Mandari Insight
2021/0352
Anpassungen der Dienstanweisung für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes (DAH)
Magistratsvorlage
01.11.2021
KI-Zusammenfassung
Klicken Sie, um eine KI-Zusammenfassung dieses Vorgangs zu erstellen.
KI-Analyse läuft...
vergangen
Was passiert gerade?
- 📄 Dokumente werden analysiert...
- 🤔 KI denkt nach (Reasoning-Modell)...
- ✍️ Zusammenfassung wird geschrieben...
- ⏳ Das dauert etwas länger bei komplexen Dokumenten...
Dieser Vorgang kann 1-3 Minuten dauern. Bitte lassen Sie die Seite geöffnet.
2021/0352
3911 Zeichen
Magistratsvorlage
Eingang Magistrats -
geschäftsstelle:
04.11.2021
an den Magistrat
zur Kenntnis
zur Beschlussfassung
Beteiligt vor
Magistratsbeschlussfassung:
Dezernat IV an die Stadtverordnetenversammlung
OBW zur Befassung
zur Kenntnis
zur Beschlussfassung
zur abschließenden Beschluss -
fassung Fachausschuss
Amt: Finanzverwaltung
OBW bei abschl.
Beschlussfassung Magistrat
Behandlung in
öffentl. Sitzung
Ja
Nein
Verteiler:
Ja
Nein
Vorlage-Nr. 2021/0352
Magistratsbeschluss -Nr.
Internetfähig
Produkt-Nr.:
Kostenstelle: Investitionsnummer:
Kostenträger: Sachkonto:
Betreff: Anpassungen der Dienstanweisung für die Aufstellung und Ausführung des
Haushaltsplanes (DAH)
Vorlage vom: 01.11.2021
Beschlussvorschlag :
1. Der Magistrat stimmt den Anpassungen der Dienstanweisung für die Aufstellung und
Ausführung des Haushaltsplanes (DAH) zu.
2. Die Stadtverordnetenversammlung beschließt die Ziffern 3.5.7 Abs. 10 und 11 sowie die
Streichung des Abs.14 a.F. Ferner beschließt sie, Ziffer 3.5.8 Abs. 3 a.F. DAH zu streic hen. Im
Übrigen nimmt die Stadtverordnetenversammlung von den Anpassungen der DAH Kenntnis.
Anlagen: 1. DAH-Anpassungen zum 01.01.2022
2. Synopse DAH-Änderungen 2022
Datenschutzrelevante Anlage:
- 2 -
Folgekosten: Ja Nein
Beschluss des Magistrats vom
- 3 -
Begründung zur Magistratsvorlage vom 01.11.2021
Die Dienstanweisung für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltplanes (DAH) ist zum
01.01.2018 neu gefasst worden.
Im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen war es notwendig,
die DAH an neue Abläufe und Begrifflichkeiten anzupassen. Dies gilt vor allem für den seit
diesem Jahr gesetzlich verpflichtenden digitalen Rechnungsworkflow.
Im Rahmen dessen wurden auch redaktionelle Änderungen bezüglich der aktuellsten
Gesetzesfassungen sowie aktueller Rundverfügungen mit aufgenommen.
Auch führte die Neufassung der GemHVO zu notwendigen Änderungen, die sich jedoch
überwiegend auf redaktionelle Änderungen beschränken.
Für den Jobcenter wurde eine Regelungslücke im Bereich der Genehmigung von Stundungen
geschlossen. Seit Anfang 2020 werden der Stadt Darmstadt Anträge auf Durchführung eines
außergerichtlichen Schuldenbereinigungsverfahrens nach § 58 Bundeshaushaltsordnung (BHO)
zur Stellungnahme übersandt, wenn auch kommunale Finanzmittel betroffen sind. Dieses
Verfahren wird nun von der Bundesagentur für Arbeit auf das Beteiligungsverfahren nach § 59
BHO für Stundungsanträge ausgeweitet. § 6b Abs. 2a SGB II bestimmt, dass für die
Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Bundes durch die zugelassenen kommunalen Träger
die haushaltsrechtlichen Bestimmungen des Bundes gelten (BHO und Verwaltungsvorschriften
zu BHO). Im Umkehrschluss bedeutet dies für Leistungen, die der kommunale Träger in
eigener Zuständigkeit erbringt (§ 6b Abs. 1 Nr. 2, § 6a SGB II), dass die Regelungen des
Bundes für Stundungen und Erlass nicht gelten. Daher musste eine Neuregelung in der DAH
gefunden werden.
