Bearbeitung von Wohngeld- und Schwerbehindertenanträge

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/02/02-6 
 
Vorlagen-Nummer  20.08.2020 
 2567/2020 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Soziales und Senioren 20.08.2020 
 
Bearbeitung von Wohngeld- und Schwerbehindertenanträge 
Die SPD-Fraktion bittet, folgende Anfrage auf die Tagesordnung des Sozialausschusses am 
20.08.2020 zu setzen. 
Zu den einzelnen Fragen antwortet die Verwaltung wie folgt: 
1. Vor zwei Monaten kündigte die Verwaltung erneut Maßnahmen zum Abbau des Bearbeitungs-
staus bei der Wohngeldstelle an. Hatten diese Maßnahmen schon Erfolg, und hat sich der un-
haltbare Antragsstau beim Wohnungsamt in der Zwischenzeit aufgelöst?  
Wohngeldbewilligungen 
In den ersten 7 Monaten des laufenden Jahres (bis 31.07.) konnte das Amt für Wohnungswesen 
bereits 9.159 Wohngeldbewilligungen mit einem Gesamtvolumen von rd. 14,6 Mio. Euro gewäh-
ren. Das bedeutet gegenüber dem gleichen Vorjahreszeitraum (7.732 Bewilligungen) eine Steige-
rung 18,5% bzw. beim Bewilligungsvolumen (Vj. 12,1 Mio. Euro) eine Steigerung um 20,6%. 
Bei Berücksichtigung aller Entscheidungen (Bewilligung und Ablehnungen) steht das Amt für 
Wohnungswesen aktuell mit 13.219 Entscheidungen in den 7 Monaten des lfd. Jahres rd. 
18,0% über den Ergebnissen des Vorjahreszeitraums (11.222). 
Die gegenüber dem Vorjahr deutlich erhöhten Entscheidungsdaten sind u.a. auch das Ergebnis 
einer Mehrarbeitsaktion in der Wohngeldstelle, an der sich im Juli 2020 rd. 50% der Mitarbeiten-
den freiwillig beteiligt haben. Durch diese temporäre Mehrarbeit konnte die Zahl der abschließen-
den Entscheidungen (Wohngeldbewilligungen bzw. Ablehnungen) um 26,9% gegenüber dem 
Vormonat Juni 2020 bzw. sogar um 80,6% gegenüber dem Vorjahresmonat Juli 2019 gesteigert 
werden. 
Aktuell führt ein weiterer Teil der Mitarbeitenden die Mehrarbeitsaktion für einen weiteren Monat 
fort, um den Bearbeitungsstau weiter zu verringern.

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Wohngeldanträge 
 
Zeitraum  Anzahl 2019 Anzahl 2020  
Januar 1.790 2.362 
Februar 1.477 1.538 
März 1.385 1.943 
April 1.365 1.827 
Mai 1.432 1.687 
Juni 1.199 1.990 
Juli 1.599 2.226 
Summe 10.247 13.573 
 
Bei der Zahl der Wohngeldanträge liegt das Amt für Wohnungswesen mit aktuell 13.573 Anträ-
gen (per 31.07.20) bereits rd. 32,5% über dem vergleichbaren Zeitraum des Vorjahres (10.247 
Anträge per 31.07.2019). Insofern liegt die Stadt Köln bei den Wohngeldanträgen derzeit knapp 
über den prognostizierten Steigerungen im Zusammenhang mit der zum 01.01.2020 in Kraft ge-
tretenen Wohngeldnovelle. 
Personalsituation 
Inzwischen sind alle im Zusammenhang mit den gestiegenen Antragszahlen erforderlichen Mehr-
stellen im Leistungsbereich der städtischen Wohngeldstelle eingerichtet. Für alle vakanten Stel-
len laufen die Stellenbesetzungsverfahren. Erste (interne) Mitarbeitende der Stadt Köln konnten 
bereits in die Wohngeldstelle umgesetzt werden. Für eine weitere, externe Stellenausschreibung 
laufen aktuell die erforderlichen Auswahlrunden. Derzeit sind noch 6,5 Stellen vakant, weitere 4 
Stellen können als „Fluktuationspuffer“ besetzt werden. 
Zum heutigen Tag sieht die Personalsituation wie folgt aus: 
Funktion 
Besetzte Stellen 
(IST; in Vollkräf-
ten) 
Vakante Stel-
len Besetzungsquote 
Sachgebietsleitung 1 0 100,00% 
Unterstützung Sachgebietslei-
tung 1 0 100,00% 
Teamleitung 5 1 80,00% 
Widerspruchs- und Klagesach-
bearbeitung 3 1 75,00% 
Forderungs- und Ahndungs-
sachbearbeitung 3 1 75,00% 
Wohngeldsachbearbeitung 33,69 7 82,80% 
Rückforderungssachbearbeitung 8 0 100,00% 
Geschäftszimmer 0,64 0,36 64,00% 
        
