Bauinvestitionscontrolling (Antrag an den Rat, Nr.: A-R/0053/2022: Controlling bezüglich Kosten für Bau und Anmietung verbessern)

Antrag an den Rat Nr. A-R/0053/2022 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                                                           18. Oktober 2022 
 
 
Ratsantrag 
 
Controlling bezüglich Kosten für Bau und Anmietung verbessern 
 
Der Rat möge beschließen: 
 
1. Die Verwaltung wird beauftragt, die Prozesse zur Beauftragung, Planung und 
Realisierung einer Baumaßnahme zu evaluieren und insbesondere Potentiale 
zur besseren finanziellen Steuerung zu identifizieren. Die Ergebnisse sind den 
Fachausschüssen für Bauen und Finanzen zu berichten. 
2. Die Verwaltung wird in diesem Zuge beauftragt, die Einrichtung eines 
Bauinvestitionscontrollings zu prüfen. Dies soll unabhängig von ausführenden 
und auftraggebenden Ämtern in der Verwaltung angesiedelt werden und die 
Bedarfe und Kostenverläufe von Baumaßnahmen überprüfen und für eine 
Einhaltung der Budgets im Bereich der baulichen Investitionen sicherstellen. 
Nicht umgesetzte Hinweise des Bauinvestitionscontrollings wären in 
entsprechenden Vorlagen zu kennzeichnen. Dabei soll ein konkretes 
Bauvolumen herausgearbeitet werden, ab wann das Bauinvestitionscontrolling 
primär eingesetzt werden soll. 
3. Die Verwaltung wird beauftragt, zum Haushalt 2024 die Abbildung von Kosten 
für Gebäudenutzung nutzungsorientiert im Ergebnisplan umzusetzen. So 
sollen die Kosten für extern angemietete und eigene Gebäude in den 
jeweiligen Produktgruppen des nutzenden Amtes abgerechnet werden, um 
Anreize zur Kostenoptimierung zu setzen. 
 
 
Begründung: 
 
Nicht nur aufgrund der steigenden Baukosten verzeichnet die Stadt Münster bei fast 
jedem Bauprojekt erhebliche Steigerungen der Investitionskosten im Projektverlauf. 
Für die Politik ist es oft nur schwer zu berurteilen, welche Kostensteigerungen 
notwendig sind. Außerdem ist ein stärkerer Blick auf die Bedarfe notwendig: Sind alle 
Raumwünsche der Bedarfsämter wirklich notwendig? Dies alles können Politik und 
auch das auftragnehmende Amt für Immobilienmanagement nicht leisten. Analog zu 
anderen Städten (z.B. Düsseldorf, Villingen-Schwenningen) soll deshalb ein 
unabhängiges Bauinvestitionscontrolling aufgebaut werden, dass diese Rolle 
übernimmt. Dies ist auch angesichts der weiteren Auftragsbauleistungen für die Stadt 
Münster im Stadtkonzern sinnvoll.

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Die Kosten für Räumlichkeiten (Miete, Abschreibungen, Nebenkosten) werden aktuell 
beim Amt für Immobilienmanagement abgebildet und im Haushalt in den internen 
Leistungsbeziehungen dargestellt. Dies entfaltet aber keine Relevanz für die 
Ämterbudgets und setzt damit keinerlei Anreize, knapp mit den eigenen Räumen 
umzugehen. Grundsätzlich ist es aus Gründen der Wirtschaftlichkeit sinnvoll, den 
Ämtern möglichst viel Verfügungsgewalt über die von ihnen verursachten Kosten zu 
geben, um eigene Schwerpunkte im Budget setzen zu können. 
 
 
gez.  
 
Albert Wenzel                                Lia Kirsch                         Tim Pasch 
und Fraktion                                  und Fraktion                      und Gruppe

V/0512/2023 
V/0512/2023 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Bauinvestitionscontrolling (Antrag an den Rat, Nr.: A-R/0053/2022: Controlling bezüglich Kosten 
für Bau und Anmietung verbessern) 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   19.09.2023 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft nimmt zur Kenntnis, 
dass ein zentrales Bauinvestitionscontrolling konzipiert wird, um unabhängig von ausführender 
und beauftragender Fachverwaltung die grundsätzlichen Bedarfe und die projektspezifischen 
Kostenverläufe von Hochbaumaßnahmen zu überprüfen und die Einhaltung der Budgets si-
cherzustellen. Dabei werden auch die Projekt-Prozesse analysiert und Potentiale für eine kon-
sequente Steuerung identifiziert. 
 
