2020/0049
Außerplanmäßige Ausgaben gem. § 100 HGO hier: Beauftragung einer Organisationsuntersuchung
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Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen Betriebskommission des Eigenbetriebes „Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen“ Vorlage 01/2020 vom 02.07.2020 Betreff: Außerplanmäßige Aufwendungen gem. $ 100 HGO Kostenstelle 519000001 / Sachkonto 6773000 Hier: Beauftragung einer Organisationsuntersuchung Beschlussvorschlag: 1. Auf Grundlage des beigefügten Entwurfes einer Magistratsvorlage wird der Beauftragung einer Organisationsuntersuchung im Bereich der Verwaltung des Eigenbetriebes Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen zugestimmt. . Der Bereitstellung außerplanmäßiger Mittel in Höhe von 42.500 Euro zuzüglich anfallender Reisekosten gem. $ 100 HGO wird zugestimmt. Die Deckung erfolgt über das Gesamtbudget des EDW. Anlagen: Entwurf der Magistratsvorlage „Beauftragung einer Organisationsuntersuchung“ [Folgekosten: | RX Ja U] Nein Beschluss der Betriebskommission vom 02.Juli 2020 Der Vorlage wird mit 8 Ja-Stimmen und 1 Enthaltung zugestimmt. Begründungsseite zur Vorlage 01/2020 vom 02.07.2020: ‘ Die Arbeitsprozesse im Finanzwesen des Eigenbetriebes Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen (EDW) sowie die allgemeinen Verwaltungsabläufe sollen hinsichtlich Effek- tivität und Effizienz (Wirtschaftlichkeit) untersucht werden. Entsprechende Vorschläge sollen im Rahmen einer Organisationsanalyse erarbeitet werden. Hierzu werden drei Module vorgesehen (Analyse Ist-Zustand, Prozess-Analyse, Erarbeiten eines Gesamtkonzeptes). ; Sowohl das Revisionsamt als auch die Finanzverwaltung sowie das Amt für Interne Dienste der Wissenschaftsstadt Darmstadt sind in die Prozesse aktiv eingebunden und halten eine Beauf- tragung einer Organisationsuntersuchung für sinnvoll und zielführend. Mit der Durchführung der Maßnahme soll die Firma SWS Schüllermann und Partner AG beauf- tragt werden, da hier bereits vielfaches Wissen über die Abläufe im Kernhaushalt als auch dem EDW vorliegen, auf die aufgebaut werden kann. Zum Zeitpunkt der Aufstellung des Wirtschaftsplanes 2020 im Sommer 2019 lag weder der Umfang der notwendigen Organisationsuntersuchung noch ein aussagekräftiges Konzept vor, so dass eine Anmeldung zum damaligen Zeitpunkt nicht möglich war. Ergebnisse der Untersuchung haben möglicherweise auch finanzielle Auswirkungen, die jedoch zum heutigen Zeitpunkt nicht beziffert werden können, jedoch bis zum Spätsommer 2020 vor- liegen sollten, um sie noch in die laufenden Haushaltsberatungen einbringen zu können. EDW Darmstadt, 02.07.2020 by Wolfram Cuntz Betriebsleitung
anlage 2
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- 2 -
Magistratsvorlage
Eingang Magistrats -
geschäftsstelle:
04.08.2020
an den Magistrat
zur Kenntnis
zur Beschlussfassung
Beteiligt vor
Magistratsbeschlussfassung:
Dezernat V an die Stadtverordnete nversammlung
OBW zur Befassung
zur Kenntnis
zur Beschlussfassung
zur abschließenden Beschluss -
fassung Fachausschuss
Dezernat I
Dezernat IV
Amt: Eigenbetrieb
Darmstädter Werkstätten OBW bei abschl.
Beschlussfassung Magistrat
Behandlung in
öffentl. Sitzung
Ja
Nein
Verteiler:
I
IV
V 519
Stvv
Ja
Nein
Vorlage-Nr. 2020/0049
Magistratsbeschluss -Nr.
