Restaurierungsdokumentationsmodul, fünfte Ausbaustufe (RDM 5)

44 04.05.2022 
44/41 Herr Meyer 
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 Bedarfsprüfung RDM 
5.docx 
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Bitte um Bedarfsanerkennung 
hier: Beauftragung der nächsten (5.) Ausbaustufe für das Restaurierungsdokumentati-
onsmodul (RDM-5) 
 
44 plant ein größeres Update für das Restaurierungsdokumentationsmodul (RDM). Mit dem 
Update RDM 5 sollen die Arbeitsprozesse weiter digitalisiert werden. Darunter fällt zum ei-
nen die Ablösung von alternativen Dokumentationsformen (Papier, Excel Tabellen) für Neu-
übernahmen von Archivalien. Die Schäden und Maßnahmen sollen– analog zum eingestürz-
ten Archivgut – mit dem RDM erfasst und ausgewertet werden, was auch einheitliche Kenn-
zahlen und Steuerungsmöglichkeiten aller betroffenen Bearbeitungsprozesse bedeutet. Zum 
anderen soll das RDM mittels einer Open-Import-Schnittstelle für weitere Datenimporte er-
tüchtigt werden, so dass eine medienbruchfreie Anwendung und Dokumentation erreicht 
wird. Eine dritte Erweiterung im Kontext der Digitalstrategie betrifft die Digitalisate (insbes. 
die Fotodokumentation des Vor- und Nachzustandes), die per (nachgenutztem) Viewer direkt 
im RDM verlinkt und anzeigbar gemacht werden sollen.  
Zusammen mit weiteren Anpassungen der Berichte und Auswertungsfunktionen sowie klei-
nerer Änderungen wird sich der Aufwand für die Programmierung voraussichtlich auf 
280.000 € brutto belaufen. Darin sind auch ca. 22.000 Euro für investive Aufwendungen ent-
halten.  
Nach letztem Verhandlungsstand mit der Firma startext betragen die regelmäßig jährlich an-
fallenden Wartungs- und Pflegekosten 12 % der Entwicklungskosten. Für die fünfte Ausbau-
stufe würden diese Kosten erstmalig ab 2023 anfallen. 12% der Entwicklungskosten, betra-
gen 33.600,-- €; für die Mittelfristige Finanzplanung hochgerechnet auf 4 Jahre, = 134.400,-- 
€. 
Demnach beträgt der Gesamtaufwand 414.400,-- €. 
Entsprechende und ausreichende Haushaltsmittel stehen aus der konsumtiven Anmeldung 
2022 bei FiPo: 4103.572.3400.5 unter dem Stichwort „Updates RDM und Bergungserfassung 
durch Fa. startext“ bzw. „Wartungsvertrag Restaurierungs- und Dokumentationsmodul 
(RDM)“ bereit. Die investiven Aufwände sind bei FiPo 4103.578.3100.8 unter dem Stichwort 
„RDM Updates/Anpassungen durch startext“ gedeckt. 
 
Da die Software von der Firma Startext programmiert wurde und sie das alleinige Zugriffs-
recht an/auf die Source-Codes besitzt, ist nach Abschluss der vergaberechtlichen Genehmi-
gungsverfahren ein Einzelangebot bei der Firma startext einzuholen. 
 
Ich bitte den Bedarf anzuerkennen. 
 
Gez. Meyer

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Beauftragung der nächsten (5.) Ausbaustufe für das Restaurierungsdokumentations-
modul (RDM-5) 
hier: Bedarfsfeststellung, Vorlagen-Nummer: 1522/2022 
Voraussichtliche Auftragssumme: 414.400,00 EUR brutto 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
ich beziehe mich auf die mir vorliegende Beschlussvorlage 1522/2022 in der Fassung vom 
04.05.2022 zur Bedarfsfeststellung der Beauftragung der nächsten (5.) Ausbaustufe des 
Restaurierungsdokumentationsmoduls (RDM-5) durch den Digitalisierungsausschuss. 
Mit dem Update RDM-5 sollen die Arbeitsprozesse weiter digitalisiert werden.  
Darunter fällt zum einen die Ablösung von alternativen Dokumentationsformen (Papier, Excel 
Tabellen) für Neuübernahmen von Archivalien. Die Schäden und Maßnahmen sollen - ana-
log zum eingestürzten Archivgut - mit dem RDM erfasst und ausgewertet werden, was auch 
einheitliche Kennzahlen und Steuerungsmöglichkeiten aller betroffenen Bearbeitungsprozes-
se bedeutet.  
Zum anderen soll das RDM mittels einer Open-Import-Schnittstelle für weitere Datenimporte 
ertüchtigt werden, so dass eine medienbruchfreie Anwendung und Dokumentation erreicht 
wird.  
Eine dritte Erweiterung im Kontext der Digitalstrategie betrifft die Digitalisate (insbes. die Fo-
todokumentation des Vor- und Nachzustandes), die per (nachgenutztem) Viewer direkt im 
RDM verlinkt und anzeigbar gemacht werden sollen.  
Zudem sollen durch weiterer Anpassungen der Berichte und Auswertungsfunktionen sowie 
kleinerer Änderungen die Funktionalitäten des RDM verbessert werden. 
Da die Software von der Firma Startext programmiert wurde und sie das alleinige Zugriffs-
recht an/auf die Source-Codes besitzt, soll nach Abschluss der vergaberechtlichen Geneh-
migungsverfahren ein Einzelangebot bei der Firma Startext eingeholt werden.  
Die Erweiterung der Software sowie die geplante Beauftragung der Firma Startext ist nach-
vollziehbar dargestellt (RPA-Nr. 142/27/12/22). 
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
17

