Ergebnis des Vergabeverfahrens „Ausschreibung eines neuen Ticketsystems für die Bühnen und das Gürzenich-Orchester"“ (Bedarfsfeststellungsbeschluss des Betriebsausschusses vom 28.04.2020)

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/46 
 
Vorlagen-Nummer  26.08.2022 
 2754/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 30.08.2022 
 
Ergebnis des Vergabeverfahrens „Ausschreibung eines neuen Ticketsystems für die Bühnen 
und das Gürzenich-Orchester" (Bedarfsfeststellungsbeschluss des Betriebsausschusses vom 
28.04.2020) 
Der Vertrag mit dem aktuellen Ticketanbieter KölnTicket (später „derticketservice.de GmbH“) 
datiert in seiner Urfassung ins Jahr 2003 und wurde stets angepasst und erweitert. Auch um 
die Leistung wiederkehrend dem Markt anzubieten und im Zuge dessen das Ko sten- und 
Leistungsverhältnis zu optimieren, war eine Neuaufstellung des Ticketing aus vergaberechtli-
cher Sicht geboten.  
Der Betriebsausschuss B ühnen hat daher am 28.04.2020 einen Bedarfsfeststellungsbe-
schluss „Neues Ticketsystem und Einrichtung eines Ku ndenbindungsprogramm“ gefasst 
(1061/2020) und die Bühnen mit der Ausschreibung beauftragt. Das Rechnungsprüfungsamt 
hatte mit Schreiben vom 08.04.2020 das Vergabeverfahren befürwortet. Das wettbewerbliche 
Verfahren gemäß Vergaberecht wurde seit Beauftragun g durch den Betriebsausschuss nach 
den Regelungen des GWB und der VgV durchgeführt. Da ein Vergabevorbehalt durch den 
Betriebsausschuss nicht ausgesprochen wurde, erfolgt mit dieser Mitteilung die Information 
über den Ausgang des Verfahrens: 
 
Markterkundung  
Um herauszufinden, welche Möglichkeiten auf dem Markt der Ticketsystemanbieter beste-
hen, insbesondere welche verschiedenen Systeme und Tools zur Verfügung stehen, wurde 
im Sommer 2020 eine breit angelegte Markterkundung durchgeführt. Hierzu luden die Bü h-
nen verschiedene Ticketing-Dienstleister ein, damit die Marktteilnehmer ausführlich ihre Sys-
teme vorstellen und fachliche Informationen zur Verfügung stellen konnten. Unter anderem 
wurden große Dienstleister wie Eventim, derticketservice.de und Ticketmast er/Bilettix betei-
ligt. Diese Marktsondierungsgespräche waren sehr aufschlussreich und dienten im Übrigen 
auch dazu, mit den Marktteilnehmern zu besprechen, welche Modalitäten (z.B. Eignungs - 
und Zuschlagskriterien, Vertragsbedingungen) im künftigen Vergabe verfahren realistischer-
weise gewählt werden sollten. 
 
Zweistufiges Verhandlungsverfahren 
Auf Basis der durch die Marktsondierung gewonnenen Erkenntnisse wurde sodann mit der 
Vorbereitung des Vergabeverfahrens begonnen. Die Vertragsmindestlaufzeit soll fünf Jahre 
(mit zwei Verlängerungsoptionen à fünf Jahre zugunsten der Bühnen Köln) betragen.  
Insbesondere bedingt durch die Corona -Pandemie und die hierdurch verursachten Heraus-
forderungen im Kultur- und Ticketbereich mussten die Vorbereitungstätigkeiten bisweilen für 
längere Zeiträume unterbrochen werden, sodass das Vergabeverfahren mit der Abse ndung

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der Auftragsbekanntmachung am 05.01.2022 startete. Als Vergabeart wurde das sogenannte 
„Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb“ gewählt, sodass mit den dann ausge-
wählten Bietern in der zweiten Verfahrensstufe über deren Erstangebote verhandelt  werden 
konnte. Aufgrund der Komplexität des Vergabegegenstandes war dieses Vorgehen erforder-
lich.  
 