Sofern durch die Dienstanweisung in den Zuständigkeitsbereich der
Stadtverordnetenversammlung eingegriffen wird, bedarf die DAH der Genehmigung durch die
Stadtverordnetenversammlung. Dies betrifft bei der jetzigen Anpassung die im Beschluss
angegebenen Zuständigkeitsbereiche hinsichtlich über- und außerplanmäßiger Aufwendungen
und Auszahlungen sowie über- und außerplanmäßiger Verpflichtungsermächtigungen.
Zur besseren Übersicht werden die Anpassungen in Form einer Synopse gegenübergestellt.
Die Änderungen der DAH sollen am 01.01.2022 in Kraft tr eten. Die neue DAH wird im Intranet
unter der Rubrik Dienstanweisungen veröffentlicht.
Darmstadt, den
Der Dezernent IV
André Schellenberg
Stadtkämmerer
anlage 3
258 Zeichen
Punkt 15: Anpassungen der Dienstanweisung für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes (DAH) (V-Nr. 2021/0352) Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung, der Vorlage zuzustimmen. Stimmenthaltung: Die Linke.
anlage 2
12214 Zeichen
Finanzverwaltung
– Synopse – Anpassungen DAH zum 01.01.2022
Fassung zum 01.01.2018 (alt) Fassung zum 01.01.2022 (neu) Bemerkung
3.5.7 Über- und außerplanmäßige Auf-
wendungen und Auszahlungen
(11) Überplanmäßige Aufwendungen oder
Auszahlungen sind im Sinne von Abs.
10 Ziffer 1a) vom Umfang her uner-
heblich, wenn sie
1. 15.000 Euro bei Ansätzen je Sach-
konto bis 150.000 Euro nicht über-
schreiten,
2. 10 % des Ansatzes je Sachkonto
über 150.000 Euro nicht überschrei-
ten und nicht mehr als 25.000 Euro
betragen.
Außerplanmäßige Aufwendungen und Aus-
zahlungen sind vom Umfang her unerheb-
lich, wenn sie nicht mehr als 15.000 Euro
betragen.
3.5.7 Über- und außerplanmäßige Auf-
wendungen und Auszahlungen
(11) Überplanmäßige Aufwendungen oder
Auszahlungen sind im Sinne von Abs.
10 Ziffer 1a) vom Umfang her uner-
heblich, wenn sie
50.000 Euro bei Ansätzen je Sachkon-
to bis 150.000 Euro nicht überschrei-
ten.
Außerplanmäßige Aufwendungen und Aus-
zahlungen sind vom Umfang her unerheb-
lich, wenn sie nicht mehr als 30.000 Euro
betragen.
Beträge wur-
den teilweise
erhöht
3.5.7 Über- und außerplanmäßige Auf-
wendungen und Auszahlungen
(14) Die nach Abs. 12 Nr. 1 und 2 bewillig-
ten über- und außerplanmäßigen
Aufwendungen und Auszahlungen sind
von der Finanzverwaltung / Abteilung
Haushalt und KLR in einen der Stadt-
verordnetenversammlung zur Kennt-
nis vorzulegenden Nachweis aufzu-
nehmen.
gestrichen
die Regelung
hat sich in der
Praxis nicht
bewährt.
3.5.8 Über- und außerplanmäßige Ver-
pflichtungsermächtigungen
(3) Die nach Abs. 2 Nr.1 bewilligten über-
und außerplanmäßigen Verpflich-
tungsermächtigungen sind in den
nach Ziffer 3.5.7 Abs. 14 von der Fi-
nanzverwaltung / Kämmerei der
Stadtverordnetenversammlung
mehrmals jährlich zur Kenntnis vorzu-
legenden Nachweis aufzunehmen.
gestrichen
die Regelung
hat sich in der
Praxis nicht
bewährt.
