Einleitung von Vergabeverfahren und Abschluss von Rahmenverträgen für den Schulbereich

14 A }+05.2017

40

Rahmenvertrag über die Lieferung und Montage von Trennsystemen zur Mülltrennung

auf Schulgeländen

Hier: Bedarfsprüfung 40/402/1 vom 04.05.2017 über 190.390 € netto/226.564 € brutto;
RPA Nr. 141/32/14/17

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 04.05.2017 machen Sie den Bedarf für den Abschluss eines Rahmenver-
trages zur Lieferung und Montage von Trennsystemen zur Mülltrennung auf Schulgeländen
geltend.

Der Rahmenvertrag soll eine Laufzeit von zwei Jahren ohne Verlängerungsoption haben.
Das von Ihnen ermittelte Finanzvolumen beläuft sich auf insgesamt 226.564 € brutto und
basiert auf Erfahrungswerten und Schätzungen.

Die grundsätzliche sachliche Notwendigkeit für den Abschluss des Rahmenvertrages wird
anerkannt.

Mit freundlichen Grüßen

x

Anlage 8 
 
 
 
Geschäftsführung  
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und 
Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 
Frau Mahmod 
Telefon:  (0221) 221 25001  
Fax       :  (0221) 221 26565 
E-Mail:  midia.mahmod@stadt-koeln.de 
Datum: 04.07.2017 
Auszug 
aus dem Beschlussprotokoll der Sitzung des Ausschusses 
Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / 
Internationales vom 03.07.2017 
öffentlich 
10.4 Einleitung von Vergabeverfahren und Abschluss von Rahmenverträgen 
für den Schulbereich 
1497/2017 
Der Vorsitzende schlägt vor, die Vorlage wie der Ausschuss Schule und Weiterbi l-
dung ohne Votum in die nachfolgenden Gremien zu verweisen. 
Anmerkung der Schriftführung: 
Der Ausschuss Schule und Weiterbildung hat der Vorlage in seiner Si tzung am 
26.06.2017 einstimmig ohne Diskussion zugestimmt.  
Beschluss: 
Die Vorlage wird ohne Votum in die nachfolgenden Gremien verwiesen. 
Abstimmungsergebnis: 
Einstimmig zugestimmt.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
IV/40/402/1 
 
Vorlagen-Nummer 
 1497/2017 
Freigabedatum 
12.06.2017 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Einleitung von Vergabeverfahren und Abschluss von Rahmenverträgen für den Schulbereich 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
 
Die Verwaltung wird ermächtigt, zum Zweck des Abschlusses der in Anlage 1 genannten Rahmenver-
träge die jeweiligen Vergabeverfahren durchzuführen.  
 
Der Rat verzichtet auf die Erteilung eines Vergabevorbehaltes.  
 
 
Alternative:  
 
Werden keine Rahmenverträge abgeschlossen, sind Einzelvergaben / Ausschreibungen durchzufüh-
ren, die deutlich zeitaufwändiger und unwirtschaftlicher sind.  
 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 26.06.2017 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 03.07.2017 
Finanzausschuss 10.07.2017 
Rat 11.07.2017

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   3.474.074,10 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  804.440,00 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung 
 
Die Verwaltung hat in den letzten Jahren regelmäßig Rahmenverträge zur Deckung des Bedarfs im 
Schulbereich abgeschlossen. 
Bei den in der Anlage 1 aufgeführten Verträgen handelt es sich zum einen um den Rahmenvertrag 
Nr. 3, Inspektion, Wartung und Reparatur von Sportgeräten in den Turnhallen der städtischen Schu-
len, der zum 28.02.2018 ausläuft. Zum anderen handelt es sich um neue Rahmenverträge diverser 
Ersatz- bzw. Neu-Beschaffungen für Kölner Schulen. 
Neben der Standardisierung und Typisierung erfolgt durch den Abschluss von Rahmenverträgen ein 
wirtschaftlicher Einkauf. Auch wenn es sich im Wesentlichen um schulspezifische Artikel handelt, so 
ist im Einzelfall auch eine wirtschaftliche Beschaffung durch andere städtische Dienststellen erzielbar. 
Die geschätzten Umsatzzahlen basieren auf den Abrufen aus bisherigen Rahmenverträgen, den An-
schaffungen und Reparaturkosten der vergangenen drei Jahre sowie Erfahrungswerten. Außerdem 
wurde die Entwicklung der OGTS-Platzzahlen berücksichtigt. Zudem sind die bisher eingesetzten 
Küchengroßgeräte (Gewerbespülmaschinen, Kombidämpfer, Gewerbe (-tief-) kühlschränke) meist in 
den Jahren 2003 – 2009 beschafft worden und somit inzwischen 8 – 14 Jahre im Einsatz. Reparatu-
ren werden mit zunehmendem Alter der Geräte immer unwirtschaftlicher.  
Die geschätzten Umsatzzahlen dienen lediglich als Kalkulationsgrundlage und bedingen keine Ab-
nahmeverpflichtung. Hierauf wird in den Ausschreibungsverfahren ausdrücklich hingewiesen. Die 
Finanzierung der voraussichtlichen Kosten in Höhe von rd. 4,28 Mio. € (hiervon rd. 0,8 Mio. € kon-
sumtive Mittel sowie 3,5 Mio. € investive Mittel) bei vollständiger Abnahme aus dem Rahmenvertrag 
erfolgt über die Gesamtlaufzeit aus veranschlagten Mitteln im Teilergebnisplan 0301 Schulträgerauf-
gaben. 
Die Verwaltung beabsichtigt die Vergabeverfahren nach VOL, je nach Höhe des geschätzten Umsat-
zes EU-weit oder innerhalb Deutschlands durchzuführen und die entsprechenden Rahmenverträge

