Digitale Gremienarbeit

33.20.0111 
Herr Hirsch 
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STAD I hir...;;\;\,,., ~- ,', ! ! 
. ·1 9. SEP. 2022ffi 
Amt fOr OOrger- u, f~ate1smv!ce 
8eiirlu.verw,dtung Nord 
15.09.2022 
33 63 
Bezirksvertretung, Münster~Hiltrup 
über Bezirksverwaltung Hiltrup 
Bezirksvertretung Münster-Mitte 
über Bezirksverwaltung Mitte 
Bezirksvertretung Münster-Nord 
über Bezirksverwaltung Nord 
Bezirksvertretu'ng Münster-Ost 
über Bezirksverwaltung Ost 
Bezirksvertretung Münster-Südost 
über Bezirksverwaltung Südost 
Bezirksvertretung Münster-West 
über Bezirksverwaltung West " 
. ~ 
. A~/ über Herrn Oberbürgermeister Lewe o. V. i. A. fl... . 
Digitale Gremienarbeit · 
. • Anregung lfd. Nr. AnH/0023/2021 
• Antrag lfd. Nr. A-M/0015/2021 
• Antrag lfd. Nr. A-N/0038/2021 . 
•· Antrag lfd. Nr. A-:O/0012/2021 
• Antrag lfd. Nr. A-S/0004/2021 
• Antrag lfd. Nr. A-W/0073/2021 
AusgaAgslage: 
Mit den o. g. Anträgen/ der o. g. Anregung wird fraktions- und gremienübergreifend 
1. die Verwaltung gebeten, die digitale Gremienarbeit in den Bezirksvertretungen einzu­ 
führen und 
2. der Rat gebeten, für digitale Endgeräte die entsprechenden Haushaltsmittel ab dem 
Haushaltsjahr 2022 bereitzustellen. 
Parallel liegt der Ratsantrag A-R/0003/2020 der CDU-Fraktion, der SPD-Fraktion, der Frak­ 
tion Bündnis 90/Die Grünen/GAL und der FDP-Fraktion vor: 
,,Die Verwaltung wird. beauftragt, nach der Kommunalwahl bis Ende des Jahres 2020 sicher­ 
zustellen, dass allen Ratsmitgliedern, Bezirksvertretern, Sachkundigen Bürgern und deren . .

- 2 - 
.Stellvertretern der Zugang zur digitalen Ratsarbeit ermöglicht wird .. Ratsmitgliedern wird - wie 
in der Vergangenheit schon - dazu auf Wunsch ein Tablet (mit Datenkarte) zur Verfügung 
gestellt•. Ratsmitglieder erhalten alternativ· die Möglichkeit, eln geeignetes eigenes Tablet / 
einen geeigneten eigenen Laptop für die digitale Ratsarbeit einzusetzen. 
· Bezirksvertretern, Sachkundigen Bürgern und deren Stellvertretern wird der Zugang zur digi­ 
talen Ratsarbeit ausschließlich über ein geeignetes eigenes Tablet / einen geeigneten eige- · 
nen Laptop ermöglicht. Bei Benutzung geeign~ter eigener Geräte sorgt die Verwaltung für 
die Möglichkeit eines sicheren Zugangs (z.B. Zwei-Faktor-Identifizierung per YubiKey o.ä.) 
und stellt die für den Zugang notwendige Soft- und Hardware zur Verfügung." 
Stellungnahme: 
Zu 1) . 
Das Rats-/Gremieninformationssystem Sessi.onNet bietet nach einem Update die Möglich- 
. keit, ·eine 2-Faktor-Authentifizierung (2-FA) über eine AuthenticatorAPP verbindlich vorzu­ 
schreiben. Dieser Sicherheitsstandard ist zum Schutz der nichtöffentlichen Daten nach einer 
entsprechenden Einschätzung zur Datensicherheit erforderlich. Gleichzeitig bekommen die 
Gremienmitglieder durch die 2-FA die Möglichkeit, mit eigenen und verschiedenen Endgerä­ 
ten an der digitalen Gremienarbeit teilzunehmen. 
Die AuthenticatorAPP erzeugt ein zeitlich begrenztes Einmal-Passwort (ein sog. TOTP - 
Time based OneTime Password), das neben der eigenen Nutzerkennung mit dem selbst ge­ 
wählten Kennwort den Zugang zum Rats-/Gremieninformationssystem eröffnet. Dadurch be­ 
steht sowohl die Möglichkeit mit der MandatosAPP der drei unterschiedlichen Betriebssys­ 
teme Windows, Android und iQS. als auch mit einem Internetbrowser auf das Rats-/Gremi­ 
eninformationssystem zuzugreifen. Damit ist losgelöst von einem bestimmten Endgerät eine 
Arbeit mit dem Rats-/Gremieninformationssystem möglich. Das Amt für Bürger- und Ratsser­ 
vice hat die MltglJ~~er der Bezirksvertretungen am 20.07.2022·s0wie··erneut am 02.0'fü'2"0e2 
über diese Qp.tlo_n lntormlert und um eine Erklärung für die ,digitale G.remienarbeit .oder für die 
weiterhin erfolgende Belieferunq mit Papier gebeten. Im Folgenden werden die erforderli­ 
chen Umsetzungsschritte rt:iit den Mitgliedern abgesprochen und r:iotwenqlgei Zustimmungen 
eingeholt, damlt die dig,ltale 'Arbeltsfähig_kejt hergestellt werden kann: Mit Stand vom · · . 
06.09.2022 zeigt die Abfrage folgendes Bild: 3 weitere Ratsmitglieder arbeiten digital, bei 
den Mitgliedern der Bezirksvertretungen liegen 38 Erklärungen für die digitale Gremienarbeit 
und 29 Erklärungen für die Gremienarbeit mit Papierunterlagen vor. 
Zu 2) . 
Der Rat hat den entsprechenden Haushaltsantrag zur Erhöhung der notwendigen Haushalts­ 
'rnlttel, die Anlage 1 zur Vorlage V/0888/2021, in der Sitzung vom 15.12.2021 nicht aufgegrif­ 
fen. Diese Entscheidung ist kongruent zum Ratsantrag A-R/0003/2020, in dem eine Auswei­ 
tung der digitalen Gremienarbeit mit privaten E:ndgeräter:1 beantragt wird. Daher kann eine 
städtische Hardware nicht zur Verfügung gestellt werden. Die Hardware, die bisher für den 
Zugang zum Rats.:./Gremieninfon:nationssystem notwendig war, ist mit der o. g. technischen 
Lösung auch ~ l:l-t-mebr erforderlich, Dem Rat wird mit der Vorlage V/0554/2022 eine Be- 
. schlussem ~ lung fürci s zukünftige Verfahren auf der Basis des o.g. Ratsantrages vorge- 
·1. '

