Quartalsbericht über die weiteren Entwicklungen im Ausländeramt 4. Quartal 2021

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/33 
 
Vorlagen-Nummer 14.03.2022 
 0271/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 16.03.2022 
Integrationsrat 22.03.2022 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 04.04.2022 
Runder Tisch für Flüchtlingsfragen 13.05.2022 
 
Quartalsbericht über die weiteren Entwicklungen im Ausländeramt 4. Quartal 2021 und 
Beantwortung der Fragen an Frau Stadtdirektorin Blome in der Sitzung des Integrationsrats 
vom 11.01.2022 
Der Integrationsrat hat in seiner Sitzung vom 24.08.2021 den Beschluss gefasst, die Verwaltung auf-
zufordern, quartalsweise im Integrationsrat über die weiteren Entwicklungen im Ausländeramt zu be-
richten.  
 
Der Vorsitzende Herr Keltek bittet darum, im Bericht auf den aktuellen Sachstand der am 24.08.2021 
in der Sitzung des Integrationsrates genannten folgenden Forderungen einzugehen. Die Verwaltung 
hat zuletzt mit Mitteilung Nr. 3946/2021 vom 16.11.2021 über den Sachstand berichtet.  
 
Nachfolgend werden nur die aktuellen Veränderungen gegenüber der letzten Mitteilung (Vorlagen-Nr.: 
3946/2021) dargestellt und erläutert: 
 
1. eine zuverlässige Erreichbarkeit des Ausländeramtes und der Bezirksausländerämter si-
cherzustellen, 
 
Es wurde geprüft, in wie weit informative Ansagen während der Warteschleifen geschaltet werden 
können. Dazu bedarf es eines anderen Telefonsystems, das idealerweise auch das Anrufauf-
kommen erfasst und den zielgenauen Einsatz des Personals ermöglicht.   
Die technischen Möglichkeiten sind nach Prüfung grundsätzlich vorhanden. Voraussichtlich bis 
zum Sommer 2022 soll die neue Software installiert sein. 
 
Das Beschwerdeaufkommen wegen mangelnder Erreichbarkeit ist auf ein normales Maß zurück-
gegangen 
 
2. das Online Verfahren einfacher, niedrigschwelliger und mehrsprachig zu gestalten, 
 
Grundsätzlich gibt es keinen neuen Sachstand. Frau Boeck (stellvertretende Amtsleiterin) hat zu 
einem Austausch zu diesem Thema inzwischen einige Vertreter*innen des Integrationsrates ein-
geladen.

2 
 
3. Ansprechpartner*innen für dringende Fälle und Notfälle in den Bezirksausländerämtern zu 
benennen und den Beratungsstellen, Interkulturellen Zentren, Willkommensinitiativen und 
Interkulturellen Diensten zur Verfügung zu stellen, 
 
Die täglichen Anfragen an das Ausländeramt sind inzwischen überwiegend einzelne komplizierte-
re Sachverhalte. Die Anzahl der Anfragen hat sich überaus deutlich von teilweise 50 -60 Emails 
pro Tag auf ca. 5 - 10 Emails reduziert. Daran ist erkennbar, dass die Rückstände tatsächlich auf-
gearbeitet sind und jetzt die Phase der jetzt und in Zukunft auslaufenden Titel stabilisiert werden 
muss. 
 
 
4. Termine in Präsenz bzw. Online zu ermöglichen. 
 
Die Verwaltung prüft derzeit verschiedene Optionen, die der Service für die Ausländer*innen, wei-
ter verbessert werden kann.  
 
 
 
Zu den Fragen an Frau Stadtdirektorin Blome in der Sitzung vom 11.01.2022 wird wie folgt Stellung-
genommen:  
 
1. Wie sah das Coronaschutzkonzept des Ausländeramtes aus? Wurden die Kundenkontakte kom-
plett zurückgefahren? Welche Konzepte sind zukünftig geplant? Gibt es auf den unterschiedlichen 
Leitungsebenen einen regelmäßigen Austausch darüber, inwieweit trotz coronabedingten Ein-
schränkungen die Serviceleistungen bestmöglich im Sinne der Kundschaft aufrechterhalten bzw. 
optimiert werden können? 
 
