Durchführung einer Fachqualifizierungsreihe zum „Bauprojektmanagement" für Mitarbeitende der Gebäudewirtschaft

Einarbeitungsphase - Neue Mitarbeitende aus technischen Berufen 
Unternehmen Stadt Köln 
alle externen Neuzugänge, 1Tag 
Grundschulung  SAP 
alle  SAP User, 1 Tag 
Verfügungstechnik , alle externen 
Neuzugänge, zwei Mal  ½ Tag 
Workshop Innenrevision , ½ Tag* 
Bis 3 Monate 
nach Einstellung 
3 bis 6 Monate 
nach Einstellung 
Einarbeitung am Arbeitsplatz 
6 bis 9 Monate 
nach Einstellung 
9 bis 12 Monate 
nach Einstellung 
Workshops der IT zu SAP Themen (auf Anfrage, bei Bedarf)* 
Sicherheitsgerechte Gestaltung von 
Schulen, Sportstätten, 
Kindertageseinrichtungen ,  2 Tage*
CATS  Zeiterfassung , alle 
Projektzeiterfassende, 2 Std .
SAP-Modul PM/MM , 2 Tage * 
SAP-Modul MM/PS , 1 Tag* 
SAP-Modul MM , 1 ½ Tage* 
SAP-Modul HOAI , 1 Tag* 
SAP-Modul RE-FX 
jeweils 2 Tage* 
Vergabe Grundlagenschulung 
alle externen Neuzugänge, 
1-2 Tag/e: 
• Grundlagen und Ablauf der 
zentralen Vergabe 
• Prüfungskriterien für  
Leistungsbeschreibungen und 
Bietereignungen 
• Wertgrenzen 
• Vermeidung von und Umgang 
mit Nachträgen usw.
SAP-Modul AVA / StLBbau , 
1 Tag* 
Weitere Softwareschulungen bei 
Bedarf…* 
Allgemeines Projektmanagement 
3 Tage  (bei Bedarf)* 
Selbst- und Zeitmanagement 
2+1 Tag/e  (bei Bedarf)* 
Vergabe  - Follow up zur Klärung von 
praxisbezogenen Fragestellungen, 
alle externen Neuzugänge, 2-3 Std.
Betreiberverantwortung im Facility 
Management , 1 Tag* 
Kundenorientierung 
2 Tage (bei Bedarf)* 
Mietrecht - Grundlagen und 
Spezialthemen , jeweils 1 Tag* 
Grundlagen der 
Rechnungsbearbeitung und 
Einweisung durch DZB 
alle externen  Neuzugänge,  
4 Std. 
Inbetriebnahmemanagement 
1 Tag* 
Vertragsmanagement , ½  - 1 Tag* 
Anlage 1 
* arbeitsplatzbezogene bzw. aufgabenspezifische Fortbildungen 
Bauvertragsmanagement für öffentliche 
Auftraggeber, 1 Tag: 
• Vollständige, widerspruchsfreie u. 
nachtragssichere Ausschreibung und 
Vergabe von Bauleistungen nach den 
Vorgaben des öffentlichen 
Vergaberechts 
• Grundzüge der Bauüberwachung mit 
dem Ziel einer mängel- und 
störungsfreien Realisierung der 
Baumaßnahme 
• Sachgerechte wirtschaftliche 
Bauabwicklung im Hinblick auf 
Rechnungsprüfung und 
Nachtragsmanagement

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer 18.01.2018 
 0128/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 29.01.2018 
 
Durchführung einer Fachqualifizierungsreihe zum „Bauprojektmanagement" für  
Mitarbeitende der Gebäudewirtschaft 
Das Aufgabenportfolio der Gebäudewirtschaft wird von insgesamt 518 Mitarbeitenden wahr-
genommen, hiervon sind 327 Mitarbeitende in den technischen Laufbahnen beschäftigt. Der gehobe-
ne technische Dienst ist mit 280,84 Vollzeitstellen ausgestattet, die mit Auswertung zum Stichtag 
01.12.2017 mit nunmehr 222 Mitarbeitenden besetzt sind.  
 
