Prüfantrag der Fraktionen Bü90/Die Grünen, CDU, Volt, SPD und FDP zur Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung in der Verwaltung durch Künstliche Intelligenz

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Darmstadt, 29.04.2025        
 
 
Prüfantrag der Fraktionen Volt, Bü90/Die Grünen, CDU, FDP und SPD zur 
Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung in der Verwaltung durch 
Künstliche Intelligenz 
 
Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen, den Magistrat zu beauftragen: 
  
1. Die Kosteneinspar- und Effizienzsteigerungspotenziale folgender Anwendungsfälle von KI in 
der Verwaltung zu prüfen: 
a. Eines verwaltungsinternen Chatbots, der Mitarbeitende der Verwaltung bei 
Rechercheaufgaben und dem Schreiben oder Zusammenfassen von Texten unterstützen 
soll. 
b. Eines öffentlichen Chatbots, der es Bürger*innen ermöglichen soll, schnell und außerhalb 
der Geschäftszeiten der Verwaltung Antworten auf einfache Fragen zu erhalten. 
c. Eines integrierten Wissensmanagements, angebunden an ein Sprachmodell, um es 
möglichst einfach zu machen, Wissen in der Verwaltung zu teilen. 
d. Des automatischen Protokollierens und Zusammenfassens von Arbeitstreffen in der 
Verwaltung und der Sitzungen und Ausschüsse der Stadtverordnetenversammlung. 
  
2. Die Risiken der oben genannten Anwendungsfälle anhand der Vorgaben des Bundesamts für 
Sicherheit in der Informationstechnik zu prüfen.  
 
3. Die potenziellen Synergieeffekte durch Zusammenarbeit mit anderen Kommunen sowie der 
Landes-, Bundes- und EU-Ebene bei der Implementierung der oben genannten 
Anwendungsfälle zu prüfen. 
 
4. Eine KI-Strategie für die Stadtverwaltung Darmstadt auszuarbeiten inklusive des Ziels, 
weitere Anwendungsfälle zu finden und das Verständnis von KI durch Mitarbeitende und 
Bürger*innen zu fördern. 
Begründung:  
 
In den kommenden zehn Jahren werden etwa 30 % der Belegschaft in öffentlichen 
Verwaltungen in den Ruhestand gehen. Gleichzeitig werden die Aufgaben der Verwaltungen

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vielfältiger und der demografische Wandel erschwert die Gewinnung qualifizierter Fachkräfte 
zunehmend. Diese Entwicklungen führen dazu, dass bei gleichbleibender oder sogar sinkender 
Personaldichte ein höheres Arbeitsvolumen bewältigt werden muss. Die öffentliche Hand läuft 
deshalb in eine zunehmend große Gefahr, die eigenen Aufgaben aufgrund des 
Fachkräftemangels nicht mehr bewältigen zu können. Dies beeinträchtigt nicht nur maßgeblich 
die Zuverlässigkeit öffentlicher Institutionen, sondern wird langfristig auch das Vertrauen der 
Bürger*innen in den Staat und die Demokratie maßgeblich negativ beeinträchtigen und radikale 
Kräfte stärken. 
 
Umgangssprachlich als “KI” bezeichnete Sprachmodelle können einen wertvollen Beitrag 
leisten, um dieses Szenario abzuwenden, indem sie Mitarbeitenden repetitive oder 
zeitaufwendige Aufgaben abnehmen. Der Kern der Arbeit rückt somit wieder in den 
Vordergrund. Selbstverständlich wird der Vorteil je nach Arbeitsgebiet stark variieren. Während 
Mitarbeitende im ausführenden Gebäudebetrieb oder in der Kinderbetreuung mutmaßlich wenig 
Berührungspunkte mit Sprachmodellen haben werden, wird es in anderen Teilen der 
Verwaltung größere Effizienzgewinne geben. 
 
Den Antragstellenden ist bewusst, dass die Einführung von Sprachmodellen einen sehr hohen 
Digitalisierungsgrad der Organisation erfordert und entsprechende Voraussetzungen zunächst 
geschaffen werden müssen. Hierzu gehört die flächendeckende Einführung der E-Akte, welche 
bei begrenzten Ressourcen mit einer deutlich höheren Priorisierung verfolgt werden muss. Der 
Antrag ist deshalb als langfristiger Auftrag zu verstehen, welcher im Kontext der weiteren 
Projektvorhaben priorisiert und eingetaktet werden muss, bevor er abgearbeitet werden kann. 
Die Nutzung von Sprachmodellen ist ein weites Feld. Daher ist es hilfreich, zunächst die 
generelle Anwendung von Sprachmodellen und deren Anforderungen an den 
Digitalisierungsstand der Verwaltung zu prüfen. 
  