Orientiert an den Vorgaben der Coronaregelungen des Landes und des Krisenstabes der Stadt Köln 
wurde die Ausländerbehörde in der Zeit vom 16.03. bis Anfang Mai 2020 komplett geschlossen. Für 
alle auslaufenden Aufenthaltstitel wurde eine sog. Coronabescheinigung mit einer Gültigkeit bis Sep-
tember 2020 versandt. Es wurden Verabredungen mit der Polizei und dem Jobcenter getroffen.  
 
Im April 2020 wurde ein Hygienekonzept mit Abständen, reduzierten Wartezonen und Spuckschutz-
wänden u.a. abgestimmt, installiert und freigegeben. Für die zweite Maiwoche 2020 wurden wieder 
Termine zunächst für die dringlichsten Fälle z.B. mit verlorenen Unterlagen usw. vergeben. Ab Juni 
wurde das normale Termingeschäft aufgenommen und erweiter t, da sich Spontanvorsprachen aus 
Hygienegründen (Menschengedränge) verbaten. Ab Ende Dezember 2020 gab es erneut die Vorga-
be für überwiegend verpflichtendes Homeoffice und eine Einschränkung der Begegnungen nicht nur 
in den Dienststellen sondern auch im öffentlichen Raum. Daher mussten die Termine wieder auf Not-
termine umgestellt werden, abgewickelt im Zweischichtenbetrieb, damit die Handlungsfähigkeit der 
Behörde aufrechterhalten blieb. Mit den Impfungen für die Mitarbeitenden ab Mai 2021 wurden die 
Termine wieder nach und nach ausgeweitet. Tatsächlich waren aber tausende notwendige Termine 
für die Aufnahme von biometrischen Daten aufgelaufen, so dass diese als Rückstand definiert aufge-
arbeitet werden mussten.  
 
Die Bezirke wurden ab 15.07.2021 auf das „Zu kunftslistenmodell“ umgestellt und die vorhergien 
Rückstände von einem zentralen Unterstützungsteam angepackt. Mit Hilfe anderer Bereiche in der 
Zentrale konnten im Zeitraum von Juni bis September 2021 z.B. zusätzliche 5.000 Termine für über-
wiegend die Übertragung von Niederlassungserlaubnissen in neue Pässe abgewickelt werden. Wäh-
rend dieses Zeitraumes wurden auch die Rückstände in den Bereichen der Zentrale (z.B. Asyl, Ein-
bürgerung) sowie in den Bezirken (Innenstadt, Rodenkirchen, Lindenthal, Nippes und C horweiler) 
ebenfalls aufgearbeitet 
 
Die Mitarbeitenden für die Hotline waren und sind natürlich mit ihrem Einsatz ab Ende Juli 2021 mit 
kurzer Unterbrechung bis etwa März 2022 sehr hilfreich. Dadurch konnte die telefonische Erreichbar-
keit für die vier Bezi rke (Porz, Ehrenfeld, Kalk, Mülheim) sichergestellt werden. Über Listen werden 
die Anrufe im Nachgang über die Zentrale (dringende Fälle/Beschwerden) oder über die Bezirke ab-

3 
 
gearbeitet.  
 
In jeweils zwei Jourfixe Terminen in der Woche wurde und wird von Beginn der Pandemie an ein en-
ger Austausch mit allen Abteilungsleitungen gepflegt und die bestmöglichste solidarische Umsetzung 
abgestimmt umgesetzt. Während des gesamten Zeitraumes sind bis heute die Mitarbeitenden wie die 
Kund*innen bestmöglich geschützt. Erkrankungen an Covid konnten dadurch auf ein absolutes Mini-
mum reduziert werden. 
 
Derzeit gibt es trotz steigender Inzidenzwerte keine Einschränkungen in der Terminvergabe, da das 
Hygienekonzept und die Impfungen (zusätzliches Boosterimpfangebot) wirken. Die Kolleg*innen in 
der Zentrale unterstützen abteilungsübergreifend temporär weiter die Bezirke. 
 