3 
abzuschließen. 
In der Regel werden die Rahmenverträge über eine Laufzeit von 4 Jahren abgeschlossen. Im Fall der 
Verträge Nr. 98, Gewerbe-Tiefkühlschränke, und Nr. 99, Gewerbe-Kühlschränke, ist eine dreijährige 
Laufzeit mit Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr geplant. Nach Ablauf dieser beiden Rahmen-
verträge im Jahre 2020 ist eine Zusammenfassung unter dem laufenden Rahmenvertrag Nr. 100, 
Großelektrogeräte, avisiert, um gegebenenfalls Synergieeffekte zu nutzen. Im Falle des Vertrags Nr. 
195, Beschaffung von 3er Trennsystemen zur Mülltrennung auf Schulgeländen, ist davon auszuge-
hen, dass die Ausstattung aller Schulen innerhalb der zweijährigen Laufzeit des Rahmenvertrages 
abgewickelt werden kann. 
Nach der Zuständigkeitsordnung bittet die Verwaltung den Ausschuss für Schule und Weiterbildung 
um Genehmigung zur Einleitung der Vergabeverfahren und Abschluss der Rahmenverträge Nr. 3, 98, 
99 und 195 sowie den Rat um Genehmigung zur Einleitung der Vergabeverfahren und Abschluss der 
Rahmenverträge Nr. 69 und 96. 
Das Rechnungsprüfungsamt hat die Bedarfe zum Abschluss dieser Verträge anerkannt (s. Anlagen 
Nr. 2 - 7).

Einleitung von Vergabeverfahren und 
Abschluss von Rahmenverträgen 
für die Schulverwaltung ab 2017/2018 
Anlage 1 
Rahmen- 
vertrags- 
Nr. 
Titel 
laufender 
Vertrag 
endet am 
Laufzeit 
geschätzer 
Umsatz p.a. / 
netto 
geschätzter Umsatz 
für die 
Vertragslaufzeit / 
netto 
Bedarfs- 
anerkennung 14: 
Datum, 
Aktenzeichen 
Anlage 
Nr. 
Beschluss- 
gremium 
Vergabe- 
art (VOL) 
haushalts- 
mäßige 
Aufteilung 
3
Inspektion, Wartung und Reparatur von 
Sportgeräten in den Turnhallen der 
städtischen Schulen 
28.02.2018 4 Jahre 157.000,00 € 628.000,00 €
28.04.2017,                
AZ 141/32/10/17 2 ASW EU konsumtiv 
69 
Beschaffung von (Korb-) 
Durchschubspülmaschinen und 
Gewerbespülmaschinen 
NEU 4 Jahre 344.750,00 € 1.379.000,00 € 08.05.2017,               
AZ 141/32/12/17 3 Rat EU investiv 
96 Beschaffung von Kombidämpfern und 
Zubehör NEU 4 Jahre 275.000,00 € 1.100.000,00 € 24.04.2017,                  
AZ 141/32/04/17 4 Rat EU investiv 
98 Beschaffung von Gewerbe- 
Tiefkühlschränken NEU 
3 Jahre plus 
Verlängerungs- 
option um 1 
Jahr 
40.000,00 € 160.000,00 € 12.04.2017,                 
AZ 141/66/18/17 5 ASW DE investiv 
99 Beschaffung von Gewerbe-Kühlschränken NEU 
3 Jahre plus 
Verlängerungs- 
option um 1 
Jahr 
22.500,00 € 90.000,00 € 12.04.2017,                 
AZ 141/66/17/17 6 ASW DE investiv 
195 Beschaffung von 3er Trennsystemen zur 
Mülltrennung auf Schulgeländen NEU 2 Jahre 95.195,00 € 190.390,00 € 17.05.2017,                 
AZ 141/32/14/17 7 ASW DE investiv 
196 
Beschaffung und Einbau von 
Wasserenthärtungssystemen für 
Kombidämpfer und Wechselkartuschen 
NEU 4 Jahre 12.000,00 € 48.000,00 € 24.04.2017,                  
AZ 141/32/04/17 4 nur 
Kenntnisnahme DE konsumtiv 
3.595.390,00 € (brutto: 4.278.514,10 €) Summe geschätzter Umsatz netto:

