Änderung der Magistratsgeschäftsordnung

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
24.05.2023 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat II 
Dezernat III 
Dezernat IV 
Dezernat V 
Dezernat VI 
 
Amt: 
Magistratsgeschäftsstelle  
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2023/0174 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.:       
Kostenstelle:        Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:       
 
Betreff: Änderung der Magistratsgeschäftsordnung  
 
Vorlage vom: 22.05.2023  
 
Beschlussvorschlag : 
1. Der Magistrat stimmt zu, dass bei den Magistratsvorlagen zukünftig auf den Druck der 
Anlagen verzichtet wird. Die Anlagen stehen den Sitzungsteilnehmer*innen ausschließlich 
über das Parlamentsinformationssystem zur Verfügung.  
 
2. Der Magistrat stimmt der Änderung der Magistratsgeschäftsordnung, wie in den Anlagen 
dargestellt, zu.  
 
3. Die jeweilige Leitung des Amtes für I nterne Dienste wird den ständigen 
Sitzungsteilnehmer*innen hinzugefügt.

- 2 - 
 
Anlagen: MagistratsGeschäftsordnung2023  
synopse2023 
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 22.05.2023 
 
Seit 2017 führt die Wissenschaftsstadt Darmstadt den Titel Digitalstadt. Trotzdem werden 
ein Großteil der Sitzungsunterlagen in Papierform zur Verfügung gestellt, obwohl mit dem 
Parlamentsinformationssystem seit 2006 ein entsprechendes Medium zur Verfügung  steht, 
wo alle Sitzungsunterlagen bequem und zu jeder  Zeit einzusehen sind.  
Im Bereich des Magistrats werden für 9 Sitzungsteilnehmer *innen und 5 ständige 
Sitzungsteilnehmer*innen noch alle Unterlagen in Papierform zur Verfügung stellt. Im 
Bereich der Sta dtverordnetenversammlung arbeiten bereits 49 von 71 Stadtverordneten rein 
digital. 
 
Pro Quartal werden nur für den Magistrat fast 60.000 Seiten kopiert, ohne dass hierbei 
besonders dicke Vorlagen dabei sind, wie etwa im September 2022, wo 40.000  Seiten nur 
für die Magistratssitzungen in diesem besonderen Monat gefertigt wurden.  
Von den durchschnittlich 60.000 Seiten entfallen rund 12.000 Seiten für die reine 
Vervielfältigung der Magistratsvorlagen selbst. Auf die dazugehörigen Anlagen entfallen 
48.000 Seiten. Dies zeigt ein Einsparpotential von ca. 192.000 Seiten pro Jahr allein für die 
Vorbereitung und Durchführung der Magistratssitzungen.  
 
Im Anschluss an eine Sitzung fertigt die Magistratsgeschäftsstelle Auszüge für beteiligte 
Ämter und Dezernate. Bei d en dabei entstehenden Kopien ist mit einer ähnlichen Zahl zu 
rechnen. 
Alle beteiligten Ämter und Dezernate haben nach Beschluss des Magistrats über das 
Parlamentsinformationssystem Zugriff auf ihre Vorlagen bzw. auf Vorlagen , bei denen sie 
beteiligt waren.  Aus rechtlichen Gründen benötigen diese Stellen der Verwaltung aber einen 
beglaubigten Beschluss der Magistratsvorlagen.  
Bislang wurde durch die Magistratsgeschäftsstelle immer die komplette Magistratsvorlage 
mit allen Anlagen für die im Verteiler genann ten Verwaltungsstellen gefertigt. Zukünftig 
erhalten diese Verwaltungsstellen nur noch die Tenorseiten des Beschlusse s (i.d.R. Seite 1 
und 2 der Vorlage, bis Beschluss des Magistrats) mit dem Vermerk der Beglaubigung durch 
den/die Schriftführer*in der jewe iligen Sitzung.  
 
Damit einhergehend wird ein Einsparpotential von noch einmal rund 200.000 Seiten 
gesehen.  
 
Gleichzeitig ist diese Vorgehensweise ein Beitrag zur geplanten Einführung einer digitalen 
Akte. Das Parlamentsinformationssystem liefert Dateien,  die bereits ein e Volltextsuche 
zulassen. 
Diese können direkt einer digitalen Akte hinzugefügt werden, ohne dass  ein zusätzlicher 
Arbeitsschritt (einscannen) notwendig wird.  
 
Wir halten es daher im Sinne von Ressourcenverantwortung, Nachhaltigkeit und auch im 
Hinblick auf die finanzielle Belastung des Haushalts für geboten, die papierarme 
Gremienarbeit weiter zu stärken.

- 4 - 
 
Da die Änderung der Arbeitsabläufe innerhalb des Magistrats eine Anpassung der 
Magistratsgeschäftsordnung notwendig macht, wurde diese durch die 
Magistratsgeschäftsstelle überarbeitet.  
 
In diesem Zusammenhang wird auch der Abschnitt „ständige Sitzungsteilnehmer*innen“ 
aktualisiert. In den letzten Jahren war der vormalige Leiter des Büros d es 
Oberbürgermeisters auch Auskunftsperson für Fragen zu Personalvorlagen. Die Möglichkeit , 
noch während der Sitzung Fragen zu Personalvorlage n, beantworten zu können soll auch 
zukünftig sichergestellt werden. Aus diesem Grund wird, wie das bereits vor der  Auflösung 
bzw. Umgliederung des Hauptamtes zum Amt für Interne Dienste über Jahrzehnte die Regel 
war, die jeweilige Leitung des Amtes für I nterne Dienste als ständiger Sitzungsteilnehmer 
bzw. ständige Sitzungsteilnehmerin aufgenommen.  
 
Darmstadt, 22.05.2023 
 
 
Dezernat I Dezernat II Dezernat III 
 
 
 
 
Jochen Partsch  Barbara Akdeniz  Michael Kolmer  
Oberbürgermeister  Bürgermeisterin  Stadtrat  
 
 
 
Dezernat IV Dezernat V Dezernat VI 
 
 
 
 
André Schellenberg  Holger Klötzner  Paul G. Wandrey  
Stadtkämmerer  Stadtrat Stadtrat

Anlage 2 
Synopse zur Änderung der Magistratsgeschäftsordnung 2023 
Alte Fassung Neue Fassung 
§ 1 
Zusammensetzung des Magistrats, Geschäftsführung und 
Geschäftsverteilung 
 
5.  An den Magistratssitzungen nehmen außer den 
Magistratsmitgliedern regelmäßig ohne Stimmrecht teil: 
– der/die Leiter/in des Rechtsamtes  
– der/die Leiter/in des Stadtplanungsamtes  
– der/die Pressereferent/in  
– der/die Leiter/in der Finanzverwaltung  
– der/die pers. Referent/in des/der OB/in  
– der/die Schriftführer/in  
 
 Im Falle der Verhinderung bleibt es dem Fachdezernenten 
bzw. der Fachdezernentin vorbehalten zu entscheiden, wer 
aus dem jeweiligen Amt als Vertretung an der Sitzung 
teilnimmt. 
 
Diese ständigen Sitzungsteilnehmer können von der 
Teilnahme an der Sitzung ganz oder teilweise aus geschlossen 
werden, wenn dies nach dem Gegenstand der Beratung 
zweckmäßig oder erforderlich erscheint. Bei Ausschluss 
des/der Schriftführers/in wird die Niederschrift von dem 
dienstjüngsten hauptamtlichen Magistratsmitglied geführt.  
... 
 
 
 
 
 
§ 1 
Zusammensetzung des Magistrats, Geschäftsführung und 
Geschäftsverteilung 
 
5. An den Magistratssitzungen nehmen außer den 
Magistratsmitgliedern regelmäßig ohne Stimmrecht teil:  
– der/die Leiter/in des Rechtsamtes  
– der/die Leiter/in des Stadtplanungsamtes  
– der/die Leiter/in der Pressestelle  
– der/die Leiter/in der Finanzverwaltung  
– der/die Leiter/in de s Amtes für Interne Dienste  
– der/die Leiter/in des Büros des/der Oberbürgermei sters/in 
– der/die Schriftführer/in  
Im Falle der Verhinderung bleibt es dem Fachdezernenten 
bzw. der Fachdezernentin vorbehalten zu entscheiden, wer 
aus dem jeweiligen Amt als Vertretung an der Sitzung 
teilnimmt. 
 
Diese ständigen Sitzungsteilnehmer können von der 
Teilnahme an der Sitzung ganz oder teilweise 
ausgeschlossen werden, wenn dies nach dem Gegenstand 
der Beratung zweckmäßig oder erforderlich erscheint. Bei 
Ausschluss des/der Schrift führers/in wird die Niederschrift 
von dem dienstjüngsten hauptamtl ichen Magistratsmitglied 
geführt.

Anlage 2 
 
§4 
Zustellung der Magistratsunterlagen  
 
1. Um die gesetzliche Ladungsfrist (§ 69 Abs. 2 in Verbindung 
mit § 58 Abs. 1 und 2 HGO) sicherzustellen, werden die 
Einladungen mit der Tagesordnung und den schriftlichen 
Unterlagen für die folgende Magistratssitzung durch den 
Botendienst der Stadtverwaltung allen Magistratsmitgliedern 
bis spätestens freitags zugestellt. Ist dies ein Feiertag, wird 
früher zugestellt. Wird unter Verkürzung der Ladefrist 
eingeladen bzw. die Tagesordnung ergänzt, werden die 
Unterlagen spätestens am Tag vor der Sitzung den 
Magistratsmitgliedern zugestellt. Auf die Abkürzung der 
Ladungsfrist muss ausdrücklich hingewiesen werden.  
 