 
2. Die Arbeitssituation für die Mitarbeitenden im Ausländeramt ist aufgrund der hohen Rückstände 
belastend. Inwieweit ist der Einsatz einer ‚Schnellen Unterstü tzungsgruppe‘ mit Zusatzzahlung / 
Wochenendarbeit zum Abbau der Rückstände denkbar, um die Situation für die Mitarbeitenden 
auf 0-Stand zu bringen und damit die Arbeitszufriedenheit und -motivation zu erhöhen? 
 
Die Umstellung auf die „Zukunftsliste“ bietet einen guten Überblick auf die abzuarbeitenden Fälle und 
führt zu einer hohen Motivation bei den Mitarbeitenden, da diese nach Fallverteilung durch die Grup-
penleitungen, die auslaufenden Titel bearbeiten und ihre geleistete Arbeit gut nachvollziehen können. 
Alle Bezirke sind mit dieser Zukunftsliste im Januar 2022 bis März 2022 angekommen (Zielsetzung 
mindestens drei Monate vor Ablauf). Es sind noch nicht alle Anträge bearbeitet, aber jede/ -r Antrag-
stellende sollte zumindest eine Fiktionsbescheinigung erhal ten haben. Bis zu deren Ablauf (halbes 
Jahr) soll nach Prüfung des Antrages ein Vorsprachetermin zur Aufnahme der biometrischen Daten 
zugeschickt werden. 
 
Die Rückstände fehlender Legitimationen der Ausländer*innen durch ausgelaufene  Aufenthaltstitel 
oder ausgelaufene Fiktionsbescheinigungen sind bis auf vielleicht einzelne Fälle aufgearbeitet. Mit 
Besetzung der sechs vakanten Stellen in der Zentrale und temporärer zusätzlicher Unterstützung der 
Gruppenleitungen für die am stärksten betroffenen Bezirke, ist dies bis Ende 2021 gut gelungen. In 
eingehenden Beschwerdefällen wird diese Unterstützungsgruppe unverzüglich tätig. Die Beschwer-
den sind aus Sicht des Ausländeramtes deutlich zurückgegangen und beschränken sich inzwischen 
eher auf schwierigere Fallkonstellationen. Durch diesen Rückgang konnte die Unterstützungsgruppe 
jetzt einen Zeitraum vom 15.01. bis 14.02.2022 aus der Zukunftsliste von Mülheim komplett über-
nehmen, damit dort offene Anträge abschließend bearbeitet werden können. 
 
 
3. Welche Rolle spielt Videotelefonie und auch das Videodolmetschen in der täglichen Kommunika-
tion mit den Kund*innen (nicht zu verwechseln mit dem Einsatz von vereidigten Dolmet-
scher*innen bei rechtsrelevanten Verfahren) eine Rolle? Gibt es hierzu weitere Planungen? 
 
So das Ausländeramt rechtlich verpflichtet ist, ziehen die Kolleg*innen Dolmetscher hinzu; auf jeden 
Fall in Präsenz, da ein persönliches Gespräch mit Übersetzung eine andere Gesprächsatmosphäre 
bietet als Videotelefonie. 
 
In den täglichen Kontakten wird Videotelefonie derzeit nicht eingesetzt. Auch hier wird das persönli-
che Gespräch bevorzugt. Die Ausländer*innen sind bei erheblichen Sprachbarrieren gehalten, je-
manden mitzubringen, der hilft zu übersetzen. 
 
 
4. Wie ist der Stand der Einrichtung / Überarbeitung der Online Verfahren – Flüchtlingsrat 
und InHaus hatten hier dem Ausländeramt ihre Unterstützung zugesagt? 
 
Neben dem schon eingestellten Verlängerungsantrag, den überarbeiteten automatischen Antworten, 
den Informationsschreiben und den FAQs ist das Ausländeramt derzeit – abhängig von den Vorgaben 
des Ministeriums für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration des Landes Nordrhein -Westfalen 
(MKFFI) – mit dem Land Brandenburg und  dem städtischen Amt für Informationsverarbeitung in ei-

4 
 
nem vom Bund geförderten Onlineprojekt fachlich involviert.  
 
