Digitalisierung Bürger*innenservices

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/I/D2 
 
Vorlagen-Nummer 08.06.2021 
 2136/2021 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 30.08.2021 
 
Digitalisierung Bürger*innenservices 
Die Fraktion Volt stellt folgende Anfrage gem. § 4 der Geschäftsordnung des Rates AN/1134/2021: 
 
1. Stellen die Dienstleistungsbeschreibungen der Stadt Köln auf ihrer Internetseite, insbesondere 
im Hinblick auf digitale Nutzungsmöglichkeiten, den aktuellen Stand dar?  
 
2. Wie weit fortgeschritten ist das Testen von einem Sprachdialogsystem (ugs. “Bot”) für telefoni-
sche Anfragen zur Hilfestellung und Weiterleitung der Anfragenden an die gewünschten Ser-
vicemitarbeiter*innen? 
 
3. Für welche Bürger*innenservices und andere Dienstleistungen sind alternativ zum Postversand, 
die digitale Unterschrift oder das Post-/ Video-Ident Verfahren möglich? Bei welcher dieser 
Dienstleistungen können alternativ zum Postversand auch die digitale Übertragung/ Zusendung 
von Dokumenten per Mail aktiviert werden? 
 
Die Verwaltung nimmt hierzu wie folgt Stellung: 
 
Zu 1.:  
Die Stadtverwaltung verfolgt das Ziel, die Anforderungen der Nutzer*innen, insbesondere im Zuge der 
fortschreitenden Digitalisierung, bestmöglich zu erfüllen. Dabei kommt es zu einem Abwägungspro-
zess zwischen Funktionalität und rechtlicher Verbindlichkeit im jeweiligen Einzelfall. Dieser Heraus-
forderung begegnet die Fachverwaltung mit einer ständigen Qualitätskontrolle der von ihr eingesetz-
ten Werkzeuge. Im Dialog zwischen der Fachverwaltung und der Online-Redaktion werden unter Be-
rücksichtigung der strategischen und juristischen Vorgaben und technologischen Möglichkeiten stän-
dig Weiterentwicklungen vorangetrieben und neue Digitalisierungsmöglichkeiten ausgelotet. Die 
Dienstleistungsbeschreibungen werden durch die Dienststellen im Rahmen des derzeitigen Redakti-
onsprozesses laufend auf rechtliche Anpassungen aktualisiert und geben somit den aktuellen Stand 
wieder.  
 
Zu 2.: 
Im Rahmen der bundesweiten Behördennummer 115 werden derzeit sowohl ein verbundweites 
Sprachdialogsystem wie auch ein zentraler Chatbot von einigen teilnehmenden Servicecentern auf-
gebaut und pilotiert. Die Ergebnisse werden Ende des Jahres 2021 den teilnehmenden Servicecen-
tern im 115-Verbund zur Verfügung gestellt, damit lokal über eine Teilnahme an diesen Services ent-
schieden werden kann.  
Das Bürgertelefon der Stadt Köln wird die Ergebnisse der Pilotierungen im 115 Verbund abzuwarten, 
um dann auf Basis dieser Ergebnisse eine Entscheidung zum Einsatz eines Sprachdialogsystems zu 
treffen.  
Die Stabsstelle Digitalisierung erprobt seit November 2020 gemeinsam mit dem Standesamt und dem 
Bürgertelefon der Stadt Köln prototypisch den Einsatz eines Chatbots zur schnelleren und zielgenau-
en Informationsübermittlung. Der Chatbot wird zunächst auf der Internetseite des Standesamtes ein-

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gesetzt und soll eine einfache Auskunft zu benötigten Unterlagen rund um die Anmeldung einer Ehe-
schließung für die Bürgerinnen und Bürger ermöglichen. Ziel ist es, den Bürger*innen über einfache 
Fragestellungen den Weg zur Anmeldung einer Ehe zu erleichtern und gleichzeitig das Anrufauf-
kommen beim Standesamt für einfache Beratungsfragen zu reduzieren. Neben der dialogbasierten 
Ermittlung von benötigten Unterlagen für eine Eheschließung werden auch Anfragen zu bestimmten 
Verwaltungsleistungen sowie zum Wetter und zum Pegelstand des Rheins ausgeben. Auch in die 
Weiterentwicklung des Chatbots werden die Ergebnisse des 115 Verbunds einfließen.  
 
Zu 3.: 
Alle bei der Stadt Köln verfügbaren Formulare und Onlinedienste können im Internetauftritt der Stadt 
Köln gebündelt über die Seite: Formulare und Onlinedienste - Stadt Köln (stadt-koeln.de) aufgerufen 
werden. 
Bereits 80 Online-Formulare sind mit elektronischer Weiterleitung an die jeweils zuständigen Stellen 
veröffentlicht, davon können 50 Formulare ohne Unterschrift direkt durch die zuständigen Stellen wei-
terverarbeitet werden. Die meisten dieser Formulare und Online-Anwendungen sehen auch einen 
gesicherten Upload von Dokumenten vor. 
Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes soll das Servicekonto.NRW angeboten wer-
den, mit dem ein bundesweit interoperabler Basisdienst bereitgestellt wird. Das Servicekonto.NRW 
soll dann auch eine Postfachfunktionalität bieten. 
Eine Einbindung der digitalen Signatur und von De-Mail ist im Rahmen der allgemeinen Zugangser-
öffnung der Stadt Köln möglich (https://www.stadt-koeln.de/artikel/06125/index.html). Der Einsatz des 
Post-Ident Verfahrens im Rahmen der Kommunikation mit der Stadt Köln wurde im Jahre 2018 ge-
prüft und insbesondere wegen Datenschutzfragen nicht weiter verfolgt. 
 
Gez. Prof. Dr. Diemert i.V. für Dez. I