14 0 Xosaoır

40

V

Rahmenvertrag Lieferung von Durchschub- und Gewerbespülmaschinen
Hier: Bedarfsprüfung 40/402/1 vom 24.04.2017 über rd. 1.379.000 € netto/rd. 1.641.000
€ brutto; RPA Nr. 141/32/12/17

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 24.04.2017 machen Sie den Bedarf für den Abschluss eines Rahmenver-
trages zur Lieferung von Durchschub- und Gewerbespülmaschinen geltend.

Der Rahmenvertrag soll eine Laufzeit von vier Jahren ohne Verlängerungsoption haben. Das
von Ihnen ermittelte Finanzvolumen beläuft sich auf insgesamt rd. 1.641.000 € brutto und
basiert auf den Beschaffungen der vergangenen drei Jahre, den OGS Platzzahlen für das
kommende Schuljahr 2017/2018 und der Tatsache, dass die meisten der vorhandenen Gerä-
te zwischen 2003 und 2009 beschafft worden und somit bis zu 14 Jahre alt sind.

Die grundsätzliche sachliche Notwendigkeit für den Abschluss des Rahmenvertrages wird
anerkannt.

Mit freundlichen Grüßen

€
dh

14 2.04.2017

141/3

m

Br,

En lang
40 Ing W April 2017 j Z) vo

Amt BE /

L
Abschluss eines Rahmenvertrages für die Lieferung von Gewerbetiefkühllagerschrän-
ken
Hier: Bedarfsprüfung 40/402/1 vom 08.03.2017 über 160.000 € netto/190.400 € brutto;
RPA Nr. 141/66/18/17

Kon

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Bedarfsprüfung vom 08.03.2017, hier eingegangen am 17.03.2017, machen Sie den Be-
darf für den Abschluss eines Rahmenvertrages für die Lieferung von Gewerbetiefkühllager-
schränken geltend.

Der Rahmenvertrag soll über eine Laufzeit von vier Jahren abgeschlossen werden. In die-
sem Zusammenhang rege ich an, die Laufzeit auf 3 Jahre zu beschränken, da der Rahmen-
vertrag 100, der u. a. kleinere Kühlschränke und Tiefkühlkombinationen beinhaltet, zum
29.02.2020 ausläuft. Es bestünde dann die Möglichkeit die einzelnen Rahmenverträge in
einen Rahmenvertrag zu integrieren und somit gegebenenfalls Synergieeffekte zu nutzen.

Sie kalkulieren mit einem Auftragsvolumen von 160.000 € netto/190.400 € brutto auf der Ba-
sis einer 4-jährigen Laufzeit. Bei einer 3-jährigen Laufzeit ist von einer Gesamtsumme von
120.000 € netto/142.800 € brutto auszugehen.

Die grundsätzliche sachliche Notwendigkeit für den Abschluss des Rahmenvertrages wird
anerkannt.

Mit freundlichen Grüßen

Geschäftsführung  
Ausschuss Schule und Weiterbildung 
Herr Bernecker 
Telefon:  (0221) 221-29251  
Fax       :  (0221) 221-29241 
E-Mail:  hans-michael.bernecker@stadt-koeln.de 
Datum: 04.07.2017 
Auszug 
aus dem Entwurf der Niederschrift der Sitzung des Ausschusses 
Schule und Weiterbildung vom 26.06.2017 
öffentlich 
4.2 Einleitung von Vergabeverfahren und Abschluss von Rahmenverträgen 
für den Schulbereich 
1497/2017 
Herr Dr. Schlieben ruft die Beschlussvorlage auf und stellt sie zur Diskussion.  
Da keine Wortmeldungen oder Rückfragen vorliegen, lässt er über die Vorlage  
abstimmen. 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss Schule und Weiterbildung empfiehlt dem Rat der Stadt Köln, wie folgt 
zu beschließen:  
"Die Verwaltung wird ermächtigt, zum Zweck des Abschlusses der in Anlage 1 ge-
nannten Rahmenverträge die jeweiligen Vergabeverfahren durchzuführen.  
Der Rat verzichtet auf die Erteilung eines Vergabevorbehaltes.“  
Abstimmungsergebnis: 
Einstimmig zugestimmt.

