Antrag A-R/0062/2011 "Vorlagen standardisieren - Vergabeausschuss und Verwaltung entlasten" der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL vom 11.10.2011

V/0911/2011 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt des Rates und des Oberbürgermeisters 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Antrag A-R/0062/2011 "Vorlagen standardisieren - Vergabeausschuss und Verwaltung entlasten" 
der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL vom 11.10.2011 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
14.12.2011 Hauptausschuss Entscheidung
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
Die Verwaltung wird beauftragt, auf der Basis der Angaben im Antrag A-R/0062/2011 „Vorlagen 
standardisieren – Vergabeausschuss und Verwaltung entlasten“ einen Entwurf für eine standardi-
sierte Vorlage für Vergaben zu entwickeln und im Vergabeausschuss vorzustellen. 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
keine 
 
 
Begründung: 
 
Mit dem Antrag A-R/0062/2011 „Vorlagen standardi sieren – Vergabeausschuss und Verwaltung 
entlasten“ werden Aussagen zu näher bezeichneten Mindestangaben in Vergabevorlagen gefor-
dert, die mit Hilfe einer Checkliste gewährleistet werden sollen. 
 
Bereits jetzt bestehen interne Regelungen, wie Vorlagen zu erstellen sind und welche Angaben 
enthalten sein müssen. Einen einheitlichen Standard für Vergabevorlagen im Sinne des Antrags 
gibt es bisher nicht. Die Verwaltung wird daher auf der Basis des Antrags einen Vorschlag für eine 
einheitliche Checkliste und Vorlage unterbreiten. 
 
 
gez. 
Lewe 
 
Anlage: 
Antrag A-R/0062/2011  
 
  
Vorlagen-Nr.: 
V/0911/2011 
Auskunft erteilt: 
Herr Kupferschmidt 
Ruf: 
492 60 40 
E-Mail: 
Kupferschmidt@stadt-muenster.de  
Datum: 
01.12.2011 
Öffentliche Beschlussvorlage

Antrag an den Rat Nr. A-R/0062/2011 
 
 
Der Rat der Stadt Münster möge beschließen:  
 
Die Verwaltung wird beauftragt, eine Checkliste in Formularform für alle 
Vorlagen an den Vergabeausschuss zu entwerfen, die sicherstellt, dass jede 
Vorlage Aussagen zu den nachfolgenden Mindestangaben enthält. Darüber 
hinaus gehende Erläuterungen der Verwaltung und ergänzende Freitexte 
sind natürlich weiterhin möglich und im Einzelfall nötig:  
 
I. Bedarf 
 
1. Auftragsgegenstand  
2. Auftragsmenge/-anzahl 
3. geschätzter Auftragswert (netto in €) 
4. Deckung im Haushaltsplan (Haushaltsstelle, außerplanmäßig) 
5. regelmäßig wiederkehrender oder einmaliger Bedarf 
5. Beschlussgremium (wer hat Bedarf festgestellt, z. B. Ausschuss, Rat, 
Verwaltungsvorstand) 
 
II. Verfahren 
 
1. gewählte Vergabeverfahrensart (VOB, VOL oder VOF; Öffentliche Ausschreibung, 
beschränkte Ausschreibung oder freihändige Vergabe jeweils mit oder ohne 
Teilnahmewettbewerb; nationale oder europaweite Vergabe 
2. Sachgrund und Ausnahmetatbestand der Verdingungsordnung, wenn von öffentlicher 
Ausschreibung abgewichen wird 
3. Beschreibung der Lose 
4. Zuschlagskriterien und deren Gewichtung  
5. Zuschlags- und Bindefrist  
 
III. Angebote und Wertung 
 
1. Anzahl der Bieter die Unterlagen angefordert haben 
2. Anzahl der abgegebenen Angebote (Haupt- und Nebenangebote) 
3. Angebote, die aus formalen Gründen ausgeschlossenen wurden  
4. Bieter, die mangels Eignung ausgeschlossen wurden 
5. Wertung bzw. Ausschluss der Nebenangebote 
6. Liste gültiger Haupt- und Nebenangebote mit Angebotspreisen 
7. Ergebnis des wirtschaftlichen Vergleichs mit Begründung  
 
 
Begründung: 
 
Viele der Nachfragen der Ausschussmitglieder und zahlreiche vermeidbare Diskussionen 
ergeben sich im Vergabeausschuss nur deshalb, weil die vorgelegten  
Entscheidungsvorlagen zu einem oder mehreren der aufgeführten Punkte keine 
Ausführungen enthalten und in diesem Sinne für die Ausschussmitglieder unvollständig 
Bündnis 90/Die Grünen/GAL 
Ratsfraktion Münster 
 
Windthorststr. 7 
48143 Münster 
 
Fon: 0251 / 8 99 58 10 
Fax: 0251 / 8 99 58 15 
ratsfraktion@ gruene-muenster.de 
www.gruene -muenster.de  
 
 
 
Antrag 
 
„Vorlagen standardisieren – 
Vergabeausschuss und Verwaltung 
entlasten“ 
 
11. Oktober 2011

sind. Wenn die Verwaltung dann nicht auf alle spontanen Nachfragen vorbereitet ist, 
erweckt die Vorlage womöglich unnötig den Eindruck mangelnder Entscheidungsreife. 
Verstärkt ergibt sich dies, wenn Fachbereiche die Vorlage entwerfen, die eher selten eine 
Vergabevorlage erstellen. Hier kann die vorgeschlagene Checkliste die Fachbereiche bei 
der Vorlagenerstellung unterstützen.  
Zusätzlich werden die ehrenamtlichen Mitglieder des Ausschusses von Nachfragen bei der 
Verwaltung im Vorfeld der Sitzung entlastet.      
 
gez. Stefan Kubel  
        und Fraktion