Köln als wachsende Stadt sowie die Folgen des demografischen Wandels im Hinblick auf die Be-
schäftigtenstruktur der Gebäudewirtschaft erfordern mittel- und langfristige Maßnahmen des Perso-
nalmanagements, z.B. Personalplanung, Wissensmanagement etc..  
 
In Anbetracht der aktuellen, akuten Herausforderungen hat jedoch ein kurzfristiges Handlungskonzept 
und dessen schnelle Umsetzung zunächst oberste Priorität.  
 
Neben den anstehenden organisatorischen Veränderungen, zu dieser Thematik wird auf den Be-
schluss des Rates der Stadt Köln vom 28.09.2017 (Session 2912/2017) verwiesen, waren bzw. sind 
in einem ersten Schritt Maßnahmen zur Personalgewinnung und -erhaltung zu entwickeln, zu priori-
sieren und kurzfristig umzusetzen.  
 
Zu den Ergebnissen der realisierten Maßnahmen zur Personalgewinnung hatte die Gebäudewirt-
schaft bereits berichtet (Session 2833/2017, Sitzung des Betriebsausschusses der Gebäudewirtschaft 
am 18.09.2017). Die Gebäudewirtschaft beabsichtigt, die Personalgewinnung auch weiterhin mit 
höchster Priorität zu verfolgen. 
 
Für einen erfolgreichen Start in einem neuen Aufgabengebiet ist es von zentraler Bedeutung, dass 
sich neue Mitarbeitende von ihrem ersten Arbeitstag an willkommen geheißen und beachtet fühlen. 
Ein im Vorfeld ausgearbeiteter, passgenau auf die Aufgabe abgestimmter Einarbeitungsplan hilft zu-
dem, den Aufnahmeprozess sinnvoll zu strukturieren und aktiv zu unterstützen. Die zusätzliche Be-
gleitung durch eine geschulte und erfahrene Fachkraft (Mentor/in) wird ebenfalls vielfach empfohlen. 
 
Die Gestaltung der Einarbeitungsphase in den beiden technischen Abteilungen 261/ Objekt-
management und 262/ Planen und Bauen orientiert sich an den vorgenannten Empfehlungen und 
wird sukzessive implementiert. Ergänzend zu der Einarbeitung am Arbeitsplatz erhalten die neuen 
Mitarbeitenden die für die Aufgabenerledigung erforderlichen fachlichen und persönlichen Qualifizie-
rungen (Anlage 1 „Grundlagenqualifizierungen“). 
 
Nach der erfolgreich abgeschlossenen Einarbeitung sollen die Mitarbeitenden durch individuelle und 
gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen ihren Entwicklungsbedürfnissen entsprechend weiter ge-
fördert werden. Basis für eine professionell gesteuerte Personalentwicklung bilden die Bedarfssituati-
on der Gebäudewirtschaft, das Anforderungsprofil der jeweils aktuellen, individuellen Aufgabe, die 
allgemeinen und persönlichen Voraussetzungen für die weitere Karriereplanung sowie die persönli-

2 
 
chen Fähigkeiten und Potentiale der/des Einzelnen. Durch die optimale fachliche und persönliche 
Entwicklung sollen individuelle Potentiale genutzt, Motivation erhöht und zugleich die Bindung an die 
Gebäudewirtschaft gestärkt werden. 
 
Ein Baustein der Personalentwicklung ist die geplante Qualifizierungsreihe zum Bauprojekt-
management für die Mitarbeitenden aus technischen Berufen, die bereits Erfahrungen (mindestens 2 
Jahre) in der Abwicklung größerer Bauprojekte bei der Gebäudewirtschaft vorweisen können 
(Anlage 2 „Qualifizierungsreihe Bauprojektmanagement“). Die Qualifizierung ist mit einem Umfang 
von insgesamt zehn Schulungstagen, die auf drei inhaltlich aufeinander aufbauende Fachmodule 
verteilt sind, konzipiert und verbindet alle Anforderungen der komplexen Bauprojekte, die die  
Mitarbeitenden zu steuern bzw. zu leiten haben.  
 
