Bedarfsfeststellungsbeschluss zur Vorbereitung des Archivbestandes des Rheinischen Bildarchivs für den Umzug in den Neubau am Eifelwall

Anlage 2 
 Haushaltsjahr 
2019 
 Haushaltsjahr 
2020 
 konsumtiv  konsumtiv 
 TPZ 13  TPZ 13 
Verpackungsmaterial Anschaffung von Umverpackungen und Verbrauchsmaterialien, 
insbesondere Archivboxen  140.000 €        115.000 €           25.000 € 
 140.000 €        115.000 €           25.000 € 
Bearbeitung Glasnegative    17.500 € 
Bearbeitung Großbildnegative  392.800 € 
Fototableaus (in 4.850 Archivboxen)  148.300 € 
Bearbeitung Großbild- und Mittelformat-Colordiapositive      7.400 € 
Organisation, 
Qualitätssicherung Steuerung Gesamtprozess / Einsatzplanung / Qualitätsmanagement    89.100 € 
Versicherung Personenbezogene Haftpflichtversicherung für 
Restauratoren/Restauratorinnen und  Restaurierungmitarbeitende  167.700 € 
Reinigung (bereits erfolgt)      5.500 € 
 828.300 €        211.200 €         617.100 € 
 968.300 €        326.200 €         642.100 € 
 Kosten-
Schätzung
(brutto) 
Sachkosten
Personalkosten für Externes Personal
Kosten- und Finanzierungsplan
Zwischensumme Sachkosten
Zwischensumme Externes Personal
Gesamtkosten 
Negativarchiv
Historisches Positivarchiv

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/4523 
 
Vorlagen-Nummer 
 2240/2019 
Freigabedatum 
 12.09.2019 
Dringlichkeitsentscheidung und Genehmigung zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Entscheidung durch die Oberbürgermeisterin und den Ausschussvorsitzenden bzw. ein Mitglied des 
Ausschusses gemäß § 60 Absatz 2 Satz 1 GO NRW und Genehmigung gemäß § 60 Absatz 2 Satz 2 
GO NRW. 
Betreff 
Bedarfsfeststellungsbeschluss zur Vorbereitung des Archivbestandes des Rheinischen 
Bildarchivs für den Umzug in den Neubau am Eifelwall 
Gremium Datum 
Ausschuss Kunst und Kultur 17.09.2019 
 
Begründung für die Dringlichkeit: 
Um kurzfristig die Vorbereitung des Archivbestandes des Rheinischen Bildarchivs (RBA) bis zum 
durch den Logistiker geplanten Umzug im Januar 2021 in den Archivneubau zu realisieren, ist eine 
kurzfristige Auftragserteilung erforderlich. Für die Vorbereitungszeiten werden nach aktueller Planung 
16 Monate benötigt, was zu einem notwendigen Beginn der Arbeiten ab dem 01.09.2019 führt.  
 
Eine Einbringung in die reguläre Sitzung des Ausschusses Kunst und Kultur am 17.09.2019 kann 
daher nicht abgewartet werden. 
 
Die Vorlage kann erst zum jetzigen Zeitpunkt vorgelegt werden, da die umfangreichen Vorarbeiten 
zur Ermittlung der Bedarfe erst jetzt mit belastbaren Fakten abgeschlossen werden konnten. 
 
Beschluss: 
Wir stellen den Bedarf für die Vorbereitung des Archivbestandes des Rheinischen Bildarchivs für den 
Umzug in das neue Archivgebäude am Eifelwall mit Kosten in Höhe von brutto 968.300 € fest und 
beauftragen die Verwaltung mit der Umsetzung der Maßnahme.  
 
Die Mittel stehen im Teilergebnisplan 0409 Kunst- und Museumsbibliothek / des Rheinisches Bildar-
chiv in der Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen – für die Haushaltsjahre 
2019 und 2020 zur Verfügung. 
 