Eine Produktivsetzung, beispielsweise in der Einbürgerung, scheiterte bisher an den technischen 
Schnittstellen. Die technische Umsetzung für alle Bereiche kann noch nicht in Aussicht gestellt wer-
den. Aktuell wird mit der städ tischen Onlineredaktion die Verbesserung des Online-Kontaktformulars 
abgestimmt, damit die zu zuordnenden Anliegen besser in die jeweiligen Postfächer geleitet werden 
können.  
 
Die Unterstützungsangebote werden gerne angenommen. Die Einladung erfolgt in Kürze. 
 
Die Einladung ist durch Frau Boeck inzwischen erfolgt. 
 
 
5. Inwieweit können die weiterhin in der Kritik stehenden Bezirksausländerämter in Kalk, 
Mülheim und Nippes sehr kurzfristig unterstützt werden? 
 
Es geht hier um die Bezirksausländerämter Kalk, Mülheim, Ehrenfeld  und Porz. 
 
Die Rückstände fehlender Legitimationen der Ausländer*innen durch ausgelaufene  Aufenthaltstitel 
oder Fiktionsbescheinigungen sind – bis auf vielleicht einzelne Fälle – aufgearbeitet.  
 
Die angeschriebenen Personen mit ausgelaufenen Titeln nach der Zukunftsliste: 
 Ehrenfeld – Mitte Februar 2022 
 Porz – Anfang März 2022 
 Kalk – Mitte Januar 2022 
 Mülheim (mit der Unterstützung des zentralen Teams) jetzt bei Mitte Februar 2022) 
 
Mit der weiteren, konsequenten Bearbeitung der Anträge werden die wiederholt ausgestellten Fikti-
onsbescheinigungen (gültig für ein halbes Jahr) ersetzt und damit auch die erforderlichen Vorspra-
chen weniger, da die Aufenthaltstitel in der Regel zwei Jahre erteilt werden. 
 
Das zentrale Unterstützungsteam wird - wie beschrieben - die Anträge auf Niederlassungserlaubnisse 
und komplizierten Fälle und andere Rückstände wie Datenbereinigung usw. abarbeiten. 
 
 
6. Im Haushalt 2022 sind 60.000 € zur Erarbeitung eines Konzeptes zur Weiterentwicklung der Aus-
länderbehörde zur Willkommensbehörde vorgesehen. Welches Selbstverständnis hat ein Auslän-
deramt Köln heute und was sind Grundgedanken an die Erarbeitung dieses Konzeptes zur Wei-
terentwicklung in Richtung einer Willkommensbehörde? 
 
In Köln leben derzeit 220.000 Menschen ohne deutschen Pass. Über 90% verfügen über einen gesi-
cherten Aufenthaltsstatus, bei etwas mehr als 20.000 Personen ist der Status ungeklärt. 
 
Der Auftrag des Ausländeramtes ist es, die gesetzlichen Regelungen des Aufenthaltes und der Ein-
bürgerung auf die in Köln lebenden Menschen anzuwenden. Dies beinhaltet seit der umfassenden 
Reform des Ausländerrechts von 2005 nicht mehr nur ordnungs- sondern auch gesellschaftspolitische 
Aufgaben, von Einreiseverfahren angefangen über die kommunalen Aufgaben im Asylverfahren, die 
Bearbeitung der ausländerrechtlichen Fragen der Menschen mit sicherem Aufenthaltsstatus, die Prü-
fung von Duldungsgründen und Bleiberechtsansprüchen bis hin zur Beratung zur freiwilligen Rück-
kehr oder Durchführung von Abschiebungen.  
 
Wir wollen  
 professionellen Service für in Köln lebende Menschen leisten,  
 dauerhafte Bleibeperspektiven für Menschen schaffen, die sich integrieren wollen und können 
und  
 Gefährder, (Intensiv)Straftäter und Integrationsverweigerer konsequent zurückführen.

