Wohnungsbauforum Köln

14 29.03.2021
141/1

Bedarfsfeststellung für die Vergabe einer externen Moderation zur Durchführung der
Sitzungen des Wohnungsbauforums Köln für die Ratsperiode bis 2025; voraussichtli-
che Auftragssumme 78.300 € netto zzgl. MwSt. = rd. 93.200 € brutto

hier: Stellungnahme (RPA-Nr. 141/11/01/21)

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Beschlussvorlage-Nr. 1100/2021 und der dazugehörigen Anlage 1 übermittelten Sie mir
das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung mit einer entsprechenden Begründung für die o. g. Maß-
nahme.

Das Wohnungsbauforum geht zurück auf einen Ratsbeschluss vom 20.07.2004 zum Woh-
nungsgesamtplan. Dieser basierte auf einem Gutachten, in dem für den Branchenkomplex
Wohnungsbau die Einrichtung eines Kölner Wohnungsbauforums als Plattform vorgeschla-
gen wurde, wodurch eine Vernetzung der beteiligten Akteure (Vertreter aus Politik, Verwal-
tung, Wohnbauinvestoren, Projektentwickler, Finanzdienstleister, Architekten, Haus- u.
Grundbesitzerverein, Mieterverein, Fachverbände, Behörden u. a.) erreicht werden sollte.

Gegen das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung bestehen aus meiner Sicht keine Einwendungen.

Mit freundlichen Grüßen

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VI/15/152 
152/2 
Vorlagen-Nummer 
 1100/2021 
Freigabedatum  13.04.2021 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Wohnungsbauforum Köln 
Bedarfsfeststellung für die Vergabe einer externen Moderation zur Durchführung der Sitzun-
gen des Wohnungsbauforums Köln für die Ratsperiode bis 2025 
Beschlussorgan 
Stadtentwicklungsausschuss 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Stadtentwicklungsausschuss beauftragt die Verwaltung, die in Anlage 1 dargestellten Leistungen 
zur Moderation des Wohnungsbauforums Köln extern zu vergeben.  
 
Die Finanzierung der Maßnahme erfolgt aus Teilergebnisplan 0902, Stadtentwicklung, Teilplanzeile 
13 – Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen.  
 
 
Stadtentwicklungsausschuss 29.04.2021

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  93.200,00 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Anlass 
Die Einrichtung des Wohnungsbauforums (WBF) ist vom Rat der Stadt Köln zusammen mit dem 
Wohnungsgesamtplan 2003 am 20.07.2004 beschlossen worden. Im Jahr 2010 erfolgte eine Neuauf-
stellung des Wohnungsbauforums. Der verlässliche und vertrauensvolle Austausch im Forum hat sich 
über die Jahre positiv weiterentwickelt und es wird von allen Beteiligten als wichtiges und konstrukti-
ves Austausch- und Kommunikationsgremium anerkannt. Die Neuberufung des Forums für die Rats-
periode 2020-2025 steht am 23.03.2021 zur Entscheidung im Rat. 
Das Wohnungsbauforum ist ein starkes Beratungsgremium zu aktuellen wohnungspolitischen Frage-
stellungen. In ihm sind öffentliche und private Akteurinnen und Akteure der Wohnungswirtschaft, Ver-
treter*innen der Fraktionen des Stadtentwicklungsausschusses des Kölner Rates und die Verwaltung 
der Stadt Köln vertreten. Es begleitet kontinuierlich die Entwicklungen des Kölner Wohnungsmarktes. 
Unter dem Vorsitz der Oberbürgermeisterin werden die Herausforderungen des Kölner Wohnungs-
marktes diskutiert und bearbeitet. Das Wohnungsbauforum stellt sich partnerschaftlich den Heraus-
forderungen der Wohnstandortentwicklung in Köln. Der Wohnungsmarkt in Köln ist ein wichtiger 
Standortfaktor und fördert maßgeblich die Weiterentwicklung der Stadt.

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Die Ziele des WBF sind: 
 der offene und vertrauensvolle Austausch über alle Anliegen rund um den Wohnungsbau in Köln 
 die fachlich fundierte Beratung von Politik und Verwaltung durch die Vertreter*innen der Woh-
nungswirtschaft 
 die Mitwirkung der Wohnungswirtschaft an der Willensbildung zu wohnstandortpolitischen Frage-
stellungen 
Der Gewinn durch lokal fachliche Beratung und Expertenwissen unterstützt die Politik und Verwaltung 
bei der Entwicklung und Umsetzung von wohnungspolitischen Aufträgen und Projekten.  
Seit 2007 werden die Sitzungen durch einen externen Moderator*in unterstützt. Der Vertrag mit der 
bisherigen Moderatorin ist ausgelaufen.  
Zur Intensivierung der Zusammenarbeit soll ab 2021 zusätzlich zum WBF eine neu zu bildende Ar-
beitsgruppe eingerichtet werden. Die Teilnehmer*innen dieser Arbeitsgruppe werden von den Mitglie-
dern des WBF benannt. 
 
