Sport- und Spielfest 2015

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
23.04.2015 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat II an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat IV 
Dezernat III 
 
Amt: Sportamt 
 OBW bei abschl.  Be-
schlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2015/0094 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 421010 
Kostenstelle:  052-010-1600 Investitionsnummer:        
Kostenträger:  4210-11 Sachkonto:       
 
Betreff: Sport- und Spielfest 2015  
 
Vorlage vom: 09.03.2015  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Das Darmstädter Sport - und Spielfest in seiner 37. Auflage soll am  Sonntag,                 
dem 28. Juni 2015 im Herrngarten von 11:00 bis 17:00 Uhr durchgeführt werden.  
2. Der Magistrat hält für die Wissenschaftsstadt Darmstadt die bewährte Partnerschaft mit 
dem Sportkreis Darmstadt -Dieburg und der Firma Merck aufrecht. Für die Stadt sagt er 
die gewohnte, notwendig e Unterstützung, im Besonderen personelle Ressourcen für Pl a-
nung und Logistik, im Rahmen seiner Möglichkeiten zu und verantwortet damit die Pl a-
nungssicherheit.  
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:

- 2 - 
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 09.03.2015: 
 
Das Sport- und Spielfest in Darmstadt hat im Herrngarten seit 35 Jahren ununterbrochen 
stattgefunden. Damit hält  Darmstadt deutschlandweit ein Alleinstellungsmerkmal für diese 
traditionelle Breitensportveranstaltung. Im letzten Jahr musste es witterungsbedingt ers t-
mals und leider auch noch kurzfristig abgesagt werden. 2015 soll das Sport - und Spielfest 
am 28. Juni v on 11.00 bis 17.00 Uhr durchgeführt werden.  
 
Bewährt haben sich grundsätzlich sowohl der Standort Herrngarten wie der Termin, jeweils 
der letzte Junisonntag. Das Sport - und Spielfest soll weiterhin ein fester Bestandteil im Ve r-
anstaltungskalender der Wiss enschaftsstadt Darmstadt sein.  
 
Weil in den vergangenen Jahren zunehmend die Rekrutierung von einer ausreichenden Zahl 
an ehrenamtlichen Helfern schwieriger wurde, haben die Verantwortlichen im Organisation s-
komitee (OK) die Konzeption umgestellt. Mehr noch  als bisher schon, sollen die Vereine die 
Gelegenheit erhalten, sich zu präsentieren und Spielstationen übernehmen. Der Herrngarten 
wird jedoch weiterhin – je nach Rückmeldung der Anzahl von Vereinen und weiteren „sporte x-
ternen“, nicht kommerziell agierend en Organisationen als Partner – in verschiedene Bereiche 
aufgeteilt. Die Zahl der Vereinshelfer wird zukünftig auf sechs begrenzt sein und die Vereine 
erhalten eine pauschale Aufwandsentschädigung. Damit soll u. a. auch das Budget entlastet 
werden. Notwend ige Ausnahmen, wie besondere Aufsichtsverpflichtungen, werden individuell 
abgestimmt.  
 
Trotz der Budgetentlastung ist sicherzustellen, dass die entstehenden - und in den letzten Jah-
ren gestiegenen - Kosten aufgefangen werden. Die Wissenschaftsstadt Darmstadt stellt hierfür 
Haushaltsmittel in Höhe von insgesamt 7.300 € zur Verfügung. Weitere erhebliche finanzielle 
Mittel werden von der Fa. Merck eingebracht. Auch ist eine Kostenbeteiligung durch den Sport-
kreis Darmstadt-Dieburg gegeben sowie eine Einnahmegenerierung im Rahmen des Catering 
vorgesehen. Der bei weitem größte Anteil der Gesamtkosten, der Personalaufwand am Vera n-
staltungstag, wird gering gehalten, indem die ehrenamtlich Beteiligten nur eine geringe Au f-
wandsentschädigung (pro Person 10,00€ für acht bis zehn Stunden Einsatz) bzw. Verein (ma-
ximal 60,00 €) erhalten. 
 
Nach übereinstimmenden Aussagen der beteiligten Entscheidungsträger der drei Organisat i-
onen - Wissenschaftsstadt Darmstadt, Sportkreis Darmstadt -Dieburg und Firma Merck - lie-
gen die Gründ e für den andauernden Erfolg der Veranstaltung in der Konstanz, der Qualität 
und Vielfalt der Angebote – die weiterhin aufrecht erhalten bleiben wird –  sowie in der K o-
operationsform der drei Organisationen auf Augenhöhe. Mit einer regelmäßigen Beteiligung  
von etwa 15.000 aktiven Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus mehreren Generationen ist 
das Sport- und Spielfest mit Abstand auch die größte Breiten - und Familiensportveransta l-
tung in ganz Südhessen.  
 
Das Organisationskomitee hat zur Vorbereitung des Sport - und Spielfestes im Jahr 2015 
bereits mehrmals getagt. Mit Bezug auf unterschiedliche aktuelle politische Situationen und 
Diskussionen hat sich das OK entschlossen, in diesem Jahr das Sport - und Spielfest bewusst 
unter das Motto „Sport verbindet“ zu stell en. 
 
 
 
           . . .

- 4 - 
Wie bisher hat die Firma Merck gleichbleibende umfangreiche finanzielle, organisatorische 
und personelle Beteiligung und Unterstützung zugesagt. Der Sportkreis Darmstadt -Dieburg 
will an der Tradition des Sport - und Spielfestes fes thalten und überlegt, nach ähnlichem 
Muster gegebenenfalls kleinere Sport - und Spielfeste in den Landkreiskommunen oder in 
Darmstädter Stadteilen durchzuführen. Stärker als bisher beteiligt er sich auch an Vorberei-
tung, Planung und Durchführung durch den v erstärkten Einsatz von Hauptamtlichkeit sowie 
Präsenz und Teilnahme ehrenamtlich tätiger Vorstandsmitglieder.  
 
Die Federführung des Sport - und Spielfestes in Vorbereitung, Durchführung und Nachbere i-
tung liegt weiterhin in den Händen des Sportamtes. Hierzu gehört auch die umfangreiche 
handwerkliche und technische Abwicklung bei der Vorbereitung und der Durchführung sowie 
die gesamte logistische Verantwortung, die im Wesentlichen von den Mitarbeitern des Spor t-
parks Böllenfalltor wahrgenommen werden.  
 
Weitere logistische und personelle Unterstützung zur Durchführung ist durch Mitarbeiter des 
Eigenbetriebs Immobilienmanagement (IDA) notwendig und wird in Absprache ermöglicht 
und kostenfrei (ohne Verrechnung) sichergestellt. Unter Einbindung des Teams im Böllenfal l-
torsportpark ist folgender Personal - und Fahrzeugeinsatz minimal notwendig:  
 
KW 26 und 27:    2 Vollzeitkräfte – davon einer mit FS Klasse 3  
22. 06. Zusätzlich:    1 MA mit FS Klasse 3 für 3 Std.  
24. 06. Zusätzlich:  6 MA, davon 2 MA mit FS, einer für LKW 7 ,5 t, 
einer mit FS Klasse 3, vier MA Vollzeit  
25. 06. Zusätzlich:  2 MA für 3 Std. plus zusätzliches Zugfahrzeug für 
Stagemobil 
28. 06. (Sport - und Spielfesttag):  13 MA, davon 1 Elektriker, 2 MA Aufbau Zelte, 
Bühnen, Stagemobil, Musikanlagen, 3 MA Tran s-
port plus abladen und Aufbauhilfen, 1 MA Ausg a-
be Tische und Bänke, 2 MA Ausgabe Sport - und 
Spielgeräte an den beiden Containern, 4 MA To i-
lettendienst und Küche  
29. 06. Zusätzlich  1 MA mit FS 3 Fahrzeugentladung und –
rückgabe. 
01. 07. Zusätzlich:    2 MA für 3 Std. Rückgabe restlicher Fahrzeuge.  
 
Weitere Detailabsprachen finden in unmittelbarem Kontakt zwischen den beteiligten Organ i-
sationseinheiten im Sportamt und bei IDA statt.   
 
Die Nutzung und Vorbereitung des Darmstädter Herrngartens als Veranstaltungsor t ist mit 
dem Grünflächenamt und dem Eigenbetrieb für kommunale Aufgaben und Dienstleistungen 
(EAD) grundsätzlich abgestimmt.  
 
Darmstadt, 09.03.2015  
52 kl/sw 
 
Dezernat II   Dezernat III    Dezernat IV 
 
 
 
 
Rafael Reißer   Cornelia Zuschke    Andrè Schellenbe rg 
Bürgermeister    Stadträtin    Stadtkämmerer

- 2 - 
 
Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
23.04.2015 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat II an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat IV 
Dezernat III 
 
Amt: Sportamt 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I 10 
II 52 65 
III 67 
IV 20 70 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2015/0094 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
182 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 421010 
Kostenstelle:  052-010-1600 Investitionsnummer:        
Kostenträger:  4210-11 Sachkonto:       
 
Betreff: Sport- und Spielfest 2015  
 
Vorlage vom: 09.03.2015  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Das Darmstädter Sport - und Spielfest in seiner 37. Auflage soll am Sonntag,                 
dem 28. Juni 201 5 im Herrngarten von 11:00 bis 17:00 Uhr durchgeführt werden.  
2. Der Magistrat hält für die Wissenschaftsstadt Darmstadt die bewährte Partnerschaft mit 
dem Sportkreis Darmstadt -Dieburg und der Firma Merck aufrecht. Für die Stadt sagt er 
die gewohnte, notwendi ge Unterstützung, im Besonderen personelle Ressourcen für 
Planung und Logistik, im Rahmen seiner Möglichkeiten zu und verantwortet damit die 
Planungssicherheit.  
 
 
Anlagen:

- 3 - 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom 06.05.2015 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.

- 4 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 09.03.2015: 
 
Das Sport- und Spielfest in Darmstadt hat im Herrngarten seit 35 Jahren ununterbrochen 
stattgefunden. Damit hält Darmstadt deutschlandweit ein Alleinstellungsmerkmal für diese 
traditionelle Breitensportveranstaltung. Im letzten Jahr musste es witterungsbedingt 
erstmals und leider auch noch kurzfristig abgesagt werden. 2015 soll das Sport - und 
Spielfest am 28. Juni von 11.00 bis 17.00 Uhr durchgeführt werden.  
 
Bewährt haben sich grundsätzlich sowohl der Standort Herrngarten wie der Termin, jeweils 
der letzte Junisonntag. Das Sport - und Spielfest soll weiterhin ein fester Bestandteil im 
Veranstaltungskalender der Wissenschaftsstadt Darmstadt sein.  
 
Weil in den vergangenen Jahren zunehmend die Rekrutierung von einer ausreichenden Zahl 
an ehrenamtlichen Helfern schwieriger wurde, haben die Verantwortlichen im 
Organisationskomitee (OK) die Konzeption umges tellt. Mehr noch als bisher schon, sollen die 
Vereine die Gelegenheit erhalten, sich zu präsentieren und Spielstationen übernehmen. Der 
Herrngarten wird jedoch weiterhin – je nach Rückmeldung der Anzahl von Vereinen und 
weiteren „sporte xternen“, nicht komm erziell agierenden Organisationen als Partner – in 
verschiedene Bereiche aufgeteilt. Die Zahl der Vereinshelfer wird zukünftig auf sechs 
begrenzt sein und die Vereine erhalten eine pauschale Aufwandsentschädigung. Damit soll u. 
a. auch das Budget entlastet  werden. Notwendige Ausnahmen, wie besondere 
Aufsichtsverpflichtungen, werden individuell abgestimmt.  
 
Trotz der Budgetentlastung ist sicherzustellen, dass die entstehenden - und in den letzten 
Jahren gestiegenen - Kosten aufgefangen werden. Die Wissenschaftsstadt Darmstadt stellt 
hierfür Haushaltsmittel in Höhe von insgesamt 7.300 € zur Verfügung. Weitere erhebliche 
finanzielle Mittel werden von der Fa. Merck eingebracht. Auch ist eine Kostenbeteiligung durch 
den Sportkreis Darmstadt-Dieburg gegeben sowie eine Einnahmegenerierung im Rahmen des 
Catering vorgesehen. Der bei weitem größte Anteil der Gesamtkosten, der Personalaufwand am 
Veranstaltungstag, wird gering gehalten, indem die ehrenamtlich Beteiligten nur eine geringe 
Aufwandsentschädigung (pro Person 10,00€ für acht bis zehn Stunden Einsatz) bzw. Verein 
(maximal 60,00 €) erhalten. 
 