5 
 
Unter professionellem Service verstehen wir eine qualifizierte Dienstleistung, die dem Einzelfall ge-
recht wird, zu einer einheitlichen und ergebnisorientierten Entscheidungspraxis führt und sich zudem 
durch einen unvoreingenommenen, respektvollen und offenen Umgang mit den Kundinnen und Kun-
den auszeichnet. Unsere Entscheidungen ergehen auf der Grundlage hoher fachlicher Kompetenz 
und berücksichtigen alle für den Einzelfall bedeutsamen Aspekte. 
 
In der täglichen Praxis arbeiten wir von der ersten Kontaktaufnahme mit den Menschen auf eine auf-
enthaltsrechtliche sinnvolle Lösung des Einzelfalles hin. Wir versuchen, die persönliche Situation zu 
erfassen und weisen darauf hin, welche Bedeutung die geklärte Identität, das Erlernen der deutschen 
Sprache, die Sicherung des Lebensunterhalts durch schulische oder berufliche Ausbildung oder die 
Ausübung eines Berufs sowie die Integration in die Gesellschaft haben.  
 
Zwischen dem Ausländeramt und dem Amt für Integration und Vielfalt sind in den kommenden Wo-
chen die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie die hierfür benötigten Ressourcen 
abzustimmen, damit eine zielführende Bearbeitung der Thematik erfolgen kann.  
 
 
7. Inwieweit wird die globalisierungsbedingte Zuwanderung als eine Möglichkeit auch für Köln gese-
hen dem Ar beitskräftemangel zu begegnen, bzw. die vom Rat der Stadt wiederholt geäußerte 
humanitäre Solidarität zu zeigen? Findet dies einen konzeptionellen Niederschlag z.B. in der 
Ausweitung von Beratungsangeboten und sonstigen Hilfestellungen 
für die Kund*innen? 
 
Frau Baum, Leiterin des Amtes für Integration und Vielfalt, hat diesen Passus vorgetragen:  
Wir sehen in der Zuwanderung sowohl Chancen für den Arbeitsmarkt selbst als auch eine Möglich-
keit, dem Fachkräftemangel in unterschiedlichen Bereichen zu begegnen.  
Aus diesem Grund ist die Stadt Köln mit dem Amt für Integration und Vielfalt aktiv in den Bereichen 
Bildung und Arbeit (für Neuzugewanderte und Geflüchtete), um dort die Arbeitsmarkt - und Ausbil-
dungschancen Neuzugewanderter zu verbessern, sei es bei der Anerkennung von Schul- und bei 
Berufsabschlüssen, als auch bei bedarfsgerechten Angeboten, um die Chancen auf Schul - und 
Berufsabschlüsse zu erhöhen.  
Die Stadt Köln hat sich einer humanitären Geflüchteten Politik verpflichtet. Sie ist Mitglied im Städte-
netzwerk sichere Häfen und ist dort aktiv. Frau Oberbürgermeisterin Reker hat anlässlich verschiede-
ner Ratsbeschlüsse zur Aufnahme Geflüchteter aus Kriegs- und Krisengebieten Appelle an das Bun-
desinnenministerium und an das Landesintegrationsministerium geri chtet, um die solidarische Auf-
nahmebereitschaft Köln für Geflüchtete deutlich zu machen, unlängst mit Blick auf die Situation in 
Afghanistan und an der polnisch-belarussischen Grenze. 
 
 
8. Gibt es beim Ausländeramt Erfahrungen mit dem Einsatz der Familienspra chen der Mitarbeiten-
den mit internationaler Familiengeschichte bei erklärenden Kund*innengesprächen? Sehen Sie 
hier ein Potential und eine Möglichkeit diese Gespräche zu beschleunigen und Gesprächsat-
mosphären zu verbessern? 
 
Mitarbeitende mit internationaler Geschichte arbeiten aufgrund ihrer Mehrsprachigkeit gerne im Aus-
länderamt, haben sich bei uns deshalb bewusst beworben und sind hier herzlich willkommen. Oftmals 
ist die Mehrsprachigkeit hilfreich und wird auch unter den Kolleg*innen im Einzelfall zur Unterstützung 
bei Sprachbarrieren genutzt. Die Gesprächsatmosphäre ist grundsätzlich von Wertschätzung und 
Respekt geprägt – egal in welcher Sprache! 
 