213
Internetfähig
Produkt-Nr.:
Kostenstelle: 519000001 Investitionsnummer:
Kostenträger: Sachkonto: 6773000
Betreff: Außerplanmäßige Ausgaben gem. § 100 HGO
hier: Beauftragung einer Organisationsuntersuchung
Vorlage vom: 03.07.2020
Beschlussvorschlag :
1. Der Beschluss der Betriebskommission des Eigenbetriebes Darmstädter Werkstätten und
Wohneinrichtungen wird zur Kenntnis genommen.
Anlagen: Beschluss der Betriebskommission vom 02. Juli 2020
Datenschutzrelevante Anlage:
Folgekosten: Ja Nein
- 3 -
Beschluss des Magistrats vom 12.08.2020
Der Magistrat nimmt die Vorlage zur Kenntnis.
- 4 -
Begründung zur Magistratsvorlage vom 03.07.2020:
Der Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen (EDW) begleitet,
beschäftigt und fördert zurzeit etwa 380 Menschen mit geistigen, psychischen und
mehrfachen Behinderungen. Er bietet die Teilhabe am Arbeitsleben in zwei
Werkstätten mit Berufsbildungsbereich, auf ausgelagerten Arbeitsplätzen im
Kaffeehaus am Waldfriedhof, auf Praktikumsplätzen und betriebsintegrierten
Beschäftigungsplätzen auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt. Der EDW fördert den
Übergang auf den allgemeinen Arbeitsmarkt durch ein breit gefächertes Angebot an
interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsmöglichkeiten und umfangreichen
Fortbildungsangeboten.
Eine Tagesförderstätte ist eng an die Werkstatt angeschlossen und schafft neben der
Förderung durch werkstattähnliche Aufgaben, auch durch die räumliche Nähe,
Teilhabe am Arbeitsleben. Hinzu kommt die besondere Wohnform Kurt-Jahn-Anlage
sowie ambulant betreutes Wohnen.
Diese vielfältigen Aufgaben bedürfen einer gut strukturierten Verwaltungs- und
Finanzstruktur. Um dies für die Zukunft sicher zu stellen, sind Arbeitsprozesse aufbau-
und ablauforganisatorisch zu prüfen, um Steigerungsmöglichkeiten hinsichtlich der
Effektivität und der Effizienz (Wirtschaftlichkeit) unter Einbeziehung der gesetzlichen
Vorgaben zu untersuchen, Schwachstellen zu ermitteln sowie Lösungsvorschläge zu
entwickeln.
Die Notwendigkeit einer externen Organisationsuntersuchung wird auch von der
Finanzverwaltung und dem Revisionsamt und dem Amt für Interne Dienste der
Wissenschaftsstadt Darmstadt gesehen.
Die Maßnahme soll in drei Modulen zur Umsetzung kommen:
Analyse Ist-Zustand
Prozess-Analyse mit Vorschlägen zur Verbesserung
Erarbeiten eines Gesamtkonzeptes
Im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens wurden Fachfirmen um die Abgabe
eines Angebotes angefragt. Letztlich wurde nur von Seiten SWS Schüllermann und
Partner AG ein Angebot abgegeben. Dieses schließt mit einem maximalen
Stundenaufwand von 248 Stunden (= 31 Tage) bzw. 42.500 Euro zzgl. Reisekosten.
Die Firma SWS hat zugesagt, hochqualifizierte Mitarbeiter*innen, die mit den
Verhältnissen der Wissenschaftsstadt Darmstadt und ihren wirtschaftlichen Betrieben
gut vertraut sind, einzusetzen.
„Die Umsetzung erfolgt wie nachstehend beschrieben:
Modul 1 - Analyse Ist-Zustand
Dem Modul 1 wird eine Kick-off-Runde vorausgeschickt zum Zweck des
Kennenlernens, der Festlegung der Untersuchungsinhalte, einer Zeitschiene wie auch
- 5 -
der Besichtigungstermine vor Ort in den Einrichtungen. Jede Organisationsanalyse
erfordert eine gründliche Ist-Analyse.