Nach übereinstimmenden Aussagen der beteiligten Entscheidungsträger der drei 
Organisationen - Wissenschaftsstadt Darmstadt, Sportkreis Darmstadt -Dieburg und Firma 
Merck - liegen die Gründe für den andauernden Erfolg de r Veranstaltung in der Konstanz, der 
Qualität und Vielfalt der Angebote – die weiterhin aufrecht erhalten bleiben wird –  sowie in 
der Kooperationsform der drei Organisationen auf Augenhöhe. Mit einer regelmäßigen 
Beteiligung von etwa 15.000 aktiven Teilne hmerinnen und Teilnehmern aus mehreren 
Generationen ist das Sport - und Spielfest mit Abstand auch die größte Breiten - und 
Familiensportveransta ltung in ganz Südhessen.  
 
Das Organisationskomitee hat zur Vorbereitung des Sport - und Spielfestes im Jahr 2015 
bereits mehrmals getagt. Mit Bezug auf unterschiedliche aktuelle politische Situationen und 
Diskussionen hat sich das OK entschlossen, in diesem Jahr das Sport - und Spielfest bewusst 
unter das Motto „Sport verbindet“ zu stellen.  
 
 
 
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Wie bisher hat die Firma Merck gleichbleibende umfangreiche finanzielle, organisatorische 
und personelle Beteiligung und Unterstützung zugesagt. Der Sportkreis Darmstadt -Dieburg 
will an der Tradition des Sport - und Spielfestes festhalten und überlegt, nach ähnl ichem 
Muster gegebenenfalls kleinere Sport - und Spielfeste in den Landkreiskommunen oder in 
Darmstädter Stadteilen durchzuführen. Stärker als bisher beteiligt er sich auch an 
Vorbereitung, Planung und Durchführung durch den verstärkten Einsatz von 
Hauptamtlichkeit sowie Pr äsenz und Teilnahme ehrenamtlich tätiger Vorstandsmitglieder.  
 
Die Federführung des Sport - und Spielfestes in Vorbereitung, Durchführung und 
Nachbereitung liegt weiterhin in den Händen des Sportamtes. Hierzu gehört auch die 
umfangreiche ha ndwerkliche und technische Abwicklung bei der Vorbereitung und der 
Durchführung sowie die gesamte logistische Verantwortung, die im Wesentlichen von den 
Mitarbeitern des Spor tparks Böllenfalltor wahrgenommen werden.  
 
Weitere logistische und personelle Unt erstützung zur Durchführung ist durch Mitarbeiter des 
Eigenbetriebs Immobilienmanagement (IDA) notwendig und wird in Absprache ermöglicht 
und kostenfrei (ohne Verrechnung) sichergestellt. Unter Einbindung des Teams im 
Böllenfalltorsportpark ist folgender P ersonal- und Fahrzeugeinsatz minimal notwendig:  
 
KW 26 und 27:    2 Vollzeitkräfte – davon einer mit FS Klasse 3  
22. 06. Zusätzlich:    1 MA mit FS Klasse 3 für 3 Std.  
24. 06. Zusätzlich:  6 MA, davon 2 MA mit FS, einer für LKW 7,5 t, 
einer mit FS Klasse 3,  vier MA Vollzeit  
25. 06. Zusätzlich:  2 MA für 3 Std. plus zusätzliches Zugfahrzeug für 
Stagemobil 
28. 06. (Sport - und Spielfesttag):  13 MA, davon 1 Elektriker, 2 MA Aufbau Zelte, 
Bühnen, Stagemobil, Musikanlagen, 3 MA 
Transport plus abladen und Aufbauhilfen, 1 MA 
Ausgabe Tische und Bänke, 2 MA Ausgabe Sport - 
und Spielgeräte an den beiden Containern, 4 MA 
Toilettendienst und Küche  
29. 06. Zusätzlich  1 MA mit FS 3 Fahrzeugentladung und –
rückgabe. 
01. 07. Zusätzlich:    2 MA für 3 Std. Rückgabe restlicher Fahrzeuge.  
 
Weitere Detailabsprachen finden in unmittelbarem Kontakt zwischen den beteiligten 
Organisationseinheiten im Sportamt und bei IDA statt.   
 
Die Nutzung und Vorbereitung des Darmstädter Herrngartens als Veranstaltungsor t ist mit 
dem Grünflächenamt und dem Eigenbetrieb für kommunale Aufgaben und Dienstleistungen 
(EAD) grundsätzlich abgestimmt.  
 
Darmstadt, 09.03.2015  
52 kl/sw 
 
Dezernat II   Dezernat III    Dezernat IV

Rafael Reißer   Cornelia Zuschke    Andrè Schellenbe rg 
Bürgermeister    Stadträtin    Stadtkämmerer