Ombudsstelle für Flüchtlinge - Verlängerung der Befristung

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB 
OB/6 
Vorlagen-Nummer 
 2735/2017 
Freigabedatum 
18.09.2017 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Ombudsstelle für Flüchtlinge - Verlängerung der Befristung 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat beschließt auf Grundlage seiner Beschlüsse vom 10.05.2016 (1252/2016) und 28.06.2016 
(1826/2016) die Weiterführung der Ombudsstelle für Flüchtlinge in Köln über die Befristung 
31.12.2017 hinaus für zwei weitere Jahre bis zum 31.12.2019.  
Der Rat gewährt einen Zuschuss an den Kölner Flüchtlingsrat e.V. als Projektträger in Höhe von 
jeweils 127.600 € für die Jahre 2018 und 2019. 
Diese erforderlichen Kosten sind innerhalb der Veranschlagung des Teilergebnisplans 1004 
Bereitstellung von Wohnraum, Teilplanzeile 13, Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen 
finanziert. 
 
 
 
Alternative: 
Die Ombudsstelle wird nach dem 31.12.17 nicht mehr durch die Stadt Köln finanziert und kann ihre 
Arbeit in der bisherigen Form nicht weiter durchführen. 
 
Integrationsrat 05.10.2017 
Ausschuss Soziales und Senioren 09.11.2017 
Finanzausschuss 13.11.2017 
Rat 14.11.2017

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme        € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018-2019 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    127.600 € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung 
Auf Grundlage der Ratsbeschlüsse vom 10.05.2016 „Einrichtung einer Ombudsstelle für Flüchtlinge“ 
(1252/2016) und 28.06.2016 „Feinkonzept zur Einrichtung und Umsetzung einer Ombudsstelle für 
Flüchtlinge in Köln“ (1826/2016) wurde durch die Verwaltung über das bis dato in den 
Unterbringungseinrichtungen und den Dienststellen der Stadtverwaltung bestehende 
Beschwerdemanagement und den vorhandenen Beratungs- und Unterstützungssystemen hinaus, 
eine zentrale und unabhängige Anlaufstelle (Ombudsstelle) außerhalb der Stadtverwaltung, zunächst 
befristet bis zum 31.12.2017, eingerichtet. 
 
Die Ombudsstelle (OS), bestehend aus 1,5 Stellen Fachpersonal (Soziale Arbeit / Sozialpädagogik 
und Verwaltung) ist beim Kölner Flüchtlingsrat e.V. angebunden und hat ihren Sitz in der  
Neue Maastrichter Straße 12-14; 50672 Köln. 
 
Am 15.8.2016 konnte die OS ihre Arbeit aufnehmen. Hierbei wurde dem zu Grunde liegenden o.g. 
Feinkonzept wie folgt Rechnung getragen: 
 
- Bei der Aufnahme und Bearbeitung von Hinweisen und Beschwerden im Zusammenhang mit 
der Unterbringung und Betreuung von Flüchtlingen agiert die OS neutral und unabhängig. 
Dabei konzentriert sie sich auf „gravierende“ Hinweise, insb. zu den Themen sexuelle 
Übergriffe, Diskriminierungen und Verletzungen der Menschenwürde.  
- Durch benannte, feste Ansprechpartner in den Dienststellen und im Referat 
Flüchtlingskoordination ist der notwendige Austausch zwischen der OS und der Verwaltung 
gewährleistet. Die Wege sind kurz, die Reaktionen in der Regel zeitnah. Die Zusammenarbeit 
erfolgt vertraulich und stets mit dem Ziel, die bestmögliche Lösung für die Betroffenen und die 
identifizierten Problemlagen herbeizuführen.

