Personalgewinnung der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer 15.09.2017 
 2833/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 18.09.2017 
 
Personalgewinnung bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln (Stellenbesetzungsverfahren, 
Einarbeitung, Ausbildung) 
Eine erhebliche Anzahl von Mehrstellen, die seit Anfang dieses Jahres zur Besetzung freigegeben 
wurden, sowie eine überdurchschnittlich hohe Fluktuation insbesondere im gehobenen technischen 
Dienst waren Anlass, das Stellenbesetzungsverfahren der Gebäudewirtschaft zu optimieren und die 
Marketingmaßnahmen zu forcieren. 
Ziel all dieser Maßnahmen ist eine erhebliche Beschleunigung der Stellenbesetzungsverfahren und 
damit verbunden letztendlich eine möglichst kurzfristige Besetzung der Vakanzen bzw. eine Reduzie-
rung der Vakanz-Quote.  
Aktuell sind insgesamt rd. 110 vakante Stellen zu besetzen, hiervon 90 Stellen im gehobenen techni-
schen Dienst.  
Die Gebäudewirtschaft hat unterschiedliche Maßnahmen umgesetzt, um die oben genannten Ziele zu 
erreichen:  
In einem ersten Schritt wurden die Ausschreibungstexte attraktiver gestaltet und den Anforderungen 
moderner Ausschreibungsmedien angepasst. Veröffentlicht wurden die Stellenausschreibungen, 
ebenfalls seit Mai diesen Jahres und unter Berücksichtigung des hohen Personalbedarfes verstärkt 
für die Abteilung 262/ Planen und Bauen, auf der Homepage der Stadt Köln, Interamt, in Bauwelt und 
Baunetz, Kalaydo online to print, Stepstone, Jobware incl. Ingenieurkarriere.de, Facebook, Twitter, 
Newsletter der Stadt Köln, Architektenblatt, Indeed, Immobilienzeitung, die Jobbörse der Architekten-
kammer NW und der Ingenieurkammer Bau NW. Kurzfristig geplant ist noch eine größere Kampagne 
in den Printmedien. Diese intensive Veröffentlichung der Stellenausschreibungen wird auch zukünftig 
weitergeführt werden. 
Seit Mai diesen Jahres wurde zur temporären Unterstützung (für die Dauer eines Jahres) ein externer 
Personaldienstleister mit den administrativen Aufgaben der Stellenbesetzungsverfahren, der Erstel-
lung von Anforderungsprofilen sowie der Organisation und Nachbereitung der Auswahlverfahren für 
die Stellen des gehobenen technischen Dienstes der beiden Abteilungen 261/Objektmanagement 
sowie 262/Planen und Bauen beauftragt. 
Im Verfahren erhalten die Bewerberinnen und Bewerber in der Regel am Tag der Bewerbung oder 
spätestens am Folgetag eine Eingangsbestätigung ihrer Bewerbung. Die Auswahlgespräche erfolgen 
durchschnittlich spätestens ca. 3 Wochen nach Eingang der Bewerbung. Sofern nach dem Ergebnis 
der Auswahlgespräche eine Einstellung erfolgen kann, werden die Bewerberinnen und Bewerber im 
Regelfall noch am Tag der Auswahlrunde telefonisch über das Ergebnis informiert.

