Richtlinie zur Verwendung des kommunalen Anteils bei der Förderung des Case Managements im Rahmen des Kommunalen Integrationsmanagements

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Anlage 2 – Synopse zur Richtlinienverlängerung Förderrichtlinie über die Gewährung von Personalkosten und Sachkosten für die 
KIM Baustein 2 Träger im Rahmen der Mittelverwendung aus kommunalen Mitteln 
 
Richtlinienfassung vom 26.10.2023 für das 
Jahr 2024  
Aktuelle Richtlinienfassung vom 
13.7.2025 neu ab 1.1.2025 bis 31.12.2026  
Erläuterungen  
1. Ziel und Hintergrund der geförderten 
Maßnahme: 
Sicherstellung der Aufgabenwahrnehmung der 
Durchführung des „Case Managements“ im 
Rahmen des Handlungskonzepts des Landes 
NRW über das Kommunale 
Integrationsmanagement (KIM) und der 
gesetzlichen Vorgabe durch die ausführenden 
Träger der freien Wohlfahrtpflege durch 
ergänzende Unterstützung auch im 
Sachkostenbedarf, der durch die Durchführung 
von KIM entsteht und welchen die Träger 
anderweitig nicht erstattet bekommen.  
Gesetzlicher Auftrag und Hintergrund der 
Förderung: Die Landesregierung fördert gemäß 
des gesetzlichem Auftrages aus § 9 Teilhabe- 
und Integrationsgesetz die Einführung des KIM 
in allen Kreisen und kreisfreien Städten in 
Nordrhein-Westfalen. Mit KIM sollen die 
vielfältigen Angebote in der Integrationsarbeit 
1. Ziel der geförderten Maßnahme: 
Ziel dieser Förderrichtlinie ist die finanzielle 
Unterstützung der Träger der freien 
Wohlfahrtspflege bei der Umsetzung des 
rechtskreisübergreifenden Case 
Managements in Köln ergänzend zu den 
bisher bereitgestellten Personalkosten nun 
auch für Personalsach- und Sachkosten 
vorbehaltlich der Förderung des Ministeriums 
für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, 
Flucht und Integration für Personalkosten.  
2. Gesetzlicher Auftrag und Hintergrund der 
Förderung:  
Die Landesregierung fördert gemäß des 
gesetzlichen Auftrages aus § 9 Teilhabe- und 
Integrationsgesetz NRW die Einführung des 
KIM in allen Kreisen und kreisfreien Städten 
in Nordrhein-Westfalen. Mit KIM sollen die 
vielfältigen Angebote in der Integrationsarbeit 
innerhalb und außerhalb der 
Der bisherige Richtlinienpunkt 1 wurde redaktionell 
aufgegliedert in die Punkte 1, 2 und 3  
Die Richtlinie wird zunächst bis 31.12.2026 
befristet.

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innerhalb und außerhalb der 
Kommunalverwaltung koordiniert und einheitlich 
ausgerichtet werden. Im Fokus steht die 
verbesserte Zusammenarbeit in den 
Regelstrukturen, um die Phase des Ankommens 
von Beginn an auf Teilhabe auszurichten. 
Barrieren und Zugangshindernisse in der 
Regelstruktur sollen abgebaut werden, um einen 
lückenlosen Übergang in den Phasen des 
Rechtskreiswechsels zu ermöglichen.  
Die Koordinierungsstelle im Kommunalen 
Integrationszentrum (KI) im Amt für Integration 
und Vielfalt ist für die Umsetzung des 
Gesamtprozesses von KIM in der Stadt Köln 
verantwortlich. Neben der strukturellen 
Steuerung auf Kommunalebene mit 
verschiedenen Instrumenten wird mit dem 
Baustein 2 des Landesprogramms ein 
rechtskreisübergreifendes Case Management 
für Köln etabliert. 
Das Programm ist per Gesetzesverankerung auf 
Dauer angelegt und wird jährlich per 
Bewilligungsbescheid und Anpassungen und 
Neuerlass der Förderrichtlinie fortgeschrieben.  
Kommunalverwaltung koordiniert und 
einheitlich ausgerichtet werden. Im Fokus 
steht die verbesserte Zusammenarbeit in den 
Regelstrukturen, um die Phase des 
Ankommens von Beginn an auf Teilhabe 
auszurichten. Barrieren und 
Zugangshindernisse in der Regelstruktur 
sollen abgebaut werden, um einen 
lückenlosen Übergang in den Phasen des 
Rechtskreiswechsels zu ermöglichen.  
Die Koordinierungsstelle im Kommunalen 
Integrationszentrum (KI) im Amt für 
Integration und Vielfalt ist für die Umsetzung 
des Gesamtprozesses von KIM in der Stadt 
Köln verantwortlich. Neben der strukturellen 
Steuerung auf Kommunalebene mit 
verschiedenen Instrumenten wird mit dem 
Baustein 2 des Landesprogramms ein 
rechtskreisübergreifendes Case 
Management für Köln etabliert. 
Das Programm ist per Gesetzesverankerung 
auf Dauer angelegt und wird per jährlich 
erlassenem Bewilligungsbescheid sowie 
regelmäßigem Neuerlass der Förderrichtlinie 
des Ministeriums fortgeschrieben.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Konkretisierung der Bewilligungspraxis des Landes