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/44 
 
Vorlagen-Nummer 
 1522/2022 
Freigabedatum  17.05.2022 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Restaurierungsdokumentationsmodul, fünfte Ausbaustufe (RDM 5) 
Beschlussorgan 
Digitalisierungsausschuss 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss erkennt den Bedarf zur Programmierung der 5. Ausbaustufe des Restaurierungsdo-
kumentationsmoduls (RDM) an. 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 31.05.2022 
Digitalisierungsausschuss 22.08.2022

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   22.000,-- € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  258.000,--€ 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2023 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    33.600 € 
c) bilanzielle Abschreibungen                             733 € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:    
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Das Restaurierungsdokumentationsmodul (RDM) basiert auf einem IT-Fachkonzept, welches 
das Historische Archiv im Jahr 2014 in Auftrag gegeben hat. Die Umsetzung und Implemen-
tierung der ersten Stufe wurde am 23.07.2015 in Auftrag gegeben. Die Produktivsetzung 
beim städtischen Amt für Informationsverarbeitung fand im November 2016 statt.  
Aktuell plant das Historische Archiv das inzwischen fünfte, größere Update für das RDM. Mit 
dem Update RDM 5 sollen die Arbeitsprozesse weiter digitalisiert werden. Darunter fällt zum 
einen die Ablösung von alternativen Dokumentationsformen (Papier, Excel Tabellen) für 
Neuübernahmen von Archivalien. Die Schäden und Maßnahmen sollen – analog zum einge-
stürzten Archivgut – mit dem RDM erfasst und ausgewertet werden, was auch einheitliche 
Kennzahlen und Steuerungsmöglichkeiten aller betroffener Bearbeitungsprozesse bedeutet. 
Zum anderen soll das RDM mittels einer Open-Import-Schnittstelle für weitere Datenimporte 
ertüchtigt werden, so dass eine medienbruchfreie Anwendung und Dokumentation erreicht 
wird. Eine dritte Erweiterung im Kontext der Digitalstrategie betrifft die Digitalisate (insbes. 
die Fotodokumentation des Vor- und Nachzustandes), die per (nachgenutztem) Viewer direkt 
im RDM verlinkt und anzeigbar gemacht werden sollen.

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Zusammen mit weiteren Anpassungen der Berichte und Auswertungsfunktionen sowie klei-
neren Änderungen wird sich der Gesamtaufwand im Haushaltsjahr 2022 für die Programmie-
rung voraussichtlich auf 258.000 € brutto belaufen. Im Teilergebnisplan 0412 – Historisches 
Archiv, Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen, stehen Mittel in 
ausreichender Höhe im Haushaltsplan 2022 bereit. 
 
Darüber hinaus fallen investive Auszahlungen in Höhe von voraussichtlich 22.000 € für An-
passungen zur Integrierung der Neuübernahmen ins RDM  an. Die Finanzierung der Anpas-
sungen zur Integrierung der Neuübernahmen ins RDM in Höhe von 22.000 € ist im Teilfi-
nanzplan 0412, Historisches Archiv, bei Finanzstelle 4103-0412-0-1000 Einrichtung 
RDZ/Prov. Archiv u. ä., gesichert. 
 
Die regelmäßig jährlich anfallenden Wartungs- und Pflegekosten betragen 12 % der Entwick-
lungskosten. Für die fünfte Ausbaustufe würden diese Aufwendungen in Höhe von 33.600 € 
p.a. erstmalig ab dem Haushaltsjahr 2023 anfallen. Ab dem Jahr 2023 fallen auch Abschrei-
bungen in Höhe von 733 € p.a. an.  
 
Das Dezernat VII, Kunst und Kultur wird im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsprozes-
ses 2023/2024 ff. innerhalb des dann zugewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel, ggf. 
durch Umschichtungen, vorsehen.