2. Der Antrag an den Rat A-R/0053/2022 „Controlling bezüglich Kosten für Bau und Anmietung 
verbessern“ ist damit in Punkt 1 und 2 aufgegriffen und erledigt. Die Erledigung von Punkt 3 
erfolgt mit der perspektivischen Erarbeitung einer Budgetrelevanz von Flächennutzungen. 
 
 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
keine 
 
 
 
Begründung: 
 
Zu 1.: Bauinvestitionscontrolling und Finanzielle Steuerung 
 
Ausgangslage 
Dezernat II 
 
08.09.2023 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Frau Weber 
Telefon: 492-2307 
Weber-F@stadt-
muenster.de 
 
Herr Möller 
Telefon: 492-2000 
moellerfrank@stadt-
muenster.de

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V/0512/2023 
 
Anlässlich s teigender Anforderungen und Baukosten verzeichnet die Stadt Münster bei jüngeren 
Bauprojekten teils erhebliche Steigerungen der Investitionskosten im Projektverlauf.  
Gleichzeitig haben Optimierungspotentiale innerhalb der Steuerung von formulierten Raumbedar-
fen, die Auswahl passender Vergabe - und Projektverfahren und nicht zuletzt eine an den vorhan-
denen Budgets au sgerichtete bauliche Umsetzung erhebliche Auswirkungen auf die Investitions-
kosten im Projektverlauf.   
Bisher wird eine geordnete kritische Bedarfsprüfung und die stringente Einhaltung von Budgets im 
Kontext auch einer nachhaltigen Haushaltswirtschaft und damit der Generationsverantwortung nicht 
vollumfänglich umgesetzt. 
Gerade die Lebenszykluskostenentwicklung zeigt aber, dass die Beeinflussbarkeit der Bau -/ Erstel-
lungskosten insbesondere am Anfang der Planungsphase am größten ist. Während der Bau ca. 20% 
der Kosten ausmacht, beläuft sich die Summe der Betriebskosten auf ca. 80% der Gesamtlebenszyk-
luskosten. Ein kostenbewusstes und kosteneffizientes Planen in den ersten Phasen muss insofern 
höchste Priorität erhalten. 
 
 
Status Quo: 
 
Die Einführung investive r Dezernatsbudgets ermöglicht bereits realitätsnähere Veranschlagungen 
und führt zu einer größeren Transparenz innerhalb des Haushalts. 
Auf der Basis der Vorlage V/0624/2022 ist außerdem festgelegt worden, dass Baumaßnahmen mit 
einem Volumen von über 2 Mio. € zunächst nur mit Planungskosten im Haushaltsplan berücksichtigt 
werden. Nach Vorliegen der Planung mit entsprechender Kostenberechnung wird dann eine Ent-
scheidung zur Veranschlagung der gesamten Baukosten im nächsten Haushaltsplan erfolgen.  
Das vorsch nelle Nennen einer ersten Zahl wird vermieden und Kostenaussagen erfahren im Laufe 
der Projektentwicklung größtmögliche Belastbarkeit, die zu realistischen Veranschlagungen im Haus-
halt führt. 
Eine Evaluation dieses Verfahrens erfolgt im Ausschuss für Wohne n, Liegenschaften, Finanzen und 
Wirtschaft sobald erste Projekte den neuen Prozess von Anfang an durchlaufen haben. 
Außerdem gilt es, der Herausforderung der Jährlichkeit des städtischen Haushalts und gleichzeitig 
auch unterjähriger Beschlussfassungen von Baubeschlüssen, mit denen relevante Kosten für zukünf-
tige Haushalte einhergehen, zu begegnen.  
 