Datum  Abstimmungsergebnis 
 
 Unterschrift  Unterschrift 
11.09.2019    gez. Frau Reker  gez. Frau Dr. Bürgermeister

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  2019-20 968.300 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Begründung: 
 
Ausgangslage 
Nach Einsturz des Archivgebäudes des Historischen Archivs der Stadt Köln an der Severinstraße 
wurde im Jahr 2010 durch den Rat der Neubau am Eifelwall beschlossen, in den neben dem Histori-
schen Archiv auch das Rheinische Bildarchiv einziehen wird. Dieser Ratsbeschluss beinhaltet die 
Gesamtbaukosten inkl. der Einrichtungskosten (Vorlagen Nr. 3761/2010). Die Schlüsselübergabe ist 
für das IV. Quartal 2020 geplant, der Umzug durch den Umzugslogistiker für Januar 2021. 
 
Um den Umzug durchführen zu können, ist die Vorbereitung und Verpackung des gesamten Archiv-
materials des Rheinischen Bildarchivs erforderlich. Da die Arbeiten aufgrund des zeitlichen Umfangs 
nicht durch eigenes Personal geleistet werden können, bedarf es hierzu der Beauftragung eines ex-
ternen Dienstleisters. 
 
Vorbereitungsarbeiten 
Von den Restauratorinnen des Rheinischen Bildarchivs wurde daher in den vergangenen Monaten 
eine feinteilige Bestandserhebung unter Berücksichtigung von Formaten, Materialqualitäten und kon-
servatorischen Notwendigkeiten durchgeführt und eine detaillierte Prozessbeschreibung der notwen-
digen Arbeitsschritte einschließlich Zeitschätzungen erarbeitet, die als Grundlage für die (Kosten-) 
Ermittlung des Bedarfes dienten. 
Darüber hinaus wurde bereits die Sonderreinigung der etwa 4.800 Archivboxen sowie -regalen, in 
denen ein Großteil des Bildbestandes des Rheinischen Bildarchivs (Archivalien) lagert, als Voraus-
setzung für einen reibungslosen Beginn der Maßnahme durchgeführt. Die Kosten hierfür beliefen sich 
auf über 5.500,00 €. 
 
 
Bestandteile der Gesamtmaßnahme 
Die Umzugsvorbereitungen selbst beinhalten zum einen die erforderliche Beschaffung von Umverpa-
ckungsmaterialien. Zum anderen wird der größte Teil des analogen Fotoarchivbestands unter beson-

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deren konservatorischen Gesichtspunkten auf den bevorstehenden Umzug vorbereitet. Die Archivali-
en müssen einzeln gereinigt, dokumentiert, unverpackt und in ein neues Archivboxsystem eingearbei-
tet und beschriftet werden. Das Umverpacken von Archivalien wird von externem Fachpersonal 
durchgeführt. 
 
Vorbereitung des Umzugs 
1. Umverpackungsmaterialien 
Archivboxen, Umverpackungen, Verbrauchsmaterialien für die Umzugsvorbereitung in den Neubau 
Eifelwall. Das Material ersetzt die zum guten Teil bis zu 90 Jahre alten Umverpackungen, deren 
Erneuerung Bestandteil des archivarischen Alltagshandelns ist. Sie erfüllen den konservatorischen 
Standard nicht mehr, sind teilweise defekt und würden dem Stress des Umzugs nicht standhalten, 
d.h. das enthaltene Archivgut nicht mehr ausreichend schützen. Das Vergabeverfahren für diese 
Materialien ist vorbehaltlich der Zustimmung der politischen Gremien termingerecht abgeschlos-
sen, der Auftrag allerdings noch nicht erteilt. 
2. externes Fachpersonal 
Umverpacken von Archivalien für die Umzugsvorbereitung in den Neubau Eifelwall ist der vorran-
gige Grund für die Dringlichkeit dieses Bedarfsfeststellungsbeschlusses. 
 
