Anfrage der Fraktion DIE LINKE./Volt vom 29.10.2024 zur Sitzungsverwaltung im Ratsinformationssystem

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Sitzungsvorlage Kommission 
Digitalisierung 
- öffentlich - 
KDigital 13/2024 
Dezernat 
Regionalplanung, 
Braunkohlenplanung, 
Geschäftsstelle 
Ansprechperson Frau Vesper 
Telefon 0221-147-3435 
BEZIRKSREGIERUNG 
Köln 
 
 
Datum 06.11.2024 
 
Beratungsfolge Termin TOP Beratungsaktion 
Kommission für Digitalisierung 08.11.2024 9.1 zur Kenntnis 
 
TOP: 
Anfrage der Fraktion DIE LINKE./Volt vom 29.10.2024 zur Sitzungsverwaltung im Ratsinfor-
mationssystem  
 
Beschlussvorschlag: 
Die Kommission für Digitalisierung nimmt die Antwort zur Kenntnis.  
 
 
Erläuterungen: 
1. Welche konkrete Zeitplanung hat die Bezirksregierung zur Bereitstellung der Abrech-
nungsprozesse- und Teilnahme an Sitzungen durch das RIS?  
 
Es liegt eine Zeitplanung zur Umstellung des aktuellen Abrechnungssystems auf das digitale 
Abrechnungssystem vor. Da die Umstellung von verschiedenen Faktoren abhängig ist (Schulung 
der Mitarbeiter, Personalkapazitäten und zur Prozessoptimierung zur Verfügung stehende Ar -
beitskraft), ist diese noch in der weiteren Abstimmung. 
Unter anderem ist zur Umstellung die Schulung der Mitarbeiter, die die Abrechnungen durchfüh-
ren, auf das neue System erforderlich. 
 
Aufgrund von Personalengpässen, der hohen Fluktuation, die dieses Jahr in der Geschäftsstelle 
stattfand und einer geplanten Neueinstellung Ende des Jahres sind diese Schulungen sinnvoller 
Weise erst Anfang 2025 durchzuführen. Eine hohe Anzahl an Sondersitzungen sowie der Weg-
fall des Protokollanten aufgrund der Haushaltslage führte dazu, dass mehr Arbeit auf weniger 
Mitarbeiter zu verteilen ist, wodurch derzeit keine Kapazitäten für eine Systemumstellung gege-
ben sind.  
 
Mit dem Einpflegen der Daten in das Ratsinformationssystem wurde trotz der genannten Eng -
pässe schon begonnen.

Sitzungsvorlage Kommission Digitalisierung KDigital 13/2024 Seite 2 von 2 
Im Rahmen der Prozessoptimierung soll die Abrechnung im Laufe des nächsten Jahres auf das 
Ratsinformationssystem umgestellt werden. 
 
Hinsichtlich der Teilnahme an Sitzungen über das Ratsinformationssytem stellt sich die Prozes-
sumstellung noch schwieriger dar. Um Sitzungen über das RIS anbieten zu können, muss ein 
zusätzlicher kostenpflichtiger Service über das RIS gebucht werden. Hier muss aufgrund der 
angespannten Haushaltlage noch geklärt werden, ob hierfür Mittel zur Verfügung stehen. Dar -
über hinaus müssten, um Beschlüsse wirksam digital/hybrid fassen zu können, die Geschäfts -
ordnungen des Regionalrates und des Braunkohlenausschusses angepasst werden. 
 
2. Ab wann darf konkret ein funktionierendes System erwartet werden? 
 
Bis Ende 2025 ist mit einer vollständigen Umstellung des Abrechnungssystems zu rechnen. 
 
 
Anlage(n): 
1. AnfrageRatsinformationssystem

Fraktion DIE LINKE. / Volt im Regionalrat Köln 
 Zeughausstraße 2-10 | 50667 Köln 
 +49 221 292 00 704 
 fraktion@linke-volt-regionalrat.koeln 
 www.linke-volt-regionalrat.koeln 
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 Dienstag, 29. Oktober 2024 
 
 
Antrag zur 8. Sitzung der Kommission für Digitalisierung am 08.11.2024  
 
Sehr geehrter Herr Vorsitzender Moll,  
 
hiermit stellt die Fraktion DIE LINKE / Volt gemäß § 1 1 der Geschäftsordnung des Regionalrats 
Köln folgenden Anfrage: 
 
Sitzungsverwaltung im Ratsinformationssystem 
 
Seit August 2021 nutzt der Regionalrat Köln das Ratsinformations system (RIS, https://bezreg-
koeln.ratsinfomanagement.net/). Das RIS ist zentraler Ort für die Sitzungsunterlagen und Infor-
mationsbereitstellung. Es wurde seinerzeit vorgestellt, dass “in Kürze” die Abrechnungen und 
damit Nachvollziehbarkeit an teilgenommenen Sitzungen  durch das RIS  bereitgestellt würden. 
Bis zum heutigen Tag erfolgt die Abrechnung allerdings manuell, irritierend und stellenweise feh-
lerhaft. Dies führt zu Frust und hohem zusätzlichen Zeitaufwand bei Mitgliedern des Regionalra-
tes wie auch dem Team der Geschäftsstelle.  
 
Wir bitten um entsprechende Beantwortung nachstehender Fragen innerhalb der in der Ge-
schäftsordnung vorgesehenen Frist.  
 
1. Welche konkrete Zeitplanung hat die Bezirksregierung  zur Bereitstellung der Abrechnungs-
prozesse- und Teilnahme an Sitzungen durch das RIS? 
2. Ab wann darf konkret ein funktionierendes System erwartet werden? 
 
Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 
  
Die Fraktion DIE LINKE. / Volt im Regionalrat Köln  
 
 
 
Freundliche Grüße 
 
 
 
Friedrich Jeschke    Beate Hane-Knoll 
Fraktionsvorsitzender    stellvertretende Fraktionsvorsitzende