2. Ein Mitglied des Magistrats kann ausschließlich elektronisch 
(per Mail in Verbindung mit dem 
Parlamentsinformationssystem) eingeladen werden, wenn es 
vorher schriftlich eingewilligt und der 
Magistratsgeschäftsstelle einen nur ihr/ihm zugänglichen E -
Mail-Account mitgeteilt hat. Die Einwilligung kann jederzeit 
schriftlich ohne Angaben von Gründen widerrufen werden.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
§ 4 
Zustellung der Magistratsunterlagen  
 
1. Um die gesetzliche Ladungsfrist (§ 69 Abs. 2 in Verbindung 
mit § 58 Abs. 1 und 2 HGO) sicherzustellen, stehen die 
Einladungen mit der Tagesordnung und den schriftlichen 
Unterlagen für die folgende Magistratssitzung den 
Magistratsmitgliedern bis spätestens freitags über das 
Parlamentsinformationssystem zur Verfügung. Ist dies ein 
Feiertag, wird früher online geschaltet. Wird unter Verkürzung 
der Ladefrist eingeladen bzw. die Tag esordnung ergänzt, 
werden die Unterlagen spätestens am Tag vor der Sitzung den 
Magistratsmitgliedern ins Parlamentsinformationssystem 
eingestellt und zusätzlich die Magistratsmitglieder per Mail 
über Ergänzung der Tagesordnung informiert.  
Auf die Abkürzung der Ladungsfrist muss ausdrücklich 
hingewiesen werden. 
Sobald neue Sitzungsunterlagen in das 
Parlamentsinformationssystem eingestellt werden, informiert 
die Magistratsgeschäftsstelle die Magistratsmitglieder via E -
Mail über die aktualisierten Sitzungsunterlagen.  
 
2. Auf Antrag kann ein Mitglied des Magistrats ausschließlich 
schriftliche Unterlagen erhalten. Diese beinhalten neben der 
Einladung nur die Magistratsvorlagen. Die Anlagen zu den 
Vorlagen stehen ausschließlich über das 
Parlamentsinformationssystem zur Verfügung.

Anlage 2 
 
§ 7 
Niederschrift 
 
1. Bei der gemäß § 69 Abs. 2 i.V.m . § 61 HGO zu fertigenden 
Niederschrift handelt es sich um eine Ergebnisniederschrift, 
die inhaltlich auf das unbedingt Notwendige beschränkt wird. 
Die Niederschrift muss enthalten: Tag, Ort, Beginn und Ende, 
Vorsitz der Sitzung, festgestellte Beschlussfäh igkeit, 
Anwesenheitsliste, gefasste Beschlüsse mit 
Abstimmungsergebnissen, Wahlen mit Wahlergebnissen, 
Stimmabgabe eines oder mehrerer Magistratsmitglieder auf 
dessen bzw. auf deren Verlangen, Hinweis auf § 25 HGO im 
Falle von Interessenwiderstreit.  
 
2. Die Niederschrift ist von dem/der Sitzungsvorsitzenden und 
dem/der Schriftführer/in zu unterzeichnen. Wechselt 
innerhalb einer Magistratssitzung der Vorsitz, so muss das 
den Vorsitz führende Magistratsmitglied die Niederschrift mit 
unterzeichnen. 
 
3. Die unterschriebene Niederschrift wird allen 
Magistratsmitgliedern mit der Ladung zur nächsten 
Magistratssitzung in Ablichtung zugestellt. Einwendungen 
gegen die Niederschrift sind in der folgenden 
Magistratssitzung im Gremium vorzutragen, dem die 
Entscheidung über Einwendungen obliegt. 
 
4. Dem/Der Schriftführer/in steht als technisches Hilfsmittel ein 
Tonaufzeichnungsgerät zur Verfügung. Die 
Audioaufzeichnungen werden nach Genehmigung der 
Niederschrift durch den Magistrat wieder gelöscht.  
 
Es werden keine Tonträgerabschr iften gefertigt. Es besteht 
 
 
 
 
 
§ 7 
Niederschrift 
 
1. Bei der gemäß § 69 Abs. 2  i.V.m. § 61 HGO zu fertigenden 
Niederschrift handelt es sich um eine Ergebnisniederschrift, 
die inhaltlich auf das unbedingt Notwendige beschränkt wird. 
Die Niederschrift muss enthalten: Tag, Ort, Beginn und Ende, 
Vorsitz der Sitzung, festgestellte Beschlussfäh igkeit, 
Anwesenheitsliste, gefasste Beschlüsse mit 
Abstimmungsergebnissen, Wahlen mit Wahlergebnissen, 
Stimmabgabe eines oder mehrerer Magistratsmitglieder auf 
dessen bzw. auf deren Verlangen, Hinweis auf § 25 HGO im 
Falle von Interessenwiderstreit.  
 
2. Die Niederschrift ist von dem/der Sitzungsvorsitzenden und 
dem/der Schriftführer/in zu unterzeichnen. Wechselt 
innerhalb einer Magistratssitzung der Vorsitz, so muss das 
den Vorsitz führende Magistratsmitglied die Niederschrift mit 
unterzeichnen. 
 
3. Die unterschriebene Niederschrift wird allen 
Magistratsmitgliedern über das 
Parlamentsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Auf 
schriftlichen Antrag kann ein ausgedrucktes Exemplar zur 
Verfügung gestellt werden. Einwendungen gegen die 
Niederschrift sind in der fo lgenden Magistratssitzung im 
Gremium vorzutragen, dem die Entscheidung über 
Einwendungen obliegt.

Anlage 2 
kein Herausgabeanspruch der Tondokumente, es sei denn, 
wichtige Gründe würden dies rechtfertigen. Die Entscheidung 
trifft allein der/die Oberbürgermeister/in.  
 
5. Eine Ergebnisniederschrift geht in Kopie mit dem 
ausdrücklichen Hinweis auf § 24 HGO 
(Verschwiegenheitspflicht) und § 24 a Ziffer 2 HGO 
(Ordnungswidrigkeiten) an den/die 
Stadtverordnetenvorsteher/in, die Fraktionsvorsitzenden der 
in der Stadtverordnetenversammlung vertretenen Fraktionen 
(Beschluss der Stadtverordnetenversa mmlung vom 21. März 
2002 auf der Grundlage von § 50 Absatz 2 HGO) sowie an das 
Revisionsamt (in analoger Anwendung des § 11 Absatz 4 der 
Revisionsordnung). Abstimmungsergebnisse im Magistrat 
sowie persönliche Erklärungen einzelner oder mehrerer 
Magistratsmitglieder werden vor der Weitergabe der 
Niederschriften gelöscht.  
 
 
 
4. Dem/Der Schriftführer/in steht als technisches Hilfsmittel ein 
Tonaufzeichnungsgerät zur Verfügung. Die 
Audioaufzeichnungen werden nach Genehmigung der 
Niederschrift durch den Magistrat wieder gelöscht.  
Es werden keine Tonträgerabschriften gefertigt. Es besteht 
kein Herausgabeanspruch der Tondokumente, es sei denn, 
wichtige Gründe würden dies rechtfertigen. Die Entscheidung 
trifft allein der/die Oberbürgermeis ter/in. 
 
5. Eine Ergebnisniederschrift geht in Kopie mit dem 
ausdrücklichen Hinweis auf § 24 HGO 
(Verschwiegenheitspflicht) und § 24 a Ziffer 2 HGO 
(Ordnungswidrigkeiten) an den/die 
Stadtverordnetenvorsteher/in, die Fraktionsvorsitzenden der 
in der Stadtverordnetenversammlung vertretenen Fraktionen 
(Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 21. März 
2002 auf der Grundlage von § 50 Absatz 2 HGO) sowie an 
das Revisionsamt (in analoger Anwendung des § 11 Absatz 4 
der Revisionsordnung). Abstimmungsergebniss e im 
Magistrat sowie persönliche Erklärungen einzelner oder 
mehrerer Magistratsmitglieder werden vor der Weitergabe 
der Niederschriften gelöscht.

Anlage 1 
 
 
Geschäftsordnung für den Magistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt vom 
01.06.2023 
 
 
Der Magistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt gibt sich folgende Geschäftsordnung:  
 
 
§ 1 
Zusammensetzung des Magistrats, Geschäftsführung un d Geschäftsverteilung  
 
1. Der Magistrat besteht aus dem/der Oberbürgermeister/in als Vorsitzende /n, dem/der 
Bürgermeister/in sowie weiteren haupt - und ehrenamtlichen  
Stadträten/innen, deren Anzahl in der Hauptsatzung der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
in der jeweils gültigen Fassung festgelegt ist.  
 
2. Bei der Geschäftsführung im Magistrat wird der/die Oberbürgermeister/in bei 
Abwesenheit von dem/der Bürgermeister/in vertreten. Sind beide verhindert, werden sie 
von einem Mitglieder aus dem hauptamtlichen Magistrat  vertreten. Bei der Reihenfolge 
der Vertretung ist die Dauer der Mitgliedschaft im Magistrat (Dienstalter) 
auschlaggebend. Bei gleichem Dienstalter ist das Lebensalter entscheidend.  
 