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Mit der Neufassung bzw. Verlängerung 
dieser Förderrichtlinie über die Gewährung 
von Sachkosten für die KIM Baustein 2 
Träger im Rahmen der Mittelverwendung aus 
kommunalen Mitteln wird die gleichbleibende 
Fortführung ab dem 1.1.2025 beschrieben. 
Die Förderung der Sachkosten wird ab 
1.1.2025 bis 31.12.2026 umgesetzt 
vorbehaltlich der Förderung der Case 
Management Stellen durch das Land NRW 
3. Wer erhält eine Förderung? 
Zuwendungsberechtigt sind die Träger der 
Freien Wohlfahrtspflege, die mit der Stadt 
Köln, vertreten durch das Kommunale 
Integrationszentrum im Amt für Integration 
und Vielfalt, einen Weiterleitungsvertrag 
zwecks Umsetzung des Case Managements 
in Köln geschlossen haben.  
 
 
 
 
 
Hier wird nun konkreter beschrieben, dass die hier 
zu beschließende Förderrichtlinie in der Absicht auf 
Dauer angelegt ist, aber weiter unter dem Vorbehalt 
der Landesförderung.   
 
 
 
 
 
 
 
Dieser Passus ist neu formuliert und als eigener 
Punkt aufgenommen. Er stellt jedoch keine 
inhaltliche Änderung bei der Definition der 
Förderberechtigten dar.  
2. Finanzierung: 
Die Durchführung des Kommunalen 
Integrationsmanagements (KIM) im Baustein 2 
(Case Management) wird in Köln durch Träger 
der freien Wohlfahrtspflege durchgeführt. Die 
4. Was kann gefördert werden? 
Je landesgeförderter Case Management 
Stelle ist eine ergänzende Förderung von bis 
zu 11.550,00 € je Vollzeitstelle im Jahre 2025 
sowie von bis zu 12.127,50 € je Vollzeitstelle 
Der vorherige Punkt 2. „Finanzierung“ wird zu Punkt 
4 der neuen Richtlinie mit umfangreichen 
redaktionellen Textänderungen.   
Erläuterung, dass der kommunale Anteil von 11.000 
€ jährlich pro Vollzeitstelle auf 11.550,00 € im Jahr 
2025 ansteigt und im Jahr 2026 auf 12127,50 €.

4 
 
Fördergrenze liegt pro Stelle bei maximal 
68.000 € (57.000 € Landesförderung sowie 
11.000 € als maximaler kommunaler Anteil).  
 
 
im Jahr 2026 möglich. Eine Anpassung in 
den Folgejahren ist möglich, sofern dies im 
städtischen Haushalt vorgesehen ist. 
 
Der kommunale Betrag steht seit 
Förderbeginn 2021 zunächst alleinig und seit 
1.1.2024 vorrangig für Personalkosten der 
KIM Träger zur Verfügung, welche den 
Förderbetrag des Landes (57.000,00 €) 
maximal ausgeschöpft haben.  
Die Vorrangigkeit der Personalkosten vor 
Sachkosten bleibt jedoch zwingend zu 
beachten (siehe hierzu Punkt 5).   
 
3. Vorrang der Gewährung von Personalkosten 
vor Sachkosten 
Die Erstattung der Personalkosten aus dem 
kommunalen Anteil ist gegenüber der Erstattung 
der Sachkosten vorrangig. Mittel, die nicht als 
Personalkosten abgerechnet werden, können 
für Sachkosten wie im nächsten Abschnitt 
beschrieben, genutzt werden. Die Abrechnung 
der Personalkosten erfolgt gemäß den mit den 
Trägern geschlossenen 
Weiterleitungsverträgen. 
(kein Text)  Die Textpassagen der ersten Richtlinie zur 
Vorrangigkeit der Personalkosten sind in den neuen 
Punkt 4 eingeflossen.  
 
Der Hinweis auf die Abrechnung der 
Personalkosten erfolgt in Punkt 7 der neuen 
Fassung.-

5 
 
4. Geltendmachung des Bedarfs zur 
Berücksichtigung von Sachkosten  
Durch flexible Nutzung des städtischen 
Eigenanteils in Höhe von 11.000 € sowohl für 
Personalkosten als auch für Sachkosten/ 
Overheadkosten werden die allgemein 
steigenden Kosten für Träger abgefedert. 
Gemeint sind sowohl umlegbare Kosten (zum 
Beispiel Büromiete) sowie auch individuelle 
Kosten für Fortbildungen, Lizenzen und weitere.  
 