Gesamt: 56,41 9,24 85,93% 
 
Wenngleich das Amt für Wohnungswesen weiterhin mit Hochdruck an der Besetzung aller Stellen 
arbeitet, muss darauf hingewiesen werden, dass die für die Leistungsgewährung gewonnenen 
Mitarbeitenden nach ihrer Umsetzung bzw. Einstellung natürlich noch ausreichend eingearbeitet 
und qualifiziert werden müssen.  
Die aktuelle Personalsituation sowie das Gesamtergebnis („In- und Output“) in der Wohngeldstel-

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le zeigen aber auch deutlich, dass noch keine erhebliche Reduzierung des zu bearbeitenden 
Wohngeldbestands erzielt werden konnte, was sowohl der aktuelle Bearbeitungsstand (4.942 
Fälle) als auch die Dauer der Wohngeldbewilligungen bestätigt.  
Bearbeitungsdauer der Wohngeldbewilligungen (Stand: 11.08.2020, 2. Rechenlauf August): 
 
 Bearbeitungsdauer   Anzahl Fälle 
0 Monate   1.116 
1 Monat   2.671 
2 Monate   2.147 
3 Monate   1.540 
4 Monate und älter   2.856 
Summe der Bewilligun-
gen 
  10.330 
 
Von daher konnte eine generelle Entspannung der Arbeitssituation in der Wohngeldstelle noch 
nicht eintreten. Das Amt für Wohnungswesen wird daher mit allen Kräften die ausreichende Be-
setzung des Personalstamms der Wohngeldstelle und die Verbesserung der Arbeitssituation in 
der Wohngeldstelle forcieren. Dem Amt für Wohnungswesen bekannt werdende Not- bzw. Härte-
fälle werden schnellstmöglich geprüft und beschieden. 
2. Wie viele Menschen mit einem Schwerbehindertenausweis gibt es zurzeit in Köln?  
Gesundheitliche Einschränkungen, die mit einem Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 
50 bewertet wurden, gelten als Schwerbehinderung. In diesen Fällen wird auf Basis des Schwer-
behindertenbescheides ein entsprechender Ausweis erstellt. 
Aktuell leben in Köln 119.555 Menschen mit einer anerkannten Schwerbehinderung.  
 
 
3. Wie lange müssen Antragsteller*innen durchschnittlich auf ihren Ausweis warten, und wie viele 
Antragssteller*innen warten zwischen acht Wochen und 21 Monate sowie länger als fünf Monate 
auf ihre Bewilligung? (Bitte schlüsseln Sie dabei die durchschnittliche Wartezeit, die Gesamtzahl 
der Anträge und den Grad einer Schwerbehinderung für die letzten vier Jahre auf.)