3. Die Gestaltung der Sitzordnung im Magis trat obliegt dem/der Oberbürger meister/in. Die 
Sitzordnung der haupt - und ehrenamtlichen Magistratsmitglieder wird nach Anciennität 
geregelt. Sind hier gleiche Amtszeiten gegeben, wird nach dem Senioritätsprinzip 
verfahren. 
 
4. Die Geschäfte unter den Magistratsmitglied ern verteilt der/die Ob erbürgermeister/in 
nach Maßgabe des § 70 Abs. 1 Satz 3 HGO.  
 
5. An den Magistratssitzungen nehmen außer den Magistratsmitgliedern regelmäßig ohne 
Stimmrecht teil:  
– der/die Leiter/in des Rechtsamtes  
– der/die Leiter/in des Stadtplanungsamtes  
– der/die Leiter /in der Pressestelle  
– der/die Leiter/in der Finanzverwaltung  
– der/die Leiter /in des Amtes für Interne Dienste 
– der/die Leiter/in des Büros des/der Oberbürgermeisters/in  
– der/die Schriftführer/in  
 
Im Falle der Verhinderung bleibt es dem Fachdezernenten bzw. der Fachdezernentin 
vorbehalten zu entscheiden, wer aus dem jeweiligen Amt als Vertretung an der Sitzung 
teilnimmt. 
 
Diese ständigen Sitzungsteilnehmer können von der Teilnahme an der Sitzung ganz oder 
teilweise ausgeschlossen werden, wenn dies nach d em Gegenstand der Beratung 
zweckmäßig oder erforderlich erscheint. Bei Ausschluss des/der Schrift führers/in wird 
die Niederschrift von dem dienstjüngsten hauptamtlichen Magistratsmitglied geführt.

– 2 – 
 
6. Ausnahmsweise können neben besonders geladenen Auskunfts personen auch 
Praktikanten, Hospitanten oder sonstige Gäste an einer Magistratssitzung teil nehmen. 
Dies bedarf der vorherigen Zustimmung des Magistrats.  
 
 
§ 2 
Einberufung, Beschlussfassung  
 
1. Magistratssitzungen finden in der Regel jede Kalenderwoche mittwo chs um 15 Uhr im 
Rathaus statt. Der/ Die Oberbürgermeister/in kann abweichend von dieser 
Grundsatzregelung in Absprache mit dem Magistrat zu anderen Wochentagen bzw. 
Uhrzeiten einladen, wenn dies geboten erscheint, so z.B. bei Etatberatungen, 
Magistratsbera tungen bei Firmen.  
 
2. In außerordentlichen Fällen kann der/die Oberbürgermeister/in eine Sondersitzung des 
Magistrats einberufen. Die Einladung muss den Magistratsmitgliedern spätestens am 
Tage vor der Sitzung zugehen mit dem ausdrücklichen Hinweis auf die A bkürzung der 
Einladungsfrist (§§ 69 Abs. 1 und 2, 58 Abs. 1 HGO).  
 
Der/Die Oberbürgermeister/in ist zur Einberufung einer Sitzung verpflichtet, wenn es ein 
Viertel der Mitglieder des Magistrats unter Angabe der zur Verhandlung zu stellenden 
Gegenstände ver langt und die Verhandlungsgegenstände zur Zuständigkeit des 
Magistrats gehören. Die antragstellenden Magistratsmitglieder haben den Antrag 
eigenhändig zu unterzeichnen.  
 
3. Der Magistrat berät und beschließt in nichtöffentlicher Sitzung. Dies schließt nicht a us, 
dass zur Behandlung von einzelnen Sachverhalten Auskunftspersonen durch den/die 
Fachdezernenten/in zur Be richterstattung oder Diskussion beigeladen werden können. 
Dies ist in der Einladung zu vermerken, sofern es sich um externe Dritte handelt. Die 
Einladung externer Auskunftspersonen ist mit der Magistratsgeschäftsstelle so rechtzeitig 
abzustimmen, dass mit dem/der Oberbürgermeister/in über mögliche Terminkonflikte 
beraten werden kann. Auf den Einladungen zu den Magistratssitzungen ist als Ergänzung 
des Tagesordnungspunktes auf eine solche Einladung hinzuweisen.  
Die Auskunftspersonen müssen vor der Abstimmung den Sitzungsraum verlassen.  
 
4. Ausnahmsweise kann in einfachen Angelegenheiten und in Eilfällen durch den/die 
Oberbürgermeister/in ein Beschluss im Umlaufverfahren veranlasst werden, wenn kein 
Magistratsmitglied diesem Verfahren widerspricht.

– 3 – 
§ 3 
Tagesordnung für die Magistratssitzungen  
 
1. Die Tagesordnung wird auf Vorschlag des/der Leiters/in der Magistratsgeschäftsstelle , 
nachdem die Vorlagen auf ihr e Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Beschlussreife 
geprüft sind, von dem/der Oberbürgermeister/in festgesetzt. Magistratsvorlagen, die 
Mängel aufweisen, dürfen nicht auf die Tagesordnung genommen werden und sind den 
zuständigen Dezernenten/innen zurüc kzureichen. 
 
2. Soweit der/die antragstellende Dezernent/in darauf besteht, dass seine/ihre Vorlage 
trotz fehlender Beschlussreife , Vollständigkeit oder Ordnungsmäßigkeit auf die 
Tagesordnung genommen wird, hat er/sie dies im Regelfall schriftlich zu begründe n. Die 
Entscheidung über die Aufnahme in die Tagesordnung trifft der/die 
Oberbürgermeister/in.  
 
Die Tagesordnung besteht aus den Teilen I und II.  
Auf die Tagesordnung II sind zu nehmen : 
– Kenntnisnahmevorlagen, soweit sie keine zusätzlichen Beschlusspunkte beinhalten. 
– Personalentscheidungen (ausgenommen die Beratung des Stellenplanes im  
Zusammenhang mit den Haushaltsberatungen), soweit es sich nicht um die  
Besetzung von Amts - bzw. Institutsleitungen oder die Bestellung der Frauenbe - 
auftragten handelt.  
– Vorlagen, bei denen erwartet werden kann, das s keine mündliche Erörterung 
gewünscht oder erforderlich wird.  
 
3. Zu beratende Tagesordnungspunkte sind in der Regel dem Magistrat in Schriftform 
vorzulegen. In Ausnahmefällen können angemeldete Tagesordnungspunkte m ündlich 
begründet werden. Ämter und Verwaltungsstellen arbeiten ausschließlich ihren 
Dezernenten/innen zu und geben der Magistratsgeschäftsstelle keine 
Tagesordnungspunkte vor (siehe auch § 5 Absatz 1 der Geschäftsordnung).  
Jedes Magistratsmitglied hat da s Recht, beim Oberbürgermeister rechtzeitig vor 
Versendung der Einladung ein Thema als Tagesordnungspunkt anzumelden.  
Über die Aufnahme des Punktes auf der Tagesordnung entscheidet der 
Oberbürgermeister (§ 70 Abs. 1 HGO).  
 
4. Vorlagen, die in der folgenden Si tzungswoche beraten werden sollen, müssen bis 
spätestens Mittwoch, 1 4:00 Uhr vollständig bei der Magistratsgeschäftsstelle 
eingegangen sein. Sollten Feiertage auf die Wochentage Donnerstag oder Freitag fallen, 
wird der Termin zum Vorlageneingang auf Dienst ag, 14:00 Uhr vorgezogen. In 
Ausnahmefällen kann d as Fachdezernat eine Magistratsvorlage, die sich im 
Unterschriftslauf befinde t, bei der Magistratsgeschäftsstelle für die Tagesordnung 
anmelden. Das Fachdezernat hat sicherzustellen, dass in diesem Fall die  vollständige 
Magistratsvorlage bis spätestens Donnerstag der Magistratsgeschäftsstelle zugeht (Satz 
2 gilt bei Feiertagen entsprechend).  
 
Vorlagen, die verspätet eingehen, werden für den folgenden Sitzungstag nicht 
berücksichtigt, es sei denn, es handelt  sich um Sachverhalte, deren Behandlung dringend 
notwendig erscheint. Die Notwendigkeit der Behandlung solcher Vorlagen ist von 
dem/der antragstellenden Dezernenten/in dem/der Oberbürgermeister/in zu begründen, 
der/die über Aufnahme in die Tagesordnung ode r eine Nachtragstagesordnung 
entscheidet.

– 4 – 
 
§ 4 
Zustellung der Magistratsunterlagen  
 
1. Um die gesetzliche Ladungsfrist (§ 69 Abs. 2 in Verbindung mit § 58 Abs. 1  und 2 HGO) 
sicherzustellen, stehen die Einladungen mit der Tagesordnung und den schriftlichen 
Unterlagen für die folgende Magistratssitzung den Magistratsmitgliedern bis spätestens 
freitags über das Parlamentsinformationssystem zur Verfügung . Ist dies ein Feiertag, 
wird früher online geschaltet . Wird unter Verkürzung der Ladefrist eingeladen bzw. di e 
Tagesordnung ergänzt, werden die Unterlagen spätestens am Tag vor der Sitzung den 
Magistratsmitgliedern ins Parlamentsinformationssystem eingestellt und zusätzlich die 
Magistratsmitglieder per Mail über Ergänzung der Tagesordnung informiert.   
Auf die Abkürzung der Ladungsfrist muss ausdrücklich hingewiesen werden.  
Sobald neue Sitzungsunterlagen in das Parlamentsinformationssystem eingestellt 
werden, informiert die Magistratsgeschäftsstelle die Magistratsmitglieder via E -Mail über 
die aktualisierten Sitzun gsunterlagen. 
 
