Einführung der VOIS-Plattform mit dem neuen Einwohnerfachverfahrens VOIS|MESO als erstes fachspezifisches Softwaremodul

Dezernat, Dienststelle  
IX/121/21 
 
Vorlagen-Nummer 14.11.2023 
 3712/2023 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 20.11.2023 
 
Einführung der VOIS-Plattform mit dem neuen Einwohnerfachverfahrens VOIS|MESO 
als erstes fachspezifisches Softwaremodul 
Aktueller Stand: 
Mit Wirkung zum 25.09.2023 hat die VOIS-Plattform als Basiskomponente für fachspezifische 
VOIS-Module erfolgreich den produktiven Echtbetrieb aufgenommen.  
 
Als erstes dieser Module wurde das Einwohnerfachverfahren VOIS|MESO zum gleichen 
Termin produktiv gesetzt. Nach einer dreijährigen Projektlaufzeit wurde das bisherige Einwoh-
nerfachverfahren MESO Classic plangemäß während des GoLive-Wochenendes vom 23.09. 
und 24.09.2023 abgelöst. Damit ging die neue, zukunftsfähige Fachanwendung VOIS|MESO 
ab dem 25.09.2023 in der Kölner Stadtverwaltung erfolgreich in Betrieb.  
Die rund 40 von der Ablösung betroffenen Dienststellen konnten ihre Aufgaben nach dem Um-
stellungswochenende nahtlos fortführen.  
 
Die zeitgleiche Inbetriebnahme der VOIS-Plattform war als Basiskomponente nicht nur die 
Grundvoraussetzung für die Einführung des Fachverfahren VOIS|MESO, sondern eröffnet 
weitere innovative Potentiale: vorhandene Verfahren und Prozesse innerhalb der Kölner 
Stadtverwaltung zu optimieren und zu modernisieren. 
 
 
Zukünftige Entwicklung: 
Geplant ist bereits für Dezember 2023 die Einführung der Gebührenkasse VOIS|GeKa. Durch 
dieses verwaltungsweit einsetzbare Querschnittsmodul werden die Zahlungsvorgänge inner-
halb aller in VOIS bereitgestellten Fachverfahren einheitlich abgewickelt. Im diesem Zusam-
menhang werden die Kartenzahlungsterminals innerhalb der Kundenzentren ebenfalls an 
VOIS|GeKa angebunden, welches als erster Entwicklungsschritt zu einem vollständig digitalen 
und medienbruchfreien Zahlungsprozess in den Kundenzentren gilt.  
 
Zudem befindet sich das Kundenzentrum Mülheim in der Pilotierungsphase des ersten Doku-
mentenausgabeterminals, das ebenfalls die VOIS-Plattform als Betriebsgrundlage voraus-
setzt. Das Dokumentenausgabeterminal ermöglicht eine nicht termingebundene Abholung von 
Reisepässen.  
 
Weiter ist für Q1 2024 die Ablösung der bisherigen Fachanwendung im Fundbüro PCKLAUS 
durch das VOIS-Modul VOIS|FUND geplant.

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Die nächsten Planungen beinhalten die Einführung des Sicherheitsprotektors der Firma HSH. 
Der Sicherheitsprotektor dient als virtueller und sicherer „Zwischendienst“ für den Datentrans-
fer, um die digitale Kommunikation (Inanspruchnahme und Durchführung von Onlinediensten/-
dienstleistungen) zwischen den Bürger*innen und den Fachdienststellen / Fachanwendungen 
verschlüsselt und beidseitig gesichert durchführen zu können. 
 
 
Die innovative Baukastensystematik von VOIS ermöglicht durch eine einheitliche Datengrund-
lage, welche durch individuelle Berechtigungskonzepte gesteuert und bereitgestellt werden, 
eine optimale Datenvernetzung und -nutzung. Durch die Einführung von VOIS und der darauf 
basierenden Fachverfahren/-modulen, sowie der Einführung des Sicherheitsprotektors, legt 
die Stadtverwaltung Köln den Grundstein für den zukunftsorientierten Ausbau von Bürger*in-
nenservices und Onlinedienstleistungen sowie der Optimierung, aber vor allem der Digitalisie-
rung weiterer verwaltungsinternen Prozesse. Die einheitliche Anbindung von elektronischen 
Fachakten und der zentrale Formularservice der VOIS-Plattform machen zudem die individu-
elle Anbindung dieser Dienste an mehrere einzelne Fachverfahren überflüssig. Die Erweite-
rungsmöglichkeiten von VOIS sind jedoch nicht ausschließlich auf die Fachverfahren und Mo-
dule des Herstellers beschränkt. Das Entwicklungspotenzial beinhaltet ebenfalls die Ertüchti-
gung von VOIS für herstellerfremde Dienste. 
 
 
Zusammenfassend bildet die neue Technologie von VOIS die Grundlage für eine innovative, 
moderne, effiziente und ressourcenschonende Weiterentwicklung der Digitalisierung der Köl-
ner Stadtverwaltung. 
 
 
Gez. Haack