3.5.9 Abwicklung stadtinterner Schäden
(1) Schäden an Gebäuden, Grünflächen
etc, die durch Mitarbeiter*innen der
Stadt verursacht werden, führen nicht
zu Schadensersatzforderungen zwi-
schen einzelnen Ämtern oder Ämtern
und Eigenbetrieben. Es erfolgt kein
Ausgleich durch die verursachende
Dienststelle.
(2) Sofern der Schaden nicht durch eine
Versicherung abgedeckt ist, wird die
Schadensregulierung aus dem Budget
des geschädigten Amtes
/Eigenbetriebs finanziert. Sollten die
Mittel nicht ausreichen, ist nach Ziffer
3.5.7 zu verfahren.
(3) Die Regelungen über Regressmöglich-
keiten gegen den Schadensverursa-
cher / die Schadensverursacherin
bleiben davon unberührt.
Neu eingefügt.
Die Regelung
gibt die recht-
liche Lage bei
Schäden in-
nerhalb der
Stadt Darm-
stadt wieder.
4.1 Allgemeines
Die Stadt wendet im Rechnungswesen so-
wohl das bisherige analoge Verfahren (Pa-
pierform) als auch einen digitalen Rech-
nungsworkflow an. Die nachfolgenden
Bestimmungen gelten grundsätzlich für
beide Verfahren.
Ziffern 4. ff:
Neueinführung
des digitalen
Rechnungs-
workflow
4.1.1 Anordnungszwang
(3) Mit seinem Handzeichen auf der Kas-
senanordnung bestätigt der Eintra-
gende, dass die Mittel haushaltsrecht-
lich zur Verfügung stehen.
gestrichen
Regelung ist
überholt.
4.2.2 Formvorschriften im digitalen
Rechnungsworkflow
(1) Die Authentifizierung im Rechnungs-
workflow erfolgt durch passwortge-
schützte Anmeldung. Alle Aktionen
die im Rahmen dessen getätigt wer-
den, werden benutzerbezogen proto-
kolliert.
(2) Rechnungen, die nicht digital einge-
hen, werden von dafür vorgesehenen
Scanstellen digitalisiert.
(3) Es ist sicherzustellen, dass Anlagen,
die den Belegen beigefügt werden,
den Originalen entsprechen.
4.3. Rechnungsbearbeitung
(5) Bei zeitraubenden Überprüfungen
sind Ausnahmen gestattet. Durch
Stichproben kann die Stadtkämmerin
/ der Stadtkämmerer feststellen las-
sen, ob schuldhafte Verzögerungen
vorliegen.
gestrichen
4.4.2 Arten von Kassenanordnungen
4.4.2.1 Allgemein a.E.
Alle Buchungen erfolgen im automatisier-
ten Verfahren.
Redaktionelle
Änderung, bis-
her in 4.4.2.2
geregelt gewe-
sen
4.4.3 Form und Inhalt der Kassenanord-
nungen
9. die Unterschrift des Anordnungsbe-
rechtigten (§ 7 Abs. 1 Nr. 8 GemKVO).
Diese kann im automatisierten Verfah-
ren durch eine elektronische Signatur
ersetzt werden (§ 7 Abs. 1 S. 3 GemK-
VO);
10. bei Haushaltsausgaben: die Bestäti-
gung, dass die Mittel haushaltsrecht-
lich zur Verfügung stehen,
17. Vermerk über die Freigabeverfügung
der Stadtkämmerin / des Stadtkäm-
merers bei Ausgaben des Finanzhaus-
halts
4.4.3 Form und Inhalt der Kassenanord-
nungen
9. die Unterschrift des Anordnungs-
berechtigten (§ 7 Abs. 1 Nr. 8
GemKVO). Diese kann im automa-
tisierten Verfahren durch eine
elektronische Signatur ersetzt wer-
den (§ 7 Abs. 1 S. 3 GemKVO); Im
elektronischen Rechnungswork-
flow entfällt die Unterschrifts-
pflicht durch die Authentifizie-
rung.
gestrichen
gestrichen
4.4.5 Unterlagen zu Kassenanordnungen
4.4.5.1. Grundsätzliches
Buchungsbegründende Schriftstücke wie
Verträge, Kostenrechnungen für Lieferun-
gen und sonstige Leistungen, Frachtbriefe,
Zahlungsaufforderungen, Abrechnungen,
amtliche Benachrichtigungen usw. sind
grundsätzlich der Anordnung als Kopie
beizufügen und anzuheften. Bei umfang-
reichen Schriftstücken sind nur auszugs-
weise Abschriften oder Kopien beizufügen.
