erst dann, wenn der vorherige Schritt für die gesamte Lieferung 
erfolgreich abgeschlossen werden konnte. 
2.1.5 Übergabe der Lieferung 
Nachdem im Pre -Ingest die Lieferung erstellt wurde, muss die durch den PIT .plus erzeugte 
ZIP-Datei vom lokalen Arbeitsplatzrechner zum serverseitig ausgeführten Ingest -Prozess 
übertragen werden. Jeder DiPS .kommunal Anwender erhält einen Online-Zugang zu dem 
System. Der Zugang erfolgt über eine sichere Zwei -Faktor-Authentifizierung (Token und 
Passwort). 
Nach dem Login hat der Nutzer die Möglichkeit die zuvor erstellte ZIP -Datei in den Ingest -
Prozess hochzuladen. Die weitere Verarbeitung erfolgt völlig automatisiert. 
2.2 Ingest 
Die Übernahme der Übergabepakete und der dazu gehörigen Metadaten  erfolgt im Ingest-
Prozess  automatisiert.

Seite 12 
Der Ingest besteht aus folgenden Schritten: 
 Integritätsprüfung 
 Formaterkennung 
 Formatvalidierung 
 Ggf. Konvertierung 
 Ggf. Formatvalidierung 
 Metadatenergänzung 
 Export der AIPs 
 Ggf. Rückmeldung an das Produktivsystem 
 Export Metadaten für Erschließungssoftware 
2.2.1 Integritätsprüfung 
Die übernommenen SIPs und die dazugehörigen  Metadaten werden auf Vollständigkeit und 
auf Unversehrtheit überprüft. Wird ein Fehler festgestellt, so wird eine entsprechende 
Meldung erzeugt und die Lieferung abgelehnt. Darüber hinaus erfolgt eine weitere  
Überprüfung, ob das SIP nicht bereits in der Vergangenheit abgeliefert worden ist. Dadurch 
wird verhindert, dass ein SIP doppelt verarbeitet und in das elektronische Langzeitarchiv 
abgelegt wird.  
2.2.2 Formaterkennung und -validierung 
Die Formaterkennung und Formatvalidierung werden eigenständig unter Ein bindung der 
freien Software  DROID (Pronom -Datenbank) und JHOVE vollzogen.  Die Ergebnisse aus den 
Anwendungen liefern anschließend die notwendigen Informationen, um im Ingest-Prozess 
die Daten entsprechend weiterzuverarbeiten. 
DiPS.kommunal unterscheidet im Ingest-Prozess zwischen Archiv- und Konversionsformaten.  
Archivformate sind Formate, die in das elektronische Langzeitarchiv übernommen werden. 
Die Definition dieser Formate erfolgt durch das Preservation Management. Die Definitionen 
werden stetig vom  Systemanbieter geprüft und den DiPS .kommunal Benutzern dynamisch 
zur Verfügung gestellt. 
Konversionsformate sind Formate, die in ein Archivformat konvertiert werden können. Dies 
geschieht bei DiPS.kommunal völlig automatisiert, aber dennoch hat der Archiv ar im Ingest-
Prozess die Option die Datenverarbeitung manuell zu steuern. Das ursprüngliche Format 
wird zum Erhalt der Daten als Repräsentation 0 ebenfalls in das elektronische Langzeitarchiv 
übernommen. 
Wird ein Format identifiziert, welches weder ein Arc hiv- noch ein Konversionsformat ist, so 
wird in dem Verarbeitungsprozess eine Meldung ausgegeben und keine Übernahme 
durchgeführt. Dadurch wird das elektronische Langzeitarchiv vor Formaten geschützt, die 
nicht im Vorfeld spezifiziert worden sind.  Soll das  Format dennoch in das Langzeitarchiv 
übernommen werden,  besteht die Möglichkeit, die Konfiguration entsprechend anzupassen. 
Aufgrund der heutigen Datenvielfalt kann es vorkommen, dass Dateien nicht einwandfrei

Seite 13 
validiert werden konnten . In diesem Fall  besteht in DiPS .kommunal die Möglichkeit, die 
Informationen in dem vorliegenden Format durch eine Kontrollinstanz zu Sichten und ggf. 
anschließend manuell zur weiteren Verarbeitung und Übernahme in das Langzeitarchiv 
freizugeben. 
Das hat den Vorteil, dass relevante Informationen aufgenommen werden können, wenn es 
erforderlich ist (d.h. die Informationen existieren nur in diesem Format und dem aktuellen 
Zustand). Alle Schritte werden entsprechend protokolliert und zur zukünftigen 
Nachvollziehbarkeit in den Metadaten des betreffenden AIP abgespeichert.  
2.2.3 Metadatenergänzung 
Die Metadaten können im Ingest-Prozess durch den Bearbeiter ergänzt oder ggf. angepasst 
werden. Es besteht die Möglichkeit über eine AIP -Vorlage die Informationen an  alle AIPs 
einer Lieferung zu vererben oder die benötigten Metadaten für jedes AIP einzeln zu 
vergeben. Dabei sind relevante Metadatenfelder als Pflichtfelder definiert worden. 
2.2.4 Bildung der AIPs und Export der Metadaten für Erschließungssoftware 
Nach der Fr eigabe der Lieferung durch den Bearbeiter werden die AIPs entsprechend der in 
Abbildung 6  dargestellten Struktur gebildet. Es wird eine XML -Datei mit allen 
erschließungsrelevanten Metadaten und den technischen Referenzierungen generiert, 
welche anschließen d in die entsprechend  im Einsatz befindliche  Erschließungssoftware zur 
Erstellung eines Findhilfsmittels importiert werden kann. Das Archiv kann in gewohnter 
Weise eine archivische Erschließung für das elektronische Archivgut anschließen sowie 
übergreifend über analoge und elektronische Bestände recherchieren. 
2.3  Archivspeicher 
Der Archivspeicher  dient der Langzeitarchivierung der durch DiPS .kommunal generierten  
AIPs. Der Archivspeicher wird redundant in zwei hoch modernen Rechenzentr en betrieben. 
Es erfolgt eine eigenständige Replikation der Daten, so dass auf beiden geographisch 
voneinander getrennten Speichersystemen zu jedem Zeitpunkt ein einheitlicher Zustand der 
abgelegten AIPs besteht. 
2.4 Preservation Management 
In den Metadaten, die zu jedem AIP erhoben und gespeichert werden, steht für die 
technischen Metadaten der PREMIS -Datensatz zur Verfügung. Darüber hinaus können 
innerhalb der Metadaten Angaben zu der jeweiligen Erhaltungsgruppe, zu der die 
Primärdaten des AIP gehören, gemacht werden. Diese Informationen sind innerhalb des 
Preservation Management die Grundlage der digitalen Bestandserhaltung.   
2.5 Benutzung 
Jede Software soll dazu genutzt werden, wozu sie erstellt worden ist. D iPS.kommunal trennt 
daher bewusst die Aufgabenbereiche des elektronischen Langzeitarchivs und der

