Einführung der VOIS-Plattform mit dem neuen Einwohnerfachverfahrens VOIS|MESO als erstes fachspezifisches Softwaremodul

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  Dezernat, Dienststelle IX/121/21 Vorlagen-Nummer 14.11.2023 3712/2023 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Digitalisierungsausschuss 20.11.2023 Einführung der VOIS-Plattform mit dem neuen Einwohnerfachverfahrens VOIS|MESO als erstes fachspezifisches Softwaremodul Aktueller Stand: Mit Wirkung zum 25.09.2023 hat die VOIS-Plattform als Basiskomponente für fachspezifische VOIS-Module erfolgreich den produktiven Echtbetrieb aufgenommen. Als erstes dieser Module wurde das Einwohnerfachverfahren VOIS|MESO zum gleichen Termin produktiv gesetzt. Nach einer dreijährigen Projektlaufzeit wurde das bisherige Einwoh- nerfachverfahren MESO Classic plangemäß während des GoLive-Wochenendes vom 23.09. und 24.09.2023 abgelöst. Damit ging die neue, zukunftsfähige Fachanwendung VOIS|MESO ab dem 25.09.2023 in der Kölner Stadtverwaltung erfolgreich in Betrieb. Die rund 40 von der Ablösung betroffenen Dienststellen konnten ihre Aufgaben nach dem Um- stellungswochenende nahtlos fortführen. Die zeitgleiche Inbetriebnahme der VOIS-Plattform war als Basiskomponente nicht nur die Grundvoraussetzung für die Einführung des Fachverfahren VOIS|MESO, sondern eröffnet weitere innovative Potentiale: vorhandene Verfahren und Prozesse innerhalb der Kölner Stadtverwaltung zu optimieren und zu modernisieren. Zukünftige Entwicklung: Geplant ist bereits für Dezember 2023 die Einführung der Gebührenkasse VOIS|GeKa. Durch dieses verwaltungsweit einsetzbare Querschnittsmodul werden die Zahlungsvorgänge inner- halb aller in VOIS bereitgestellten Fachverfahren einheitlich abgewickelt. Im diesem Zusam- menhang werden die Kartenzahlungsterminals innerhalb der Kundenzentren ebenfalls an VOIS|GeKa angebunden, welches als erster Entwicklungsschritt zu einem vollständig digitalen und medienbruchfreien Zahlungsprozess in den Kundenzentren gilt. Zudem befindet sich das Kundenzentrum Mülheim in der Pilotierungsphase des ersten Doku- mentenausgabeterminals, das ebenfalls die VOIS-Plattform als Betriebsgrundlage voraus- setzt. Das Dokumentenausgabeterminal ermöglicht eine nicht termingebundene Abholung von Reisepässen. Weiter ist für Q1 2024 die Ablösung der bisherigen Fachanwendung im Fundbüro PCKLAUS durch das VOIS-Modul VOIS|FUND geplant. 2 Die nächsten Planungen beinhalten die Einführung des Sicherheitsprotektors der Firma HSH. Der Sicherheitsprotektor dient als virtueller und sicherer „Zwischendienst“ für den Datentrans- fer, um die digitale Kommunikation (Inanspruchnahme und Durchführung von Onlinediensten/- dienstleistungen) zwischen den Bürger*innen und den Fachdienststellen / Fachanwendungen verschlüsselt und beidseitig gesichert durchführen zu können. Die innovative Baukastensystematik von VOIS ermöglicht durch eine einheitliche Datengrund- lage, welche durch individuelle Berechtigungskonzepte gesteuert und bereitgestellt werden, eine optimale Datenvernetzung und -nutzung. Durch die Einführung von VOIS und der darauf basierenden Fachverfahren/-modulen, sowie der Einführung des Sicherheitsprotektors, legt die Stadtverwaltung Köln den Grundstein für den zukunftsorientierten Ausbau von Bürger*in- nenservices und Onlinedienstleistungen sowie der Optimierung, aber vor allem der Digitalisie- rung weiterer verwaltungsinternen Prozesse. Die einheitliche Anbindung von elektronischen Fachakten und der zentrale Formularservice der VOIS-Plattform machen zudem die individu- elle Anbindung dieser Dienste an mehrere einzelne Fachverfahren überflüssig. Die Erweite- rungsmöglichkeiten von VOIS sind jedoch nicht ausschließlich auf die Fachverfahren und Mo- dule des Herstellers beschränkt. Das Entwicklungspotenzial beinhaltet ebenfalls die Ertüchti- gung von VOIS für herstellerfremde Dienste. Zusammenfassend bildet die neue Technologie von VOIS die Grundlage für eine innovative, moderne, effiziente und ressourcenschonende Weiterentwicklung der Digitalisierung der Köl- ner Stadtverwaltung. Gez. Haack