Bedarf 
 
Der Einsatz einer neutralen und qualifizierten externen Moderation hat maßgeblich zu einer Unter-
stützung der verwaltungsübergreifenden Meinungsbildung bei Themen des Wohnungsbaus beigetra-
gen. Vor dem Hintergrund der bisherigen Ergebnisse und Erfahrungen soll daher an der externen 
Moderation des Forums festgehalten werden. Die externe Moderation stellt einen qualitativen Mehr-
wert für die inhaltliche Arbeit des Forums dar. Die Verwaltung nimmt die Position einer gleichwertigen 
Teilnehmerin ein und kann sich intensiver an der thematischen Diskussion beteiligen. Dies gilt eben-
falls für die Arbeitsgruppe. 
Ziel ist die durchgängige Moderation in der gesamten Wahlperiode 2020-2025. Ab 2021 tagt das Fo-
rum regelmäßig zweimal pro Jahr. Daneben soll eine noch neu einzurichtende Arbeitsgruppe Woh-
nungsbauforum anlassbezogen zwei- bis viermal jährlich tagen.  
Für den Zeitraum von 2021 bis Ende der Ratsperiode in 2025 soll die Moderation von acht Sitzungen 
des WBF fest und zusätzlich drei optionalen Sitzungen vergeben werden. Zusätzlich soll für diesen 
Zeitraum die Moderation von bis zu 14 anlassbezogenen Arbeitsgruppensitzungen optional vergeben 
werden.  
 
Kostenkalkulation und Mittelbereitstellung  
 
Die Kosten für die Sitzungen des Forums werden auf der Grundlage der bisherigen Moderation plus 
eines Kostenzuschlages aufgrund z.B. anzunehmender gestiegener Stundensätze kalkuliert. 
Bisherige Kosten pro Sitzung 2.975,00 € 
zzgl. 10% Zuschlag      297,50 € 
 3.272,50 € 
8 Sitzungen je 3.300,- € (gerundet) 26.400,00 € 
3 weitere optionale Sitzungen je 3.300,- € 9.900,00 € 
Kostenkalkulation Forum netto 36.300,00 € 
Die Kosten für die Sitzungen des Arbeitskreises sind geringer anzusetzen, da von einem geringeren 
Aufwand bei der Vorbereitung (nicht zwingend ein persönlicher Termin) als auch der Nachbereitung 
(z. B. Ergebnisprotokoll) auszugehen ist. Orientiert an den bisherigen Sitzungskosten werden rund 
3.000,- € pro Sitzung der Arbeitsgruppe kalkuliert: 
14 optionale Sitzungen je 3.000,- € 42.000,00 € 
Kostenkalkulation Arbeitsgruppe netto 42.000,00 € 
Insgesamt ergeben sich für die Jahre 2021 bis 2025 kalkulierte Kosten für externe Leistungen zur 
Durchführung des Wohnungsbauforums incl. der Arbeitsgruppensitzungen

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Kostenkalkulation Forum netto 36.300,00 € 
Kostenkalkulation Arbeitsgruppe netto 42.000,00 € 
 78.300,00 € 
incl. 19 % MwSt. gerundet  93.200,00 € 
 
Die Finanzierung der Maßnahme erfolgt aus Teilergebnisplan 0902, Stadtentwicklung, Teilplan-zeile 
13 – Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen. Die genannten Aufwendungen führen somit zu 
einem Mehrbedarf gegenüber der beschlossenen Haushaltsplanung 2020/2021 inkl. mittelfristiger 
Finanzplanung. Die Mittelfristplanung selbst stellt noch keine gesicherten Aufwandsermächtigungen 
dar. Das zuständige Dezernat (derzeit VI) wird im Rahmen des Haushaltsaufstellungsprozesses 2022 
ff. innerhalb des dann zugewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel, ggf. durch Umschichtungen, 
vorsehen. 
 
Vergabeverfahren  
 
Für die Auswahl einer*s geeigneten externen Auftragnehmers*in ist die Durchführung einer Öffentli-
chen Ausschreibung nach § 8 Absatz 1 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) geplant.  
 