2. Auf Antrag kann e in Mitglied des Magistrats ausschließlich schriftliche Unterlagen 
erhalten. Diese beinhalten neben der Einladung nur die Magistratsvorlagen. Die Anlagen 
zu den Vorlagen stehen ausschließlich über das Parlamentsinformationssy stem zur 
Verfügung.  
 
§ 5 
Magistratsvorlagen  
 
1. Berechtigt zur Einbringung von schriftlichen Magistratsvorlagen sind ausschließlich die 
Dezernenten/innen. Diese Befugnis kann nicht auf Amtsleiter übertragen werden.  
 
2. Der im Sitzungsdienstprogramm  hinterlegte Vordruck wird verbindlich für alle 
Magistratsvorlagen vorgegeben.  Alle Vorlagen sind innerhalb des 
Sitzungsdienstprogrammes zu erstellen.  
 
3. Bei der Ausfertigung des Vordruckes „Magistratsvorlage“ ist  
a) der Betreff so kurz wie möglich (Stichwort) zu halten  
b) der Tenor übersichtlich zu schreiben  
c) die Begründung auf einer oder mehreren gesonderten Seiten zu formulieren.  
 
Der Betreff ist für das Parlamentsinformationssystem der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
(siehe hierzu § 14 a der Magistratsgeschäftsordnung ) die Grundlage für die Gestaltung 
aller Einladungen zu Gremiensitzungen, die damit über Internet zugänglich werden. Er 
muss daher so formuliert werden, dass er den Beratungsgegenstand unverwechselbar 
kennzeichnet, andererseits aber die inhaltlichen Ziele der Magistratsvorlage dem 
Antragstenor überlässt. Diese Sorgfalt ist unbedingt anzuwenden bei Magistratsvorlagen, 
die dem Datenschutz unterliegen, das städtische Beteiligungsmanagement betreffen oder 
zivilrechtliche Vertragsabschlüsse beinhalten. Der Betre ff ist außerdem so zu 
formulieren, dass er bei späteren Recherchen problemlos identifiziert werden kann.  
 
4. Es ist auf ein einwandfreies Schriftbild zu achten . Das Grafische Konzept der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt (Ziffer 6.05.04 in Verbindung mit Ziffer 7 .07.01 der AGA 
und Ziffer 5.1.1 des Bandes 2 des Grafischen Konzeptes) ist zu beachten. Es ist 
ausschließlich Papier in DIN A 4 Format zu verwenden, das nur auf einer Seite beschriftet 
werden darf.

– 5 – 
 
Die Magistratsgeschäftsstelle veranlasst die Vervielfält igungen für den weiteren 
Geschäftsgang. Aus Einsparungsgründen wird doppelseitig ausgedruckt.  
 
5. Die Fachdezernenten/innen unterzeichnen die Vorlage am Ende der Begründung auf der 
linken Blattseite. Wird durch die Vorlage die Zuständigkeit mehrerer 
Dezernenten/Dezernentinnen berührt, so insbesondere in organisatorischen, personellen, 
rechtlichen oder finanziellen Fragen, muss die Magistratsvorlage von den dafür 
zuständigen Dezernenten/innen ebenfalls mit unterschrieben werden. In diesem Fall 
erfolgt die Unter schrift in der Reihenfolge der Dezernate nach dem 
Dezernatsverteilungsplan.  
 
Um die fachliche Prüfung solcher Vorlagen vor der Unterschrift der Dezernenten/innen 
sicherzustellen, sind die Vorlagen in Personalangelegenheiten dem Amt für Interne 
Dienste, in Stellenplanangelegenheiten der Organisationsabteilung , in 
Finanzangelegenheiten der Finanzverwaltung, in Rechtsfragen dem Rechtsamt und in 
interkulturellen Angelegenheiten dem  Amt für Vielfalt und internationale Beziehungen 
rechtzeitig zuzuleiten. 
 
Hat ein/e zu beteiligende/r Dezernent/in eine abweichende Meinung oder Er -
gänzungswünsche zur Vorlage, so sind diese Anmerkungen auf einem gesonderten 
Beiblatt zu formulieren und der Magistratsvorlage beizulegen (Vordruck steht im Intranet 
zur Verfügung). Auf der Unterschriftenseite selbst unterbleiben Anmerkungen und 
Hinweise. 
 
Eine zur Mitzeichnung in den Geschäftsgang gebrachte Magistratsvorlage soll von den 
beteiligten Dezernenten/innen innerhalb von 14 Tagen beschieden sein. 
Hinderungsgründe sind dem/der fede rführenden Dezernenten/in binnen der 
vorgenannten Frist mitzuteilen.  
 
6. In Magistratsvorlagen ist von der Formulierung „zustimmend zur Kenntnis genommen“ 
Abstand zu nehmen. Im Tenor ist zu trennen in einen Beschluss – und einen 
Kenntnisnahmeteil.  
 
7. Originalpläne (z.B. Bebauungspläne) sind von den jeweiligen Fachämtern vor 
Sitzungsbeginn im Magistratssaal auszuhängen.  
 
 
8. Werden Magistratsvorlagen aufgrund Großer Anfragen, Dringlicher Anfragen oder  
Anträgen von Fraktionen erarbeitet, ist weder im Antragstenor n och in der Begründung 
die initiierende politische Gruppierung zu benennen. Bezug zu nehmen ist auf den 
jeweiligen Beschluss der Stadtverordnetenversammlung mit Datum.  
 
9. Magistratsvorlagen gehen ausschließlich den Magistratsmitgliedern, den ständigen 
Sitzungsteilnehmern (§ 1 Absatz 5) sowie dem Revisionsamt (§ 11 Absatz 2 Ziffer d) der 
Revisionsordnung der Stadt Darmstadt) und Frauenbüro (Dienstanweisung über die 
Aufgaben und Kompetenzen der Gleichstellungsstelle) zu.

– 6 – 
 
10. Magistratsvorlagen, die den städtische n Grundstücksverkehr zum Inhalt haben (Kauf, 
Verkauf, Tausch), sind nicht generell der Öffentlichkeit vorzuenthalten. Eine Abwägung 
und Einzelfallentscheidung ist unabdingbar, weil gerade solche Geschäfte ein großes 
Kontrollbedürfnis bei der Bürgerschaft a uslösen kann. Magistratsvorlagen die als 
nichtöffentlich gekennzeichnet werden sollen, sind dem Rechtsamt zur Überprüfu ng 
zuzuleiten. Personalvorlagen, mit Ausnahme von externen Stellenausschreibungen, sind 
immer als „vertraulich“ zu kennzeichnen.  
 
 
§ 6 
Sitzungsverlauf  
 
1. Der/die Oberbürgermeister/in eröffnet, leitet und schließt die Sitzung. Die Vertretung ist 
in § 1 Abs. 2 geregelt.  
 
2. Für die Beschlussfassung des Magistrats gelten die Vorschriften der §§ 67 und 68 HGO.  
 
3. Der/Die Oberbürgermeister/in stellt zu  Beginn der Sitzung die Beschlu ssfähigkeit fest 
und lässt über die Tagesordnung beraten. Angelegenheiten, die nicht auf der Einladung 
zur Sitzung verzeichnet sind, können Gegenstand der Magistratsberatung und 
Beschlussfassung werden, wenn 2/3 der in der Ha uptsatzung festgelegten Zahl der 
Magistratsmitglieder dem zustimmen (§ 69 Abs. 2, § 58 Abs. 2 HGO).  
 
4. Bei der Beratung der Tagesordnung können Punkte, die für die Tagesordnung II 
vorgesehen sind, auf die Tagesordnung I übernommen werden. Stellt ein 
Magistratsmitglied einen solchen Antrag, so ist dem zu entsprechen. In der Regel werden 
diese Punkte an das Ende der vorgesehenen Tagesordnung I genommen. 
Dezernenten/innen können ihre Vorlagen ohne Begründung zurückziehen, sofern der 
Magistrat dem zustimmt. Auf V erlangen von Magistratsmitgliedern werden Vorlagen 
zurückgestellt, wenn der Magistrat damit einverstanden ist. Sofern nicht ausdrücklich 
eine Magistratsvorlage bis zu einer bestimmten Magistratssitzung zurückgestellt wird, 
bleibt sie so lange außerhalb des  Geschäftsganges, bis sie vom/von der jeweiligen 
Fachdezernenten/in erneut für die Tagesordnung angemeldet wird. Geschieht ein solcher 
Wiederaufruf nicht binnen drei Monaten, geht die zurückgestellte Magistratsvorlage durch 
die Magistratsgeschäftsstelle mi t einem entsprechenden Hinweis an den/die 
Fachdezernenten/in zurück zur Entscheidung, wie weiter verfahren werden soll.  
Über die zu beratende Tagesordnung wird Beschluss gefasst.  
 
5. Der Magistrat stimmt über die Tagesordnungspunkte des Teils I nach Beratung einzeln 
und über den Teil II ohne Beratung im Block im Sinne des Tenors der jeweiligen Vorlagen 
ab. 
 
6. Wortmeldungen erfolgen durch Handzeichen. Das Wort erteilt der/die Sitzungsvor -
sitzende in der Reihe der Wortmeldungen. Zur Geschäftsordnung muss das Wort jederzeit 
erteilt werden.  
 
