Projekt zur Ablösung des Einwohnerfachverfahrens - Schließung der Kundenzentren im Rahmen der Umstellung

Dezernat, Dienststelle  
I/34/341 
 
Vorlagen-Nummer 18.08.2023 
 2432/2023 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 21.08.2023 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 28.08.2023 
 
Projekt zur Ablösung des Einwohnerfachverfahrens - Schließung der Kundenzentren im 
Rahmen der Umstellung 
Das Einwohnerfachverfahren 
Das Einwohnerfachverfahren MESO Classic dient Köln seit 17 Jahren der Verwaltung und 
Fortschreibung der Einwohner*innendaten (= Meldedaten), der Beantragung und Ausstellung 
von Ausweisen und Pässen sowie der Unterstützung bei der Durchführung von Wahlen. 
 
Die oben genannten Pflichtaufgaben im Bereich Einwohnerwesen nehmen in der Stadtverwal-
tung Köln das Sachgebiet Einwohnerwesen und die Kundenzentren sowie das Wahlamt wahr. 
Das Amt für Informationsverarbeitung stellt den IT-seitigen Betrieb des Einwohnerfachverfah-
rens sicher.  
 
Darüber hinaus werden die Einwohner*innendaten in 40 weiteren Ämtern und Dienststellen 
der Stadtverwaltung genutzt. Weiterhin haben verschiedene externe Nutzungsgruppen Zugriff 
auf die Einwohner*innendaten, wie z.B. Polizei, Staatsanwaltschaft, Krankenkassen und KVB.  
 
Das Projekt zur Ablösung des Einwohnerfachverfahrens 
Das gemeinsame Projekt der Bürgerdienste und des Amtes für Informationsverarbeitung star-
tete am 01.08.2020. Bereits vorher hatte der Softwarehersteller HSH Soft- und Hardware Ver-
triebs GmbH darüber informiert, dass der Support für MESO Classic zum 31.12.2023 einge-
stellt wird. Zum 01.01.2024 würden damit in MESO Classic keine rechtlichen Änderungen 
mehr umgesetzt werden (z.B. Anpassungen des Bundesmeldegesetzes) und die Sicherheit 
der Einwohner*innendaten wäre ebenfalls nicht mehr gewährleistet. 
 
MESO Classic wird über das Ablösungsprojekt planmäßig im September 2023 durch das 
plattformbasierte Einwohnerfachverfahren VOIS|MESO des gleichen Herstellers HSH ersetzt. 
Die Ablösung selbst erfolgt im Rahmen eines Migrationswochenendes, in dem die derzeit vor-
handenen 9 Millionen Datensätze in das neue Einwohnerfachverfahren übertragen werden.  
 
Zur Vorbereitung der Migration waren sehr komplexe und umfangreiche Vorarbeiten notwen-
dig. Auch wenn der Softwarehersteller HSH diverse Unterstützungsleistungen z. B. in Form 
von automatisierten Bereinigungsläufen zur Verfügung stellte, musste eine große Anzahl an 
Datensätzen aufwändig und rein händisch durch das zentrale Einwohnerwesen und andere 
Bereiche des Amtes Bürgerdienste bereinigt bzw. korrigiert werden - unter paralleler Weiter-
führung der Kernaufgaben. Dabei wurden rund 450.000 fehlerhafte Datensätze auf die Migra-
tion in das neue Einwohnerfachverfahren vorbereitet.

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Darüber hinaus erarbeiteten die beiden Fachämter (Bürgerdienste und Amt für Informations-
verarbeitung) gemeinsam ein neues Rechte-Rollen-Konzept für VOIS|MESO. Dies wurde not-
wendig, da sich die technische Einbindung des neuen Einwohnerfachverfahrens in die IT-Inf-
rastruktur der Stadt Köln verändert und damit andere (technische, inhaltliche und auch rechtli-
che) Anforderungen an den Aufbau der Berechtigungsstruktur umgesetzt werden mussten.  
 
Für VOIS|MESO sind vier voneinander unabhängige Systemumgebungen notwendig. Hier 
übernahm das Amt für Informationsverarbeitung Design, Planung und Realisierung der Infra-
struktur. Darüber hinaus wurden vom Amt für Informationsverarbeitung die Prozesse für den 
technischen Betrieb der vier Umgebungen im Tagesgeschäft geplant, aufgebaut und realisiert. 
Außerdem werden durch das Amt für Informationsverarbeitung für VOIS|MESO Schnittstellen 
modernisiert, aufgebaut und zum Einsatz gebracht.  
 
In Vorbereitung auf die Migration der Echtdaten wurden im Projektverlauf zahlreiche Testmig-
rationen durchgeführt. Das Amt für Informationsverarbeitung war für die Durchführung der 
Testmigrationen verantwortlich und das Einwohnerwesen für die Qualitätssicherung der mig-
rierten Einwohner*innendaten sowie eventuell erforderliche Fehlerbereinigungen.  
Die gleiche Aufgaben- bzw. Verantwortungsaufteilung gilt auch für das Migrationswochenende 
vom 22.09.2023 bis 24.09.2023. Allerdings sind für die Migration der Echtdaten und die Um-
stellung auf VOIS|MESO noch einmal weitere umfangreiche Vorbereitungen und Vorarbeiten 
beider Ämter notwendig.  
 