Die Stellungnahme von 14 gemäß Bedarfsprüfungsrichtlinie ist als Anlage 2 beigefügt.  
Bestandteil des Auswahlverfahrens wird ein persönlicher Präsentationstermin der Bieter (mindestens 
3) 
 
 
Anlagen: 
Anlage 1 - Leistungsbeschreibung Moderation Wohnungsbauforum 
Anlage 2 – Stellungnahme 14 zur Bedarfsprüfung

Anlage 1 
Moderation von Sitzungen 
des Wohnungsbauforums Köln und der begleitenden Arbeitsgruppe 
für die Jahre 2021 bis 2025 
 
L E I S T U N G S B E S C H R E I B U N G  
 
Das Amt für Stadtentwicklung und Statistik schreibt eine externe Leistung für die Moderation 
von Sitzungen des Wohnungsbauforums Köln sowie der geplanten begleitenden 
Arbeitsgruppe aus. Ab 2021 wird das Forum in der Regel zweimal jährlich tagen – einmal im 
Frühjahr und einmal im Herbst. Daneben soll eine noch neu einzurichtende Arbeitsgruppe 
Wohnungsbauforum anlassbezogen zwei- bis viermal jährlich tagen.  
Mit dem Wohnungsbauforum Köln besteht ein starkes Beratungsgremium zu aktuellen 
wohnungspolitischen Fragestellungen. In ihm sind öffentliche und private Akteurinnen und 
Akteure der Wohnungswirtschaft, Vertreterinnen und Vertreter der größten Fraktionen im 
Kölner Rat und die Verwaltung der Stadt Köln vertreten (rund 35 Personen). Es begleitet 
kontinuierlich die Entwicklungen des Kölner Wohnungsmarktes. 
Unter dem Vorsitz der Oberbürgermeisterin werden die Herausforderungen des Kölner 
Wohnungsmarktes diskutiert und bearbeitet. Das Wohnungsbauforum stellt sich 
partnerschaftlich den Herausforderungen der Wohnstandortentwicklung in Köln. Der 
Wohnungsmarkt in Köln ist ein wichtiger Standortfaktor und fördert maßgeblich die 
Weiterentwicklung der Stadt. Inhaltliche Arbeitsgrundlage der gemeinsamen Beratungen im 
Wohnungsbauforum sind die abgestimmten grundsätzlichen wohnungspolitischen und 
wohnstandortpolitischen Ziele der Stadt Köln. 
Wichtigste Funktionen des Gremiums sind der offene und vertrauensvolle Austausch über 
"private" und "öffentliche" Anliegen rund um den Wohnungsbau in Köln, die fachliche Beratung 
von Politik und Verwaltung sowie die Mitwirkung an der Willensbildung zu 
wohnstandortpolitischen Fragestellungen. Die Entscheidungsbefugnisse der politischen 
Gremien werden durch das Wohnungsbauforum nicht berührt. Der Zeitrahmen für das 
Wohnungsbauforum gilt jeweils für die Dauer einer Ratsperiode. 
Die Einrichtung des W ohnungsbauforums ist vom Rat der Stadt Köln zusammen mit dem 
Wohnungsgesamtplan Köln in 2004 beschlossen worden. Im Jahr 2010 erfolgte eine 
Neuaufstellung des Wohnungsbauforums. Ab 2021 soll eine Weiterentwicklung in Form der 
Bildung einer begleitenden Arbeitsgruppe erfolgen. 
Die Themen des W ohnungsbauforums orientieren sich an der aktuellen Lage des Kölner 
Wohnungsmarktes. Schwerpunkte liegen in den Bereichen: 
 Entwicklung von Wohnbauflächen 
 Instrumente zur Wohnbauförderung 
 Qualität im Wohnungsbau 
 Bestands-/ Quartiersentwicklung.

Ausgeschriebene Leistung 
Die ausgeschriebene Leistung umfasst die Moderation der Sitzungen des 
Wohnungsbauforums und optional der Arbeitsgruppensitzungen für die Jahre 2021 bis Ende 
der Ratsperiode in 2025.  
Sitzungsdatum und –ort des Forums werden zu Beginn des Jahres von der Verwaltung 
festgelegt. Die Sitzungen der Arbeitsgruppe erfolgen anlassbezogen. Diese Terminierung 
kann daher nur individuell in Absprache erfolgen.  
 
Der Ort wird regelmäßig eine Räumlichkeit der Stadt Köln sein. Zur Vor- und Nachbereitung 
der Sitzungen sind persönliche Abstimmungen notwendig. Sollten aus epidemiologischen oder 
sonstigen Gründen keine Präsenzveranstaltungen möglich sein, findet die Durchführung der 
Veranstaltungen und Abstimmungen ggfls. als Onlineveranstaltung statt. Die Infrastruktur wird 
in diesem Fall von der Auftraggeberin gestellt. 
 