7. Abgestimmt wird nach ausreichender Beratung des jeweiligen Tagesordnungs punktes. 
Eine Begrenzung der Redezeit ist nicht vorgesehen. Den Zeitpunkt der Abstimmung 
schlägt der/die Vorsitzende vor. Abgestimmt wird in Form der Zustim mung, Ablehnung 
oder Stimmenthaltung. Wird ein über die ursprüngliche

– 7 – 
Vorlage hinausgehender Antrag gestellt, ist über den weitergehenden Antrag zuerst 
abzustimmen. Liegen mehrere Änderungsanträge vor, ist zunächst über den Antrag 
abzustimmen, der am wei testen von der Vorlage abweicht.  
 
8. Die Abstimmung erfolgt in der Regel durch Handaufheben, geheime Abstimmung ist 
unzulässig, unbeschadet der Regelung des Absatzes 10. Der/die Vorsitzende stellt die 
Zahl der Zustimmungen, Ablehnungen und Stimmenthaltungen f est, in dem er/sie das 
Abstimmungsergebnis verkündet. Für den Fall von Stimmengleichheit gibt die Stimme 
des/der Vorsitzenden den Ausschlag.  
Wenn Zweifel über das Ergebnis bestehen, ist die Abstimmung zu wiederholen. Jedes 
Magistratsmitglied kann die Aufn ahme seines Votums in die Niederschrift verlangen.  
 
9. Bei der Beschlussfassung von Vorlagen gelten, soweit nichts anderes bestimmt wird, die 
vorliegenden Stellungnahmen der beteiligten Fachdezernenten /innen als mitbeschlossen, 
soweit diese nicht voneinander abweichen oder gar widersprechen.  
 
10. Auf die Durchführung von Wahlen finden die Re geln über die Abstimmung sinnge mäß 
Anwendung mit der Maßgabe, dass auf Verlangen eines Drittels der Mitglieder des 
Magistrats geheime Abstimmung stattfindet.  
 
11. Während der Mag istratssitzungen sind im Sitzungssaal die für mobile Telefonie 
geeigneten Geräte stumm - oder auszuschalten.  
 
 
§ 7 
Niederschrift  
 
1. Bei der gemäß § 69 Abs. 2, i.V.m. § 61 HGO zu fertigenden Niederschrift handelt es sich 
um eine Ergebnisniederschrift, die inha ltlich auf das unbedingt Notwendige beschränkt 
wird. Die Niederschrift muss enthalten: Tag, Ort, Beginn und Ende, Vorsitz der Sitzung, 
festgestellte Beschlu ssfähigkeit, Anwesenheitsliste, gefasste Beschlüsse mit 
Abstimmungsergebnissen, Wahlen mit Wahlergeb nissen, Stimmabgabe eines oder 
mehrerer Magistratsmitglieder auf dessen bzw. auf deren Verlangen, Hinweis auf § 25 
HGO im Falle von Interessenwiderstreit.  
 
2. Die Niederschrift ist von dem/der Sitzungsvorsitzenden und dem/der Schriftführer/in zu 
unterzeichne n. Wechselt innerhalb einer Magistratssitzung der Vorsitz, so muss das den 
Vorsitz führende Magistratsmitglied die Niederschrift mit unterzeichnen.  
 
3. Die unterschriebene Niederschrift wird allen Magistratsmitgliedern über das 
Parlamentsinformationssystem zu r Verfügung gestellt. Auf schriftlichen Antrag kann ein 
ausgedrucktes Exemplar zur Verfügung gestellt werden.  Einwendungen gegen die 
Niederschrift sind in der folgenden Magistratssitzung im Gremium vorzutragen, dem die 
Entscheidung über Einwendungen oblieg t. 
 
4. Dem/Der Schriftführer/in steht als technisches Hilfsmittel ein Tonaufzeichnungsgerät zur 
Verfügung. Die Audioaufzeichnungen werden nach Genehmigung der Niederschrift durch 
den Magistrat wieder gelöscht.

– 8 – 
 
Es werden keine Tonträgerabschriften gefertigt . Es besteht kein Herausgabeanspruch der 
Tondokumente , es sei denn, wichtige Gründe würden dies rechtfertigen. Die 
Entscheidung trifft allein der/die Oberbürgermeister/in.  
 
5. Eine Ergebnisniederschrift geht in Kopie mit dem ausdrücklichen Hinweis auf § 24 HG O 
(Verschwiegenheitspflicht) und § 24 a Ziffer 2 HGO (Ordnungswidrigkeiten) an den/die 
Stadtverordnetenvorsteher/in, die Fraktionsvorsitzenden der in der 
Stadtverordnetenversammlung vertretenen Fraktionen (Beschlu ss der 
Stadtverordnetenversammlung vom 21. März 2002 auf der Grundlage von § 50 Absatz 2 
HGO) sowie an das Revisionsamt (in analoger Anwendung des § 11 Absatz 4 der 
Revisionsordnung). Abstimmungsergebnisse im Magistrat sowie persönliche Erklärungen 
einzelner oder mehrerer Magistratsmitglieder werde n vor der Weitergabe der 
Niederschriften gelöscht.  
 
 
§ 8 
Beglaubigung, Ausfertigung und Zustellung der Beschlüsse  
 
1. Der/die Leiter/in der Magistratsgeschäftsstelle legt fest, welchen Dezernenten/innen, 
Ämtern und Verwaltungsstellen die Ergebnisse der Magist ratsbeschlussfassungen 
zugeleitet werden (Verteiler). Dazu werden von der Originalniederschrift der 
Beschlusstenor und der Beschluss vervielfältigt, um die ursprünglichen Anlagen der 
Vorlage (Begründungs - bzw. Berichtsseiten, Pläne und sonstigen Anlagen) e rgänzt und 
beglaubigt. Nur die beglaubigten Protokollauszüge sind als Urkunden beweis - und 
belegkräftig. 
 
2. Die Beschlussbeglaubigung nach Absatz 1 Satz 2 gibt das Ergebnis der 
Magistratsbeschlussfassung wieder. Abstimmungsergebnisse, evtl. persönliche 
Erklärungen zu Protokoll und dergleichen werden nicht wiedergegeben, dürfen auch 
weder im Innen - noch im Außenverhältnis öffentlich werden.  
 
3. Der/die Leiter/in der Magistratsgeschäftsstelle kann die Aufga ben nach Ziffer 1 und 2 auf 
Mitarbeiter/innen der Magistr atsgeschäftsstelle delegieren.  
 
4. Bevor die Magistratsniederschrift nicht durch den/die Sitzungsvorsitzende/n 
unterschrieben ist, erteilt die Magistratsgeschäftsstelle keine Auskünfte über Ergebnisse 
der Magistratsberatungen.  
 
5. Auskünfte über Beratungsergebni sse erteilt die Magistratsgeschäftsstelle ausschließlich 
an die federführenden städtischen Ämter und Verwaltungsstellen; gegenüber anderen 
Behörden und der Öffentlichkeit ist dies ausschließlich Sache der Dezernenten/innen 
oder der zuständigen Ämter entspr echend der einschlägigen Rundverfügungen.

– 9 – 
 
§ 9 
Behandlung der Magistratsvorlagen in der Stadtverordnetenversammlung, ihren 
Ausschüssen und dem Ortsbeirat Wixhausen  
 
1. In den Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung (Ausschüsse oder Plenum) und des 
Ortsbeirates Wixhausen vertreten die jeweils zuständigen Dezernenten/innen die 
Beschlüsse des Magistrats. Amts - und Verwaltungsstellenleiter können dort nicht von sich 
aus berichten. Sie können allerdings – mit Ausnahme in der 
Stadtverordnetenversammlung - Auskünfte erteilen, sofern ihr/e Dezernent/in oder 
dessen/deren Vertreter/in zustimmt.  
 
2. Die Vertretung des Magistrats in den Ausschüssen der Stadtverordnetenversammlung 
und im Ortsbeirat Wixhausen obliegt dem/der zuständigen Dezernenten/in, im 
Verhinderungsfall seinem/r Vertreter/in. Jedes andere hauptamtliche Magistratsmitglied 
kann die Vertretung übernehmen, in deren Verhinderungsfall auch ein ehrenamtliches 
Magistratsmitglied. Derjenige/diejenige Dezernent/in, der/die den Magistrat im 
Ausschuss vertritt, besti mmt in eigener Zuständigkeit, welche Mitarbeiter/innen aus 
seinem/ihrem Zuständigkeitsbereich an den Ausschusssitzungen teilnehmen sollen, um 
ggf. Sachauskünfte geben zu können.  
 
Für den Fall, dass weder der/die zuständige Dezernent/in noch ein anderes 
Magistratsmitglied an Ausschusssitzungen teilnehmen können, ist ausnahmsweise eine 
Vertretung durch Amtsleiter/innen möglich, wenn sie vom Magistrat oder dem/der 
Oberbürgermeister/in hierzu vorher ermächtigt worden sind und der/die 
Ausschussvorsitzende damit  einverstanden ist.  
 
