Projekt Personalrisikomanagement - Fazit

Dezernat, Dienststelle  
I/110 
 
Vorlagen-Nummer  01.12.2022 
 4006/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 06.12.2022 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 30.01.2023 
 
Projekt Personalrisikomanagement - Fazit 
Die Vakanzsituation in der Stadtverwaltung und die damit lediglich verbundene stichtagsbezogene 
Risikobetrachtung waren der Anstoß, ein umfassenderes Personalrisikomanagementsystem zu ent-
wickeln, in dessen Verlauf einigen Pilotdienststellen über ein Dashboard ausgewählte Personalkenn-
zahlen (z.B. Vakanzen, Austritte, etc.) zur Verfügung gestellt wurden. Seit Beginn begleiten der Aus-
schuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales sowie der Rechnungs-
prüfungsausschuss das Vorhaben. Nunmehr berichtet die Verwaltung über die bisherigen Entwick-
lungen sowie die gesammelten Erfahrungen. 
Resümee 
Das Erfordernis für eine Steuerung personalwirtschaftlicher Risiken ist heute so aktuell wie jeher. Der 
Ansatz, sich über personalwirtschaftliche Kennzahlen die Personalsituation bewusst vor Augen zu 
führen und einen „Werkzeugkasten“ mit Steuerungsmaßnahmen zu haben, hat sich dem Grunde 
nach bewährt. Allerdings haben die Rückmeldungen der Pilotdienststellen auch deutlich gezeigt, wo 
die Grenzen der eingesetzten Mittel lagen. Die Informationsbereitstellung durch das Dashboard hat 
sich als sehr aufwändig erwiesen und lässt sich in dieser Form nicht weiterführen und auf die gesam-
te Stadtverwaltung ausrollen. Zudem wurde deutlich, dass zwar die Hilfestellungen die individuelle 
Führungs-/Personalverantwortung vor Ort unterstützen können, allerdings nicht alle Steuerungsmaß-
nahmen im Einflussbereich der Dienststellen liegen. 
Insofern hat die Verwaltung durch die Pilotierung und Evaluation des Personalrisikomanagements 
wichtige Erkenntnisse gewonnen. Im Ergebnis führen diese allerdings dazu, dass das Personalrisi-
komanagement in der jetzigen Form nicht weitergeführt und ausgerollt werden kann, bevor eine an-
gemessene technische Unterstützung vorhanden ist, um den Dienststellen die relevanten Steue-
rungsinformationen zugänglich zu machen.  
Allerdings bleiben die personalwirtschaftlichen Entwicklungen bis dahin nicht unbeobachtet und wer-
den auch Steuerungsmaßnahmen dezentral wie zentral ergriffen.  
Im Ergebnis hat das Projekt leider nicht vollends zu dem gewünschten Ergebnis geführt. Dennoch 
können die Beschreibung der Risiken, die Sammlung der Steuerungsmaßnahmen sowie die gewon-
nenen Erkenntnisse bereits jetzt als Arbeitsgrundlage dienen, um die Personalkennzahlen und Steue-
rungsmaßnahmen zu verifizieren sowie zu der Erkenntnis zu kommen, dass ein geeignetes „Dash-
board“ für Personalkennzahlen erforderlich ist. Dies wird die Verwaltung schnellstmöglich in geeigne-
ter Form und mit einer besseren technischen Unterstützung einführen. 
Im Folgenden werden die Eckpunkte des Personalrisikomanagements und dessen Pilotierung darge-
stellt.

