Neuorganisation des Personal- und Verwaltungsmanagements

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/11/112/4 
 
Vorlagen-Nummer 13.04.2018 
 1141/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 23.04.2018 
 
Neuorganisation des Personal- und Verwaltungsmanagements 
Die Anforderungen, denen eine moderne Verwaltung gerecht werden soll, verändern sich in vielfacher 
Hinsicht und stellen die Stadt Köln aktuell vor besondere Herausforderungen. Um die Verwaltung 
zukunftsfähig aufzustellen, hat die Oberbürgermeisterin eine Verwaltungsreform angestoßen. Deren 
wesentliche Zielsetzung ist die innovative Weiterentwicklung der Verwaltung, damit sie viel mehr als 
heute den Anforderungen einer wachsenden Stadt, ihrer Bürgerinnen und Bürger sowie der Wirt-
schaftsunternehmen gerecht werden kann und wegweisende Zukunftstrends vorgibt. Als wichtiger 
Baustein hierfür wird das Personal- und Verwaltungsmanagement der Stadt Köln neu aufgestellt.  
 
Der Fokus liegt hierbei künftig auf der Gewinnung, Weiterentwicklung und Bindung von Mitarbeiterin-
nen und Mitarbeitern an die Stadtverwaltung. Daneben sollen schlanke Prozesse den Arbeitsalltag 
unterstützen. Das Personal- und Verwaltungsmanagement versteht sich in diesem Kontext als Part-
ner der Dienststellen und ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, innovativer Gestalter der Verwaltung 
und Unterstützer der Verwaltungsspitze. 
 
Das Amt wird daher in eine Stabsstelle und drei Abteilungen gegliedert. Diese sind 
• 11/0 - Stabsstelle Steuerung und Controlling 
• 111 – Kompetenzzentrum 
• 112 – Organisation 
• 113 – Personalservice / Personalberatung 
 
Im Ergebnis vollzieht sich die Neustrukturierung des Amtes 11 in unterschiedlicher Intensität. Teilwei-
se werden Aufgaben und Verantwortungen grundlegend neu festgelegt, so dass der Neustrukturie-
rungsprozess in weiteren Schritten angegangen und somit nur sukzessive umgesetzt werden kann. 
Im Folgenden werden Schwerpunkte der künftigen Aufgabenstellung vorgestellt. 
 
Die Neuausrichtung des Amtes erfordert eine gut funktionierende Steuerung sowie ein Controlling 
über alle Maßnahmen und Prozesse. Diese Aufgaben beziehen sich insbesondere auf die Bereiche 
Finanzen, IT, Raummanagement, Strategie / Innovation / Marketing sowie Gremien (AVR, Personal-
vertretungen, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretungen) und werden von der 
Stabsstelle übernommen.  
 
In der Abteilung 111 – Kompetenzzentrum werden die Aufgaben eines modernen Arbeitgebers hin-
sichtlich Personalgewinnung und -entwicklung sowie der Personalbindung zusammengefasst. 
 
Das Aufgabengebiet der Personalentwicklung (111/1) wird weiterentwickelt und mit innovativen Pro-
grammen für und mit den Beschäftigten der Stadt Köln versehen. Daneben werden die Anforderun-
gen an die Stadtverwaltung und die Entwicklung der Organisation auf der Grundlage gesamtstädti-
scher Ziele mit den Erwartungen, Bedürfnissen, Fähigkeiten und Potenzialen der Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter sowie Führungskräften in Einklang gebracht. Eine systematische Personalentwicklung ist 
die Grundlage für eine verbesserte Personalgewinnung durch die Steigerung der Attraktivität der

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Stadtverwaltung als Arbeitgeber. Auch die Veränderung der Organisationskultur und des Selbstver-
ständnisses der Verwaltung als modernes und innovatives Dienstleistungsunternehmen setzt umfas-
sende und gesamtstädtische Personalentwicklungsprozesse voraus. 
 