Hierbei sind folgende Grundsätze zu beachten: 
 
 
 Die Gewährung von Sachkosten 
aus dem kommunalen Eigenanteil 
sind nachrangig gegenüber der 
Gewährung von Personalkosten. 
 Die Gewährung kann nicht erfolgen 
für Aufwendungen, welche von 
anderen Stellen erstattet werden 
oder erstatten werden können.  
 Die Träger erwirken, auch aus dem 
Weiterleitungsvertrag, aufgrund der 
Deckelung keinen Rechtsanspruch 
5. Geltendmachung des Bedarfs zur 
Berücksichtigung von Sachkosten  
Durch flexible Nutzung des städtischen 
Eigenanteils (siehe Punkt 4) sowohl für 
Personalkosten als auch für Sachkosten/ 
Overheadkosten werden die allgemein 
steigenden Kosten für Träger abgefedert. 
Gemeint sind sowohl umlegbare Kosten (zum 
Beispiel Büromiete) sowie auch individuelle 
Kosten für Fortbildungen, Lizenzen und 
weitere.  
Dabei sind folgende Grundsätze zu 
beachten: 
 
 Die Gewährung von Sachkosten aus 
dem kommunalen Eigenanteil sind 
nachrangig gegenüber der 
Gewährung von Personalkosten. 
 Die Gewährung kann nicht erfolgen 
für Aufwendungen, welche von 
anderen Stellen erstattet werden 
oder erstatten werden können.  
 Die Träger erwirken, auch aus dem 
Weiterleitungsvertrag, aufgrund der 
Deckelung keinen Rechtsanspruch 
Keine Änderungen außer der Nummerierung des 
Richtlinienpunktes sowie des maximalen 
städtischen Förderbetrages 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Änderung Formulierung

6 
 
auf Erstattung der geltend 
gemachten Sachkosten in voller 
Höhe, selbst dann, wenn die 
geltend gemachten Kosten den 
übrigen Vorgaben aus Punkt 4 
dieser Richtlinie entsprechen. 
 Die Förderung aus Landesmitteln 
und deren Förderzweck werden 
durch diese Regelung nicht berührt.   
 Die allgemeinen 
Haushaltsgrundsätze der 
Wirtschaftlichkeit, der Sparsamkeit 
und der Kosteneffizienz sind zu 
beachten. 
 
auf Erstattung der geltend 
gemachten Sachkosten in voller 
Höhe, selbst dann, wenn die geltend 
gemachten Kosten den übrigen 
Vorgaben der Punkte 5 und 6 dieser 
Richtlinie entsprechen. 
 Die Förderung aus Landesmitteln 
und deren Förderzweck werden 
durch diese Regelung nicht berührt.   
 Die allgemeinen 
Haushaltsgrundsätze der 
Wirtschaftlichkeit, der Sparsamkeit 
und der Kosteneffizienz sind zu 
beachten. 
 
5. Abrechenbare Sachkosten: 
 
a. Personenbezogene Einzelkosten, die für 
die/den konkrete(n) Stelleninhaber*in im 
laufenden Kalenderjahr entstehen: 
1. Fortbildungskosten (Unterbringung, 
Reise, Teilnahmegebühr). 
2. Zertifikatskosten bei Erwerb von 
Qualifikationen. 
6. Abrechenbare Sachkosten: 
 
a. Personenbezogene Einzelkosten, die für 
die/den konkrete(n) Stelleninhaber*in im 
laufenden Kalenderjahr entstehen: 
1- Fortbildungskosten (Unterbringung, 
Reise, Teilnahmegebühr). 
2. Zertifikatskosten bei Erwerb von 
Qualifikationen. 
Änderungen der Nummerierung

7 
 
3. Fahrtkosten zu Dienst- und 
Beratungsgeschäften und 
Veranstaltungen, sofern der/dem 
Stelleninhaber*in nicht eine 
Monatsfahrkarte oder sonstige 
Beförderungsmöglichkeiten 
bereitgestellt werden.  
4. Literatur und Arbeitsmaterialen, 
die ausschließlich für die/den 
Stelleninhaber*in zu Verfügung 
gestellt werden.  
 
Hinsichtlich der Reise- und Bewirtungskosten 
sind die Vorschriften des 
Landesreisekostengesetzes (LRKG) 
entsprechend anzuwenden. 
b. Stellenbezogene Einzelkosten, die für 
Einrichtung und Fortführung der 
Arbeitsinhalte der Stelle entstehen:  
1. Beschaffungskosten Arbeitsplatz 
und IT-Geräte, sofern diese im 
Abrechnungszeitraum tatsächlich 
nur für die eingerichtete Stelle 
beschafft wurden.  
3. Fahrtkosten zu Dienst- und 
Beratungsgeschäften und 
Veranstaltungen, sofern der/dem 
Stelleninhaber*in nicht eine 
Monatsfahrkarte oder sonstige 
Beförderungsmöglichkeiten 
bereitgestellt werden.  
4. Literatur und Arbeitsmaterialen, die 
ausschließlich für die/den 
Stelleninhaber*in zu Verfügung 
gestellt werden.  
 