Nach §§ 59, 62 Abs. 5 HGO ist das an einer Ausschusssitzung teilnehmende 
Magistratsmitglied verpflichtet, Auskunft zu den Beratungsgegenständen zu erteilen. 
Darüber hinausgehende Auskunftsansprüche stehen einem Ausschuss gegenüber dem 
Magistrat nicht zu. Der Ausschuss kann daher dem Magistrat keinen Berichts - oder 
Prüfauftrag erteilen. Der Magistrat ist lediglich verpflichtet, Beschlüsse der 
Stadtverordnetenversammlung auszuführen, es sei denn, die  
Stadtverordnetenversammlung hat besti mmte Angelegenheiten einem Ausschuss 
übertragen (§§ 66 Abs. 1 Nr. 2, 62 Abs. 1 Satz 3 HGO). Dementsprechend können 
anwesende Amts - und Verwaltungsstellenleiter ebenfalls in Ausschüssen weder Berichts - 
oder Arbeitsaufträge entgegennehmen noch von sich aus b erichten. 
 
3. Bei Fragen an den Magistrat, die diesem nicht vorher mitgeteilt worden sind, ist darauf 
zu achten, dass nicht durch einseitige Stellungnahmen der Beschlussfassung des 
Magistrats vorgegriffen wird.  
 
4. Ohne Zustimmung des Magistrats kann ein Magistr atsbeschluss oder ein Bericht an die 
Stadtverordnetenversammlung oder an den Ortsbeirat Wixhausen weder abgeändert noch 
zurückgezogen werden. Zulässig ist jedoch ein Antrag auf Zurückstellung. Dies ist dem 
Magistrat zum nächstmöglichen Zeitpunkt mitzuteile n. Die dem/der 
Oberbürgermeister/in nach § 70 Abs. 3 HGO zugemessene Eilentscheidung in solchen 
Fällen ist nur dann zulässig, wenn eine vorherige Entscheidung des Magistrats nicht 
eingeholt werden und durch den zu befürchtenden Aufschub der Stadt Schaden 
entstehen kann.

– 10 – 
 
5. Angelegenheiten, die die Stadtverordnetenversammlung in geschäftsordnungsgemäße 
Erledigung gegeben hat, obliegen der Verantwortung des/der zuständigen 
Dezernenten/in, der/die die notwendigen Veranlassungen trifft und sodann den Magistrat 
mit der Sache befasst.  
 
 
§ 10 
Beteiligungsrechte des Ortsbeirates Darmstadt -Wixhausen 
 
1. Der Ortsbeirat Wixhausen ist zu allen wichtigen Angelegenheiten, die den Stadtteil 
betreffen, zur Wahrung seiner Aufgaben und Rechte gemäß §§ 3 und 4 der 
Geschäftsordnun g für den Ortsbeirat Darmstadt -Wixhausen vom 08.11.1977 zu hören. 
Soweit Vorlagen Angelegenheiten der laufenden Verwaltung betreffen, muss der 
Ortsbeirat vor der Beschlussfassung des Magistrats gehört werden. Die hauptamtlichen 
Dezernenten/innen stellen si cher, dass diese Anhörung vor der Magistratsbefassung 
durchgeführt wird, da nur dann die Magistratsvorlage beschlussreif ist.  
 
2. Magistratsbeschlüsse, die der Zustimmung der Stadtverordnetenversammlung bedürfen, 
sind vor der Aufnahme in die Tagesordnung der Stadtverordnetenversammlung dem 
Ortsbeirat Wixhausen zur Beratung vorzulegen. Dies wird dadurch sichergestellt, dass die 
Magistratsvorlage bei „OBW zur Befassung“ angekreuzt ist und die 
Magistratsgeschäftsstelle solche Vorlagen mit dem Verteilerkürzel „Stv v/OBW“ 
kennzeichnet. 
 
3. Geschäftsstelle für den Ortsbeirat Darmstadt -Wixhausen ist das Büro der 
Stadtverordnetenversammlung.  
 
 
§ 11 
Vertretung des Magistrats in Kommissionen  
 
1. Der Magistrat kann zur dauernden Verwaltung oder Beaufsichtigung einzelner Ge -
schäftsbereiche sowie zur Erledigung vorübergehender Aufträge Kommissionen bilden, 
die ihm unterstehen (§ 72 Abs. 1 HGO).  
 
2. Die Kommissionen leitet der/die Oberbürgermeister/in oder ein von ihm bestimmtes 
Magistratsmitglied.  
 
3. Der Magistrat wählt die von ihm zu e ntsendenden Kommissionsmitglieder.  
 
 
§ 12 
Wahrung von Fristen  
 
Die Dezernenten/innen sind verpflichtet, in eigener Zuständigkeit ihre Magistratsvorlagen 
zeitlich so rechtzeitig beschlussreif einzubringen, dass die in Rechtsvorschriften 
vorgegebenen Fristen  eingehalten werden können. Dringliche Magistratsvorlagen müssen als 
solche gekennzeichnet werden. Kann die in der Geschäftsordnung der 
Stadtverordnetenversammlung bestimmte Frist für die Einbringung von Magistratsvorlagen 
nicht eingehalten werden, ist dur ch den/die Fachdezernenten/in mit dem/der 
Stadtverordnetenvorsteher/in Einvernehmen über Fristverkürzungen herzustellen.

– 11 – 
 
§ 13 
Vertretung des Magistrats gegenüber der Presse  
 
In Magistratsangelegenheiten erteilt ausschließlich der/die Oberbürgermeister/i n Auskünfte 
an die Presse. Er kann diese Befugnis auf die Dezernenten/innen übertragen für 
Angelegenheiten aus deren Ressort.  
Die ehrenamtlichen Magistratsmitglieder sind zu Presseauskünften gemäß § 186 des 
Hessischen Beamtengesetzes in Verbindung mit § 77  des Hessischen Beamtengesetzes nicht 
befugt. 
 
 
§ 14 
Offenlegung von Magistratsbeschlüssen  
 
Beschlüsse des Magistrats werden durch das Parlament sinformationssystem im Internet 
unter der Homepage der Wissenschaftsstadt Darmstadt, offengelegt. Ausgeschlossen  sind 
Vorlagen mit datenschutz -rechtlicher Bedeutung, Kosten - und Preiskalkulationen der 
technischen Ämter sowie Personalvorlagen und Vorlagen in Angelegenheiten des 
Beteiligungsmanagements mit vertraulichen Unternehmensdaten und Strategien.  
 
      § 14 a 
Sitzungsdienstprogramm und Parlamentsinformationssystem  
 
1. Die Wissenschaftsstadt Darmstadt hat ein elektronisches  
Parlamentsinformationssystem eingerichtet, das der Bürgerschaft, der Politik und  
der Stadtverwaltung einen nahezu vollständigen Überblick übe r die  
Verwaltungstätigkeit der Stadt gewährt.  
 
2. Die Dezernenten/innen sowie alle Ämter und Verwaltungsstellen der Wissenschaftsstadt 
Darmstadt haben ausnahmslos zur Erstellung der Magistratsvorlagen dieses System 
anzuwenden. 
 
3. Die Regelungen zur Erstellung von Magistratsvorlagen im Sitzungsdienstprogramm  
unterliegen regelmäßiger Aktualisierungen, die durch Rundverfügungen zeitnah 
bekanntgegeben werden. Diese Rundverfügungen sind verbindlich umzusetzen.  
 
4. Da die Inhalte des Parlamentsinformationssystems einhei tlich für die Gesamtverwaltung 
einschließlich ihrer Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe aufgebaut ist, müssen die 
hinterlegten Strukturen beachtet werden. Eigene Interpretationen der 
Formblattgestaltung und eigene Layout -Gestaltungen und dergleichen sind untersagt, 
weil sie im weiteren Verfahren unter Umständen zu erheblichem Verwaltungsaufwand 
führen. Im Übrigen steht zu Detailfragen die Magistratsgeschäftsstelle (Telefon 13-2200 
oder 13-2326) jederzeit zu Auskünften zur Verfügung.  
 
5. Über das Parlamentsin formationssystem werden die Magistratsvorlagen respektive die 
auf ihnen begründeten Beschlüsse in der Regel öffentlich gemacht, das heißt , sie werden 
ins Internet über die Homepage der Wissenschaftsstadt Darmstadt für jedermann 
zugänglich. Ausgenommen sind  Beschlüsse gemäß § 14 der Geschäftsordnung.

– 12 – 
 
6. Vorlagen, die von ihrem Wesen her zwar öffentlich zu beraten und beschließen sind, aber 
dennoch datenschutzrelevante Bestandteile beinhalten (zum Beispiel Bebauungspläne 
hinsichtlich der Benennung von Einspruc hsvortragenden), sind so zu gestalten, dass die 
datenschutzrelevanten Informationen als nichtöffentliche Anlagen gekennzeichnet 
werden. 
 
7. Der Magistratsgeschäftsstelle ist das Recht eingeräumt, in der Kopfleiste der 
Magistratsvorlagen die angekreuzten Verfa hrensvorschläge zu ändern. Gleiches gilt für 
die Ausweisung der Anlagen sowie der datenschutzrelevanten Anlagen. Dem Magistrat 
bleibt es vorbehalten, diese Entscheidungen aufzuheben beziehungsweise zu korrigieren.  
 
8. Für den Zugriff auf nicht öffentliche bzw.  vertrauliche Magistratsvorlagen über das 
Internet auf die Homepage der Wissenschaftsstadt Darmstadt erhalten die 
Magistratsmitglieder eine personifizierte Benutzerkennung inklusive Passwort. Die 
Informationen stehen mit Versand der Einladung im Parlaments informationssystem zur 
Verfügung.  
 