Seite 14 
Erschließungssoftware. Das bedeutet, dass  Erschließungsinformationen nicht mit in die 
Metadaten des AIP s geschrieben werden. Der große Vorteil bei diesem Verfahren ist , dass 
bei einer Änderung oder Ergänzung der Erschließungsinformationen das AIP unverändert 
bestehen bleiben kann. Quellenkritisch bietet die Lösung dem Benutzer eine eindeutige 
Trennung von Registraturbildnerinformation (im AIP) und archivischen Informati onen (in der 
Erschließungssoftware). Die inhaltliche Suche nach Verzeichnungseinheiten geschieht in der 
Erschließungssoftware. Aus dieser Archivsoftware wird die entsprechende Inhaltliche Einheit 
aus dem Langzeitarchiv angefordert. Dieses  generiert „Benutz ungskopien“ sog.  DIPs, 
während die eigentlichen AIPs unangetastet bleiben . Die Anzeige des Archivguts aus dem  
elektronischen Langzeitarchiv (d em digitalen Magazin) erfolgt browsergestützt über den 
DOXiS4-webCube. Erschließungssoftware und Langzeitarchiv sind über eindeutige 
Identifikatoren (GUIDs)  miteinander ver knüpft, sodass der Aufruf der AIPs zu den 
Verzeichnungseinheiten über den Erschließungsdatensatz auch nach Migrationen oder 
anderen technischen Erhaltungsmaßnahmen im Langzeitarchiv noch funktioniert. 
Im Langzeitarchiv selbst ist nur eine rudimentäre inhaltliche Recherche über die Metadaten 
des Registraturbildners (Aktentitel, Aktenzeichen, Akzessionsnummer , Transaktions -ID etc.) 
möglich.  
3 Software 
Die nachfolgenden Unterpunkte beschreiben die Software, die im Rahmen von 
DiPS.kommunal eingesetzt wird. Dazu gehören die Betriebssysteme und die notwendige n 
Laufzeitumgebungen sowie weitere Module, die im Ingest-Prozess genutzt werden.  
Die Nutzung der einzelnen Komponenten ermöglicht die Aufnahme un d Verarbeitung von 
SIPs, welche nach erfolgreicher Bearbeitung als AIPs in das elektronische Langzeitarchiv 
gespeichert werden. 
3.1 Betriebssysteme 
Der Einsatz von D iPS.kommunal ist aufgrund der Modularität und der daraus resultierenden 
Herstellerunabhängigkeit bewusst  nicht von einem bestimmten Betriebssystem abhängig. 
Diese Flexibilität wurde bei DiPS.kommunal strikt auf Basis des OAIS-Modells eingehalten.  
Derzeitig sind die Betriebssysteme Windows Server 2012 R2 und Linux in aktuellen 
Versionen und Servicepacks in Betrieb. 
3.2 Java (JDK) 
Java ist eine  objektorientierte Programmiersprache und dient als Grundlage für die 
Ausführung der technischen Module in der elektronische Langzeitarchivkomponente Ingest 
(Siehe 3.3). Die Installation des Java Development Kit s (JDK) ist eine notwendige 
Systemvoraussetzung für das Ausführen der Komponenten.

Seite 15 
Das JDK ist für die gängigsten Betriebssysteme, wie z.B. Mac OS X, Linux, Windows, Solaris,  
sowohl in der 32 als auch in der 64 Bit Version erhältlich. Dies hat abermals den Vorteil, dass 
die technischen Komponenten  innerhalb DiPS.kommunal Lösung Plattformunabhängig 
betrieben werden können.  
3.3 Ingest-Komponente (technisch) 
Die technische Ingest -Komponente wird als Dienst auf dem Server ausgeführt  und 
überwacht, protokolliert und koordiniert bestimmte Prozessschritte, die notwendig sind, um 
gelieferte SIPs in AIPs zu wandeln. 
Sie  überwacht im Vorfeld festgelegte Ressourcen und initiiert weitere Schritte, sobald z.B. 
eine Lieferung durch den PIT .plus erstellt und im Eingangsordner abgelegt worden ist. 
Anschließend werden die in Kapitel 2.2 beschriebenen Schritte automatisiert gesteuert 
durchlaufen. 
Aufgrund des modularen Aufbaus be steht die Möglichkeit, neben den bereits verwendeten 
Anwendungen JHOVE und DROID, bei Bedarf weitere Module einzubinden. 
Innerhalb des  Verarbeitungsprozesses, der durch eine Lieferung angestoßen wird, erfolgt 
eine Kommunikation  mit de n weiteren DiPS.kommunal-Komponenten „Content Service 
Bus“ (CSB), dem Workflow-Service sowie dem Rendition -Server. Die Funktionsbeschreibung 
der genannten Komponenten erfolgt in den nachfolgenden Kapiteln. 
Die Verarbeitung wird durch die im Vorfeld fachlic h definierten Abläufe (Workflows) 
gesteuert. Dadurch wird gewährleistet, dass sämtliche Aktionen, entsprechend den 
festgelegten Vorgaben ausgeführt werden.  
3.4 DROID 
DROID (Digital Record Object IDentification)  ist eine Software, die von dem Nationalen 
Archiv Englands entwickelt worden ist  und  im Rahmen des technischen Ingest -Prozesses 
eingesetzt wird. Auf Basis einer Signatur 9, die regelmäßig durch das Digital Preservation 
Department des National Archive UKs aktualisiert und in dem PRONOM -Onlinedienst10 
bereitgestellt wird, ist die Software DROID in der Lage, eine Vielzahl von Formaten zu 
erkennen. Dies garantiert den DiPS .kommunal-Archiven, ohne dass manuell Einstellungen 
vorgenommen werden müssen, eine ständig aktuelle Formaterkennung. 
Dabei ist jedem Dateiformat eine bestimmte PUID zugeordnet, so dass das Format einer zu 
verarbeitenden Datei eindeutig identifiziert werden kann. Die Ergebnisse, die DROID im 
Rahmen der Formaterkennung ausgibt, dient der anschließenden Weiterverarbeitung.   
                                                                                                                                                                
9   http://www.nationalarchives.gov.uk/aboutapps/pronom/release-notes.xml 
10 http://www.nationalarchives.gov.uk/help/pronom/faq.htm

Seite 16 
3.5 Modul Fileextension 
Damit die Genauigkeit bei der Formaterkennung in DiPS.kommunal noch weiter erhöht wird,  
kommt  das Filextension -Modul im Bereich der Formaterkennung zum Einsatz. Fileextension 
nutzt als Information die Endung der jeweiligen zu verarbeitenden Datei. Dadurch kann das 
bereits im Vorfeld ermittelte Ergebnis durch DROID zum einen bekräftigt und zum anderen 
evtl. korrigiert werden, falls DROID verschieden Formate in einer Datei erkennen sollte. Dies  
kann bspw. eintreten, falls verschiedene Dateien ineinander verschachtelt sein sollten. 
3.6 JHOVE 
JHOVE (Java Harvard Object Validation Environment) ist ein Modul, welches zur 
Formatvalidierung eingesetzt wird. Es wurde entwickelt um Dateiinhalte anhand des vorab 
erkannten Dateiformates auf ihre Validität hin zu überprüfen.  
Das System liefert den Benutzern aussagekräftige  Meldungen, wenn bspw. eine Datei 
korrekt erkannt worden ist, aber ihr inhaltlicher Aufbau nicht dem spezifizierten Standard 
entspricht. Die betreffende Kontrollinstanz (DiPS.kommunal-Rolle „ Ingestmanager“) kann 
dann entscheiden, ob die betroffene Datei nach manueller Sichtung  in der Form  in das 
elektronische Langzeitarchiv aufgenommen oder abgelehnt werden soll. 
3.7 Pre-Ingest-Toolset (PIT.plus) 
Das Pre-Ingest-Toolset (PIT.plus) ist eine Anwendungssoftware, welche die Übernahme von 
strukturierten (z.B. elektronische Akte n) sowie unstrukturierten Daten (Dateien) in das 
Langzeitarchiv erlaubt.  
Der PIT.plus ist eine Client -Anwendung und dient der Erstellung von Lieferungen in das 
Langzeitarchiv. Er wird  lokal auf dem Arbeitsplatzrechner des Benutzers ausgeführt. 
Systemvoraussetzung hierfür ist lediglich ein  Windows-Betriebssystem inkl. einer .NET 
Laufzeitumgebung. 
Bei der Erstellung der Lieferung hat der Anwender im PIT .plus die Möglichkeit  zu der 
Erhaltungsrepräsentation (ERP) auch die entsprechende Nutzungsrepräsentation  (NRP) mit 
abzuliefern. Durch den PIT.plus wird automatisiert verifiziert, dass die 1:1 Zuordnung 
zwischen der ERP und der NRP  erhalten bleibt. 
Damit eine Lieferung abschließend mit dem PIT .plus erzeugt werden kann, müssen fest 
definierte Metadaten angegeben werden. Zu jeder erzeugten Lieferung wird vom System 
eine Prüfsumme generiert, die im weiteren Verarbeitungsprozess zur Vali dierung genutzt 
wird. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Dateien der Lieferung vollständig und unversehrt 
an den nachgelagerten Ingest übergeben werden. 
Das Pre-Ingest-Toolset ist ein Produkt der Firma SER, das im  Auftrag der Stadt Köln und des  
Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe durch Hewlett Packard (HP) entwickelt wurde.

