Öffentlichkeitsbeteiligung und Möglichkeit der Teilhabe von Menschen mit Behinderung

www.meinungfuer.koeln
Die Oberbürgermeisterin
Leitfaden  
Öffentlichkeits-
beteiligung 1.0
Anlage 1

Seite 2Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0

Seite 3Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Immer mehr Menschen in Köln wünschen sich 
einfache und gut zugängliche Möglichkeiten, 
um an städtischen Planungs- und 
Entscheidungsprozessen mitzuwirken. Unsere 
Erfahrungen zeigen gleichzeitig, dass eine 
qualifizierte Öffentlichkeitsbeteiligung die Chance 
auf bessere Ergebnisse und höhere Akzeptanz 
bietet. Darüber hinaus fördern transparente und 
offene Beteiligungsverfahren den Aufbau einer 
konstruktiven Vertrauenskultur zwischen Politik, 
Stadtgesellschaft und Verwaltung.
Als verlässliches Rahmenwerk hat unser 
Stadtrat am 18. Juni 2020 die „Leitlinien für 
Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln“ 
(Beschlussvorlage 1056/2020) mit dem Auftrag, 
sie schrittweise in immer mehr Bereichen unserer 
Stadtverwaltung umzusetzen, beschlossen. 
Dabei können wir bereits auf einem breiten 
Erfahrungsfeld mit gesetzlicher und freiwilliger 
Beteiligung aufbauen.
Als eine erste und bereichsübergreifend 
gemeinsame Grundlage haben wir für Sie diesen 
Leitfaden entwickelt. Mit seinem Herzstück „Die 7 
Schritte der Öffentlichkeitsbeteiligung“ erhalten 
Sie einen ersten Überblick über alle grundsätzlich 
wichtigen Elemente. Die sieben Schritte führen Sie 
sicher durch drei Phasen: Planung, Durchführung 
und Evaluation. Ergänzend finden Sie an vielen 
Stellen Verweise auf konkrete Werkzeuge und 
Arbeitshilfen im Intranet oder auf Praxisbeispiele 
auf dem städtischen Beteiligungsportal.
Wie der Zusatz im Titel, 1.0, bereits andeutet, 
möchten wir den Leitfaden nach dieser Erstfassung 
gemeinsam mit Ihnen ausbauen und an Ihre 
Wünsche und Anforderungen anpassen. Ihre 
praktischen Erfahrungen, Erkenntnisse und 
Fragen möchten wir aufgreifen und in die 
Weiterentwicklung des Leitfadens einfließen 
lassen. Dieses Vorgehen stammt aus dem 
sogenannten agilen Projektmanagement und 
ist nicht nur im IT-Sektor auf dem Vormarsch. Es 
hilft, mit großer Komplexität umzugehen, und 
setzt auf die schrittweise Entwicklung sowie 
kontinuierliche Testung und Verbesserung. 
Dafür werten wir systematisch Projekte der 
Öffentlichkeitsbeteiligung aus und befragen 
die Beteiligten. Vor allem freuen wir uns im 
Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung über 
jede Ihrer Rückmeldungen und Fragen sowie 
Verbesserungsvorschläge. Ganz im Sinne von: 
gemeinsam erfolgreich!
Ihr Team des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung 
der Stadt Köln
Gemeinsam erfolgreich

Seite 4Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Inhalt
Inhalt 4
I Grundlagen 6
1.1  Warum Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung wichtig ist 6
1.2  Wann Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung gelingt 8
1.3  Was Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln prägt 12
 Die Entscheidungshoheit der Politik  14
 Unser Auftrag 14
 Unsere Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung  16
 Der Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung 17
 Das kooperative Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung 18
II 7 Schritte der Öffentlichkeitsbeteiligung 
 Schritt 1: Grundlagen klären 20
 Ist eine Beteiligung grundsätzlich möglich? 20
 Dann ist eine Beteiligung sinnvoll 22
 Wichtige Umsetzungsbedingungen 24
 Schritt 2: Inhalte, Beteiligungsstufe und Zielgruppen bestimmen 28
 Beteiligungsziele 31
 Beteiligungsstufe 33
 Zielgruppen der Beteiligung 35
 Schritt 3: Ablauf der Öffentlichkeitsbeteiligung planen 40
 Passgenaue Verfahren 40
 Entscheidungs- und Beteiligungsprozess verzahnen 42
 Schritt 4: Geeignete Methoden auswählen 52
 Von den Zielen und Zielgruppen her denken 52
 Die passende Methode  54
 Methoden kombinieren 54
 Zugang zum Verfahren planen.  
 Persönliche und vertretende Beteiligung 56
 Schritt 5: Kommunikation planen 60
 Die fünf Erfolgsfaktoren gelingender Kommunikation 60
 Schritt 6: Die Beteiligung durchführen 72
 Einladen und Bewerben 72
 Vermeidung und Abbau von Barrieren 74
 Veranstaltungen 76
 Mögliche Schwierigkeiten im Prozess überwinden 78

Seite 5Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
 Schritt 7: Dokumentation, Auswertung und Evaluation 80
 Dokumentieren 80
 Auswertung der Ergebnisse 82
 Evaluation 84
III  Die Praxis – Besondere Herausforderungen in Beteiligungsverfahren  86
3.1 Krisen und Konflikte meistern 86
3.2 Beteiligungsferne Zielgruppen erreichen 90
3.3  Online mitdenken – Öffentlichkeitsbeteiligung und Internet 94
Kontakt/Impressum 96
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1:  Aufgaben und Funktionen des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung 19
Abb. 2:  Stufen der Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln 34
Abb. 3:  Zielgruppen im Beteiligungsprozess 38
Abb. 4:  Beteiligungsparadoxon 46
Abb. 5:  Vorgehen bei der Methodenwahl (vgl. BSWBV 2019, S. 46) 53
Abb. 6:  Auswahlverfahren im Vergleich (vgl. BSWBV 2019, S. 36) 58
Abb. 7:  Methodenkoffer der Stadt Köln 59
Abb. 8:  Anforderungen an verständliche Kommunikation 67
Abb. 9:  Dokumentationsformen 81
Abb. 10:  Das Beteiligungsportal der Stadt Köln 95
Arbeitshilfen
Intranet der Stadt Köln » Themen » Bürgerservice & Presse » Systematische 
Öffentlichkeitsbeteiligung » Serviceangebot
Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung
Internetseite der Stadt Köln » Politik & Verwaltung » Ausschüsse und Gremien » Beirat 
Öffentlichkeitsbeteiligung
Beteiligungsportal
www.meinungfuer.koeln
Methodenkoffer auf dem Sharepoint
Intranet der Stadt Köln » Themen » Bürgerservice & Presse » Systematische 
Öffentlichkeitsbeteiligung » Serviceangebot » Arbeitshilfen
Ratsinformationssystem 
https://ratsinformation.stadt-koeln.de/
WICHTIGE LINKS

Seite 6Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
I Grundlagen
1.1  Warum Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung 
wichtig ist
Öffentlichkeitsbeteiligung, Partizipation und Bürgerbeteiligung – 
Begriffe, die heute zum Wortschatz jeder Stadtverwaltung gehören. 
Wir in Köln verwenden die Bezeichnung Öffentlichkeitsbeteiligung, 
weil wir damit alle Kölner*innen einbeziehen und ansprechen wollen. 
Gerade städtische Vorhaben eignen sich besonders für Beteiligung, 
weil kommunale Planungen und Projekte in der Regel direkte und 
spürbare Auswirkungen auf die Alltagswelt haben. Kölner*innen 
werden daher schon seit vielen Jahren auf vielfältige Weise und über 
das gesetzlich vorgeschriebene Maß hinaus in unsere städtischen 
Vorhaben einbezogen. Dieser Leitfaden stellt Ihnen diese freiwilligen, 
flexibel einsetzbaren und wichtigen Verfahren vor.
Es sprechen gute Gründe dafür, die Kölner*innen zur Beteiligung 
einzuladen:
1. Kölner*innen möchten sich an der Gestaltung ihrer  
Stadt beteiligen 
Der Wunsch nach mehr Mitsprache steigt allerorts und 
die gesellschaftliche Ablehnung gegenüber „von oben“ 
verordneten Planungen nimmt zu. Kölner*innen organisieren 
sich nicht selten in zivilgesellschaftlichen Initiativen, um auf 
städtische Vorhaben Einfluss zu nehmen. Die Menschen vor 
Ort möchten, dass ihre Stimme gehört wird. Weil wir als 
Stadtverwaltung im Auftrag der Stadtgesellschaft arbeiten, 
wollen wir die Wünsche und Ziele der Kölner*innen hören und 
berücksichtigen.
2. Die Perspektiven der Kölner*innen bereichern die 
Planungen unserer Stadtverwaltung 
Verwaltungsmitarbeiter*innen, Ratsmitglieder, 
Investor*innen, lokale Unternehmer*innen sowie 
Kölner*innen: Sie alle haben unterschiedliche Sichtweisen 
auf unsere Stadt. Durch das aktive Einbeziehen dieser 
Perspektiven gewinnen Sie wichtige Impulse und Erkenntnisse 
für städtische Vorhaben. Nutzen Sie das Wissen und die 
Erfahrungen der verschiedenen Akteur*innen sowie 
gegebenenfalls auch die ortsbezogenen Kenntnisse der 
Betroffenen für Ihr Projekt. Dies verbessert Qualität und 
Akzeptanz städtischer Vorhaben.

Seite 7Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
3. Beteiligung ist ein Frühwarnsystem für Vorbehalte und 
Konflikte 
Ist Öffentlichkeitsbeteiligung schon von Anfang an ein 
systematischer Bestandteil städtischer Vorhaben, können Sie 
Konflikte frühzeitig erkennen. Nur wenn Ihnen die Interessen, 
Positionen und Konfliktlinien bekannt sind, können Sie gute 
Lösungen finden.
4. Beteiligung wirkt Verzögerungen und 
Kostensteigerungen entgegen 
Gerade auch bei kritisch diskutierten Vorhaben ist die 
Beteiligung ein wichtiger Erfolgsfaktor. Denn ohne aktive 
Beteiligung riskieren Sie, dass Kölner*innen sich auf anderem 
Wege Gehör verschaffen. Proteste können wichtige Projekte 
verzögern oder sogar verhindern. Das kann viel Geld und 
Zeit kosten und die Stadtentwicklung behindern. Konflikte 
auszusitzen, bringt in der Regel wenig. Wenn Sie die 
Kölner*innen allerdings zum Dialog einladen und mitnehmen, 
können Sie drohenden Eskalationen entgegenwirken und die 
Legitimation städtischer Vorhaben steigern.
5. Beteiligung macht Demokratie erfahrbar 
In Beteiligungsprozessen nehmen Kölner*innen aktiv an 
unserer Demokratie teil. Durch die Kultur der systematischen 
und kontinuierlichen Öffentlichkeitsbeteiligung sowie die 
Offenheit für Dialoge ermöglichen wir den Kölner*innen, die 
Komplexität und Konflikthaftigkeit von Themen zu erfahren. 
Gemeinsam gehen wir so in Köln neue Wege: für eine 
produktive politische Streitkultur, konstruktiven Austausch 
und Kompromisse.
Öffentlichkeitsbeteiligung lohnt sich – wenn sie gut gemacht 
wird – für unsere Stadtverwaltung, die Politik und die 
Stadtgesellschaft. Deswegen soll Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln 
mit klaren Zielen, Regelungen und Prozessen – eben systematisch – 
für städtische Vorhaben und die Entwicklung unserer Stadt insgesamt 
genutzt werden.

Seite 8Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
1.2  Wann Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung 
gelingt
Öffentlichkeitsbeteiligung ist im Kern das dialogorientierte 
Zusammenwirken verschiedener Akteur*innen mit unterschiedlichen 
Perspektiven und Interessen. Dies gelingt am besten, wenn das 
Beteiligungsverfahren durch eine vertrauensvolle Beteiligungskultur 
geprägt ist.
Eine gute Beteiligungskultur erfordert zunächst klare Ziele, Regeln 
und Prozesse. Nur dann haben Kölner*innen die Gewissheit, dass 
ihre Ideen und Interessen fair berücksichtigt werden. Die Grundlage 
dafür bilden die vom Kölner Stadtrat beschlossenen Leitlinien für 
Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln. 
Beteiligungskultur gelingt vor allem dann, wenn alle Beteiligten offen, 
respektvoll und konstruktiv miteinander umgehen. Kurz: Offenheit 
ist eine Haltung, die positiv zu einem produktiven Miteinander in 
Beteiligungsverfahren beiträgt.

Seite 9Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Offen miteinander umgehen
Transparenz 
Machen Sie die für die Zielgruppen relevanten Informationen eigeninitiativ frei 
zugänglich und bereiten Sie sie möglichst verständlich auf. So positionieren 
Sie sich als vertrauensvolle und souveräne Quelle. Offenheit wird auch durch 
Ansprechbarkeit gelebt.
Information 
Alle Interessierten sollen befähigt werden, sich mit dem Thema 
auseinanderzusetzen. Kommunizieren Sie daher proaktiv. Auch Zwischenstände, 
Entwürfe oder kontroverse Pläne sind relevant. Trauen Sie der Öffentlichkeit zu, sich 
ihr eigenes Bild zu machen. 
Ergebnisoffenheit 
Offenheit bedeutet auch, sich frei von Vorurteilen und eigenen Erwartungen zu 
machen und ergebnisoffen in eine Beteiligung zu gehen. Öffentlichkeitsbeteiligung 
kann unerwartete oder überraschende Ergebnisse liefern. Diese können, 
gegebenenfalls aus einem anderen Blickwinkel betrachtet, wertvolle Erkenntnisse für 
das Vorhaben mit sich bringen.
Konstruktive Kritik 
Bleiben Sie auch für kritische Rückmeldungen zum Vorhaben erreichbar. 
Sie verstehen dann, was anderen Akteur*innen wichtig ist, und gewinnen 
zusätzliche Möglichkeiten für das Vorhaben selbst sowie für ein dazu passendes 
Beteiligungsverfahren. Zudem ermöglicht Ihnen ein konstruktiv-kritischer 
Austausch, dass auch Ihre eigenen Überlegungen von anderen Akteur*innen 
verstanden werden.
Flexibilität 
Wenn sich im Laufe einer Öffentlichkeitsbeteiligung zeigt, dass andere 
Beteiligungsmethoden besser geeignet sind, benötigen Sie die Möglichkeit, 
umzulenken. Machen Sie aber immer transparent, dass und warum sich etwas am 
Vorgehen ändert.
Ehrlichkeit 
Setzen Sie sich für das Beteiligungsvorhaben ein, verstellen Sie sich nicht und 
geben Sie ehrlich Auskunft. Authentische Aussagen und Darstellungen in der 
Öffentlichkeitsbeteiligung sind oft die Voraussetzung für wechselseitiges Verstehen, 
Vertrauen und Akzeptanz.
PRAXISTIPP

Seite 10Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Idealerweise werden Entscheidungen mit breiter gesellschaftlicher 
Unterstützung getroffen. Vielfach gibt es zu städtischen 
Vorhaben aber auch widerstreitende Ansichten und Standpunkte. 
Dann ist es wichtig, dass alle Interessen und Positionen in 
dem Beteiligungsprozess angesprochen werden und in den 
Entscheidungsprozess einfließen. Einzelmeinungen und -interessen 
sollten die Diskussion und Entscheidung zu einem Vorhaben jedoch 
nicht dominieren.
Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln soll insbesondere die betroffenen 
Zielgruppen zur Mitwirkung einladen und aktivieren. Die Vielfalt 
der verschiedenen Perspektiven ist oft wichtiger als die reine Zahl der 
Mitwirkenden. Je nachdem welche Methoden und Diskussionsregeln 
wir einsetzen und vereinbaren, ermöglichen wir es auch weniger 
durchsetzungsstarken Stimmen gehört zu werden.
Interessensvielfalt ist oft eine Herausforderung. Auf der einen Seite 
hilft die Öffentlichkeitsbeteiligung dabei, verschiedene Perspektiven 
und Interessen transparent und sichtbar zu machen. Doch auch 
ein „guter“ Beteiligungsprozess kann keine Konflikte verhindern. 
Er unterstützt jedoch alle Beteiligten darin, einen konstruktiven 
Umgang mit den Konflikten zu finden. Dafür ist vor allem die 
ehrliche Abwägung zwischen den verschiedenen Argumenten 
und Interessen von großer Bedeutung – sowohl innerhalb unserer 
Verwaltung als auch in der anschließenden Gremiendiskussion und 
Entscheidung. 
Genauso wichtig ist es, diesen Abwägungsprozess für alle 
Beteiligten transparent zu machen und die Gründe für eine 
Entscheidung verständlich zu vermitteln. Informieren und 
kommunizieren Sie daher offen und regelmäßig über den aktuellen 
Stand und die wichtigsten nächsten Schritte.
Für eine gelingende Öffentlichkeitsbeteiligung ist ein strukturiertes 
Vorgehen von entscheidender Bedeutung.
Im Kern bedeutet das, dass Sie mit einer klar definierten 
Schrittfolge ein passgenaues Beteiligungskonzept für jedes 
Vorhaben entwickeln.  
Ihr Beteiligungskonzept erfüllt dann gleich mehrere Funktionen:
• Durch die schrittweise Reflexion und Erarbeitung des 
Beteiligungskonzeptes gewinnen Sie die notwendige Klarheit 
über alle Faktoren, die für den Erfolg des Vorhabens wichtig sind.
• Das Beteiligungskonzept ist die Grundlage für die 
Auseinandersetzung und den Beschluss des zuständigen 
Entscheidungsgremiums. Dafür können Sie dem Gremium 
gegebenenfalls auch alternative Entwürfe zum Vorgehen 
vorlegen.

Seite 11Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
• Das beschlossene Beteiligungskonzept ist der verbindliche 
Auftrag zur Umsetzung. Es ist auch die Informationsgrundlage 
für alle daran Interessierten in unserer Stadtverwaltung, der 
Politik und Stadtgesellschaft.
Kurz: Das Beteiligungskonzept ist das Fundament jedes 
Beteiligungsverfahrens. Deswegen bilden die „7 Schritte der 
Öffentlichkeitsbeteiligung“ in Kapitel 2 den Schwerpunkt dieses 
Leitfadens. Dort erfahren Sie alles, was Sie zur Entwicklung 
und Umsetzung eines passenden Beteiligungskonzeptes für ein 
Vorhaben benötigen.
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellt Ihnen das Büro für 
Öffentlichkeitsbeteiligung verschiedene Arbeitshilfen bereit, auf die an den 
geeigneten Stellen im Leitfaden hingewiesen wird. Alle Arbeitshilfen sind gebündelt 
im Intranet unter Bürgerservice & Presse » Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung » 
Serviceangebot zu finden. 
PRAXISTIPP

Seite 12Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
1.3  Was Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung in 
Köln prägt
Unser Auftrag
Als Stadtverwaltung können wir erheblich dazu beitragen, 
den Kölner*innen den Zugang und die Mitwirkung in 
Beteiligungsverfahren zu ermöglichen und zu erleichtern. Zur 
Stärkung unserer Beteiligungskultur hat der Rat der Stadt Köln bereits 
im Jahr 2015 (Verweis: siehe Beschlussvorlage 1157/2015) den 
Aufbau der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung angestoßen. In 
einem breit angelegten, trialogischen Prozess durch Stadtverwaltung, 
Politik und Stadtgesellschaft wurden dazu die Grundlagen entwickelt 
und in einer Pilotphase erprobt. Darauf aufbauend hat der Rat im 
Juni 2020 (Verweis: siehe Beschlussvorlage 1056/2020) verbindliche 
Leitlinien für die Öffentlichkeitsbeteiligung mit konkreten Vorgaben 
zu Qualitätsstandards, zu Anregungs- und Beteiligungsrechten 
der Kölner*innen sowie zu den dafür notwendigen Entscheidungs- 
und Planungsprozessen beschlossen. Der Kölner Anspruch, der 
schrittweise in immer mehr Bereichen umgesetzt werden soll (siehe 
unten), ist hoch:
• Als Grundlage und Bringschuld werden Beschlussvorlagen 
unserer Stadtverwaltung routinemäßig um eine begründete 
Empfehlung für oder gegen eine Öffentlichkeitsbeteiligung 
ergänzt (Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung). (Verweis: siehe 
Kapitel 2, Schritt 1)
• Unabhängig davon können Kölner*innen zu allen 
Beschlussvorlagen unserer Stadtverwaltung eine 
Öffentlichkeitsbeteiligung anregen. 
• Entscheidet das zuständige politische Gremium, dass 
eine Beteiligung durchgeführt werden soll, schlägt 
die Stadtverwaltung diesem ein passgenaues 
Beteiligungsverfahren vor, das dem jeweiligen 
Gestaltungsspielraum, der Komplexität und den 
projektspezifischen Bedingungen gerecht wird. (Verweis: 
siehe Kapitel 2, Schritt 1–5)
• Das jeweils zuständige politische Gremium entscheidet 
damit über das „Ob“ und unter Berücksichtigung 
des Beteiligungskonzeptes auch über das „Wie“ der 
Öffentlichkeitsbeteiligung.
• Die Stadtverwaltung verantwortet und steuert den 
Umsetzungsprozess der Beteiligung. Die bei einer 
Beschlussvorlage federführende Dienststelle koordiniert den 
Gesamtprozess.

Seite 13Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
• Das verantwortliche politische Gremium verpflichtet sich mit 
der Beauftragung des Beteiligungsverfahrens, die Ergebnisse 
der Beteiligung als eine der Entscheidungsgrundlagen zu 
nutzen. Eine inhaltliche Bindung ist damit aber nicht verbunden.
Qualitativ ist die Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln 
von Beginn an mit dem Leitziel verbunden, einen chancengerechten 
Zugang zu Beteiligung zu fördern und sogenannte “stille 
Zielgruppen“, die sich erfahrungsgemäß nicht an städtischen 
Planungen und Entscheidungen beteiligen, zielgruppengerecht 
anzusprechen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die 
verwaltungsweite Umsetzung der Leitlinien zugleich die Entwicklung 
von Standardverfahren erfordert, die in großer Zahl durchgeführt 
werden können.
Angesichts der damit verbundenen Herausforderungen, gerade auch 
für eine Stadtverwaltung unserer Größe, wird die Systematische 
Öffentlichkeitsbeteiligung schrittweise in einem mehrjährigen 
Prozess umgesetzt.
In 2021 werden für folgende städtische Gremien die Systematische 
Öffentlichkeitsbeteiligung und die damit verbundenen Leitlinien 
verbindlich umgesetzt:
• Bezirksvertretung Kalk
• Bezirksvertretung Lindenthal
• Bezirksvertretung Nippes
• Ausschuss Klima, Umwelt und Grün
• Verkehrsausschuss (Vorlagen des Dezernates III Mobilität und 
Liegenschaften)
Hinzu kommen einzelne Projekte aus weiteren Bereichen. Ab 
2022 soll die Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung auf alle 
mobilitätsbezogenen Vorlagen des Dezernates für Mobilität und 
Liegenschaften ausgeweitet werden. Ab 2023 ist aus heutiger Sicht 
ein weiterer Ausbauschritt geplant.
Der Kölner Ansatz ist gekennzeichnet durch einen weiten Anspruch auf 
Transparenz, Beteiligung und Verbindlichkeit. Die dafür entwickelten Verfahren 
und Abläufe sind – soweit dies bereits einschätzbar ist – sowohl zielführend als 
auch im Alltag von Politik und Verwaltung praktikabel.
Dr. Kai Masser vom Deutschen Forschungsinstitut für  
Verwaltungswissenschaften aus Speyer

Seite 14Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Neben den gesetzlichen und freiwilligen städtischen Angeboten zu 
Öffentlichkeitsbeteiligungen können Kölner*innen selbstbestimmte 
kommunalpolitische Entscheidungen herbeiführen. Die Gemeindeordnung 
in NRW sieht hierfür zum Beispiel die direktdemokratischen Instrumente des 
Bürgerbegehrens und des Bürgerentscheides vor. Auch dies trägt zu einer lebendigen 
kommunalen Demokratie bei.
Repräsentative, partizipative und direktdemokratische Elemente konkurrieren nicht, 
sie bieten verschiedene, sich ergänzende Wege für einen demokratischen Austausch 
und zu einer politischen Entscheidung.
PRAXISTIPP
Natürlich ist nicht ausgeschlossen, Methoden und Erfahrungen 
aus der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung auch für 
gesetzlich vorgeschriebene Verfahren zu nutzen. Sie können auch 
hier zum Erfolg der Vorhaben beitragen.
Die Entscheidungshoheit der Politik 
Unser Auftrag
Wir in Köln verstehen Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung 
als Form der politischen Teilhabe mit proaktiver Transparenz und 
Information sowie dialogorientiertem, beratendem Charakter. 
Sie verändert selbstverständlich nicht die rechtlichen Grundsätze 
kommunalpolitischer Entscheidungen, die durch die Verfassung 
und die Gemeindeordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (NRW) 
definiert werden. Die Entscheidungshoheit über das „Ob“ (Verweis: 
siehe Kapitel 2, Schritt 1) und das „Wie“ (Verweis: siehe Kapitel 2, 
Schritt 5) der Öffentlichkeitsbeteiligung sowie alle Beschlüsse zu 
städtischen Vorhaben liegen weiterhin in der Verantwortung der 
städtischen Gremien.

Seite 15Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Der Nutzen von Systematischer Öffentlichkeitsbeteiligung, auch für 
die politischen Entscheidungsträger*innen, liegt vor allem darin, 
die Entscheidungsprozesse im Vorfeld um Perspektiven, Ideen und 
lokales Wissen aus der Stadtgesellschaft zu bereichern. Wichtig ist, 
dass die kommunalpolitischen Entscheidungen eine nachvollziehbare 
Begründung enthalten, wie die Beteiligungsergebnisse in die 
Entscheidungsfindung eingeflossen sind. Das fördert die Akzeptanz 
gerade auch dann, wenn Gremienentscheidungen inhaltliche 
Erwartungen aus Teilen der Stadtgesellschaft nicht erfüllen.
Im Beteiligungsprozess sollte die Politik maximal als teilnehmende 
Beobachterin agieren, nicht aber selbst aktiv sein und Ergebnisse 
beeinflussen wollen. Sonst geraten Rollen und Verfahren 
durcheinander.

Seite 16Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Es besteht seit geraumer Zeit und nicht nur in Köln Handlungsbedarf zum 
Miteinander von Politik, Stadtgesellschaft und Verwaltung. Die Kölner Leitlinien 
zur Bürgerbeteiligung sind ein hervorragender Baustein zur Einübung eines 
demokratischen, ehrlichen, offenen, nach verlässlichen Regeln, konstruktiven 
und streitbaren, aber friedlichen, wertschätzenden Umgangs miteinander.
Hans Kummer, Vertreter der Initiative „Leitlinien Köln 2020“ im Beirat
Unsere Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Ausgangspunkt der Leitlinien sind Qualitätsstandards für 
gute Öffentlichkeitsbeteiligung. Sie gelten verbindlich für 
jeden Beteiligungsprozess im Rahmen der Systematischen 
Öffentlichkeitsbeteiligung und sollen zunehmend auch auf die 
gesetzlich vorgeschriebenen Beteiligungsverfahren angewendet 
werden: 
• respektvolle und faire Zusammenarbeit – erfolgreich auf 
Augenhöhe kommunizieren
• frühzeitige und transparente Information und 
Kommunikation – rechtzeitig eine solide Wissensbasis 
schaffen
• geeignete Ansprache aller interessierten beziehungsweise 
betroffenen Kölner*innen – chancengleichen Zugang zu 
Beteiligungsmöglichkeiten schaffen 
• klare Ziele und abgegrenzter Beteiligungsspielraum 
– inhaltlichen Gestaltungsspielraum verständlich 
kommunizieren
• verlässliche Auseinandersetzung mit den Ergebnissen – 
die Ergebnisse der Beteiligung als Entscheidungsgrundlage 
nutzen 
• andauerndes Lernen und inhaltliche Weiterentwicklung 
– die Beteiligungsverfahren werden reflektiert und bei Bedarf 
werden die Leitlinien angepasst
Darüber hinaus skizzieren die Leitlinien alle wesentlichen 
Verfahren und Instrumente zur Umsetzung der Systematischen 
Öffentlichkeitsbeteiligung. Das reicht vom Anregungsrecht der 
Kölner*innen über die Planung von Beteiligungsverfahren bis hin zum 
Umgang mit den Beteiligungsergebnissen.

Seite 17Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Der Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung
Der Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung begleitet den Leitlinienprozess 
der Stadt Köln von Beginn an. Die Funktionen dieses Gremiums und 
die Rollen seiner Mitglieder veränderten sich im Laufe des Prozesses. 
Heute ist der Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung ein beratendes 
Begleitgremium. 
Das bedeutet konkret: Der Beirat beschäftigt sich mit den 
Evaluationsergebnissen ausgewählter Beteiligungsverfahren 
im Rahmen der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung – 
insbesondere aus der Perspektive, ob und wie die Qualitätsstandards 
der Leitlinien umgesetzt und eingehalten werden.
Aus der kritischen Reflexion von Beteiligungsverfahren 
der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung sollen 
verfahrensübergreifende Verbesserungsmöglichkeiten abgeleitet 
werden. Sie münden gegebenenfalls auch in eine Fortschreibung 
der Leitlinien – ganz im Sinne des Qualitätsstandards „Andauerndes 
Lernen und inhaltliche Weiterentwicklung.“ 
Der Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung ist trialogisch besetzt. 
Das heißt, engagierte Kölner*innen, Politiker*innen und 
Verwaltungsmitarbeitende setzen sich gemeinsam für die 
Beteiligungskultur in Köln ein. Sie treffen sich in der Regel einmal im 
Quartal.
Für unsere Stadtverwaltung, die Politik und die Stadtgesellschaft 
bedeutet dies, Öffentlichkeitsbeteiligung auf einem neuen Niveau 
zu wagen. Die Fragestellung hat sich von „Warum soll Beteiligung 
stattfinden?“ zu „Warum soll sie nicht stattfinden?“ gewandelt. 
Grundlegend soll Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung 
innerhalb unserer Stadtverwaltung zur stetig mitgedachten 
Querschnittsaufgabe werden.
Verweis: 
Alle Informati-
onen und Nie-
derschriften 
der Sitzungen 
finden Sie 
im Internet 
unter: Stadt 
Köln » Politik 
und Verwal-
tung » Aus-
schüsse und 
Gremien » 
Beirat Öffent-
lichkeitsbetei-
ligung

Seite 18Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Das kooperative Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung
Das kooperative Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung fördert als 
zentrale Kompetenzstelle die Umsetzung der Systematischen 
Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln. Es setzt sich aus einem 
städtischen (Büro für Öffentlichkeitsarbeit der Stadt Köln) und einem 
stadtgesellschaftlichen (Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung der 
Kölner Freiwilligen Agentur) Teil zusammen. 
Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln ist im Referat 
für Strategische Steuerung im Dezernat der Oberbürgermeisterin 
angesiedelt. Den stadtgesellschaftlichen Teil des Büros bildet im 
Rahmen einer städtischen Projektförderung die Kölner Freiwilligen 
Agentur e. V. (KFA). 
Verweis:
Weitere In-
formationen 
finden Sie auf 
dem Beteili-
gungsportal.

Seite 19Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
... evaluiert den Ausbau der Öffentlichkeitsabteilung als lernende Organisation
... bildet die Schnittstelle zum Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung
... erarbeitet mit Ihnen Ihre Kommunikationsplanung
... unterstützt Sie bei der Umsetzung, auch online auf dem Beteiligungsportal der Stadt Köln
... berät insbesondere konzeptionell und bei Bedarf mit externer methodischer und  
 stadtgesellschaftlicher Expertise
... stellt einen Werkzeug- und Methodenkoffer zur Verfügung
... bietet ein Set an Kommunikations- und Marketinginstrumenten an
... bietet Schulungen an
... entwickelt und moderiert Online-Dialoge
... unterstützt innovative Formate organisatorisch, im Einzelfall durch eine Projektleitung
... fördert die Kölner Beteiligungskultur mit dem Schwerpunkt der Teilhabe an politischen 
 Entscheidungsprozessen
... vernetzt Sie mit relevanten Akteur*innen im Feld der politischen Willensbildung
Qualitätssicherung und Weiterentwicklung
Information und Kommunikation
Beratung und Unterstützung
Förderung von Teilhabe und Interesse
Sie möchten eine der Leistungen des Büros für 
Öffentlichkeitsbeteiligung in Anspruch nehmen? Dann kontaktieren 
Sie gerne die Kolleg*innen des städtischen Teams!
Kontaktdaten des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln:
oeffentlichkeitsbeteiligung@stadt-koeln.de
0221 - 221 25044
Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung hat folgende Funktionen und Aufgaben:
Abbildung 1: Aufgaben und Funktionen des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung

Seite 20Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Nur wenn die für ein Vorhaben wichtigen Grundlagen geklärt sind, kann gut geplant 
und fundiert darüber entschieden werden. 
Zunächst sollten Sie überprüfen, ob ein Beteiligungsprozess zu dem 
Vorhaben überhaupt möglich ist. Dabei geht es insbesondere um rechtliche 
Rahmenbedingungen und die damit verbundene Frage, ob es einen 
Gestaltungsspielraum gibt. 
Danach sollten Sie unter inhaltlichen und zeitlichen Gesichtspunkten entscheiden, 
ob eine Beteiligung sinnvoll erscheint.
Schließlich werden erste, wichtige Umsetzungsbedingungen betrachtet: 
Welche Ressourcen werden benötigt? Wer wird aus unserer Stadtverwaltung für 
das Vorhaben gebraucht? Wird externe Unterstützung benötigt? Soll bereits für 
die Planung und Steuerung eine Beteiligung, zum Beispiel in Form eines Beirates, 
eingerichtet werden? 
Wichtig ist, dass Sie diese Fragen möglichst klar und verständlich beantworten. Nur 
dann sind diese Grundlagen auch für Politik und Stadtgesellschaft nachvollziehbar.
AUF EINEN BLICK
II 7 Schritte der Öffentlichkeitsbeteiligung 
 Schritt 1: Grundlagen klären
Ist eine Beteiligung grundsätzlich möglich?
Schon bei der Erstellung von Beschlussvorlagen für ein politisches 
Gremium prüfen Sie als zuständige Fachdienststelle, ob das Vorhaben 
grundsätzlich für eine Öffentlichkeitsbeteiligung in Frage kommt. 
Dies erfolgt immer und somit unabhängig davon, ob Kölner*innen 
im Rahmen der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung eine 
Beteiligung anregen. In jedem Fall ist eine klare und nachvollziehbare 
Begründung eine wichtige Entscheidungshilfe für das zuständige 
politische Gremium.

Seite 21Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 1SCHRITT 2SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 3
Im Vordergrund stehen zunächst meist die rechtlichen 
Rahmenbedingungen: Ist für dieses Vorhaben bereits gesetzlich 
eine Öffentlichkeitsbeteiligung vorgesehen? Dann bestimmen diese 
Vorschriften den Gestaltungsspielraum für die Beteiligung. Möglich 
ist aber zum Beispiel häufig eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung 
vor der gesetzlich vorgeschriebenen. Oder schließen rechtliche 
Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel der Datenschutz, eine 
Beteiligung grundsätzlich aus? Ebenso verhält es sich, wenn die 
Vorlage nicht öffentlich ist. 
Anschließend müssen Sie klären, ob es einen Gestaltungsspielraum 
für das Vorhaben gibt. Nicht selten lassen rechtliche Vorgaben 
oder beispielsweise inhaltliche Planungsgrundlagen, 
Beschaffungsrichtlinien und andere Vorplanungen und 
Grundsatzentscheidungen keinen Gestaltungsspielraum für ein 
Vorhaben zu. In der Praxis sind besonders relevant:
• Vorgaben durch die Gesetzgebung der EU, des Bundes und 
der Länder (wie etwa Umwelt- und Naturschutz)
• übergeordnete Planungen der Länder (zum Beispiel: 
Landesentwicklungsprogramme, Regionalpläne)
• bestehende Entscheidungen und Planungen in der Kommune 
(etwa Haushalts-, Flächennutzungs- und Bebauungspläne) 
oder programmatische Vorgaben (zum Beispiel: Masterpläne 
oder Leitbilder) des Rates oder der Bezirksvertretungen 
• weitere funktionale Fachplanungen, beispielsweise 
bestehende Verkehrsplanungen
• bestehende Eigentumsverhältnisse
Wenn es keinen Gestaltungsspielraum zu relevanten Inhalten 
des Vorhabens gibt, sollten Sie über die Stufe der Information 
hinaus keine aktive Beteiligung planen. Sie würde keine Akzeptanz 
oder andere Vorteile erzeugen. Es ist aussichtslos, bereits 
getroffene Entscheidungen nachträglich durch ein Verfahren der 
Öffentlichkeitsbeteiligung zu legitimieren. 
In solchen Fällen ist es besonders wichtig, die Hintergründe 
konkret und verständlich darzustellen. Nur so können Sie 
Akzeptanz und Vertrauen erzielen.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 22Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Dann ist eine Beteiligung sinnvoll
Nicht jede Beteiligung, die grundsätzlich möglich ist, ist auch sinnvoll. 
Für Ihre Entscheidung ist die Abwägung der zentralen Vor- und 
Nachteile sowie weiterer Gegebenheiten wichtig.
Aus inhaltlicher Sicht sind grundsätzlich vorhandene, aber faktisch 
sehr geringe Gestaltungsspielräume problematisch. Aktive 
Beteiligungsformate wecken oftmals Erwartungen, die mit sehr 
geringen Gestaltungsspielräumen gar nicht erfüllt werden können. 
Sind lediglich in nebensächlichen Bereichen Beteiligungsspielräume 
vorhanden, wirken Verfahren sogar unseriös. Sie werden leicht als 
„Alibi-Verfahren“ wahrgenommen. Das sorgt für Unzufriedenheit 
und beeinträchtigt das Vertrauen der Kölner*innen in unsere 
Stadtverwaltung und die Politik. 
Wenn hinreichende Gestaltungsräume bestehen, dann ist eine 
Öffentlichkeitsbeteiligung insbesondere zu empfehlen, wenn folgende  
Anhaltspunkte zutreffen:
• Kölner*innen sind von dem Vorhaben betroffen und haben ein 
Interesse an den Inhalten der Beteiligung.
• Kölner*innen verfügen über entscheidungsrelevante 
Erfahrungen.
• Die Berücksichtigung der Bedarfe und Erwartungen der 
Kölner*innen ist maßgeblich für die Klärung der Sachfragen.
• Die Einbeziehung der interessierten Öffentlichkeit ermöglicht 
es, neue Aspekte und Ideen für die Planung zu gewinnen oder 
bereits bekannte Aspekte neu zu priorisieren.
• Die Einbeziehung verschiedener Akteur*innen verbessert die 
Akzeptanz zu dem Vorhaben.
• Es bestehen bereits öffentlich sichtbar unterschiedliche 
Interessen oder gar Konflikte zu dem geplanten Vorhaben 
oder in der Vergangenheit sind bei vergleichbaren Vorhaben 
Konflikte zutage getreten.
Je mehr und je stärker diese Anhaltspunkte aus Ihrer Sicht 
zutreffen, desto größer sind die Chancen, dass das Vorhaben 
durch eine Öffentlichkeitsbeteiligung ein Erfolg wird.

Seite 23Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 1SCHRITT 2SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 3
Zur Abwägung einer Öffentlichkeitsbeteiligung gehört immer, 
ihren zeitlichen Einfluss auf das Vorhaben zu klären. Nicht jede 
Öffentlichkeitsbeteiligung führt automatisch dazu, dass sich der 
Abschluss eines Vorhabens verschiebt. Für den Fall, dass doch zeitliche 
Verzögerungen zu erwarten sind: Inwieweit würde sich der Abschluss 
verschieben und welche Folgen wären damit verbunden? Wie werden 
die Vorteile einer Beteiligung im Verhältnis zu den Nachteilen eines 
eventuell verlängerten Verfahrens bewertet? 
Klar ist: Dringlichkeitsentscheidungen sind mit Beteiligungsverfahren 
nicht vereinbar, aber: 
1. Nicht jede Beteiligung muss zeitaufwändig sein. Schließlich ist 
Information die erste Stufe von Beteiligung. Bereits eine reine 
Informationsveranstaltung – gegebenenfalls auch digital –, in 
der klar kommuniziert wird, dass die Kölner*innen über eine 
entschiedene Planung im Dialog informiert werden, kann sehr 
sinnvoll und nützlich sein. Dafür empfiehlt sich ein Format 
mit gut aufbereiteten Informationen und Möglichkeiten, 
Rückfragen zu stellen oder ins Gespräch zu kommen.
2. Und nicht jede – etwa mit einigen Beteiligungsbausteinen – 
vorgesehene Öffentlichkeitsbeteiligung führt zwangsläufig 
zu Verschiebungen planerischer Meilensteine. Nicht 
zuletzt hängt dies auch von den verfügbaren personellen 
Ressourcen ab (vgl. folgenden Abschnitt „Wichtige 
Umsetzungsbedingungen“).
3. Manchmal führt eine unterlassene Öffentlichkeitsbeteiligung 
sogar dazu, dass sich die Öffentlichkeit über andere Wege 
Gehör verschafft und den vorgesehenen Abschluss des 
Vorhabens dadurch verzögert oder sogar verhindert. 
Schließlich gehört zur Abwägung einer Öffentlichkeitsbeteiligung 
auch, das öffentliche Interesse daran einzuschätzen. Auf eine 
Beteiligung sollte nicht nur bei geringen Gestaltungsräumen, sondern 
auch bei nur geringen unmittelbaren Auswirkungen über die Grenzen 
der Stadtverwaltung hinaus verzichtet werden. Schließlich geht es 
nicht darum, möglichst viele Beteiligungsverfahren durchzuführen.
Das Ergebnis dieser Klärungen ist eine nachvollziehbare 
Abwägung, ob unter den Gesichtspunkten Gestaltungsräume, 
Vorteile, öffentliches Interesse und Zeit eine freiwillige 
Öffentlichkeitsbeteiligung sinnvoll erscheint und befürwortet wird.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 24Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Wichtige Umsetzungsbedingungen
Darüber hinaus sollten Sie auch besonders wichtige 
Umsetzungsbedingungen zumindest grob einschätzen. 
Zur Grundlagenprüfung gehört, welche personellen und 
finanziellen Ressourcen Ihr Beteiligungsverfahren voraussichtlich 
erfordern würde. Dafür muss eine erste Einschätzung vorgenommen 
werden, ob eine eher einfache und punktuelle Beteiligung 
angemessen wäre oder ob es um einen längeren und eher komplexen 
Beteiligungsprozess geht. Zudem ist die Beantwortung der Frage 
wichtig, ob die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen 
oder wie sie – zum Beispiel durch Verschiebung anderer Vorhaben – 
zeitgerecht eingesetzt werden könnten.
Zu den Umsetzungsbedingungen gehört ebenfalls die Frage, welche 
anderen Dienststellen der Stadtverwaltung für das Vorhaben 
benötigt werden. Klären Sie, ob und unter welchen Bedingungen 
diese Dienststellen an einer Öffentlichkeitsbeteiligung mitwirken 
könnten. Binden Sie die Kolleg*innen von Beginn an ein und sprechen 
Sie sie frühzeitig an.
BEISPIEL: Geht es um eine neu zu gestaltende Parkanlage, die auch 
ein attraktives Spiel- und Sportangebot enthalten könnte, sind Kinder 
und Jugendliche eine wichtige Zielgruppe, und die Einbeziehung 
des Amtes für Kinder, Jugend und Familie sowie des Sportamtes ist 
sicherlich hilfreich. Für andere spezielle Zielgruppen kann auch das 
Amt für Integration und Vielfalt wichtig sein.
Aus verschiedenen Gründen kann es vorkommen, dass 
verwaltungsseitig Personal oder einzelne Kompetenzen nicht oder 
nicht zeitgerecht zur Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung 
verfügbar sind. In diesen Fällen kann externe Unterstützung für 
das Beteiligungsprojekt sinnvoll sein. Diese Klärung muss in die 
Ressourcenschätzung einbezogen werden.
Einbindung der Bürgerämter
Schon bei der Erstellung einer Vorlage für die Bezirksvertretungen ist es sinnvoll, die 
Bürgerämter einzubeziehen. Die Kolleg*innen haben wertvolle Kenntnisse über das 
Gebiet und die Zielgruppen. Oftmals sind ihnen Konfliktlinien und Vorgeschichten 
bestimmter Entscheidungen bekannt. Fragen Sie daher schon zu Beginn des 
Planungsprozesses an.
PRAXISTIPP

Seite 25Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 1SCHRITT 2SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 3
Und schließlich gehört zur Klärung wichtiger Grundlagen die Frage, 
ob es in einem zeitlich längeren Verfahren hilfreich ist, für die 
Steuerung projektbezogen einen Beirat aus Stadtverwaltung, 
Politik und Stadtgesellschaft zu bilden. Ein Beteiligungsbeirat hat 
im Kern die Funktion eines unabhängigen Beratungsgremiums für den 
Beteiligungsprozess. Dies kann sowohl die Passgenauigkeit als auch die 
Akzeptanz eines Beteiligungsprozesses verbessern. Die Schaffung eines 
solchen Gremiums ist besonders sinnvoll, wenn folgende Merkmale 
zutreffen:
• Das Verfahren ist komplex und erstreckt sich über einen 
langen Zeitraum.
• Der Beteiligungsgegenstand ist von besonders hohem 
politischem und/oder öffentlichem Interesse.
• Es sind Impulse und Rückmeldungen aus einem Personenkreis 
gewünscht, der gut mit dem Beteiligungsprozess vertraut ist.
• Es ist damit zu rechnen, dass der Beteiligungsprozess aufgrund 
erreichter planerischer Meilensteine und Entscheidungen 
neu bewertet und angepasst werden muss (zum Beispiel zum 
„Nachsteuern“ nach einer Zwischenevaluation). (Verweis: 
siehe Schritt 7)
• Es soll zusätzlich der intensive Dialog zwischen den Gruppen 
von Akteur*innen im Begleitgremium und damit auch das 
Vertrauen in die handelnden Personen gefördert werden.
Wann ist externe Unterstützung sinnvoll?
• Um fehlende Ressourcen auszugleichen oder interne zu entlasten, können 
einzelne Arbeitspakete des Beteiligungsprojekts ausgelagert werden: 
zum Beispiel die Konzeption, die Umsetzung einzelner Formate, das 
Veranstaltungsmanagement oder die Moderation eines Online-Dialogs. Dies 
ist nützlich, soweit der Entlastungseffekt größer als der Einarbeitungs- und 
Abstimmungsaufwand ist.
• In konfliktbehafteten Verfahren kann es sinnvoll sein und zum öffentlichen 
Vertrauen in den Prozess beitragen, für sensible Aufgaben wie die 
Auswertung der Öffentlichkeitsbeteiligung oder die Moderation externe 
Unterstützung hinzuzuziehen.
PRAXISTIPP
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 26Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
ERGEBNIS Schritt 1: Empfehlung zur Öffentlichkeitsbeteiligung: ja oder nein
Nach der Klärung der Grundlagen im ersten Schritt wissen Sie,
• ob eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung überhaupt möglich ist,
• ob sie Ihnen grundsätzlich auch sinnvoll erscheint und
• welche Umsetzungsbedingungen dafür erforderlich und gegeben sind.
Wichtig ist, die Klärungen schriftlich offen, klar und gleichzeitig kurz und verständlich festzuhalten. 
Sie sind schließlich die Entscheidungsgrundlage für das politische Gremium und entscheiden 
wesentlich über die Akzeptanz in der Stadtgesellschaft.
Die spezifischen Funktionen, die Zusammensetzung und die 
Arbeitsweise eines Begleitgremiums sollten Sie in Form von Spielregeln 
oder einer Geschäftsordnung festhalten. Eine allparteiliche Moderation 
ist außerdem empfehlenswert.
Die Prüfungsergebnisse der wesentlichen Umsetzungsbedingungen 
fließen zum Abschluss des Schrittes 1 in die Gesamtabwägung ein, ob 
dem politischen Gremium eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung zu 
dem Vorhaben empfohlen wird oder nicht.

Seite 28Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Schritt 2: Inhalte, Beteiligungsstufe und 
Zielgruppen bestimmen
Wenn eine Öffentlichkeitsbeteiligung empfohlen wird, sollten Sie schrittweise mit 
den wichtigsten Eckpunkten der Planung beginnen. 
In Schritt 2 werden die wesentlichen Beteiligungsthemen inhaltlich beschrieben 
und zentrale Beteiligungsziele daraus abgeleitet. Dies führt uns unter 
Einbezug der Klärungen aus Schritt 1 zu der grundlegenden Ausrichtung des 
Beteiligungsverfahrens – zunächst vereinfachend durch die Festlegung einer der drei 
Beteiligungsstufen:
1. Information
2. Anhörung/Beratung
3. Mitgestaltung/Mitverantwortung
Schließlich werden die Zielgruppen, auf die das Beteiligungsverfahren ausgerichtet 
werden soll, bestimmt.
AUF EINEN BLICK

Seite 29Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 2 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 3
Inhalte 
Beteiligungsthemen
Was in einem Vorhaben erarbeitet oder umgesetzt werden soll, 
bestimmt natürlich wesentlich auch die Beteiligung dazu. Die 
Erstellung von Leitbildern und Konzepten in Beteiligungsverfahren ist 
wesentlich abstrakter als die Umgestaltung eines Platzes. Je näher der 
Beteiligungsgegenstand an der Lebenswelt der Kölner*innen ist, desto 
höher ist die Wahrscheinlichkeit einer breiten Beteiligung. Je abstrakter 
die Thematik, desto höher werden die Hürden. Durch eine gute 
Kommunikation können viele Beteiligungshürden abgebaut werden, 
manche Themen bleiben aber komplex oder erscheinen abstrakt. 
Es sollte versucht werden, möglichst genau zu bestimmen, welche 
Themen und Fragestellungen das Zentrum der Beteiligung bilden: 
• Worum geht es hauptsächlich?
• Zu welchem Thema soll beteiligt werden, was ist der 
hauptsächliche Beteiligungsgegenstand?
• Was sind die zentralen Fragestellungen?
Damit verbunden sind weitere Fragen zu beantworten, um das 
Beteiligungsthema weiter in den Blick zu nehmen:
• Gibt es wesentliche Teilthemen oder inhaltliche 
Fragestellungen, die berücksichtigt werden sollten?
• Geht es in den unterschiedlichen Phasen eines längeren 
Verfahrens gegebenenfalls um unterschiedliche Teilthemen 
oder Fragestellungen, zum Beispiel bei der Gestaltung eines 
Platzes zunächst um die Nutzungsinteressen und -arten und 
später um konkrete Gestaltungsmerkmale?
• Gibt es enge Zusammenhänge mit „benachbarten Themen“, 
zum Beispiel bei der Gestaltung eines Platzes zur sozialen Lage 
und zur sozialen Infrastruktur im Umfeld?
• Sind übergreifende Themen und Fragestellungen, zum 
Beispiel zum Klimaschutz oder zur Sicherheit im öffentlichen 
Raum für das Vorhaben von besonderer Bedeutung?
• Gibt es relevante Fragestellungen, die möglicherweise aus 
der Vorgeschichte für das Thema bedeutsam sein könnten? 
Beispiel: Für die Fläche war früher ein Parkplatz vorgesehen.
• Was sind möglicherweise Bedarfe direkt Betroffener?
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 30Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Gibt es eine Vorgeschichte?
• Welche Planungshistorie liegt vor? 
• Welche fachlichen und politischen Planungs- und Entscheidungsschritte 
wurden schon unternommen? 
• Wurde das Beteiligungsthema bereits in der Vergangenheit aufgegriffen? Gibt 
es zurückliegende Beteiligungsangebote? Wenn ja: Welche waren dies und wie 
sind sie verlaufen? Welche Konflikthistorie liegt vor?
• Gibt es zu dem Beteiligungsthema bereits bürgerschaftliches Engagement?
• Gab es in der Vergangenheit vergleichbare Verfahren, aus deren Ablauf und 
Ergebnis Rückschlüsse für dieses Thema gezogen werden können?
PRAXISTIPP
Ebenso wichtig ist es, klar zu benennen, um welche Inhalte es nicht 
geht. Beispielsweise kann zur Gestaltung einer Grünfläche bereits 
verbindlich beschlossen worden sein, dass es ein Spielplatzangebot 
geben wird oder ein Radweg durch die Fläche führen soll. Ein solcher 
Rahmen kann in der Beteiligung nicht zur Diskussion gestellt werden, 
die Gestaltung des Spielplatzes jedoch beispielsweise sehr wohl.
Nehmen Sie sich Zeit für diese thematische Klärung. Ein gutes 
Hilfsmittel, um den Überblick zu behalten, ist zum Beispiel eine quer 
zu den oben genannten Fragen inhaltliche Cluster-Analyse oder ein 
inhaltlich-strukturiertes Mind-Map. 
Aus der Klärung, um welche Beteiligungsthemen es konkret 
geht, sollte eine differenzierte und klar strukturierte Darstellung 
entstehen.
• Gibt es zusätzliche Themen und Interessen, die 
weitere Akteur*innen mit dem Vorhaben verknüpfen 
könnten, zum Beispiel Förderung von Gesundheit durch 
Bewegungsangebote im öffentlichen Raum?
Verweis:
Diese und 
viele weitere 
Methoden 
zur Planung 
eines Betei-
ligungsver-
fahrens finden 
Sie auf dem 
städtischen 
SharePoint 
PROJEKT(Netz)
WERK im Me-
thodenkoffer.

Seite 31Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 2 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 3
Beteiligungsziele
Ausgehend von den Beteiligungsthemen können nun die 
Beteiligungsziele bestimmt werden. Was soll konkret mit 
der Öffentlichkeitsbeteiligung erreicht oder bewirkt werden? 
Beteiligungsziele sind auch unverzichtbar, um später eine Beteiligung 
zu evaluieren. (Verweis: siehe Schritt 7)
Geht es zum Beispiel vorrangig darum, dass die Adressat*innen 
über ein städtisches Projekt informiert werden? Sind Informationen 
in Form von Hinweisen, Vorschlägen oder Ideen zwingend 
erforderlich, um die Planungen zu optimieren oder mögliche 
Varianten zu priorisieren? Ist darüber hinaus eine große Akzeptanz 
oder gar Zustimmung wichtig? Oder wird weitergehend gar die 
aktive Unterstützung durch Mitwirkung an der Planung und 
Umsetzung eines Vorhabens gesucht? Genügt es bei einer bereits 
bestehenden Konfliktlage, dass die unterschiedlichen Interessen 
und Positionen in der Abwägung der politischen Entscheidung 
sichtbar berücksichtigt werden, oder wird auf eine möglichst 
große Gemeinsamkeit gezielt? Dann wird in der Beteiligung eher 
die Win-win-Option oder der Kompromiss gesucht. Dabei ist zu 
bedenken, dass es den einen Bürgerwillen nicht gibt. Daher ist der 
nachvollziehbare und gut argumentierte Abwägungsprozess zentral. 
Legen Sie die verschiedenen Meinungen und Positionen dar und 
erläutern Sie, wie und warum Sie Ihre Entscheidung getroffen haben.
Hilfreich ist es, Ergebnis- und Wirkungsziele der Beteiligung zu 
unterscheiden: Ergebnisziele beziehen sich auf konkret sichtbare 
Ergebnisse von Maßnahmen. 
Ergebnisziele mit Blick auf die Zielgruppen sind beispielsweise:
• Mindestens x % der Zielgruppe werden auf mindestens einem 
Kommunikationsweg erreicht.
• Mindestens x Personen nutzen das digitale 
Informationsangebot.
• Mindestens x Personen beteiligen sich aktiv an dem 
Planungsprozess.
Aber auch Ergebnisziele aus der Perspektive der Stadtverwaltung 
sind wichtig, wie zum Beispiel „Mindestens x Hinweise aus der 
Stadtgesellschaft sind zum Beteiligungsgegenstand eingegangen.“
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 32Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Wirkungsziele gehen einen Schritt weiter und sind oft schwerer 
oder nur mit größerem Aufwand beispielsweise über Befragungen 
evaluierbar. Beispiele:
• Mindestens x % der aktiv am Planungsverfahren 
teilnehmenden Personen fühlen sich sehr gut oder gut 
informiert.
• x % der aktiv am Planungsverfahren teilnehmenden Personen 
bewerten es als fair.
• x % der aktiv am Planungsverfahren teilnehmenden Personen 
sind der Auffassung, dass die Beteiligungsergebnisse in der 
Entscheidung über das Vorhaben angemessen berücksichtigt 
wurden.
Auch hier sind Wirkungsziele aus der Perspektive der Stadtverwaltung 
wichtig, wie zum Beispiel „x % der verantwortlichen beziehungsweise 
fachlich involvierten Projektbeteiligten aufseiten der Stadtverwaltung 
sind der Auffassung, dass durch die Öffentlichkeitsbeteiligung 
wichtige neue Aspekte zur Verbesserung der Planung eingegangen 
sind“, oder „x % der Planer*innen haben das Gefühl, dass ihre 
fachliche Arbeitsweise aufseiten der Zielgruppen aufgrund der 
Öffentlichkeitsbeteiligung verstanden und wertgeschätzt werden“.
Es ist hilfreich, Ziele möglichst genau und mit Zielwerten – wie in den 
Beispielen vorgeschlagen – zu bestimmen, sodass die Zielerreichung 
durch geeignete Verfahren (Verweis: siehe Schritt 7) klar festgestellt 
werden kann. Dann kann zum Beispiel entschieden werden, den 
ursprünglich geplanten Beteiligungsprozess um weitere Elemente 
zu erweitern – weil erst dann das beabsichtigte Ziel erreichbar wird. 
Für eher einfache und kurze Beteiligungsverfahren wird dieser Weg 
jedoch wegen des damit verbundenen Aufwandes meist nicht 
verfolgt und die Ziele werden ohne Messgrößen bestimmt. Dennoch 
macht es auch hier unter den Verantwortlichen Sinn, sich jeweils über 
Erwartungen auszutauschen.
Wie bei den Beteiligungsthemen kann es sinnvoll sein, bei längeren 
Beteiligungsverfahren für jede Phase gesondert Ziele zu bestimmen.

Seite 33Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 2 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 3
Beteiligungsstufe
Ausgehend von dem in Schritt 1 bestimmten Gestaltungsspielraum 
und seiner Konkretisierung durch die wesentlichen 
Beteiligungsthemen sowie der Verknüpfung mit zentralen 
Beteiligungszielen geht es nun zum nächsten Planungsschritt: die 
Beteiligungsstufe.
Die Beteiligungsstufe ist eine erste Einschätzung, wie aktiv 
ein Beteiligungsverfahren ausgerichtet werden muss, um die 
Beteiligungsziele zu erreichen.
Zur Orientierung hat sich in Theorie und Praxis die Unterscheidung 
von drei Beteiligungsstufen bewährt. Sie reichen von Information 
über Anhörung/Beratung bis hin zu Mitgestaltung/Mitverantwortung. 
Wobei gut aufbereitete Informationen sowie deren dialogorientierte 
Vermittlung die Grundlage jeder Beteiligungsstufe sind.
Die Beteiligungsstufe ist eine komprimierte Aussage, wie der 
Beteiligungsprozess und die begleitende Kommunikation 
grundsätzlich ausgerichtet werden und welches 
Beteiligungsversprechen an die Öffentlichkeit damit einhergeht. 
Je höher die Stufe, desto größer sind die Möglichkeiten zur 
Einflussnahme durch die Öffentlichkeit. Kreative Methoden und 
Veranstaltungsformate können dabei in jeder Stufe zum Einsatz 
kommen. (Verweis: siehe Schritt 4)
Grundsätzlich gilt: Je höher die Stufe, umso größere Offenheit 
signalisieren die Umsetzungsverantwortlichen und fachpolitischen 
Entscheidungsträger*innen, Mitsprache und Einflussnahme 
zuzulassen. Das Ziel sollte aber nicht sein, jeweils die möglichst 
höchste Beteiligungsstufe zu wählen, sondern ein Verfahren zu 
konzipieren, das am besten zum Gestaltungsspielraum, zu den 
Themen sowie zu den Beteiligungszielen unter den gegebenen 
Rahmenbedingungen passt.
Und: Die Beteiligungsstufen sind immer nur eine erste 
Orientierungshilfe für Konzeption und Entscheidung konkreter 
Beteiligungsverfahren und Beteiligungsformate. In der Praxis sind 
die Grenzen fließend.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 34Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Die Öffentlichkeit wird ein-
geladen, sich über Planungen 
oder Entscheidungen zu 
informieren. Informations-
vermittlung gelingt häufig 
am besten im Dialog. Die 
Kölner*innen haben aber 
keinen direkten Einfluss auf 
die Entscheidung.
Die Kommunikation er-
möglicht den Austausch zu 
städtischen Vorhaben.
Information
Die Öffentlichkeit wird einge-
laden, sich zu einem städti-
schen Vorhaben zu äußern.
Als Stadtverwaltung hö-
ren wir die Anliegen der 
Kölner*innen an. Entlang 
konkreter Fragen, Planun-
gen und Ideen werden im 
Dialog Hinweise, Vorschläge 
oder Rückmeldungen einge-
bracht. Es wird Rechenschaft 
darüber abgelegt, wie die 
Beteiligung eine Planung und 
Entscheidung beeinflusst hat.
Die Kommunikation erfolgt 
in einem vorgegebenen Rah-
men wechselseitig.
Anhörung/Beratung
Die Öffentlichkeit wird einge-
laden, städtische Vorhaben 
aktiv mitzugestalten. Im Dia-
log werden Räume eröffnet, 
um an konkreten Planungen 
mitzuwirken. 
Kölner*innen nehmen damit 
Einfluss auf die Ausgestal-
tung von Planungsalterna-
tiven. Dadurch tragen die 
Beteiligten auch eine Mitver-
antwortung für das Ergebnis, 
das in den Entscheidungspro-
zess einfließt. Auch in dieser 
Stufe wird Rechenschaft über 
die Entscheidung abgelegt. 
Die Kommunikation erfolgt 
in einem kooperativen Pro-
zess wechselseitig.
Mitgestaltung/
Mitverantwortung
Abbildung 2: Stufen der Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln

Seite 35Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 2 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 3
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Zielgruppen der Beteiligung
Schritt 2 endet mit einer weiteren sehr wichtigen Klärung: 
der Bestimmung der vorrangigen Zielgruppen für das 
Beteiligungsverfahren. 
Der Hintergrund ist einfach: Zum einen ist es unrealistisch, 
„alle“ zu beteiligen, weil sich grundsätzlich nicht „alle für alles“ 
interessieren beziehungsweise nicht „alle von allem“ betroffen 
sind. Zum anderen ist es für die Erreichung der Beteiligungsziele 
vor allem wichtig, durch geeignete Formate und Maßnahmen die 
Stakeholder – im Sinne von Hauptakteur*innen – eines Vorhabens 
tatsächlich zu erreichen. Und dabei muss berücksichtigt werden, 
dass unterschiedliche Akteur*innen oft auf unterschiedlichen Wegen 
und mit verschiedenen Formaten adressiert werden müssen, um sie 
wirklich zu erreichen und zu aktivieren. Wenn ohne vorhergehende 
Zielgruppenanalyse kommuniziert und beteiligt wird, trägt das 
dazu bei, dass für das Vorhaben wichtige Gruppen möglicherweise 
nicht erreicht werden und dafür andere – mit fragwürdiger 
Legitimation – für sich in Anspruch nehmen, für diese Gruppen zu 
sprechen.
Zur Beantwortung der Frage „Wen sollte und will ich erreichen und 
einbinden?“ ist es hilfreich, sich die Vielfalt unserer Gesellschaft 
bewusst zu machen. Beispiele sind: Kinder, Jugendliche, Familien, 
Senior*innen, Menschen mit Migrationshintergrund, Menschen mit 
Behinderung, Menschen in unterschiedlichen Wohnlagen.
Für den Einstieg in eine Zielgruppenanalyse ist es nützlich, neben den 
institutionell zu berücksichtigenden Akteur*innen wie Politik und 
Medien zunächst drei Akteursgruppen zu unterscheiden:
• Nutzer*innen: Diese Akteursgruppe ist durch ein Vorhaben 
konkret in ihrem Handeln und Umfeld betroffen und nutzt 
unmittelbar das Gebiet oder die Inhalte des Vorhabens. 
Für eine geplante öffentliche Sportfläche können dies zum 
Beispiel die Kinder und Jugendlichen aus dem Einzugsgebiet 
sein.
• Betroffene: Diese Akteursgruppe steht räumlich oder 
thematisch ebenfalls in einem direkten Zusammenhang 
mit dem Vorhaben, jedoch nicht in der Rolle als Nutzer*in. 
Für das Beispiel der geplanten Sportfläche können dies 
die Anwohner*innen oder auch Anbieter*innen eines 
organisierten Vereinssports sein.

Seite 36Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
• Interessierte: Diese Akteursgruppe steht zwar in keinem 
direkten Zusammenhang mit dem Vorhaben, hat aber 
beispielsweise ein übergreifendes Interesse an dem Thema 
oder Gebiet. Dies könnten für die geplante Sportfläche zum 
Beispiel Umweltschutzverbände sein, die sich möglicherweise 
um die Versiegelung von weiteren Flächen sorgen.
Wenn Sie die Hauptakteur*innen als Zielgruppen für das 
Beteiligungsverfahren festgelegt haben, geht es einen Schritt weiter:
• Versuchen Sie, die Motive und Interessen der jeweiligen 
Zielgruppe zu bestimmen – gegebenenfalls sogar differenziert 
nach den Beteiligungsthemen. Damit können Sie frühzeitig 
mögliche Konfliktlagen, Interessenskoalitionen sowie 
„Kräfteverhältnisse“ einschätzen.
• Versuchen Sie, mögliche Beteiligungshemmnisse (Verweis: 
siehe Schritt 6 und Kapitel 3) zu erkennen. Das kann für 
die anschließende Verfahrensgestaltung eine große Rolle 
spielen. Hemmnisse können durch eine zielgruppenadäquate 
Umsetzung gemindert oder überwunden werden: schon 
bei der Planung durch die Auswahl zielgruppengerechter 
Beteiligungsmethoden (Verweis: siehe Schritt 4) und 
Kommunikationskanäle (Verweis: siehe Schritt 5) oder etwa 
durch eine barrierefreie Umsetzung (Verweis: siehe Schritt 6).
In den Arbeitshilfen finden Sie eine hilfreiche Matrix zur Verortung 
von Zielgruppen nach Grad ihrer Betroffenheit und Grad von 
Beteiligungshemmnissen.

Seite 37Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 2 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 3
Nützliche Fragen zur Zielgruppenanalyse
• Wer wohnt in dem betroffenen Gebiet?
• Was machen die Nutzer*innen in diesem Gebiet?
• Welche Gruppen und Personen halten sich darüber hinaus dort auf?
• Sind Vereine oder andere stadtgesellschaftliche Akteur*innen räumlich oder 
thematisch betroffen?
• Welche Interessen verfolgen die von der Planung betroffenen Nutzer*innen?
• Welche Interessen haben die anderen Akteur*innen?
• Ist absehbar, dass sich die Nutzung oder Interessen der Menschen vor Ort 
verändern könnten (zum Beispiel durch den geplanten Neubau einer Schule 
in fünf Jahren)?
• Welche Zielgruppen sind nur schwer zu erreichen? Worin bestehen die 
Hindernisse?
• Können Multiplikator*innen oder bestehende Netzwerke von Anfang an in 
die Öffentlichkeitsbeteiligung einbezogen werden und für diese werben? 
(Verweis: siehe Schritt 6)
PRAXISTIPP
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Die Bedarfe, Interessen und Beteiligungshemmnisse von 
Zielgruppen sind nicht immer leicht zu erkennen und zu 
verstehen. An dieser Stelle können einleitende Gespräche mit 
Bürgervereinen und Bürgerinitiativen den Zugang erleichtern. Auch 
die Sozialraumkoordinationen der Stadt Köln, die Bürgerzentren 
oder – bei raumbezogen Verfahren – die Bürgerämter sind gute 
Anlaufstellen, um mehr über relevante Zielgruppen zu erfahren. 
Ebenso können diese Akteur*innen als Multiplikator*innen 
fungieren.
Zum Abschluss der Zielgruppenanalyse sollten die Erkenntnisse 
möglichst klar und übersichtlich festgehalten werden. Dann können 
diese wichtigen Informationen nicht nur bei der weiteren Planung, 
sondern auch in der Umsetzung des Beteiligungsverfahrens schnell 
und einfach genutzt werden. Die folgende Grafik ist dafür ein 
einfaches Beispiel.
Verweis:
Im stadtin-
ternen Sha-
rePoint PRO-
JEKT(Netz)
WERK finden 
Sie im Me-
thodenkoffer 
hilfreiche Me-
thoden zur 
Akteur*in-
nenanalyse.

Seite 38Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
ERGEBNIS von Schritt 2: Die Eckpunkte für das Beteiligungsverfahren  
sind bestimmt.
Zum Abschluss von Schritt 2 haben Sie
• die wesentlichen Beteiligungsthemen und Beteiligungsziele definiert,
• die grundlegende Ausrichtung des Beteiligungsverfahrens mittels der Zuordnung zu einer 
Beteiligungsstufe bestimmt,
• die wesentlichen Zielgruppen erkannt und näher betrachtet.
Dies sind wichtige Voraussetzungen für die passgenaue Planung und Umsetzung von 
Beteiligungsverfahren. Dafür lohnt es sich, Zeit und Energie aufzuwenden. 
Für die Nutzung dieser Informationen und Erkenntnisse ist es wichtig, sie klar und gleichzeitig 
kurz und verständlich festzuhalten. Dies ist zudem ein Erfolgsfaktor, dass auch Politik und 
Stadtgesellschaft Ihre Überlegungen nachvollziehen, sie teilen und unterstützen können.
Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung
Beteiligungshemmnisse der Akteur*innen überprüfen
direkt
z. B. des Spielplatzes
Nutzer*innen
Konflikt(potenzial)?
indirekt
z. B. Umweltverbände
Interessierte
Konflikt
(potenzial)?
Interessen und Motive
z. B. keine Lärmbelästigung
direkt
z. B. Anwohner*innen
Betroffene
Konflikt(potenzial)?
z. B. schöner, großer Platz, 
diverse Sportangebote
Interessen und Motive
z. B. keine Versiegelungen  
von Grünflächen
Interessen und Motive
Abbildung 3: Zielgruppen im Beteiligungsprozess

Seite 40Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Schritt 3: Ablauf der Öffentlichkeitsbeteiligung 
planen
Aufbauend auf den ersten beiden Schritten wird nun das Verfahren für die 
Öffentlichkeitsbeteiligung konzipiert. 
Aus inhaltlicher Sicht sind zunächst die Verfahrensschritte zu bestimmen. Die 
Möglichkeiten reichen von einer punktuellen Beteiligung mit einem standardisierten 
Verfahren (zum Beispiel einer Veranstaltung für Information und Anhörung und/
oder einem Online-Dialog) bis hin zu einem weitgehend individuellen Prozess mit 
mehreren Beteiligungsphasen. 
Danach wird die Beteiligung stimmig mit dem politischen Entscheidungsprozess 
verzahnt, sodass auch die zeitliche Dauer eingeschätzt werden kann.
Passgenaue Verfahren
Mit den Informationen und Erkenntnissen aus den beiden ersten 
Schritten stellt sich nun die Frage, welcher Verfahrensablauf zur 
Erreichung der Ziele notwendig und geeignet ist. 
Das mögliche Spektrum ist groß: Eine nur punktuelle Beteiligung 
reicht zum Beispiel oft aus, wenn das Beteiligungsziel klar und das 
Beteiligungsthema begrenzt und wenig komplex ist. Ein „schlankes“ 
und in der Regel eher standardisiertes Verfahren besteht dann aus 
einem, maximal zwei Formaten zur Information und Beteiligung. 
Andere Beteiligungsthemen mit hoher Komplexität (und 
gegebenenfalls hohem Konfliktpotenzial) werden oft im Rahmen 
eines längeren und mehrphasigen Planungsverfahrens bearbeitet 
und entwickelt. Sie erfordern daher auch einen entsprechend 
mehrstufigen Beteiligungsablauf, der mit dem Planungsverfahren, 
seinen Phasen und jeweiligen eigenen Teilthemen, Fragestellungen 
und Teilzielen verzahnt und somit individuell zugeschnitten ist. 
Unterschiedliche Planungsphasen eines komplexeren Vorhabens 
haben oftmals auch unterschiedliche Zielsetzungen und daher jeweils 
auch unterschiedliche Anforderungen an die Beteiligung, letztlich 
sogar unterschiedliche Beteiligungsstufen, etwa einen Wechsel aus 
Stufe 1 (Information) und Stufe 2 (Anhörung und Beratung).
AUF EINEN BLICK

Seite 41Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 3 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
Hilfreiche Fragen für den Beteiligungsfahrplan
• Wie ist der konkrete Ablauf des Beteiligungsverfahrens? Womit 
beginnt und endet das Verfahren? Welche Meilensteine (zum Beispiel: 
Zwischenergebnisse) sollen in welchen Beteiligungsphasen erreicht werden?
• Machen die Komplexität und/oder die Konflikthaftigkeit des Themas mehrere 
Beteiligungen und Formate notwendig, um alle relevanten Perspektiven von 
Zielgruppen berücksichtigen und die Beteiligungsziele erreichen zu können?
• Welche Phasen des städtischen Vorhabens bieten interessante 
Anknüpfungspunkte für die Zielgruppen? Wo werden 
Beteiligungsmöglichkeiten erwartet?
• Wie wird die Fachplanung mit der Beteiligung verknüpft? Welche 
Informationen, Themen und Fragestellungen aus der Fachplanung 
sind relevant für die jeweilige Beteiligung? Welche Informationen und 
Ergebnisse der Beteiligung fließen an welcher Stelle wieder zurück in das 
Planungsverfahren? 
• Welche Beteiligungskanäle und -formate sind in welcher Reihenfolge und mit 
welchen fachlichen Fragestellungen zweckmäßig?
• Wie genau wird das Ende der Beteiligung definiert? Was geschieht nach 
der Beteiligungsphase? Bei längeren Beteiligungsverfahren (zu längeren 
Planungsprozessen): Welche Beteiligungsphasen und -pausen sind 
vorgesehen?
PRAXISTIPP
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Wenn ein Beteiligungsverfahren mehrere Phasen erfordert, 
werden die Schritte in einem sogenannten Beteiligungsfahrplan 
festgehalten. Er führt auch auf, wann nicht beteiligt wird. In diesen 
Phasen werden die Zwischenergebnisse der Beteiligung genutzt 
beziehungsweise die nächsten fachlichen Planungsschritte werden 
erarbeitet.

Seite 42Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Entscheidungs- und Beteiligungsprozess verzahnen
Der Beteiligungsfahrplan muss verschriftlich werden. Eine Kombination 
aus grafischer Übersicht, zum Beispiel einem Zeitstahl und ergänzender 
Beschreibung der Schritte und Methoden (Verweis: siehe Schritt 
4) hat sich dabei – auch als hilfreiche Grundlage für die (spätere) 
Kommunikation des Verfahrensablaufs und seiner Bausteine – bewährt.
Diese Arbeit kann gut mit dem nächsten Teilschritt verknüpft werden:  
Die unverzichtbare Verzahnung von Entscheidungs- und 
Beteiligungsprozess. Nur wenn der Beteiligungsprozess 
inhaltlich und zeitlich systematisch mit den Schritten des 
Entscheidungsprozesses verbunden ist, kann er diesen auch 
unterstützen! Das notwendige Zusammenwirken zeigt die folgende 
Grafik. 
Aus der Perspektive beider Prozesse muss über die am besten 
geeignete zeitliche Synchronisierung nachgedacht werden. Sofern 
eine Beteiligung auf den Stufen 2 (Anhörung/Beratung) oder 3 
(Mitgestaltung/Mitverantwortung) konzipiert wird, muss dabei 
unbedingt beachtet werden: Eine aktive Beteiligung setzt voraus, 
dass die Entscheidung zu einem Thema oder einer (Teil-)Planung noch 
nicht getroffen ist. 
Jedoch spielen auch weitere Überlegungen für die zeitliche 
Planung der Beteiligungsschritte eine Rolle, wie das folgende 
Beteiligungsparadoxon zeigt.
Verweis:
Ein Muster für 
einen Zeit-
strahl finden 
Sie in unseren 
Arbeitshilfen im 
Intranet unter: 
Bürgerservice 
& Presse » 
Systematische 
Öffentlichkeits-
beteiligung » 
Serviceangebot

Seite 44 Seite 45Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0 Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 3 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
AUSWERTUNG UND EVALUATION DURCHFÜHRUNGPLANUNG
Grundlagenver-
mittlung
Beteiligung 1 Beteiligung ... ...
Planungsschritt 1 Planungsschritt 2 Planungsschritt ... ...Planungsschritt 3 Umsetzung
Evaluation
Entscheidungsprozess Beteiligungsprozess
Information über
Projektbeginn
Einladung zur
Beteiligung
Information
über Projektende
Ergebnisse
Kommunikationsprozess begleitende zielgruppengerechte Kommunikation
Information über
aktuelle Projektstände ...Information über 
erreichte Zwischenziele
Einladung
zur Beteiligung
Entscheidung

Seite 46Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Das Beteiligungsparadoxon
Je weiter der Planungsprozess zu einem Thema voranschreitet, desto geringer sind 
in der Regel die Einflussmöglichkeiten der Öffentlichkeit. Zugleich steigen aber auch 
die Betroffenheit und das Interesse am Vorhaben. Dieser Zusammenhang wird als 
Beteiligungsparadoxon bezeichnet.
Die Wahl des Zeitpunktes der Beteiligungsformate ist ausschlaggebend für 
den Erfolg. Es sollte nicht so lange gewartet werden, bis Frust entsteht. Sonst 
muss aus der Defensive reagiert werden. Am besten wird die Beteiligung 
dann gestartet, wenn Engagement und Interesse schon vorhanden sind und 
Möglichkeiten zur Einflussnahme noch bestehen. Informelle, dialogorientierte 
Öffentlichkeitsbeteiligung setzt daher in der Regel zu einem Zeitpunkt an, bevor 
sich der steigende Pfeil „Engagement und Interesse“ mit dem sinkenden Pfeil 
„Möglichkeiten der Einflussnahme“ kreuzt.
PRAXISTIPP
Gestaltungsspielraum
Zeit und voranschreitende Planung
Entscheidung
Möglichkeiten der Einflussnahme
Engagement und Interesse
Planung offen, eher  
große Spielräume
Hohe 
Wahrnehmung
der Betroffenheit
Planung konkret,
eher kleine
Spielräume
Geringe 
Wahrnehmung
der Betroffenheit
Abbildung 4: Beteiligungsparadoxon

Seite 47Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 3 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
In vielen Fällen sind mehrere Dienststellen in ein Verfahren 
eingebunden. Daher ist eine gute Abstimmung zwischen allen 
Beteiligten von Beginn an unerlässlich. Es bietet sich an, den 
Beteiligungsprozess nach Möglichkeit gemeinsam zu planen. Dafür 
eignen sich besonders sogenannte Planungsworkshops.
Um den Beteiligungs- und Entscheidungsprozess gut aufeinander 
abzustimmen, sind folgende Fragen hilfreich: 
• Zu welchen Themen bestehen zu welcher Zeit welche 
Gestaltungsspielräume?
• Gibt es formale Schritte, die eingehalten werden müssen 
– wenn ja, wie viel Zeit benötigen diese (zum Beispiel 
Bebauungsplanänderung, Mittelfreigabe, Prüfungen des 
Rechnungsprüfungsamtes, Fördermittelfristen et cetera)?
• Wann stehen Entscheidungen an?
• Wann müssen die Ergebnisse des Beteiligungsprozesses 
spätestens vorliegen, damit sie von den 
Entscheidungsgremien berücksichtigt werden können?
• Insbesondere bei komplexen und daher mehrstufigen 
Verfahren: 
• Bleibt zwischen den Beteiligungsformaten genügend Zeit, 
um diese auszuwerten und in den Entscheidungsprozess 
einfließen zu lassen? 
• Sind die Abstände zwischen den 
Beteiligungsveranstaltungen kurz genug, damit 
das öffentliche Interesse nicht abflacht und das 
Beteiligungsverfahren weiterhin konstruktiv begleitet 
wird? 
• Andererseits: Wann sind Beteiligungspausen notwendig, 
um Beteiligungsergebnisse in Ruhe abwägen und 
einarbeiten zu können beziehungsweise um den nächsten 
fachlichen Schritt vorzubereiten?
Verweis: 
Im Share-
Point PRO-
JEKT(Netz)
WERK finden 
Sie im Me-
thodenkoffer 
Arbeitshilfen 
und Metho-
den zum 
Planungs-
workshop.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 48Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
In längeren Verfahren kommt es häufiger vor, dass das 
Beteiligungsinteresse abnimmt. Planen Sie den Prozess dennoch 
nicht zu knapp und denken Sie auch zum Beispiel an Ferienzeiten. Die 
Faustregel ist also: Planen Sie die Prozesse zeitlich straff, aber nicht 
knapp, und kommunizieren Sie den Zeitplan. Natürlich kann es immer 
zu Verfahrensverzögerungen kommen. Haben Sie den Mut, auch 
darüber offen und ehrlich zu informieren. 
Bedenken Sie neben dem Beteiligungsprozess auch den 
Umsetzungsprozess. Die Öffentlichkeit hat ein großes Interesse am 
Umsetzungszeitpunkt. Hier sind Information und Transparenz zentral. 
Auch nach dem Beteiligungsprozess sollte weiter über den aktuellen 
Stand informiert werden. Ebenso ist es ratsam, während und nach 
der Umsetzungsphase zu dokumentieren, welche Ergebnisse auf die 
Beteiligung zurückzuführen sind.
Das Ergebnis der Planungsarbeit in diesem Schritt kann am besten in 
einem Zeitstrahl festgehalten werden. Er gibt allen Projektbeteiligten 
oder interessierten Akteur*innen einen guten Überblick und kann 
durch ergänzende Ausführungen passgenau detailliert werden.

Seite 50 Seite 51Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0 Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 3 SCHRITT 1SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
ERGEBNIS Schritt 3: Der Ablauf der Öffentlichkeitsbeteiligung ist geplant
Zum Abschluss von Schritt 3 haben Sie
• alle wesentlichen Verfahrensschritte zur Erreichung der Beteiligungsziele definiert,
• das Beteiligungsverfahren systematisch mit dem Entscheidungsprozess verzahnt und
• alle wesentlichen Elemente zeitlich geplant sowie in einem Zeitstrahl grafisch umgesetzt.
AUSWERTUNG UND EVALUATION DURCHFÜHRUNGPLANUNG
Mit Schritt 3 haben Sie zudem alle wichtigen Informationen und  
Erkenntnisse, um für die Beschlussvorlage die Anlage zur Öffentlichkeits-
beteiligung qualifiziert und nachvollziehbar ausfüllen zu können.
Hinweise zum Ausfüllen der Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung finden Sie in den 
Arbeitshilfen.
Inhaltliche
MeilensteineBeteiligungsprozess Kommunikationsprozess
begleitende zielgruppengerechte Kommunikation
– Zukunftskonferenz
– Aufsuchende Beteiligung
– Online-Dialog
– Postwurfsendungen
Öffentliche Beteiligung | Phase 1
– Meldung auf dem Beteiligungsportal
– Postwurfsendungen
– persönliche Ansprache vor Ort
–  Einbindung von Interessensvertretungen vor Ort
– Banner vor Ort
Information über Projektbeginn
Einladung zur Beteiligung
– Pressemitteilungen
– Social Media
– Newsletter
Information über 
erreichte Zwischenziele
– Pressemitteilungen
– Social Media
– Newsletter
Information über 
erreichte Zwischenziele
– diverse Verbreitungskanäle
– Postwurfsendung, Plakate, Flyer
– Einbindung von Multiplikator*innen
Information über aktuellen Projekt-
stand | Einladung zur Beteiligung
Beschluss
Entscheidung
Ergebnisse der Beteiligung 
und weitere Umsetzungs- 
und Verfahrensschritte 
kommunizieren
Nach 
Beschlussfassung
– Abschlussveranstaltung
– Vorstellung der Planung
Öffentliche Beteiligung | Phase 3
– Beteiligungsgalerie
–  Vorstellung Ergebnisse aus Phase 1 
als Planungsszenarien
– Feedback für weitere Planung
Öffentliche Beteiligung | Phase 2
Einarbeitung
Feedback
Planungsschritt 2
Ergebnisauswertung mit 
Entwurfsplanung
Planungsschritt 1
Aktionszeitraum

Seite 52Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Schritt 4: Geeignete Methoden auswählen
Wenn die Themen, Ziele, Zielgruppen und der Ablauf einer Öffentlichkeitsbeteiligung 
geklärt sind, können nun die geeigneten Beteiligungsmethoden ausgewählt werden. 
Wichtig dabei ist, von den Zielen und Zielgruppen her zu denken und die dafür 
passenden Methoden zu wählen und nicht umgekehrt.
Der verwaltungsinterne Methodenkoffer auf dem SharePoint PROJEKT(Netz)WERK 
hilft bei der Auswahl passender Methoden.
Von den Zielen und Zielgruppen her denken
Die Beteiligungsziele (siehe Schritt 2) sind das erste zentrale Kriterium 
für die Auswahl einer oder mehrerer Beteiligungsmethoden. Es 
ist wichtig, dass die übergeordneten Ziele wie auch die Ziele der 
einzelnen Phasen der Öffentlichkeitsbeteiligung klar sind, damit 
geeignete Beteiligungsmethoden gewählt werden können. Bedenken 
Sie: Nicht die Methode gibt die Ziele vor, sondern die Ziele und die 
Zielgruppen geben die Beteiligungsmethoden vor!
Methoden beschreiben eindeutige Regeln, die bereits durch 
Wissenschaft und Praxis erprobt wurden, und strukturieren den 
Ablauf der Beteiligung so, dass sie zu klaren Ergebnissen führen. Je 
nach Zielen und Zielgruppen können sich die Beteiligungsmethoden 
hinsichtlich ihrer Komplexität stark unterscheiden. In ihrer 
genauen Ausgestaltung (Feinkonzept) sind Methoden aber immer 
kontextabhängig und dadurch auch flexibel an die jeweiligen 
Bedürfnisse anpassbar.
Sogenannte Themen-Tische eignen sich beispielsweise als Methode 
sowohl für einen Austausch, zur Lösungsfindung als auch zur 
Informationsvermittlung. Die Beteiligungsmethoden können so 
flexibel für verschiedene Ziele eingesetzt werden und ermöglichen 
eine unterschiedlich intensive Beteiligung. Viele klassische Formate 
lassen sich variieren, sodass eine Informationsveranstaltung auch mit 
interessanten Feedback-Formaten (beispielsweise über eine Echtzeit-
Befragung per Smartphone) kombiniert werden kann. Ebenso ist 
ein World Café mit Diskussionen denkbar. Beweggründe, die der 
Wahl der Methode zugrunde liegen, sollten allen Beteiligten klar 
kommuniziert werden.
AUF EINEN BLICK

Seite 53Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 4 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
Die Betrachtung der Ziele allein ist noch nicht ausreichend, um 
die passenden Methoden auszuwählen. Wichtig sind auch die 
Ergebnisse der Zielgruppenanalyse. Damit haben Sie schnell einen 
Überblick darüber, welche Anforderungen an die Methoden gestellt 
werden. Je nach Methode werden bestimmte Personengruppen 
leichter und andere schwerer erreicht. Wählen und verbinden Sie die 
Methoden so, dass möglichst viele Zielgruppen erreicht werden.
Manche Zielgruppen, wie Kinder und Jugendliche oder auch 
Menschen mit Migrationshintergrund oder Behinderung, sind durch 
klassische Methoden nur schwer zu erreichen. In solchen Fällen 
können angepasste Angebote, wie beispielsweise aufsuchende 
Formate, genutzt werden.
Methoden wählen – Ziele und Zielgruppen im Blick behalten
• Welche Ziele verfolgt mein 
gesamtes Verfahren?
• Welche Ziele verfolgt dieses 
Beteiligungsformat?
• Welche Beteiligungsziele 
sind im gegebenen Verfahren 
realisierbar?
• Welche Erkenntnisse sind 
wichtig für die weitere Planung?
• Welche Fragen und Vorgaben 
muss ich stellen, damit die 
Ergebnisse nützlich für die 
weitere Planung sind?
Wo will ich hin? Von den  
Zielen her denken
• Welche speziellen Anforderun-
gen hat meine Zielgruppe?
• Wo muss ich meine Zielgruppe 
abholen?
• Welche Hilfestellungen benötigt 
die Zielgruppe (z. B. barrierefreie 
Räume oder leichte Sprache)?
• Wie schaffe ich einen verständ-
lichen Einstieg in das Thema?
• Welche zeitlichen Möglichkeiten 
bringt meine Zielgruppe mit?
• Welche speziellen Beteiligungs-
hemmnisse gilt es zu  
überwinden?
Wer soll teilnehmen? Von der 
Zielgruppe her denken
PRAXISTIPP
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Abbildung 5: Vorgehen bei der Methodenwahl (vgl. BSWBV 2019, S. 46)

Seite 54Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Die passende Methode 
Die Vielfalt unterschiedlicher Methoden ist groß, daher sollte die 
Auswahl systematisch erfolgen. Anhand zentraler Eigenschaften 
können Sie sich einen Überblick über die verschiedenen Ansätze 
verschaffen. So können Sie Methoden auswählen, die zur Erreichung 
der Beteiligungsziele beitragen. Folgende Fragen helfen beim Vergleich: 
• Welches Beteiligungsziel wird verfolgt (Information, 
Austausch, Ideen-/Lösungsfindung)? Welche Methode ist 
darauf besonders ausgerichtet? 
• Welche Methoden passen am besten zu welcher Zielgruppe? 
Welche ist besonders geeignet, Beteiligungshemmnisse 
wichtiger Zielgruppen zu überwinden? 
• Welche Methoden passen gut zu den zeitlichen Erwartungen 
der Zielgruppen an die Dauer der Beteiligung (kurz – lang)?
• Wie viele Teilnehmer*innen können mit der Methode erreicht 
und eingebunden werden?
• Wie viele Ressourcen (Zeit, Kosten) werden für die Planung, 
Durchführung (Moderation, Räume, Ausstattung oder Tools), 
Dokumentation und Auswertung der Methode und ihrer 
Ergebnisse (zeitlicher Rahmen) benötigt?
• Welche Materialien sind für die Methode erforderlich?
Der verwaltungsinterne Methodenkoffer bietet Ihnen eine Übersicht 
zu genau diesen Fragen. Trauen Sie sich und probieren Sie auch neue 
Methoden aus!
Methoden kombinieren
Insbesondere in komplexen Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung 
bietet es sich an, Methoden zu kombinieren. Verfahren mit 
verschiedenen Methoden werden auch hybride Prozesse genannt. 
Notwendig ist zum Beispiel die Kombination verschiedener 
Methoden, wenn der Beteiligungsprozess unterschiedliche Ziele 
beinhaltet. Meistens wird ein Methodenmix zudem erforderlich, wenn 
verschiedene Zielgruppen erreicht werden sollen. 
Während der Planung des Beteiligungsprozesses und der 
Auswahl der Methoden sollten Sie sich bereits Gedanken über 
Dokumentation, Auswertung und Evaluation machen. Wie 
können Teilnehmer*innen Feedback zu einer Veranstaltung geben? 
Wie können die Ergebnisse der Veranstaltung festgehalten werden?
Verweis: 
Methoden 
dazu finden 
Sie ebenso im 
Methodenkof-
fer auf unserem 
SharePoint 
PROJEKT(Netz)
WERK.

Seite 55Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 4 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
Sind Sie sich dieser Herausforderung bewusst, können Sie Methoden 
gezielt aussuchen und kombinieren. Beispielsweise kann zu Beginn 
einer Beteiligung die Information der Öffentlichkeit im Vordergrund 
stehen, dann eine Ideensammlung und gegen Ende die Rückmeldungen 
der Teilnehmenden zu erarbeiteten Planungsalternativen. Ebenso ist 
es denkbar, dass zunächst Expert*innen oder die breite Öffentlichkeit 
beteiligt werden, um in einem zweiten Schritt auf eher stille oder bisher 
fehlende Zielgruppen zuzugehen.
Hybride Prozesse können auch crossmedial sein. Crossmedial 
bedeutet, dass die Beteiligung zusätzlich die Vorteile des 
Internets und digitaler Werkzeuge nutzt. Es ist also denkbar, den 
Beteiligungsprozess auch online durchzuführen. Online-Dialoge oder 
Umfragen werden meist mit Formaten vor Ort verknüpft. Orientieren 
Sie sich bei der Wahl der digitalen Methoden genauso an den Zielen 
und Zielgruppen wie bei jeder anderen Methode.
• Auf die Zielgruppen zugeschnittene Ansprachen zeigen 
konkrete Beteiligungsmöglichkeiten auf.
• Wer die Diversität unserer Gesellschaft und inklusive 
Beteiligungsangebote mitdenkt, erhöht Chancengerechtigkeit 
und das Beteiligungsverfahren erhält mehr Legitimität.
• Mit passenden Beteiligungsformaten für unterschiedliche 
Altersgruppen wird mehr Reichweite erlangt. Denkbar ist auch 
eine Mischung aus Formaten vor Ort und online.
• Ungleiche Machtverhältnisse innerhalb der Gruppe der 
Teilnehmenden sollten berücksichtigt werden und auch leise 
Stimmen sollten Gehör finden. Dies gilt insbesondere in 
Beteiligungen für die breite Öffentlichkeit (zum Beispiel mit 
einer offenen Einladung).
• Variationen in der Ansprache und im Zugang (auch bezüglich 
Fremdsprachen) zur Beteiligung erleichtern unterschiedlichen 
Zielgruppen die Teilnahme. Bei Bedarf steht das Amt für 
Integration und Vielfalt (16) zur Verfügung.
• Die Einbeziehung von Multiplikator*innen wie 
zum Beispiel Jugendzentren, Bürgerinitiativen und 
Sozialraumkoordinator*innen erhöht die Reichweite und die 
Erreichung von Zielgruppen.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 56Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Zugang zum Verfahren planen.  
Persönliche und vertretende Beteiligung
Planen Sie, wie Ihre Zielgruppen in das Verfahren eingebunden 
werden. Sollen Personen aus der Zielgruppe unmittelbar beteiligt 
werden oder ist die Einbindung über Interessen- und Stellvertretungen 
zielführender? Für diese Entscheidung müssen Ziele, Themen und 
Zielgruppen miteinander abgeglichen werden. Oft lohnt sich die 
Kombination persönlicher und vertretender Beteiligung. Beispielsweise 
lassen sich öffentliche (offene) Veranstaltungen um gesonderte, nicht 
öffentliche (geschlossene) Formate mit Vertreter*innen einer Gruppe 
erweitern. Dabei ist Folgendes abzuwägen: 
• Einerseits können möglichst offene und frei zugängliche 
Formate genutzt werden, damit sich unbeschränkt diejenigen 
beteiligen können, die sich für das Thema beziehungsweise 
die anstehenden Planungen interessieren oder weil sie 
unmittelbar betroffen sind.
• Andererseits kann es auch gewünscht sein, die Teilnahme 
gezielt zu steuern und so (nur) bestimmte Zielgruppen zu 
erreichen. Dann sind geschlossene Formate wie moderierte 
Gremiensitzungen, Workshops oder Planungswerkstätten 
sinnvoll. Für die Transparenz einer Öffentlichkeitsbeteiligung 
ist es dann aber besonders wichtig, dass die angedachte 
Rekrutierung nachvollziehbar ist. Nutzen Sie hierzu auch die 
Ergebnisse der Zielgruppenanalyse aus Schritt 2.
In allen Fällen sollten die Entscheidungen offen und nachvollziehbar 
kommuniziert werden.
Darüber hinaus können auch verschiedene Auswahlverfahren 
kombiniert werden. Beispielsweise stellt die zusätzliche, zufällige 
Auswahl von Teilnehmenden aus dem Melderegister, die zu einer 
offenen Veranstaltung eingeladen werden, einen Mittelweg dar. So 
werden einzelne Personen gezielt eingeladen, aber die Teilnahme an 
der Veranstaltung ist nicht auf diese Gruppe beschränkt. 
Sollen kleinere, gut abgrenzbare Zielgruppen beteiligt werden, ist 
eine gezielte Einladung vielversprechender. 
Je nach Thema, Ziel und Zielgruppe sind eine persönliche und eine 
vertretende Öffentlichkeitsbeteiligung denkbar. 
Unabhängig vom Auswahlverfahren ist die Kooperation mit 
Multiplikator*innen wichtig. Nicht nur in unserer Stadtverwaltung 
existiert bereits ein breiter Erfahrungsschatz zum Thema 
Öffentlichkeitsbeteiligung. Nutzen Sie das Wissen und vorhandene 
Strukturen in der Stadt sowie Informationskanäle und Kontakte zu 
bestehenden stadtgesellschaftlichen Gruppen. Kann auf bestehende

Seite 57Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 4 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
Bürgerinitiativen, Sozialraumkoordinator*innen, Seniorennetzwerke, 
Vereine oder Jugendzentren zurückgegriffen werden? Welche 
Akteur*innen sind in dem Umfeld bereits aktiv? Schreiben Sie diese 
explizit an und bitten Sie um Mithilfe. Das hat zum einen den Vorteil, dass 
durch Multiplikator*innen unter anderem Zielgruppen erreicht werden, 
die Sie mit klassischen Verfahren nicht erreichen würden. Zum anderen 
wissen die Akteur*innen dann über das Verfahren Bescheid und fühlen 
sich eingebunden. Das erhöht zudem die Chancen, dass das Verfahren 
auch von diesen Akteur*innen akzeptiert oder sogar unterstützt wird.
Ebenso kann über eine Zufallsauswahl nachgedacht werden. Bei der 
Durchführung repräsentativer Formen der Beteiligung sind – im 
Rahmen einer intensiven Abstimmung mit dem Bürgerbüro und dem 
Datenschutz – einige Punkte zu beachten: 
• Sie dienen dazu, aus einer kleinen Teilnehmergruppe 
(Stichprobe) aussagekräftige Erkenntnisse über die gesamte 
Stadt oder eines Stadtbezirks abzuleiten. 
• Die Repräsentativität einer Stichprobe ist dann gegeben, 
wenn sie hinsichtlich vorab definierter Merkmale (Alter, 
Geschlecht, Bildungshintergrund und/oder Wohnort) 
mit der Gesamtheit der Stadt oder des Stadtbezirks 
(Grundgesamtheit) vergleichbar ist. 
• In Beteiligungsverfahren können häufig quotierte Stichproben 
aus den Melderegistern genutzt werden, um Repräsentativität 
zu erreichen. Mit den verfügbaren Informationen werden die 
Teilnehmenden quotiert gelost. 
• Die Stichprobe sollte großzügig geplant werden, da 
erfahrungsgemäß nie alle Ausgewählten der Einladung folgen. 
• Auch für eine etwaige Nachrekrutierung müssen Ressourcen 
(Zeit und Geld) eingeplant werden. 
Ob eine auf diese Weise ausgewählte Gruppe die Bevölkerung 
repräsentiert, kann in der Regel nicht eindeutig überprüft werden. Eine 
mit politischer Repräsentativität durch Wahl vergleichbare Legitimation 
der Beteiligungsergebnisse ist deshalb nicht möglich. Die Ergebnisse 
sollten daher, wie in allen Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung, 
sorgsam abgewogen werden. Zu bedenken ist auch, dass mit 
Verfahren, die nur auf eine nach dem Repräsentationsprinzip 
rekrutierte Teilnahme setzen, häufig die Erwartung verknüpft wird, 
dass Beteiligungsergebnisse weitestgehend umgesetzt werden. 
Dadurch können die durch demokratische Wahlen zusammengesetzten 
und legitimierten Gremien das Gefühl bekommen, unter Druck 
gesetzt zu werden. Hier ist daher ein gutes Erwartungsmanagement 
beziehungsweise Kommunikation bezüglich der Beteiligungsgrenzen 
wichtig: Am Ende entscheiden die politischen Gremien.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 58Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Bei der offenen Einladung laden 
Sie öffentlich zur Beteiligung ein 
(Selbstselektion). So stellen Sie sicher, 
dass sich potenziell alle beteiligen 
können.
Eine Garantie für eine 
zielgruppengenaue oder repräsentative 
Teilnehmendengruppe ist nicht möglich.
Eine prinzipiell offene Einladung für 
ein Beteiligungsformat spricht nie alle 
gleichermaßen an.
Bei der Auswahl per Zufall werden 
zufällig Personen aus einer 
bestimmten Liste gezogen und zum 
Beteiligungsverfahren eingeladen. 
Sie erreichen damit häufig eine 
heterogenere, sprich vielfältigere, 
Gruppe, als bei einer offenen Einladung. 
Die konkrete Zusammensetzung der 
Zielgruppe lässt sich nur eingeschränkt 
steuern. 
Der Zugang für Betroffene ist nicht 
möglich, wenn sie nicht Teil der 
Zufallsauswahl sind. 
Bei dieser Form der Rekrutierung 
sollten Sie verstärkt auf den Schutz 
personenbezogener Daten achten.
Bei der gezielten Auswahl werden nur 
Personen eingeladen, die bestimmte 
Kriterien erfüllen. Dies können 
persönliche Merkmale wie Alter, 
Geschlecht oder Migrationshintergrund 
sein. Sie können auch alle Personen 
innerhalb einer Nachbarschaft oder eines 
Viertels gezielt einladen. Die persönliche 
Einladung von Multiplikator*innen 
sowie Stellvertreter*innen ist auch eine 
gezielte Auswahl.
Durch die gezielte Auswahl wird die 
identifizierte Zielgruppe erreicht, 
es entsteht jedoch die Gefahr, 
andere Gruppen von der Beteiligung 
auszuschließen.
1. Offene Einladung
2. Auswahl per Zufall
offen für  
die breite
Öffentlichkeit
aus dem
Melderegister
aus anderen
öffentlichen
Listen
nach eigenen
Kriterien
nach  
Wohnort
nach 
soziodemo- 
grafischen
Merkmalen
3. Gezielte Auswahl
Möglichkeiten der Einbindung von Akteur*innen:
Abbildung 6: 
Auswahlverfahren 
im Vergleich (vgl. 
BSWBV 2019, S. 36)

Seite 59Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 4 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 5SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Einführung in den verwaltungsinternen Methodenkoffer
Der Methodenkoffer enthält viele Methoden zu Planung, Durchführung und 
Evaluation! Sie finden ihn auf dem SharePoint PROJEKT(Netz)WERK.
Kategorien wie Lösungen finden, Ideen 
sammeln, Informieren und Austauschen 
helfen bei der Wahl geeigneter Methoden 
für ein Beteiligungsverfahren. Fragen Sie 
sich, mit welcher Methode Sie bei Ihrer 
aktuellen Projektaufgabe am besten zu 
Ergebnissen kommen. 
Durch das Anklicken einer Zielkategorie 
erscheint eine Übersicht über die 
Hilfsmittel, für welchen Personenkreis sich 
welche Methode eignet und wie viel Zeit 
für die Durchführung eingeplant werden 
sollte. Auf dem SharePoint ist zudem 
eine stetig aktualisierte und wachsende 
Übersicht an bereits erprobten Methoden 
zu finden. Bei Fragen und Anregungen 
zum Methodenkoffer kommen Sie 
gerne auf die Kolleg*innen des Büros für 
Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln zu.
PRAXISTIPP
ERGEBNIS Schritt 4: Die passenden Methoden für den Beteiligungsprozess  
sind ausgewählt.
Abbildung 7: Methodenkoffer der  
Stadt Köln

Seite 60Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Schritt 5: Kommunikation planen
Mit guter Kommunikation steht und fällt der Beteiligungsprozess. Deswegen 
muss diese genauso sorgfältig und systematisch geplant werden wie der 
Beteiligungsprozess selbst.
Auch in Schritt 5 sind die Ziele und Zielgruppen der Ausgangspunkt für eine 
erfolgreich begleitende Kommunikationsstrategie.
Die fünf Erfolgsfaktoren gelingender Kommunikation
Wie wir kommunizieren, entscheidet darüber, ob die Zielgruppen 
das Vorhaben und den gewählten Weg kennen und verstehen, 
Akzeptanz oder sogar Zustimmung dazu entwickeln sowie gar zu 
aktiver Unterstützung und Mitwirkung motiviert werden können.
AUF EINEN BLICK

Seite 61Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 5 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
Für die Planung und Umsetzung der Kommunikation ist es hilfreich, 
sich an den fünf Erfolgsfaktoren gelingender Kommunikation zu 
orientieren:
1. Kontinuierliche Kommunikation 
Informieren Sie laufend über Inhalte und Vorgehen. Die 
Kommunikation startet frühzeitig und endet nicht abrupt, 
sobald eine Entscheidung gefallen ist, sondern begleitet 
auch den Umsetzungsprozess und seinen Abschluss. 
Kommunizieren Sie auch und gerade in Beteiligungspausen, 
was „hinter den Kulissen“ passiert, was der nächste Schritt ist 
und wann er umgesetzt wird.
2. Transparente, offene und ehrliche Kommunikation 
Kommunizieren Sie von Beginn an offen. Benennen Sie ehrlich 
vor allem Grenzen der Beteiligung sowie im Projektverlauf 
transparent auch die Herausforderungen und Schwierigkeiten.
3. Situationsgerechte Kommunikation 
Beteiligungsprozesse durchlaufen unterschiedliche Phasen. 
Nutzen Sie Kommunikation je nach Situation dazu, die 
jeweilige Zielgruppe in ihrer aktuellen Situation zu erreichen. 
4. Zielgruppengerechte Kommunikation 
Zielgruppen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer 
Informationsbedarfe und ihrer Informationskanäle. Richten 
Sie die Kommunikation in der Öffentlichkeitsbeteiligung 
daher an den identifizierten Zielgruppen aus. Nur dann ist sie 
wirksam.
5. Dialogorientierte Kommunikation 
Menschen wollen zunehmend nicht nur Adressat*in 
von Kommunikation sein. Sie wollen auf Augenhöhe 
wahrgenommen und bestenfalls aktiv werden. Deswegen 
sollte die Kommunikation soweit wie möglich auch 
dialogische Elemente einbauen. Mindestens sollte immer 
angeboten werden, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 62 Seite 63Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0 Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 5 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
Vom Beteiligungsfahrplan zur Kommunikationsstrategie
Als Ausgangspunkt für die Kommunikationsstrategie eignet sich gut 
der mit dem Entscheidungsprozess verzahnte Beteiligungsfahrplan 
aus Schritt 3:
Gehen Sie zunächst den Fahrplan von Beginn an durch und fragen Sie sich, 
• zu welchen Zeitpunkten,
• sollen welche Inhalte
• mit welchen 
Beteiligungszielen
• an welche Zielgruppen
kommuniziert werden?
AUSWERTUNG UND EVALUATION DURCHFÜHRUNGPLANUNG
Grundlagenver-
mittlung
Beteiligung 1 Beteiligung ... ...
Planungsschritt 1 Planungsschritt 2 Planungsschritt ... ...Planungsschritt 3 Umsetzung
Evaluation
Entscheidungsprozess Beteiligungsprozess
Information über
Projektbeginn
Einladung zur
Beteiligung
Information
über Projektende
Ergebnisse
Kommunikationsprozess begleitende zielgruppengerechte Kommunikation
Information über 
aktuelle Projektstände ...Information über  
erreichte Zwischenziele
Einladung
zur Beteiligung
Entscheidung

Seite 64Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Erst mit der Fertigstellung des Vorhabens endet die Kommunikation
Auch nach einer Entscheidung eines repräsentativen Gremiums bleibt der 
Beteiligungsgegenstand in der Umsetzungsphase für die Zielgruppen oftmals 
interessant. Allerdings zieht sich die Umsetzungsphase teilweise deutlich länger 
hin als der Planungsprozess. Auch für diesen Zeitraum sollten Sie geeignete 
Kommunikations- und Beteiligungsmaßnahmen prüfen. Kommunizieren Sie 
von Beginn an, wie lange die Umsetzung voraussichtlich dauern wird, denn 
damit kann Frustration vorgebeugt werden. Sollte sich der Zeitraum verlängern, 
kommunizieren Sie dies möglichst unter offener Nennung der Gründe.
PRAXISTIPP
Inhalt der Kommunikation ist zum Beispiel der Start eines 
Beteiligungsverfahrens, ein erreichtes Zwischenergebnis, die 
Behandlung des Vorhabens in einem Gremium oder auch die Einladung 
zu einem Online-Dialog. Für die weitere Kommunikationsplanung ist es 
hilfreich, daraus Botschaften zu entwickeln. Zum Beispiel:
• Neugestaltung des Platzes beginnt. Alle können ihre Wünsche 
und Ideen einbringen!
• Ihre Meinung ist uns wichtig! (Zielgruppe) Bitte beteiligen Sie 
sich!
• Breite Mitwirkung im Online-Dialog zu (Inhalt). Danke!
• Große Zustimmung für (Inhalt) im Beteiligungsverfahren!
• Bezirksvertretung stimmt (Beteiligungsergebnis) zu!
• Umbau beginnt. Beteiligungsergebnis wird umgesetzt.
• Fertig! Der Wille der Kölner*innen ist umgesetzt.
Besonderes Augenmerk sollte dann auf die jeweiligen Zielgruppen 
(Verweis: siehe Schritt 3) der Botschaften gerichtet werden. Um die 
Zielgruppen tatsächlich kommunikativ zu erreichen, helfen folgende 
Fragen:
• Welche Informationskanäle nutzt die Zielgruppe: die lokale 
Presse oder die städtische Internetseite? Oder kann sie besser 
über Flyer, Aushänge und die sozialen Medien erreicht werden?
• Kann auf bestehende Kommunikationskanäle oder 
vernetzte Gruppen wie Vereine, Beiräte, Stadtteilnetzwerke, 
Sozialraumkoordinator*innen, Bürger- oder Jugendzentren,

Seite 65Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 5 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
interkulturelle Zentren, Seniorennetzwerke oder Social Media 
Communitys zurückgegriffen werden?
• Gibt es Multiplikator*innen, die unterstützen können?
• Welche Treffpunkte gibt es vor Ort, an denen Zielgruppen 
angetroffen und über Öffentlichkeitsbeteiligung informiert 
werden können?
Auf dieser Grundlage kann gut ausgewählt werden, welche 
Kommunikationsmaßnahmen am besten für die konkrete 
Umsetzung geeignet sind.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Passgenaue Maßnahmen
Hilfreich für die Auswahl von Kommunikationsmaßnahmen kann auch die folgende 
Unterscheidung von Arten von Maßnahmen sein:
• „Klassiker“, beispielsweise eine Pressemitteilung oder Pressekonferenz oder 
eine Bürgerversammlung
• „Branchenpublikationen“, wie Stadt(-teil)magazine, Studierenden- oder 
Schulzeitungen
• „postalische Informationen“, wie Wurfsendungen, Postkarten oder 
persönliche Einladungen
• „Online-Kanäle“, wie der Newsletter oder das Beteiligungsportal der Stadt 
Köln; auch Mailinglisten sind eine Möglichkeit
• „interaktive Kanäle“ über soziale Medien
• „(papierbasierte) analoge Veröffentlichungen“, wie Aushänge, Plakate oder Flyer
• Nutzung einer sinnvollen Verzahnung von digitalen und analogen Kanälen
Binden Sie auch das Wissen und die Erfahrung unserer Kolleg*innen des Amtes für 
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (13) und des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung 
der Stadt Köln (OB/21) mit ein. Ebenso hilft Ihnen der Druck- und Layoutservice 
(1000-214) dabei, Plakate oder Logos mit Wiedererkennungswert zu schaffen. 
Fragen Sie frühzeitig an! (vgl. Bayerisches Staatsministerium für Wohnen, Bau und 
Verkehr, Bürgerbeteiligung im Städtebau – Ein Leitfaden, 2019, Seite 59)
PRAXISTIPP

Seite 66Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Zielgruppen der Kommunikationsstrategie können auch 
Kolleg*innen der eigenen Dienststelle sowie des eigenen Dezernates 
sein, ebenso wie am Vorhaben beteiligte Dienststellen und 
gegebenenfalls bereichsübergreifend auch die Kolleg*innen der 
gesamten Stadtverwaltung. Die Kolleg*innen wollen Bescheid wissen 
und frühzeitig konstruktiv eingebunden werden. Hierfür kann neben 
Mailings besonders das städtische Intranet genutzt werden.
Ist das nicht alles zu viel Arbeit? Besonders wenn zu einem 
Beteiligungsschritt gleich mehrere Zielgruppen angesprochen werden 
sollen? Nein – in der Fachsprache gibt es für die Lösung sogar einen 
Begriff: cross-mediale Verwertung. Fast immer können mit einem 
auf den Inhalt und das Beteiligungsziel ausgerichteten „Grundtext“ 
mit wenig Aufwand zielgruppengerechte Texte verfasst werden. Also: 
Erstellen Sie nicht einen Text für „alle“, sondern kluge Varianten!
Verständlich kommunizieren
Auf eines ist immer zu achten: verständlich und möglichst 
barrierefrei kommunizieren! Über diesen Grundsatz hinaus sollten 
zum Beispiel die ergänzende Nutzung von Einfacher oder Leichter 
Sprache sowie Übersetzungen geprüft werden. Im Intranet und 
Internet konnten bereits gute Erfahrungen mit kurzen und einfach 
erzeugten Videos gemacht werden, die ergänzend zur Schriftfassung 
eingesetzt werden.
Zusammenfassend orientieren Sie sich bitte bei der 
Kommunikationsstrategie an den folgenden Anforderungen für 
Verständlichkeit:

Seite 67Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 5 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
struktu-
riert
aktiv und
frühzeitig
zielgrup-
penspe-
zifisch
einfach
in zwei
Richtun-
gen
kontinu-
ierlich
Nun sind alle wichtigen Fragen für Ihre Kommunikationsstrategie 
zum Beteiligungsvorhaben geklärt. Die Kommunikationsstrategie 
vervollständigt das Beteiligungskonzept. Am besten überführen 
Sie die Planungen in einen Kommunikationsfahrplan. Dieser 
beinhaltet die praktische Umsetzung der Maßnahmen, verortet 
diese zeitlich und innerhalb der Schritte des Beteiligungs- und 
Entscheidungsprozesses. Der Zeitstrahl des Beteiligungsprozesses 
wird so mit den Kommunikationsmaßnahmen verknüpft.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Abbildung 8: Anforderungen an verständliche Kommunikation
• Klären Sie die Vorgeschichte.
• Bündeln Sie Themen und Kernaussagen.
• Bereiten Sie Materialien zielgruppenspezifisch auf.
• Kommunizieren Sie den Gestaltungsspielraum.
• Informieren Sie über das weitere Vorgehen.
• Informieren Sie vor der Entscheidung.
• Formulieren Sie Verzögerungen offen mit Begründung.
• Kommunizieren Sie Zwischenstände.
• Bedenken Sie Ort und Art der Kommunikation.
• Kommunizieren Sie mit Text und Bild.
• Passen Sie die Informationsintensität an.
• Nutzen Sie Multiplikator*innen.
• Erklären Sie Fachwörter.
• Bieten Sie zusätzlich Leichte Sprache an.
• Erkennen Sie Bedürfnisse und reagieren Sie darauf.
• Bitten Sie Expert*innen um Unterstützung.
• Wertschätzen Sie Bürger*innen.
• Vermeiden Sie reine Frontalvermittlung.
• Seien Sie erreichbar.
•  Seien Sie für Rückmeldungen offen und nennen Sie Ansprechpartner*innen konkret.
•  Informieren Sie prozessbegleitend und während der Umsetzung.
•  Berichten Sie auch nach dem Ende der aktiven Beteiligungsphase.
• Erläutern und begründen Sie.

Seite 68 Seite 69Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0 Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 5 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 6SCHRITT 7 SCHRITT 2
AUSWERTUNG UND EVALUATION DURCHFÜHRUNGPLANUNG
Inhaltliche
MeilensteineBeteiligungsprozess Kommunikationsprozess
begleitende zielgruppengerechte Kommunikation
– Zukunftskonferenz
– Aufsuchende Beteiligung
– Online-Dialog
– Postwurfsendungen
Öffentliche Beteiligung | Phase 1
– Meldung auf dem Beteiligungsportal
– Postwurfsendungen
– persönliche Ansprache vor Ort
–  Einbindung von Interessensvertretungen vor Ort
– Banner vor Ort
Information über Projektbeginn
Einladung zur Beteiligung
– Pressemitteilungen
– Social Media
– Newsletter
Information über 
erreichte Zwischenziele
– Pressemitteilungen
– Social Media
– Newsletter
Information über 
erreichte Zwischenziele
– diverse Verbreitungskanäle
– Postwurfsendung, Plakate, Flyer
– Einbindung von Multiplikator*innen
Information über aktuellen Projekt-
stand | Einladung zur Beteiligung
Beschluss
Entscheidung
Ergebnisse der Beteiligung 
und weitere Umsetzungs- 
und Verfahrensschritte 
kommunizieren
Nach 
Beschlussfassung
– Abschlussveranstaltung
– Vorstellung der Planung
Öffentliche Beteiligung | Phase 3
– Beteiligungsgalerie
–  Vorstellung Ergebnisse aus Phase 1 
als Planungsszenarien
– Feedback für weitere Planung
Öffentliche Beteiligung | Phase 2
Einarbeitung
Feedback
Planungsschritt 2
Ergebnisauswertung mit 
Entwurfsplanung
Planungsschritt 1
Aktionszeitraum

Seite 70Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
ERGEBNIS Schritt 5: Begleitender Kommunikationsprozess steht fest
Ausgehend vom Beteiligungsfahrplan haben Sie vom Start bis zum Ende des 
Vorhabens alle wichtigen Kommunikationsschritte und Maßnahmen geplant. 
Natürlich können und sollten Sie situationsgerecht die Planung reflektieren und 
gegebenenfalls weiter entwickeln.
Schritt 1–5: Das Beteiligungskonzept steht
Mit dem Abschluss von Schritt 5 ist nun auch der Planungsprozess insgesamt 
geschafft und Sie haben alle wichtigen Fragen, die für den Erfolg des Vorhabens 
von Bedeutung sind, ganz systematisch geklärt. Natürlich kann immer auch etwas 
Unvorhergesehenes passieren. Aber gerade dann ist die Planung eine nützliche 
Grundlage für die Abwägung und Entscheidung, wie Sie am besten auf eine neue 
Herausforderung reagieren können.
Wichtig ist, die Planung in einem Beteiligungskonzept festzuhalten. Dieses 
ist nicht nur die Grundlage Ihrer eigenen Arbeit und die der beteiligten 
Dienststellen. Das Beteiligungskonzept ist vor allem auch die Grundlage 
für die Entscheidung des Beschlussgremiums über das „Wie“ des 
Beteiligungsverfahrens. Es kann je nach Umfang und Komplexität des 
Beteiligungsverfahrens eher kurz oder recht umfangreich sein. Es kann in 
Einzelfällen auch alternative Vorgehensweisen zur Entscheidung stellen. 
Das Beteiligungskonzept muss in jedem Fall alle wichtigen Elemente klar, 
nachvollziehbar und gut verständlich darstellen. Nur dann findet es nicht nur in 
der Politik, sondern gegebenenfalls auch in der interessierten Stadtgesellschaft 
die notwendige Berücksichtigung und Zustimmung. Grafische Elemente, wie 
zum Beispiel die Zeitstrahlgrafik, sind dafür hilfreich – auch als Grundlage für die 
Kommunikation.
ERGEBNIS nach Schritt 1–5: Das Beteiligungskonzept ist die Grundlage 
für die gesamte Entscheidung, Planung, Steuerung und Umsetzung des 
Beteiligungsverfahrens.
Verweis:
Ein Muster 
für ein Beteili-
gungskonzept 
finden Sie in 
den Arbeits-
hilfen.

Seite 72Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Schritt 6: Die Beteiligung durchführen
Wenn das politisch verantwortliche Gremium das Beteiligungskonzept 
beschlossen hat, kann die Umsetzung beginnen.
Schritt 6 enthält konkrete Tipps für die Umsetzung. Dabei geht es um das 
Einladen und Bewerben, um den Abbau von Barrieren und die Umsetzung 
von Veranstaltungen. Auch mögliche Schwierigkeiten und dazugehörige 
Lösungsvorschläge werden skizziert. 
Einladen und Bewerben
Ein Verfahren ist nur erfolgreich, wenn die Zielgruppe davon erfährt und 
aktiv teilnimmt. Dafür ist es wichtig, die Zielgruppenanalyse aus Schritt 2 
heranzuziehen und ein passgenaues Einladungs- oder Motivationsmanagement 
zu gestalten.
Gerade für den Start des Beteiligungsverfahrens sind Multiplikator*innen hilfreich. 
Sie kennen die Zielgruppen genau und können diese oft persönlich oder über E-Mail-
Verteiler direkt erreichen. Stellen Sie Informationsmaterial, E-Mail-Texte, Plakate und 
Flyer zur Verfügung. Bitten Sie Ihre Kontakte um Mithilfe.
Wenn eine offene Veranstaltung oder ein Online-Dialog geplant ist, 
können Informationen dazu auf der städtischen Webseite, dem städtischen 
Veranstaltungskalender, dem städtischen Newsletter sowie auf dem 
Beteiligungsportal der Stadt Köln veröffentlicht werden. Auch auf den städtischen 
Social-Media-Auftritten können Veranstaltungen kurzfristig noch einmal platziert 
werden! Wenn die große Zahl der Mitarbeiter*innen der Stadt Köln ebenfalls zur 
Zielgruppe gehört, ist zudem eine Veröffentlichung im Intranet sinnvoll.
AUF EINEN BLICK

Seite 73Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 6 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 7 SCHRITT 2
Ansprache und Einladung
• Manchen Menschen ist Öffentlichkeitsbeteiligung nicht vertraut. Gehen Sie 
auf die Menschen zu, beschreiben Sie den Nutzen für die Mitwirkenden und 
aktivieren Sie zur Meinungsäußerung. Informationen – auch zum Mitnehmen 
– in der jeweiligen Erstsprache sind hilfreich. 
• Informieren Sie über den geschätzten Zeitaufwand für eine Beteiligung.
• Bieten Sie Kinderbetreuung an, wenn Sie mit Eltern sprechen wollen, oder 
bieten Sie gezielt eine Attraktion für Kinder an, wenn Sie Familien einladen.
• Weisen Sie in der Einladung auf Barrierefreiheit hin (etwa bezüglich Mobilität 
oder Hör- und Sehvermögen). Informieren Sie darüber, dass Menschen mit 
Hilfebedarf sich diesbezüglich bis zu einer Woche vor der Veranstaltung bei 
Ihnen melden können. Achten Sie auf Barrierefreiheit der Räumlichkeiten. 
Bei Fragen zur Inklusion gibt das Amt für Integration und Vielfalt (16) gerne 
Auskunft. 
PRAXISTIPP
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 74Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Vermeidung und Abbau von Barrieren
Nicht alle Zielgruppen eines Verfahrens werden per se an einem 
Beteiligungsformat teilnehmen. Durch kluge Vorbereitung und 
Gestaltung können Beteiligungsbarrieren jedoch abgebaut werden:
• Beteiligung beansprucht (Frei-)Zeit:  
Beteiligungsveranstaltungen finden meist am Wochenende 
oder abends statt. So können grundsätzlich möglichst viele 
Menschen daran teilnehmen. Oft sind aber gerade diese 
Zeiten für Berufstätige oder Familien besonders wertvolle 
Freizeit. Denkbar ist auch das Andocken eines Formats an 
bereits etablierte Veranstaltungen, die die gleiche Zielgruppe 
ansprechen, wie zum Beispiel ein Stadtteilfest oder auch ein 
Wochenmarkt.
• Setzen Sie nicht zu viel Wissen voraus:  
Viele Themen, zu denen in Köln beteiligt wird, sind komplex. 
Das erfordert teilweise Wissen über die dahinterliegenden 
Planungsprozesse und die fachlichen Grundlagen zum 
Beteiligungsthema. Die Öffentlichkeit sollte daher alle 
notwendigen Informationen erhalten, um sich im gesamten 
Prozess orientieren und einordnen sowie sich qualifiziert zum 
Thema äußern zu können. Dazu gehören:
• „Wie-Informationen“ zu den Planungsprozessen:  
An welchen Kenntnisstand kann angeknüpft werden? 
Müssen bisherige, laufende und zukünftige Beteiligungs- 
oder Planungsschritte aufgegriffen und erläutert werden?
• „Was-Informationen“ zum Beteiligungsthema:  
Welchen Kenntnisstand haben die Zielgruppen zum 
Planungsthema? Welche Fachkenntnisse sind für eine 
qualifizierte Beteiligung notwendig und sollten daher 
(zielgruppengerecht aufbereitet) vermittelt werden?
• Interesse, Motivation und persönliche Betroffenheit:  
Ist das öffentliche Interesse zu Ihrem Vorhaben aktuell noch 
überschaubar, kann es helfen, insbesondere die Betroffenheit 
der Zielgruppen herauszuarbeiten. (Verweis: siehe Schritt 3)

Seite 75Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 6 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 7 SCHRITT 2
• Zugangsbarrieren:  
Beispielsweise mangelnde Sprachkenntnisse, das Gefühl, 
sich nicht zu einem Thema äußern zu können, eine frühere 
Enttäuschung, eine negative Erfahrung oder ein Konflikt, 
eingeschränkte Mobilität oder Einschränkungen des Hör- 
oder Sehvermögens können zusätzliche Hürden darstellen. 
Entwickeln Sie dazu einen möglichst proaktiven Umgang und 
halten Sie bestenfalls entsprechende Angebote bereit.
• Vor-Ort-Veranstaltungen:  
Veranstaltungsorte sollten mit öffentlichen Verkehrsmitteln 
gut erreichbar sein. Sorgen Sie für eine eindeutige, sichtbare, 
leicht verständliche Beschilderung. Wichtig ist auch, dass 
auf die Barrierefreiheit der Räumlichkeiten geachtet wird. 
Neben barrierefreien Sanitäranlagen sollte auch für genügend 
Platz zwischen den Stuhlreihen und ausreichend Plätze für 
Rollstuhlfahrende mit einer guten Sicht gesorgt werden. 
Kalkulieren Sie personelle Ressourcen zur Unterstützung 
von Menschen mit Hör- und Seheinschränkungen ein. Bei 
einer größeren Veranstaltung bietet sich ein Angebot in 
Gebärdensprache an (gegebenenfalls können Bedarfe 
bei der Anmeldung abgefragt werden). Sie sollten auch 
die Verwendung von Mikrofonen und die Nutzung einer 
induktiven Höranlage erwägen (mobile Systeme können auch 
ausgeliehen und temporär aufgebaut werden).
Verweis: 
Ein Hand-
lungskonzept 
zur Bar-
rierefreiheit 
finden Sie in 
den Arbeits-
hilfen.

Seite 76Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Veranstaltungen
Die Räumlichkeit
Die Wahl des Veranstaltungsortes hat unmittelbaren Einfluss auf 
die Bereitschaft zur Teilnahme. Auch ungewöhnliche Orte können 
erfolgreich sein, wenn sie den Bedürfnissen der Zielgruppen 
entgegenkommen. Denkbar ist eine gemeinnützige Werkstatt, ein 
Kulturzentrum oder ein Spielplatz. Knüpfen Sie mit der Wahl des 
Veranstaltungsortes an den Beteiligungsgegenstand an. 
Das Ambiente
Bei Vor-Ort-Veranstaltungen sollte ein Rahmen geschaffen werden, 
in dem sich die Menschen wohlfühlen: Sorgen Sie mit ausreichend 
Getränken und Verpflegung für eine lockere Atmosphäre. Damit 
zeigen Sie außerdem Ihre Wertschätzung für die Teilnahme.
Die Arbeitsatmosphäre
Während einer Beteiligungsveranstaltung oder eines Online-
Dialogs kann es zu einer argumentativen Zuspitzung kommen. 
Genau für solche Fälle ist es wichtig, eine neutrale Moderation im 
Boot zu haben. Sie hilft, Konflikte und Meinungsverschiedenheiten 
zu klären und deeskalierend auf den Prozess einzuwirken. 
Engagieren Sie bei Konfliktthemen gegebenenfalls eine externe 
Moderation. Dies vermeidet, dass sich die verschiedenen Rollen im 
Beteiligungsverfahren vermischen (zum Beispiel als gleichzeitige 
Moderation  
und Teil der Fachdienststelle).
Die Spielregeln
Für eine konstruktive Zusammenarbeit bei einem runden Tisch, 
in einer Bürgerwerkstatt, in Online-Formaten oder auch in einem 
Begleitgremium ist es hilfreich, wenn sich die Teilnehmenden auf 
gemeinsame Gesprächsregeln, Umgangsformen oder Spielregeln 
einigen. Die Moderation kann dann in Konfliktsituationen darauf 
verweisen. Stark akzeptanzfördernd ist es, diese Regeln vor Beginn 
gemeinsam zu erarbeiten oder vorzuschlagen und anschließend von 
allen bestätigen zu lassen.
Kommunikation – vor Ort oder im Online-Verfahren
• Schaffen Sie Klarheit:  
Setzen Sie bewusst Botschaften und greifen Sie diese am 
Ende nochmal auf. Dafür müssen Sie sich im Klaren darüber 
sein, was Ihre Ziele sind und wie Sie nach der Veranstaltung 
„hinausgehen“ möchten. Schaffen Sie mit einer Leitfrage für 
das jeweilige Format Struktur.

Seite 77Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 6 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 7 SCHRITT 2
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Verweis: 
Einen Vor-
druck finden 
Sie in den 
Arbeitshilfen.
• Benennen Sie den Spielraum:  
Welche Art von Beiträgen wünschen Sie sich? Hier können 
Sie auf den Themenbezug, die Länge der Beiträge oder den 
Wunsch, Quellen zu Informationen zu nennen, hinweisen. 
Sie sollten auch klar benennen, worum es bei der Beteiligung 
nicht geht und dies begründen.
• Zeitplan:  
Erläutern Sie den Zeitplan des jeweiligen Formats und 
benennen Sie eingeplante Pausen.
• Informationen zur Moderation:  
Legen Sie unbedingt offen, wer die Veranstaltung moderiert, 
und welche Rolle die Moderation hat. 
• Themen des Datenschutzes:  
Werden bei der Veranstaltung Fotos gemacht und sollen 
diese gegebenenfalls später veröffentlicht werden? 
Möchten Sie Teilnehmer*innen auch nach der Veranstaltung 
noch einmal per E-Mail informieren? Auch das sollten 
Sie in den Dialogregeln erwähnen oder vor Ort mit 
Einwilligungserklärungen abfragen.
• Kommunizieren Sie sachlich:  
Stellen Sie Ihre Argumente in den Vordergrund und lösen Sie 
sich von emotionalen Beiträgen. Wenn Sie auf Teilnehmende 
stoßen, die nicht Ihrer Meinung sind: Hören Sie zu und 
antworten Sie auf das Sachargument.
• Sprechen Sie klar und freundlich:  
Stellen Sie Ihre Argumente stichhaltig und prägnant 
in verständlicher, klarer Sprache dar. Benutzen Sie in 
Gesprächen keinen Sarkasmus und keine Ironie. Es könnte zu 
Missverständnissen führen.
• Nutzen Sie auch Präsentationen:  
Wählen Sie bei Präsentationen Darstellungen mit hohen 
Kontrasten und Texte in ausreichender Größe. Weisen Sie 
auch externe Referent*innen darauf hin. Achten Sie auf die 
Barrierefreiheit von Dokumenten und Online-Auftritten.
• Anforderungen an den Diskussionston:  
Weisen Sie zum Beispiel auf den gewünschten Umgangston, 
Respekt untereinander und das Verbot von Beleidigungen hin.
• Bleiben Sie beim Thema:  
Fokussieren Sie sich auf das Thema, diskutieren Sie 
zielorientiert miteinander und fassen Sie sich kurz. Ziel ist es, 
dass alle zu Wort kommen können.

Seite 78Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Mögliche Schwierigkeiten im Prozess überwinden
Überraschungen und Zwischenfälle sind Teil vieler Gruppenprozesse 
und somit auch von Beteiligungsformaten. Handelt es sich dabei 
um größere unvorhergesehene Ereignisse, die Auswirkungen auf 
den gesamten Prozess haben, ist oft ein Um- oder Nachsteuern im 
Fahrplan notwendig. Folgenden Herausforderungen können Sie 
geschickt begegnen:
• Verlust der Prozesssteuerung:  
Sie haben die Prozessverantwortung und müssen den Prozess 
daher stets „in der Hand behalten“ und steuern. Gefährlich 
ist, wenn sehr engagierte Initiativen oder Einzelpersonen mit 
Partikularinteressen versuchen, den Beteiligungsprozess für 
ihre Zwecke zu nutzen. Bleiben Sie sachlich. Begegnen Sie den 
Vorwürfen mit einer offenen Kommunikation, insbesondere 
durch die Veröffentlichung von Verfahrensschritten, 
Zwischenergebnissen und Beteiligungsmöglichkeiten und 
erläutern Sie eventuelle Änderungen. Sachlichkeit, Stringenz 
sowie eine umfassende Kenntnis des Projekts verhindern ein 
Unterlaufen oder Durchkreuzen des Prozesses. Bleiben Sie 
auch aufmerksam für Machtungleichgewichte im Prozess. 
Gerade Machtkämpfe können den Prozess lähmen.
• Dominanten Teilnehmenden begegnen:  
Hinter ständigen Wiederholungen, einem unangenehmen 
Ton, nervigen Zwischenrufen oder ausschweifenden 
Kommentaren steht meist eine Person mit nachvollziehbaren 
Anliegen. Nicht selten stecken frühere Enttäuschungen, 
negative Erfahrungen oder versteckte Wünsche dahinter. 
Mit der Anerkennung der Bedürfnisse von Vielredner*innen 
und Selbstdarsteller*innen müssen die Störungen aber nicht 
akzeptiert werden. Eine resolute, jedoch faire Moderation ist 
empfehlenswert.
• Die Beteiligung ist geringer als geplant:  
Hier gilt es noch einmal das Konzept zu hinterfragen: Wurde 
ausreichend über das Verfahren informiert? Wurde die 
richtige Ansprache gewählt? Stellt sich heraus, dass im Vorfeld 
etwas übersehen wurde, justieren Sie das Verfahren noch 
einmal nach.

Seite 79Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 6 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 7 SCHRITT 2
• Die Beteiligung ist viel höher als geplant:  
Hohes Interesse ist durchaus positiv, es kann jedoch auch 
eine Herausforderung sein. Räumlichkeiten können zu klein 
sein oder die Beteiligungsangebote reichen nicht aus. Um 
das Engagement aufzugreifen, können Sie überlegen, wie 
das Beteiligungsverfahren dem großen Bedarf angepasst 
werden könnte. Eine einfache Lösung ist die Ergänzung eines 
Beteiligungsverfahrens um ein Online-Modul. Kommen zu 
einer Veranstaltung spontan sehr viel mehr Personen als 
erwartet, könnte ein zusätzlicher Termin sinnvoll sein. Auch 
eine Übertragung ins Internet ist erwägenswert. Reagieren Sie 
in dieser Situation souverän und kündigen Sie – wenn möglich 
– zusätzliche Beteiligungsmöglichkeiten an, die dann aber 
auch angeboten und umgesetzt werden müssen.
• Verzögerung der Planungen:  
Verzögerungen sind immer wieder unvermeidlich. Wichtig 
ist aber, dass Verzögerungen frühzeitig und transparent auch 
hinsichtlich der Gründe (beispielsweise weil ein beauftragtes 
Gutachten noch nicht vorliegt) kommuniziert werden. Durch 
Intransparenz wird der Erfolg des Verfahrens gefährdet und 
darüber hinaus das Vertrauen in unsere Stadtverwaltung 
reduziert. Durch proaktive Kommunikation zu „Störungen“ 
halten Sie das Heft in der Hand und vermeiden die 
unangenehme Situation, eventuell auf kritische Fragen von 
außen reagieren zu müssen. 
• Teilnehmer*innen sind unzufrieden mit den Ergebnissen:  
Selten kann ein Beteiligungs- und Entscheidungsprozess 
alle Erwartungen vollständig erfüllen. Daher ist der 
nachvollziehbare und gut argumentierte Abwägungsprozess 
zentral. Legen Sie die verschieden Meinungen und Positionen 
offen und erläutern Sie, wie und warum eine Entscheidung 
getroffen wurde.
ERGEBNIS Schritt 6: Das Beteiligungskonzept ist umgesetzt.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 80Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Schritt 7: Dokumentation, Auswertung 
und Evaluation
Nur wenn die Ergebnisse eines Beteiligungsverfahrens gut dokumentiert und 
ausgewertet werden, kann es den Entscheidungsprozess als wichtige Grundlage 
unterstützen. Nur dann werden auch für Teilnehmende die Ergebnisse sichtbar, was 
für die Akzeptanz des bereits absolvierten und des weiteren Prozesses wichtig ist. 
So wird das Vertrauen in unsere Stadtverwaltung beziehungsweise in zukünftige 
Beteiligungsangebote gestärkt.
Zusätzlich sorgt eine abschließende Evaluation dafür, dass die Erfahrungen und 
Erkenntnisse daraus auch in andere Beteiligungsprozesse und die Entwicklung 
unserer Beteiligungskultur insgesamt in Köln einfließen.
Dokumentieren
Die Dokumentation sichert in erster Linie Informationen über 
das Verfahren und seine Ergebnisse. Sie ist die Grundlage für die 
Auswertung. In einer Dokumentation werden klar und verständlich 
die Inhalte der Beteiligung wiedergegeben und dafür gesorgt, dass 
auch Personen, die nicht an einer Sitzung, einem Online-Dialog 
oder einer Informationsveranstaltung teilgenommen haben, die 
Kernaussagen und Ergebnisse nachvollziehen können.
Die Dokumentation beginnt bereits während der Durchführung einer 
Beteiligung. Ein einfacher Weg ist die fotografische Begleitung und/
oder schriftliche Dokumentation der Beiträge am Veranstaltungstag, 
je nach Möglichkeit bereits nach Themen und Fragestellungen 
strukturiert. Bei größeren Formaten oder besonders konfliktreichen 
Vorhaben ist es ratsam, unmittelbar und sichtbar mitzuschreiben. 
Den Teilnehmer*innen kann etwa über einen Beamer die 
Mitschrift sichtbar gemacht werden. Das sorgt für Transparenz und 
veranschaulicht die Ergebnissicherung. Die folgende Übersicht zeigt 
unterschiedliche Wege und Formen einer Dokumentation. Bei der 
Konzeptionierung einer Beteiligung (Verweis: siehe Schritt 4) sowie 
bei der konkreten Umsetzung (Verweis: siehe Schritt 6) sollte darauf 
geachtet werden, möglichst durch thematische und/oder zeitliche 
Strukturierung der Beteiligung die Beiträge der Teilnehmenden bei 
der „Live-Dokumentation“ zu sinnvollen Themengruppen (Cluster) 
zusammenzufassen. Das erleichtert die weitere Dokumentation 
und auch spätere vertiefte Auswertung der Ergebnisse. So gesehen 
ist es sinnvoll, bei der Konzeptionierung der Beteiligung von 
AUF EINEN BLICK

Seite 81Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 7 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6 SCHRITT 2
Bericht
partizi-
pative 
Lösung
Ergebnis- 
veranstal-
tung
Kontroll- 
gremium
Nicht nur die Beteiligung sondern auch die spätere Umsetzung sollten 
kontinuierlich dokumentiert werden. 
Veröffentlichen Sie (Zwischen-)Ergebnisse. Dafür bieten sich die 
Internetseite und das Beteiligungsportal der Stadt Köln an. Auch 
Presseberichte und die Zusammenarbeit mit lokalen Medien sind 
hilfreich. So können alle Interessierten den weiteren Prozess verfolgen 
und nachvollziehen, wie zum Beispiel ein Platz umgestaltet wird. 
Außerdem wird so die Komplexität eines Vorhabens deutlich.
Anfang an auch immer schon die spätere Ergebnissicherung und 
Dokumentation mitzudenken.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG
Abbildung 9: Dokumentationsformen
Das beauftragte Beteiligungs- oder Planungsbüro oder die zuständige Dienststelle 
verfassen einen Bericht, der bestenfalls von Ihnen online veröffentlicht und über die 
Presse bekannt gegeben wird. 
Während der Beteiligungsformate werden die Ergebnisse gemeinsam mit den 
Teilnehmenden dokumentiert, zum Beispiel auf einer Flipchart oder einer digitalen 
Pinnwand. Dies erhöht die Akzeptanz des Verfahrens. Die Fotodokumentation der 
gemeinsamen Ergebnisse ist eine stark visuelle Dokumentationsform. 
Zusätzlich zu den Beteiligungsformaten können Sie zum Abschluss des Prozesses 
eine eigene Ergebnisveranstaltung anbieten, bei der die Ergebnisse der Beteiligung 
präsentiert werden. Dies ist eine sehr wertschätzende Dokumentationsform.
Es ist auch möglich, dass ein Begleitgremium oder eine in der Beteiligung gebildete 
Arbeitsgruppe die Dokumentation übernimmt. Die so geschaffene Überparteilichkeit 
kann bei hoher Konflikthaftigkeit sinnvoll sein. Gegebenenfalls können dadurch aber 
auch Interessenskonflikte innerhalb des Gremiums seine Arbeit prägen.

Seite 82Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Auswertung der Ergebnisse
Die Auswertung schließt an die Dokumentation an und ordnet 
die Ergebnisse ein. Sie bringt sie mit anderen Prozessen, Schritten, 
Daten, Informationen, Hinweisen, Ideen oder einschränkenden 
Rahmenbedingungen sowie den Beteiligungszielen in Verbindung. 
Die Ergebnisse der Beteiligung werden also faktenbasiert 
interpretiert. Zu jeder Auswertung gehört zu erläutern, mit welchen 
Perspektiven und Kriterien die Beteiligungsergebnisse interpretiert 
wurden. Dies erklärt auch, welche Hinweise, Ideen, Vorschläge oder 
Rückmeldungen wo und wie in die Auswertung eingeflossen sind.
Gütekriterien gelungener Dokumentation und Auswertung
• Dokumentieren Sie nachvollziehbar 
Aus der Ergebnisdokumentation muss hervorgehen, in welchem Kontext die 
Beteiligung stattgefunden hat, warum Sie sich für eine Lösung oder einen 
Vorschlag entschieden haben und welche Schritte Sie gegangen sind.
• Fassen Sie Ergebnisse hinreichend differenziert zusammen  
Formulierungen wie „Die Anwesenden sind der Meinung …“ lassen den 
Eindruck entstehen, dass alle Teilnehmenden einer Meinung waren. Das ist 
in der Regel nicht der Fall. Scheuen Sie sich nicht, auch Beiträge festzuhalten, 
die widersprüchlich oder noch nicht ganz ausgereift sind. Beschreiben Sie 
solche Vielfältigkeit eindeutig. Auch Konflikte und gegensätzliche Interessen 
der Teilnehmenden müssen sichtbar werden. 
• Bleiben Sie nah dran  
Präsentieren Sie Ergebnisse als das, was sie sind. Benennen Sie, ob es 
sich beispielsweise um eine Sammlung von Einzelmeinungen, eine 
Kompromisslösung oder den Konsens innerhalb einer Gruppe handelt.
PRAXISTIPP

Seite 84Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Evaluation
Jedes Beteiligungsverfahren bietet auch die Chance, für andere 
Verfahren zu lernen. Evaluation ist der Fachbegriff für eine 
systematisch-kritische Reflexion eines Prozesses mit dem Ziel, daraus 
zu lernen. Unterschieden wird zwischen einer Prozess- und einer 
Ergebnisevaluation. 
Die Prozessevaluation findet begleitend zum Beteiligungsprozess 
statt und dient der zeitnahen Reflexion und Reaktion. Wird 
eine Zielgruppe zum Beispiel nicht erreicht, ist es nötig, die 
Kommunikationskanäle und die Beteiligungsmethoden zu variieren. 
Die Ergebnisevaluation betrachtet die Ergebnisse und Wirkungen 
eines Beteiligungsprozesses nach Abschluss eines Projektes. Dabei 
werden die beabsichtigten Ziele und Zielgruppen den erreichten 
Zielen und Zielgruppen gegenübergestellt, um eine Bilanz zu ziehen 
(Soll-Ist-Abgleich). 
Besonders für die Wirkungsziele ist es wichtig, dass die 
Evaluationsmethoden schon während der Planung des 
Beteiligungsprozess durchdacht werden. Klassischerweise werden 
bei Beteiligungsprojekten Fragebögen oder Feedback-Karten im 
Anschluss an die Veranstaltung oder den Online-Dialog zur Verfügung 
gestellt, um die Teilnehmenden zu befragen.
Werfen Sie auch einen Blick auf die Einschätzungen der verschiedenen 
Akteur*innen im Projekt. Oftmals werden die Ergebnisse durch 
verschiedene Rollen (zum Beispiel Stadtverwaltung, Politik oder 
Stadtgesellschaft) unterschiedlich eingeschätzt. Befragen Sie also 
nicht nur die Teilnehmenden, sondern lassen Sie das Projekt auch 
durch unsere Stadtverwaltung, die Politik und gegebenenfalls externe 
Unterstützer*innen (beispielsweise Moderator*innen oder ein 
Planungsbüro) bewerten. Analysieren Sie, ob der Beteiligungsprozess 
auf Grundlage der verschiedenen Rollen unterschiedlich bewertet 
wird.
Verweis:
Methoden zur 
Feedback-Ab-
frage nach 
Veranstaltun-
gen sowie ein 
Beispiel für 
eine Feed-
back-Postkarte 
finden Sie im 
städtischen 
Methodenkof-
fer und in den 
Arbeitshilfen.

Seite 85Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
SCHRITT 7 SCHRITT 1SCHRITT 3SCHRITT 4SCHRITT 5SCHRITT 6 SCHRITT 2
Aufbau eines Evaluationsberichtes 
1. Einführung 
• Beteiligungsgegenstand
• Ziele des Beteiligungsprozesses
• Aufbau und Kontext der Beteiligung (Inhalte und Phasen inklusive 
Kommunikationsmaßnahmen) 
2. Ergebnisse der Beteiligung 
• Inhaltliche Beteiligungsergebnisse 
• Zahlen zu den Teilnehmenden (gegebenenfalls ergänzt um 
demographische Daten)
• Ergebnisse und Feedback 
• Medien-/Presseresonanz
3. Schlussfolgerungen 
• Wie hat sich das Projekt entwickelt?
• Haben sich Ziele im Verlauf geändert? Wenn ja, warum? 
• Welche Projektziele wurden erreicht? Welche nicht (und warum)?
• Welche Wirkung wird durch das Projekt erwartet? 
• Was waren hinderliche und förderliche Faktoren? 
• Was waren die Stärken im Projekt?
• Was waren die Schwächen im Projekt? 
• Welche Lernerfahrung brachte das Projekt?
PRAXISTIPP
Wenn der Evaluationsbericht gefertigt ist, sollte er veröffentlicht und 
zugänglich gemacht werden. Ihre Erfahrungen sind auch für andere 
Dienststellen oder Städte wichtig! Empfehlenswert ist es, anderen 
die Erfahrungen zugänglich zu machen und sich auf Arbeitsebene 
auszutauschen. Gehen Sie offen und souverän mit aufgetretenen 
Schwierigkeiten oder auch Fehlern um. Beschreiben Sie aber auch, 
welche Maßnahmen unter den Rahmenbedingungen gut funktioniert 
und zur Erreichung der Beteiligungsziele beigetragen haben. 
Auch die Öffentlichkeit ist unter Umständen an Ihrer kritischen 
Rückschau interessiert.
ERGEBNIS Schritt 7: Das Beteiligungsverfahren ist evaluiert. Die Ergebnisse 
können an die Politik übergeben werden.
AUSWERTUNG UND EVALUATIONDURCHFÜHRUNGPLANUNG

Seite 86Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
III  Die Praxis – Besondere Herausforderungen 
in Beteiligungsverfahren 
3.1 Krisen und Konflikte meistern
Krisen und Konflikte gehören in unterschiedlicher Intensität zu allen 
sozialen Prozessen. Gerade wenn die Vielfalt der Beteiligten groß ist, 
treffen oft unterschiedliche Meinungen, Interessen und Anliegen 
aufeinander. 
Solche herausfordernden Situationen bieten auch eine große Chance, 
die Sie aktiv ergreifen sollten. Denn die bedachte Aushandlung von 
Konflikten führt auf allen Seiten zu mehr Verständnis und kann neue 
Lösungen hervorbringen. Dafür ist es entscheidend, Krisen und 
Konflikte bereits im Blick zu haben, bevor sie entstehen oder sich 
negativ auswirken. 
Folgende Tipps helfen Ihnen, Krisen und Konflikte frühzeitig zu 
erkennen und ihnen gegebenenfalls entgegenzuwirken:

Seite 87Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Schlüsselakteur*innen einbinden
Identifizieren Sie voraussichtlich wichtige Personen und laden Sie diese von Beginn 
an ein. Motivieren Sie sie zum Mitmachen, besonders wenn sie schwer erreichbar 
sind. So verhindern Sie, dass sich jemand ausgegrenzt fühlt und Sie bringen alle 
Positionen direkt „an einen Tisch“.
Machtungleichgewichte kennen und ausbalancieren
Alle Gruppenprozesse sind von Machtverhältnissen durchzogen, die auf den 
ersten Blick oft nicht ersichtlich sind. „Unsichtbare“ Machtkämpfe lähmen ein 
Verfahren, denn sie verschieben den Fokus der Teilnehmenden und verzögern die 
Lösungsfindung. Filtern Sie diese Machtkonstellationen heraus und wirken Sie in 
der Prozessgestaltung ausgleichend. Sie können zum Beispiel dafür sorgen, dass 
strategisch wichtiges Hintergrundwissen für alle zugänglich ist. Führen Sie im 
Bedarfsfall auch während eines bereits laufenden Prozesses Einzelgespräche, um 
weiteren Konflikten im Verfahren vorzubeugen.
Für Verbindlichkeit sorgen
Im ersten Teil dieses Leitfadens haben Sie bereits erfahren, wie wichtig ein 
verbindliches Beteiligungsversprechen ist. Gerade in Umbruchsituationen sorgt es 
für Kontinuität und stärkt das Vertrauen in den Prozess – innen wie außen.
Souverän und vertrauensvoll handeln
Als „Hüter*in des Verfahrens“ sind Sie für die Prozessgestaltung verantwortlich 
und behalten jederzeit die Oberhand über das Geschehen – ohne die Inhalte oder 
Ergebnisse zu bestimmen. Treten Sie sicher, souverän und kompetent auf und 
beugen Sie so Stolpersteinen vor. Dazu gehört es, auch mal Zugeständnisse zu 
machen. Nur wenn Sie die Zusammenhänge der Beteiligung kennen und diese 
verlässlich vermitteln, werden Sie als prozessgestaltende Stelle akzeptiert. 
Machen Sie Konfliktpunkte transparent 
Kommunizieren Sie transparent und kontinuierlich während des gesamten 
Prozessverlaufs. Gehen Sie offen mit den verschiedenen Meinungen und der 
Entscheidungsfindung um. Machen Sie Streit- oder Konfliktthemen sichtbar. Dann 
wird der Abwägungs- und Aushandlungsprozess deutlich.
PRAXISTIPP

Seite 88Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Sollte das Vorhaben bereits eine Konflikthistorie haben, ist ein offener 
Umgang damit für die weitere Zusammenarbeit von erheblicher 
Bedeutung. Hier sollten Sie bestenfalls bereits vor der Konzeption des 
Beteiligungsverfahrens die Versachlichung der Debatte sicherstellen: 
Gibt es „verborgene“, also nicht ausgetragene Konflikte? Welche 
Interessenskonflikte gab es bereits? Gab es themenfremde 
Auseinandersetzungen?
Folgende Empfehlungen unterstützen Sie dabei, auf bestehende 
Konflikte einzugehen: 
• Führen Sie Vorgespräche mit relevanten Akteur*innen um 
herauszufinden, welche Beweggründe diese haben und 
welche Interessen dahinter stehen. 
• Legen Sie Machtgefüge und Hintergründe offen, die den 
Konflikt bedingen, um die Sachverhalte zu strukturieren.
• Bei sehr festgefahrenen Konflikten kann eine Mediation die 
Konfliktparteien unterstützen, Lösungen zu finden.
Es gibt akute Krisen und Konflikte, die das Verfahren verlangsamen 
oder behindern können und dadurch besondere Aufmerksamkeit 
benötigen. Das können eskalierte oder schlummernde Konflikte 
sein sowie Störungen in Dialogformaten. Auch hier ist es für Sie als 
zuständige Fachdienststelle wichtig, die Konflikte ernst zu nehmen 
und für eine Atmosphäre zu sorgen, in der die Konfliktparteien ihre 
Anliegen und Interessen offen benennen können. Sie meistern diese 
Krisen, indem Sie

Seite 89Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
… die Debatte versachlichen und offen bleiben. Gerade bei starken 
Kontroversen hilft es, das Handeln, die Ziele und die Interessen klar 
zu benennen und den Teilnehmenden zu spiegeln. So halten Sie den 
Zugang zur Beteiligung offen.
… keine Angst vor einer Veränderung des Fokus haben. Sollte 
es nötig sein, ist die Verschiebung des Fokus einer Beteiligung ein 
gangbarer Weg, Konflikte einzufangen. Zusätzliche Formate oder eine 
Neuausrichtung müssen jedoch immer nachvollziehbar begründet 
und wohl überlegt sein.
… auch festgefahrene Konflikte thematisieren. Prüfen Sie, ob eine 
externe Moderation oder eine professionelle Mediation verhärtete 
Konflikte lockern können.
… den Dialograum über den Konflikt öffnen und moderieren. 
Wertschätzen Sie inhaltliche Beiträge, erkennen Sie abweichende 
Meinungen an und sorgen Sie für einen fairen Umgang miteinander.
… Spiel- und Gesprächsregeln setzen. Verweisen Sie darauf 
und betonen Sie die gemeinsamen Ziele der Teilnehmenden. 
Manchmal ist es ratsam, im laufenden Prozess eine „Charta der 
Zusammenarbeit“ mit den Beteiligten zu erarbeiten.
… alternative Wege der Stellungnahme aufzeigen oder anbieten. 
Dies kann auch ein Raum für Frustration, Kritik und themenfremde 
Rückmeldungen sein.

Seite 90Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
3.2 Beteiligungsferne Zielgruppen erreichen
Die Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung ist eine offene 
Einladung von Stadtverwaltung und Politik an die Kölner*innen, sich 
in die Planungs- und Entscheidungsprozesse der Stadt einzubringen.
Aus der Zielgruppenanalyse (Verweis: siehe Kapitel 2, Schritt 2) 
wissen Sie, welche Gruppen für den Beteiligungsprozess relevant 
sind. Allerdings haben nicht alle Zielgruppen die gleiche Motivation 
oder die gleichen Voraussetzungen, um sich zu beteiligen: Kinder 
und Jugendliche, berufstätige Personen, Menschen mit einer 
Behinderung oder Menschen, denen es schwerfällt, sich auf Deutsch 
auszutauschen oder vor einer großen Gruppe zu sprechen. Solche 
Zielgruppen können aus verschiedenen Gründen schwer zu aktivieren 
sein, auch wenn Sie viele der Punkte aus Schritt 6 „Die Beteiligung 
durchführen“ bereits berücksichtigt haben. Durch Studien und 
Erfahrungen aus zahlreichen Beteiligungsprozessen ist belegt, dass 
„klassische“ Beteiligungsformate (Bürgerversammlungen oder große 
Diskussionsveranstaltungen wie World Cafés) häufig nur einen Teil 
der Gesellschaft erreichen und bestimmte Gruppen besonders stark 
zur Beteiligung anregen, zum Beispiel Menschen mit akademischem 
Hintergrund. Um dieser Fokussierung entgegenzuwirken und in 
Beteiligungsprozessen alle relevanten Perspektiven und Gruppen 
einzubinden, ist eine strukturierte und zielgruppenorientierte 
Kommunikationsplanung besonders wichtig. (Verweis: siehe Schritt 
5) Wenn Ihre Zielgruppe nur schwer zu erreichen ist, können Sie an 
folgenden Punkten ansetzen:

Seite 91Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Kommunikationsmaßnahmen 
• Direkte Ansprache von Betroffenen:  
Greifen Sie auf Postkarten-Einladungen an die 
Anwohner*innen, Postwurfsendungen an die betroffenen 
Gewerbetreibenden oder Multiplikator*innen 
sowie bestehende Netzwerke (Vereine oder 
Glaubensgemeinschaften) zurück.
• Verständliche Kommunikation:  
Nutzen Sie Informationsmaterialien in Einfacher oder Leichter 
Sprache, um Personen zu erreichen, die in ihrem Alltag 
nicht gewohnt sind, mit komplexen Planungsunterlagen 
umzugehen. Wenn Sie davon ausgehen, dass viele Menschen 
der Zielgruppe nicht oder nur schlecht Deutsch sprechen, 
lohnt es sich, Übersetzungen in unterschiedlichen Sprachen 
bereitzustellen. 
• Auffindbare Werbung:  
Werben Sie an den Orten und über die Medien, die die 
Zielgruppen nutzen, und an den Orten und Plätzen, die 
von einer Planung oder Entscheidung betroffen sind. Sie 
können persönlich mit einem mobilen Stand im Veedel 
oder durch Plakate lokal Aufmerksamkeit erzeugen. Junge 
Zielgruppen erreichen Sie zum Beispiel eher über soziale 
Medien, Schulen oder Jugendzentren, ältere Menschen 
über Kommunikationskanäle wie Zeitung und Radio und 
Migrant*innen über ihre jeweiligen Communitys. 
 
Versuchen Sie, sich in die Zielgruppen und ihren Lebensalltag 
hineinzuversetzen, um geeignete Maßnahmen zu 
identifizieren.

Seite 92Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Orte und Zeiten bewusst und kreativ nutzen
• Zielgruppengerechte Terminierung von Veranstaltungen: 
Manche Zielgruppen können es nur schwer einrichten, 
an Beteiligungsveranstaltungen teilzunehmen. 
Arbeitnehmer*innen können gut in der Mittagspause, 
Pendler*innen am frühen Abend an zentralen 
Knotenpunkten wie dem Hauptbahnhof und Menschen mit 
Migrationshintergrund unter anderem in ihren Netzwerken 
erreicht werden.
• Manchmal ist eine aufsuchende Beteiligung der beste 
Weg, eine Zielgruppe anzusprechen. Sei es, weil diese 
Menschen nicht über klassische Informationskanäle der 
Stadt (Internetseite, Lokalpresse, aber auch etablierte 
Multiplikator*innen und Netzwerke) erreicht werden oder weil 
sie nur eingeschränkt selbst zu den Veranstaltungen kommen 
können. Aufsuchende Beteiligung ist auf viele Weisen 
möglich: Vor-Ort-Spaziergänge, Marktstände im Quartier oder 
spielerische Dialogformate in Schulen und Jugendzentren. 
Werden Sie kreativ!

Seite 93Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Methoden auf Zielgruppen ausrichten
Außerdem können Sie auf Methoden zurückgreifen, die durch 
ihre Gestaltung Zielgruppen mit unterschiedlichen Motivationen, 
Perspektiven und Fähigkeiten einbinden. Seien Sie offen dafür, 
mehrere kleine und spezifische Formate für unterschiedliche 
Zielgruppen zu nutzen. 
Wichtig ist, dass Sie die Inhalte und das Vorgehen in Ihrem konkreten 
Vorhaben verständlich vermitteln. Erfolgsfaktoren sind:
• Beispiele helfen dabei, Planungsalternativen oder komplexe 
Informationen zu vermitteln. Ein Schwimmbad wurde bereits 
anderswo auf eine ähnliche Weise gebaut? An einem anderen 
Ort wurde die Straßenführung vergleichbar umgesetzt? Dann 
greifen Sie auf solche Vergleichsbeispiele zurück, um das 
Vorhaben verständlich zu machen.
• Kreative Präsentationsformen wie Erklärvideos, interaktive 
Karten oder dreidimensionale Modelle können dazu beitragen, 
wichtige Informationen verständlicher zu transportieren.
• Stellen Sie die Informationen barrierefrei zur Verfügung.
• Bilder sind kraftvolle Kommunikationsmittel. Sie sind 
alters- und sprachübergreifend einsetzbar und können dazu 
beitragen, dass Informationen schnell und intuitiv verstanden 
werden. Vermeiden Sie aber selektive, einseitige oder 
suggestive Darstellungen.
• Nutzen Sie leicht verständliche Sprache. Wenn Sie in 
Broschüren, Informationswebseiten oder auf Plakaten 
Fachbegriffe in die Alltagssprache übersetzen und erläutern, 
erleichtern Sie vielen den Zugang zum Vorhaben.
• Mit Plan- oder Rollenspielen können Sie zu Perspektivwechseln 
anregen und neue Zugänge zum Beteiligungsinhalt schaffen.
• Wenn Sie und Ihre Mitstreiter*innen auf Augenhöhe 
kommunizieren und Dialogbereitschaft signalisieren, 
können Sie die Zielgruppe im direkten Gespräch und bei 
Vorträgen mitnehmen. Wer auf diese Weise kommuniziert, 
muss bereit sein, auch mit Laien über die eigenen Planungen 
kritisch zu diskutieren. 
• Es braucht Zeit, Rahmenbedingungen und 
Hintergrundinformationen von städtischen Vorhaben 
verständlich aufzubereiten. Werden aber dadurch 
Verwirrungen und Fehlinterpretationen vermieden, zahlt sich 
eine gut vorbereitete Kommunikation aus.

Seite 94Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
3.3  Online mitdenken – Öffentlichkeitsbeteiligung 
und Internet
Etwa 90 Prozent der deutschen Bevölkerung nutzt mittlerweile 
zumindest gelegentlich das Internet. Es ist zu einem zentralen 
Bestandteil unserer Gesellschaft und des Lebens vieler 
Menschen geworden. Das Internet bietet damit interessante 
Möglichkeiten zur zeit- und ortsunabhängigen Kommunikation 
und Informationsvermittlung sowie zur Vernetzung und 
Selbstorganisation. Daraus ergeben sich zahlreiche Ansatzpunkte für 
Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung. 
Online gehört zum Alltag – auch in der Beteiligung
Auf die eine oder andere Weise wird heutzutage jedes 
Beteiligungsverfahren im Internet aufgegriffen – sei es in den 
sozialen Medien oder in einem Online-Bericht der Lokalpresse. 
Wer Öffentlichkeitsbeteiligungen durchführt, sollte daher die 
Crossmedialität, also die Kombination von Online- und Offline-
Elementen der Verfahren, im Blick haben. Achten Sie darauf, an 
welchen Stellen des Verfahrens Sie Online- und Offline-Beteiligung so 
verzahnen können, dass dies zum Gelingen des Projektes beiträgt. 
Auch wir als Stadtverwaltung nutzen und erproben bereits im Sinne 
des sogenannten Open Governments vielfältige Informations-, 
Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten des Internets, an 
die Sie anknüpfen können: 
• Als zentrale Anlaufstelle für die Systematische 
Öffentlichkeitsbeteiligung fungiert das Beteiligungsportal der 
Stadt.
• Die Stadt Köln stellt gemeinsam mit verschiedenen 
Partner*innen offene Daten zu unterschiedlichen Themen von 
der Bevölkerungsstatistik bis hin zu den Themen Verkehr und 
Wohnen bereit.
• Auch auf diversen Social-Media-Plattformen sind wir als 
Stadtverwaltung aktiv. Hier besteht beispielsweise die 
Möglichkeit, für Öffentlichkeitsbeteiligung zu werben und zu 
informieren. Fragen Sie dafür die Kolleg*innen der Stabstelle 
Digitale Kommunikation (13-1) an.
Verweise:
www.meinungfuer.koeln
www.offenedaten-koeln.de
@stadt.koeln50
@Koeln
stadt.koeln

Seite 95Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Das Beteiligungsportal der Stadt Köln
Auch in Köln haben wir bereits zahlreiche Öffentlichkeitsbeteiligungen um Online-
Formate ergänzt. Eine Übersicht und Dokumentationen der bisherigen Verfahren 
finden Sie auf dem städtischen Beteiligungsportal:  
www.meinungfuer.koeln
PRAXISTIPP
Abbildung 10: Das Beteiligungsportal der Stadt Köln
Was Sie über Online-Beteiligung wissen sollten
Genauso wie bei allen anderen Öffentlichkeitsbeteiligungen 
müssen auch die Online-Methoden zu den Zielgruppen passen und 
entsprechend geplant werden. Der Einsatz von Online-Elementen ist 
dann sinnvoll, wenn sie dazu beitragen, Ihre Zielgruppen zu erreichen. 
Gleichzeitig sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass auch die 
Online-Beteiligung denselben Einschränkungen der Repräsentativität 
unterliegt, wie Vor-Ort-Beteiligungen. In der Tendenz erreichen 
Online-Beteiligungen zwar mehr und – je nach Format – etwas 
jüngere Menschen, wesentlich andere Bevölkerungsgruppen werden 
aber in der Regel nicht angesprochen. Beachten Sie dabei auch den 
geringen Einfluss auf die Zusammensetzung der Mitwirkenden bei 
offenen Formaten sowie mögliche Zugangsbarrieren des Mediums 
bei der Planung von Beteiligungsverfahren. Aus diesen Gründen 
empfiehlt sich ein crossmedialer Mix verschiedener Online- und 
Offline-Methoden. Dies gilt besonders dann, wenn das Ziel ist, dass 
die Ergebnisse der Beteiligung die Breite der Gesellschaft und die 
Perspektiven unterschiedlicher Zielgruppen abbilden.

Seite 96Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0
Kontakt/Impressum
Referat für Strategische Steuerung
Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Brückenstraße 5-11, 50667 Köln 
Telefon 0221 / 221-25044 | Telefax 0221 / 221-33990 
oeffentlichkeitsbeteiligung@stadt-koeln.de
www.meinungfuer.koeln
Die Oberbürgermeisterin 
Referat für Strategische Steuerung 
Fotos
Stadt Köln und Zebralog GmbH
Satz
alle freiheit Werbeagentur GmbH, Köln
Druck
Zentrale Dienste der Stadt Köln
OB/150/04.2021

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/OB-2 
 
Vorlagen-Nummer  19.09.2022 
 2965/2022 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 22.09.2022 
Verkehrsausschuss 27.09.2022 
Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik 29.09.2022 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 24.10.2022 
Stadtentwicklungsausschuss 27.10.2022 
Stadtarbeitsgemeinschaft Seniorenpolitik 28.10.2022 
Ausschuss für Bürgerbeteiligung, Anregungen und Beschwerden 31.10.2022 
 
Öffentlichkeitsbeteiligung und Möglichkeit der Teilhabe von Menschen mit Behinderung 
hier: Anfrage von Paul Intveen und Ellen Kuhn in der Sitzung der StadtAG Behindertenpolitik 
am 23.06.2022 
Oben genannte Vertreter*innen der Behindertenorganisationen und –selbsthilfegruppen in der Stadt-
arbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik haben in der Sitzung am 23.06.2022 eine Anfrage zur Öffent-
lichkeitsbeteiligung und Möglichkeit der Teilhabe von Menschen mit Behinderung, insbesondere im 
Rahmen der Durchführung von Veranstaltungen gestellt und bitten um Beantwortung von fünf Fragen 
dazu. 
 
Frage 1 
Welche Verabredungen / Vorgaben berücksichtigt die Verwaltung, damit Öffentlichkeitsbeteiligung 
digital und bei öffentlichen Veranstaltungen barrierefrei und damit für alle Bürger*innen zugänglich 
ist? 
 
Antwort der Verwaltung 
Als verlässliches Rahmenwerk hat der Rat der Stadt Köln am 18. Juni 2020 die Leitlinien für Öffent-
lichkeitsbeteiligung (Vorlage 1056/2020) als Teil der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung be-
schlossen, mit dem Auftrag, sie schrittweise in immer mehr Bereichen der Stadtverwaltung umzuset-
zen.  
Als eine erste und bereichsübergreifend gemeinsame Grundlage für die Durchführung der Systemati-
schen Öffentlichkeitsbeteiligung hat die Verwaltung, genauer das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung, 
einen Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung entwickelt. Darin beschrieben sind die 7 Schritte der Öffent-
lichkeitsbeteiligung, die durch die drei Phasen Planung, Durchführung und Evaluation einer Beteili-
gung führen. Der Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung ist diesem Schreiben als Anlage beigeführt. 
 
Ein Kernthema, das immer wieder im Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung berücksichtigt wird, ist das 
der Barrierefreiheit. So wird bei der Bestimmung der vorrangigen Zielgruppen für das Beteiligungsver-
fahren (Schritt 2) auf das Erkennen möglicher Beteiligungshemmnisse – wie die barrierefreie Umset-
zung – hingewiesen. Bei der Suche nach geeigneten Beteiligungsformaten (Schritt 4) wird betont,

2 
 
mögliche Hilfestellungen für die Zielgruppe(n), wie barrierefreie Räume oder Leichte Sprache, zu be-
rücksichtigen. Bei der Kommunikation des Beteiligungsvorhabens (Schritt 5) heißt es, dass immer 
darauf geachtet werden sollte, verständlich und möglichst barrierefrei – auch in technischer Hinsicht – 
zu kommunizieren. Bei der Durchführung von Öffentlichkeitsbeteiligungen (Schritt 6) ist ein Praxistipp 
zu finden, in dem es heißt: Weisen Sie in der Einladung auf Barrierefreiheit hin (etwa bezüglich Mobi-
lität oder Hör- und Sehvermögen). Informieren Sie darüber, dass Menschen mit Hilfebedarf sich dies-
bezüglich bis zu einer Woche vor der Veranstaltung bei Ihnen melden können. Achten Sie auf Barrie-
refreiheit der Räumlichkeiten. 
Zudem wird im Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung auf das Handlungskonzept Barrierefreiheit, wel-
ches in den Arbeitshilfen auf der Intranetseite des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung zu finden ist, 
verwiesen. Das Konzept beleuchtet die wichtigsten Aspekte der Barrierefreiheit in Bezug auf Veran-
staltungen und Web-Angeboten. Das Handlungskonzept Barrierefreiheit ist diesem Schreiben als 
Anlage beigeführt. 
Frage 2 
Welche Selbsteinschätzung hat die Verwaltung zur Notwendigkeit und zum Grad der Umsetzung von 
Barrierefreiheit bei der Öffentlichkeitsbeteiligung? 
 
Antwort der Verwaltung 
Teil der Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung sind die Qualitätsstandards der Öffentlichkeitsbeteili-
gung (Abschnitt II der Leilinien, siehe Anlage 1). Einer dieser Qualitätsstandards lautet „Frühzeitige 
und transparente Information und Kommunikation“, bei der als wichtiger Aspekt die leichte und ver-
ständliche Zugänglichkeit für alle Interessierten hervorgehoben wird. Daneben fordert der Qualitäts-
standard „Geeignete Ansprache aller interessierten beziehungsweise betroffenen Kölner*innen“ die 
Schaffung offener, allgemein zugänglicher Beteiligungsmöglichkeiten und eines chancengerechten 
Zugangs zu Beteiligung.  
Beide Qualitätsstandards zielen somit darauf ab, allen Menschen einen barrierefreien Zugang zu den 
Projekten der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung zu ermöglichen und bewusst diejenigen zu 
integrieren, die normalerweise selten oder gar nicht – beispielsweise aufgrund einer Behinderung – 
an Beteiligungsverfahren teilnehmen. 
Die Beantwortung der Fragen 3-5 erfolgt gemeinsam. 
Frage 3 
Welchen Verbesserungsbedarf erkennt die Verwaltung? 
 
Frage 4  
Welche Maßnahmen schlägt die Verwaltung vor, um politische Teilhabe in der Öffentlichkeitsbeteili-
gung für alle, also auch für Menschen mit Behinderung; sicher zu stellen und deren Umsetzung zu 
überwachen? 
 
Frage 5 
Bis wann werden diese Maßnahmen umgesetzt? 
 
Antwort der Verwaltung 
Obwohl sowohl in den Leitlinien als auch im Leitfaden für Öffentlichkeitsbeteiligung das Thema Barri-
erefreiheit einen hohen Stellenwert hat, wird den Antragstellenden zugestimmt, dass diese in der 
Vergangenheit nicht immer sichergestellt war. Aufgrund der Corona-Pandemie und der damit einher-
gehenden Einschränkung beziehungsweise Verbote von Vor-Ort-Veranstaltungen wurde der Fokus 
zwischenzeitlich auf eine technische Barrierefreiheit gelegt und so beispielsweise das Beteiligungs-
portal, auf dem digitale Beteiligungsmöglichkeiten und Informationen zu Öffentlichkeitsbeteiligungen 
zu finden sind, überarbeitet (siehe Erklärung zur Barrierefreiheit: 
https://meinungfuer.koeln/barrierefreiheit). Die Berücksichtigung von Barrierefreiheit in analogen Öf-
fentlichkeitsbeteiligungen wird in bestmöglichem Umfang sichergestellt.

3 
 
Aufgrund dessen wird zum einen das Handlungskonzept Barrierefreiheit, das noch den Stand Februar 
2020 aufweist, angepasst und zum anderen gemeinsam mit dem stadtgesellschaftlichen Büro für Öf-
fentlichkeitsbeteiligung in Trägerschaft der Kölner Freiwilligen Agentur und der Behindertenbeauftrag-
ten der Stadt Köln ein Leitfaden für die Beteiligung von Menschen mit Behinderung erstellt. Die Leit-
fragen für einen solchen Leitfaden werden gemeinsam mit den verschiedenen Zielgruppen erarbeitet.  
Das kooperative Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung ist dazu derzeit in enger Abstimmung mit der Be-
hindertenbeauftragten, insbesondere bezüglich eines Zeit-Maßnahmen-Planes. 
 
 
Anlagen 
 
Anlage 1: Leitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung 
Anlage 2: Handlungskonzept Barrierefreiheit 
 
Gez.Reker

Pilotphase Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung 
Handlungskonzept Barrierefreiheit 
Stadt Köln 
Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Brückenstraße 5-11 
50667 Köln  Köln, Februar 2020 
Anlage 2

2 
Inhalt 
 
A. Einleitung ......................................................................................................... 3 
B. Barrierefreiheit ................................................................................................. 4 
C. Veranstaltungen ............................................................................................... 5 
1. Anreise ......................................................................................................... 5 
2. Veranstaltungsorte ..................................................................................... 11 
3. Service vor Ort ........................................................................................... 12 
D. Web-Angebote ............................................................................................... 16 
1. Internet ....................................................................................................... 16 
2. PDF ............................................................................................................ 16 
3. Leichte Sprache ......................................................................................... 21 
E. Anlagen .......................................................................................................... 23

3 
A. Einleitung 
Der Arbeit des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung liegen diverse Qualitätsstandards 
zugrunde1. Sie sind die Ziele und Qualitätsmerkmale für alle Verfahren der 
Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln: 
Einer dieser 
Qualitätsstandards lautet 
„Frühzeitige und transparente 
Information und 
Kommunikation“, bei der als 
wichtiger Aspekt die leichte 
und verständliche 
Zugänglichkeit für alle 
Interessierten hervorgehoben 
wird. 
Daneben fordert der Qualitätsstandard „Geeignete Ansprache aller interessierten 
beziehungsweise betroffenen Kölnerinnen und Kölner“ die Schaffung offener, 
allgemein zugänglicher Beteiligungsmöglichkeiten und eines chancengerechten 
Zugangs zu Beteiligung. 
Beide Qualitätsstandards zielen somit darauf ab, allen Menschen einen barrierefreien 
Zugang zu den Projekten der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung zu 
ermöglichen und bewusst diejenigen zu integrieren, die normalerweise selten oder 
gar nicht – beispielsweise aufgrund einer Behinderung – an Beteiligungsverfahren 
teilnehmen. 
  
 
© Stadt Köln 
1 siehe Broschüre „Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung“, Seiten 12 bis 15

4 
B. Barrierefreiheit 
Der Begriff „Barrierefreiheit“ ist in § 4 des Gesetzes zur Gleichstellung von Menschen 
mit Behinderungen (Behindertengleichstellunggesetz – BGG) wie folgt definiert: 
„Barrierefrei sind bauliche und sonstige Anlagen, Verkehrsmittel, technische 
Gebrauchsgegenstände, Systeme der Informationsverarbeitung, akustische 
und visuelle Informationsquellen und Kommunikationseinrichtungen sowie 
andere gestaltete Lebensbereiche, wenn sie für Menschen mit Behinderungen 
in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und 
grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sind. 
Hierbei ist die Nutzung behinderungsbedingt notwendiger Hilfsmittel zulässig.“ 
Es geht also nicht nur, wie gemeinhin oft vermutet, um Rampen, breite Türen und 
ebenerdigen ÖPNV-Zugang für Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer sondern 
darum, allen Menschen die uneingeschränkte Teilhabe am kulturellen und politischen 
Leben, an der Arbeitswelt und in der Freizeit zu ermöglichen. 
Dieses Konzept beleuchtet die wichtigsten Aspekte der Barrierefreiheit in Bezug auf 
Veranstaltungen und Web-Angebote.

5 
C. Veranstaltungen 
© Bundeskompetenzzentrum Barrierefreiheit e. V. 
Eine umfangreiche Handreichung für 
barrierefreie Veranstaltungen hat 2012 
das Bundeskompetenzzentrum 
Barrierefreiheit e. V. (BKB) (inzwischen 
Bundesfachstelle Barrierefreiheit2) 
herausgegeben: 
Handreichung und Checkliste für 
barrierefreie Veranstaltungen 
Der Sozialhelden e. V.3 hat zudem eine 
kurze Checkliste erarbeitet, die incl. 
einer beispielhaften Anwendung“ für das 
Gebäude Brückenstraße 5-11 als 
Anlage beigefügt ist. 
Auf einzelne Punkte dieser Checkliste wird – mit besonderem Fokus auf Köln – 
nachfolgend eingegangen 
1. Anreise 
Ein unter Gesichtspunkten der Barrierefreiheit optimal ausgestatteter 
Veranstaltungsort nützt nichts, wenn es den Menschen mit Behinderung nicht 
möglich ist, zu diesem zu gelangen. Bei der Planung einer Veranstaltung ist es daher 
nicht nur erforderlich, den Ort sorgfältig auszuwählen, es ist ebenso notwendig, die 
Möglichkeiten, diesen zu erreichen, vorab zu beleuchten. 
1a) Pkw 
Auch wenn der selbstfahrende Pkw, der allen Menschen 
mit Behinderung die Beförderung von A nach B 
ermöglichen würde, noch Zukunftsmusik ist, gibt es 
bereits heute zahlreiche Wege, ein Fahrzeug 
behindertengerecht umzubauen und so individuelles 
 
2 siehe Bundesfachstelle Barrierefreiheit 
3 siehe Sozialhelden e. V.

6 
Reisen zu ermöglichen. Insbesondere für Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer ist 
darüber hinaus aber auch ein Behindertenparkplatz vor Ort vonnöten. Ein solcher 
wird wie folgt definiert4: 
„Behindertenparkplätze sind in der Regel breiter als reguläre Abstellplätze, um 
das Ein- und Aussteigen zu erleichtern und damit ein Rollstuhl besser ein- und 
ausgeladen werden kann. Die vorgeschriebene Fläche für einen 
Längsparkplatz bei vorgesehenem Heckausstieg beträgt 5 Meter zzgl. 2,50 
Meter freizuhaltender Bewegungsfläche mal 2,50 Meter. Damit 
gehbehinderten Menschen, Rollstuhlfahrern aber auch blinden Menschen 
lange Wege erspart bleiben, werden Behindertenparkplätze zumeist in der 
Nähe von Ein- oder Ausgängen angelegt.“ 
Behindertenparkplätze dürfen von zwei Personengruppen genutzt werden: 
1. Schwerbehinderte mit einer außergewöhnlichen Gehbehinderung 
(Merkzeichen „aG“) oder Erblindung (Merkzeichen „Bl“). Zudem Menschen mit 
beidseitiger Amelie (Fehlen von Gliedmaßen) oder Phokomelie (Hände 
und/oder Füße setzen unmittelbar am Rumpf an) oder vergleichbaren 
Funktionseinschränkungen5 
2. Schwerbehinderte Personen, die zwar nicht die Voraussetzung für einen 
Parkausweis für Behindertenparkplätze erfüllen, die aber an hochgradigen 
Gehbehinderungen leiden oder bei denen eine Erkrankung vorliegt, die mit 
einer erheblichen Einschränkung der Mobilität verbunden ist6 
Sofern ein Veranstaltungsort über keine eigenen Behindertenparkplätze verfügt, ist 
er unter Gesichtspunkten der Barrierefreiheit nicht automatisch als ungeeignet 
einzustufen. Ggf. gibt es in direkter Nähe Behindertenparkplätze im öffentlichen 
Straßenland, von denen aus er problemlos erreicht werden kann. Um das 
herauszufinden, bietet die Internetpräsenz der Stadt Köln eine entsprechende 
Standortsuche nach Stadtbezirk oder Straße an: 
Behindertenparkplätze im Stadtgebiet 
 
4 siehe Wikipedia: Behindertenparkplatz 
5 siehe Parkausweis für Behindertenparkplätze  
6 siehe Parkerleichterungen für besondere Gruppen Schwerbehinderter

7 
Nach entsprechender Eingabe wird ein 
Kartenausschnitt angeboten, auf dem 
die nächstgelegenen öffentlichen 
Behindertenparkplätze eingezeichnet 
sind. Weitergehende Informationen 
kann man sich durch Anklicken des 
jeweiligen Icons anzeigen lassen. 
Darüber hinaus sind Tiefgaragen und 
Parkhäuser in der Regel ebenfalls mit 
Behindertenparkplätzen ausgestattet. Auch für diese bietet die städtische 
Internetpräsenz eine Auflistung, bei der sogar die aktuelle Anzahl freier Plätze 
angezeigt wird. Sie ist somit nicht nur für Menschen mit Behinderung eine 
ausgezeichnete Hilfe: 
Alle Parkhäuser 
© Stadt Köln 
1b) ÖPNV 
Trotz der o.g. Erleichterungen beim Auffinden eines geeigneten Parkplatzes, sollte 
unter Berücksichtigung von Umwelt- und Klimaaspekten die Nutzung des eigenen 
Pkws stets die zweite Wahl sein. Dies gilt auch für 
Menschen mit weiterer Anreise, da sie ihr Fahrzeug 
bereits am Stadtrand auf einer der insgesamt 42 P+R-
Anlagen abstellen und auf Bahnen und Busse umsteigen 
können. Ein Verzeichnis aller P+R-Anlagen, die allesamt 
auch Behindertenplätze aufweisen, steht im Internet zur 
Verfügung: 
P+R-Anlagen 
Innerhalb Kölns besteht ein dichtes Nahverkehrsnetz, das sich aus Stadtbahn, S-
Bahn, Regionalzügen und Buslinien zusammensetzt. Die intensivste Nutzung erfährt 
dabei das Angebot der Kölner Verkehrs-Betriebe (KVB). 
Diese bieten in Bezug auf die Barrierefreiheit zahlreiche Hilfen an7: 
 
 
7 siehe KVB-Barrierefreiheit

8 
• Modellprojekt Handlaufbeschriftungen für blinde und sehbehinderte Menschen 
• Informationen zur Verfügbarkeit der Aufzüge im KVB-Netz 
• Beförderung von E-Scootern und Schulungen für E-Scooter-Nutzerinnen und 
-Nutzer 
• Informationen für Mobilitätseingeschränkte 
Letztgenannte Informationen umfassen 
den Flyer „Touren ohne Treppen?“ von 
2019 mit Tipps für Rollstuhlfahrerinnen 
und Rollstuhlfahrer sowie einer 
Auflistung aller Stationen, die 
barrierefrei (die Bahnsteige können 
direkt, per Fahrstuhl oder/und über eine 
kurze Rampe erreicht werden), 
eingeschränkt barrierefrei (lange Rampe 
oder etwas zu große Spaltmaße 
zwischen Bahnsteigkante und dem 
Fahrzeugboden) oder nicht barrierefrei 
sind. Hinzu kommt der Streckenplan 
„Touren ohne Treppen? – Barrierefrei 
durch Köln“ von 2020, in dem alle Stationen je nach Grad der Barrierefreiheit farbig 
markiert sind: 
Touren ohne Treppen? (Flyer) 
Touren ohne Treppen? – Barrierefrei durch Köln (Streckenplan) 
Bei der Beurteilung des Angebots der KVB ist stets zu bedenken, dass neue 
Stadtbahnanlagen erst seit Mitte der 1980er Jahre barrierefrei geplant und umgesetzt 
worden sind. Alle bis dahin bereits errichteten Stationen mussten bzw. müssen 
nachgerüstet werden. Dazu wurde zuletzt in der Sitzung des Verkehrsausschusses 
vom 14. Juni 2016 eine Prioritätenliste erstellt, die bis heute abgearbeitet wird: 
Aktualisierung der Prioritäten bei Aufzugsnachrüstungen und Bahnsteiganhebungen 
Im Gegensatz zur KVB bietet die Deutsche Bahn nur spärlich konkrete Informationen 
zur Barrierefreiheit an den Kölner Stationen. Diese finden sich noch am ehesten im 
bereits erwähnten Flyer „Touren ohne Treppen?“ auf den Seiten 2 und 3: 
© KVB

9 
„Die Linie RB 25 wird von der DB mit Triebwagen der Baureihe Talent 
betrieben. Der Boden dieser Fahrzeuge liegt bei ca. 76 Zentimeter über 
Schienenoberkante und damit tiefer als die meisten S-Bahnsteige (96 
Zentimeter über SO), an denen diese Fahrzeuge halten. Dadurch ist die 
Benutzung mit Rollstühlen nicht möglich. 
Auch bei anderen Stationen mit Mischbetrieb gibt es für Rollstuhlfahrer 
Probleme: Halten S-Bahn-Fahrzeuge und Regionalzüge an Bahnsteigen mit 
76 Zentimeter Höhe, ist ein niveaugleicher Einstieg nicht möglich. 
Rot gekennzeichnete Stationen der DB im S-Bahn- und Regionalverkehr (RE-
und RB-Linien) bieten unter Umständen aber doch einen Rollstuhl-Zugang in 
die Fahrzeuge: Die DB hält in den Triebwagen der Linien S 11, S 12 und S 13 
und in Zügen mit Doppelstockwagen der RE-Linien 1 und 5 fahrzeugseitige 
Einstiegshilfen bereit. Bei den S-Bahn-Triebwagen befinden sich diese an der 
Zug-Spitze, bei den lokbespannten Regionalzügen im Steuerwagen, eventuell 
am Zug-Ende. Eine vorherige Information ist erforderlich! Die Einstiegshilfen in 
Form von Hilfsrampen werden im Bedarfsfall bei der S-Bahn vom 
Fahrzeugführer bedient, sonst vom Zugbegleiter. Der Hilfe suchende Fahrgast 
muss sich also deutlich und rechtzeitig vor Ein- oder Ausstieg bemerkbar 
machen. 
Einstiegshilfen gibt es auch im Kölner Hauptbahnhof; sie stehen dort auf allen 
Bahnsteigen zur Verfügung. Gehandhabt werden sie vom DB-Personal, eine 
Voranmeldung wird empfohlen.“ 
Generelle Informationen zum 
barrierefreien Reisen mit der Bahn 
bietet die Broschüre „Reisen für alle – 
Bahn fahren ohne Barrieren!“. Sie 
richtet sich an Fahrgäste mit 
Lernschwierigkeiten, eingeschränkter 
Beweglichkeit, eingeschränkter 
Sehfähigkeit und eingeschränkter 
Hörfähigkeit 
Reisen für alle – Bahn fahren ohne 
Barrieren! (Broschüre) 
© Deutsche Bahn

10 
1c) Fahrdienste 
Für Menschen mit Behinderung aber auch für Seniorinnen und Senioren, die keine 
der bislang beschriebenen Transportmöglichkeiten nutzen können oder wollen, bietet 
sich die selbst oder seitens des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung organisierte 
Nutzung eines Fahrdienstes an. 
Blinde und Menschen mit Sehbehinderung können diesbezüglich auf einen 
kostenlosen Fahr- und Begleitservice der Gemeinschaft Deutscher Blindenfreunde 
zurückgreifen. Da dieser aber nur bis 16 Uhr und ausdrücklich nicht für private 
Termine zur Verfügung steht, wurde folgende Übereinkunft getroffen: Der Verein 
übernimmt für blinde Veranstaltungsteilnehmerinnen und -teilnehmer die 
Anfahrtskosten. Dieser Service wird pro Veranstaltung nur für drei Fahrten bei 
Anreise ohne sehende Begleitung angeboten. Die Abrechnung muss gegen Vorlage 
der Quittungen durch das Büro für Öffentlichkeitbeteiligung erfolgen. Die 
verauslagten Beträge werden dann umgehend entweder an uns oder gegen Angabe 
der IBAN-Nummer an die Teilnehmerin oder den Teilnehmer erstattet. Die Zusage 
gilt vorerst nur für das Jahr 2020. Im Gegenzug wird darum gebeten, dass in den 
Einladungen der Fahrtkostenausgleich durch die Blindenfreunde Erwähnung findet. 
Gemeinschaft deutscher Blindenfreunde 
Herr Thorsten H. Bräuer 
Hoffmann-von-Fallersleben-Platz 3 
10713 Berlin 
Telefon: 030 / 8234328 
Telefax: 030 / 89724691 
E-Mail: t.braeuer@blindenfreunde.de 
Internet: Gemeinschaft deutscher Blindenfreunde 
Daneben gibt es natürlich noch zahlreiche weitere Fahrdienste, die sich auf die 
Beförderung von Menschen mit Behinderung sowie Seniorinnen und Senioren 
spezialisiert haben. Aktuelle Auflistungen bietet sowohl die Internetpräsenz der Stadt 
Köln als auch die Broschüre „Köln Barrierefrei“ auf den Seiten 47 und 48: 
Liste der Fahrdienste 
Köln Barrierefrei (Broschüre)

11 
2. Veranstaltungsorte 
Bei der Organisation von Veranstaltungen befindet man sich stets in einer 
Zwickmühle. Einerseits soll der Raum möglichst ansprechend, technisch perfekt 
ausgestattet und gut erreichbar sein, 
andererseits soll niemand durch 
irgendwelche Barrieren an einer 
Teilnahme gehindert werden. Leider 
wurden viele Veranstaltungsorte, die 
beim Aspekt „ansprechend“ positiv 
abschneiden, in einer Zeit errichtet, als 
das Thema Barrierefreiheit noch gar 
keines war. Sie verfügen nach wie vor über keinen ebenerdigen Zugang, die 
Toiletten sind von Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrern nicht nutzbar etc. Sie 
müssten kosten- und arbeitsintensiv nachgerüstet werden (sofern dies überhaupt 
möglich ist). Wie aufwändig eine solche Nachrüstung sein kann, zeigt sich besonders 
deutlich an Kölns „Guter Stube“, dem Gürzenich, dessen gläserner Außenaufzug für 
umfassende Diskussionen gesorgt hat und nach wie vor sorgt. 
Nicht viele Betreiberinnen und Betreiber von Veranstaltungsorten können sich einen 
umfangreichen Umbau wie beispielsweise den des Gürzenich leisten, voraussichtlich 
wird das Pilotprojekt „Förderkonzept Kulturelle Teilhabe“8 dazu aber neue Ansätze 
liefern und einige Probleme beheben helfen. Auch wenn die Nichtberücksichtigung 
bei der Buchung für Veranstaltungen der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung 
aufgrund fehlender Barrierefreiheit manchmal schwerfällt, hat das eingangs genannte 
Ziel, 
„solche Gruppen zur Teilnahme zu bewegen, die erfahrungsgemäß eher 
selten bei Beteiligungsverfahren mitmachen“ 
höchste Priorität. 
Bei der Suche nach einem barrierefreien Veranstaltungsort helfen in der Regel 
Signets, die verschiedene Aspekte einer Behinderung beleuchten. Sie finden sich 
sowohl in den digitalen als auch in den gedruckten Beschreibungen eines 
Veranstaltungsortes und sind als Anlage beigefügt. Will man auf Nummer sicher 
 
© Bilderbuch Köln und kölnkongress 
8 siehe Förderkonzept Kulturelle Teilhabe

12 
gehen, sollte man auf solche Orte zurückgreifen, die erfahrungsgemäß 
überdurchschnittlich stark von Menschen mit Behinderung und/oder Seniorinnen und 
Senioren frequentiert werden. Sie verfügen in der Regel auch über Tagungs-, 
Seminar- und Veranstaltungsräume, die zumeist kostengünstig extern vermietet 
werden. Dies sind beispielsweise: 
Bürgerhäuser und Bürgerzentren 
Heime für Seniorinnen und Senioren 
Krankenhäuser und Kliniken 
Jugendherbergen 
Trauerhallen 
Museen 
 
Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere, optisch auch ansprechendere 
Veranstaltungsorte, die auf diversen Internetseiten zusammengestellt sind: 
Barrierefreie Locations in Köln 
Kölner Kulturorte 
Köln Barrierefrei: Kulturelle Einrichtungen (Broschüre) 
3. Service vor Ort 
Zusätzlich zu den baulichen Voraussetzungen des Veranstaltungsortes erfordert vor 
allem die Anwesenheit von blinden, sehbehinderten und hörgeschädigten Menschen 
besondere Maßnahmen zur Herstellung der Barrierefreiheit vor Ort. Dabei ist es 
völlig unerheblich, wie konkret sich eine Veranstaltung an Menschen mit diesen 
Einschränkungen wendet, es reicht vielmehr aus, dass sie an der Veranstaltung 
teilnehmen könnten. Bereits die Vermutung, das Thema eines Vortrages, einer 
Diskussion etc. wäre für diesen Personenkreis nicht von Interesse, stellt eine Barriere 
dar. 
© Jugendherberge Köln-Riehl

13 
3a) Gebärdensprachdolmetscherin und -dolmetscher 
Gehörlose und hochgradig schwerhörige 
Menschen können bei mündlicher 
Verständigung die Lautzeichen nicht 
oder nur zu einem geringen Teil 
erfassen. Sie sind daher im 
unmittelbaren Kontakt mit anderen 
Sprecherinnen und Sprechern auf die 
Technik des Lippenlesens, der Gebärdensprache oder der schriftlichen 
Verständigung angewiesen.9 
Lippenlesen ist für den genannten Personenkreis nur dann eine geeignete 
Möglichkeit, einer Veranstaltung inhaltlich zu folgen, wenn diese als Frontalvortrag 
konzipiert ist. In allen anderen Fällen ist die parallele Anzeige des Gesprochenen per 
Beamer und/oder eine Übersetzung in Gebärdensprache angezeigt. 
Bei der Beauftragung einer Gebärdensprachdolmetscherin oder eines 
Gebärdensprachdolmetschers muss angegeben werden, wie lange die Veranstaltung 
voraussichtlich dauern wird, da in der Regel nach einer Stunde ein Wechsel 
stattfindet. Zudem ist darauf zu achten, dass es sich um Mitglieder des 
Berufsverbands der GebärdensprachdolmetscherInnen in Nordrhein-Westfalen (GSD 
NRW) handelt, denn nur diese 
„unterwerfen sich der Berufs- und Ehrenordnung (BEO) und verpflichten sich 
zu regelmäßigen Fortbildungen. Um Mitglied im Verband zu werden sind ein 
anerkannter Abschluss zur Gebärdensprachdolmetscherin bzw. zum 
Gebärdensprachdolmetscher und regelmäßige Fortbildungen eine 
Grundvoraussetzung. 
Auf der Internetseite der GSD NRW ist eine Zusammenstellung der Mitglieder 
veröffentlicht: 
Dolmetscher-Liste 
Eine auf Kölnerinnen und Kölner reduzierte Auflistung ist als Anlage beigefügt. 
 
© Bundesverband der Dolmetscher und Übersetzer 
9 siehe Wikipedia: Lippenlesen

14 
3b) Induktive Höranlage 
Eine induktive Höranlage, auch Induktionsschleifenanlage oder Induktionsschleife, ist 
eine technische Einrichtung, mit der Audiosignale wie Musik oder Redebeiträge in 
Veranstaltungsräumen für schwerhörige 
Personen zugänglich gemacht werden 
können. Die Tonsignale werden dazu in 
elektrische Signale umgewandelt und 
diese über eine im Raum ausgelegte 
Induktionsschleife ausgesendet. Mit 
Hörgeräten, die eine spezielle 
eingebaute Empfangsspule haben, 
können diese Tonsignale störungsfrei 
verstärkt empfangen werden.10 
Viele Veranstaltungsräume sind heutzutage bereits mit induktiven Höranlagen 
ausgestattet, beispielsweise: 
Ratssaal 
Filmforum im Museum Ludwig 
Volksbühne am Rudolfplatz 
Alle Veranstaltungsorte mit induktiven Höranlagen enthält der Inklusive Stadtplan 
Köln: 
Inklusiver Stadtplan Köln 
Steht eine induktive Höranlage vor Ort nicht zur Verfügung, muss sie gemietet 
werden. Eine Liste entsprechender Anbieterinnen und Anbieter in Köln und 
Umgebung steht als Anlage zur Verfügung. 
© Stadt Köln 
3c) Begleitdienste 
Menschen, denen die Teilnahme an Veranstaltungen nur möglich ist, wenn sie dabei 
Hilfestellung durch eine Begleiterin oder einen Begleiter erhalten, können sich dazu 
an den Begleitdienst „Op Jöck“ wenden. Dieser seitens der SBK ins Leben gerufene 
 
10 siehe Wikipedia: Induktive Höranlage

15 
kostenfreie Service kann ausschließlich telefonisch und mit mindestens einem Tag 
Vorlauf abgerufen werden: 
SBK Sozial-Betriebe-Köln gGmbH 
Boltensternstraße 16 
50735 Köln 
Telefon: 0221 / 77756040 
Telefax: 0221 / 77756090 
E-Mail: injobs@sbk-koeln.de 
Internet: SBK Sozial-Betriebe-Köln gGmbH - Op Jöck 
Über eine allgemeine Hilfestellung hinaus erhalten stark 
sehbehinderte und blinde Menschen bei 
Veranstaltungen individuelle Unterstützung durch den 
PRO RETINA Deutschland e. V. Seine ehrenamtlichen 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter helfen Betroffenen nicht 
nur dabei, ihren beruflichen, privaten und gesellschaftlichen Alltag zu meistern, sie 
ermöglichen ihnen als Begleiterin oder Begleiter auch das Wahrnehmen von 
Terminen unterschiedlichster Art. Eine frühzeitige Anforderung ist allerdings 
erforderlich: 
PRO RETINA Deutschland e. V. - Regionalgruppe Köln 
Frau Ute Palm 
Lindenallee 86a 
50968 Köln 
Telefon: 0221 / 373455 
E-Mail: ute.palm@pro-retina.de 
Internet: PRO RETINA Deutschland e. V. - Regionalgruppe Köln

16 
D. Web-Angebote 
Barrierefreiheit in Bezug auf Web-Angebote bedeutet, öffentliche Informationen so zu 
gestalten, dass sie von allen Interessierten gelesen und bedient werden können, 
unabhängig von ihren technischen oder körperlichen Möglichkeiten. Dies gilt 
insbesondere für Menschen mit Behinderung. Blinde und Sehbehinderte greifen dazu 
in der Regel auf einen Screenreader zurück. Dieser vermittelt die Informationen auf 
dem Bildschirm mithilfe nicht-visueller Ausgabegeräte. Die Bedienelemente und 
Texte werden dabei mittels Sprachsynthese akustisch zumeist über eine Soundkarte 
oder taktil über eine Braillezeile wiedergegeben.11 Damit dies einwandfrei 
funktioniert, ist allerdings die barrierefreie Gestaltung des Web-Angebotes 
erforderlich. 
1. Internet 
Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung stellt seine Informationen im Internet vor allem 
auf zwei Plattformen zur Verfügung: 
Leitlinienprozess zur Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern 
Mitwirkungsportal der Stadt Köln 
Während die technische Umsetzung des Internetauftritts der Stadt Köln auf dem 
Content Management System (CMS) Imperia basiert, liegt für das Mitwirkungsportal 
Drupal zugrunde. Beide Systeme sind so konzipiert, dass die Erstellung barrierefreier 
oder zumindest barrierearmer Internetseiten möglich ist. Hinweise und Anleitungen 
dazu finden sich im Intranet sowie im Handbuch der Dialogzentrale: 
Anleitungen für das Redaktionssystem Imperia 
Handbuch der Dialogzentrale (Release 6 – 2018) 
2. PDF 
Zusätzliche oder besonders umfängliche Informationen werden in der Regel im 
Portable Document Format (PDF) zum Download bereitgestellt. Selbstverständlich 
müssen auch diese Dokumente barrierefrei sein. 
 
11 siehe Wikipedia: Screenreader

17 
2a) PDF erstellen 
Basis der meisten PDFs ist nach wie vor ein mit Microsoft WORD erzeugtes 
Dokument. Was liegt also näher, als bereits dieses Dokument dergestalt 
herzurichten, dass das daraus erstellte PDF automatisch barrierefrei ist? Das Amt für 
Informationsverarbeitung hat daher ein Tool bereitgestellt, mit dem einerseits die 
Überprüfung des WORD Dokuments hinsichtlich seiner Barrierefreiheit und 
andererseits die Behebung festgestellter Fehler möglich ist. Dieses Tool kann über 
den Reiter „ADD-INS“ aufgerufen werden: 
Nach Auswahl von „TEST“ wird ein 
detailliertes Ergebnis angezeigt und die 
Möglichkeit angeboten, die Mängel 
selbsttätig zu beseitigen. Führt man 
diese Beseitigung durch, ist das 
Ergebnis ein WORD-Dokument, das 
sich ggf. optisch deutlich von seiner 
ursprünglichen Fassung unterscheidet. 
Aber es ist barrierefrei und kann über 
den Reiter „ACROBAT“ problemlos in 
ein ebensolches PDF umgewandelt und 
im Internet zur Verfügung gestellt 
werden. 
Im Intranet stehen zwei Kurzanleitungen 
bereit: 
Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente – Tipps und Tricks – Basis in WORD 2010 
Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente – Tipps und Tricks – Basis in WORD 2010 
mit Nutzung Adobe Acrobat Pro 10 oder 11

18 
Darüber hinaus enthält das 
Fortbildungsprogramm für die 
Beschäftigten der Stadt Köln 2020 auf 
Seite 183 das zweitägige Seminar 
„Word Aufbau: Barrierefreie PDF-
Dokumente erstellen“ an. Dieses wird 
allerdings nur bei einer ausreichenden 
Anzahl von Anmeldungen durchgeführt. 
Eine Unterlage zum Selbststudium ist 
ebenfalls abrufbar. 
Fortbildungsprogramm für die 
Beschäftigten der Stadt Köln 2020 
Barrierefreie PDF-Dokumente 2.0 
Es gibt aber natürlich auch PDFs, deren Basis nicht WORD sondern beispielsweise 
EXCEL oder POWERPOINT darstellt. Für diese Programme steht kein analoges Tool 
zur Verfügung. Zwar sollten auch in solchen Fällen diverse Regeln Beachtung finden 
(beispielsweise Alternativtexte für Grafiken, Fotos und Schmuckelemente), es 
werden aber stets Mängel in Bezug auf die Barrierefreiheit übrig bleiben. Grund dafür 
ist, dass vor allem POWERPOINT-Präsentationen primär nicht der reinen Information 
dienen, sie sollen oft vielmehr optisch beeindrucken oder gar unterhalten. Daraus ein 
barrierefreies PDF herzurichten, ist meist ein sehr zeit- und arbeitsintensives 
Unterfangen. 
2b) PDF testen 
Zur Feststellung, ob vor allem anderweitig zur Verfügung gestellte PDFs barrierefrei 
sind, sind folgende zwei Werkzeuge am gebräuchlichsten: 
2b)-1 PDF Accessibility Checker (PAC) 
PAC ist ein kostenloses Tool der schweizerischen Stiftung zur 
behindertengerechten Technologienutzung „Zugang für alle“12. Das 
Programm wird durch das Amt für Informationsverarbeitung zur 
 
12 siehe Zugang für alle

19 
gesamtstädtischen Verwendung bereitgestellt. Dazu ist ein entsprechender Service-
Call über den User Help Desk erforderlich. 
Nach Öffnung des Tools kann man das betroffene PDF hinsichtlich seiner 
Barrierefreiheit checken lassen. Dazu muss lediglich der Speicherort des Dokuments 
eingetragen werden: 
Es folgt eine kurze tabellarische Übersicht, in der anhand eines grünen Hakens, 
eines gelben Warnschildes und eines roten Kreuzes abgelesen werden kann, ob 
bzw. inwieweit verschiedene Prüfungskriterien erfüllt sind. Zusätzliche Hinweise und 
Anregungen, wie die aufgespürten Mängel behoben werden können, enthält darüber 
hinaus ein recht ausführlicher Prüfbericht: 
 
Eine Kurzanleitung zur Nutzung von PAC steht im Intranet zur Verfügung: 
Kurzanleitung: PDF Accessibility Checker (PAC) 
2b)-2 Adobe Acrobat Pro 
Im Gegensatz zu PAC ist dieses Programm nicht kostenlos. Vor 
einer (rechnerbezogenen) Installation durch das Amt für 
Informationsverarbeitung sind daher eine Bedarfsprüfung und das 
Bereitstehen der nötigen Mittel erforderlich (ca. 400 Euro). 
Zur Überprüfung der Barrierefreiheit eines PDFs mit Adobe Acrobat Pro findet sich im 
Bereich „Schützen und standardisieren“ das entsprechende Werkzeug. Nach 
Auswahl von „Vollständige Prüfung“ kann man verschiedene Optionen auswählen

20 
und sich etwaige Fehler in Form eines Prüfungsberichts anzeigen lassen (weißes 
Kreuz in rotem Kreis: Fehler, weißes Fragezeichen in blauem Kreis: manuelle 
Prüfung erforderlich, grüner Haken: alles OK). 
Eine Kurzanleitung zur Überprüfung der 
Barrierefreiheit mit Acrobat Pro hat Adobe auf 
seiner Internetseite bereitgestellt: 
Prüfen der Barrierefreiheit von PDFs (Acrobat 
Pro) 
2c) PDF herrichten 
Wie bereits erwähnt, ist die barrierefreie Herrichtung von PDFs, die nicht 
ausschließlich der puren Informationsvermittlung dienen, ein schwieriges 
Unterfangen. Um dies bewerkstelligen zu können, bedarf es einerseits einer 
umfassenden Schulung und andererseits langjähriger Erfahrung, aber selbst dann 
dürften PAC und/oder Adobe Acrobat Pro immer wieder vermeintliche Mängel finden, 
die nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand ausgemerzt werden 
können. 
Seminare zum barrierefreien Herrichten von PDFs gibt es in großer Auswahl13, 
besonders geeignet ist allerdings „Barrierefreie Kommunikation – Leichte Sprache 
 
13 siehe Seminare zum Erstellen barrierefreier PDFs in Köln

21 
und barrierefreie PDF-Dokumente“, das von der Volkhochschule Köln (VHS) 
angeboten wird, da die Dozentin Anna Lena Schattenhofer als Assistenzkraft für 
einen sehbehinderten Mitarbeiter der Online-Redaktion arbeitet und daher genau 
weiß, welcher Art die online zur Verfügung gestellten PDFs bei der Stadtverwaltung 
sind. 
Barrierefreie Kommunikation – Leichte Sprache und barrierefreie PDF-Dokumente 
3. Leichte Sprache 
Das o.g. Seminar umfasst auch Informationen zum Thema „Leichte Sprache“. Diese 
ist wie folgt definiert 
„Ein spezielles Angebot für die große Gruppe von Menschen, für die unsere 
einfache bürgerfreundliche Sprache zu schwierig zu lesen ist. Bei Texten in 
Leichter Sprache wird eine besonders leicht verständliche Ausdrucksweise 
verwendet. Hierdurch werden Barrieren besonders für Menschen mit 
Lernschwierigkeiten vermieden.“14 
Die Internetpräsenz der Stadt Köln 
bietet einige Seiten an, die in Leichte 
Sprache übersetzt worden sind. Es 
handelt sich dabei überwiegend um 
Seiten aus dem Service-Bereich und 
solche, die auch für Menschen mit 
Lernschwierigkeiten von besonderem 
Interesse sind. 
Für das Büro für 
Öffentlichkeitsbeteiligung sind dies 
bislang lediglich die „Leitlinien zur 
Bürgerbeteiligung“: 
Leit-Linien zur Bürger-Beteiligung 
 
© Lebenshilfe Bremen e. V./S. Albers 
14 siehe Informationen zum Thema Barrierefreiheit: Leichte Sprache

22 
Zur Übertragung von Dokumenten in Leichte Sprache stehen laut städtischer 
„Richtlinie für die Erstellung sehbehinderten- und blindengerechter Dokumente sowie 
für die Verwendung Leichter Sprache“15 folgende Kontaktadressen zur Verfügung: 
1. Lebenshilfe Bremen e.V. 
Büro für Leichte Sprache 
Waller Heerstraße 59 
28217 Bremen 
Telefon: 0421 / 3877779 
E-Mail: leichte-sprache@lebenshilfe-bremen.de 
Internet: Lebenshilfe Bremen e. V. 
2. Holtz & Faust GbR 
Achtermannstraße 12 
48143 Münster 
Telefon: 0251 / 39997306 
Telefax: 0251 / 9879689 
E-Mail: info@holz-und-faust.de 
Internet: Holtz & Faust GbR 
Bei zukünftigen Projekten sollte auf die Bereitstellung von Informationen in Leichter 
Sprache besonderes Augenmerk gelegt werden. 
  
 
15 siehe Richtlinie für die Erstellung sehbehinderten- und blindengerechter Dokumente sowie für die 
Verwendung Leichter Sprache, Punkt 7.2

23 
E. Anlagen 
1. Ramp-up.me: Barrierefreie Veranstaltungen planen 
2. Checkliste Veranstaltungsort am Beispiel des Büros für 
Öffentlichkeitsbeteiligung 
3. Häufig verwendete Signets 
4. Gebärdensprachdolmetscherinnen und -dolmetscher in Köln 
5. Vermietung induktiver Höranlagen in Köln und Umgebung

24 
Barrierefreie Veranstaltungen planen 
Checkliste: Veranstaltungsort 
Zugang 
• Ist das Gebäude stufenlos erreichbar? 
• Wenn nicht, gibt es eine Rampe am Eingang? 
• Gibt es im Gebäude Aufzüge, die stufenlos zu erreichen und für 
Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer voll zugänglich sind? 
• Gibt es Blindenleitsysteme? 
• Sind die Türen leicht/automatisch zu öffnen? 
Räume 
• Sind Hinweisschilder angebracht? 
• Können Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer sowie Fußgängerinnen und 
Fußgänger nebeneinander sitzen? 
Essen 
• Befindet sich die Ausgabe auf Augenhöhe/verschiedenen Höhen? 
• Sind Sitzplätze unterschiedlich hoch/nicht nur Stehtische? 
• Gibt es Sitzplätze mit Lücken für Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer? 
• Sind Inhaltsstoffe gekennzeichnet (Allergene)? 
• Gibt es einen Rückzugsraum? Eine Spielecke für Kinder? 
Podium 
• Gibt es eine Rampe zum Podium für rollstuhlfahrende Gäste? 
• Gibt es ein höhenverstellbares Pult für rollstuhlfahrende/kleinwüchsige Gäste? 
• Sind die vordersten Zuschauerreihen für gehörlose Gäste reserviert?

25 
Toiletten 
• Gibt es Toiletten für Menschen mit Behinderung, Unisex-Toiletten? 
• Sind die Toiletten groß genug und leicht zu erreichen (keine Stufen)? 
• Sind die Türen leicht/automatisch zu öffnen? 
• Liegt ein Euro-Schlüssel beim Infodesk? 
• Gibt es in den rollstuhlgerechten Toiletten einen Alarmknopf oder ein Notfallseil? 
Sicherheit 
• Gibt es Evacuation-Chairs für den Brandfall (ohnmächtige Leute, 
Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer)? 
• Gibt es einen Erste-Hilfe-Koffer am Eingang/Infodesk? 
Umgebung 
• Ist der Veranstaltungsort in der Nähe eines barrierefreien Bahnhofs/einer 
barrierefreien Haltestelle (mit Aufzug)? 
• Können die rollstuhlfahrenden Gäste mit einem rollstuhlgerechten Taxi anreisen? 
• Ist Assistenz für den Transport zum Veranstaltungsort organisiert? 
• Gibt es in der Nähe barrierefreie Hotels und Restaurants? 
→ Mehr Infos: Handreichung und Checkliste für barrierefreie Veranstaltungen 
(Seite 26)

26 
Checkliste Veranstaltungsort am Beispiel des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Es ist eine Info-Veranstaltung in Besprechungsraum 4.01 vorgesehen. Erwartet werden etwa 20 Personen, wobei die Einladung völlig 
offen ausgesprochen wurde. Snacks und Getränke werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mitgebracht. 
Anforderung Ergebnis Hinweise 
Zugang 
Ist das Gebäude stufenlos erreichbar? ja  
Wenn nicht, gibt es eine Rampe am Eingang? nicht zutreffend  
Gibt es im Gebäude Aufzüge, die stufenlos zu erreichen und für 
Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer voll zugänglich sind? 
nein Die Aufzüge sind zu klein. 
Gibt es Blindenleitsysteme? nein  
Sind die Türen leicht/automatisch zu öffnen? nein 
Vor allem die Etagentüren 
sind schwer zu öffnen. 
Räume 
Sind Hinweisschilder angebracht? ja  
Können Rollstuhlfahrerinnen, Rollstuhlfahrer sowie Fußgängerinnen 
und Fußgänger nebeneinander sitzen? 
ja 
Die Bestuhlung kann 
entsprechend hergerichtet 
werden.

27 
Anforderung Ergebnis Hinweise 
Essen 
Befindet sich die Ausgabe auf Augenhöhe/verschiedenen Höhen? nein  
Sind Sitzplätze unterschiedlich hoch/nicht nur Stehtische? nein  
Gibt es Sitzplätze mit Lücken für Rollstuhlfahrerinnen und 
Rollstuhlfahrer? 
ja 
Die Bestuhlung kann 
entsprechend hergerichtet 
werden. 
Sind Inhaltsstoffe gekennzeichnet (Allergene)? nein  
Gibt es einen Rückzugsraum? Eine Spielecke für Kinder? ja nein 
Ein Rückzugsraum könnte 
eingerichtet werden 
Podium 
Gibt es eine Rampe zum Podium für rollstuhlfahrende Gäste? nicht zutreffend  
Gibt es ein höhenverstellbares Pult für rollstuhlfahrende/kleinwüchsige 
Gäste? 
nein  
Sind die vordersten Zuschauerreihen für gehörlose Gäste reserviert? ja 
Die Bestuhlung kann 
entsprechend hergerichtet 
werden.

28 
Anforderung Ergebnis Hinweise 
Toiletten 
Gibt es Toiletten für Menschen mit Behinderung, Unisex-Toiletten? nein ja 
Unisex-Toiletten sind 
vorhanden. 
Sind die Toiletten groß genug und leicht zu erreichen (keine Stufen)? nein  
Sind die Türen leicht/automatisch zu öffnen? nein  
Liegt ein Euro-Schlüssel beim Infodesk? nein  
Gibt es in den rollstuhlgerechten Toiletten einen Alarmknopf oder ein 
Notfallseil? 
nicht zutreffend  
Sicherheit 
Gibt es Evacuation-Chairs für den Brandfall (ohnmächtige Leute, 
Rollstuhlfahrerinnen und Rollstuhlfahrer)? 
nein  
Gibt es einen Erste-Hilfe-Koffer am Eingang/Infodesk? ja 
Der Erste-Hilfe-Koffer 
befindet sich in der 
Teeküche.

29 
Anforderung Ergebnis Hinweise 
Umgebung 
Ist der Veranstaltungsort in der Nähe eines barrierefreien 
Bahnhofs/einer barrierefreien Haltestelle (mit Aufzug)? 
ja 
Haltestellen Appellhofplatz, 
Heumarkt und Neumarkt 
Können die rollstuhlfahrenden Gäste mit einem rollstuhlgerechten Taxi 
anreisen? 
ja 
Haltemöglichkeit direkt vor 
der Eingangstür 
Ist Assistenz für den Transport zum Veranstaltungsort organisiert? ja 
Muss vorab besprochen 
werden 
Gibt es in der Nähe barrierefreie Hotels und Restaurants? ja  
Fazit: Der Besprechungsraum 4.01 im Objekt Brückenstraße 5-11 ist für Veranstaltungen, zu denen auch Menschen mit 
Behinderungen kommen könnten, nicht geeignet. Zudem ist das gesamte Gebäude vor allem für Rollstuhlfahrerinnen und 
Rollstuhlfahrer nicht zugänglich.

30 
Häufig verwendete Signets 
Signet Erläuterungen 
 
Voll zugänglicher Eingangsbereich für Rollstuhlfahrerinnen und -
fahrer 
Der Zugang zum Gebäude ist ebenerdig oder mit einer Stufe von maximal 
drei Zentimetern. Alternativ ist eine Rampe mit höchstens sechs Prozent 
Steigung vorhanden. Die Eingangstür ist mindestens 90 Zentimeter breit. 
 
Voll zugängliche Aufzüge für Rollstuhlfahrerinnen und -fahrer 
Die Türen des Aufzugs sind breiter als 90 Zentimeter. Die Tiefe der Kabine 
beträgt mehr als 140 Zentimeter und die Breite mehr als 110 Zentimeter. 
Es sind außen und innen Bedienelemente in einer Höhe zwischen 70 und 
110 Zentimetern angebracht. 
 
Voll zugängliche Toiletten für Rollstuhlfahrerinnen und -fahrer 
Die Toilette ist stufenlos erreichbar und die Türe ist breiter als 90 
Zentimeter. Der Platz seitlich der Toilette beträgt beidseitig mindestens 95 
Zentimeter. Der Platz vor dem WC ist mehr als 150 mal 150 Zentimeter 
groß. 
 
Markierte Parkplätze für Rollstuhlfahrerinnen und -fahrer 
 
Hilfen für Blinde und Sehbehinderte 
Große Schrift, taktile Hinweise oder andere Hilfen sind vorhanden. 
 
Hilfen für Hörgeschädigte 
Hörschleifen und/oder andere technische Hilfen sind vorhanden. 
 
Hilfen in Gebärdensprache 
Gebärdendolmetscherinnen oder -dolmetscher sind vorhanden.

31 
Gebärdensprachdolmetscherinnen und -dolmetscher in Köln 
Firma Name Ort 
Telefon 
Festnetz 
Telefon 
mobil 
E-Mail persönlich E-Mail Firma Internetseite 
 Aline Ackers 50968 Köln 
0221 / 
5607006 
0177 / 
4931843 
schreib@aline-ackers.de  https://aline-ackers.de/ 
 Isabel Faul 50823 Köln  
0176 / 
24616020 
mail@isabel-faul.de  https://www.isabel-faul.de/ 
Hände in 
Bewegung 
Marco 
González 
Athenas 
50733 Köln  
0151 / 
22916291 
dolmi@h-i-b.info 
info@haende-in-
bewegung.de 
http://www.haende-in-
bewegung.de/ 
konversa 
Karoline 
Janouch 
50933 Köln 
0221 / 
96235410 
0163 / 
2438574 
 
info@konversa-
dolmetschen.de 
https://www.konversa-
dolmetschen.de/ 
lioOon 
Michael 
Zymelka 
50825 Köln  
0176 / 
98184010 
m.zymelka@liooon.de kontakt@liooon.de https://liooon.de/ 
Manos GbR 
Simone 
Binczyk 
50672 Köln 
0221 / 
8004155 
0177 / 
2875397 
 
info@manos-
dolmetscher.de 
http://www.manos-
dolmetscher.de/ 
Skarabee 
Julia Beer 
50997 Köln 
02233 / 
922923 
0173 / 
5847156 
j.beer@skarabee.de 
info@skarabee.de https://skarabee.de/ 
Lisa 
Fürstenberg 
0173 / 
7178394 
l.fuerstenberg@skarabee.de

32 
Firma Name Ort 
Telefon 
Festnetz 
Telefon 
mobil 
E-Mail persönlich E-Mail Firma Internetseite 
Sandra 
Wolfien 
0173 / 
7293470 
s.wolfien@skarabee.de 
Tridimo GbR 
Wiebke 
Klingsporn 
50858 Köln  
0151 / 
28419802 
wiebke.klingsporn@tridimo.de 
info@tridimo.de https://www.tridimo.de/ 
Linda Isabel 
Münch 
50859 Köln  
0175 / 
3823509 
 
Daniel Nusch 51069 Köln 
0221 / 
97779798 
0151 / 
67510414 
daniel.nusch@tridimo.de 
Dominic 
Schacht 
51069 Köln  
0160 / 
97535246 
dominic.schacht@tridimo.de 
 Britta Meinicke 51063 Köln 
0221 / 
248340 
0162 / 
8966479 
b.meinicke@netcologne.de   
 Kristin Polke 50825 Köln  
0171 / 
9943779 
kpolke@gmx.de   
 Vesna Speier 50672 Köln  
0177 / 
9318916 
vesnaspeier@aol.com   
 Katja Wüsten 50670 Köln 
0221 / 
739512 
0176 / 
26120883 
k.wuesten@gmx.net

33 
Vermietung induktiver Höranlagen in Köln und Umgebung 
Firma Name Adresse Telefon  E-Mail Internetseite 
B&B Technik + Events GmbH  
Am Schaumburger Hof 10 
53175 Bonn 
0228 / 5369830 anfrage@bb-technik.de https://www.bb-technik.de/ 
Brähler ICS Konferenztechnik Helga Nell 
Wahlfelder Mühle 3 
53639 Königswinter 
02244 / 930200 rental.office@braehler.com 
https://www.braehler-
convention.de/de/ 
Graeske Audio Visual GmbH  
Hüttenstraße 38 
51469 Bergisch Gladbach 
02202 / 957564 info@graeske.de https://www.graeske.de/ 
Hepp Höraktiv Heinz Hepp 
Lindenweg 30 
51503 Köln 
02205 / 901448 tkakoelnbonn@t-online.de 
https://www.konversa-
dolmetschen.de/ 
Köttgen Hörakustik GmbH & 
Co. KG 
Dominik Ziegler 
Hohenzollernring 2-10 
50672 Köln 
0221 / 2023214 
info@koettgen-
hoerakustik.de 
https://www.koettgen-
hoerakustik.de/ 
mdt eventservice Michael Pies 
Pingsheimer Straße 9 
50374 Erftstadt 
02235 / 953026 info@mdt-eventservice.de 
http://www.mdt-
eventservice.de/