Ausgenommen hiervon sind Buchungsbe-
lege zu Baumaßnahmen, da diese nach
dem einscannen nicht vernichtet, sondern
im Original in der Finanzverwaltung, Abtei-
lung Stadtkasse, aufbewahrt werden.
4.4.5 Unterlagen zu Kassenanordnungen
4.4.5.1 Grundsätzliches
Buchungsbegründende Schriftstücke wie
Verträge, Kostenrechnungen für Lieferun-
gen und sonstige Leistungen, Frachtbriefe,
Zahlungsaufforderungen, Abrechnungen,
amtliche Benachrichtigungen usw. sind
grundsätzlich der Anordnung als Anlage
beizufügen.
4.7.1 Feststellungszwang
(2) Kassenanordnungen müssen entweder
in der Anordnung selbst oder auf den
Anlagen oder Unterlagen den sachli-
chen und rechnerischen Feststellungs-
vermerk tragen. Im Rahmen der sach-
lichen Feststellung können auch Teil-
bescheinigungen erteilt werden (z.B.
„fachtechnische Richtigkeit“, Preise
angemessen“).
4.7.1 Feststellungszwang
(2) Kassenanordnungen in Papierform
müssen entweder in der Anordnung
selbst oder auf den Anlagen oder Un-
terlagen den sachlichen und rechneri-
schen Feststellungs-vermerk tragen.
Im elektronischen Verfahren wird die
sachliche und/ oder rechnerische
Richtigkeit durch die jeweilige Aktion
bestätigt.
Im Rahmen der sachlichen Feststellung
können auch Teilbescheinigungen er-
teilt werden (z. B. „fachtechnische
Richtigkeit“, „Preise angemessen“).
4.7.2 Form der Feststellung
S.2
Müssen Schlusszahlen als Ergebnis der
Feststellung geändert werden, so hat die
Bestätigung zu lauten:
„Rechnerisch richtig mit ...... Euro ..
Cent“.
gestrichen
wird so nicht
mehr prakti-
ziert
4.7.3 Sachliche Feststellung
(5) Die Feststellenden haben die sachli-
che Richtigkeit durch Unterschrift des
Vermerks „sachlich richtig“ auf der
Kassenanordnung mit Angabe des
Namens in Druckschrift mit Kugel-
schreiber zu bescheinigen.
4.7.3 Sachliche Feststellung
(4) Auf Kassenanordnungen in Papier-
form haben die Feststellenden die
sachliche Richtigkeit durch Unter-
schrift des Vermerks „sachlich rich-
tig“ mit Angabe des Namens in
Druckschrift mit Kugelschreiber zu
bescheinigen. Im elektronischen Ver-
fahren wird die sachliche Richtigkeit
durch die jeweilige Aktion bestätigt.
4.7.3 Sachliche Feststellung
(7) Mit der Unterschrift übernimmt der
Feststeller, soweit die Richtigkeit nicht
von dem Feststeller der fachtechni-
schen oder rechnerischen Richtigkeit
bescheinigt ist, die Verantwortung da-
für, dass…
4.7.3 Sachliche Feststellung
(6) Mit der Unterschrift in Papierform
oder der Bestätigung in elektroni-
scher Form übernehmen die Feststel-
lungsberechtigten, soweit die Richtig-
keit nicht von den Feststellungsbe-
rechtigten der fachtechnischen oder
rechnerischen Richtigkeit bescheinigt
ist, die Verantwortung dafür, dass…
4.7.4 Rechnerische Feststellung
(5) Bei der rechnerischen Feststellung ist
ein möglicher Preisnachlass – insbe-
sondere Skontoabzug – zu berücksich-
tigen. In der Kassenanordnung ist dann
über dem Text „Auszahlungsanord-
nung“ in rot zu vermerken: „Skontoab-
zug“.
