Stellungnahme zum Prüfantrag zur Weiterentwicklung des Parlamentsinformationssystems vom 2.12.2011

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
10.12.2012 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat I  an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Hauptamt 
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2012/0464 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
Produkt-Nr.:       
Kostenstelle:       Investitionsnummer:       
Kostenträger:       Sachkonto:       
 
Betreff: Stellungnahme zum Prüfantrag zur Weiterentwicklung des 
Parlamentsinformationssystems vom 2.12.2011 
 
Vorlage vom: 23.11.2012 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Der Magistrat nimmt den be iliegenden Bericht zur Kenntnis. 
 
 
 
Anlagen: Prüfauftrag zur Weiterentwicklung des Parlamentsinformationssystems 
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 23.11.2012   
 
 
In Beantwortung des Prüfauftrages nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung: 
 
 
1. Browser-Systeme
 
Alle genannten Browser wurden vom Hersteller auf die Nutzbarkeit des Parlamentsinfor- 
mationssystems positiv getestet. Es wurden keine Funktionseinschränkungen festgestellt. Durch 
Systemupdates der Betriebssysteme bzw. der Browsersoftware kann es unter Umständen zu 
einzelnen Einschränkungen kommen. Störungen dieser Art werden bei bekannt werden vom 
Hauptamt – IT-Abteilung sofort an den Hersteller gemeldet und möglichst zeitnah behoben. 
 
 
2. Sitzungs-Terminkalender
 
Die kurz vor dem Einsatz stehende neue Programmversion 7 hat einen sogenannten „Webkalender 
für Mandatsträger“. Folgende Informationen werden dort zur Verfügung gestellt:  
 
I. Sitzungstermin und Uhrzeit 
II. Sitzungsort 
III. Tagesordnung (soweit die Berechtigungen hierzu vorliegen) 
IV. Direkter Link zur Sitzung im Parlamentsinformationssystem 
              
Der Webkalender ist im ICS-Format aufgebaut. Einzelne Termine können schon in der jetzt 
eingesetzten Version 6 im Kalender des Parlamentsinformationssystems per ical übernommen 
werden. 
 
 
3. RSS Feed
 
Die Newsfeed-Funktionalität wurde in der Programmversion 7 realisiert. Auch die im vorliegenden 
Antrag genannten Ideen dienten hier als Vorlage. 
 
 
4. Favoriten
 
Die vom Hersteller in der Programmversion 7 realisierte Favoritenfunktion sieht eine Möglichkeit für 
die Mandatsträger vor, Vorlagen, Sitzungen und Beschlüsse als Favoriten zu hinterlegen. Diese 
werden auf der Startseite angezeigt und führen somit zu einer beschleunigten Navigation. 
 
 
5. Sicherheitsfragen
 
Zur Frage von „Deeplinking“ bestätigt der Hersteller die grundsätzliche Möglichkeit. Es erfolgt 
allerdings bei jedem Aufruf eines PDFs eine zusätzliche Berechtigungsprüfung auf dem Server. Damit 
ist sichergestellt, dass ein Dokument nicht direkt geöffnet werden kann. 
 
 
6. Abrufbarkeit von Vorlagen und Sitzungsunterlagen
 
Die Kombination von Unterlagen als Download wird über die Funktion „Individuelle 
Zusammenstellung“ des Verfahrens bereits zur Verfügung gestellt. 
 
Das Einstellen von Antworten auf große Anfragen in das Parlamentsinformationssystem wurde 
inzwischen realisiert. Diese Unterlagen stehen ebenfalls als Download zur Verfügung. 
 
 
 
 
7. Georeferenzierbarkeit von Vorlagen

- 4 - 
More! Rubin ist ein reines Rats- und Bürgerinformationssystem. Um Geoinformationen im 
Webbrowser anzeigen zu lassen wird ein webbasierendes Geoinformationssystem benötigt.  
 
Hier gibt es verschiedene Anbieter. Wenn das gewählte Geoinformationssystem eine entsprechende 
Schnittstelle aufweist, bietet die Fa. more! Software GmbH & Co. KG eine mögliche Übermittlung 
entsprechender Daten dort hin an. Die Anzeige von Geoinformationen erfolgt danach im gewählten 
Geoinformationssystem. 
 
Eine für die Stadt Darmstadt sofort einsetzbare Lösung kann der vom Vermessungsamt Darmstadt 
entwickelte Stadtatlas Darmstadt „CityGuide“ sein. Er erfüllt die Voraussetzung über eine grafische 
Oberfläche eine Geokoordinate innerhalb der Stadt Darmstadt zu bestimmen. CityGuide erzeugt für 
per Mausklick ausgewählte Objekte einen Link zum Bezugspunkt des Objekts.  
 
Die vorgenannten Links können bei der Erstellung von Vorlagen als Anlage in das 
Parlamentsinformationssystem übernommen werden. Diese stehen dem Leser der Vorlage zur 
Anzeige des entsprechenden Objekts über CityGuide zur Verfügung. (Themenkarten wie 
beispielsweise „Bebauungspläne, „Solarkataster“ oder „Sportangebote“ erweitern die anzeigbaren 
Informationen). 
 