 
Bedarfsanerkennung und Vergabe 
Aufgrund der Kosten der Gesamtmaßnahme in Höhe von 968.300 € bedarf es eines Bedarfsfeststel-
lungsbeschlusses durch den Ausschuss Kunst und Kultur. Dem grundsätzlichen Bedarf hat das 
Rechnungsprüfungsamt zugestimmt, siehe Anlage 1. 
 
Die Vergabe der Vorbereitungsarbeiten des Archivgutes erfolgt bzgl. der Umverpackungsmaterialien 
in einer öffentlichen, bzgl. der externen Dienstleistung in einem europaweiten Ausschreibungsverfah-
ren. 
 
 
Kosten und Finanzierung 
Gemäß Kostenschätzung belaufen sich die Gesamtkosten der Maßnahme auf insgesamt 968.300 €. 
Diese setzen sich zusammen aus den Kosten für die Beschaffung der Verpackungsmaterialien und 
Reinigung des direkten Umfeldes (Reinigung der Regale und Archivboxen) bevor die eigentliche Ver-
packung der Archivmaterialien erfolgen kann. Diese Kosten werden auf rd. 145.500 € geschätzt. 
Die voraussichtlichen Kosten für die externen Dienstleistungen liegen bei insgesamt rd. 822.800 €. 
Diese verteilen sich auf die Vorbereitung und Verpackung der Archivbereiche (Positiv- und Negativar-
chiv), auf organisatorische und qualitätssichernde Maßnahmen in Höhe von rd. 655.100 € sowie Kos-
ten für die durch die Bieter zu tragenden personenbezogenen Haftpflichtversicherungen für das ex-
terne Personal in Höhe von rd. 167.700 €. Die Kosten für die Vorbereitung und Verpackung wurden 
anhand von testweise durchgeführten Arbeitsprozessen, aus denen ein Mittelwert errechnet wurde, 
ermittelt.  
 
Zur Finanzierung der Gesamtmaßnahme stehen Mittel in Höhe von insgesamt 968.300 € im Teiler-
gebnisplan 0409 – Kunst- und Museumsbibliothek / Rheinisches Bildarchiv – in den Jahren 2019 und 
2020 zur Verfügung. Diese teilen sich wie folgt auf: 
 
Im Teilergebnisplan 0409 – Kunst- und Museumsbibliothek / Rheinisches Bildarchiv – stehen Mittel 
bereit in Höhe von  
a) 326.200 € bei Teilplanzeile 13 (Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen), Hj. 2019 
b) 642.100 € bei Teilplanzeile 13 (Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen), Hj. 2020 
 
 
 
Anlagen 
1. Bedarfsanerkennung 14 (RPA Nr. 141/28/04/19) 
2. Aufstellung der Kosten für die Vorbereitung des Archivbestandes

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141/2
^ 08.2019
4523
Bedarfsfeststellungsbeschluss zur Vorbereitung des Archivbestandes des Rhein!  
sehen Bildarchivs für den Umzug in den Neubau am Eifelwall
Bedarfsprüfung vom 21.08.2019
Voraussichtliche Auftragssumme: 809.076 Euro (netto), 962.800 Euro (brutto)
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit Mail vom 20.08.2019 haben Sie mir einen Entwurf der Beschlussvorlage 2240/2019 zur 
Dringlichkeitsentscheidung bezüglich der Vorbereitungsarbeiten des gesamten Archivbe­
standes für den anstehenden Umzug zur Stellungnahme übersandt.
Vor der Durchführung des eigentlichen Umzugs Anfang 2021 ist eine sachgerechte Vorberei­
tung und Umverpackung des gesamten Archivbestandes unerlässlich. Damit der geplante 
Umzugstermin gehalten werden kann muss mit den Vorbereitungsarbeiten schnellstmöglich 
begonnen werden.
Zum Zeitpunkt der Bedarfsprüfung lag ein Entwurf der Beschlussvorlage mit Stand 
20.08.2019 vor.
Gegen die von Ihnen vorgelegte Bedarfsprüfung (RPA Nr. 141/28/04/19) bestehen keine 
Bedenken.
Mit'  undlichen Grüßen
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