Aktuelle Sprachmodelle sind in der Lage, aus wenigen Stichpunkten Texte zu generieren oder 
die wichtigsten Informationen eines ausführlichen Dokuments zusammenzufassen. Ein interner 
Chatbot, welcher diese Funktion anbietet, erlaubt es Mitarbeitenden, sich nur noch auf 
Feinarbeiten wie eventuelles Umformulieren oder das Nachlesen einzelner Textstellen zu 
konzentrieren.  
 
Neben dieser internen Nutzung kann die Technologie auch in der Kommunikation mit 
Bürger*innen verwendet werden. Auf vielen Webseiten gibt es schon seit einigen Jahren

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Chatbots, die Anfragen von Kund*innen ohne menschliches Eingreifen beantworten können. 
Das spart nicht nur Zeit für Mitarbeitende, sondern erlaubt es Bürger*innen, auch außerhalb der 
regulären Öffnungszeiten Antworten auf ihre Fragen an die Verwaltung zu erhalten. Auch die 
automatische Umwandlung von menschlicher Sprache in Text ist mittlerweile möglich. 
Hierdurch können Protokolle erstellt und zusammengefasst werden. 
 
Ein Wissensmanagement ist dazu da, vorhandenes Wissen für andere zugänglich zu machen. 
Dadurch kann das gesammelte Wissen der Verwaltungsmitarbeitenden systematisch 
aufbereitet und von allen genutzt werden. Kombiniert mit dem oben genannten internen Chatbot 
können Mitarbeitende Fragen an das System richten, die es anhand der vorhandenen 
Informationen aus dem Wissensmanagement beantworten kann. 
 
Sprachmodelle machen Fehler, die in “klassischer” Software nicht auftreten. Daher sollte sich 
insbesondere mit den Risiken der Technologie im Allgemeinen und im Speziellen in Bezug auf 
die Anwendungsfälle befasst werden. Sprachmodelle können beispielsweise falsche Antworten 
liefern, die auf den ersten Blick nicht als solche erkennbar sind. Ein weiteres Risiko ist das 
ungewollte Erlernen von zum Beispiel Vorurteilen, die in den Daten präsent sind. Daher ist es 
notwendig, vor der Einführung von Sprachmodellen eine Risikoanalyse durchzuführen. 
Prozesse wie die Untersuchung der Lerndaten und die Einbeziehung von Mitarbeitenden bei 
der Prüfung von Ergebnissen können die Fehlerquote stark reduzieren. 
 
Die anteiligen Kosten für Software hängen stark von der Anzahl der Nutzenden ab. Daher soll 
explizit die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen sowie die Nutzung von für die öffentliche 
Hand zertifizierter Software geprüft werden. 
  
A. Verwaltungsinterner Chatbot 
Verwaltungsinterne Chatbots sind eine niedrigschwellige Möglichkeit für Mitarbeitende in der 
Verwaltung, Zugriff auf ein Sprachmodell zu bekommen. Ein solcher Chatbot kann zum Beispiel 
benutzt werden, um einfache Rechercheaufgaben zu unterstützen, Texte zusammenzufassen 
oder beim Schreiben von Texten zu unterstützen. Viele dieser Anwendungsfälle sind heute 
schon über öffentlich zugängliche Software wie ChatGPT oder Google Gemini verfügbar, 
jedoch ist es hiermit schwer, verwaltungsinterne Prozesse rechtssicher abzubilden, da unter 
anderem keine DSGVO-konforme Nutzung möglich ist. Daher ist es umso wichtiger, eine 
verwaltungsinterne Alternative zu bieten, die rechtssicher ist, da sonst das Risiko besteht, dass 
Mitarbeitende unautorisierte Chatbots benutzen, um ihre Effizienz zu steigern.