A-N/0038/2021 
 
 
SPD-Fraktion in der Bezirksvertretung Nord 
 
Fraktion in der  
Bezirksvertretung Münster-Nord 
 
      
    in der Bezirksvertretung Münster-Nord  
 
 
Fraktionsübergreifender Antrag in der Bezirksvertretung Münster- Nord        19.11.2021 
 
Digitale Gremienarbeit 
 
Anregung gem. § 21 Abs. 4 der Hauptsatzung an die Verwaltung (vgl. Nr.1) und an den Rat der 
Stadt Münster (vgl. Nr.2)  
 
Die Bezirksvertretung Münster-Nord möge beschließen:  
 
1. Die BV-Nord bittet die Verwaltung, spätestens im 1. Quartal 2022 die digitale Gremienarbeit 
einzuführen, bei der die Mitglieder der Bezirksvertretung nach Wunsch mit digitalen Endgeräten 
ausgestattet und künftig Vorlagen etc. nur noch digital an die Mandatsträger versendet werden.  
2. Die BV-Nord bittet die Verwaltung, die Voraussetzungen für die Durchführung digitaler 
Gremiensitzungen zu schaffen. 
 
Begründung:  
 
Die Digitalisierung aller geeigneten Lebensbereiche ist eine Zukunftsaufgabe von weitreichender 
Bedeutung. Insbesondere Verwaltungsprozesse eignen sich für eine Digitalisierung, die zu einer ganz 
erheblichen Schonung von Ressourcen und einer deutlichen Beschleunigung des Workflows führen kann. 
Im Hinblick auf den erheblichen Papieraufwand für die umfangreichen Sitzungsvorlagen und den häufig 
späten Versand von Vorlagen, Anträgen etc. und die damit verbundenen Kosten ist es zweckmäßig, künftig 
auf eine digitale Gremienarbeit umzustellen wie sie im Rat der Stadt Münster bereits praktiziert wird. 
Diesbezüglich wird auch auf den Ratsantrag A-R/0003/2020 vom 12. Februar 2020 von CDU, SPD , FDP 
und Bündnis 90/Die Grünen/GAL verwiesen, der voraussichtlich im 1. Quartal 2022 abgearbeitet sein soll. 
Zur Begründung wird auch auf die Ratsanträge der Bezirksvertretungen West,  Mitte, Ost, Südost und 
Hiltrup verwiesen. 
 
Zur Durchführung digitaler Sitzungen wird begründet, dass es ungewiss ist, inwieweit die aktuelle Corona- 
Pandemie Auswirkungen auf die Arbeit der kommunalen Gremien haben wird. Um die Arbeitsfähigkeit der 
BV- Nord abzusichern, ist daher die Möglichkeit alternativer digitaler Arbeitsformen zu schaffen. 
 
Gez. Borker, Bloch, Kiewit, Czapski