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Personalrisikomanagement – Ziel und Inhalt 
Ziel des Personalrisikomanagements ist ein bewusster Umgang mit bestehenden Risiken. Diese 
wahrnehmen, einschätzen, vermeiden oder zumindest reduzieren, damit die Dienststellen im Rahmen 
ihrer Verantwortung die Aufgabenwahrnehmung sicherstellen können. Hierbei stehen die Risikofelder  
- Engpassrisiko (Gewichtung 40%): 
Gefahr, offene Stellen nicht planmäßig besetzen zu können 
- Austrittsrisiko (Gewichtung 25%): 
Gefahr, Mitarbeitende zu verlieren 
- Motivationsrisiko (Gewichtung 20%): 
Gefahr, dass Mitarbeitende ihre Leistungsfähigkeit nicht ausschöpfen 
- Anpassungsrisiko (Gewichtung 15%): 
Gefahr, fehlender Veränderungsbereitschaft oder Veränderungsfähigkeit 
im Fokus. Zur Beurteilung dieser Risiken werden Informationen zum Beispiel zu Vakanzen, der De-
mografie, Fehlzeiten, Austritten und Fluktuation, Verbesserungsvorschlägen, Fortbildungen oder der 
Ausbildungsbereitschaft betrachtet. 
Personalrisikomanagement – Entwicklung 
Praktische Erfahrungen mit dem ersten Personalrisikomanagement haben gezeigt, dass eine inhaltli-
che Neuausrichtung erforderlich war. Allerdings hat sich auch gezeigt, dass die Risikosteuerung vor 
Ort erfolgen muss, dafür aber verschiedene Informationen notwendig sind und sich Steuerungsmaß-
nahmen der Dienststellen auf beeinflussbare Maßnahmen beschränken. 
Im Rahmen der Neuausrichtung wurden Kennzahlen für die Risikofelder definiert sowie ein Maßnah-
menkatalog für Steuerungsmaßnahmen zusammengetragen. Auf der Grundlage manuell zu erstel-
lender und teilweise manuell zu erhebender Informationen wurde sodann in einigen Ämtern (Perso-
nal- und Verwaltungsmanagement, Rechts- und Versicherungsamt, Amt für Umwelt- und Verbrau-
cherschutz, Amt für Straßen und Radwegebau) pilotiert. Die technische und (teil-)automatisierte Un-
terstützung musste aufgrund einer technischen Umstellung der SAP-Basissysteme abgebrochen 
werden. 
Parallel wurde ein stadtweites Risikomanagement eingeführt, in das bei den Dienststellen auch per-
sonalwirtschaftliche Risiken eingebracht wurden und damit in einem System der Risikoüberwachung 
gesteuert werden können. 
Personalrisikomanagement – Erfahrungen 
Auch ohne das Personalrisikomanagement haben die Führungskräfte der Dienststellen eigene Er-
kenntnisse für die personalwirtschaftliche Situation in ihren Verantwortungsbereichen. Trotzdem sind 
die Informationen ein gutes Instrument die eigenen Erkenntnisse und Einschätzungen zu verifizieren. 
Zudem ist das Personalrisikomanagement Anlass für einen bewussten Umgang mit sowie Analysen 
von diesen Informationen. 
Eine Vielzahl der aufgezeigten Handlungs-/Steuerungsempfehlungen bestimmen das übliche Aufga-
benportfolio der Personal- und Organisationsarbeit. Der Katalog der Maßnahmen dient den Dienst-
stellen hierbei als zusätzliche Orientierung. Deutlich geworden ist auch, dass nicht alle Handlungsop-
tionen dezentral beeinflussbar sind, es ferner übergeordnete Maßnahmen erfordert und die Umset-
zung einiger Maßnahmen manchmal langwierig ist. Zudem ist oft ein ganzheitlicher Ansatz im Zu-
sammenspiel zwischen den verschiedenen Disziplinen der zentralen wie dezentralen Personal- und 
Organisationsarbeit erforderlich. 
Auch waren in den Pilotbereichen nicht alle Informationen gleichermaßen von Bedeutung. Der Fokus 
der Betrachtung lag auf den Risikofeldern Engpass- und Ausfallrisiko. Insofern kann die festgelegte 
Gewichtung der Risikofelder aus der Pilotierung bestätigt werden. 
Zudem zeigte sich, dass die verschiedenen Risikosysteme (Personalrisikomanagement, strategisches 
Risikomanagement, operatives Risikomanagement) ineinandergreifen und auch Personalrisiken Teil 
der dienststellenspezifischen Chancen- und Risikendialoge sein bzw. prozessorientiert betrachtet 
werden können. Die richtigen Informationen und beeinflussbare Maßnahmen sind für die Dienststel-
len dafür Voraussetzung. Für das Personalrisikomanagement bedeutet dies in der Folge, sich als 
System darauf zu reduzieren, personalwirtschaftliche Risiken zu identifizieren (Informationsquelle)