Im Bewerbercenter (111/2), als Eingangstor in und Visitenkarte für die Verwaltung, werden die städti-
schen Kompetenzen der Personalakquise gebündelt und weiterentwickelt, um sowohl für die Bewer-
berinnen und Bewerber als auch für die Dienststellen eine kompetente und verlässliche Ansprech- 
und Beratungsfunktion anbieten zu können. Ziel ist insbesondere die zügige und qualitativ hochwerti-
ge Stellenbesetzung durch bestmögliche Ausschöpfung des Bewerberpotenzials. Das Bewerbercen-
ter wird in einer gesonderten Mitteilung in der kommenden Sitzung des Ausschusses Allgemeine 
Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales eingehend vorgestellt. 
 
Ferner werden in der Abteilung 111 die Aufgaben rund um das Thema Ausbildung (111/3) wahrge-
nommen. Neben der Betreuung der Auszubildenden liegt der Schwerpunkt insbesondere auf der Ein-
richtung und Weiterentwicklung neuer Berufsbilder und der Konzeption neuer Aufstiegswege, um so-
mit das Ausbildungsangebot kontinuierlich an die aktuellen Bedarfe und die künftigen Anforderungen 
der jungen Menschen anzupassen. 
 
In der Abteilung 112 – Organisation werden sämtliche Aufgaben der Unternehmensorganisation ge-
bündelt. Neben der Organisationsberatung und der Durchführung von Organisationsprojekten sind die 
Organisationsentwicklung sowie die Stellenbewertung und die Erstellung und Pflege des gesamtstäd-
tischen Stellenplanes Bestandteil der Abteilung. 
 
Aktuelle gesetzliche und politische Rahmenbedingungen, die technische Entwicklung, die Digitalisie-
rung, der demographische Wandel sowie Ressourcenknappheit erfordern kontinuierliche Anpassun-
gen und Veränderungen der Organisation in der kommunalen Verwaltung und spiegeln den Bedarf an 
Modernisierungsprojekten. Zur kontinuierlichen Entwicklung und Optimierung der städtischen Aufbau- 
und Ablauforganisation unter dem Stichwort „Steigerung der Effektivität und Effizienz“ bietet sich der 
Bereich 112/1 Organisationsberatung und -projekte den Dienststellen, Dezernaten und der Verwal-
tungsspitze als kompetentes Steuerungs- und Unterstützungsinstrument an. Neu ist hierbei, dass die 
Dienststellen perspektivisch in einem definierten Rahmen eigene Gestaltungs- und Entscheidungs-
kompetenzen für die Selbstorganisation und Steuerung des Leistungsergebnisses erhalten. Daneben 
werden den Dienststellen grundsätzlich, insbesondere aber auch für die über den eigenen Gestal-
tungsrahmen hinausgehenden Organisationsangelegenheiten, qualifizierte Beratungs- und Unterstüt-
zungsleistungen zur Verfügung gestellt.  
 
Der Aufgabenschwerpunkt des Sachgebietes 112/2 – Organisationsentwicklung liegt künftig auf der 
Entwicklung und Implementierung neuer Ansätze für die Organisationsentwicklung sowie deren Wei-
terentwicklung. In diesem Kontext werden ebenfalls konzeptionelle Grundlagen für die stadtweite Or-
ganisationsentwicklung erarbeitet. Zudem wird das Betriebliche Vorschlagswesen bei der Organisati-
onsentwicklung angebunden und hin zu einem Ideenmanagement neu ausgerichtet. 
 