1. Moderation von acht Sitzungen des Wohnungsbauforums Köln 
 
1.1 Vorbereitung der Sitzungen 
1.1.1 Inhaltliche Vorbereitung und Erstellung der Tagesordnung in Abstimmung mit 
der Verwaltung 
1.1.2 Auswahl und Abstimmung externer Dozenten in Abstimmung mit der 
Verwaltung 
1.1.3 Ein Vorbereitungstreffen mit der Verwaltung (ggfls. digital) 
1.1.4 Vorbereitung einer Powerpoint-Präsentation zur Sitzungsbegleitung unter 
Berücksichtigung von Teilnehmer- und Verwaltungsbeiträgen 
 
1.2 Moderation der Sitzungen 
1.2.1 Sitzungsleitung mit Zeit- und Sitzungsmanagement 
1.2.2 Darstellung der Ergebnisse der letzten Sitzung 
1.2.3 Leitung der Diskussion zum Schwerpunktthema und Zusammenfassung des 
Sitzungsergebnisses 
 
1.3 Dokumentation/ Nachbereitung der Sitzungen 
1.3.1 Erstellung des Niederschriftenentwurfes in Text, Grafik und Bildern 
1.3.2 Abstimmung der Niederschrift mit der Verwaltung und anschließender 
Überarbeitung 
 
2. Eventualposition: Drei zusätzliche Sitzungen nach Ziffer 1  
 
Leistungsumfang wie unter Position 1.1 bis 1.3 beschrieben. 
Die Leistungen sind gesondert als Eventualposition auszuweisen (Angabe Kosten pro 
Sitzung). Eventualleistungen werden bei Bedarf gesondert beauftragt. Ein Anspruch auf die 
Beauftragung von optionalen Leistungen besteht nicht.

3. Eventualposition: 
Moderation von bis zu 14 Sitzungen der Arbeitsgruppe Wohnungsbauforum 
 
Die Einrichtung der Arbeitsgruppe ist für die erste Sitzung des Forums in 2021 geplant, erst 
zu diesem Zeitpunkt wird die genaue Art und der Umfang endgültig definiert. Für die 
Sitzungsdauer sind drei Stunden anzunehmen.  
 
3.1 Vorbereitung der Sitzungen 
3.1.1 Abstimmung zur Tagesordnung und inhaltliche Vorbereitung mit der Verwaltung  
3.2 Moderation der Sitzungen 
3.2.1 Sitzungsleitung mit Zeit- und Sitzungsmanagement 
3.2.2 Leitung der Diskussionen und Zusammenfassung des Sitzungsergebnisses 
3.3 Dokumentation/ Nachbereitung der Sitzungen 
3.3.1 Erstellung des Niederschriftenentwurfes in Text, Grafik und Bildern 
3.3.2 Abstimmung der Niederschrift mit der Verwaltung und anschließender 
Überarbeitung 
Die Leistungen sind gesondert als Eventualposition auszuweisen (Angabe Kosten pro 
Arbeitsgruppe). Eventualleistungen werden bei Bedarf gesondert beauftragt. Ein Anspruch auf 
die Beauftragung von optionalen Leistungen besteht nicht. 
 
Sonstiges 
 
Der Vorsitz des Wohnungsbauforums Köln obliegt der Oberbürgermeisterin. Den Vorsitz der 
Arbeitsgruppen hat die Geschäftsstelle des Wohnungsbauforums. Der/Die Vorsitzende/r 
begrüßt, leitet zur hier ausgeschriebenen Moderation über und verabschiedet. Die 
Organisation der Sitzungen (Raumbuchung, Catering etc.) und der Versand der Einladung und 
des Protokolls erfolgen durch die Geschäftsstelle des Wohnungsbauforums (Stadt Köln, Amt 
für Stadtentwicklung und Statistik). 
 
Soweit in den Vergabeunterlagen in den auftragsbezogenen Vertragsbedingungen (Anlage) 
nicht näher bestimmt, gelten die allgemeinen, zusätzlichen und besonderen 
Vertragsbedingungen der Stadt Köln, insbesondere die zusätzlichen Vertragsbedingungen der 
Stadt Köln zur Kontrolle der Verpflichtungen zur Tariftreue und Mindestentlohnung sowie 
Mindestarbeitsbedingungen nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen 
(ZVB-TVgG) für die Vergabe von Leistungen, die unter Link: https://www.stadt-
koeln.de/wirtschaft/ausschreibungsservice/ nachgelesen werden können.  
 
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung 
(EU-DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Datenschutzgesetzes 
Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) zu beachten