(6) Der Feststeller hat die rechnerische
Richtigkeit durch Unterschrift des
Vermerks „Rechnerisch richtig“ zu be-
scheinigen. Der Vermerk ist möglichst
neben oder unter den ermittelten Zah-
lungsbetrag zu setzen und mit Angabe
des Namens in Druckschrift zu verse-
hen. Sind an der Feststellung der rech-
nerischen Richtigkeit mehrere Beamte
oder Angestellte beteiligt, so muss aus
jeder Teilbescheinigung der Umfang
der Verantwortung der Beteiligten er-
sichtlich sein.
(7) Sind die Endbeträge auf beigefügten
Anlagen oder in dazugehörenden, aber
nicht beigefügten, Unterlagen geän-
dert, so lautet der Vermerk „Rechne-
risch richtig mit ... Euro ... Cent“. Der
Betrag ist nur in Ziffern anzugeben.
4.7.4 Rechnerische Feststellung
gestrichen
(3) Auf Kassenanordnungen in Papierform
haben die Feststellenden die rechneri-
sche Richtigkeit durch Unterschrift des
Vermerks „rechnerisch richtig“ mit An-
gabe des Namens in Druckschrift mit
Kugelschreiber zu bescheinigen. Im
elektronischen Verfahren wird die
rechnerische Richtigkeit durch die je-
weilige Aktion bestätigt. Sind an der
Feststellung der rechnerischen Richtig-
keit mehrere Beamte oder Angestellte
beteiligt, so muss aus jeder Teilbe-
scheinigung der Umfang der Verant-
wortung der Beteiligten ersichtlich
sein.
gestrichen
4.7.5 Fachtechnische Feststellung
(1) Neben der sachlichen und rechneri-
schen Feststellung ist die Feststellung
einer fachtechnischen Richtigkeit vor-
zunehmen, wenn zur Prüfung eines
Rechnungsbeleges besondere Fach-
kenntnisse, z. B. auf bautechnischem
Gebiet, erforderlich sind. Hierzu sind
alle Angaben, auf die sich die Prüfung
erstreckt, in rot (dokumentenecht) zu
kennzeichnen (z. B. durch Haken).
4.7.5 Fachtechnische Feststellung
(1) Neben der sachlichen und rechneri-
schen Feststellung ist die Feststellung
einer fachtechnischen Richtigkeit vor-
zunehmen, wenn zur Prüfung eines
Rechnungsbeleges besondere Fach-
kenntnisse, z. B. auf bautechnischem
Gebiet, erforderlich sind. Hierzu sind
alle Angaben, auf die sich die Prüfung
erstreckt, in rot (dokumentenecht) zu
kennzeichnen (z. B. durch Haken). Im
elektronischen Verfahren wird die
fachtechnische Richtigkeit durch die
jeweilige Aktion bestätigt.
4.7.7 Anordnungsbefugnis
(6) Die oder der Anordnungsbefugte be-
stätigt durch seine Unterschrift
gleichzeitig, dass die Feststellungs-
vermerke von einer dazu befugten
Mitarbeiterin oder einem dazu befug-
ten Mitarbeiter vorgenommen wurden
und die haushaltsrechtlichen Voraus-
setzungen für die Leistung der Aus-
gaben vorliegen, d. h., dass die Mittel
haushaltsmäßig zur Verfügung stehen
und bei der angegebenen Kostenstelle
verausgabt werden dürfen.
4.7.7 Anordnungsbefugnis
(6) Die oder der Anordnungsbefugte bestä-
tigt durch ihre / seine Unterschrift
bzw. elektronische Freigabe gleichzei-
tig, dass die Feststellungsvermerke
von einem dazu befugten Beschäftigten
vorgenommen wurden.
6.9.1 Zuständigkeiten bei Stundungen
(2) In allen übrigen Fällen sind zuständig
1. die anordnungsberechtigte Amts- bzw.