14 A 2.04.2017

141/3

40

Abschluss eines Rahmenvertrages für die Lieferung von Gewerbekühlschränken
Hier: Bedärfsprüfung 40/402/1 vom 08.03.2017 über 90.000 € netto/107.100 € brutto;
RPA Nr. 141/66/17/17

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Bedarfsprüfung vom 08.03.2017, hier eingegangen am 17.03.2017, machen Sie den Be-
darf für den Abschluss eines Rahmenvertrages für die Lieferung von Gewerbekühlschränken
geltend.

Der Rahmenvertrag soll über eine Laufzeit von vier Jahren abgeschlossen werden. In die-
sem Zusammenhang rege ich an, die Laufzeit auf 3 Jahre zu beschränken, da der Rahmen-
vertrag 100, der u. a. kleinere Kühlschränke und Tiefkühlkombinationen beinhaltet, zum
29.02.2020 ausläuft. Es bestünde dann die Möglichkeit die einzelnen Rahmenverträge in
einen Rahmenvertrag zu integrieren und somit gegebenenfalls Synergieeffekte zu nutzen.

Sie kalkulieren mit einem Auftragsvolumen von 90.000 € netto/107.100 € brutto auf der Basis
einer 4-jährigen Laufzeit. Bei einer 3-jährigen Laufzeit ist von einer Gesamtsumme von
67.500 € netto/80.325 € brutto auszugehen.

Die grundsätzliche sachliche Notwendigkeit für den Abschluss des Rahmenvertrages wird
anerkannt.

Mit freundlichen Grüßen
(

14 23.04.2017

40

Rahmenvertrag Inspektion, Wartung und Reparatur von Sportgeräten in den Turnhal-

len der städtischen Schulen

Hier: Bedarfsprüfung 40/402/1 vom 24.04.2017 über 628.000 € netto/747.320 € brutto;
RPA Nr. 141/32/10/17

Sehr geehrte Damen und Herren,

der aktuelle Rahmenvertrag über die Inspektion, Wartung und Reparatur von Bpotigerfiien I in
den Turnhallen der städtischen Schulen endet zum 28.02.2018.

Mit Schreiben vom 24.04.2017 machen Sie den Bedarf für den Abschluss eines neuen Rah-
menvertrages geltend. Dieser soll eine Laufzeit von vier Jahren ohne Verlängerungsoption
haben. Das von Ihnen ermittelte Finanzvolumen beläuft sich auf insgesamt 747.320 € brutto
und basiert sowohl auf den Umsätzen der Jahre 2015 und 2016 als auch auf Erfahrungswer-
ten und Schätzungen.

Die grundsätzliche sachliche Notwendigkeit für den Abschluss des Rahmenvertrages wird
anerkannt.

Mit freundlichen Grüßen

03 Mai 2017

har für Schulentwicklung

14 d (94.2017

40

Abschluss eines Rahmenvertrages für die Lieferung von Kombidämpfern und Zubehör
Hier: Bedarfsprüfung 40/402/1 vom 07.04.2017 über 1.148.000 € netto/rd. 1.366.000 €
brutto; RPA Nr. 141/32/04/17

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 07.04.2017 machen Sie den Bedarf für den Abschluss eines Rahmenver-
trages zur Lieferung von Kombidämpfern und Zubehör geltend.

Der Rahmenvertrag soll eine Laufzeit von vier Jahren ohne Verlängerungsoption haben. Das
von Ihnen ermittelte Finanzvolumen beläuft sich auf insgesamt rd. 1.366.000 € brutto. Die
Ermittlung erfolgte unter Berücksichtigung des Bedarfs der letzten drei Jahre, der zukünfti-
gen Ausweitungen des Offenen Ganztages sowie des Alters und der somit ggf. notwendigen
Erneuerung der aktuell eingesetzten Geräte.

Die grundsätzliche sachliche Notwendigkeit für den Abschluss des Rahmenvertrages wird
anerkannt.

Mit freundlichen Grüßen