Registermodernisierung in Deutschland – grundsätzlicher Überblick, Auswirkungen auf die Stadt Köln und aktueller Sachstand

Dezernat, Dienststelle  
IX/12 
 
Vorlagen-Nummer 08.06.2026 
 1534/2026 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss für Wirtschaft und Digitalisierung  
 
Registermodernisierung in Deutschland – grundsätzlicher Überblick, Auswirkungen auf 
die Stadt Köln und aktueller Sachstand 
 
 
Aktueller Sachstand 
 
Die Registermodernisierung ist eines der größten Digitalisierungsvorhaben der öffentlichen 
Verwaltung in Deutschland und der Europäischen Union. Sie betrifft alle staatlichen Ebenen – 
Bund, Länder und Kommunen – und wird die Arbeitsweise der öffentlichen Verwaltung in den 
kommenden Jahren spürbar verändern. Mit dieser Mitteilung erhält der Ausschuss für Wirt-
schaft und Digitalisierung einen grundsätzlichen Überblick über das Vorhaben, die rechtlichen 
Grundlagen, die betroffenen kommunalen Register sowie die organisatorischen und finanziel-
len Auswirkungen für die Stadt Köln. 
 
Hinter dem Begriff verbirgt sich die Umsetzung des sogenannten Once-Only-Prinzips: Bür-
ger*innen und Unternehmen sollen Daten und Nachweise (z. B. Geburtsurkunde, Meldebe-
scheinigung, Einkommensnachweis), die der Verwaltung bereits in einem Register vorliegen, 
nicht erneut einreichen müssen. Stattdessen rufen die Behörden diese Daten mit Einverständ-
nis der oder des Betroffenen automatisiert und rechtssicher direkt aus dem zuständigen Re-
gister ab. 
 
Für die Bürger*innen bedeutet dies eine spürbare Entlastung: weniger Papier, weniger Behör-
dengänge, schnellere Verfahren. Für die Verwaltung bedeutet es einen tiefgreifenden Umbau 
in den kommenden Jahren: Register, Fachverfahren und Online-Anträge müssen technisch 
europaweit Daten austauschen können. 
 
 
Rechtliche Grundlagen 
 
Die Registermodernisierung wird durch ein Bündel europäischer und deutscher Rechtsakte 
verbindlich vorgegeben. Die wichtigsten sind: 
 
• Verordnung (EU) 2018/1724 – Single Digital Gateway-Verordnung (SDG-VO): EU-weite 
Verpflichtung, bestimmte Verwaltungsleistungen digital und nach dem Once-Only-Prinzip 
anzubieten. 
 
• Onlinezugangsgesetz (OZG) bzw. OZG-Änderungsgesetz: verpflichtet Bund, Länder 
und Kommunen, Verwaltungsleistungen digital anzubieten und die Datenabrufe aus Regis-
tern zu ermöglichen.

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• Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) und Identifikationsnummerngesetz 
(IDNrG) i.V.m. §139c Abgabenordnung (AO) sowie der Staatsvertrag des Nationalen 
Once-Only-Technical-Systems (NOOTS): geben die Steuer-Identifikationsnummer, die 
sog. Personen-ID für natürliche Personen und die Wirtschafts-ID für Unternehmen, als 
übergreifendes Ordnungsmerkmal vor und liefern die rechtliche Grundlage für den register-
übergreifenden Datenaustausch. 
 
• Fachgesetzliche Regelungen, u.a. das Bundesmeldegesetz (BMG) und Personen-
standsgesetz (PStG): die Fachgesetze werden schrittweise an die Anforderungen der Re-
gistermodernisierung angepasst, teilweise schon mit Wirkung zum 01.11.2025. 
 
 
Betroffene kommunale Register und Verfahren 
 
Die Registermodernisierung umfasst bundesweit über 50 Register. Auf kommunaler Ebene 
sind in Köln insbesondere folgende Register und die zugehörigen Fachverfahren betroffen: 
 
• Melderegister, eID-Karten-Register, Personalausweisregister, Passregister 
• Personenstandsregister hinsichtlich Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterbe-
fälle 
• Ausländerdateien 
• Elterngeld- und Schwerbehindertenregister 
• Gewerberegister 
• Register über Grundsicherung im Alter, bei Erwerbsunfähigkeit und Asylbewerberleistun-
gen 
• Wohngeldregister 
• Register über Grund-, Haupt- und Förderschulen 
• Schüler-BAföG-Register 
• Personenbezogene Daten von Beschäftigten bei u.a. Kommunen 
 
Diese Register werden schrittweise an die zentrale Infrastruktur des Bundes angebunden, da-
mit Behörden die dort gespeicherten Daten rechtssicher zur Verfügung stellen bzw. abrufen 
können. 
 
 
Technische Grundlage: NOOTS, Data Consumer und Data Provider 
 
Die technische Klammer der Registermodernisierung in Deutschland bildet das National-
Once-Only-Technical-System (NOOTS). NOOTS wird eine vom Bund bereitgestellte Vermitt-
lungs- und Sicherheitsinfrastruktur sein, über die Behörden untereinander Nachweise austau-
schen können. Das NOOTS wird zukünftig Berechtigungen prüfen, Zugriffe protokollieren, die 
Datenübertragung sicherstellen und einheitliche Schnittstellen bereitstellen. Die hierfür be-
schriebenen Komponenten befinden sich noch im Aufbau. 
 
Hierbei nimmt jede Behörde – je nach Anwendungsfall – eine von zwei Rollen ein: 
 
• Data Provider (Datenbereitsteller): Die Behörde, die ein Register führt und Daten daraus 
bereitstellt – z. B. die Stadt Köln als Inhaberin des Kölner Geburtenregisters liefert auf 
Wunsch des Bürgers Daten an eine andere Behörde. 
 
