Ersatz- und Neubeschaffung von 7 Kolonnenfahrzeugen mit Doppelkabine (bis 3,5 t) für die Bestattungen und die Grünpflege auf den Kölner Friedhöfen

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  14 AD 02.2017 141/1 Frau Allerödder 24875 67 7 Kolonnenfahrzeuge 3,5 t für die Bestattungen und die Grünpflege auf den Kölner Friedhöfen (141/17/09/17) hier: Bedarfsprüfung Voraussichtliche Auftragssumme: 432.600 € brutto / 363.550 € netto Sehr geehrte Damen und Herren, mit Schreiben vom 08.02.2017 übersandten Sie das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung für die Ersatz- bzw. Zusatzbeschaffung von 7 Kolonnenfahrzeugen 3,5 t für die Bestattungen und die Grünpflege auf den Kölner Friedhöfen. Sie haben dargelegt, dass die zur Ersatzbeschaffung anstehenden Fahrzeuge bereits über einen Zeitraum von 8 bis 13 Jahren intensiv genutzt wurden. Die Reparaturkosten für die 5 zur Ersatzbeschaffung anstehenden Fahrzeug lagen in den vergangenen 3 Jahren bei knapp 55.000 €. In dem zukünftigen Fahrzeug- und Arbeitsmaschinenkonzept sind die 7 Kolonnenfahrzeuge enthalten. Das Konzept befindet sich derzeit in der letzten Fertigstellungsphase und soll im März diesen Jahres den zuständigen Gremien vorgelegt werden. Aufgrund Ihrer Ausführungen stimme ich dem Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung zu. Mit freundljichep, Grüßen (

• Beschlussvorlage Ausschuss

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle VI/67/670/2 Vorlagen-Nummer 0475/2017 Freigabedatum Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Ersatz- und Neubeschaffung von 7 Kolonnenfahrzeugen mit Doppelkabine (bis 3,5 t) für die Bestattungen und die Grünpflege auf den Kölner Friedhöfen hier: Bedarfsfeststellung und Freigabe von investiven Auszahlungsermächtigungen Beschlussorgan Ausschuss für Umwelt und Grün Finanzausschuss Gremium Datum Beschluss: 1. Der Ausschuss für Umwelt und Grün stellt den Bedarf für die geplanten Beschaffungsmaßnahmen fest und stimmt der Einleitung des Vergabeverfahrens zu. 2. Der Finanzausschuss beschließt die Freigabe einer investive n Auszahlungsermächtigung in Höhe von 439.398 EUR im Teilfinanzplan 1303 / Friedhöfe, Zeile 9 / Auszahlungen für den Erwerb von beweglichem Anlagevermögen bei Finanzstelle 0000 -1303-0-0002 / Beschaffungen KFZ , Hpl. 2016/2017. Ausschuss für Umwelt und Grün 04.05.2017 Finanzausschuss 15.05.2017 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Ja, investiv Investitionsauszahlungen 439.398 € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018 a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. 27.860 € c) bilanzielle Abschreibungen 43.939 € Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Erträge € b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten € Einsparungen: ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € Beginn, Dauer Begründung: Für die Kölner Friedhöfe sind zurzeit 20 Kolonnenfahrzeuge mit Doppelkabine im Einsatz. 5 der Fah r- zeuge sind inzwischen so reparaturanfällig geworden, dass sie ersetzt werden müssen. 2 Fahrzeuge müssen neu beschafft werden, um den Bestand mit noch fehlenden KFZ aufstocken zu können. Die frühere strikte Trennung der Aufgabenbereiche Bestattung und Grünpflege auf den Friedhöfen wurde im Laufe der Zeit aufgehoben. Bedingt wurde dies durch den häufiger werdenden Wechsel zwischen de r Vorbereitung einer Grabstätte zur Urnenbestattung und einer anderen Grabstätte zur Sargbestattung sowie der inzwischen regelmäßigen Ausweitung der Bestattungstermine auf Samst a- ge. Parallel dazu steigen die Anforderungen in der Friedhofs-Grünpflege. Um diesem Wandel gerecht werden zu können, müssen die Beschäftigten flexibel zwischen den A r- beitsbereichen wechseln können. Mit der Beschaffung der 7 Kolonnenfahrzeuge sollen einerseits alte und reparaturanfällig gewordene Fahrzeuge ersetzt werden. Andererseits ist die Aufstockung des vorhandenen Bestands um 2 zusät z- liche Fahrzeuge unerlässlich, um den reibungslosen Ablauf von Bestattungen und der Grünpflege zu sichern. Die Ersatz- und Neubeschaffung ist Bestandteil der Fortschreibung des Fahrzeug - und Maschinen- konzeptes. Das Konzept „Fahrzeug - und Arbeitsmaschinenkonzept Stadtgrün – Forst – Friedhof, 2. Fortschreibung“ ist fertig gestellt und weitgehend verwaltungsintern abgestimmt. Es wird den Gremien zu den nächsten Sitzungen zur Beschlussfassung vorgelegt. Die Anschaffung von Fahrzeugen mit alternativen Antrieben scheidet aus, da solche KFZ in diesem Fahrzeugsegment derzeit noch nicht auf dem Markt verfügbar sind. Die Kostenberechnung für die Beschaffung der 7 Kolonnenfahrzeuge mit Doppelkabine (bis 3,5 t) beläuft sich auf 432.600 EUR. Hinzu kommen noch 6.798 EUR für Beschaffungskosten durch die AWB. Das Rechnungsprüfungsamt hat der Bedarfsprüfung (Anlage 1) mit Schreiben vom 15.02.2017 3 – RPA-Nr. 141/17/09/17 zugestimmt (Anlage 2). Die erforderlichen Mittel in Höhe von insgesamt 439.398 € stehen im Teilfinanzplan 1303/ Friedhöfe, Zeile 9, Auszahlungen für den Erwerb von beweglichem Anlagevermögen, bei Finanzstelle 0000 - 1303-0-0002/ Beschaffungen KFZ, Hpl. 2016 / 2017, zur Verfügung. Die durch die Beschaffung der Kolonnenfahrzeuge entstehenden Abschreibungen wurden im Teile r- gebnisplan 1303 Friedhöfe, Zeile 14 Bilanzielle Abschreibungen, und die entstehenden Sachkosten im Teilergebnisplan 1303 Friedhöfe, Zeile 13 Aufwendungen für Sach - und Dienstleistungen, Hpl. 2016 / 2017 incl. Mittelfristplanung berücksichtigt. Anlage: Begründung zur Bedarfsprüfung (Anlage 1) Bedarfsanerkennung des Rechnungsprüfungsamtes (Anlage 2)

