Einführung SAP Business Warehouse (SAP BW)

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  Dezernat, Dienststelle I/11/110/1 Vorlagen-Nummer 08.11.2023 3527/2023 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In- ternationales 27.11.2023 Rechnungsprüfungsausschuss 05.12.2023 Einführung SAP Business Warehouse (SAP BW) Entwicklungsstand der Software als Instrument des Personalrisikomanagements Mit der Mitteilungsvorlage 4006/2022 zog die Verwaltung im vergangenen Jahr ein Resümee über die in einzelnen Dienststellen erfolgte Pilotierung eines Personalrisiko- managementsystems. In dem Zusammenhang wurde die Erkenntnis gewonnen, dass es noch keine adäquate technische Lösung zur Bereitstellung steuerungsrelevanter Informationen gibt. Die Entwicklung sollte in diesem Jahr aufgegriffen werden und der Ausschuss Allge- meine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales sowie der Rech- nungsprüfungsausschuss Ende 2023 über den Einführungsstand der Software infor- miert werden. Projektstatus Nachdem im Mai 2023 ein externer Berater für die Entwicklung von SAP BW für die Bereitstellung von Personalkennzahlen gefunden wurde, ist das Projekt wiederaufge- nommen worden. Mitte August 2023 konnte die Konzeption und Vorbereitung der Einführung der Soft- ware hinsichtlich inhaltlicher als auch technischer Voraussetzungen abgeschlossen werden. Seither dauert die systemtechnische Entwicklungsphase durch den externen SAP-Be- rater an, die nach derzeitigen Planungen einschließlich einer daran anknüpfenden Test- und Anpassungsphase Ende des 1. Quartals 2024 abgeschlossen sein soll. Zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung konnten bereits erste Daten über den Personal- bestand ins BW-Testsystem implementiert werden. Im 2. Quartal 2024 ist die Produktivsetzung zunächst für das gesamtstädtische Perso- nalcontrolling bei 11 – Personal- und Verwaltungsmanagement vorgesehen. Nach einem ersten Erfahrungszeitraum mit dem neuen System soll im Rahmen einer weiteren Beauftragung die technische Konzeption eines Dashboards erfolgen, über das den Dienststellen voraussichtlich bis Ende 2024 steuerungsrelevante Personal- kennzahlen zur Verfügung gestellt werden sollen. Die konkrete Planung des Rollouts 2 erfolgt im Anschluss der Implementierung von SAP BW bei 11 – Personal- und Ver- waltungsmanagement. Mit dem neuen System wird insbesondere der Automatisierungsgrad der Informations- bereitstellung deutlich erhöht und ein ständig verfügbares und aktuelles Informations- system geschaffen. Dieses soll mit Blick auf die zur Steuerungsunterstützung notwen- digen Daten kontinuierlich weiterentwickelt werden. Die Ausschüsse werden 2024 erneut über den Einführungsstand der Software infor- miert. Gez. Blome