Seite 17 
3.8 DOXiS 4 
DOXiS 4 ist ein Enterprise-Content-Managementsystem der Firma SER und beinhaltet 
folgende Komponenten. 
3.8.1 Webcube (Ingest) 
Der Webcube ist eine browserbasierte und -unabhängige Webanwendung und dient der 
finalen Bearbeitung der Lieferung im Ingest -Prozess vor der eigentlichen 
Langzeitarchivierung. Der Webcube wurde um den Funktionsumfang des DiPS .kommunal 
Ingest-Prozesses erweitert. Der Aufruf erfolgt zur Wahrung des Datenschutzes über eine 
verschlüsselte HTTPS -Verbindung. Im Webcube besteht die Möglichkeit  weitere AIP-
Metadaten einzugeben oder bereits vorhandene zu bearbeiten.  
Über die Webcube-Suchfunktion kö nnen die Anwender innerhalb der bereits arc hivierten 
Daten recherchieren. Der eigentliche Zugriff auf die AIPs im Langzeitarchiv erfolgt über eine 
Erschließungs- bzw. Archivverwaltungssoftware.  
Die Webcube-Rolle des Ingestmanagers verfügt neben den Rechten und Möglichkeiten des 
Archivars noch über  weitere Funktionalitäten. Er ist in der Lage auf Systemmeldungen, die 
im Rahmen der Überprüfung der Lieferung auf ihre Vollständigkeit, Unversehrtheit und 
Validität durchgeführt wurden, zu reagieren. Um die Flexibilität zu erhalten, besteht in DiPS 
die Möglichkeit, Daten zu archivieren, obwohl diese durch JHOVE als nicht valide klassifiziert 
worden sind.  
Dateien, die keinem definierten Archivformat entsprechen und ein Konversionsformat 
darstellen, werden durch den  in DiPS .kommunal eingebundenen Rendition-Server11 
selbstständig  in ein spezifiziertes archivfähiges Zielformat gewandelt. Bevor die AIPs in das 
elektronische Langzeitarchiv gespeichert werden, kann  der Benutzer  die gewandelten 
Dateien sich über den AIP -Viewer anzeigen lassen . Der AIP -Viewer ist  Bestandteil des 
Webcubes und erlaubt die komfortable Anzeige der erzeugten AIPs. 
Darüber hinaus werden aus dem Webcube heraus die  Metadaten  der bereits archivierten 
Daten für die jeweilig  verwendete Erschließungssoftware bzw. Archivverwaltungssoftware  
aufbereitet exportiert. 
3.8.2 Content Service Bus (CSB) 
Der CSB stellt eine zentrale Komponente der Infrastruktur des elektronischen Langzeitarchivs 
DiPS.kommunal dar. Der CSB wird als Dienst im Hintergrund betrieben. 
Der Dienst  bindet alle weiteren Module an, die im Rahmen des Ingests benötigt werden. 
Dazu gehören die Anbindung der Datenbank  (Oracle), des Webservers (Apache Tomcat), des 
Workflow-Services sowie des Archivspeichers. 
                                                                                                                                                                
11 Siehe Kapitel 3.9

Seite 18 
3.8.3 Workflow-Service 
Der Workflow-Service wird eingesetzt, um die im Vorfeld definierte n Abläufe automatisiert 
zu verarbeiten . Dies umfasst z.B. die Bearbeitungsschritte Formaterkennung und 
Formatvalidierung.  
Durch den Einsatz des Workflow -Services sind die  Abläufe der Prozesse  im Ingest  fest 
definiert und werden pro tokolliert. Dadurch wird sichergestellt, dass immer eine definierte 
Reihenfolge von Prozessen durchgeführt wird. Dies garantiert eine dauerhafte und 
gleichbleibende Qualität der Übernahme von Informationen in das elektronische 
Langzeitarchiv. 
3.9 Rendition-Server 
Der Rendition-Server stammt von der Firma SER und ist die Wandlungseinheit für festgelegte 
Formate und ist als separates Modul innerhalb der DiPS .kommunal-Infrastruktur 
eingebunden. Es werden im Ingest-Prozess proprietäre Dateiformate, wie z.B. .doc, .xls, .ppt 
u.v.m, in langzeittaugliche Formate umgewandelt. Bei der Wandlung  werden neue 
Repräsentationen erzeugt und in den PREMIS -Daten nachgehalten , wobei die 
Ursprungsrepräsentation erhalten bleibt.  
Durch Konfigurationen besteht in DiPS .kommunal die Möglichkeit  zu definieren, welche 
Formate langzeitarchivfähig sind und welche Dateiformate in ein Archivformat, z.B. PDF/A-
1b, konvertiert werden sollen.  
3.10 Erschließungssoftware / Archivverwaltungssoftware  
(Optional ACTApro) 
DiPS.kommunal ist ein offenes System  und somit unabhängig von der zu verwendenden 
Erschließungssoftware. Einzige Voraussetzung ist, dass die anzubindende Software XML -
Exporte verarbeiten und über deren Benutzeroberfläche  die IEs im Langzeitarchiv wieder 
aufrufen kann. Über die Erschließungssoftware werden i.d.R. die fachlichen Recherchen 
ausgeführt und  die Zugangsrechte (Schutz- und Sperrfristen) verwaltet. 
Projektbezogen kann mit DiPS .kommunal auch der Betrieb einer Erschließunssoftware 
angeboten werden. Zurzeit ist die Anbind ung der Erschließungssoftware ACTApro realisiert. 
Eine Anbindung weiterer Erschließungssoftwareprodukte ist in Planung.  
3.11 Überwachung der eingesetzten Komponenten 
In DiPS.kommunal werden alle eingesetzten Komponenten laufend überwacht. Im Falle einer 
Störung werden die zuständigen Mitarbeiter automatisiert benachrichtigt und könne n auf 
das eingetretene Ereignis schnell reagieren.

Seite 19 
4 Qualitätssicherung 
Die DiPS.kommunal-Qualitätssicherung sieht eine dreistufige  Infrastruktur vor. Es wird eine 
Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung eingesetzt.  
Als erstes werden Neuentwicklungen und Erweiterungen innerhalb der 
Entwicklungsumgebung implementiert oder bestehende Module erweitert. 
Im nächsten Schritt werden die Neuerungen innerhalb der Testumgebung  spezifischen 
Fachtests unterzogen. 
Sind die Testergebnisse erfolgreich verlaufen und die festlegten Kriterien  erfüllt worden, 
werden die Neuerungen, für alle DiPS .kommunal Benutzer verfügbar, in  die 
Produktivumgebung übertragen. 
Dieser Ablauf gewährleistet eine dauerhafte  Qualitätssicherung und eine sichere und stabile 
Nutzung von DiPS.kommunal. 
4.1 Archivspeicher 
Als Archivspeicher können verschiedene Systeme angebunden werden.  Es wird 
ausschließlich revision ssicherer Speicher eingesetzt, sodass eine langfr istige Aufbewahrung 
und eine hohe Verfügbarkeit  gewährleistet sind. Aus Sicherheitsgründen werden die 
Archivspeicher jeweils an geografisch getrennten Rechenzentren  betrieben. Die Replikation 
zwischen den Rechenzentren erfolgt völlig automatisiert.  
4.2 Infrastruktur 
Der Aufbau der Infrastruktur gestaltet sich nach der folgenden Abbildung. Dort sind alle 
elementaren Bestandteile ausgeführt, die das elektronische Langzeitarchiv D iPS.kommunal 
zur Verfügung stellt.

Seite 20 
 
 
Abbildung 7 - Infrastruktur DiPS.kommunal 
4.2.1 Kommunikation innerhalb des Services 
Aufgrund des hohen Schutzbedarfs der Archivalien  findet zur Abwehr von Datendiebstahl  
und Manipulation die Kommunikation in DiPS.kommunal zwischen den sicherheitsrelevanten 
Kanälen ausschließlich auf einer 2048 Bit zertifikatsbasierten  SSL Verschlüsselung statt.   
4.2.2 Ausfallsicherheit der Infrastruktur 
Alle bei DiPS .kommunal eingesetzten Ingest-Komponenten (Webcube, Datenbanken, CSB 
etc.) werden redundant betrieben. Dies ermöglicht eine hohe Verfügbarkeit ( z.B. auch im 
Falle von Wartungsarbeiten an Hard- oder Software).  
4.2.3 Sicherungsstrategie der Server 
Es erfolgt eine tägliche Datensicherung aller Server. 
4.3 Betrieb der technischen Infrastruktur 
Die in DiPS .kommunal eingesetzte Hardware wird in zwei geografisch getrennten und 
redundant betriebenen Rechenzentren betrieben. 
4.3.1 Rechenzentren 
Die genutzten hochmodernen Rechenzentren befinden sich an geographisch auseinander 
liegenden Standorten und werden vom Knotenbetreiber betrieben. Alle für den Betrieb der 
Rechentechnik erforderlichen technischen Anlagen der Gebäudeinfrastruktur werden 
ebenfalls redundant eingesetzt.