Das gehört zu den Amtszielen und wird so u.a. in Teamgesprächen auch vermittelt.

6 
 
9. Wie ist d er Stand der Organisationsüberprüfung? Wann wurden die Fallzahlen zur Sachbearbei-
tung durch die Mitarbeitenden zuletzt festgelegt – wann ist mit einer Neufestlegung zu rechnen? 
Wann wird die gesamte Organisationsüberprüfung abgeschlossen sein? 
 
Durch die b eschriebenen flankierenden Maßnahmen zur Rückstandsaufarbeitung (siehe Fragen  2 
und 4) ist ein Zeitfenster geschaffen, damit die organisatorische Betrachtung auf die Fallkonstellatio-
nen nach ihren rechtlichen Grundlagen abzielen kann. Die Prüfung der zu optimierende Abläufe spielt 
dabei ebenso eine Rolle wie die Dauer der Bearbeitung je nach rechtlicher Grundlage. Ziel ist es für 
die Zukunft Geschäftsprozesse zu optimieren, digitale Möglichkeiten auszuschöpfen bzw. zu entwi-
ckeln und eine auskömmliche Personalressource für die zu bewältigenden Fallzahlen bereit zu halten. 
Dabei spielt auch der Servicegedanke eine wesentliche Rolle, bei Überlegungen zu Terminangebo-
ten, telefonische Erreichbarkeit, Emailsteuerungen uvm. 
 
Die Hotline leistet für die telefonische Erreichbarkeit sehr gute Dienste. Es bleibt organisatorisch zu 
klären, ob diese zentral beim Ausländeramt mit zusätzlichen Vorarbeiten für die Sachbearbeiter*innen 
letztlich aufgebaut wird oder zum Bürgertelefon gegeben wird. 
 
 
10. Halten Sie die Bezahlung der Mitarbeitenden in der Ausländerbehörde mit EG 8 bzw. EG9 ange-
sichts der Verständigungsschwierigkeiten und oftmals seitens der Kund*innen als unbefriedigend 
oder negativ wahrgenommenen Entscheidungen, noch für angemessen? Gibt es Möglichkeiten 
einer Verbesserung der Bezahlung und damit höheren Attraktivität der Stellen durch eine Ände-
rung der Stellengestaltung, verbunden mit einer besseren Bezahlung? Ist die in vergleichbaren 
Arbeitsfeldern wie z.B. bei der Leistungsgewährung nach dem AsylbLG praktizierte bessere Be-
zahlung der Sachbearbeitenden auch auf das Ausländeramt übertragbar? 
 
Die Klärung der Eingruppierung wird Bestandteil der organisatorischen Betrachtung werden und rich-
tet sich grundsätzlich nach der Verantwortlichkeit und den Ansprüchen der Aufgabeninhalte. 
 
 
11. Die Mitarbeitenden im Ausländeramt haben z.B. aufgrund der Sprachbarrieren und komplexen 
ausländergesetzlichen Vorgaben schwierige Arbeitssituationen? Gleichzeitig gibt es eine Jahr alte 
gesellschaftliche Diskussion über Vorbehalte gegenüber Migrant*innen. Inwieweit gibt es hier re-
gelmäßige Fortbildungsangebote bzw. Supervision, um berufliches Handeln reflektieren zu kön-
nen und weiterhin einen gleichbleibenden freundlichen 
Service anzubieten? 
 
Es gibt grundsätzlich keine Vorbehalte gegenüber Migrant*innen. Es kann gerne bei den zahlreichen 
Kolleg*innen mit Migrationshintergrund nachgefragt werden.  
 
Mit Verweis auf die Amtsziele, die Vorbildfunktion der Vorgesetzten, als Thema auch in Jourfixe Ter-
minen und in Workshops ist dieses Thema beim Ausländeramt viel beachtet. Zusätzlich sollen spezi-
elle Schulungen (wegen der Pandemie derzeit nur fachliche Schulungen online) zu dieses Thematik 
aufgelegt werden. 
 
Gez. Blome