Ziel der Qualifizierungsreihe ist die Befähigung und Unterstützung der Teilnehmenden bei der termin-, 
kosten- und qualitätsgerechten Realisierung größerer Bauprojekte. Sie soll als Inhouse-Veranstaltung 
über rund ein Jahr Laufzeit für jeweils 18 Personen mit einem extern zu beauftragenden Anbieter ge-
plant werden. Die Teilnahme an der Maßnahme ist grundsätzlich freiwillig, der Besuch der fortlaufen-
den Veranstaltungen nach erfolgter Zulassung ist jedoch verpflichtend. Sofern mehr Interessierte als 
Plätze für die Qualifizierung vorhanden sein werden, wird ein Auswahlverfahren durchgeführt. 
 
Innerhalb des vorhandenen Personalbestandes weisen ersten Schätzungen zufolge rd. 50 Personen 
einen entsprechenden Qualifizierungsbedarf auf, der die Durchführung von drei Schulungsreihen er-
fordert. Daher ist es geplant, in 2018 mit der Umsetzung der ersten Qualifizierungsreihe zu beginnen 
und für 2019 zwei weitere Reihen aufzulegen. Auf Basis der derzeitigen Prognosen wird in den Folge-
jahren, d.h. ab 2020 ff. einstweilig die Umsetzung einer weiteren Schulungsreihe pro Jahr notwendig 
sein, um den über die Jahre hinzukommenden Fachkräften ebenfalls die Teilnahme an der Fachquali-
fizierung zu ermöglichen. Somit werden zum einen individuelle berufliche Entwicklungsperspektiven 
eröffnet, zum anderen wird der begonnene Qualifizierungsprozess verstetigt und ein einheitlicher 
fachlicher Standard im Bauprojektmanagement innerhalb der Gebäudewirtschaft sukzessive sicher-
gestellt.  
 
Angesichts der aktuellen Herausforderungen bei der Gebäudewirtschaft ist eine schnellstmögliche 
Umsetzung sowie eine kontinuierliche Fortsetzung des Qualifizierungsvorhabens über mehrere Jahre 
hinweg unabdingbar. Aufgrund der derzeit zur Verfügung stehenden Ressourcen ist dies jedoch nur 
mit professioneller Unterstützung insbesondere im Bereich der Auftragsvergabe und Seminarorgani-
sation zu realisieren. Vor diesem Hintergrund ist es geplant, das Rheinische Studieninstitut mit der 
Durchführung der Qualifizierungsreihen zu beauftragen. Die Entwicklung einer passgenauen und be-
darfsorientierten Fortbildungskonzeption sowie die Auswahl eines fachlich geeigneten Anbieters soll 
jedoch von der Gebäudewirtschaft hauptverantwortlich gesteuert, die einzelnen Schulungen eng be-
gleitet und die Ergebnisse sorgfältig dokumentiert und evaluiert werden. Sollte entsprechender Bedarf 
erkennbar werden, soll das Qualifizierungskonzept auch im laufenden Prozess an sich ggfs. ändern-
de Erfordernisse angepasst werden. 
 
Ersten fachgerechten Schätzungen zufolge betragen die Kosten pro Schulungstag ca. 4.000 €, inklu-
sive der externen Fortbildungsorganisation und Teilnehmerversorgung durch das Rheinische Studien-
institut. Pro Schulungsreihe belaufen sich die Kosten somit folglich auf rd. 40.000 €. Zur Finanzierung 
der ersten drei Qualifizierungsdurchläufe entfallen wie oben ausgeführt 40.000 € auf das Jahr 2018 
und 80.000 € auf das Jahr 2019. Ab 2020 ff. müssen hierfür bis auf weiteres 40.000 € jährlich einge-
plant werden. Die erforderlichen Mittel werden im Wirtschaftsplan der Gebäudewirtschaft bereitge-
stellt. 
 
Spätestens mit Ablauf der ersten Qualifizierungsreihe wird der Ausschuss über die bis dato gesam-
melten Erfahrungen, Ergebnisse und den Nutzen der Maßnahme informiert. Zu diesem Zeitpunkt wird 
dann auch auf Basis der aktuellen Bedarfslage eine weiterführende qualifizierte Personalentwick-
lungsplanung vorgelegt. 
 