Hinsichtlich der Reise- und Bewirtungskosten 
sind die Vorschriften des 
Landesreisekostengesetzes (LRKG) 
entsprechend anzuwenden. 
b. Stellenbezogene Einzelkosten, die für 
Einrichtung und Fortführung der 
Arbeitsinhalte der Stelle entstehen:  
1. Beschaffungskosten Arbeitsplatz 
und IT-Geräte, sofern diese im 
Abrechnungszeitraum tatsächlich 
nur für die eingerichtete Stelle 
beschafft wurden.

8 
 
2. Kosten für die Anschaffung und 
Fortführung eines S/MIME Zertifikat 
(Verschlüsselung von Email-
Kommunikation) oder sonstiger IT-
Zertifikate, welche zur Ausübung 
der Aufgabe durch den KIM Träger 
im Rahmen der Vorgaben aus der 
KIM Förderung erforderlich werden. 
  
3. Kosten für die monatliche 
Raummiete, sofern die Anmietung 
einer neuen Liegenschaft oder 
Geschäftsräume zur Sicherstellung 
des Beratungsangebotes 
erforderlich wird. Nicht gemeint 
sind umlegbare Kosten, die für 
Nutzung der bisherigen 
Trägerliegenschaft entstehen. 
4. Kosten für programmspezifische 
Öffentlichkeitsarbeit: Erstellung und 
Druck von Visitenkarten und 
Flyern. 
 
 
 
 
2. Kosten für die Anschaffung und 
Fortführung eines S/MIME 
Zertifikat (Verschlüsselung von 
Email-Kommunikation) oder 
sonstiger IT-Zertifikate, welche zur 
Ausübung der Aufgabe durch den 
KIM Träger im Rahmen der 
Vorgaben aus der KIM Förderung 
erforderlich werden.  
3. Kosten für die monatliche 
Raummiete, sofern die Anmietung 
einer neuen Liegenschaft oder 
Geschäftsräume zur Sicherstellung 
des Beratungsangebotes 
erforderlich wird. Nicht gemeint 
sind umlegbare Kosten, die für 
Nutzung der bisherigen 
Trägerliegenschaft entstehen. 
4. Kosten für programmspezifische 
Öffentlichkeitsarbeit: Erstellung und 
Druck von Visitenkarten und Flyern.

9 
 
c. Umlegbare Gemeinkosten, welche dem 
Träger wegen der Durchführung des 
KIM Bausteins 2 entstehen 
1. Umgelegte Mietkosten anteilig 
für die genutzte Stelle im 
Verhältnis zu den 
Gesamtaufwendungen, welche 
dem Träger durch die 
Gesamtkosten im Bereich der 
Mietaufwendungen der 
Liegenschaft entstehen in Höhe 
von maximal 10 % der 
Fördersumme im Jahr. 
2. Umgelegte Energiekosten 
anteilig für die genutzte Stelle 
im Verhältnis zu den 
Gesamtaufwendungen, welche 
dem Träger durch die 
Gesamtkosten im Bereich der 
Energieaufwendungen für die 
Liegenschaft entstehen in Höhe 
von maximal 10 % der 
Fördersumme im Jahr. 
3. Umgelegte Verwaltungskosten 
anteilig für die genutzte Stelle 
im Verhältnis zu den 
c. entfällt  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Der Passus c. (umlegbare Gemeinkosten) entfällt

10 
 
Gesamtaufwendungen, welche 
dem Träger durch die 
Gesamtkosten im Bereich der 
Verwaltung für den Träger 
entstehen in Höhe von maximal 
10 % der Fördersumme im 
Jahr. 
 
d. Weitere nicht zuwendungsfähige 
Posten: 
1. nicht zahlungswirksame 
Aufwendungen und Kosten 
(z.B. Abschreibungen, Bildung 
von Rückstellungen, 
kalkulatorische Zinsen).  
2. Spenden an Dritte. 
3. Kosten die durch Versäumnisse 
oder Fehlverhalten des 
Zuwendungsempfängers 
entstanden sind (z.B. 
Versäumnisgebühren, 
Bußgelder). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
d. entfällt  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Der Passus d. (weitere nicht zuwendungsfähige 
Posten entfällt)

11 
 
e. Anpassung der Weiterleitungsverträge 
Mit der Änderung der 
Fördermöglichkeiten werden die bereits 
geschlossenen Weiterleitungsverträge 
angepasst.  
 
 
e. wird zu c) Geltungsdauer / Anpassung 
der Weiterleitungsverträge 
Die Richtlinie gilt bis 31.12.2026. 
Redaktionelle Änderungen der Richtlinie 
bedürfen keines gesonderten 
Gremienbeschlusses. 
Diese Richtlinie ist in der jeweils gültigen 
Fassung Bestandteil der geschlossenen 
Weiterleitungsverträge. 
 
