148. vergleichende Prüfung 'Erziehungshilfen' nach dem Gesetz zur Regelung der überörtlichen Prüfung kommunaler Körperschaften in Hessen (ÜPKKG) hier: Stellungnahme der Wissenschaftsstadt Darmstadt - Implementierung und Umsetzung der Empfehlungen des Hessischen Rechnungshofes in das laufende Geschäft des Jugendamtes

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Stellungnahme des Jugendamtes der Wissenschaftsdarmstadt Wissenschaftsstadt zum Bericht der 148. Vergleichenden Prüfung „Erziehungshilfen“ des Hessischen Rechnungshofes zu folgenden im Bericht vermerkten Punkten, in denen Verbesserungspotential vermerkt ist:


6.1 Erziehungshilfen (Seite 5 des Berichtes)

Die Dokumentation und Zielorientierung sind wichtige Standards einer guten Hilfeplanung. Im Rahmen des Trägerplenums (AG nach § 78 SGB VIII) wurde bereits im Dezember 2010 eine Arbeitsgruppe bestehend aus öffentlichen und freien Jugendhilfeträgern beauftragt, sich mit den Themen

Verfahrensprozess zur Einleitung der Hilfen zur Erziehung
Beteiligung der Kinder, Jugendlichen und Eltern
Einführung von Zielentwicklungssystemen

zu beschäftigen. 

Ergebnisse werden bis Mitte 2012 vorliegen. Diese werden in Schulungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern näher gebracht und in regelmäßigen Abständen überprüft und weiterentwickelt.

Der Handlungsbedarf im Hinblick auf Auswertungen der Daten des Städtischen Sozialdienstes ist erkannt und wird gemeinsam mit dem Dezernatscontrolling dahingehend ergänzt, dass wichtige Kennzahlen zu Verweildauern und zur Entwicklung der Hilfen erarbeitet werden.


6.2 Gefährdungsmeldungen (Seite 9 des Berichtes)

Seit vielen Jahren werden im Städtischen Sozialdienst des Jugendamtes standardisierte Verfahren angewendet, um Gefährdungsmeldungen konsequent und zeitnah nachzugehen.

Es ist an dieser Stelle wichtig zu erwähnen, dass wir uns in der Darstellung der Mängel nicht optimal abgebildet sehen. Dennoch nehmen wir die Empfehlungen für diesen Bereich sehr ernst, da uns gerade hier eine hohe Qualität der Arbeit wichtig ist. 

Aktuell arbeitet eine interne Arbeitsgruppe an der Optimierung dieser bisherigen Verläufe. Die Anregungen des Berichtes werden hier eingearbeitet. Ein Ablauf von Verfahrensschritten wird einen transparenten Handlungsrahmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bilden. Dieser wird in ein Ablaufdiagramm münden, das den sozialpädagogischen Fachkräften in geeigneter Form vermittelt wird.


6.3 Spezialdienste (Seite 10 des Berichtes)

Hier muss angemerkt werden, dass der Adoptions- und Pflegekinderdienst in Darmstadt als Sonderdienst Bestandteil des Städtischen Sozialdienstes ist und somit die Aufgaben dort konzentriert werden. 

Um die Effizienz des Pflegekinderwesens steigern zu können, steht der Bereich Adoptionen zur Disposition. Es gibt erste Gespräche zwischen dem Landkreis Darmstadt-Dieburg, dem Odenwaldkreis und der Wissenschaftsstadt Darmstadt mit dem Ziel, eine gemeinsame Adoptionsstelle im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit zu etablieren.


9.8.2 Andere Belastungsfaktoren der Sozialen Dienste (Seite 49 des Berichtes)

Die beschriebenen Vakanzen, unter denen der Städtische Sozialdienst im Prüfungszeitraum zu leiden hatte, sind deutlich verbessert worden. In einem Auswahlverfahren im Oktober 2011 konnten 5,5 vakante Vollzeitstellen mit sieben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wieder besetzt werden. Damit wird die bestehende Personalbewirtschaftung bis zum 01.01.2012 erstmals vollständig ausgeschöpft sein.

Die zur Konsolidierung des städtischen Haushaltes eingerichteten Stellenbesetzungssperren gelten für den Städtischen Sozialdienst nicht. 


9.8.3 Fortbildung des sozialen Dienstes (Seite 51 des Berichtes)

Die Wichtigkeit eines angemessenen Fortbildungsetats, der auch die Kosten der Fallsupervision abdeckt, wurde besprochen. Ich gehe davon aus, dass es hier Verbesserungen geben wird.


10.1.1 Die Steuerung des Hilfeverlaufs (Seite 59 des Berichtes)

Mit der Stadt Wiesbaden soll ein gemeinsamer Termin stattfinden, in dem das dortige Jugendhilfemaßnahmebogen-Verfahren (JuMBo-Verfahren) als Bestandteil der Hilfeplanung erklärt und erläutert werden soll.

Die Arbeitsgruppe des Trägerplenums wird eine mögliche Implementierung dieses Verfahrens für das Jugendamt der Wissenschaftsstadt Darmstadt prüfen.


13.4 Empfehlungen (Seite 88 des Berichtes)

In Abstimmung mit unserem Rechtsamt sind wir an der Einführung von kundenfreundlichen, verständlichen Schreiben für Klientinnen und Klienten sehr interessiert und wollen diese Ideen gerne übernehmen.