Seite 21 
Die Rechenzentren verfügen über sichere Strom-, Notstromversorgungen und 
Klimatisierungen. Im Rahmen der verwendeten Sicherheitstechnik ist  ein Einbruchsschutz 
(Einbruchswiderstandsklasse 4), Brandschutz sowie ein System für die Zutrittskontrolle aktiv. 
4.3.2 Wartung der Hard- und Software 
Die Wartung der Hard- und Software  erfolgt gemäß  den vereinbarten Verträgen. Die 
Wartung beinhaltet den Austausch von defekten Hardwarekomponenten,  die Behebung von 
Fehlern und die Aktualisierung der eingesetzten Software.  
4.3.3 Überwachung der Hardware 
Um frühestmöglich auf mögliche Hardwarefehler zu reagieren,  werden alle  eingesetzten 
Komponenten, gemäß den abgeschloss enen Verträgen , kontinuierlich durch den Betreiber 
überwacht. 
4.3.4 DiPS.kommunal Produktiv und Testumgebung 
Nach dem Login werden die Links zu den Anwendungen angezeigt.  
Grundsätzlich erhalten die DiPS.kommunal-Archive zwei  Bereiche. 
1. Produktivumgebung: 
Innerhalb der Produktivumgebung werden die zu archivierenden Daten nach Abschluss 
der Bearbeitung final auf die speziellen Archivspeicherlangzeitarchiviert. 
2. Testumgebung: 
Innerhalb der Testumgebung haben die DiPS .kommunal-Archive die Möglichkeit intern 
zu schulen, Dateiformate und Dateigrößen etc. zu prüfen . Die AIPs werden nach 
Abschluss der Bearbeitung auf einem einfachen und nicht für die Langzeitarchivierung 
geeigneten Speicher geschrieben.

Seite 22 
Anhang 1 
Archivformate: 
Name Archivformat Bemerkung 
Comma-Separated Values – CSV X   
Extensible Markup Language 1.0 – XML X   
Waveform Audio File Format X   
  
Broadcast WAVE X   
MP3 X   
JPEG File Interchange Format (JPG/JPEG) X   
  
DPX X Unkomprimiertes Filmformat 
(Ausbaustufe) 
Portable Document Format (Archival) - 
PDF/A 1b X   
SIARD X   
Plain Text File – TXT X   
Portable Document Format (Archival) - 
PDF/A 1.0 (a) X Weitere Ausbaustufe 
Portable Document Format (Archival) - 
PDF/A 2.0 (a, b, u) X

Seite 23 
Konversionsformate: 
Name Konversionsformat Bemerkung 
Portable Network Graphic 1.0 bis 1.2 – PNG X   
Portable Document Format 1.0 bis 1.7 – 
PDF X   
BMP - Bitmap graphics X   
GIF - 8-bit color bitmap graphics X   
PNG - Portable Network Graphics X   
TIF - Tagged Image File X Ausbaustufe: 
Verlustfreie Wandlung 
DOC - Word 97-2003 Dokument X   
DOCX - Word 2007-Dokument X   
MSG - Outlook - Message Format X   
PPS - PowerPoint Presentation file X   
PPT - PowerPoint 97-2003 Presentation X   
PPTX - Powerpoint 2007 Presentation X   
RTF - Rich Text Format X   
VSD - Drawing file (Visio) Version 
2000/2002/5.0 X   
XLS - Excel 97-2003 Dokument X   
XLS - Excel 2007 Dokument X   
HyperText Markup Language document 
(HTM/HTML) X   
XSL - Extended Style Sheet Language file X Auf Anfrage

Seite 24 
OpenOffice Calc X Auf Anfrage 
OpenOffice Draw X Auf Anfrage 
OpenOffice Impress X Auf Anfrage 
OpenOffice Writer X Auf Anfrage

Anlage 5 
Preisliste 
Servicepreis 
Leistung Preis 
Servicepreis pro DiPS.kommunal Mandant 19.100,00 EUR 
Optionale Leistungen 
Leistung Preis 
Archivspeicher je zusätzlichem Gigabyte über den im 
Servicepreis inkludierten 0,5 Terabyte Archivspeicher 
0,26 EUR / 1 GB / Monat 
Weiterer Token für externen Zugriff  
(2 Token bereits im Servicepreis enthalten) 
259,20 EUR / 1 Token / Jahr 
Stundensatz Projekt- und Beratungsleistungen: Beratung 93,30 EUR 
Stundensatz Projekt- und Beratungsleistungen: Entwicklung 68,60 EUR

1 
Anlage 1 Ansprechpartner 
Ansprechpartner Stadt Bergisch Gladbach: 
Name:  
Anschrift: 
Telefon: 
Telefax: 
E-Mail:
Vertreter: 
Name:  
Anschrift: 
Telefon: 
Telefax: 
E-Mail:
 
Stadt Bergisch Gladbach, Gustav-Lübbe-Haus, Scheidtbachstraße 23, 
51469 Bergisch Gladbach 
02202/14-2208 
02202/14-2216 
archiv@stadt-gl.de 
 
Stadt Bergisch Gladbach, Gustav-Lübbe-Haus, Scheidtbachstraße 23, 
51469 Bergisch Gladbach 
02202/14-2318 
02202/14-2429 
Ansprechpartner für Abrechnungsfragen: 
Name:  
Anschrift: 
Telefon: 
Telefax: 
E-Mail:
Vertreter: 
Name:  
Anschrift: 
Telefon: 
Telefax: 
E-Mail:
 
Stadt Bergisch Gladbach, Gustav-Lübbe-Haus, Scheidtbachstraße 23, 
51469 Bergisch Gladbach 
02202/14-2318 
02202/14-2429 
 
Stadt Bergisch Gladbach, Gustav-Lübbe-Haus, Scheidtbachstraße 23, 
51469 Bergisch Gladbach 
02202/14-2208 
02202/14-2216 
archiv@stadt-gl.de 
Ansprechpartner Stadt Köln: 
Name:  
Anschrift: 
Telefon: 
Telefax: 
E-Mail:
 
Enggasse 2, 50668 Köln 
0221/221-23453 
0221/221-22845

2 
Vertreter: 
Name:  
Anschrift: 
Telefon: 
Telefax: 
E-Mail:
 
Enggasse 2, 50668 Köln 
0221/221-25260 
0221/221-22845 
 
Ansprechpartner für Abrechnungsfragen: 
Name:  
Anschrift: 
Telefon: 
Telefax: 
E-Mail:
Vertretung: 
Name:  
Anschrift: 
 
Stadt Köln , Amt für Informationsverarbeitung, 
Enggasse 2, 50668 Köln 
0221/221-27590 
0221/221-22845 
 
 
Stadt Köln , Amt für Informationsverarbeitung 
Enggasse 2, 50668 Köln 
Telefon: 
Telefax: 
E-Mail:
0221/221-27590 
0221/221-22845

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/12 
 
Vorlagen-Nummer 
 1592/2018 
Freigabedatum 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Zusammenarbeit im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung „Digital Preservation 
Solution“ (DiPS.kommunal) 
hier: Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Bergisch-Gladbach 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
 
Der Rat der Stadt Köln stimmt dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt 
Bergisch-Gladbach über die Nutzung der elektronischen Langzeitarchivierung „Digital Preservation 
Solution“ (DiPS.kommunal) zu. 
 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 11.06.2018 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 18.06.2018 
Finanzausschuss 02.07.2018 
Rat 05.07.2018

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme   € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018      
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.     19.100  € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018 
a) Erträge    19.100 € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Begründung 
 
Ausgangslage  
 
DiPS.kommunal ist eine elektronische Langzeitarchivlösung für Kommunalarchive in NRW, betrieben 
durch die Stadt Köln und den Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL). 
Die Entwicklergemeinschaft, bestehend aus der LWL.IT Service Abteilung, dem LWL-Archivamt für 
Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der 
Stadt Köln, betreibt DiPS.kommunal als Verbundlösung in ihren jeweiligen Rechenzentren und bietet 
umfassende Beratung und Support. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsi-
cheren, redundant ausgelegten IT-Infrastruktur. 
DiPS.kommunal wird in der Regel als Service im Rahmen des DA NRW (Digitales Archiv NRW, eine 
Arbeitsgemeinschaft vom Land NRW und dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister - KDN) 
angeboten. Der KDN hat hierzu eine Rahmenleistungsvereinbarung mit der Stadt Köln geschlossen. 
Interessierte KDN Mitglieder können im Rahmen des Leistungsaustausches eine Leistungsvereinba-
rung zum Bezug des Services mit dem KDN abschließen. Eine ebensolche Möglichkeit besteht über 
die ProVitako, der Einkaufsgenossenschaft der Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-
Dienstleister e.V. (Vitako) für interessierte Kommunen deutschlandweit. 
 
