Bedarfsfeststellungsbeschluss über die Vergabe von vier Rahmenvereinbarungen für die Restaurierung und Digitalisierung von Großformaten

14      .01.2024 
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VII 
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Abschluss von vier Rahmenvereinbarungen 
für die Restaurierung und Digitalisierung von Großformaten 
Voraussichtliches Gesamtauftragsvolumen  
bei einer Vertragslaufzeit von drei Jahren  
rd. 1.200.746 Euro brutto / rd. 1.009.030 Euro netto 
Die Option einer jeweils einjährigen Verlängerung ist vorgesehen 
hier: Ihre Bedarfsprüfung - Beschlussvorlage Session 3365/2023 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
am 20.12.2023 legten Sie 14-Rechnungsprüfungsamt die Beschlussvorlage 3365/2023, zur 
Bedarfsfeststellung durch den Rat, zur Stellungnahme vor. Hinsichtlich des Sachverhaltes 
verweise ich auf deren Inhalt.  
Der geltend gemachte Bedarf ist nachvollziehbar dargestellt. 
Die Abwicklung der Bedarfsdeckung über Rahmenvereinbarungen hat sich bewährt und als 
wirtschaftlich erwiesen. 
Das Aktenzeichen des Rechnungsprüfungsamtes lautet: 141/29/01/24. 
Mit freundlichen Grüßen 
04
Anlage 1

Dezernat, Dienststelle  
VII/44 
44/6 
Vorlagen-Nummer 
 3365/2023 
Freigabedatum 
09.01.2023  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellungsbeschluss über die Vergabe von vier Rahmenvereinbarungen für 
die Restaurierung und Digitalisierung von Großformaten 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat erkennt den Bedarf des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv für den Ab-
schluss von vier Rahmenvereinbarungen über insgesamt 18.000 Stunden zur Restaurierung 
von Großformaten durch externe Restaurator*innen, sowie die damit verbundene fotografi-
sche Dokumentation der in diesem Zuge bearbeiteten Großformate zur Wiedernutzbarma-
chung der durch den Einsturz geschädigter Archivalien an, und beauftragt die Verwaltung das 
vorgeschriebene Vergabeverfahren einzuleiten. 
 
Die angestrebten Rahmenvereinbarungen beginnen frühestens am 01.04.2024 und sollen 
über drei Jahre abgeschlossen werden, mit der Option eines weiteren Verlängerungsjahres. 
 
Die erforderlichen Mittel für die Maßnahme sind mit 1.200.746 € brutto kalkuliert worden. Die 
Finanzierung erfolgt in den jeweiligen Jahren 2024 bis 2026 durch die Inanspruchnahme der 
Rückstellung zur Wiederherstellung der Archivalien. 
 
 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 30.01.2024 
Finanzausschuss 05.02.2024 
Rat 06.02.2024

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
Begründung: 
Der Einsturz des Historischen Archivs der Stadt Köln am 3. März 2009 hat nahezu den kom-
pletten Bestand an Archivalien betroffen. Darunter auch die Gruppe der über 330.000 Groß-
formate, zu denen u.a. Architektennachlässe mit Plänen, Zeichnungen, Entwürfen, Skizzen 
und Lichtpausen auf Papier zählen. 
Wie alle vom Einsturz betroffenen Archivalien bedürfen auch die o.g. Großformate aus den 
Architektennachlässen dringend einer Restaurierung und Reinigung. Darüber hinaus erhalten 
die Großformate eine restauratorisch übliche fotografische Dokumentation.  
Da die Anzahl an Architektennachlässen sehr umfangreich ist und die Bearbeitung der Groß-
formate viel Platzkapazitäten beansprucht, die parallel von anderen Prozessen innerhalb der 
Archivabläufe benötigt werden, soll die Großformatebearbeitung an externe Restaurierungs-
betriebe vergeben werden. Da Einzelvergaben sehr arbeits- und zeitaufwändig sind, ist beab-
sichtigt entsprechende Rahmenvereinbarungen abzuschließen. 
 
Umfang der Rahmenvereinbarungen 
Nach Ausschreibung der Maßnahme und Beendigung des Vergabeverfahrens sollen vier Res-
taurierungsbetriebe frühestens ab dem 01.04.2024 mit der Restaurierung beauftragt werden, 
davon zwei mit jeweils 2.000 Stunden und weitere zwei mit jeweils 1.000 Stunden im Jahr (in 
Summe 6.000 jährlich). 
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarungen soll drei Jahre betragen, mit der Option diese Rah-
menvereinbarungen um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. 
Die über die Rahmenverträge in Summe beauftragten 18.000 Stunden (3 Jahre à 6.000 Stun-
den) für die Restaurierung von Großformaten entsprechen in etwa dem geschätzten Restau-
rierungsaufwand von ca. 20.000 Großformaten. 
Darüber hinaus sollen die in der veranschlagten Zeit restaurierten Großformate fotografisch 
dokumentiert werden, das kann sowohl im Restaurierungsbetrieb des beauftragten Dienstleis-
ters oder durch entsprechend der Leistungsbeschreibung qualifizierte externe Dienstleister er-
folgen. Weiterhin sollen die Rahmenvertragspartner für jedes Großformat eine Schadensdoku-
mentation im sog. Restaurierungsdokumentationsmodul (RDM) anlegen und auch die Bear-
beitungszeiten über diese vom Archiv bereitgestellte Software RDM erfassen.  
 
Kalkulation 
 
Nettokosten Erläuterung Summe Gesamt 
Restaurierungskos-
ten  
inkl. RDM Doku-
mentation  
18.000 Std. x 45 €/Std. (Mischkalkulation Fach-
kräfte/Hilfskräfte) 810.000,00 € 
Materialkosten  7,5% der Restaurierungskosten 60.750,00 € 
Verpackung 20.000 Großformate (GF) = 2.000 A0 Mappen á 10 
GF für je 9,20 €/Mappe 18.400,00 € 
Fotografische Doku-
mentation 100% Recto, 50 % Verso = 30.000 GF * 3,75 €/GF 112.500,00 €

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Schulung RDM 
Schulung 4 Dienstleister (DL) + je 1 Mitarbeitende/r:  
8 * 2,5 Std. * 45 €/Std. 
 
+ monatliche Pauschale:  
1 Std./DL = 36 Std. * 4 DL * 45€/Std. 
7.380,00 € 
Nettokosten  1.009.030,00 € 
Umsatzsteuer 19%  191.715,70 € 
Bruttokosten  1.200.745,70 € 
 
Die Kosten der Gesamtmaßnahme betragen insgesamt 1.200.746,- € brutto. Die Finanzierung 
erfolgt in den jeweiligen Jahren 2024 bis 2026 durch die Inanspruchnahme der Rückstellung 
zur Wiederherstellung der Archivalien. Die konsumtiven Finanzmittel werden bedarfsgerecht 
bereitgestellt. 
 
Anlagen: 
 
Anlage 1 Stellungnahme Rechnungsprüfungsamt