Es wird zunächst der Ist-Zustand hinsichtlich Aufbau und Abläufe (Arbeitsprozesse) zu
analysiert und auf bislang schon bekannte wie auch noch unbekannte Schwachstellen
zu untersuchen.
Dies erfordert ein Aktenstudium der verfügbaren Unterlagen (Aufstellungen, Berichte,
Feststellungen, Protokolle, Stellenbeschreibungen, interne Organisationsanweisungen
etc.) sowie eine Inaugenscheinnahme der örtlichen Gegebenheiten in der zentralen
Verwaltung und den Außenstellen. Im Anschluss an das Aktenstudium wird die Ist-
Analyse um persönliche Interviews (zumindest der örtlichen Führungskräfte) ergänzt.
In der Informationsrunde wird der Ist-Zustand vorgestellt, zusammen mit einem
Mängel-Befund und Vorschlägen für die weitere Vorgehensweise, insb. hinsichtlich
Anzahl und Umfang der folgenden Prozess-Analysen.
Modul 2 - Prozess-Analysen der als dringlich angesehenen Arbeitsprozesse mit
Vorschlägen zur Verbesserung
Auf der Grundlage der erkannten Mängel in Modul 1 sollen unter Einbeziehungen der
jeweiligen Mitarbeiter*innen (mindestens jedoch der Führungskräfte) Vorschläge für
eine Verbesserung der Arbeitsprozesse im Hinblick auf die Mängelbeseitigung und
sichere Arbeitserledigung (Effektivität) erfolgen. Hierbei ist erwünscht, dass die
Mitarbeiter*innen ihre eigenen Vorschläge aktiv einbringen; das erhöht die Akzeptanz
in der späteren Umsetzung. Mitarbeiter*innen können eigenständige Vorschläge
erarbeiten und diese vorstellen.
Die Prozessanalyse erfolgt interaktiv auf der Grundlage einer vom Unternehmen
gestellten Software zur Prozessanalyse (Picture®). Hierbei kommen vordefinierte
Standard-Kärtchen zum Einsatz, die typische Basistätigkeiten in Verwaltungen
darstellen. Die Kärtchen sind leicht verständlich und selbsterklärend; damit lassen
sich Verwaltungsprozesse leicht und schnell strukturieren. So können auch denkbare
Varianten von Arbeitsprozessen gegenübergestellt werden.
Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter*innen in den Verwaltungen nach Einführung in
die Kärtchen-Systematik gerne selbständig in internen Arbeitsgruppen weiterarbeiten
und eigene Vorschläge erzeugen, was motiviert und zugleich zeit- und kostensparend
wirkt.
In der Informationsrunde zu Modul 2 werden die Ergebnisse der Prozessanalysen
vorgestellt (ggf. mit den Mitarbeiter*innen) und hinsichtlich Effektivität und Effizienz
bewertet. Damit werden wichtige Hinweise für die Organisationsanalyse insgesamt
gewonnen. Diese sollen in der Informationsrunde besprochen werden. Das Projekt
wird in enger und abgestimmter Zusammenarbeit umgesetzt. Dazu ist es wichtig ein
von Auftraggeber- und Auftragnehmer*innenseite eine Projektsteuerung zu stellen, die
unabhängig von den Teilaufgaben die Steuerung übernimmt.
Modul 3 - Erarbeiten des Gesamtkonzepts
Auf der Grundlage der Ergebnisse der beiden vorangegangenen Module wird ein
Gesamtkonzept mit abschließender Würdigung aller erreichbaren
Verbesserungspotenziale und Vorschlag eines Umsetzungsplans erarbeitet.
Das Gesamtkonzept kann im Rahmen einer Abschlussveranstaltung (mit Bereitstellung
aller relevanten Arbeitsunterlagen) und/oder in Form eines schriftlichen
Abschlussberichts dargestellt werden.