CityGuide ist auf IOS-Geräten derzeit noch nicht nutzbar, da dieses Verfahren auf Java-Script basiert. 
Entsprechende Lösungen sollen aber auch hier in Zukunft angeboten werden. 
 
 
8. Aufnahme des Gremiums Jugendhilfeausschuss (JHA)
 
Die Aufnahme des Jugendhilfeausschusses in das Parlamentsinformationssystem ist einge- 
plant. 
 
 
9. Smartphones und Tablet-Computer
 
Der Hersteller des Parlamentsinformationssystems befindet sich hier schon seit geraumer Zeit in der 
Planungsphase. Die Umsetzung ist für das laufende Jahr geplant. Die Fa. more! software GmbH & 
Co. KG  steht  in Kontakt mit der Softwarefirma, die für den Deutschen Bundestag diese Produkte 
erfolgreich entwickelt hat. 
 
In Planung ist folgende Vorgehensweise: 
 
- Smartphones:  
An eine App-Entwicklung ist hier nicht gedacht, da diese Geräte über keine ausreichende 
Displaygröße verfügen. Geplant ist aber eine verbesserte Informationsdarstellung im Browser des 
jeweiligen Smartphones. 
 
- iPad und andere Tablet-Computer mit Android-Betriebssystem 
Das iPad bietet aus der Sicht des Herstellers die besten Möglichkeiten zur Unterstützung der digitalen 
und papierlosen Gremienarbeit. Die Fa. more! Software GmbH & Co. KG befindet sich zur Zeit in der 
Projektierung für die Entwicklung einer App, die dem Mandatsträger auch ein Offline-Arbeiten 
ermöglichen soll. 
 
Zunächst wird die App-Entwicklung auf der Plattform des iPad (IOS-Betriebssystem) stattfinden. Sollte 
sich am Markt eine Nachfrage auf Basis von Geräten mit Android-Betriebssystem ergeben wird der 
Hersteller entsprechend reagieren. 
 
 
 
 
 
10. Subventionierung von Tablet-Computern etc. für Stadtverordnete
 
Die Lösungsmöglichkeit wird in einer gesonderten Magistratsvorlage erörtert. 
 
 
 
Darmstadt, den 23.11.2012

- 5 - 
 
 
 
 
 
Jochen Partsch 
Oberbürgermeister 
 
 
Anlage

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Ph änTa SSch.r m Dr a Nüe
8" 90/Die GRÜNEN Stadtverordnetenfraktion
Darmstadt
Lauteschlägerstr. 38—64289 Darmstadt
Tel./Fax: 06151/6 14 90, 06151/6 14 01
Mail: fraklion@gruene-darmstadt.de
Internet: www.gruene-darmstadt.de/fraktion

CDU Darmstadt
Stadtverordnetenfraktion
Steubenplatz 12 4—64293 Darmstadt
Tel/Fax: 06151/171211, 061517171219
no Email: [raktion@cdu-darmstadt.de
2:1 10 Internet: www.odu-darmstadt.de
DD

PB 1 Innere Verwaltung Darmstadt, 02.12.2011

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Parlamentsinformationssystem

Das Parlamentsinformationssystem solt in Hinblick auf eine Steigerung der Arbeitseffizienz der Verwaltung
und politischen Arbeit, einer Verringerung des Papierversandes sowie einer besseren Information aller
Darmstädterinnen in einem ersten Schritt weiterentwickelt werden.

Der Magistrat wird daher beauftragt, mit dem Anbieter des Darmstädter Parlamentsinformationssystems
über die Umsetzung der folgenden Anforderungspakete zu beraten und eine zeitnahe Umsetzung zu
beauftragen.

In einem zweiten Schritt soll der Magistrat Modelle entwickeln, wie Stadtverordneten ein Umstieg auf eine
weitestgehend papierlose Vorlagenverwaltung erleichtert werden kann.

Umzusetzende Anforderungen an das Parlamentsinformationssystem

Der Zugriff auf alle für FraktionärInnen und BürgerInnen sichtbaren Inhalte muss über folgende Systeme
möglich sein:

« Firefox ab Version 6

« Internet Explorer ab Version 8

« Safari ab Version 5.0

« Chrome ab Version 7

« _Nativer Browser unter Android ab Version 2.2

« Nativer Browser unter OS ab Version 4.0

«  Nativer Browser unter Windows Phone 7

Sitzungstermine und Vorlagen müssen für Fraktionärlnnen, Verwaltungsmitarbeiter und BürgerInnen besser
über verschiedene Kanäle verfügbar sein:

* _FraktionärInnen müssen nach dem Login einen persönlichen Sitzungs-Terminkalender in gängigen
Formaten (mindestens RSS2 und ical) abonnieren können. Dieses Abonnement muss auch ohne
vorherigen Login möglich sein, indem Benutzer einen personalisierten Link mit einem zufälligen
Token als Identifikator erzeugen können. Der Sitzungseintrag muss mindestens Datum, Uhrzeit,
Sitzungsort sowie eine Information über Vertretung oder Stellvertretung enthalten.