Die Notwendigkeit einer gesamtstädtischen, einheitlichen Bearbeitung der Stellenbewertung und der 
Aufstellung des Gesamtstellenplanes besteht auch weiterhin. Die Aufgabe „Überprüfung von Stellen-
bewertungen“ wird weiterhin in zentraler Verantwortung im Bereich 112/3 – Stellenbewertung und 
Gesamtstellenplan durchgeführt, ebenso wie die damit verbundene Aufgabe „Mitzeichnung von 
Dienstverteilungsanpassungen“. Zudem wird eine Bewertungskommission eingerichtet und etabliert. 
Hierdurch soll eine gesamtstädtische einheitliche Bewertungsstruktur sichergestellt werden unter Be-
teiligung der erforderlichen und notwendigen Gremien und Personen. Die Stellenbewertungskommis-
sion ist in einer gesonderten Mitteilung näher vorgestellt. 
 
In der Abteilung 113 werden alle Aufgaben der Personalberatung und der Personalservices gebün-
delt. Die Abteilung soll in allen Fragen rund um die Dienst- und Beschäftigungsverhältnisse beraten 
sowie die Dienststellen in sämtlichen Personalangelegenheiten unterstützen. 
 
Mit der Neuausrichtung des Personal- und Verwaltungsmanagements wird der Schwerpunkt auf In-
novation, Kompetenzentwicklung, Rekrutierung und schnellere Abläufe gelegt. Sie bildet daher die 
Grundlage für ein erfolgreiches Verwaltungshandeln und das Erreichen der strategischen Ziele.

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Weitergehende Informationen enthält die beigefügte Anlage. 
 
Gez. Dr. Keller

© Thomas Wolf, www.foto-tw.de 
Neuorganisation des Personal-
und Verwaltungsmanagements 
Köln, 23.04.2018 
Folie 1Dezernat I – Personal- und Verwaltungsmanagement

Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation muss den strategischen Zielen adäquat angepasst sein. 
Insbesondere der Schwerpunkt auf Innovation, Kompetenzentwicklung, Rekrutierung 
und der Aufbau der Arbeitgebermarke Stadt Köln erfordert eine besondere 
Gewichtung. Aus diesem Grund werden neben den Abteilungen 
„Personalservice/Personalbetreuung“ (113) und „Organisation“ (112) die Abteilung 
„Kompetenzzentrum“ (111) mit den Sachgebieten Personalentwicklung, 
Bewerbercenter und Ausbildung gebildet. Die effektive und ausgesprochen starke 
Neuausrichtung des Amtes erfordert eine gut funktionierende Steuerung sowie ein 
Controlling über alle Maßnahmen und Prozesse. Diese Aufgaben sind direkt der 
Amtsleitung als Stabsstelle „Steuerung und Controlling“ (11/0) zugeordnet. 
Folie 2Dezernat I – Personal- und Verwaltungsmanagement

Aufbauorganisation
Folie 3Dezernat I – Personal- und Verwaltungsmanagement 
11 Personal- und 
Verwaltungsmanagement 
11/0 Stabsstelle Steuerung 
und Controlling 
112 Organisation 113 Personalservice/ 
Personalberatung 111 Kompetenzzentrum

Neuausrichtung Amt 11 
Folie 4Dezernat I – Personal- und Verwaltungsmanagement 
11/0 Steuerung und 
Controlling 
11/01 – Steuerung und 
AVR / Gremien 
11/02 – Strategie, Innovation 
und Marketing 
11/03 – Controlling, 
Finanzen, IT und QM 
11/04 -Raummanagement 
111/1 
Personalentwicklung 
111/2 
Bewerbercenter 
111/3 
Ausbildung 
112 Organisation 
11 Personal- und 
Verwaltungsmanagement 
111/0 Forschung und 
Projekte 
112/1 
Organisationsberatung und 
- projekte 
112/2 
Organisationsentwicklung 
112/3 
Stellenbewertung / 
Gesamtstellenplan 
113/2 
Entgeltsachbearbeitung/ 
Servicecenter, Versorgung 
113/3 
Grundsatz und Projekte 
113/1 
Personalservice 
111 Kompetenzzentrum 
113/4 
Personal- und 
Disziplinarrecht 
113 Personalservice/ 
Personalberatung