Die Module können einzeln oder in Gruppen nacheinander beauftragt werden. Zum
Abschluss jedes Moduls erfolgt eine Informationsrunde, in der die zwischenzeitlich
erzielten Erkenntnisse und Vorschläge vorgestellt werden. Damit sollen die jeweils
nächsten Projektschritte feinjustiert werden. Dies sichert eine hohe Flexibilität bei der
Projektsteuerung und der Budgetgestaltung.“
Die Notwendigkeit einer eingehenden Strukturüberprüfung hat sich im Laufe das
Jahres 2019 ergeben. Durch die Neugestaltung des Bundesteilhabegesetzes ergeben
sich zwingend neue Verfahrensabläufe in der Verwaltung. Die Dezentralisierung der
Kurt-Jahn-Anlage, personelle Veränderungen sowie das Fortschreiten der
Digitalisierung führen ebenfalls zu notwendigen Anpassungen. Im Rahmen der
Haushaltsberatungen zum Wirtschaftsplan 2020 waren der finanzielle Aufwand und
der Zeitpunkt für eine solche Maßnahme jedoch nicht abschließend erörtert. Daher
sind die Kosten i.H.v. 42.500 Euro zzgl. Reisekosten außerplanmäßige Ausgaben und
bedürfen nach § 100 HGO der Genehmigung der Gremien. Die Deckung erfolgt über
das Gesamtbudget des EDW.
Die Betriebskommission hat in ihrer Sitzung am 02.07.2020 die Maßnahme beraten
und der Umsetzung zugestimmt.
Die Beteiligungsrechte des Personalrates sind gewahrt.
Darmstadt, 03.07.2020
Dezernat I Dezernat IV Dezernat V
Jochen Partsch André Schellenberg Barbara Akdeniz
Oberbürgermeister Stadtkämmerer Stadträtin
2020/0049
8586 Zeichen
Magistratsvorlage
Eingang Magistrats -
geschäftsstelle:
04.08.2020
an den Magistrat
zur Kenntnis
zur Beschlussfassung
Beteiligt vor
Magistratsbeschlussfassung:
Dezernat V an die Stadtverordnete nversammlung
OBW zur Befassung
zur Kenntnis
zur Beschlussfassung
zur abschließenden Beschluss -
fassung Fachausschuss
Dezernat I
Dezernat IV
Amt: Eigenbetrieb
Darmstädter Werkstätten OBW bei abschl.
Beschlussfassung Magistrat
Behandlung in
öffentl. Sitzung
Ja
Nein
Verteiler:
Ja
Nein
Vorlage-Nr. 2020/0049
Magistratsbeschluss -Nr.
Internetfähig
Produkt-Nr.:
Kostenstelle: 519000001 Investitionsnummer:
Kostenträger: Sachkonto: 6773000
Betreff: Außerplanmäßige Ausgaben gem. § 100 HGO
hier: Beauftragung einer Organisationsuntersuchung
Vorlage vom: 03.07.2020
Beschlussvorschlag :
1. Der Beschluss der Betriebskommission des Eigenbetriebes Darmstädter Werkstätten und
Wohneinrichtungen wird zur Kenntnis genommen.
Anlagen: Beschluss der Betriebskommission vom 02. Juli 2020
Datenschutzrelevante Anlage:
Folgekosten: Ja Nein
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Beschluss des Magistrats vom
- 3 -
Begründung zur Magistratsvorlage vom 03.07.2020:
Der Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen (EDW) begleitet,
beschäftigt und fördert zurzeit etwa 380 Menschen mit geistigen, psychischen und
mehrfachen Behinderungen. Er bietet die Teilhabe am Arbeitsleben in zwei
Werkstätten mit Berufsbildungsbereich, auf ausgelagerten Arbeitsplätzen im
Kaffeehaus am Waldfriedhof, auf Praktikumsplätzen und betriebsintegrierten
Beschäftigungsplätzen auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt. Der EDW fördert den
Übergang auf den allgemeinen Arbeitsmarkt durch ein breit gefächertes Angebot an
interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsmöglichkeiten und umfangreichen
Fortbildungsangeboten.
Eine Tagesförderstätte ist eng an die Werkstatt angeschlossen und schafft neben der
Förderung durch werkstattähnliche Aufgaben, auch durch die räumliche Nähe,
Teilhabe am Arbeitsleben. Hinzu kommt die besondere Wohnform Kurt-Jahn-Anlage
sowie ambulant betreutes Wohnen.