Eine Weitergabe des individuellen Passwortes ist unzulässig. Im Falle des Verlusts oder 
bei Verdacht, dass Dritte von diesem Passwort Kenntnis erlangt haben, ist umgehend die 
Magistratsgeschäftsstelle zu informieren, dam it das Passwort gesperrt und ein neues 
Passwort eingerichtet werden kann.  
 
Nach Verzicht oder Verlust des Amtes werden das Passwort durch die Verwaltung 
eingezogen und die Vorrechte für den Zugriff auf den vollständigen Inhalt des 
Parlamentsinformationssy stems gesperrt.  
 
 
§ 15 
Vertretung der Stadt in Gesellschaften  
 
1. Der/Die Oberbürgermeister/in vertritt den Magistrat und damit die Stadt kraft Amtes (§ 
125 Abs. 1 Satz 2 HGO) in Aktien- und anderen Gesellschaften, die der Stadt gehören 
oder an denen sie bete iligt ist. Er kann sich durch ein von ihm zu bestimmendes Mitglied 
des Magistrats vertreten lassen. Die hierzu vo n dem/der Oberbürgermeister /in zu 
erteilende Vollmacht wird von der Magistratsgeschäftsstelle vorbereitet. Macht der 
Magistrat von der Möglichk eit Gebrauch, weitere Vertreter/innen zu bestellen (§ 125 Abs. 
1 Satz 3 HGO), so sind die Bestimmungen des § 55 HGO (Wahlen) zu berücksichtigen. 
Die entsprechenden Vorlagen erstellt die Magistratsgeschäftsstelle.   
Für Magistratsmitglieder, die nach §  125 Abs. 1 Satz 3 HGO die Stadt in Gesellschaften 
vertreten, bereitet die Magistratsgeschäftsstelle Vollmachten in der Form des § 71 Abs. 2 
Satz 2 HGO vor. Alle Vertreter /innen des Magistrats sind an die Weisungen des 
Magistrats gebunden es sei denn, Vorschrift en des Gesellschaftsrechtes stehen dem 
entgegen. 
 
2. In den jeweiligen Verbandsversammlungen, insbesondere der Zweckverbände, ist darauf 
hinzuweisen und hinzuwirken, dass keine Beschlüsse mit zusätzlichen finanziellen 
Belastungen gefasst werden dürfen, die üb er die in den städtischen Haushalten 
vorgegebenen Ansätzen liegen. Darüber hinaus ist darauf hinzuwirken, dass von der Stadt 
beschlossene Einsparvorgaben ebenfalls in die Überlegungen einzubeziehen sind.  
Beschlüsse, die finanzielle Auswirkungen für die Sta dt haben werden, sind zeitnah 
dem/der Stadtkämmerer/in mitzuteilen.

– 13 – 
 
3. Magistratsmitglieder, die die Stadt in Gesellschaftsversammlungen oder Aufsichtsräten 
vertreten, haben keine Berechtigung zur Berichterstattung oder Auskunftserteilung 
gegenüber der Stadt verordnetenversammlung oder einzelnen Stadtverordneten.  
 
 
§ 16 
Vertretung des/der Oberbürgermeisters/in im Außenverhältnis und bei Veranstaltungen  
 
Der/Die Bürgermeister/in ist gemäß § 47 HGO der/die ständige allgemeine Vertreter/in 
des/der Oberbürgermeist ers/in. Die übrigen hauptamtlichen Beigeordneten sind zur 
allgemeinen Vertretung des/der Oberbürgermeisters/in nur berufen, wenn der/die 
Bürgermeister/in verhindert ist. Die Reihenfolge der Vertretung richtet sich nach dem 
Dienstalter der übrigen hauptamtl ichen Magistratsmitglieder untereinander. Sofern die 
hauptamtlichen Magistratsmitglieder allesamt verhindert sind, erfolgt die Vertretung durch 
ehrenamtliche Beigeordnete. Die Reihenfolge der Vertretung bestimmt sich nach der Dauer 
der Zugehörigkeit zum Ma gistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt; liegen hier gleiche 
Gegebenheiten vor, wird nach Senioritätsprinzip verfahren. Diese Vertretungsregelungen 
gelten grundsätzlich auch für die Wahrnehmung von Repräsentationsaufgaben, sofern der 
Magistrat im Einzelfa ll keine abweichende Vertretungsregelung beschließt. Dies gilt auch für 
die Redefolge bei öffentlichen Veranstaltungen wie Einweihungen, Ehrungen usw. Dabei ist 
generell davon auszugehen, dass nur ein Magistratsmitglied für die Stadt spricht. Ist der/die 
Stadtverordnetenvorsteher/in bei solchen Anlässen anwesend, kann ausdrücklich auch in 
seinem/ihrem Namen begrüßt werden, sofern er/sie dem vorher zugestimmt hat.  
 
 
§ 17 
Leitung und Beaufsichtigung des Geschäftsgangs  
 
Die Dezernenten/innen haben den/der Obe rbürgermeister/in ständig über alle 
Angelegenheiten zu unterrichten, die für die Leitung und Beaufsichtigung des 
Geschäftsganges der gesamten Verwaltung und den geregelten Ablauf der 
Verwaltungsgeschäfte von wesentlicher Bedeutung sind.  
 
§ 18 
Rechte und Pflichten der Magistratsmitglieder  
 
1. Die Beschlüsse des Magistrats sind für alle Magistratsmitglieder bindend.  
 
In der Stadtverordnetenversammlung und ihren Ausschüssen darf nur die durch 
Beschluss zustande gekommene Auffassung des Magistrats vertreten werde n. Nur 
der/die Oberbürgermeister/in kann eine von der Auffassung des Magistrats abweichende 
Meinung vertreten (§ 59 Satz 4 HGO). Der/die Stadtkämmerer/in kann eine von dem 
Entwurf der Haushaltssatzung des Magistrats abweichende Stellungnahme bei der 
Stadtverordnetenversammlung vorlegen. Einzelne Magistratsmitglieder sind nicht 
berechtigt, in der Stadtverordnetenversammlung oder ihren Ausschüssen von sich aus 
Anträge zu stellen. Sie dürfen auch keine Vorschläge machen, die einem 
Magistratsbeschluss widerspre chen.

– 14 – 
 
2. Hauptamtliche Magistratsmitglieder sind Beamte/innen auf Zeit, ehrenamtliche 
Magistratsmitglieder Ehrenbeamte/innen auf Zeit. Sie unterliegen, wenn gesetzlich nicht 
ausdrücklich anderes bestimmt ist, denselben Rechten und Pflichten nach  
dem Hessischen Beamtengesetz wie andere Beamte/innen. Weder haupt - noch 
ehrenamtliche Mitglieder des Magistrats sind berechtigt, in der Öffentlichkeit Beschlüsse 
des Organs oder die Auffassung einzelner Magistratskollegen/innen in diese betreffenden 
Verwaltungsange legenheiten zu kritisieren oder in Frage zu stellen.  
 
3. Haupt- und ehrenamtliche Magistratsmitglieder haben, soweit das Gesetz und die 
Geschäftsordnung nichts anderes bestimmen, die gleichen Rechte und Pflichten.  
 
4. Dienstgänge und eintägige Dienstreisen inne rhalb der Bundesrepublik Deutschland 
werden von den hauptamtlichen Dezernenten/innen nach eigenem pflichtgemäßem  
Ermessen durchgeführt. Einer Einzelgenehmigung bedarf es nicht. Dem Büro des/der 
Oberbürgermeisters/in sind solche Reisen allerdings anzuzeigen , um 
Abstimmungsprobleme zu vermeiden. Alle Auslandsdienstreisen und mehrtägige 
Dienstreisen im Inland bedürfen der vorherigen Genehmigung des/der 
Oberbürgermeister s/in. 
 
5. Alle Magistratsmitglieder sind verpflichtet, auf der Grundlage von § 26 a HGO jährlic h 
zum 1. Juni dem/der Oberbürgermeister/in eine Übersicht über ihre Mitgliedschaft oder 
entgeltliche oder ehrenamtliche Tätigkeit in einer Körperschaft, Anstalt, Stiftung, 
Gesellschaft, Genossenschaft oder in einem Verband anzuzeigen. Die Übersichten werde n 
zusammengefasst und dem Finanzausschuss zur Unterrichtung zugeleitet.  
 
6. Die hauptamtlichen Magistratsmitglieder legen jährlich zum 01. Juli dem/der 
Oberbürgermeister/in einen Nachweis über die im Vorjahr erzielten 
Nebentätigkeitsvergütungen gemäß § 6 der Nebentätigkeitsverordnung des Landes 
Hessen vor. 
 
7. Haupt- und ehrenamtliche Magistratsmitglieder sind verpflichtet, an den Sitzungen des 
Magistrats teilzunehmen. Mitglieder des Magistrats, die nicht an Sitzungen teilnehmen 
können, teilen dies der Magistrats geschäftsstelle rechtzeitig vor der Sitzung mit (Kontakt 
über Email magistrat@darmstadt.de  oder Telefon 13 -2200 und 13-2326). Gleiches gilt 
bei vorzeitigem Verlassen der Sitzung.  
 
8. Können Magistratsmitglieder ihn en übertragene Repräsentationsa ufgaben nicht 
wahrnehmen, haben sie dies rechtzeitig dem Sachgebiet Repräsentationen im Büro des 
Oberbürgermeisters mitzuteilen.  Repräsentationen werden durch Übereinkunft im 
Magistrat auf Grundlage , der vom Sachgebiet Repräs entationen erarbeiteten Übersicht 
übernommen. 
 