Gez. BG Blome i.V. für BG Dez. VI

Qualifizierungsreihe Bauprojektmanagement 
Modul  1 
Grundlagen Baurecht 
Kommunikation 1 
Modul 2 
Vertiefung Baurecht 
Kommunikation 2 
Die Teilnahme an der Qualifizierungsreihe „Bauprojektmanagement“ erfordert bestimmte Voraussetzungen, u.a. und insbesondere : 
• zweijährige Zugehörigkeit zur Gebäudewirtschaft 
• Abschluss der Grundlagenqualifizierungen zu mindestens 80% 
• praktische Erfahrung in der Durchführung von Bauprojekten 
Modul 3 
Vorbereitung auf Führung 
Kommunikation 3 
Modul 4 
Mitarbeiterführung 
bei der GW 
Führung 1 - Vorbereitung auf eine 
Führungsaufgabe: 
Führungskraft werden - ein 
Rollentausch 
(empfohlen bei einer Bewerbung auf 
eine  Führungsrolle), 3+1 Tag/e *
Kommunikation 1 
Grundlagen  wirksamer 
Kommunikation 
(bei Bedarf), 2 Tage* 
Kommunikation 2 
Erfolgreich verhandeln in 
Gesprächen (Pflicht), 2 Tage* 
Führung 2 
Neu in der Führung , (Pflicht bei 
Übernahme einer Führungsrolle), 
5 Tage* 
Grundlagen des 
Bauprojektmanagements: 
• Begrifflichkeiten, Methoden 
und Instrumente eines 
erfolgreichen 
Bauprojektmanagements 
• Phasen und Abläufe eines 
Projektes 
• Rolle von Projektleitungen , -
auftraggebern  u.a. 
Beteiligten 
• Frühzeitiges Erkennen von 
Problemen und Risiken im 
Projektablauf 
3 Tage 
Führungsaspekte in der 
Bauprojektleitung: 
• Persönliche, soziale, methodische 
Kompetenzen einer 
Bauprojektleitung erkennen und 
bewerten 
• Steuerung, Führung heterogener, 
interner und externer 
Projektteams 
• Verschiedene Führungsstile und 
ihre Wirkung 
• Teamentwicklung 
2 Tage 
Kommunikation 3 
Führen von Konfliktgesprächen für 
Beschäftigte in Bauämtern 
(Pflicht), 2 Tage* 
Präsentationstechniken 
(bei Bedarf), 2 Tage* 
Führung 2 
(Gruppen-)Coaching für neue 
Führungskräfte (Pflicht in den 
ersten 2 Jahren nach Übernahme 
einer Führungsrolle), 4- 6 
Sitzungen* 
mögliche Themen: 
• Umgang mit schwierigen 
Führungssituationen 
• Mitarbeitergespräche führen 
• Als Führungskraft ein (neues) 
Team übernehmen 
• Führungskräfte als 
Teamentwickler/innen u.v.m. 
Kommunikation im 
Bauprojektmanagement: 
• Baubesprechungen planen 
und effizient durchführen 
2 Tage 
Bauprojektmanagement -
Vertiefung: 
• technisches und 
kaufmännisches Controlling 
• Qualitäts-, Termin- und 
Kostenmanagement 
• Festlegung von Zielvorgaben, 
Zielkontrollen und  -
korrekturen im 
Bauprojektmanagement 
• Risikomanagement und 
Nachtragsbearbeitung 
2 Tage 
Allgemeine Rechte und Pflichten 
der Bauleitung unter 
Berücksichtigung der Regelungen 
nach VOB/B, 1 Tag 
Führung 2 
Weitere Führungsthemen bei 
Bedarf* 
Führung 2 
Beurteilen von Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeitern , (Pflicht bei 
Übernahme einer Führungsrolle), 
2 Tage* 
Anlage 2 
* arbeitsplatzbezogene bzw. aufgabenspezifische Fortbildungen

Erläuterung der Farblegende 
Fachschulungen 
Soft Skills  - Pflicht 
Verwaltungsthemen 
IT - Themen 
Vergabethemen 
Soft Skills - bei Bedarf bzw. auf Empfehlung 
Spezielle Fachschulungen 
Grundlagenthemen der IT und der 
Rechnungsbearbeitung 
Vertragsmanagement