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Abbau „Antragsstau“ 
Die Schwerbehindertenstelle der Stadt Köln hat in den vergangenen Jahren den Bearbeitungs-
stau weitgehend abgebaut.  
Der Abbau der Rückstände ist in der folgenden Tabelle dargestellt: 
  Okt 17 Okt 18 Okt 19 Jul 20 
Fälle in Bearbeitung 12.718 9.369 8.884 5.624 
Maximaler Sollwert 6.600 6.600 6.600 5940 
Rückständige Fälle 6.118 2.769 2.284 -316 
Erläuterung: 
Bei einem Antragsaufkommen von rund 2.000 Fällen pro Monat und einer durchschnittlichen Be-
arbeitungszeit von 3,3 Monaten in Nordrhein-Westfalen, dürfen rechnerisch maximal 6.600 Fälle 
(3,3 * 2.000) in der Bearbeitung sein. Dieser maximale Sollwert ist ein Indikator für bestehende 
Rückstände. 
Im Jahr 2020 sind die Antragszahlen zurückgegangen. Daher wird in diesem Jahr eine Basiszahl 
von monatlich 1.800 Anträgen zu Grunde gelegt, so dass sich der maximale Sollwert der laufen-
den Fälle auf 5.940 reduziert.  
In den bisherigen Berichten wurde stets auf den Monat Oktober Bezug genommen, daher ist die-
se Praxis in dieser Mitteilung soweit möglich fortgesetzt worden. 
Bearbeitungsdauer 
Die Anzahl der Anträge und die Bearbeitungsdauer sind in der folgenden Tabelle differenziert 
dargestellt: 
2017 2018 2019 2020
Neue Anträge gesamt 19.812 20.819 21.086 10.898
nicht erfasste Anträge 2.500 1.500 1.000 150
Bearbeitungsdauer 0 - 2 Monate 1.095 1.143 1.789 1.467
Bearbeitungsdauer 3 - 5 Monate 6.381 9.385 8.762 6.331
Bearbeitungsdauer 6 - 14 Monate 9.825 9.651 8.538 5.998
Bearbeitungsdauer mehr als 15 Monate 1.031 2.123 1.246 858
Durchschnittliche Bearbeitungsdauer 6,86 7,31 6,49 6,11
 
Die Tabelle zeigt, dass die Zahlen der nicht erfassten Anträge auf die Anzahl der täglich einge-
henden Vorgänge von 100 – 150 reduziert werden konnte.  
Die Tabelle bildet für das Jahr 2020 die ersten 7 Monate ab. Die hohen Erledigungszahlen der 
Fälle mit einer Bearbeitungszeit von 3 – 5 bzw. von 6 – 14 Monaten spiegeln, dass neben den

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täglich eingehenden Anträgen verstärkt ältere Fälle erledigt und damit Rückstände abgebaut 
wurden.  
Eine weitergehende Aufschlüsselung nach dem Grad der Behinderung wurde aufgrund der vor-
liegenden Anfrage bei der Fachaufsichtsbehörde, der Bezirksregierung Münster, angefragt. Die 
IT-Berechtigung für differenzierte Auswertungen liegen bei der Bezirksregierung und können nur 
von dort vorgenommen werden.  
Im Zusammenhang mit der Bearbeitungsdauer ist neben statistischen Erkenntnissen die Erfah-
rung aus der täglichen Bearbeitung aussagekräftig: Bei Fällen mit einer lebensbedrohlichen, in-
fausten oder schwerwiegenden Diagnose werden die Befundberichte wesentlich kurzfristiger zur 
Verfügung gestellt, so dass die Anträge forciert und schneller bearbeitet können. 
Analyse des Bearbeitungsstatus 
Zur weiteren Optimierung der Arbeitsprozesse wurden im Juli alle laufenden Vorgänge, die da-
mals älter als 3 Monate waren, analysiert. Von den insgesamt 3.400 Fällen haben sich 57 % der 
Fälle aufgrund fehlender Mitwirkung verzögert (fehlende Befundberichte, fehlende Angaben der 
Antragstellenden). 24 % der Fälle konnten nach mehreren Erinnerungen an die Betreffenden zur 
Begutachtung an den ärztlichen Dienst gegeben werden. Bei den übrigen 19 % (646 Fälle) wur-
den und werden weitere Verbesserungen umgesetzt (Kompensation von Ausfallzeiten, erweiter-
tes Controlling etc.). Dadurch konnte die Anzahl offener Fälle, die älter als 3 Monate sind, im Au-
gust auf rund 2.600 reduziert werden. Im Jahr 2017 lag die Zahl der Fälle, die älter als 3 Monate 
waren, bei über 8.000! 
Die folgende Tabelle zeigt die aktuell offenen 2.600 Fälle nach Laufzeiten differenziert: 
aktuell noch offene Fälle, älter als 3 Monate 
Bearbeitungsdauer 4 - 5 Monate 807 
Bearbeitungsdauer 6 - 14 Monate 1.413 
Bearbeitungsdauer mehr als 15 Monate 399 
 