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B. Öffentlicher Chatbot 
Ein für Bürger*innen zugänglicher Chatbot bietet sowohl für die städtische Verwaltung als auch 
für Bürger*innen selbst viele Vorteile. Zum Beispiel können Fragen von Bürger*innen außerhalb 
der Dienstzeiten und außerdem zeitgleich zu weiteren Anfragen beantwortet werden. 
Wiederkehrende Anfragen können automatisiert bearbeitet werden und Beschäftigte können 
sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren. Chatbots werden auch bereits in deutschen 
Verwaltungen eingesetzt, beispielsweise im Digitalministerium Hessen. Auf der Seite des 
hessischen Verwaltungsportals ist aktuell der Chatbot “Sophia” zu finden, der sich am Ende 
seiner Pilotphase befindet und nach erfolgreichem Abschluss allen hessischen Kommunen 
kostenfrei zur Verfügung gestellt werden soll. 
  
C. Wissensmanagement 
Für ein Wissensmanagement-System wird das Wissen der Beschäftigten gesammelt, 
systematisch dokumentiert und anschließend bedarfsgerecht zugänglich gemacht. Es ist 
grundsätzlich unabhängig von Chatbots nutzbar. Ein Nachteil hierbei ist allerdings, dass durch 
die schiere Menge an Informationen die Suche nach passenden Informationen aufwändig sein 
kann. Daher bietet sich die Kopplung des bereits erwähnten verwaltungsinternen Chatbots an 
das Wissensmanagement-System an. Hierdurch können Mitarbeitende aus der Verwandlung 
durch einfache Texteingaben Antworten auf ihre Fragen erhalten. Der Chatbot kann 
fachspezifische Fragen, zusammen mit einer Quellenangabe, beantworten. 
  
D. Zusammenfassung von Meetings 
Eine wichtige Aufgabe in Terminen der Verwaltung ist deren Protokollierung. Durch moderne 
Tools kann dies automatisiert werden. Hierbei wird das Gesprochene in Text umgewandelt, 
wodurch ein wörtliches Protokoll entsteht, welches dann durch einen Chatbot in eine Meeting-
Zusammenfassung umgewandelt werden kann. Dies ermöglicht Protokollierenden eine stärkere 
Fokussierung auf die Inhalte der Besprechung und unterstützt sie bei der vollständigen und 
übersichtlichen Nachbereitung von Meetings.

Punkt 25.1: Prüfantrag der Fraktionen Bü90/Die Grünen, CDU, Volt, SPD und FDP zur 
Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung in der Verwaltung durch Künstliche 
Intelligenz 
 (V-Nr. SV-2025/0006) 
 
Dem Antrag wird zugestimmt. 
 
Gegenstimmen: Stadtv. Uhl

Vorlage-Nr. SV-2025/0006 
 
 
Prüfantrag der Fraktionen Bü90/Die Grünen, CDU, Volt, SPD und FDP zur 
Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung in der Verwaltung durch Künstliche 
Intelligenz 
 
Der ursprünglich eingebrachte Antrag der FDP wird durch den Stadtverordneten 
May (FDP) zurückgezogen. An dessen Stelle bringen die Fraktionen Bü90/Die 
Grünen, CDU, Volt , SPD sowie die FDP gemeinsam einen Ersetzungs- und Prüfantrag 
ein. 
 
 
Der Ersetzungsantrag wird als Anlage im PARLIS beigefügt.

Punkt 6: Antrag der FDP Fraktion vom 11.03.2025 betr. Erarbeitung einer holistischen 
Strategie zum Einsatz von KI in der Darmstädter Stadtverwaltung 
 (SV-Nr. 2025/0006) 
 
Der ursprünglich eingebrachte Antrag der FDP wird durch den Stadtverordneten 
May (FDP) zurückgezogen. An dessen Stelle bringen die Fraktionen Bü90/Die 
Grünen, CDU, Volt sowie die FDP gemeinsam einen Ersetzungs- und Prüfantrag 
ein.  
 
Prüfantrag der Fraktionen Volt, Bü90/Die Grünen, CDU und FDP zur 
Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung in der Verwaltung durch künstliche 
Intelligenz. 
 
Der Ersetzungsantrag wird als Anlage im PARLIS beigefügt. 
 
Der Ausschuss für Bildung Schule und Digitalisierung empfiehlt der 
Stadtverordnetenversammlung, der Vorlage zu zustimmen. 
 
Enthaltung: Fraktion Die Linke.