Einführung eines ECM-System (eAkte) in der Wissenschaftsstadt Darmstadt

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
08.12.2021 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat IV 
Dezernat V 
 
Amt: Amt für Interne 
Dienste 
 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2021/0366 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 111170 
Kostenstelle:  010-003-1003/ 018-003-1001 Investitionsnummer:  20010-2003/22018-2003 
Kostenträger:  1111-71 Sachkonto: 0241010 
 
Betreff: Einführung eines ECM -System (eAkte) in der Wissenschaftsstadt Darmstadt  
 
Vorlage vom: 25.11.2021  
 
Beschlussvorschlag : 
1. Der Magistrat nimmt das Ergebnis des Vergabeverfahrens zur Kenntnis.  
2. Der Magistrat beauftragt die  Verwaltung mit der Einführung eines stadtweiten ECM -
Systems. 
3. Die erforderlichen Haushaltsmittel stehen im Haushalt des Amtes für Digitalisierung und 
IT bereit. Nach der Pilotierung werden die Aufwendungen für Lizenzen über die interne 
Leistungsverrechnung  an die jeweiligen Verwaltungsstellen weitergegeben.  
 
Anlagen: Begründung des Vergabeverfahrens  
Kostenübersicht  
Vergabeentscheid  
Projektplan

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Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 25.11.2021 
 
Die Wissenschaftsstadt Darmstadt beabsichtigt die Einführung eines gesamtstädtischen 
einzusetzenden ECM -Systems zur Verwaltung, Archivierung und Vorgangsbearbeitung 
sämtlicher Verwaltungsinformationen. Die elektronische Aktenführung, Vorgangsbearbeitung 
und Schriftgutverwaltung bilden die Basis für effizientes eGovernment und leisten einen 
entscheidenden Beitrag für eine moderne öffentliche Verwaltung.  
Schon aktuell bietet die Wissenschaftsstadt Darmstadt den Bürgerinnen und Bürgern derzeit 
in den unterschi edlichsten Bereichen die Möglichkeit, Dienstleitungen Online abzuwickeln. 
Diese Angebote sollen durch den Einsatz eines ECM -Systems weiter ausgebaut und optimiert 
werden. Darüber hinaus ist es zwingend erforderlich die verwaltungsinternen Abläufe so 
weiter zu entwickeln, dass die Verwaltungsprozesse schneller und effizienter bedient werden 
können. Die hiermit einhergehende Verkürzung von Bearbeitungszeiten führt zu mehr 
Bürgerzufriedenheit.  
Des Weiteren bildet die digitale Aktenführung die Basis für die Umsetzung des seit dem 
01.09.2018 in Kraft getretenen Hessischen Gesetzes zur Förderung der elektronischen 
Verwaltung (vgl. § 7 Hessisches E-Government -Gesetz – HEGovG). 
Die Vergabe erfolgte h ierbei über ein EU -weites Verhandlungsverfahren mit 
Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. III VGV über die elektronische Hessisches 
Ausschreibungsdatenbank (eHAD). Die Begründung ist der Anlage zu entnehmen.  
Das wirtschaftlichste Angebot, stammt von der Firma  d.velop public sector GmbH.  Seitens 
der d.velop public sector GmbH  werden alle Anforderungen der Ausschreibung im Hinblick 
auf die formale Prüfung, sowie die Eignungs - und Preisprüfung erfüllt. Nachweise über die 
Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fa chkunde wurden erbracht.  
 
Kostenübersicht  
Eine Kostenübersicht ist der Anlage zu entnehmen.  
 
Ziele 
• Ablösung der klassischen Papierakten durch elektronische Aktenführung  
• Digitalisierung der Verwaltung und der verwaltungsinternen Abläufe  
• effizienteres Verwal tungshandeln durch Beschleunigung der Verwaltungsprozesse  
• Schaffung von medienbruchfreier Vorgangsbearbeitung  
• dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivier ung aller relevanten Dokumente, 
Schutz vor Dokumenten - und Datenverlusten und vor Fehlablagen  
• schnelle und sichere Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten in einer zentralen 
Informationsplattform  
• Anbindung/ Integration von Fachverfahren  
• breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten 
Stadtverwaltung unter Berücks ichtigung aller datenschutzrelevanten Vorschriften inkl. 
eines einfach zu pflegenden Berechtigungsmanagements  
• Entlastung klassischer Dateiablagen  
• Einführung einer geordneten Mail -Ablagemöglichkeit  
• Nutzung möglichst einheitlicher Ablageverfahren und Abla gen mit möglichst einfach und 
übersichtlich strukturierten Ablagebereichen  
• verwaltungsweite Nutzu ng der ausgewählten DMS -Lösung

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Projektplan/ Zeitschiene  
Bei einer Stadtverwaltung in der Größenordnung der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
empfiehlt es sich die stadtweite Einführung eines ECM -Systems stufenweise vorzunehmen. 
Als Einführungsstrategie wurde der organisationsbezogene Ansatz gewählt. Hierfür wurden 
aus unterschiedlichen Gründen zunächst drei Pilotbereiche projektiert, deren Anforderungen 
in die Leistungsbeschreibung des Vergabeverfahrens eingebracht wurden. Ein konkreter 
Projektplan für die Initialphase ist der Anlage zu entnehmen.  
Die weiteren Ausbaustufen werden durch die Projektleitung bestehend aus jeweils einem 
Vertreter des Amtes für Digitalisierung und IT und der Organisationsabteilung des Amtes für 
Interne Dienste in Abstimmung mit dem Lenkungsausschuss bestimmt.  
 
Darmstadt, den 25.11.2 021 
 
 
Dezernat I    Dezernat IV    Dezernat V 
 
 
 
 
Jochen Partsch    André Schellenberg   Holger Klötzner 
Oberbürgermeister    Stadtkämmerer    Stadtrat