9. Ehrenamtliche Magistratsmitglieder haben kein unmittelbares Akteneinsichts - und 
Auskunftsrecht bei den Fachämtern. Sie wenden sich in diesen Angelegenheiten 
unmittelbar an den/die jeweils zuständige /n Dezernenten/in.

– 15 – 
 
10. Werden Angelegenheiten in Magistratssitzungen aufgerufen, bei denen sich 
Magistratsmitglieder gemäß § 25 HGO im Interessenwiderstreit befinden, so sind diese 
Mitglieder vor Beginn der Aussprache verpflichtet, den Beratungsraum unter Hinweis auf  
die gesetzliche Regelung zu verlassen. Die Mitteilung und das Verlassen des Raumes sind 
in der Niederschrift festzuhalten. Ob ein Widerstreit der Interessen vorliegt, entscheidet 
im Zweifelsfall der Magistrat.  
 
11. Nicht mehr benötigte Magistratsunterlagen si nd so zu vernichten, dass sie von Un -
befugten nicht zur Kenntnis genommen bzw. wieder hergestellt werden können. Bei 
umfangreichem Material unterstützt die Magistratsgeschäftsstelle die Vernichtung durch 
geeignete Maßnahmen (z.B. Reißwolf).  
 
12. Die ehrenamtl ichen Mitglieder des Magistrats sind gemäß § 24 HGO zur 
Verschwiegenheit verpflichtet. Sie haben über die ihnen bei ihrer Tätigkeit bekannt 
gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Ohne Genehmigung des/der 
Oberbürgermeisters/in dürfen weder vor Gericht noch außergerichtlich Erklärungen 
abgeben werden, bei Angelegenheiten, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Dies 
gilt auch für Magistratsvorlagen, die noch nicht im Magistrat behandelt worden sind, sich 
aber im Geschäftsgang befinden.  Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht können als 
Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 1.000 € geahndet werden (§ 24 a HGO).  
 
13. Ehrenamtliche Magistratsmitglieder erhalten zur Wahrnehmung ihrer Amtspflichten und 
Repräsentationsaufgaben wahlweis e einen Zuschuss in Höhe von 240,00 € für eine 
Jahreskarte des öffentlichen Personennahverkehrs oder bis zu 8 Ausfahrkarten pro Monat 
für die Parkgarage im Luisen center.  
 
 
§ 19 
Geschäftsstelle  
 
Die Geschäftsstelle des Magistrats ist das Büro der Stadtvero rdnetenversammlung und 
Gremiendienste , Sachgebiet „Magistratsgeschäftsstelle “. 
 
 
§ 20 
Inkrafttreten  
 
Die Geschäftsordnung tritt am Tag nach der Beschlu ssfassung durch den Magistrat  in Kraft. 
 
 
Darmstadt, den 01.06.2023 
 
 
 
 
 
Jochen Partsch  
Oberbürgermeister

Punkt 5.1: Änderung der Magistratsgeschäftsordnung 
 (V-Nr. 2023/0174) 
- Kenntnisnahme - 
 
Der Ausschuss für Wirtschaftsförderung, Wissenschaft und Digitalisierung nimmt 
von der Vorlage Kenntnis.

- 2 - 
 
Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
24.05.2023 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat II 
Dezernat III 
Dezernat IV 
Dezernat V 
Dezernat VI 
 
Amt: 
Magistratsgeschäftsstelle  
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I II III 
IV v VI 
MGS 30 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2023/0174 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
238 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.:       
Kostenstelle:        Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:       
 
Betreff: Änderung der Magistratsgeschäftsordnung  
 
Vorlage vom: 22.05.2023 
 
Beschlussvorschlag : 
1. Der Magistrat stimmt zu, dass bei den Magistratsvorlagen zukünftig auf den Druck der 
Anlagen verzichtet wird. Die Anlagen stehen den Sitzungsteilnehmer*innen ausschließlich 
über das Parlamentsinformationssystem zur Verfügung. 
 
2. Der Magistrat stimmt der Änderung der Magistratsgeschäftsordnung, wie in den Anlagen 
dargestellt, zu.  
 
3. Die jeweilige Leitung des Amtes für Interne Dienste wird den ständigen 
Sitzungsteilnehmer*innen hinzugefügt.

- 3 - 
 
Anlagen: MagistratsGeschäftsordnung2023  
synopse2023 
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom 31.05.2023 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 22.05.2023 
 
Seit 2017 führt die Wissenschaftsstadt Darmstadt den Titel Digitalstadt. Trotzdem werden 
ein Großteil der Sitzungsunterlagen in Papierform zur Verfügung gestellt, obwohl mit dem 
Parlamentsinformationssystem seit 2006 ein entsprechendes Medium zur Verfügung  steht, 
wo alle Sitzungsunterlagen bequem und zu jeder Zeit einzusehen sind.  
Im Bereich des Magistrats werden für 9 Sitzungsteilnehmer*innen und 5 ständige 
Sitzungsteilnehmer*innen noch alle Unterlagen in Papierform zur Verfügung stellt. Im 
Bereich der Sta dtverordnetenversammlung arbeiten bereits 49 von 71 Stadtverordneten rein 
digital. 
 
Pro Quartal werden nur für den Magistrat fast 60.000 Seiten kopiert, ohne dass hierbei 
besonders dicke Vorlagen dabei sind, wie etwa im September 2022, wo 40.000 Seiten nur  
für die Magistratssitzungen in diesem besonderen Monat gefertigt wurden.  
Von den durchschnittlich 60.000 Seiten entfallen rund 12.000 Seiten für die reine 
Vervielfältigung der Magistratsvorlagen selbst. Auf die dazugehörigen Anlagen entfallen 
48.000 Seiten. Dies zeigt ein Einsparpotential von ca. 192.000 Seiten pro Jahr allein für die 
Vorbereitung und Durchführung der Magistratssitzungen.  
 
Im Anschluss an eine Sitzung fertigt die Magistratsgeschäftsstelle Auszüge für beteiligte 
Ämter und Dezernate. Bei d en dabei entstehenden Kopien ist mit einer ähnlichen Zahl zu 
rechnen. 
Alle beteiligten Ämter und Dezernate haben nach Beschluss des Magistrats über das 
Parlamentsinformationssystem Zugriff auf ihre Vorlagen bzw. auf Vorlagen, bei denen sie 
beteiligt waren.  Aus rechtlichen Gründen benötigen diese Stellen der Verwaltung aber einen 
beglaubigten Beschluss der Magistratsvorlagen.  
Bislang wurde durch die Magistratsgeschäftsstelle immer die komplette Magistratsvorlage 
mit allen Anlagen für die im Verteiler genann ten Verwaltungsstellen gefertigt. Zukünftig 
erhalten diese Verwaltungsstellen nur noch die Tenorseiten des Beschlusses (i.d.R. Seite 1 
und 2 der Vorlage, bis Beschluss des Magistrats) mit dem Vermerk der Beglaubigung durch 
den/die Schriftführer*in der jewe iligen Sitzung.  
 
Damit einhergehend wird ein Einsparpotential von noch einmal rund 200.000 Seiten 
gesehen.  
 
Gleichzeitig ist diese Vorgehensweise ein Beitrag zur geplanten Einführung einer digitalen 
Akte. Das Parlamentsinformationssystem liefert Dateien,  die bereits eine Volltextsuche 
zulassen. 
Diese können direkt einer digitalen Akte hinzugefügt werden, ohne dass ein zusätzlicher 
Arbeitsschritt (einscannen) notwendig wird.  
 
Wir halten es daher im Sinne von Ressourcenverantwortung, Nachhaltigkeit und auch im 
Hinblick auf die finanzielle Belastung des Haushalts für geboten, die papierarme 
Gremienarbeit weiter zu stärken.

Da die Änderung der Arbeitsabläufe innerhalb des Magistrats eine Anpassung der 
Magistratsgeschäftsordnung notwendig macht, wurde d iese durch die 
Magistratsgeschäftsstelle überarbeitet.  
 
In diesem Zusammenhang wird auch der Abschnitt „ständige Sitzungsteilnehmer*innen“ 
aktualisiert. In den letzten Jahren war der vormalige Leiter des Büros des 
Oberbürgermeisters auch Auskunftsperson f ür Fragen zu Personalvorlagen. Die Möglichkeit, 
noch während der Sitzung Fragen zu Personalvorlagen, beantworten zu können soll auch 
zukünftig sichergestellt werden. Aus diesem Grund wird, wie das bereits vor der Auflösung 
bzw. Umgliederung des Hauptamtes zum Amt für Interne Dienste über Jahrzehnte die Regel 
war, die jeweilige Leitung des Amtes für Interne Dienste als ständiger Sitzungsteilnehmer 
bzw. ständige Sitzungsteilnehmerin aufgenommen.  
 
Darmstadt, 22.05.2023  
 
 
Dezernat I Dezernat II Dezernat III 
 
 
 
 
Jochen Partsch  Barbara Akdeniz  Michael Kolmer  
Oberbürgermeister  Bürgermeisterin  Stadtrat  
 
 
 
Dezernat IV Dezernat V Dezernat VI 
 
 
 
 
André Schellenberg  Holger Klötzner  Paul G. Wandrey  
Stadtkämmerer  Stadtrat Stadtrat