« Optional soll es möglich sein, anstelle eines Kalenderfeeds individuelle Einladungen (automatisch)
zu versenden. Dies ermöglicht auch eine bessere Übersicht über Terminänderungen.

+ BürgerInnen müssen einen vergleichbaren Link mit allen Terminen sowie den Terminen nach
Gremien getrennt abonnieren können.

Er —

Fraktionärinnen müssen einen persönlichen Vorlagen-Newsfeed abonnieren können, die Verweise
auf die Vorlagendownioads enthalten. Dieser muss analog zum Sitzungskalender-Abo ohne Login
abrufbar sein. Dieser Newsfeed muss auch dazu verwendet werden, auf der Startseite analog zur
Sitzungsvorschau ein Modul mit den neuesten eingestellten öffentlichen (BürgerInnen-Ansicht) oder
der jeweils sichtbaren (angemeldeter Benutzer) Vorlagen anzuzeigen.

Für Verwaltungsmitarbeiterinnen muss analog zu Stadtverordneten eine Benutzergruppe angelegt
werden. Diese werden ebenfalls für sie relevanten Ausschüssen zugeordnet und können Feeds

sowie E-Mails abonnieren und nach dem Login die Sitzungsunterlagen betrachten. Lediglich in der
Darstellung der Ausschussmitglieder tauchen sie nicht auf.

Vorlagen und Sitzungsinformationen müssen für BenutzerInnen einfacher abrufbar werden.

*  Dasbisher unter einem separaten Menüpunkt erreichbare Suchfeld muss direkt auf der Startseite

verfügbar sein.

* Links innerhalb der Weboberfläche müssen komplett über direkte HTML-Verweise anstatt wie bisher
durch JavaScript erfolgen. Ein Zugriffsschutz gegen Deeplinking insb. nichtöffentlicher Vorlagen
kann nach Verweis-Dateien im Sinne von download.php?file=XYZ erfolgen

«  Einzel-PDFs aus Vorlagen müssen besser kombinierbar werden. Als ersten Schritt müssen alle
Anlagen einer Vorlage per ZIP gebündelt herunterladbar sein. Dies ergänzt die im Oktober 2011
umgesetzte "Alles in 1 PDF kombinieren"-Funktion. Zukünftig sollen ergänzend verschiedene
Vorlagen ähnlich eines Warenkorbs als ZIP downloadbar sein.

Protokolie bzw. Niederschriften der Sitzungen müssen zukünftig im Parlis besser auffindbar sein. Dazu
gehört die direkte Verknüpfung auf der Detailansicht einer Sitzung wie auch eine Aufnahme in Newsfeed und
Anzeige auf der Startseite. Ä

Auch Anfragen und ihre Beantwortungen müssen zukünftig über das Parlamentsinformationssystem
abrufbar sein.

Vorlagen sollen zukünftig soweit inhaltlich möglich georeferenzierbar sein. Dafür muss das Datenobjekt der
Dokumente um die Speicherung von Geokoordinaten erweitert werden. Weiterhin muss eine Möglichkeit
bestehen, über eine grafische Oberfläche eine Geokoordinate innerhalb der Stadt herauszufinden und in das
Objekt zu übernehmen. Ein Ansichtsmodul soll vorbereitet werden, aber erst mil einem angemessenen
anzeigbaren Datenbestand zum Informationssystem hinzugefügt werden. Das Ansichtsmodul soll auf den
Open Source Karten von OpenStreetMap basieren.

Weiter Gremien wie JHA und JPA sollen aufgenommen werden.
Erleichterung des Umstiegs auf papierlose Vorlagenverwaltung

Aus verschiedenen Gremien anderer Städte und Bundesländer liest man von Initiativen, die
Vorlagenverwaltung zunehmend papierlos zu gestalten, um den finanziellen und logistischen Aufwand zu
verringern.

Der Magistrat soll solche Modelle für die Stadtverordnetenversammlung ebenfalls entwickeln Vorstellbar
wären hier die Subventionierung von Tablet-Computern, eBook-Readern oder kleinen Notesbooks über
städtische Rahmenverträge oder Druckkostenpauschalen sowie Vorlagenordner für Stadtverordnete, die aus
nachvollziehbaren Gründen lieber Papiervorlagen lesen. Wichtig ist uns hierbei, dass keine Vorfestlegung
auf die Plattform einzelner Hersteller stattfindet, sondern jede/r Stadtverordnete nach persönlichen Vorlieben
entscheiden kann.

Hildegard Förster-Heldmann Hartwig Jourdan
Yücel Akdeniz (Fraktionsvorsitzender)
(Fraktionsvorsitzende)

Stefan Opitz Andreas Heckmann
Jörg Bergmann Manuel Krenzke
(Stadtverordnete) (Stadtverordnete)

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