Sachstand Einführung SAP Materialwirtschaft bei den Bühnen

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/46 
 
06.09.2017 
Vorlagen-Nummer 
 2702/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 12.09.2017 
 
Sachstand Einführung SAP Materialwirtschaft bei den Bühnen 
Mit der Session-Vorlage Nr. 3002/2016 vom 08.11.2016 wurde der Bedarf zur Einführung der SAP 
Software „Materialwirtschaft“ (SAP-MM) bei den Bühnen durch den Betriebsausschuss festgestellt.  
 
Hintergrund: 
 
 Dier Ergänzung der bereits eingesetzten verschiedenen Module der Firma SAP für die finanz-
wirtschaftlichen Prozesse (z. B. Rechnungsbearbeitung, Haupt- und Anlagenbuchhaltung, 
Controlling) der Bühnen. 
 Der Ersatz der veralteten Lagersoftware der Bühnen. Dieser Bereich ist Jahresabschlussrele-
vant und wird von den Wirtschaftsprüfung regelmäßig begutachtet. 
 Die Ablösung des bisherigen manuellen, Papier basierten Prozesses der Auftragserteilung. 
 
Um einen Systembruch zu der derzeit noch manuellen Materialwirtschaft aufzulösen, die Auftragser-
teilung zu optimieren und damit eine Prozessbeschleunigung zu erzielen, haben sich die Bühnen ent-
schlossen, die vorhandenen SAP-Softwarekomponenten um SAP-MM zu erweitern.  
 
Ziele der Einführung von SAP MM sind die  
 
 Optimierung der Beschaffungsprozesse 
 Auflösung der Schwachstellen aufgrund manueller Bearbeitungsprozesse 
 Ablösung der bisherigen Lagerwirtschaftssoftware (inkl. Integration in SAP) 
 Integration der weiteren bei den Bühnen eingesetzten SAP Module. 
 
Für das Projekt wurde innerhalb der Geschäftsführenden Direktion ein Projektteam gebildet. Mit die-
sem Projektteam wurden die notwendigen Funktionalitäten der Bühnenprozesse in SAP-MM identifi-
ziert, geprüft und bei Bedarf an die Anforderungen der Bühnen angepasst. Die Ergebnisse sind in 
einem Fachkonzept und einem Benutzerhandbuch dargestellt. Parallel zum eigentlichen SAP-Projekt 
wurde die Lagerverwaltung durch den Einsatz von Barcodes optimiert und für die digitale Archivierung 
von Bestellungen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt. 
 
Wie geplant startet zum 01.09.2017 der Einsatz der Software SAP-MM. Zunächst werden die Lager-
verwaltung und die Produktionsleitung mit dem System arbeiten und in der Anfangsphase zusätzlich 
intensiv durch den Zentralen Einkauf betreut. Im Laufe der kommenden Spielzeit werden sukzessive 
weitere Bereiche an SAP-MM angebunden.

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Im Rahmen des Projektes wurde ein Berechtigungskonzept der Bühnen für SAP erstellt. Ziel des Be-
rechtigungskonzeptes ist es, das SAP-System der Bühnen vor ungewollten Eingriffen zu schützen 
und einen revisionssicheren Rahmen zu schaffen. Dieses Berechtigungskonzept stellt die rechtlichen, 
technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen dar, die in der Berechtigungspflege zu be-
achten sind. 
 
Basierend auf diesen positiven Ergebnissen werden die Bühnen auch weiterhin eine Optimierung der 
Geschäftsprozesse, hierzu gehört insbesondere auch die Digitalisierung, verfolgen. Die Einführung 
der Software SAP-MM ist auch als weiterer Baustein auf dem Weg der Optimierung der Controlling-
prozesse der Bühnen zu sehen. 
 
 
 
gez. Laugwitz-Aulbach