Ist eine interessierte Gemeinde kein Mitglied im KDN oder der ProVitako, kann in diesem Fall eine 
öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit der Stadt Köln geschlossen werden, um den Service 
DiPS.kommunal nutzen können. 
Als erste Kommune hat die Stadt Bergisch-Gladbach ihr Interesse an der Nutzung der Archivlösung 
geäußert.

3 
Erforderliche Maßnahmen  
 
Die Grundlage für die Zusammenarbeit mit interessierten Gemeinden und Gemeindeverbänden bildet 
auf der Basis des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit eine Regelung in Form einer 
öffentlich-rechtlichen Vereinbarung (örV). Dabei ist es erforderlich, dass der Rat dem Abschluss einer 
entsprechenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zustimmt. (§§ 23 ff des Gesetzes über die kom-
munale Gemeinschaftsarbeit (GkG NRW) vom 01. Oktober 1979 (SGV.NRW. 202 in der derzeit gülti-
gen Fassung). Diese Vereinbarungen bedürfen gem. § 24 Abs. 2 GkG NRW der Genehmigung durch 
die Bezirksregierung. Vertragsschließende einer örV nach § 23 GkG NRW können nur Gemeinde und 
Gemeindeverbände sein. 
 
Die jeweils individuell abzuschließende öffentlich-rechtliche Vereinbarung beinhaltet die Nutzung des 
Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung, einschließlich des zentrales Betriebs und der Wei-
terentwicklung von DiPS.kommunal durch die Stadt Köln. Die Stadt Bergisch-Gladbach hat die vor Ort 
notwendigen Hardware- und Softwareprodukte zu beschaffen sowie einen Wartungsvertrag dafür ab-
zuschließen. 
Die Vereinbarung wird unbefristet abgeschlossen, kann aber unter Einhaltung einer Frist von neun 
Monaten zum Ende eines jeden Kalenderjahres gekündigt werden. Für die Nutzung der Archivlösung 
ist ein vertraglich geregeltes Entgelt der Stadt Bergisch Gladbach an die Stadt Köln in Höhe von 
19.100 Euro pro Jahr zu entrichten. Darüber hinaus ggf. entstehende Kosten werden der Stadt Ber-
gisch Gladbach in Rechnung gestellt. Somit ist eine 100 % Kostendeckung gewährleistet. 
 
Das mit dem Rechtsamt der Stadt Köln vorabgestimmte Muster der öffentlich-rechtlichen Vereinba-
rung mit der Stadt Bergisch-Gladbach ist als Anlage beigefügt.  
Nach Beschlussfassung durch den Rat bedarf die örV nach §§ 24 Abs. 2, 29 Abs. 4 GkG NRW noch 
der Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde, der Bezirksregierung Köln. 
Anlage

Version 1.0 
 
 
 
 
 
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung 
über die Zusammenarbeit 
im Bereich 
der elektronischen Langzeitarchivierung 
„Digital Preservation Solution“ (DiPS.kommunal) 
 
 
 
Zwischen 
 
 
 
der Stadt Köln, 
Amt für Informationsverarbeitung, vertreten durch 
die Oberbürgermeisterin 
Rathaus, 50667 Köln 
 
 
und 
 
 
Stadt Bergisch Gladbach 
FB 1 – Allgemeine Verwaltung, Verwaltungssteuerung 
vertreten durch den Bürgermeister 
Gustav-Lübbe-Haus 
Scheidtbachstrasse 23 
51469 Bergisch Gladbach 
 
 
wird gemäß §§ 23 ff des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (nachstehend 
GkG) vom 01. Oktober 1979 (SGV.NRW. 202) in der derzeit gültigen Fassung, folgende 
öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die elektronische Langzeitarchivierung „Digital 
Preservation Solution“ (DiPS.kommunal) geschlossen.

Version 1.0 
 
Präambel 
 
DiPS.kommunal ist eine elektronische Langzeitarchivlösung für Kommunalarchive in NRW, 
betrieben durch die Stadt Köln und den Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL). 
Die Entwicklergemeinschaft, bestehend aus der LWL.IT Service Abteilung, dem LWL -
Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem 
Historischen Archiv der Stadt Köln, betreibt DiPS.kommunal als Verbu ndlösung in ihren 
jeweiligen Rechenzentren und bietet umfassende Beratung und Support. Die 
revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsicheren, redundant ausgelegten 
IT-Infrastruktur. 
Die Stadt Köln und die Stadt Bergisch Gladbach  schließen zur Weiterentwicklung der 
Archivlösung diese öffentlich – rechtliche Vereinbarung.

Version 1.0 
 
§ 1 Gegenstand der Vereinbarung 
(1) Diese Vereinbarung dient der Nutzung des Systems zur elektronischen 
Langzeitarchivierung ( DIPS.kommunal) durch die Stadt Bergisch Gladbach  und der 
Sicherstellung des Betriebes und der Weiterentwicklung von DiPS.kommunal durch die 
Stadt Köln. Für den Betrieb hat die Stadt Bergisch Gladbach die notwendigen Hardware- 
und Softwareprodukte beschafft sowie einen Wartungsvertrag für die Hardware  und 
Software abgeschlossen.  Die Stadt Bergisch Gladbach wird nachstehend auch als 
„Kunde“ bezeichnet. 
 
(2) Der Betrieb von DiPS.kommunal und die Weiterentwicklung im Rahmen der 
„Entwicklergemeinschaft DIPS.kommunal“ mit dem Landschaftsverband Westfalen -Lippe 
(LWL) erfolgen durch Mitarbeiter/innen der Stadt Köln. 
 
§ 2 Leistungen im Rahmen des Betriebes von DiPS.kommunal 
(1) Betrieb von DiPS.kommunal: 
 
Die Stadt Köln ermöglicht der Stadt Bergisch Gladbach  die Nutzung des an der 
Betriebsstätte Köln betriebenen Systems zur elekt ronischen Langzeitarchivierung und 
erbringt folgende Leistungen: 
1. Erwerb und Bereitstellung aller zur Betriebs - und Speicherumgebung für den 
Service DiPS.kommunal gehörenden Kompone nten einschließlich des Abschlusses 
eines Wartungsvertrages bzgl. der für den Betrieb benötigten Hardware - und 
Softwareprodukte. 
2. Betrieb der Speicher- und Betriebsumgebung für den Service DiPS.kommunal 
in den redundant betriebenen Rechenzentren der Stad t Köln. Dies beinhaltet unter 
anderem den Anschluss an die Stromversorgung mit USV und die Gewährleistung 
der für einen sicheren Betrieb notwendigen klimatischen Voraussetzungen. 
3. Installation und laufende Administration von Serverhardware und 
Betriebssystemen 
4. Einbindung der Systeme in die Überwachung und Datensicherung 
5. Bereitstellung, Support und laufende Administration der Hard - und Software 
des Services DiPS.kommunal. 
Hierzu gehören unter anderem folgende Leistungen: 
(a) Aufbau des Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung von strukturierten 
und unstrukturierten Daten 
(b) Bereitstellung und kontinuierliche Pflege der Pre-Ingest-Software „PIT.plus“ 
(c) Bereitstellung und kontinuierliche Pflege der Software zur Datenübertragung 
„Transferservice“ 
(d) Bereitstellung und kontinuierliche Pflege der Software zur Datenübertragung  
„Transferservice“ 
(e) Systemüberwachung 
(f) Update- und Fehlermanagement

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(g) Datensicherung 
(h) Systemseitige Planung und Durchführung von Releasewechseln 
(j) Durchführung der regelmäßigen Sicherungen gem äß der  
Leistungsbeschreibung (Anlage 2) 
(k) Administration und Konfiguration (Rechte, Rollen, Token) der externen 
Systemzugänge über cPort für die Nutzer des Leistungsnehmers 
(l) Bereitstellung einer Produktiv- und Testumgebung 
(m) DiPS.kommunal Key-User Schulungen 
(n) Preservation Management 
 