Zwingend für die Durchführung einer erfolgreichen Migration aller o. g. aktuell 9 Millionen 
Echtdaten in das neue Einwohnerverfahren VOIS|MESO ist eine zuvor erfolgte vollständige 
Deaktivierung des Bestandsverfahrens MESO Classic. Nur mit einem „stillstehenden“ MESO 
Classic-Verfahren können dessen Daten migriert werden. 
 
Schließung der Kundenzentren und begleitende Kommunikationsmaßnahmen 
Ohne ein aktiv laufendes Einwohnerverfahren kann kein einziges Dienstleistungsprodukt der 
Produktpalette in den Kundenzentren, dem Einwohnerwesen und dem Wahlamt angeboten 
werden. Dies führt dazu, dass für einen Zeitraum von derzeit geplant insgesamt drei Arbeitsta-
gen keine Kundenbedienung in den Kundenzentren möglich ist. Gleiches gilt für die Aufgaben, 
die das Einwohnerwesen und das Wahlamt für Kund*innen erledigen.  
 
Die Kundenzentren werden ab Donnerstag, 21.09.23, geschlossen werden. Zu diesem Zeit-
punkt starten die Migrationsarbeiten, die sich nach aktueller Planung bis ins Wochenende 
23./24.09.23 erstrecken. Ebenfalls am Wochenende werden die Fachkräfte der beiden Pro-
jektämter Funktionstest und Qualitätssicherungen der migrierten Daten vornehmen. 
 
Angesichts der Dimension der migrierten Datensätze und der Menge der rund 220 Kräfte der 
Kundenzentren, die nach der Inbetriebnahme das neue Einwohnerfachverfahren VOSI|MESO 
unter Volllast erstmals nutzen, kann am ersten Arbeitstag kein üblicher Kundenbetrieb stattfin-
den. Vielmehr wird der Montag, 25.09.2023, genutzt, einen stabilen Start des Einwohnerfach-
verfahrens sicherzustellen, um z. B. die Anbindung und das einwandfreie Funktionieren der 
pro Arbeitsplatz zwingend zu verwendenden besonderen Zusatzgeräte (z. B. Fingerabdruckle-
ser, Änderungsterminals zum Auslesen der Chips auf den Ausweisen, Unterschriftspads) zu 
prüfen. Darüber hinaus werden alle umfangreich auf das neue Verfahren geschulten Kräfte 
der Kundenzentren den Tag für eine erste „aktive“ Arbeit mit Echtdaten nutzen (Hinweis: Bei 
den Schulungen wurden Testdaten genutzt).  
Für Dienstag, 26.09.23, ist die Wiederaufnahme eines moderaten Regelbetriebs in allen vom 
Ablösungsprojekt betroffenen Dienstleistungsbereichen geplant. 
 
Die Bürger*innen werden zu den o. g. besonderen Schließzeiten über eine Pressemitteilung, 
durch Aushänge in den Kundenzentren / Bezirksrathäusern, über die städtische Internetseite, 
über die Aufrufanlagen in den Kundenzentren (Einblendung auf den Großmonitoren) und über 
die Hinweise in den E-Mail-Benachrichtigungen zur möglichen Abholung der fertiggestellten 
Ausweisdokumente frühzeitig über die Schließung informiert. Dies erfolgt zeitlich parallel zu 
dieser Mitteilungsvorlage, so dass ein ausreichend großes Zeitfenster zur Information und Be-
suchsplanung der Kund*innen zur Verfügung steht. Ebenfalls wird die Information über das 
Umstellungszeitfenster der Migration hinaus kommuniziert, da sich erfahrungsgemäß in den

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ersten aktiven Betriebswochen von VOIS|MESO allein schon über neue Bildschirmmasken 
und geänderte Befehlsdurchführungen ggf. eine längere Durchführungszeit pro Kund*in im 
Bedienprozess ergeben kann. Bis alle Mitarbeitenden wieder - wie unter MESO Classic – alle 
Funktionen routiniert anwenden können, braucht es naturgemäß einige Tage an Eingewöh-
nungszeit. 
 
Die zwingend nötige temporäre Schließung der Kundenzentren und der nach der Umstellung 
stattfindende anfängliche moderate Regelbetrieb wird trotz aller Informationsmaßnahmen vor 
und nach der Verfahrensumstellung zu ggf. längeren Warte- und Vorlaufzeiten für Lauf- und 
Terminkund*innen führen. Hier sollen die aufgezeigten Kommunikationsmaßnahmen dazu 
dienen, der Öffentlichkeit den Grund für eventuelle Verlängerungen zu erläutern. 
 
Die eingangs erwähnten 40 Ämter und Dienststellen der Stadtverwaltung und die externen 
Nutzungsgruppen sind von dieser Umstellung nicht betroffen, da sie ihren lesenden Zugriff auf 
die Meldedaten weiterhin und unverändert über ein vom Ablösungsprojekt nicht berührtes ge-
sondertes Tool und nicht mittels VOIS|MESO-Zugriff erhalten. 
 
Der Gewinn mit einer erfolgreichen Umstellung von MESO Classic auf VOIS|MESO liegt in 
der jetzt für die Meldebehörde Stadt Köln sowohl für die nächsten Jahre gesetzlich geforder-
ten Betriebssicherheit, der auf mittel- bis langfristigen Dauer garantierten sicheren Verwaltung 
aller Melde- und Registerdaten und der Basislegung für eventuell vom Bund als zuständiger 
Auftragsinstanz geplanten künftigen Neuerungen im Ausweis-, Melde- und Passwesen (z. B. 
Registermodernisierung ab 2025, eventuell weitere OZG-Aktivitäten usw).  
 
 
Gez. Blome