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- Die OS hat freien und ungehinderten Zutritt zu allen städtischen und trägergeführten 
Einrichtungen, in denen Flüchtlinge untergebracht und betreut werden; inzwischen verläuft in 
den überwiegenden Fällen auch der Zugang zu den in den Hotels untergebrachten 
Bewohnern und Bewohnerinnen reibungslos.  
- Jeder Beschwerdefall und die sich daraus ergebenden Handlungserfordernisse werden durch 
die OS dokumentiert und fließen anonymisiert in die Tätigkeitsberichte der OS ein.  
Aus den bisher vorliegenden Tätigkeitsberichten der OS (s. Ausschuss für Soziales und Senioren 
vom 26.01.2017 (0009/2017) und 22.06.2017 (1869/2017)) geben die nachfolgenden Eckwerte einen 
Anhaltspunkt über die Inanspruchnahme und die von der OS geleistete Arbeit: 
 
Im IV. Quartal 2016 gingen bei der OS 37 Anzeigen, Hinweise und Beschwerden ein, davon konnten 
20 abgeschlossen werden. Im I. Quartal 2017 waren es 42 neue Eingänge, von denen 29 
geschlossen werden konnten. Im II. Quartal gingen 41 Fälle ein, hiervon war ein Abschluss von 18 
Fällen möglich. 
 
Fazit:  
Trotz aktuell sinkender Zahl der in städtischen Einrichtungen untergebrachten Flüchtlinge (Mai 2016: 
13.191, Juni 2017: 11.760) ist der Bedarf nach dem Angebot der OS im I. Quartal 2017 gegenüber 
dem IV. Quartal 2016 gestiegen und im II. Quartal 2017 gegenüber dem I. Quartal 2017 nahezu 
gleich hoch geblieben. Selbst bei einer weiterhin moderaten Entwicklung der Flüchtlingszahlen geht 
die Verwaltung mindestens von einer gleichbleibenden Frequentierung der OS aus. 
 
Die Existenz, das sozialkompetente Auftreten und der bisherige Einsatz der Ombudspersonen 
werden von den Bewohnern und Akteuren in den verschiedenen Unterkünfte zunehmend geschätzt 
und in Anspruch genommen. Flankierend sorgt darüber hinaus die Auslage von mehrsprachigen 
Flyern in den Unterkünften und bei den Initiativen sowie der Internetauftritt der OS 
(http://ombudsstelle.koeln) für eine weitere Erhöhung des Bekanntheitsgrades.  
Die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist gelegt, das Netzwerk für das erfolgreiche 
Agieren geschaffen. Anfängliche (formale) Hürden, z.B. Entbindung des Gesundheitsamtes in Bezug 
auf die ärztliche Schweigepflicht, Zugang zu Hotelbetrieben, konnten abgebaut werden. Die 
Rollenfindung und -ausübung in Bezug auf den sensitiven Umgang mit den Betroffenen einerseits 
und das Herbeiführen von Lösungen mit verschiedenen Akteuren andererseits, wird von der 
Verwaltung als gelungen angesehen. Die Initialisierung der OS schafft nicht nur eine zusätzliche 
Beratungsmöglichkeit für Geflüchtete. Mit der Arbeit der OS ist auch die Chance verbunden, das 
Verwaltungshandeln zum Wohle der Geflüchteten stetig zu verbessern und bestehende 
Verfahrensabläufe zu hinterfragen und weiter zu optimieren. 
 
Die Fortsetzung der Arbeit der OS für weitere zwei Jahre ist aus Sicht der Verwaltung sinnvoll und 
zielführend. Da derzeit nicht absehbar ist, inwieweit der weitere Freizug von Großunterkünften mit 
wenig/keiner Privatsphäre der Flüchtlinge zu Gunsten von Unterbringungslösungen mit 
überschaubaren Belegungszahlen und mehr Privatsphäre sich auf die Inanspruchnahme der OS 
auswirken wird, wird die Verwaltung vor Ablauf der Befristung (31.12.2019) die weitere Arbeit der OS 
evaluieren und vor dem Hintergrund der dann aktuellen Unterbringungs- und Betreuungssituation 
eine Empfehlung abgeben.  
 
Die quantitative und qualitative Personalausstattung der OS mit drei halben Stellen (Ombudsmann, 
Ombudsfrau, Verwaltungskraft) hat sich bei den derzeitigen Beschwerdezahlen als bedarfsdeckend 
herausgestellt.