 
 
Die Geltungsdauer wird zunächst bis 31.12.2026 
befristet. Durch Streichung der Absätze c und d 
wird dieser nun zu c)  
6. Verfahren und Abrechnung 
Eine Abrechnung im Rahmen des 
Mittelabrufs ist erst zum Jahresende 
möglich, da übersteigende Personalkosten 
verrechnet werden müssen. Bei Start der 
Förderung ab 1.1.2024 somit erst zum 
Jahresende 2024. Hierbei ist die 
Vorrangigkeit der Mittelverwendung für den 
Personaleinsatz zu beachten.  
 
o Feststellung der verfügbaren Mittel: Für 
die Abrechnung der Personalkosten 
7. Verfahren und Abrechnung 
Eine Abrechnung im Rahmen des 
Mittelabrufs durch die KIM Träger ist erst 
zum jeweiligen Jahresende möglich, da 
übersteigende Personalkosten verrechnet 
werden müssen. Hierbei ist die Vorrangigkeit 
der Mittelverwendung für die Deckung der 
Personalkosten zu beachten.  
 
o Feststellung der verfügbaren Mittel: 
Für die Abrechnung der 
Personalkosten wird ein eigenes 
Nummerierung des Richtlinienpunktes wird 
geändert.  
 
 
Die Befristung für das Jahr 2024 wurde entfernt

12 
 
wird ein eigenes einheitliches Formular 
verwendet, welches seitens der KIM 
Koordination beim Amt für Integration- 
und Vielfalt bereitgestellt wird. Dieses 
schließt zum Jahresende mit dem 
Ergebnis pro Stelle ab, in welcher Höhe 
nach Verausgabung noch Mittel für die 
Sachkosten zur Verfügung stehen.  
o Feststellung der verausgab baren 
Sachkosten pro Stelle und Träger. Die 
Auflistung der entsprechenden 
Sachkosten pro Stelle erfolgt ebenfalls 
auf einem vorgegebenen einheitlichen 
Formular, welches der Träger zum Ende 
des Jahres im Rahmen der 
Geltendmachung der Mittelweiterleitung 
einreicht.  
 
 
Dabei können nur die Kosten geltend 
gemacht werden, welche unter 4.a bis 4.c 
abschließend genannt werden, 
ausgenommen der Kostenarten welche 
unter 4.d genannt werden und unter 
Beachtung der Grundsätze unter 3. 
einheitliches Formular verwendet, 
welches seitens der KIM 
Koordination beim Amt für 
Integration- und Vielfalt bereitgestellt 
wird. Dieses schließt zum 
Jahresende mit dem Ergebnis pro 
Stelle ab, in welcher Höhe nach 
Verausgabung noch Mittel für die 
Sachkosten zur Verfügung stehen.  
o Feststellung der verausgab baren 
Sachkosten pro Stelle und Träger. 
Die Auflistung der entsprechenden 
Sachkosten pro Stelle erfolgt 
ebenfalls auf einem vorgegebenen 
einheitlichen Formular, welches der 
Träger zum Ende des Jahres im 
Rahmen der Geltendmachung der 
Mittelweiterleitung einreicht.  
 
Dabei können nur die Kosten geltend 
gemacht werden, welche unter 6.a bis 6.b 
abschließend genannt werden, unter 
Beachtung der Grundsätze unter 4. 
Die Träger sind im jeweiligen 
Weiterleitungsvertrag darauf hinzuweisen, 
dass die Nachweise zu allen geltend 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Anpassung der neuen Gliederung.  
Die Kostengruppe nach 6c „Umlegbare 
Gemeinkosten“ entfällt und ist nicht mehr 
abrechenbar.

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Die Träger sind im Zuge der 
Weiterleitungsverträge, aber auch bei 
Bewilligung der Sachkosten darauf 
hinzuweisen, dass die Nachweise zu allen 
geltend gemachten Kosten für einen 
Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt und 
vorgehalten werden müssen, vorbehaltlich 
einer Überprüfung der Richtigkeit der 
Angaben.  
Ebenfalls ist auf eine Erstattungspflicht zu 
verweisen, sollten die Angaben nicht 
entsprechend nachweisbar sein.  
 
gemachten Kosten für einen Zeitraum von 10 
Jahren aufbewahrt und vorgehalten werden 
müssen, vorbehaltlich einer Überprüfung der 
Richtigkeit der Angaben.  
 
 
Ebenfalls ist auf eine Erstattungspflicht zu 
verweisen, sollten die Angaben nicht 
entsprechend nachweisbar sein.  
 
 
 
 
Redaktionelle Kürzung des Passus. 
7. Inkrafttreten  
Diese Förderrichtlinie tritt mit Datum vom 
01.01.2024 in Kraft und gilt bis zunächst 
31.12.2024. 
 
