Anmietung von Magazinflächen für das Stadtarchiv Münster

V/0133/2021 
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Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Anmietung von Magazinflächen für das Stadtarchiv Münster 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   28.04.2021 Kulturausschuss Vorberatung 
   18.05.2021 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Vorberatung 
   19.05.2021 Hauptausschuss Vorberatung 
   19.05.2021 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der Rat nimmt die Notwendigkeit zur Anmietung von Magazinflächen für das Stadtarchiv zur Kennt-
nis. 
 
2. Die Verwaltung wird beauftragt, geeignete, fachgerechte Magazinflächen im LWL -Zentralmagazin 
(An den Speichern 15) für das Stadtarchiv zum nächstmöglichen Zeitpunkt anzumieten. 
 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
1. Durch die Nutzung der neuen Magazinflächen fallen einmalig Kosten für die fachgerechte Verlage-
rung von einem Teil der Planschränke und des Archivguts vom Hauptgebäude des Stadtarchivs  (An 
den Speichern 8) und vom Zwischenarchiv (An den Speichern 14) zu den anzumietenden Flächen im 
LWL-Zentralmagazin an. 
 
Teilergebnisplan 
 
 Nr. Bezeichnung Haush.- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen 
 
Produktgruppe 0406 Stadtarchiv    
Zeile 16 Sonstige ordentliche Auf-
wendungen 
2021 4.500 Verpackungs- und u m-
zugsbedingte Kosten 
 
Stadtarchiv 
 
03.02.2021 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Herr Dr. Worm 
Telefon: 492-4700 
Worm@stadt-muenster.de

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2. Es entstehen weitere Kosten bei der Anmietung einer geeigneten Immobilie. Die Verwaltung wird 
dazu eine gesonderte Beschlussvorlage vorlegen. 
 
 
Begründung: 
 
Laut § 5, Abs. 1-2 Archivgesetz NRW ist Archivgut unveräußerlich und auf Dauer sicher zu verwahren. 
Es ist in seiner Entstehungsform zu erhalten, sofern keine archivfachlichen Belange entgegenstehen. 
Es ist nach archivfachlichen Erkenntnissen zu bearbeiten und vor unbefugter  Nutzung, vor Beschädi-
gung oder Vernichtung zu schützen. Diese gesetzliche Pflichtaufgabe der Stadt (vgl. § 10 Archivgesetz 
NRW) kann nur in geeigneten Räumlichkeiten sichergestellt werden. 
 
Das Stadtarchiv verfügt zurzeit nicht über ausreichende Lagerfläc hen für Großformate. Die zur Verfü-
gung stehenden Magazinflächen sind mit Rollregalanlagen für die Lagerung von kartoniertem Akten-
schriftgut ausgestattet, Platz für die Aufstellung von Planschränken gibt es nicht. Der Raum, der im 
erstbezogenen Gebäude „An den Speichern 8“ als Kartenmagazin vorgesehen ist, ist zu 100% gefüllt. 
Gleichzeitig muss das Stadtarchiv große Übernahmen von Karten und Plänen gewährleisten: 
 
 Die technischen Ämter nutzen in zunehmendem Maße Geoinformationssysteme. Sie digitalisieren 
dafür die analogen Karten und Pläne und übergeben sie dann dem Stadtarchiv.  
Der archivwürdige Anteil dieser Großformate beträgt ca. 10.400 Stücke. 
 Frühere Übernahmen vor allem des Tiefbauamts und Stadtplanungsamts konnten nur proviso - 
risch und nicht nach  den erforderlichen Standards für einen dauerhaften Erhalt eingelagert wer -
den. Sie müssen dringend plangelegt und liegend aufbewahrt werden. 
Für die dauerhafte Einlagerung vorgesehen sind ca. 7.000 Stücke. 
 Im Landesarchiv NRW warten durch eine irrtümliche  Abgabe des städtischen Katasteramts (seit 
1948 kommunale Zuständigkeit!) Großformate und zugehörige Katasterakten auf den Transport  
ins Stadtarchiv. Hierbei handelt es sich um einen Umfang von 1.540 Stücken. 
 
Die Kapazitäten für Aktenschriftgut in den be stehenden Magazinen im Hauptgebäude (An den Spei-
chern 8) sind weitgehend ausgeschöpft; im Zwischenarchiv (An den Speichern 14) sind noch ca. 600 
lfm Fläche für die Belegung mit Akten frei. Diese Flächen sind nicht zusammenhängend, sondern die-
nen zur Unterb ringung von (halb -)jährlich anfallendem Verwaltungsschriftgut, das in den Dienststellen 
nicht mehr aufbewahrt werden kann und für das noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen laufen. Eine 
gewisse Freifläche muss zudem für akute Bedarfslagen freigehalten werde n. Die Räume im Zwi-
schenarchiv sind für die Unterbringung von Großformaten nicht geeignet, da sie vollumfänglich mit 
Rollregal-Anlagen ausgestattet sind und keine Ausbaureserven mehr bieten.  
 