Als internes Controllinginstrument werden bereits aktuell alle Projekte ab einem Gesamtwert von 
250.000,- € erfasst, fortlaufend dokumentiert und hinsichtlich K osten- und Terminabweichungen be-
wertet. Die Darstellung erfolgt über ein Ampelsystem sowie textlichen Erläuterungen. Ziel dieses 
Steuerungsinstruments ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen, dezernatsübergreifend zu kommunizie-
ren und daraus abgeleitet geeignete Steuerungsmaßnahmen zu entwickeln.  
Darüber hinaus werden ausgewählte Schulbaumaßnahmen über das Multiprojektmanagement doku-
mentiert und gesteuert. Hierbei handelt es sich um eine regelmäßig stattfindende vertiefte Bewertung 
der Projektziele Kosten/ Termine/ Qualitäten unter Zuhilfenahme eines externen Projektsteuerers, 
welcher bei auftretenden Projektzielabweichungen gegensteuernde Maßnahmen als Handlungsemp-
fehlungen entwickelt.  
Um die Kostenkennwerte der konkreten Planung einordnen zu können, wird zum Baubeschluss eine 
Benchmark zu den durchschnittlichen Bauwerkskosten (Kostengruppe 300 und 400 DIN 276) ver-
gleichbarer Baumaßnahmen laut BKI angegeben. 
 
Einrichtung eines Bauinvestitionscontrollings: 
 
Die bisherigen Aktivitäten reichen auch vor dem Hin tergrund der Vielzahl der Hochbauprojekte im 
Investitionsprogramm nicht aus. 
Durch die Einführung eines unabhängigen Bauinvestitionscontrollings kann sowohl Quantität und 
Qualität der Bedarfsanmeldungen analysiert als auch eine Bauausführung anhand der ver anschlag-
ten Budgets objektiv gewährleistet werden.

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Dafür werden die bereits etablierten Strukturen und Instrumente der Verwaltung weiterentwickelt. 
 
Ziele des Bauinvestitionscontrollings sind: 
 Flächeneffizienz erhöhen 
 Regelmäßige Kostenkontrolle 
 Kommunikation der Ergebnisse, insbesondere bei Abweichungen 
 Bei Bedarf Einleitung eines festgelegten Eskalationsverfahrens 
 Weiterentwicklung von Konzepten und Techniken des Bauinvestitionscontrollings und des all-
gemeinen Projektmanagements sowie permanente Qualitätssicherung der Prozesse 
 
Der Fokus liegt dabei auf stringenter Bauausführung und effizienter Flächennutzung.  
Auch nachhaltige Lösungen im Gebäudebestand sind vor dem Hintergrund der Suffizienz einer Flä-
chenerweiterung stärker zu berücksichtigen. Die Festlegung der Bedarfe muss im Zusammenhang 
mit dem Errichtungsbeschluss abschließend erfolgen, da nach dem Start der Planung Änderungen 
der Bedarfe zu erheblichen Umplanungen und Mehrkosten führen.  
Im Idealfall wird das feststehende Raum - und Flächenprogramm des Fachamtes lediglich um not-
wendige Technikflächen ergänzt. Durch eine neutrale, kriteriengeleitete Arbeitsweise des Bauinvesti-
tionscontrollings wird dabei eine unabhängige Bewertung gewährleistet. 
 
Die Einschätzung des Bauinvestitionscontrollin gs wird auf Grundlage von Flächen - und Fachstan-
dards erfolgen, die in Zusammenarbeit mit den Fachdezernaten und den bereits bestehenden Stan-
dards wie die Gebäudeleitlinien erstellt werden. Für zeitlich begrenzte Lösungen müssen verringerte 
Flächen-, Fach- und Baustandards erarbeitet werden und gelten.  
Die Flächen- und Fachstandards gelten wie die Gebäudeleitlinien für alle eigenen und langfristig an-
gemieteten Gebäude und somit auch für die Konzerntöchter, wenn sie für die Stadt baulich tätig wer-
den. 
Ebenso sollen (interkommunale) Benchmarks und (Flächen -)Kennwerte durch das Bauinvestitions-
controlling für eine Bewertung der jeweiligen Projekte herangezogen werden. 
Nicht umgesetzte Hinweise des Bauinvestitionscontrollings werden in den entsprechenden Rats -
Vorlagen gekennzeichnet. 
 
Aufgaben sowie Rechte und Pflichten des Bauinvestitionscontrollings werden in einer noch zu erstel-
lenden Geschäftsanweisung geregelt. 
 