8. Inkrafttreten  
Diese Förderrichtlinie tritt mit 
entsprechendem Beschluss des 
Ausschusses für Soziales, Seniorinnen 
und Senioren in Kraft und gilt rückwirkend 
ab dem 01.01.2025 bis 31.12.2026 unter 
dem Vorbehalt der weiteren vorrangigen 
Förderung der Personalkosten im Baustein 2 
des Landes NRW.  
 
Anpassung Nummerierung sowie Anpassung des 
Wirkungszeitraumes.

Dezernat, Dienststelle  
OB/16/162/6 
 
Vorlagen-Nummer 
 2451/2025 
Freigabedatum 26.08.2025 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Richtlinie zur Verwendung des kommunalen Anteils bei der Förderung des Case 
Managements im Rahmen des Kommunalen Integrationsmanagements  
Beschlussorgan 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren beschließt für 2025 und 2026 die Fort-
führung der städtischen Richtlinie vom 6.9.2023 zur Verwendung des kommunalen Eigenan-
teils auch für Sachkosten im Case Management des Kommunalen Integrationsmanagement 
(KIM) in der neuen Fassung. (Anlage 1) 
 
 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 28.08.2025

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
 
Zusammenfassung in einfacher Sprache:  
Im Februar 2 024 wurde entschieden, dass die Stadt Köln den KIM Trägern Geld für 
Sachkosten (also keine Personalkosten) im Rahmen des KIM -Programms überlässt. 
Bis 31.12.2023 konnten die Träger das Geld der Stadt nur für Personal verwenden, das 
sie für das Programm eins etzen. Mit einer neuen Regelung können sie jetzt auch an-
dere Kosten, die bei der Arbeit für KIM entstehen, mit diesem Geld bezahlen. Diese 
neue Regelung galt bis Ende 2024, soll aber für die Jahre 2025 und 2026 verlängert 
werden. Dabei werden keine zusätzlichen Kosten für die Stadt entstehen. Über die Ver-
längerung der Richtlinie soll hiermit entschieden werden.  
 
 
 
 
Begründung: 
Der Rat der Stadt Köln hat zuletzt im Dezember 2022 die dauerhafte Fortführung des 
Landesprogramms KIM beschlossen (Vorlage 2904/2022) sowie am 6.2.2024 die auf-
wandsneutrale Übernahme von Sachkosten aus dem kommunalen Anteil (Vorlage 
2725/2023). 
Dieser kommunale Förderanteil war bis 31.12.2023 ausschließlich für Personalkosten 
vorgesehen. Mit der zum letzten Jahr verabschiedeten neuen kommunalen Förderricht-
linie zur Gewährung von Sachkosten konnten die KIM Träger dann auch weitergehende 
ungedeckte Sachkosten aus dem Förderanteil abrechnen, welche ihnen durch die 
Durchführung des KIM Programms entstanden. Diese neue Richtlinie war zunächst bis 
31.12.2024 befristet und soll mit einigen Anpassungen inhaltlicher Art nun für die Zeit 
vom 1.1.2025 bis 31.12.2026 fortgeführt werden. Die inhaltlichen Anpassungen in der 
Richtlinie können der Anlage 2 (Synopse) entnommen werden. 
 
Die Kosten überschreiten dabei nicht den bisherigen kommunalen Höchstförderbe-
trag. Zudem ergibt sich durch diese Richtlinie keine Doppelförderung zur Förderung 
des Landes, da im Rahmen der Landesrichtlinie KIM eine Sachkostenförderung für die 
Umsetzung des Case Managements bei den Trägern (KIM Baustein 2) nicht vorgese-
hen ist.  
 
Begründung der Dringlichkeit: 
Die Vorlage ist zwingend in der SoSe Sitzung am 28.8.2025 zu behandeln, da bereits 
im Oktober 2025 seitens der Verwaltung das Antragsverfahren mit Blick auf die jewei-
lige komplexe Bearbeitungsdauer der Anträge der Träger und den Jahresrechnungs-
schluss in Gang gesetzt werden muss. Dies ist ohne eine gültige Richtlinie nicht mög-
lich. Eine Behandlung dieser Vorlage zu einem späteren, noch ungewissen Termin

3 
nach der Konstituierung der Gremien in Folge der Kommunalwahl gefährdet die Aus-
zahlung aus den für diesen Zweck hinterlegten Mitteln im gegenwärtigen Haushalts-
jahr.  
 
Ein früheres Einbringen der Vorlage war aufgrund der personellen Unterbesetzung 
des zuständigen Sachgebiets und der damit einhergehenden Belastung durch das Ta-
gesgeschäft nicht möglich. 
 