Diese vielfältigen Aufgaben bedürfen einer gut strukturierten Verwaltungs- und
Finanzstruktur. Um dies für die Zukunft sicher zu stellen, sind Arbeitsprozesse aufbau-
und ablauforganisatorisch zu prüfen, um Steigerungsmöglichkeiten hinsichtlich der
Effektivität und der Effizienz (Wirtschaftlichkeit) unter Einbeziehung der gesetzlichen
Vorgaben zu untersuchen, Schwachstellen zu ermitteln sowie Lösungsvorschläge zu
entwickeln.
Die Notwendigkeit einer externen Organisationsuntersuchung wird auch von der
Finanzverwaltung und dem Revisionsamt und dem Amt für Interne Dienste der
Wissenschaftsstadt Darmstadt gesehen.
Die Maßnahme soll in drei Modulen zur Umsetzung kommen:
Analyse Ist-Zustand
Prozess-Analyse mit Vorschlägen zur Verbesserung
Erarbeiten eines Gesamtkonzeptes
Im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens wurden Fachfirmen um die Abgabe
eines Angebotes angefragt. Letztlich wurde nur von Seiten SWS Schüllermann und
Partner AG ein Angebot abgegeben. Dieses schließt mit einem maximalen
Stundenaufwand von 248 Stunden (= 31 Tage) bzw. 42.500 Euro zzgl. Reisekosten.
Die Firma SWS hat zugesagt, hochqualifizierte Mitarbeiter*innen, die mit den
Verhältnissen der Wissenschaftsstadt Darmstadt und ihren wirtschaftlichen Betrieben
gut vertraut sind, einzusetzen.
„Die Umsetzung erfolgt wie nachstehend beschrieben:
Modul 1 - Analyse Ist-Zustand
Dem Modul 1 wird eine Kick-off-Runde vorausgeschickt zum Zweck des
Kennenlernens, der Festlegung der Untersuchungsinhalte, einer Zeitschiene wie auch
der Besichtigungstermine vor Ort in den Einrichtungen. Jede Organisationsanalyse
erfordert eine gründliche Ist-Analyse.
- 4 -
Es wird zunächst der Ist-Zustand hinsichtlich Aufbau und Abläufe (Arbeitsprozesse) zu
analysiert und auf bislang schon bekannte wie auch noch unbekannte Schwachstellen
zu untersuchen.
Dies erfordert ein Aktenstudium der verfügbaren Unterlagen (Aufstellungen, Berichte,
Feststellungen, Protokolle, Stellenbeschreibungen, interne Organisationsanweisungen
etc.) sowie eine Inaugenscheinnahme der örtlichen Gegebenheiten in der zentralen
Verwaltung und den Außenstellen. Im Anschluss an das Aktenstudium wird die Ist-
Analyse um persönliche Interviews (zumindest der örtlichen Führungskräfte) ergänzt.
In der Informationsrunde wird der Ist-Zustand vorgestellt, zusammen mit einem
Mängel-Befund und Vorschlägen für die weitere Vorgehensweise, insb. hinsichtlich
Anzahl und Umfang der folgenden Prozess-Analysen.
Modul 2 - Prozess-Analysen der als dringlich angesehenen Arbeitsprozesse mit
Vorschlägen zur Verbesserung
Auf der Grundlage der erkannten Mängel in Modul 1 sollen unter Einbeziehungen der
jeweiligen Mitarbeiter*innen (mindestens jedoch der Führungskräfte) Vorschläge für
eine Verbesserung der Arbeitsprozesse im Hinblick auf die Mängelbeseitigung und
sichere Arbeitserledigung (Effektivität) erfolgen. Hierbei ist erwünscht, dass die
Mitarbeiter*innen ihre eigenen Vorschläge aktiv einbringen; das erhöht die Akzeptanz
in der späteren Umsetzung. Mitarbeiter*innen können eigenständige Vorschläge
erarbeiten und diese vorstellen.