 
Teilnahmewettbewerb 
In der ersten Stufe des Vergabeverfahrens, dem Teilnahmewettbewerb, wurden die eig-
nungsbezogenen Kriterien und Merkmale der sich bewer benden Unternehmen geprüft. Hier-
bei ging es unter anderem darum, ob die Unternehmen die festgelegte Mindestzahl an ver-
gleichbaren Referenzen, an Beschäftigten, Mindestumsatzzahlen etc. erfüllen. Insgesamt 
sechs Bewerber reichten Teilnahmeanträge ein. Hierb ei handelte es sich um die folgenden 
Unternehmen: 
 
 derticketservice.de GmbH (mit Eventim, Eignungsleihe) 
 Secutix Deutschland GmbH (mit Secutix SA, Eignungsleihe) 
 Bilettix GmbH (mit Ticketmaster, Eignungsleihe) 
 mtms solutions GmbH 
 egocentric Systems GmbH (mit vbo Tickets, Bewerbergemeinschaft)  
 ITEXON GmbH (mit dsb ebusiness und vedisys AG, Bewerbergemeinschaft)   
 
Die Bewerber mtms solutions GmbH, egocentric Systems GmbH und ITEXION GmbH erfüll-
ten mit ihren Teilnahmeanträgen die festgelegten Mindestanforder ungen an die Eignung 
nicht, sodass sie vom weiteren Verfahren ausgeschlossen wurden. Die Bewerber derti-
cketservice.de GmbH, Secutix Deutschland GmbH und Bilettix GmbH erfüllten die Eignungs-
anforderungen und wurden zur Abgabe eines Erstangebotes aufgeforder t. Da zuvor festge-
legt worden war, dass maximal fünf geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern 
waren und diese Anzahl damit unterschritten wurde, unterblieb eine Auswahlentscheidung 
am Ende des Teilnahmewettbewerbs.  
 
Kündigung des aktuellen Vertragsverhältnisses 
Zwischenzeitlich wurde das bisherige Vertragsverhältnis mit derticketservice.de GmbH mit 
Wirkung zum 31.08.2022 gekündigt. 
 
Abgabe der Erstangebote / Verhandlungsverfahren 
Trotz Aufforderung zur Angebotsabgabe reichte Secutix Deutschl and GmbH kein Erstange-
bot ein. derticketservice.de GmbH und Bilettix GmbH unterbreiteten fristgerecht ein Erstan-
gebot. Der Preis (Pauschalfestpreis) im Erstangebot von derticketservice.de GmbH war we-
sentlich höher als der Preis von Bilettix. In fachlicher Hinsicht waren beide angebotenen Sys-
teme ansprechend, wenn sich auch das System von derticketservice.de GmbH deutlich 
überzeugender präsentierte. Dieser Befund bestätigte sich auch in den Verhandlungstermi-
nen mit den beiden Bietern, in denen die Systeme je weils sehr umfangreich vorgestellt und 
diverse Fragen beantwortet wurden. In vertraglicher Hinsicht hatte der Bieter Bilettix wenig 
Änderungsbedarf, der Bieter derticketservice.de GmbH allerdings umso mehr. derticketser-
vice.de GmbH benannte einige Kernpunk te („Preistreiber“) im Vertrag, die geändert werden 
sollten. Bei Umsetzung dieser Änderungen sei der Bieter fähig und bereit, den Preis im end-
gültigen Angebot signifikant zu senken.  
 
Nach Abschluss der Verhandlungen wurde der Vertragsentwurf für beide Bie ter identisch 
angepasst. Fast alle der von derticketservice.de GmbH angeregten Änderungs - und Ergän-
zungswünsche konnten umgesetzt werden, ohne dass dies gravierende Nachteile für die 
Bühnen Köln zur Folge gehabt hätte. Die vertraglichen Regelungen durften sodann von den

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Bietern im Rahmen des endgültigen Angebotes nicht mehr verändert werden, um die verga-
berechtlich gebotene Vergleichbarkeit der Angebote sicherzustellen.   
 
Abgabe der finalen Angebote 
Die beiden Bieter reichten sodann endgültige Angebote ein . Der Preis im Angebot des Bie-
ters Bilettix GmbH war nunmehr höher als im Angebot des Bieters derticketservice.de GmbH. 
Aus qualitativer Sicht wurde das Angebot von derticketservice.de GmbH nicht unerheblich 
besser bewertet als das Angebot von Bilettix Gmb H, sodass sich die Zuschlagsentscheidung 
anhand der Zuschlagskriterien (Preis; Qualität der angebotenen Leistung; Maßnahmen zur 
Sicherstellung eines Supports und Umfang und Qualität des angebotenen Supports; Organi-
sation, Qualifikation und Erfahrung des mi t der Ausführung des Auftrags betrauten Personals 
für die Projektleitung) insgesamt wie folgt darstellt: 
 
Gesamtpunktzahl: 
Derticketservice.de: 966 Punkte Bilettix: 769 Punkte 
 
Vor diesem Hintergrund wurden die Bieter vorab über die Zuschlagsentscheidung i nformiert 
und der Zuschlag am 15.07.2022 auf das endgültige Angebot des Bieters derticketservice.de 
GmbH erteilt.    
 
Die Vertragsunterzeichnung steht unmittelbar bevor. Entsprechende Presseberichterstattung 
zum Ausgang des Vergabeverfahrens wird eingeleitet und ist zu erwarten. 
 
 
Gez. Charles