EDV-gestützte Verwaltung der Betreuten, Dokumentation und statistische Auswertung - Betreuungsbehörde

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
25.06.2015 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat V an die Stadtverordnetenversammlu ng 
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat I 
Dezernat IV 
 
Amt: Amt für Soziales 
und Prävention   OBW bei abschl. 
Beschlussfassu ng Magistrat 
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2015/0242 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 343010 
Kostenstelle:  050-003-1011 Investitionsnummer:  neu zu vergeben  
Kostenträger:  3430-10 Sachkonto: 0241010,6166210  
 
Betreff: EDV-gestützte Verwaltung der Betreuten, Dokumentation und statistische Auswertung 
- Betreuungsbehörde  
 
Vorlage vom: 18.06.2015  
 
Beschlussvorschlag : 
1) Der Magistrat und die Stadtverordnetenversammlung stimmen der Anschaffung einer 
Spezial-Software nach dem Betreuungsbehördenstärkungsgesetz  für 7 Arbeitsplätze in der 
Betreuungsbehörde des Amtes f ür Soziales und Prävention für die grundsätzlichen 
Pflichtleistungen ( Verwaltung der Betreuten, Dokumen tation, statistische Auswertung ) zu. 
 
2) Die hierfür notwendigen Haushaltsmittel werden unter der Kostenstelle  050-003-1011, 
Kostenträger 3430 -10 und Sachko nto 0241010  i. H. v. 25.000,00 Euro zur Verfügung 
gestellt. 
 
3) Die im Jahr 2015 anfallenden laufenden Softwarepflegek osten werden unter der 
Kostenstelle  050-003-1011, Kostenträger 3430 -10 und Sachkonto  6166210 i. H. v. 
2.000,00 Euro zur Verfügung gestellt.

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4) Die Mittel für die laufenden Softwarepflegek osten ab dem Jahr 2016  werden unter der 
Kostenstelle 050-003-1011, Kostenträger 3430 -10 und Sachkonto  6166210 i. H. v. 
4.000,00 Euro jährlich zusätzlich im Rahmen der Beratungen zum Haushalt 2016 
etatisiert. 
 
5) Zur Deckung der Aufwendungen der Punkte 2) und 3) stehen Mittel unter der Kostenstelle 
050-000-0001, SK 6179000, Kostenträger 3156 -10 in entsprechender Höhe zur 
Verfügung.  
 
 
Anlagen: Kostenübersicht  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 18.06.2015 
 
Für die Betreuungsbehörde wird eine Software zur Verwaltung der Akten, Vorgänge und 
Daten benötigt. Derzeit gibt es etwa 2.150 nach dem Betreuungsrecht betreute 
Personen und ca. 3.400 Betreuungsvorgänge jährlich. 
  
Durch die Gesetzesänderung zum 01.07.2014, Betreuungsbehördenstärkungsgesetz, 
ist grundsätzlich für jeden Arbeitsauftrag des Betreuungsgerichtes ein Sachbericht 
durch die Betreuungsbehörde zu erstellen. Die Konsequenz ist, dass hierdurch im 
größeren Umfang als bisher Daten erfasst, Berichte erstellt und diese Vorgänge 
verwaltet werden müssen. 
  
Durch das oben genannte Spezial-Programm können diese Daten mit Hilfe von 
Eingabeassistenten effizient erfasst und die Briefe und Sozialberichte mittels 
entsprechender Vorlagen leichter erstellt werden. Der Verwaltungsaufwand reduziert 
sich dadurch, so dass mehr Zeitressourcen für die eigentliche Sachverhaltsermittlung 
bei den betroffenen Menschen verbleiben. Durch die Vermeidung von Mehrfacheingaben 
sinkt die Fehlerhäufigkeit, die zusätzlich durch automatische Prüfungen reduziert 
werden kann. Automatische Wiedervorlagen sind einstellbar. Weiter können geeignete 
Betreuerinnen und Betreuer - derzeit sind dies hier etwa 80 - anhand ihrer Profile 
schneller gefunden werden. 
 