Ohne weitere Magazinflächen ist eine geordnete Fortführung der Archivierung durch Übernahmen und 
fachgerechte Einlagerung nicht mehr möglich. Die Folgen einer provisorischen Lagerung (erhebliche 
Restaurierungs- und Konservierungsaufwände) sowie externe Faktoren (Abgabe kommunaler Unterla-
gen aus dem Landesarchiv) mache n eine zeitnahe Ausweitung der Magazinkapazität deshalb unum-
gänglich.

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Abbildung 1: Lageplan der Speicherstadt. An den Speichern 8 = Hauptgebäude des Stadtarchivs; An den Speicher 14 = 
Zwischenarchiv; An den Speicher 15 = geplante Anmietung im LWL-Zentralmagazin. Quelle: auf Basis der ABK, 
Vermessungs- und Katasteramt Münster.  
Das von der LWL -Tochtergesellschaft WLV (Westfälisch -Lippische Vermögensverwaltungs gesell-
schaft) erbaute LWL-Zentraldepot auf dem Gelände der Speicherstadt, das von 2017  – 2019 in unmit-
telbarer Nachbarschaft zum Stadtarchiv errichtet worden ist, entspricht vollumf änglich den fachlichen 
Anforderungen: Der anzumietende Gebäudeteil (447 m²) ist als eigenständiger und gesicherter Bereich 
konzipiert und bietet Platz für bis zu 25.000 Großformate und über 2.000  lfm aktenmäßig verpacktes

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Archivgut. Das Gebäude erfüllt alle Anforderungen an ein modernes Magazin für Archivgut (weitgehend 
entsprechend DIN ISO 11799:2005).  Die sorgfältige Auswahl unschädlicher Materialien, Anstrichstoffe 
und Beleuchtungsmittel sind ebenso wie die regelmäßige Kontrolle aller bestandsrelevanten Klimafak-
toren gewährleistet. Es ist möglich, die Klimadaten des Magazins über eine entsprechende Gebäude-
leittechnik browserbasiert einzusehen, sodass eine tagtägliche Kontrolle vor Ort nicht notwendig ist. 
Durch die unmittelbare Nachbarschaft ist gleichwoh l ein effektiver, Personalressourcen schonender 
Zugriff aufs Archivgut und eine schnelle Reaktion auf z.  B. Störungen der Gebäudetechnik gewährleis-
tet.  
 
Eine Anmietung der Flächen des WLVs gewährleistet aus Sicht des Stadtarchivs daher: 
 
- fachgerechte Sicherheitsstandards, 
- ein stabiles Raumklima, 
- eine rationelle Nutzung der Flächen- und Raumkapazitäten, 
- eine optimierte Reinhaltung und ausreichende Bewegungsfreiheit, 
- eine einfache Bewirtschaftung vom Hauptstandort aus und  
- Planungssicherheit für die kommenden 15 Jahre. 
 
Das bestehende Mietangebot im LWL -Zentraldepot (An den Speichern 15) ist nicht nur fachlich eine 
sehr gute Option, sondern ebenfalls die wirtschaftlichste für die Stadt Münster. Nach eingehender Prü-
fung durch das Amt für Immobilien wirtschaft stehen keine Lagerräume im Gebäudeportfolio der Stadt 
zur Verfügung, die einerseits die räumliche Nähe zum Archivstandort und andererseits die spezifischen 
Anforderungen an ein Archiv-Magazin erfüllen. Die Errichtung eines Magazin-Zweckbaus würde erheb-
liche Investitionskosten (Baugrund, Planung, Bau) sowie laufende Betriebskosten und erhebliche Per-
sonalkosten für den Transport und in der Arbeit mit dem Archivgut verursachen, die die Anmietungs-
kosten um ein Vielfaches übersteigen.  
 
i. V. 
gez. 
 
Cornelia Wilkens 
Stadträtin 
 
Anlage

Anlage A zur V/0133/2021 
Kurzüberblick 
Die Magazinkapazitäten des Stadtarchivs sind ausgereizt, insbesondere für Großformate (Karten, 
Pläne, Plakate) gibt es keine adäquaten Lagermöglichkeiten mehr. Im LWL-Zentralmagazin (An 
den Speichern 15), in fußläufiger Entfernung zum Hauptgebäude des Archivs (An den Spei-
chern 8), ist noch eine geeignete Fläche zu vermieten: Diese Chance soll mit der Entscheidung 
ergriffen werden. 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
 Die angemietete Lagerfläche schafft geeignete Magazinflächen zur Lagerung von Archiv-
gut für die nächsten ca. 15 Jahre.  
 Die Stadt erfüllt auf diese Weise die Verpflichtungen aus § 5 Archivgesetz NRW i.V.m. 
§ 10 Archivgesetz NRW.  
 
 
 Beispiel: 
 
 
Finanzierung 
Produktgruppe: 0406 Stadtarchiv 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan X Ja  Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja X Nein   
Im beschlossenen Haushaltsplan 2021 enthalten? X Ja  Nein  teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren?  Ja X Nein   
 
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist X vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
Rechtliche Grundlage: § 5 i. V. m. § 10 Archivgesetz NRW. 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration)