Beantwortung einer mündlichen Anfrage von Frau Röhrig, Die Linke aus der Sitzung des Ausschusses für Bürgerbeteiligung, Anregungen und Beschwerden vom 12.06.2023 (Auszug aus der NS TOP 6.1 BAB) betr. "Fehlende Fehlermeldungen bei E-Mail-Versand"

Dezernat, Dienststelle  
IX/12 
 
Vorlagen-Nummer  25.08.2023 
 2159/2023 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Sitzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss für Bürgerbeteiligung, Anregungen und Beschwerden 04.09.2023 
 
Fehlende Fehlermeldung beim Versand großer E-Mail-Anhänge an die Stadtverwaltung 
Frau Röhrig, Die Linke, teilt in der Sitzung des Ausschusses für Bürgerbeteiligung, Anregun-
gen und Beschwerden vom 12.06.2023 mit, dass E-Mails mit großen Dateien bei der Verwal-
tung nicht immer ankommen und der Absender hierüber keine Fehlermeldung erhält.  
Sie bittet die Verwaltung um die Beantwortung folgender Fragen:  
 
1. Ist das Problem bekannt und was wird dagegen unternommen? 
2. Welche technischen Möglichkeiten, wie automatische Antwort und/oder automatisches 
Speichern auf dem Stadtserver und Hinweismail an die Empfänger gibt es? 
 
 
Die Verwaltung antwortet wie folgt: 
 
Aktuell ist kein vorliegendes Problem beim Empfang von E-Mails mit großen Anhängen be-
kannt. 
 
Aus technischen Gründen werden E-Mails mit Anhängen größer 10 MB  von den E-Mail-Sys-
temen im Einklang mit den geltenden Regelungen (https://www.stadt-koeln.de/service/kon-
takt/) abgewiesen. 
 
Liegt keine Störung vor, erhält entsprechend dieser Beschränkung der oder die Absendende 
einer E-Mail mit einem zu großen Anhang eine automatisierte Nachricht, dass seine Nachricht 
abgewiesen wurde.  
 
In seltenen Sonderfällen, wie einer Störung der E-Mail-Systeme, festgestellten Sicherheitsver-
stößen oder abhängig von den Voreinstellungen des E-Mailproviders des oder der Absenden-
den, können Nachrichten über „Nichtzustellbarkeit“ oder „Abweisung“ einer E-Mail jedoch ver-
zögert oder gar nicht ankommen. 
 
Die Protokolldateien der E-Mail-Systeme werden ständig auf Anomalitäten überwacht. 
Bei konkreten Fällen von „ungewolltem Verhalten“ können weitere Analysen anhand techni-
scher Informationen (E-Mailadresse des Absendenden und Empfangenden, Zeitstempel etc.) 
vorgenommen werden. 
 
 
Gez. Haack

Geschäftsführung  
Ausschuss für Bürgerbeteiligung, 
Anregungen und Beschwerden 
Frau Pesch 
Telefon:  (0221) 221 26144 
Fax:   (0221)  
E-Mail: doris.pesch@stadt-koeln.de 
Datum: 05.07.2023 
Auszug 
aus der Niederschrift der Sitzung des Ausschusses für 
Bürgerbeteiligung, Anregungen und Beschwerden  vom 12.06.2023  
öffentlich 
6.1 Mündliche Anfragen 
 
Frau Röhrig, Die Linke, teilt mit, dass E-Mails mit großen Dateien bei der Verwaltung 
nicht immer ankommen und der Absender hierüber keine Fehlermeldung erhält.  
Sie bittet die Verwaltung um die Beantwortung folgender Fragen:  
 
1. Ist das Problem bekannt und was wird dagegen unternommen? 
2. Welche technischen Möglichkeiten, wie automatische Antwort und/oder auto-
matisches Speichern auf dem Stadtserver und Hinweismail an die Empfänger 
gibt es? 
 
Herr Dr. Höver, Amtsleiter Bürgeramt Innenstadt, gibt kurze Erläuterungen zu der 
städtischen Firewall und wird die Anfrage von Frau Röhrig an die Fachverwaltung wei-
terleiten.  
 
Herr Derichsweiler, Ausschussvorsitzender, gibt die Weitergabe dieser Fragen an die 
Verwaltung zu Protokoll.

Mündliche Anfrage Datswıy AN ze
Kat L— 42.6.7%

Sehr geehrter Herr Derichsweiler,
sehr geehrte Damen und Herren,

wenn man sich als Einwohnerin per E-Mail an die Stadtverwaltung wendet und keine
Fehlermeldung erhält, geht man davon aus, dass die Mail ankam und im Zweifel an
die richtige Stelle weitergeleitet wird.

Das ist aber nicht unbedingt so. Wenn man eine Mail mit größerem Anhang, wie zB.
Fotos von Kraftfahrzeugen in Grünanlagen oder wildem Müll und so weiter
verschickt, kann es sein, dass diese Anhänge für das städtische Mailsystem zu groß
sind und die ganze Mail nicht bei der Empfängerin ankommt.

Als Absenderin erhalte ich darüber keine Nachricht und wundere bzw. ärgere mcih
darüber, dass die Politik oder die Verwaltung nicht auf meine Mail reagieren.

Als Empfängerin erfahre ich nicht, dass es diese Mail überhaupt gab.

Das ist weder bürgernah noch befriedigend. Von einer Beteiligung mal ganz zu
schweigen.

Darum bitte ich die Verwaltung um die Beantwortung der folgenden Fragen:

1. Ist Ihnen dieses Problem bekannt und was tun Sie dagegen?

2. Welche technischen Möglichkeiten, wie automatische Antwort und/oder
automatisches Speichern auf dem Stadtserver und Hinweismail an
Empfängerin gibt es?