Anlagen 
Anlage 1 Aktualisierte Förderrichtlinie 
Anlage 2 Synopse zur Richtlinienänderung

1 
 
14.7.2025  
 
Förderrichtlinie zur Verwendung des kommunalen Anteils bei der Förderung 
des Case Managements im Rahmen des Kommunalen 
Integrationsmanagements  
 
1. Ziel der geförderten Maßnahme: 
Ziel dieser Förderrichtlinie ist die finanzielle Unterstützung der Träger der 
freien Wohlfahrtspflege bei der Umsetzung des rechtskreisübergreifenden 
Case Managements in Köln ergänzend zu den bisher bereitgestellten 
Personalkosten nun auch für Personalsach- und Sachkosten vorbehaltlich der 
Förderung des Ministeriums für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht 
und Integration für Personalkosten.  
 
2. Gesetzlicher Auftrag und Hintergrund der Förderung:  
Die Landesregierung fördert gemäß des gesetzlichen Auftrages aus § 9 
Teilhabe- und Integrationsgesetz NRW die Einführung des KIM in allen 
Kreisen und kreisfreien Städten in Nordrhein-Westfalen. Mit KIM sollen die 
vielfältigen Angebote in der Integrationsarbeit innerhalb und außerhalb der 
Kommunalverwaltung koordiniert und einheitlich ausgerichtet werden. Im 
Fokus steht die verbesserte Zusammenarbeit in den Regelstrukturen, um die 
Phase des Ankommens von Beginn an auf Teilhabe auszurichten. Barrieren 
und Zugangshindernisse in der Regelstruktur sollen abgebaut werden, um 
einen lückenlosen Übergang in den Phasen des Rechtskreiswechsels zu 
ermöglichen.  
Die Koordinierungsstelle im Kommunalen Integrationszentrum (KI) im Amt für 
Integration und Vielfalt ist für die Umsetzung des Gesamtprozesses von KIM 
in der Stadt Köln verantwortlich. Neben der strukturellen Steuerung auf 
Kommunalebene mit verschiedenen Instrumenten wird mit dem Baustein 2 
des Landesprogramms ein rechtskreisübergreifendes Case Management für 
Köln etabliert.

2 
 
Das Programm ist per Gesetzesverankerung auf Dauer angelegt und wird per 
jährlich erlassenem Bewilligungsbescheid sowie regelmäßigem Neuerlass der 
Förderrichtlinie des Ministeriums fortgeschrieben.  
Mit der Neufassung bzw. Verlängerung dieser Förderrichtlinie über die 
Gewährung von Sachkosten für die KIM Baustein 2 Träger im Rahmen der 
Mittelverwendung aus kommunalen Mitteln wird die gleichbleibende 
Fortführung ab dem 1.1.2025 beschrieben. Die Förderung der Sachkosten 
wird ab 1.1.2025 bis zum 31.12.2026 umgesetzt vorbehaltlich der Förderung 
der Case Management Stellen durch das Land NRW.   
 
3. Wer erhält eine Förderung? 
Zuwendungsberechtigt sind die Träger der Freien Wohlfahrtspflege, die mit 
der Stadt Köln, vertreten durch das Kommunale Integrationszentrum im Amt 
für Integration und Vielfalt, einen Weiterleitungsvertrag zwecks Umsetzung 
des Case Managements in Köln geschlossen haben.  
 
4. Was kann gefördert werden? 
Je landesgeförderter Case Management Stelle ist eine ergänzende Förderung 
von bis zu 11.550,00 € je Vollzeitstelle im Jahr 2025 sowie von bis zu 
12.127,50 € je Vollzeitstelle im Jahr 2026 möglich.  
 
Der kommunale Betrag steht seit Förderbeginn 2021 zunächst alleinig und seit 
1.1.2024 vorrangig für Personalkosten der KIM Träger zur Verfügung, welche 
den Förderbetrag des Landes (57.000,00 €) maximal ausgeschöpft haben.  
Die Vorrangigkeit der Personalkosten vor Sachkosten bleibt jedoch zwingend 
zu beachten (siehe hierzu Punkt 5).   
 
5. Geltendmachung des Bedarfs zur Berücksichtigung von Sachkosten  
Durch flexible Nutzung des städtischen Eigenanteils (siehe Punkt 4) sowohl 
für Personalkosten als auch für Sachkosten/ Overheadkosten werden die 
allgemein steigenden Kosten für Träger abgefedert. Gemeint sind sowohl 
umlegbare Kosten (zum Beispiel Büromiete) sowie auch individuelle Kosten 
für Fortbildungen, Lizenzen und weitere.  
Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:

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 Die Gewährung von Sachkosten aus dem kommunalen Eigenanteil sind 
nachrangig gegenüber der Gewährung von Personalkosten. 
 Die Gewährung kann nicht erfolgen für Aufwendungen, welche von 
anderen Stellen erstattet werden oder erstatten werden können.  
 Die Träger erwirken, auch aus dem Weiterleitungsvertrag, aufgrund der 
Deckelung keinen Rechtsanspruch auf Erstattung der geltend 
gemachten Sachkosten in voller Höhe, selbst dann, wenn die geltend 
gemachten Kosten den übrigen Vorgaben der Punkte 5 und 6 dieser 
Richtlinie entsprechen. 
 Die Förderung aus Landesmitteln und deren Förderzweck werden 
durch diese Regelung nicht berührt.   
 Die allgemeinen Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit, der 
Sparsamkeit und der Kosteneffizienz sind zu beachten.