Wesentlich ist zudem die valide, statistische Auswertung der Zahlen und Daten für die 
Landes- und Bundesstatistik. Dies betrifft auch laufende, notwendige Auswertungen, für 
Anfragen zu diesem Gesetzesbereich, die derzeit nicht oder nur unzureichend erstellt 
werden können. 
  
Der Hessische Rechnungshof hat in seiner vergleichenden Prüfung der 
Betreuungsbehörde Darmstadt, über deren Ergebnis Anfang 2016 ein Bericht vorliegen 
wird, unter anderem festgestellt, dass die Betreuungsbehörde Darmstadt, die einzige 
ohne eine derartige Software ist, und dass dies für eine effektive und effiziente 
Arbeitsweise notwendig sei. 
  
Die Software gewährleistet, dass die Beschäftigten der Betreuungsstelle untereinander, 
insbesondere in Vertretungsfällen, schnell und direkt auf die entsprechenden Vorgänge 
zurückgreifen können. Die Zahl der Lizenzen ergibt sich aus der Beschäftigtenzahl inkl. 
die Systembetreuung und die Abteilungsleitung.

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Um die gesetzlichen Pflichtaufgaben erfüllen zu können, ist aus den vorgenannten 
Gründen die Ausstattung der Betreuungsbehörde mit einer solchen Software 
unverzichtbar. 
 
Finanzierung 
Die Kosten für die Anschaffung im HH-Jahr 2015 belaufen sich auf etwa 25.000,00 
Euro, die unter der Kostenstelle 050-003-1011, Kostenträger 3430-10 und Sachkonto 
0241010 bereitgestellt werden.  
 
Die Mittel für die laufenden Kosten der Softwarepflege im Jahr 2015 werden unter der 
Kostenstelle 050-003-1011, Kostenträger 3430-10 und Sachkonto 6166210 i. H. v. 
2.000,00 bereitgestellt. 
 
Diese Aufwendungen werden durch entsprechenden Ausgabeverzicht unter der 
Kostenstelle 050-000-0001, SK 6179000, KT 3156-10 gedeckt. 
 
Die Mittel für die laufenden Kosten der Softwarepflege ab dem Jahr 2016 werden unter 
der Kostenstelle 050-003-1011, Kostenträger 3430-10 und Sachkonto 6166210 i. H. v. 
4.000,00 im Rahmen der Haushaltsberatungen für das Jahr 2016 ff. bereitgestellt. 
 
Sobald der Grundsatzbeschluss für die Anschaffung der Software vorliegt, wird eine 
Entscheidung zu den infrage kommenden Angeboten unter Berücksichtigung der 
internen Vorgaben getroffen. Die Maßnahmen der Rundverfügung Nr.10 vom 
05.02.2015 zur Verfahrensweise bei der Einführung neuer IT-Projekte werden 
unverzüglich eingeleitet. 
 
Darmstadt, 18.06.2015 
ks 
 
 
 
Dezernat I   Dezernat IV   Dezernat V 
 
 
 
Jochen Partsch  Andre Schellenberg  Barbara Akdeniz 
Oberbürgermeister  Stadtkämmerer  Stadträtin

voraussichtliche Kosten der Spezialsoftware für die Betreuungsbehörde
einmalige Kosten in Euro
Software/Lizenzen (7AP) 15000
Installation/Einrichtung 1500
Schulung (2 Tage vor Ort) 3000
optional Konvertierung vorhandene Daten 2900
Gesamt 22.400
mögliche Kostensteigerung 10% 2240
Endbetrag 24.640
gerundet 25.000
laufende Kosten Wartung/Pflege = 3.600,- € jährl. (ohne Mindestlaufzeit)
mögliche Kostensteigerung 10% 360
Endbetrag 3696
gerundet 4.000

voraussichtliche Kosten der Spezialsoftware für die Betreuungsbehörde