Die Prozessanalyse erfolgt interaktiv auf der Grundlage einer vom Unternehmen
gestellten Software zur Prozessanalyse (Picture®). Hierbei kommen vordefinierte
Standard-Kärtchen zum Einsatz, die typische Basistätigkeiten in Verwaltungen
darstellen. Die Kärtchen sind leicht verständlich und selbsterklärend; damit lassen
sich Verwaltungsprozesse leicht und schnell strukturieren. So können auch denkbare
Varianten von Arbeitsprozessen gegenübergestellt werden.
Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter*innen in den Verwaltungen nach Einführung in
die Kärtchen-Systematik gerne selbständig in internen Arbeitsgruppen weiterarbeiten
und eigene Vorschläge erzeugen, was motiviert und zugleich zeit- und kostensparend
wirkt.
In der Informationsrunde zu Modul 2 werden die Ergebnisse der Prozessanalysen
vorgestellt (ggf. mit den Mitarbeiter*innen) und hinsichtlich Effektivität und Effizienz
bewertet. Damit werden wichtige Hinweise für die Organisationsanalyse insgesamt
gewonnen. Diese sollen in der Informationsrunde besprochen werden. Das Projekt
wird in enger und abgestimmter Zusammenarbeit umgesetzt. Dazu ist es wichtig ein
von Auftraggeber- und Auftragnehmer*innenseite eine Projektsteuerung zu stellen, die
unabhängig von den Teilaufgaben die Steuerung übernimmt.
Modul 3 - Erarbeiten des Gesamtkonzepts
Auf der Grundlage der Ergebnisse der beiden vorangegangenen Module wird ein
Gesamtkonzept mit abschließender Würdigung aller erreichbaren
Verbesserungspotenziale und Vorschlag eines Umsetzungsplans erarbeitet.
- 5 -
Das Gesamtkonzept kann im Rahmen einer Abschlussveranstaltung (mit Bereitstellung
aller relevanten Arbeitsunterlagen) und/oder in Form eines schriftlichen
Abschlussberichts dargestellt werden.
Die Module können einzeln oder in Gruppen nacheinander beauftragt werden. Zum
Abschluss jedes Moduls erfolgt eine Informationsrunde, in der die zwischenzeitlich
erzielten Erkenntnisse und Vorschläge vorgestellt werden. Damit sollen die jeweils
nächsten Projektschritte feinjustiert werden. Dies sichert eine hohe Flexibilität bei der
Projektsteuerung und der Budgetgestaltung.“
Die Notwendigkeit einer eingehenden Strukturüberprüfung hat sich im Laufe das
Jahres 2019 ergeben. Durch die Neugestaltung des Bundesteilhabegesetzes ergeben
sich zwingend neue Verfahrensabläufe in der Verwaltung. Die Dezentralisierung der
Kurt-Jahn-Anlage, personelle Veränderungen sowie das Fortschreiten der
Digitalisierung führen ebenfalls zu notwendigen Anpassungen. Im Rahmen der
Haushaltsberatungen zum Wirtschaftsplan 2020 waren der finanzielle Aufwand und
der Zeitpunkt für eine solche Maßnahme jedoch nicht abschließend erörtert. Daher
sind die Kosten i.H.v. 42.500 Euro zzgl. Reisekosten außerplanmäßige Ausgaben und
bedürfen nach § 100 HGO der Genehmigung der Gremien. Die Deckung erfolgt über
das Gesamtbudget des EDW.
Die Betriebskommission hat in ihrer Sitzung am 02.07.2020 die Maßnahme beraten
und der Umsetzung zugestimmt.
Die Beteiligungsrechte des Personalrates sind gewahrt.
Darmstadt, 03.07.2020
Dezernat I Dezernat IV Dezernat V
Jochen Partsch André Schellenberg Barbara Akdeniz
Oberbürgermeister Stadtkämmerer Stadträtin
Beratungsverlauf (1)
Orte (1)
- Am Waldfriedhof
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Details
- Vorlagen-Nr.
- 2020/0049
- Typ
- Magistratsvorlage
- Datum
- 03.07.2020
- Erstellt
- 29.09.2026 00:00