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6. Abrechenbare Sachkosten: 
 
a. Personenbezogene Einzelkosten, die für die/den konkrete(n) 
Stelleninhaber*in im laufenden Kalenderjahr entstehen: 
1. Fortbildungskosten (Unterbringung, Reise, Teilnahmegebühr). 
2. Zertifikatskosten bei Erwerb von Qualifikationen. 
3. Fahrtkosten zu Dienst- und Beratungsgeschäften und 
Veranstaltungen, sofern der/dem Stelleninhaber*in nicht eine 
Monatsfahrkarte oder sonstige Beförderungsmöglichkeiten 
bereitgestellt werden.  
4. Literatur und Arbeitsmaterialen, die ausschließlich für die/den 
Stelleninhaber*in zu Verfügung gestellt werden.  
Hinsichtlich der Reise- und Bewirtungskosten sind die Vorschriften des 
Landesreisekostengesetzes (LRKG) entsprechend anzuwenden. 
b. Stellenbezogene Einzelkosten, die für Einrichtung und Fortführung der 
Arbeitsinhalte der Stelle entstehen:  
1. Beschaffungskosten Arbeitsplatz und IT-Geräte, sofern diese im 
Abrechnungszeitraum tatsächlich nur für die eingerichtete Stelle 
beschafft wurden.  
2. Kosten für die Anschaffung und Fortführung eines S/MIME Zertifikat 
(Verschlüsselung von Email-Kommunikation) oder sonstiger IT-
Zertifikate, welche zur Ausübung der Aufgabe durch den KIM Träger 
im Rahmen der Vorgaben aus der KIM Förderung erforderlich werden.  
3. Kosten für die monatliche Raummiete, sofern die Anmietung einer 
neuen Liegenschaft oder Geschäftsräume zur Sicherstellung des 
Beratungsangebotes erforderlich wird. Nicht gemeint sind umlegbare 
Kosten, die für Nutzung der bisherigen Trägerliegenschaft entstehen. 
4. Kosten für programmspezifische Öffentlichkeitsarbeit: Erstellung und 
Druck von Visitenkarten und Flyern.

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c. Geltungsdauer / Anpassung der Weiterleitungsverträge 
Die Richtlinie gilt bis 31.12.2026. 
Redaktionelle Änderungen der Richtlinie bedürfen keines gesonderten 
Gremienbeschlusses. 
Diese Richtlinie ist in der jeweils gültigen Fassung Bestandteil der 
geschlossenen Weiterleitungsverträge. 
 
7. Verfahren und Abrechnung 
Eine Abrechnung im Rahmen des Mittelabrufs durch die KIM Träger ist erst 
zum jeweiligen Jahresende möglich, da übersteigende Personalkosten 
verrechnet werden müssen. Hierbei ist die Vorrangigkeit der Mittelverwendung 
für die Deckung der Personalkosten zu beachten.  
 
o Feststellung der verfügbaren Mittel: Für die Abrechnung der 
Personalkosten wird ein eigenes einheitliches Formular verwendet, 
welches seitens der KIM Koordination beim Amt für Integration- und 
Vielfalt bereitgestellt wird. Dieses schließt zum Jahresende mit dem 
Ergebnis pro Stelle ab, in welcher Höhe nach Verausgabung noch 
Mittel für die Sachkosten zur Verfügung stehen.  
o Feststellung der verausgab baren Sachkosten pro Stelle und Träger. 
Die Auflistung der entsprechenden Sachkosten pro Stelle erfolgt 
ebenfalls auf einem vorgegebenen einheitlichen Formular, welches der 
Träger zum Ende des Jahres im Rahmen der Geltendmachung der 
Mittelweiterleitung einreicht.  
 
Dabei können nur die Kosten geltend gemacht werden, welche unter 6.a bis 
6.b abschließend genannt werden unter Beachtung der Grundsätze unter 4. 
Die Träger sind im jeweiligen Weiterleitungsvertrag darauf hinzuweisen, dass 
die Nachweise zu allen geltend gemachten Kosten für einen Zeitraum von 10 
Jahren aufbewahrt und vorgehalten werden müssen, vorbehaltlich einer 
Überprüfung der Richtigkeit der Angaben.

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Ebenfalls ist auf eine Erstattungspflicht zu verweisen, sollten die Angaben 
nicht entsprechend nachweisbar sein.  
 
8. Inkrafttreten  
Diese Förderrichtlinie tritt mit entsprechendem Beschluss des Ausschusses 
für Soziales, Seniorinnen und Senioren in Kraft und gilt rückwirkend ab dem 
01.01.2025 bis 31.12.2026 unter dem Vorbehalt der weiteren vorrangigen 
Förderung der Personalkosten im Baustein 2 des Landes NRW.