Aus den in anderen Städten erfolgreich eingerichteten Einheiten zum Bauinvestitionscontrolling las-
sen sich folgende Einbindungsnotwendigkeiten des Bauinvestitionscontrollings ableiten: 
 Bei Flächenbedarfsanmeldungen (Hochbau) durch das Bedarfsamt 
 Bei der Flächenbedarfskonkretisierung durch das Bedarfsamt 
 Bei der Aufnahme von Bauprojekten im Rahmen der investiven Dezernatsbudgets in die Liste 
der „neuen Maßnahmen“ 
 Bei Bedarfsänderungen, die in vielen Städten jedoch nur bis zu bestimmten Zeitpunkten zuge-
lassen werden oder die zu einer Wiederholung des Bedarfsanmeldeverfahren führen 
 Vor der Einholung des Baubeschlusses 
 Während der Bauausführung, wenn Kostensteigerungen eine zuvor festgelegte Größenord-
nung übersteigen 
 Grundsätzlich regelmäßig im Rahmen eines Berichtswesens zu Plan-Ist-Vergleichen. 
 
Das Bauinvestitionscontrolling wird üblicherweise weder bei den ausführenden noch bei den auftrag-
gebenden Ämtern angesiedelt sein, um eine neutrale Rolle gewährleisten zu können. Die Anbindung 
des Bauinvestitionscontrollings ist daher im Finanzdezernat vor gesehen, um gleichzeitig eine unmit-
telbare Verknüpfung zum städtischen Haushalt zu gewährleisten. 
 
Bei der Einrichtung eines Bauinvestitionscontrollings handelt es sich um eine neue Aufgabe der Ver-
waltung. Die O rganisationseinheit wird mit 2,5 VZÄ eingerichtet, die durch vorhandene Stellenanteile

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stellenplanneutral eingerichtet werden können. Die Stellenprofile werden auf betriebswirtschaftliche 
und bautechnische Kenntnisse ausgerichtet. 
 
 
 
Zu 2.: Abbildung der Kosten für Gebäudenutzung 
 
Die Aufwendungen au s internen Leistungsbeziehungen (ILB) sind im Haushalt und im Jahresab-
schluss ist in der Zeile 28 der Teilergebnispläne abgebildet. Die Aufwendungen setzen sich wie folgt 
zusammen:  
 
 Abschreibungen 
 Instandhaltungspauschale 
 Betriebskosten (Energie, Reinigung, Feuerversicherung etc.) 
 Verwaltungskosten  
Durch die Abbildung der ILB wird transparent, welche Produktgruppe welche Kosten zu verantworten 
hat. Ergänzend hierzu ist geplant den Flächenplan wieder als Anlage zum Haushalt aufzunehmen. Im 
§ 16 der Kommuna lhaushaltsverordnung NRW wird geregelt, dass in den Teilplänen zum Nachweis 
des vollständigen Ressourcenverbrauchs interne Leistungsbeziehungen erfasst werden können, und 
diese dann dem Jahresergebnis der Teilergebnispläne (Haushalt) und der Teilergebnisre chnung 
(Jahresabschluss) hinzuzufügen sind. Insofern bieten die ILB ein Instrument, um den tatsächlichen 
produktbezogenen Ressourcenverbrauch darzustellen.  
In diesem Zusammenhang ist allerdings zu beachten, dass bei internen Leistungsbeziehungen 
grundsätzlich kein Zahlungsmittelfluss innerhalb der Verwaltung erfolgen darf. Es darf aber auch kein 
„fiktiver“ Zahlungsstrom erzeugt werden, um rechnerische Vorgänge von „fiktiver“ Art in ihrer Zah-
lungsabwicklung zu erreichen. Eine zahlungswirksame „echte“ Miete für die Nutzung der Immobilien 
kann innerhalb der Kernverwaltung nicht erhoben werden. Es kommt also darauf an, ein System zu 
entwickeln, die Immobiliennutzung budgetrelevant zu gestalten ohne Zahlungsströme zu induzieren. 
 
Die ILB können hierfür als noch auszubauendes Instrument zur Transparenzschaffung und Anreizer-
höhung angesehen werden. Die Erarbeitung einer Budgetrelevanz sollte mittelfristig als sinnvolle Er-
gänzung in den Blick genommen werden, ist aber derzeit aufgrund der engen Kapazitäten nicht um-
setzbar. Die Wirkung ist vor allem am höchsten, wenn ein Flächenüberhang besteht oder absehbar 
ist. Dies ist derzeit nicht der Fall, sodass der Fokus zunächst auf effizientem Wachstum und damit auf 
dem Bauinvestitionscontrolling liegt.   
 
 
 
 
I.V.  
Gez. 
 
Christine Zeller  
Stadtkämmerin 
 
 
Anlagen: 
 
Ratsantrag A-R/0053/2022: Controlling bezüglich Kosten für Bau und Anmietung verbessern