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und Steuerungsoptionen darzulegen (Maßnahmen). 
Letztendlich ist das Kernstück des Personalrisikomanagements die Bereitstellung der steuerungsrele-
vanten Informationen. Hierfür wurde in der Pilotphase ein Dashboard händisch aufbereitet und manu-
ell mit Daten hinterlegt, die zudem teils manuell erhoben werden mussten. Zudem ist die Synchroni-
sation der Daten aus verschiedenen IT-Systemen sehr aufwändig. Dies ließ sich für die wenigen Pi-
lotdienststellen gewährleisten. Würde das System jedoch auf weitere Dienststellen ausgeweitet, kann 
dies manuell nicht mehr bewerkstelligt werden, da insbesondere die Isolierung der Daten von und für 
die einzelnen Dienststellen nur händisch erfolgen kann. 
Geplant war schon frühzeitig eine angemessene IT-Unterstützung einzusetzen. Allerdings musste die 
Einführung wegen einer technischen Umstellung der Basis-Systeme abgebrochen werden und konnte 
aus Vergabe- und Kapazitätsgründen nicht wie erforderlich wieder aufgenommen werden. Nunmehr 
liegen die Voraussetzungen für einen erneuten Start vor, sodass nach der Einführungszeit von ca. 2 
Jahren alle Dienststellen mit Personalkennzahlen arbeiten können. 
Personalrisikomanagement – weiteres Vorgehen 
Das Projekt „Aufbau eines Personalrisikomanagements“ umfasste den Aufbau und die Erprobung 
eines systematischen Personalrisikomanagements für einen Pilotbereich. Nach positivem Projektab-
schluss sollte in einem weiteren Prozess das systematische Personalrisikomanagement sukzessive 
auf die gesamte Stadtverwaltung übertragen werden. Die Evaluation und damit der Abschuss der 
Pilotierung waren für das vierte Quartal 2022 vorgesehen.  
Da die Pilotierung nicht zu dem gewünschten Ergebnis geführt hat, muss eine Ausweitung des derzei-
tigen Systems auf die gesamte Stadtverwaltung zunächst ausgesetzt werden. 
Gleichzeitig wird die Einführung des Business Warehouse als Informationsquelle für personalwirt-
schaftliche Kennzahlen wiederaufgenommen und mit Priorität umgesetzt. Mit dem neuen System wird 
der Automatisierungsgrad der Informationsbereitstellung deutlich erhöht und ein ständig verfügbares 
und aktuelles Informationssystem für die Dienststellen geschaffen. 
In Bezug auf die Handlungsoptionen wird die Verwaltung den Maßnahmenkatalog überprüfen und 
hierbei besonders die Handlungsoptionen für die maßgeblichen Risikofelder Engpass- und Austrittsri-
siko gerade in Bezug auf Personalgewinnung und Personalerhaltung betrachten. Anschließend wer-
den die Dienststellen erneut über die Optionen informiert. 
Die aktuellen Entwicklungen des gesamtstädtischen Personalkörpers bleiben durch das gesamtstäd-
tische Personalcontrolling im Blick. Außerdem werden auch personalwirtschaftliche Risiken in die 
Risikomanagementsysteme (strategisch wie operativ) der Dienststellen einbezogen und gesteuert. In 
bewährter Weise werden zudem anlassbezogene Auswertungen für einzelne Fachbereiche, meist in 
Bezug auf Vakanzen, Austritte oder Fehlzeiten, vorgenommen. Zudem wird die jüngste Praxis fortge-
setzt, gravierende Risiken ganzheitlich zu betrachten. 
Der Ausschuss wird spätestens zum Jahresende 2023 über den Einführungsstand der Software in-
formiert. 
 
 
Gez. Blome