• Data Consumer (Datenabrufer): Die Behörde, die für eine Verwaltungsleistung Daten aus 
einem fremden Register abruft – z. B. die Stadt Köln, wenn sie für einen Online-Antrag au-
tomatisiert eine Meldebescheinigung, einen Gewerbemeldung oder eine Geburtsurkunde 
aus einem anderen Register zieht. 
 
Die Stadt Köln tritt damit in beiden Rollen gleichzeitig auf: Sie liefert Daten an andere Behör-
den (Data Provider) und sie ruft Daten anderer Behörden ab (Data Consumer). Beides erfor-
dert je eigene technische Schnittstellen, organisatorische Prozesse und entsprechende Da-
tenschutzvorkehrungen.

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Auswirkungen auf die Stadtverwaltung 
 
Organisatorische Auswirkungen 
 
Die Umsetzung betrifft zahlreiche Ämter und Fachverfahren. Es entsteht ein dauerhafter Koor-
dinationsbedarf zwischen den Verantwortlichen für Digitalisierung und IT, dem Datenschutz-
beauftragten sowie dem Rechtsamt und den registerführenden Stellen innerhalb der Stadtver-
waltung, die OZG-Online-Leistungen anbieten. 
 
Ein zusätzlicher Personalaufwand wird in den nächsten Jahren im Standesamt durch die ge-
setzlich vorgesehene Nacherfassung analoger Altbestände in das elektronische Personen-
standsregister entstehen: Daten aus dem Geburtenregister der letzten 55 Jahre, aus dem 
Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister der letzten 40 Jahre sowie aus dem Sterberegister der 
letzten 15 Jahre vor 2009 sollen gem. § 73 PStG nachdigitalisiert werden. Das Standesamt 
erfasst aus diesem Grund bereits jetzt vereinzelt diese analogen Daten im System, um spä-
tere Rückstände abzufedern. Dies ist jedoch aufgrund begrenzter Ressourcen aktuell nur ein-
geschränkt möglich. 
 
Finanzielle Auswirkungen 
 
Die Registermodernisierung verursacht erhebliche Aufwände, die heute nur teilweise belast-
bar abschätzbar sind. Bekannt und bereits absehbar sind insbesondere folgende Kostenblö-
cke: 
 
• Schnittstellen müssen geschaffen werden und Fachverfahren ertüchtigt werden: Der-
zeit ist noch unklar, wer die Kosten tragen wird (Konnexitätsprinzip).  
• Anbindung Fachverfahren an NOOTS: Für die schrittweise Anbindung der betroffenen 
Register und Fachverfahren ist mit derzeit noch nicht final bezifferbarem Aufwand zu rech-
nen. 
• Nacherfassung analoger Personenstandseinträge: Für die gesetzlich vorgeschriebene 
elektronische Nacherfassung der Geburten- (55 Jahre), Ehe- und Lebenspartnerschafts- 
(40 Jahre) sowie Sterbeeinträge (15 Jahre vor 2009) im Standesamt entstehen Personal- 
und Sachaufwände, die bei wachsender Anbindung an NOOTS unmittelbar relevant wer-
den. 
• Aufwertung der Online-Anträge (OZG-Leistungen): Das Gesetz verpflichtet die Stadt, 
bei allen OZG-Leistungen den automatisierten Datenabruf aus Registern zu ermöglichen. 
Hierfür müssen die bestehenden Online-Anträge technisch angepasst werden – mit ent-
sprechenden Aufwänden für Anpassung, Test und Betrieb. 
 
Eine belastbare Gesamtkostenschätzung ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich. Bund und 
Länder gestalten zentrale Bausteine (NOOTS-Komponenten, einheitliche Schemata, Identi-
tätsdienste) noch aus und es steht nicht abschließend fest, in welchem Umfang Kosten zent-
ral, durch das Land NRW oder durch die Kommunen selbst getragen werden. Die Finanzie-
rung und Kostenverteilung ist Gegenstand laufender Abstimmungen. Die Verwaltung wird den 
Ausschuss informieren, sobald belastbare Zahlen vorliegen. 
 
 
Aktueller Sachstand in Köln 
 
Die Stadt Köln bereitet derzeit den Anschluss an das NOOTS als technische Grundlage für 
die Registeranbindung vor. Parallel dazu werden die betroffenen Fachverfahren hinsichtlich 
der Anforderungen an die Registeranbindung geprüft.

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Bewertung und Ausblick 
 
Die Registermodernisierung ist ein europaweit angelegtes, mehrjähriges Großprojekt von stra-
tegischer Bedeutung für die Digitalisierung der Verwaltung. Die rechtlichen Verpflichtungen 
aus EU- und Bundesrecht sind verbindlich, und die Erwartungen der Bürger*innen an eine 
moderne, einfache und digitale Verwaltung sind eindeutig. 
 
Gleichzeitig bietet die Registermodernisierung mittel- und langfristig erhebliche Chancen: 
spürbar weniger Aufwand für Bürger*innen und Unternehmen, schnellere Verfahren, weniger 
Medienbrüche und mittelfristig auch Effizienzgewinne in der Verwaltung selbst. Die Verwal-
tung wird den Ausschuss für Wirtschaft und Digitalisierung über den Fortschritt der Anbindung 
an das NOOTS, die Einbindung weiterer Register sowie die finanziellen und organisatorischen 
Auswirkungen informieren. 
 
Gez. Haack