6. Störungsbehebung und Veranlassung von Wartungs - und Pflegeleistungen 
durch die Lieferanten der Hard - und Software auf der Basis der abgeschlossenen 
Hard- und Softwareverträge (siehe Leistungsbeschreibung Anlage 2) 
7. Release Man agement, Produktverantwortung und Weiterentwicklung von 
DiPS.kommunal im Rahmen der Entwicklergemeinschaft mit dem LWL 
(a) Die Produktverantwortung für DiPS.kommunal liegt bei der 
Entwicklergemeinschaft. Im Rahmen der Produktverantwortung obliegt der 
Entwicklergemeinschaft vor allem die Release Planung  für alle Module der 
Lösung DiPS.kommunal, die Weiterentwicklung des Produktes (Patches, 
Updates, Upgrades), einschließlich der dazu notwendigen Vereinbarung en und 
Abstimmungen mit SER, sowie die Entscheidung über den Betrieb und die 
Betriebsstätten von DiPS.kommunal. 
(b) Zur Aufnahme, Erörterung und Wertung von Kundenwünschen in Bezug auf 
die Weiterentwicklung von DiPS.kommunal richtet die Entwicklergemeinschaft 
einen Nutzerkreis ein. Änderungsanforderungen aus dem Nutzerkreis werden als 
Request for Change (RFC) dokumentiert, priorisiert und ggf. in die Release 
Planung überführt. Die Entscheidung über die Umsetzung der 
Änderungsanforderungen obliegt der Entwicklergemeinschaft. 
(c) Darüber hinaus ist die Entwicklergemeinschaft Mitglied  im bundesweiten 
HP/SER-Nutzerkreis zu DiPS. Auch dortige Entwicklungen und Anregungen 
können in die Releaseplanung DiPS.kommunal einfließen. Umgekehrt berichten 
die Vertreter der Entwicklergemeinschaft DiPS.kommunal im HP/SER -
Nutzerkreis von den Planungen und Entwicklungen zum Produkt 
DiPS.kommunal. Somit kann dem Ziel Rechnung getragen werden, dass die 
Projekt-Entwicklungen DiPS und die Produkt -Entwicklungen DiPS.kommunal 
aufeinander abgestimmt werden. 
(e) Release Management  und Produktverantwortung DiPS.kommunal im 
Rahmen der Entwicklergemeinschaft mit dem LWL 
 
8. Nicht zum Betrieb von DiPS.kommunal gehören die im Fo lgenden genannten 
Leistungen: 
(a) Die fachliche Betreuung von PIT.plus und der verwendeten 
Verzeichnungssoftware vor Ort (First-Level-Support) 
(b) Die technische Betreuung der Arbeitsplätze vor Ort

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(c) Die Herstellung und Administration der netztechnischen  Voraussetzungen an 
den Standorten der Nutzer 
9. Optionale, aufwandsbezogenen Leistungen: 
(a) Kundenindividuelle Einführungs- und Erweiterungsprojekte und archivarische 
Beratungs- und Betreuungsleistungen, die über die im Basis -Paket enthaltenen 
Unterstützungsleistungen  hinausgehen 
(b) Anbindung von DMS- oder Fachverfahren 
(c) Anpassung der Exportschnittstelle in Richtung der Erschließungssoftware 
(d) Migrationsprojekte (Basis-Aufwand dafür im Preis enthalten) 
(e) Zusätzlicher Archiv-Speicher, zusätzliche Arbeitsplätze PIT.plus, AIP-Viewer 
(f) Anwender-Schulungen für Nicht-Key-User 
 
(2) Leistungsdetails 
Die Betriebs- und Speicherumgebung für das elektronische Langzeitarchiv wird mit der 
vom Kunden beschafften Hardwareausstattung und Softwareversionen betrieben. Das 
bereitgestellte System und die langzeitarchivierten Daten entsprechen den rechtlichen 
Gesichtspunkten über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivgutes. Weitere 
Leistungsdetails sind der Anlage 2 (Leistungsbeschreibung) zu entnehmen. 
(3) Pflege und Hotline 
Die Hard - und Softwarepflege ist Bestandteil der laufenden Server -Administration. Im 
Rahmen des (Second - und Third -Level)-Supports nimmt d ie Stadt Köln  
Störungsmeldungen entgegen, erf ragt evtl. notwendige Zusatzinformationen für die 
Störungsklassifizierung bzw. Störungsbeseitigung und koordiniert die 
Störungsbehebung. Die Störungsbehebung selbst erfolgt im Second -Level-Support 
durch die Stadt Köln, im Third-Level durch den Lieferanten bzw. den Hersteller der Hard- 
und Software. 
Kommunikationswege im Supportfall: 
Nach Vorqualifizierung vor Ort werden Störungen und Änderungswünsche über ein 
webbasiertes Ticket System (Applikation „User Helpdesk“ im cPort -Portal) an die Stadt 
Köln übergeben. 
So wird gewährleistet, dass eine unmittelbare Weiterverfolgung sowie ein Abgleich mit 
Systemüberwachungen und sonstigen betriebsinternen Informationen gewährleistet ist. 
Sollte das cPort -Portal nicht erreichbar sein, wenden Sie sich bitte an die Hotline  beim 
IV-Kundenservice der Stadt Köln: 
Tel.: 0221 / 221-30303 
E-Mail: 12-hotline@stadt-koeln.de 
Diese ist auch Anlaufstation zu den Rufbereitschaftszeiten gemäß § 6 der Öffentlich-
rechtlichen Vereinbarung.

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Eskalationsstufe: 
Sofern es seitens de r Stadt Köln  zu keiner Reaktion gemäß Anlage 2 
(Leistungsbeschreibung) kommt, kontaktiert der Mandant/Endkunde den Ticketmanager 
beim IV-Kundenservice der Stadt Köln als „Aufsicht“ über die Störungsbearbeitung: 
Tel.: 0221 / 221-26900 
E-Mail: 12-ticketmanager@stadt-koeln.de 
(4) Nutzungsrechte an der eingesetzten Software 
Der Betrieb der Speicher - und Betriebsumgebung für das elektronische Langzeitarchiv 
erfolgt im Rahme n der Nutzungsrechte, die d ie Stadt Köln durch den Abschluss des 
Kaufvertrages mit den jewe iligen Lieferanten erworben hat. So weit Produkte für den 
Betrieb eingesetzt werden, die  der Mandant/Endkunde zur Verfügung stellt, trägt dieser 
die Verantwortung dafür, dass er die zur Nutzung der Software im Rahmen des 
Rechenzentrumsbetriebes erforderlichen Rechte erworben hat. 
 
§ 3 Leistungen des Kunden 
(1) Der Kunde hat folgende (technische) Voraussetzungen zu schaffen: 
 
1.  Bereitstellung eines Arbeitsplatzrechners  für jeden Mitarbeiter, der PIT.plus 
(Windows) und die alle browserbasierten Anwendungen (plattformunabhängig) 
nutzen soll. 
2.  Bereitstellung eines auf Computerviren überwachten Servers oder 
Arbeitsplatzrechners für die als Dienst betriebene Software „Transferservice“ zur 
Dateneinlieferung. 
3. Server-Komponenten des Transferservices müssen über ein 
Patchmanagement auf den aktuellen technischen Stand gehalten werden. 
4. Bereitstellung eines Arbeitsplatzrechners für die browserbasierte 
Dateneinlieferung. 
5. Auf dem Arbeitsplatzrechner ist der von der Stadt Köln zur Verfügung gestellte 
PIT.plus zu installieren. 
6. Es sind alle Vorkehrungen zu treffen für eine performante und sichere 
Kommunikation über das Internet, soweit diese auf der Seite des Kunden 
durchgeführt werden können. 
7. Die Authentifizierung des Mandanten an das serverseitige System erfolgt 
durch eine feste IP-Adresse, welche dauerhaft eingehalten werden muss. 
8. Es sind Microsoft Server -Zugriffslizenzen – Client Access License (CAL) – 
vorhanden. 
 
(2) Mitwirkungspflichten des Kunden: 
 
1. Test und Freigabe von durchgeführten Anpassungen / Änderungen innerhalb 
eines mit der Stad Köln abgestimmten Zeitrahmens. 
2. Umgehende Meldung von Störungen und Problemen bezüglich der 
Dienstleistungsbereitstellung zentral an den vom K unden benannten 
Ansprechpartner. 
3. Unterstützung der Stadt Köln bei eventuell erforderlichen Problembehebungen 
im Mandanten. 
4. Terminplanung für  zeitkritische und außerplanmäßige Aufgaben in 
Abstimmung mit der Stadt Köln

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(3) Zu den wesentlichen Aufgaben des Ansprechpartners beim Mandanten/Endkunden 
gehören: 
1. Übernahme der Gesamtverantwortung für den Service DiPS.kommunal auf 
Seiten Kunde, inklusive der aktiven Teilnahme am Veränderungsmanagement 
bei generellen Anpassungen/Änderungen (Updates, Patches). 
2. Anforderungen aus dem laufenden Geschäft der Kunden v erantwortlichen 
Stelle bei der Stadt Köln zu übermitteln, die Umsetzung zu überwachen und die 
Änderungen für den Kunden freizugeben. 
3. Durchführung des First-Level-Supports vor Ort 
4. Verantwortlicher Ansprechpartner bzgl. der Abrechnung der Leistungen 
 
 
§ 4 Anpassungen des Leistungsumfangs 
(1) Die P arteien sind sich darüber einig, dass einvernehmliche und schriftliche 
Änderungen sowie Anpassungen des Leistungsumfangs, insbesondere der Archiv - 
und Konversionsformate, Funktionsumfang und Schnittstellen der Anwendung sowie 
der Benutzerdokumentation jederzeit, ggfls. gegen gesonderte Verrechnung, möglich 
sind. Die Wirksamkeit dieser Vereinbarung im Übrigen bleibt hiervon unberührt. 
 
§ 5 Ansprechpartner 
(2) Alle Parteien benennen jeweils einen hinreichend bevollmächtigten und sachkundigen 
Ansprechpartner nebst Vertreter für alle Fragen im Zusammenhang mit der Erfüllu ng 
dieser Vereinbarung. 
 
§ 6 Verfügbarkeit 
(1) Verfügbarkeit 
 
Die Betriebs - und Speicherumgebung für den Service DiPS.kommunal ist so 
aufgebaut, dass sie eine hohe Verfügbarkeit der Anwendung und der gespeicherten 
Daten gewährleistet. 
 
Die Verfügbarkeit der Server wird durch verschiedene Maßnahmen sichergestellt: 
 
1. Die Applikationsserver sind durch Systemvirtualisierung verfügbar 
gehalten 
2. Die Oracle-Datenbank wird in einem Cluster über zwei 
Rechenzentrums-Standorte gesichert 
3. Die Langzeitarchivierung (Centera) erfolgt geclustert über zwei 
Standorte 
4. Alle Netz- und Leitungskomponenten innerhalb des Rechenzentrums 
sind redundant ausgelegt. 
 
Die Stadt Köln sichert innerhalb der Betriebszeite n eine durchschnittliche jährliche 
Verfügbarkeit der Server- und Speichersysteme von 98 % z u. Exakte Such-/Anzeige-
/Dialogantwortzeiten werden nicht vereinbart.

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Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit werden folgende Qualitätsparameter vereinbart: 
 
 
Servicezeiten: 
 
Definitionen  Zeiten 
Betriebszeiten So. 00.00 - Sa. 24.00 h (7/24) 
Die Betriebsumgebung für die elektronische 
Langzeitarchivierung ist während dieser Zeit in Betrieb.  
Kernbetriebszeit 
 
Mo. - Do.  09.00 - 15.00 h 
Fr.              09.00 - 12.00 h 
ausgenommen gesetzliche und regionale Feiertage 
 
Im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit sind während der 
Kernarbeitszeit alle servicerelevanten Bereiche personell 
besetzt. 
Supportzeiten / Hotline 
 
 
 
Der Systembetrieb (Second-Level-Support) ist zu folgenden 
Zeiten unmittelbar erreichbar: 
Mo. - Do.  06.00 - 17.00 h 
Fr.             06.00 - 15.00 h 
ausgenommen gesetzliche Feiertage. 
Die Entgegennahme von Serviceanfragen ist sichergestellt.  
Rufbereitschaft Mo. - Do.  17.00 - 22.00 h  
Fr.             15.00 - 22.00 h 
Sa.             08.00 - 16.00 h 
ausgenommen gesetzliche Feiertage. 
Die Rufbereitschaft dient in erster Linie der Annahme von 
Störungsmeldungen. 
 
 
(2) Veränderung der Verfügbarkeit 
Es wird vereinbart, dass folgende Sachverhalte nicht zu einer Reduktion  der 
Verfügbarkeit in dem oben definierten Sinne führen: 
1. Vereinbarte Stillstands Zeiten, die durch den Mandanten/Endkunden  
und der Stadt Köln gemeinsam festgelegt wurden. In diesem Zusammenhang 
wird vereinbart, dass die Stadt Köln mindestens einmal jährlich nach 
vorheriger Ankündigung mit ausreichender Vorlaufzeit (mind. 14 Tage) für den 
Kunden an einem Wochenende (ab Samstag) die gesamte IT-Infrastruktur 
kontrolliert abschalten und neu starten kann. Ferner kann die 
Gebäudewirtschaft der Stadt Köln nach Vorankündigung Tests an der 
Notstromversorgung und die RheinEnergie AG Arbeiten am Stromnetz 
durchführen. 
2. Naturkatastrophen und/oder „höhere Gewalt“. 
3. Fehlersituationen, die durch den Hersteller der Anwendung verursacht 
werden (z.B. fehlerhafte Updates, instabile Software) 
4. Fehlersituationen bei anderen Mandanten/Endkunden, die bedingt 
durch die Struktur der Applikation Auswirkungen auf den Gesamtservice 
haben.

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5. Fehlersituationen, die durch den Mandanten/Endkunden verursacht 
werden. 
6. Fehlersituationen in angeschlossenen Transfer- oder Fremdnetzen der 
Kommunikationspartner, die nicht von der Stadt Köln zu vertreten sind. 
7. Unterbrechungen zur Durchführung von System - und 
Wartungsarbeiten  
(siehe § 5 Absatz 3) 
 
 
(3) Durchführung von System- und Wartungsarbeiten 
 
Zur Durchführung der erforderlichen Wartungsarbeiten an den Applikationen bzw. den 
Server- und Infrastruktursystemen wird ein 
 
1. monatliches Wartungsfenster  
am zweiten Mittwoch im Monat zwischen 15 Uhr* und 24 Uhr 
 
sowie 
 
2. ein großes Wartungsfenster 
zweimal im Jahr nach frühzeitiger Abstimmung 
 
vereinbart. 
 
Im Falle von sicherheits - oder verfügbarkeitsrelevanten Ereignissen, die ein 
kurzfristiges Handeln erfordern und keinen Aufschub bis zum nächsten regulären 
Wartungsfenster erlauben, können die notwendigen Arbeiten mit einer kurzen 
Vorwarnzeit erfolgen (zum Beispiel das Einspielen von Fixes zur Behebung hoch -
kritischer Sicherheitslücken). 
 
 
(4) Automatisierte Überwachung der IT-Infrastruktur 
 
Server und Datenbanken, sowie die Netz - und Sicherheitsinfrastruktur der 
Produktivsysteme werden permanent und proaktiv mit Hilfe einer 
Überwachungssoftware automatisiert überwacht. 
 
Dazu werden folgende Überwachungskonzepte eingesetzt: 
1. Es erfolgt laufend eine Erreichbarkeitsprüfung auf die Systeme. 
2. Im Rahmen der Grundüberwachung erfolgt eine tool- oder 
skriptgesteuerte Prüfung der Hardwareparameter oder Systemzustände 
(wie z. B. Temperatur von CPU, Board, Festplatte, Lüfter, Arbeitsspeicher; 
Auslastung von CPU, Memory sowie Festplatte etc.). 
3. Es wird eine Auslastungsüberwachung von grundlegenden und 
anwendungskritischen Verzeichnissen durchgeführt. 
4. Die Verfügbarkeit der Verbindungs-Dienste zu integrierten 
Applikationen wird überwacht 
 
Für die Überwachungen sind entsprechende Schwellwerte definiert. Bei Erreichen 
der Werte wird automatisiert ein Alarm ausgelöst, der entsprechend bearbeitet wird 
und somit die Möglichkeit bietet, proaktiv Vorkehrungen zu treffen, die eine Störung 
vermeiden.

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(5) Support und Fehlerbehebung 
 
Für den Support und die Fehlerbehebung werden folgende Vereinbarungen getroffen: 
 
1. Der Leistungserbringer wird sich im Fehlerfalle schnellstmöglich um 
eine Wiederherstellung der Verfügbarkeit bemühen. Es wird garantiert, 
dass während der Kernbetriebszeiten spätestens innerhalb von 30 Minuten 
mit der Bearbeitung einer festgestellten Störung begonnen wird. Ferner 
informieren sich der Kunde und die Stadt Köln bei der Störungsbearbeitung 
gegenseitig zeitnah über die eingeleiteten und notwendigen Aktivitäten. 
2. Die Stadt Köln stellt dem Kunden Informationen über die Störung, die 
zum Ausfall führte, über die Länge der Ausfallzeit und über die 
Maßnahmen zur Wiederherstellung auf Anfrage zur Verfügung. 
3. Die Kommunikation erfolgt grundsätzlich über das Ticketsystem de r 
Stadt Köln , das dem K unden zur Verfügung  gestellt wird. Ein weiterer 
Kommunikationsweg ist die telefonische Hotline, die über die Rufnummer 
+49 221 221-30303 zu erreichen ist. 
4. Nähere Regelungen finden sich in der Anlage zur dieser Vereinbarung. 
 
 
§ 7 Rechte und Rollen 
(1) Aus den technischen Gegebenheiten des Service ergibt sich eine Aufteilung von 
Berechtigungen bzw. Aufgaben, die in der Anlage „Rechte und Rollen “ (Anlage 3) 
festgelegt sind. 
 
 
§ 8 Entgelte und Zahlungsbedingungen 
(1) Bezugsgröße für die Abrechnung des Leistungserbringers ist jeweils ein DiPS -
Mandant mit den dazugehörenden Leistungen und Modulen gemäß 
Leistungsbeschreibung. 
 
(2) Der jährliche Servicepreis für einen Mandanten beträgt 19.100,00 €. 
 
(3) Es wird pro Mandant der im Servicepreis beinhaltete und fest zugewiesene Speicher 
von 0,5 TB berechnet. Bei Mehrbedarf erfolgt eine Nachberechnung nach Preisliste 
gemäß Anlage 4. 
 
(4) Bei Mehrbedarfen (z.B. für zusätzlichen Archivspeicher oder für zusätzliche 
Nutzerlizenzen) oder Inanspruchnahme weiterer optionaler Leistungen gemäß Anlage 
4 erfolgt eine Nachberechnung. 
 
(5) Preisanpassungen z.B. aufgrund organisationsbezogener Veränderungen oder 
grundsätzlich neuer SW-Funktionalitäten sind möglich. Eine Erhöhung ka nn erstmalig 
12 Monate nach Beginn der Leistungserbringung aus dieser Vereinbarung, weitere 
Erhöhungen frühestens 12 Monate nach Wirksamwerden der vorherigen Erhöhung 
angekündigt werden. Eine Erhöhung wird drei Monate nach der Ankündigung 
wirksam. Die Erhö hung hat angemessen und marktüblich zu sein und darf maximal 
3% der zum Zeitpunkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Vergütung betragen.

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(6) Für zukünftige Weiterentwicklungen von Modulen, welche aktuell noch nicht in der 
DiPS.kommunal Verbundlösung enthalten sind, gilt die Vereinbarung, dass diese 
Module nach Fertigstellung in das Produkt integriert werden und mit dem Update auf 
die aktuelle Version nutzbar sind. Diese Leistung (nicht die Installation) wird im 
Rahmen der SW-Pflege (Wartung) geliefert. 
 
(7) Die Rechnungsstellung für den Servicepreis erfolgt quartalsweise im Voraus und ist 
innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung fällig. 
 
(8) Alle nach Aufwand zu erbringenden Leistungen müssen im Rahmen des jeweiligen 
Projektes individuell betrachtet und  kalkuliert werden. Eine Abrechnung dieser 
Leistungen erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. 
 
 
§ 9 Vereinbarungsdauer, Kündigung 
(1) Die Laufzeit dieser Öffentlich-rechtlichen Vereinbarung beginnt mit Unterzeichnung . 
Die Vereinbarung verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn sie nicht durch einen 
Kooperationspartner mit einer Frist von 9 Monaten zum Ende des Kalenderjahres 
gekündigt wird. Die Kündigung bedarf der Schriftform. 
(2) Im Falle einer Beendigung verpflichtet sich d ie Stadt Köln zur kooperativen Mitarbeit 
bei der Ausgliederung der Da ten- und Softwarebestände. Dem Kunden werden die 
vollständige Datenbankinstallation inkl. aller für die Installation den K unden 
relevanten Objekte des Systems auf Installations - und Mandantenebene sowie alle 
steuerungsrelevanten Systemtabellen auf Installations - und Mandantenebene in 
Form von geeigneten Migrations - oder Datenbank -Export-Files überlassen. Diese 
Leistungen erfordern eine vorherige schriftliche Beauftragung durch den K unden. 
Eine Migration in ein anderes Verfahren ist  nicht vorgesehen, ebenso nicht die 
Übertragung von Rechten an Datenbank -, Terminal -Server-, Citrix - oder sonstigen 
Lizenzen. Die für die Ausgliederung anfallenden Kosten übernimmt der jeweils 
kündigende Kooperationspartner. Die in der Langzeitarchivierung liegenden Daten 
werden weiterhin vorgehalten und bis zum definierten Löschungsz eitpunkt in 
Rechnung gestellt. 
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. 
(4) Der K unde und die Stadt Köln  können diese Öffentlich-Rechtliche V ereinbarung 
jederzeit ohne Einhaltung einer Frist (außerordentlich) kündigen, wenn ein 
schwerwiegender Verstoß des jeweils anderen Vereinbarungspartners gegen 
datenschutzrechtliche Bestimmungen oder ein schwerwiegender Verstoß gegen 
andere Festlegungen dieser Öffentlich-Rechtlichen Vereinbarung vorliegt. 
 
§ 10 Datenschutz und Datensicherheit 
(1) Die Bestimmungen sind der beigefügten Anlage zu entnehmen.

Version 1.0 
 
 
§ 11 Weitere Pflichten 
(1) Bei Beendigung der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist der Leistungsabnehmer 
sowie der Mandant/Endkunde selbst dafür verantwortlich, dass die von ihm 
langzeitarchivierten Daten (einschließlich der Datenbankdaten) mittels geeigneter 
Migrations- oder Exporttools aus dem System ausgelesen und einer anderen Art der 
von ihm gewählten Speicherung oder Verarbeitung zugeführt werden. Im Rahmen 
der gegebenen technischen Möglichkeiten werden diese Arbeiten durch den 
Leistungserbringer ggf. unterstützt. 
 
§ 12 Sonstige Bestimmungen 
(1) Diese Öffentlich-Rechtliche Vereinbarung einschließlich der aufgeführten Anlagen 
regelt sie Leistungen, Rechte und Pflichten zwischen den Parteien vollständig. 
Änderungen und Erweiterungen der Öffentlich -Rechtlichen Vereinbarung 
bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des 
Schriftformerfordernisses. Es können weitergehende Vereinbarungen mit 
Detailregelungen als Anlage zu dieser Vereinbarung schriftlich abgeschlossen 
werden. Als Schriftform im Sinne dieser Vereinbarung gilt auch die Übermittlung 
per Fax. Die Übermittlung per E-Mail reicht jedoch nicht aus. 
(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ganz 
oder teilweise ungültig sein oder haben die Partner einen zu regelnden 
Sachverhalt nicht oder nicht vollständig geregelt, gilt eine Bestimmung als 
vereinbart, die den vereinbarten Bestimmungen wirtschaftlich am nächsten 
kommt und/oder in beiderseitigem Interesse der Parteien bei Erkennen der Lücke 
vereinbart worden wäre. 
(3) Sollten im Rahmen dieser Vereinbarung Softwarelizenzen und Wartung 
bereitgestellt werden, gewährleistet die Stadt Köln, dass diese Lizenzen von ihm 
vergaberechtskonform beschafft wurden.

Version 1.0 
 
 
Die Anlagen sind Bestandteil dieser Öffentlich-Rechtlichen Vereinbarung: 
Anlage 1: Ansprechpartner 
Anlage 2: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO 
Anlage 3: Leistungsbeschreibung 
Anlage 4: Rechte und Rollen 
Anlage 5: Preisliste 
 
 
 
Köln, den           Bergisch Gladbach, den     
Stadt Köln        Bergisch Gladbach 
Die Oberbürgermeisterin      Der Bürgermeister