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  67 08.02.17 672/22 Herr Staat R 25128 -14 - Anhang zur Bedarfsprüfung vom 08.02.2017 zur Beschaffung: Beschaffung von 7 Kolonnenfahrzeugen (Doppelkabine) für die Bestattungen und die Grünpflege auf verschiedenen Kölner Friedhöfen. Begründung zur Beschaffung: Die frühere strikte Trennung der Aufgabenbereiche Bestattung und Grünpflege wurde im Laufe der Zeit aufgehoben. Die Urnenbestattungen mit einem geringeren Arbeitskräftebedarf je Einzelfall und dem ggfs. unmittelbar folgenden Einsatz bei einer Sargbestattung mit deutlich höherem Arbeitskräfteeinsatz erfordert eine hohe Flexibilität in der Arbeitsplanung und in der Arbeitsweise der Beschäftigten. Auch die gesteigerte Dienstleistungsorientierung, etwa mit einer Ausweitung der regelmäßig möglichen Terminierung von Bestattungen an Samstagen, erfordert eine flexible Arbeitsplanung. Parallel steigen die Anforderungen in der Grünpflege. . Um auf diesen Wandel reagieren zu können, müssen die einzelnen Beschäftigten heute flexibel zwischen den Aufgabenbereichen wechseln können. Dies bedingt auch höhere Anforderungen an die Mobilität der Kolonnen, die im Regelfall in einer Kolonnenstärke von 3 bis 4 Mitarbeitenden eingesetzt werden. Die Aufgaben der Beschäftigten in der Bestattung sind die Vor- und Nachbereitung der Bestattungen (Öffnen und Schließen der Grabstätte, Vorbereitung des unmittelbaren Umfeldes der Grabstätte) Durchführung des Trägerdienstes, Vorbereitung der Trauerhalle für die Trauerfeier etc.). Die Beschäftigten im Aufgabenbereich Grünpflege werden in allen notwendigen Tätigkeiten zur Pflege und Unterhaltung der Friedhöfe eingesetzt, zur Pflege der Pflanz-, Gehölz- und Rasenflächen, zur Pflege und Instandhaltung von Platz- und Wegeflächen und zur Unterhaltung aller weiteren Friedhofsinfrastruktureinrichtungen (Einfriedungen, Wasserschöpfstellen etc.). Die hier aufgelisteten Doppelkabinen - Fahrzeuge dienen der Beförderung der Mitarbeitenden aus den Aufgabenbereichen Bestattung und Grünpflege zu Ihren . jeweiligen Einsatzorten auf den Friedhöfen, dem Transport der benötigten Arbeitsmaschinen und -geräte sowie Arbeitsmitteln, Schüttgütern, Grünschnitt usw. In Ausnahmefällen dienen die Fahrzeuge den Beschäftigten auch zum Aufenthalt während der Pausenzeiten. Wie in dem neuen Maschinenkonzept für das Amt 67 aufgelistet sind für den Bereich Friedhof Kolonnenfahrzeuge vorgesehen. Mit der Beschaffung von 7 Kolonnenfahrzeugen, sollen zum einen alte, reparaturanfällige Fahrzeuge ersetzt, und zum anderen muss der Bestand mit noch fehlenden Fahrzeugen aufgestockt werden, um den reibungslosen Ablauf der Bestattungen sowie der Grünpflege sicherstellen zu können. In der nachfolgenden Tabelle (Tabelle 1) sind die Fahrzeuge aufgelistet, welche zur Erneuerung anstehen bzw. in welchem Bereich die Aufstockungen notwendig sind. ehm. Fahrzeug der 672/215 Ausbildungskolonne 6727221 6721222 6721222 6721224 Tabelle 1: Aufstellung K-LN 6773 am