17. Jugendgerichtshilfe (Seite 118 des Berichtes)

Die Datenerfassung in PROSOZ muss weiter optimiert werden. Die vorhandene Datenerfassung wird zeitnah überarbeitet und ggf. ergänzt. Ebenso werden in Zusammenarbeit mit der Systembetreuung und der Jugendhilfeplanung die bereits bestehenden Auswertungsmöglichkeiten ausgeweitet, um steuerungsrelevante Kennzahlen auf direktem Weg ermitteln zu können.


19. Leistungsfähigkeit der IT-Ausstattung der Jugendämter (Seite 131 des Berichtes)

Im Bereich Tagespflege wird die Auszahlungsschnittstelle bereits seit Anfang 2011 eingesetzt. Der Einsatz der Schnittstellen in den Bereichen Wirtschaftliche Hilfen und Unterhaltsvorschuss wird zeitnah geprüft. Das Revisionsamt unterstützt die Umstellung auf die Schnittstellen, hat jedoch eine generelle Programmfreigabe von der abschließenden Programmprüfung „PROSOZ 14+“ des Revisionsamtes Frankfurt am Main abhängig gemacht. Sollten in der Programmprüfung die noch vorhandenen Schwachstellen der Einnahmeschnittstelle behoben werden, wird unter Federführung unseres Revisionsamtes eine Dienstanweisung für den Umgang mit „PROSOZ 14+“ für jeden Einsatzbereich erstellt.

„PROSOZ 14+“ ermöglicht grundsätzlich Unterhaltsberechnungen. Laut der Fachabteilung IT sind zwischenzeitlich Programmänderungen erfolgt. Bisher war in Hessen die herrschende Praxis der Mangelverteilung bei der Unterhaltsberechnung nicht ausreichend berücksichtigt und somit wurde dieser Programmteil nicht genutzt. Laut der Fachabteilung IT sind zwischenzeitlich Programmänderungen erfolgt. Zeitnahe Tests werden folgen, ob die hinterlegten Unterhaltsberechnungen aus dem Programm „PROSOZ 14+“ eingesetzt werden können.


20. Datenschutz und Maßnahmen zur Vermeidung doloser Handlungen (Seite 138 des Berichtes)

Die Möglichkeit der Passwort-Aktivierung bei Abwesenheit vom PC ist zwischenzeitlich vorhanden und wird zeitnah umgesetzt. In regelmäßigen Abständen finden im Jugendamt Abteilungsdienstbesprechungen statt. Hier wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang zum Schutz der Daten, u. a. Abschließen von Bürotüren und Aktenschränken in den Büroräumen, sensibilisiert und zur Einhaltung verpflichtet.

Zur Vermeidung „doloser Handlungen“, die Unterschlagung und Untreue begünstigen könnten, erfolgten erste Gespräche mit unserem Revisionsamt, um geeignete ablauforganisatorische Vorkehrungen treffen zu können. Diese Ergebnisse finden Aufnahme in der unter Punkt 19 zu erstellenden Dienstanweisungen.


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Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
17.11.2011 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat V Dezernat V an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Jugendamt 
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2011/0494  
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: 148. vergleichende Prüfung "Erziehungs hilfen" nach dem Gesetz zur Regelung der 
überörtlichen Prüfung kommunaler Körperschaften in Hessen (ÜPKKG) 
hier: Stellungnahme der Wissenschaftsstadt Darmstadt - Implementierung und 
Umsetzung der Empfehlungen des Hessischen Rechnungshofes in das laufende 
Geschäft des Jugendamtes 
 
Vorlage vom: 17.11.2011 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Der Magistrat nimmt die Vorlage zur Kenntnis. 
 
 
Anlagen: Stellungnahme-Jugendamt-148-vergleichende-Prüfung 
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Beschluss des Magistrats vom

2 
... 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 17.11.2011:   
 
Das Jugendamt war Bestandteil der 148. Vergleichenden Prüfung „Erziehungshilfen“ des Hessischen 
Rechnungshofes. Der Bericht wurde mit Vorlage 2011/0266 zur Kenntnis gegeben.  
 
Grundsätzlich ist festzuhalten, dass das Jugendamt der Wissenschaftsstadt Darmstadt überwiegend 
sehr positiv beurteilt wurde. Im Ergebnis erreichte die Wissenschaftsstadt Darmstadt im 
Prüfungsbereich Finanzen das Beste und in dem Prüfungsbereich Prozesse ein sehr gutes Ergebnis 
im Vergleich zu anderen Städten. Zu den im Bericht genannten Punkten, in denen vom Hessischen 
Rechnungshof Verbesserungspotential vermerkt ist, soll das Jugendamt der Wissenschaftsstadt 
Darmstadt bis zum 30.11.2011 dem Hessischen Rechnungshof berichten, inwieweit die 
Empfehlungen des Berichtes umgesetzt werden.  
 
Die Stellungnahme geht der Stadtverordnetenversammlung und den Fraktionen zu.  
 
Darmstadt, 17.11.2011 
51-mül/le 
 
Dezernat V 
 
 
 
 
Barbara Akdeniz 
Stadträtin