Resonanz der Antragstellenden 
Die Optimierungen der vergangenen Jahre, wie verbesserte Geschäftsprozesse und Strukturen, 
Ausbau der Digitalisierung, intensive Personalakquise und neue Steuerungsmodelle, werden 
auch von den deutlich sinkenden Zahlen beim Beschwerdemanagement gespiegelt. 
Während bis ins Jahr 2018 in Spitzenzeiten noch 100 Beschwerden im Monat eingingen, hat sich 
die Zahl der Beschwerden auf 10 Fälle monatlich reduziert.   
4. Wie hat sich die Personalsituation in der Schwerbehindertenstelle seit 2016 entwickelt, und wel-
che Stellen sind zurzeit vakant? (Bitte aufschlüsseln.)  
Im Jahr 2016 standen für die Antragsbearbeitung 18 Stellen zur Verfügung. Im Bereich der Wi-
derspruchsbearbeitung waren 7 Stellen eingerichtet. 
Aufgrund der bekannten Situation sind Stellen zugesetzt worden, so dass die Antragsbearbeitung 
inzwischen 22 besetzte Stellen hat, für die Widerspruchsbearbeitung stehen 8 Stellen bereit. Ak-

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tuell befindet sich lediglich eine Sollstelle im Besetzungsverfahren. 
Alle übrigen Stellen konnten durch regelmäßige Auswahlrunden besetzt werden. Während des 
„Corona-Shutdowns“ wurden Auswahlverfahren mit Hilfe von Telefoninterviews forciert, um Va-
kanzen zu vermeiden. 
Darüber hinaus hat die Schwerbehindertenstelle 3 „Reservestellen“ eingerichtet, die dazu dienen, 
Mitarbeitende für das besondere Fachgebiet auszubilden. Sobald eine Planstelle frei wird, über-
nehmen die Betreffenden die Planstelle. 
Durch die Reservestellen wird ein schnelles und problemloses „Nachrücken“ gewährleistet. Das 
Personal für die Reservestellen wird im üblichen Stellenbesetzungsverfahren ausgewählt. Das 
Vorgehen hat sich bewährt und vermeidet Vakanzzeiten.  
5. Wie werden Antragsteller*innen in der Genehmigungsphase über den Bearbeitungsstand infor-
miert, und wie kann ihnen während dieser Zeit geholfen werden?  
Alle Antragstellenden können jederzeit über das Onlineangebot „VRONI“ den aktuellen Bearbei-
tungsstand ihres Schwerbehindertenantrages abfragen. Der entsprechende Link lautet 
www.sgbix-online.nrw.de. Für die individuelle Anfrage benötigen die Antragstellenden ihr Ge-
schäftszeichen, das aus der Eingangsbestätigung entnommen werden kann. Um die Betreffen-
den zu informieren, enthalten die Eingangsbestätigungen entsprechende Hinweise zum Online-
angebot. 
Darüber hinaus ist die Schwerbehindertenstelle inzwischen gut telefonisch erreichbar. 
Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie hat die Schwerbehinderten- und Elterngeldstelle ein 
neues Service- und Beratungsmodell auf- und ausgebaut.  
Die Schwerbehinderten- und Elterngeldstelle bietet einen im Wesentlichen kontaktlosen Bür-
gerservice an. Die Resonanz der Bürgerinnen und Bürger darauf ist ausgesprochen positiv. 
 
 
Gez. Voigtsberger i. V. für Dr. Keller