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Der Datenaustausch mit dem externen Personaldienstleister, mit 11/ Amt für Personal, Organisation 
und Innovation und den weiteren Verfahrensbeteiligten (Personalvertretung, der Schwerbehinderten-
vertretung und dem Amt für Gleichstellung von Frauen und Männern) wurde neu über die digitale 
Plattform Team organisiert (und bei Bedarf über Mail), so dass keine Postlaufzeiten anfallen.  
Darüber hinaus wird die Gebäudewirtschaft kurzfristig ein Bewerbermanagementverfahren einführen, 
um das Stellenbesetzungsverfahren noch weiter zu optimieren. 
Diese erheblichen Anstrengungen haben in den oben genannten Verfahren seit Anfang 2017 zu den 
folgenden Ergebnissen geführt: 
Anzahl der Bewerbungen : 
für 261/ Objektmanagement    117 Bewerbungen  
für 262/ Planen und Bauen   122 Bewerbungen (davon 5 interne 
       Bewerbungen von Mitarbeitenden der  
       Gebäudewirtschaft) 
Einladungen zu Auswahlgesprächen über den externen Dienstleister seit Juni 2017 (nach erfolgter 
Vorauswahl) 
für 261/ Objektmanagement  ca. 20 Bewerberinnen und Bewerber 
für 262/ Planen und Bauen  ca. 50 Bewerberinnen und Bewerber 
Einstellungszusagen 
für 261/ Objektmanagement 6   Einstellungszusagen 
für 262/ Planen und Bauen 17 Einstellungszusagen 
Absagen potentieller neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach bereits erfolgter Zusage in 2017 
261/ Objektmanagement 2 Bewerberinnen bzw. Bewerber 
262/ Planen und Bauen 3 Bewerberinnen bzw. Bewerber 
Bereits erfolgte Einstellungen bzw. Arbeitsvertrag bereits unterschrieben in 2017 
261/ Objektmanagement  14 Einstellungen insgesamt, davon 2 Einstellungen   
      mit Unterstützung durch externen Dienstleister 
262/ Planen und Bauen  11 Einstellungen insgesamt, davon 8 Einstellungen 
      mit Unterstützung durch externen Dienstleister 
 
Im Gegenzug haben bislang in 2017 allerdings bereits 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des geho-
benen technischen Dienstes die Gebäudewirtschaft verlassen, sei es wegen Erreichens der Alters-
grenze, Kündigung, Wechsel zu einer anderen Dienststelle u. ä. 
Für die neuen Mitarbeitenden wird die Einarbeitung durch die Erarbeitung bzw. Weiterentwicklung 
eines Einarbeitungskonzeptes für Mitarbeitende der Gebäudewirtschaft sichergestellt. Hieran an-
schließen werden sich Maßnahmen zur Personalentwicklung, die ebenfalls unter Federführung der 
Gebäudewirtschaft konzeptioniert und umzusetzen sein werden.  
Über die dargestellten Maßnahmen hinaus, die in dieser Intensität fortzusetzen sind, um neue Mitar-
beitende für die Gebäudewirtschaft zu gewinnen, ist vom Wintersemester 2018/2019 an vorgesehen, 
einen dualen praxisintegrierten Studiengang für Bauingenieurinnen und Bauingenieure anzubieten. 
Die Vorbereitungen und notwendigen Absprachen mit allen Beteiligten werden aktuell getroffen, um

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die Studienplätze zeitnah anbieten zu können. 
Bei allen Maßnahmen zur Personalgewinnung und den positiven Ergebnissen, die in den vergange-
nen Monaten erzielt werden konnten, ist zu berücksichtigen, dass die komplexen Herausforderungen 
des Bauens durch einen öffentlichen Auftraggeber eine längere Einarbeitungszeit der neuen Mitarbei-
tenden erfordern, so dass diese die Vakanzen und insbesondere das Ausscheiden von erfahrenen 
Mitarbeitenden nicht sofort kompensieren können. Die Gebäudewirtschaft prüft alle realisierbaren 
Maßnahmen und setzt diese so kurzfristig wie möglich um, um einen vollumfänglichen Einsatz der 
neuen Mitarbeitenden so schnell wie möglich sicherstellen zu können.  
Eine konstruktive Unterstützung durch alle Beteiligten kann den geschilderten Prozess positiv beglei-
ten, unterstützen und forcieren. Hierbei sollten sich alle darüber bewusst sein, dass jede öffentliche 
Äußerung Folgen hat. 
 
Gez. Höing