Verwaltungsstellenleitung bis zu einer
Gesamthauptforderung von 3.000 Euro
je Schuldner und bis zu 1 Jahr
6.9.1 Zuständigkeiten bei Stundungen
(2) In allen übrigen Fällen sind zuständig:
1. die anordnungsberechtigte Amts-
bzw. Verwaltungsstellenleitung (im
Jobcenter der / die Controller /- in
SGB II mit dem Hauptaufgabenge-
biet „Beauftragte(r) für den Haus-
halt“ bzw. dessen / deren Stellver-
treter / -in) bis zu einer Gesamt-
hauptforderung von 5.000 Euro je
Schuldner und bis zu 1 Jahr,
bisher nicht
geregelt,
Schließung
einer Rege-
lungslücke
anlage 4
202 Zeichen
Punkt 41: Anpassungen der Dienstanweisung für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes (DAH) (V-Nr. 2021/0352) Der Vorlage wird zugestimmt. Gegenstimmen: Stadtve. Neumann (Die Partei)
anlage 1
196117 Zeichen
1
Dienstanweisung
für die
Aufstellung und Ausführung
des Haushaltsplanes
(DAH)
Stand November 2021
Verfasser Finanzverwaltung
2
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines .......................................................................................... 10
1.1 Zweck, Rechtscharakter .................................................................. 10
1.2 Geltungsbereich.............................................................................. 10
1.3 Rechtsgrundlagen ........................................................................... 10
1.4 Automatisiertes Verfahren ............................................................... 11
1.5 Aufbewahrungsfristen ..................................................................... 11
2 Aufstellung des Haushaltsplanes ........................................................... 12
2.1 Allgemeines .................................................................................... 12
2.1.1 Begriff ............................................................................... 12
2.1.2 Aufbau und Gliederung des Haushaltsplanes ....................... 12
2.2 Ergebnis-, Finanz-, und Teilhaushalt ................................................ 13
2.2.1 Ergebnishaushalt ............................................................... 13
2.2.1.1 Inhalt des Ergebnishaushalts ........................................ 13
2.2.1.2 Erträge und Aufwendungen ........................................... 13
2.2.1.3 Periodengerechte Zuordnung ........................................ 13
2.2.1.4 Struktur des Ergebnishaushalts .................................... 13
2.2.2 Finanzhaushalt ................................................................... 13
2.2.2.1 Inhalt des Finanzhaushalts ............................................ 13
2.2.2.2 Einzahlungen und Auszahlungen .................................... 13
2.2.2.3 Kassenwirksamkeitsprinzip ............................................ 14
2.2.2.4 Struktur des Finanzhaushalts......................................... 14
2.2.3 Teilhaushalte, Budgets ....................................................... 14
2.2.3.1 Teilhaushalte ................................................................ 14
2.2.3.2 Budget ......................................................................... 15
2.2.3.3 Berichtspflicht .............................................................. 15
2.3 Haushalts- und Planungsgrundsätze ................................................ 15
2.3.1 Haushaltsausgleich ............................................................ 15
2.3.2 Prinzip der Periodenabgrenzung (§ 10 Abs. 2
GemHVO) ........................................................................... 15
2.3.3 Bruttoprinzip (§ 10 Abs. 1 GemHVO) ................................... 15
2.3.4 Genauigkeit und Haushaltswahrheit (§ 10 Abs.2
S. 2 GemHVO) .................................................................... 16
2.3.5 Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und
Sparsamkeit (§ 92 Abs. 2 HGO)........................................... 16
2.3.6 Gesamtdeckung und Zweckbindung (§§ 18 und
19 GemHVO) ...................................................................... 16
2.3.7 Deckungsfähigkeit (§ 20 GemHVO) ...................................... 17
3
2.3.8 Übertragbarkeit (§ 21 GemHVO) in das Folge-
jahr ................................................................................... 17
2.3.9 Zuordnung der Erträge und Aufwendungen, Ein-
zahlungen und Auszahlungen .............................................. 18
2.4 Aufstellungsverfahren...................................................................... 19
2.4.1 Buchungsstellen ................................................................. 19
2.4.2 Änderungen oder Neuanlagen bei Kostenstellen
und Kostenträgern .............................................................. 20
2.4.3 Mittelanmeldungen der Dezernate, Ämter und
Verwaltungsstellen zum Haushaltsplan ................................ 20
2.4.4 Erläuterungen zu den Mittelanmeldungen zum
Haushaltsplan .................................................................... 21
2.4.5 Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung .......................... 22
2.4.6 Mittelfristiges Investitionsprogramm (MIP) .......................... 22
2.5 Verpflichtungsermächtigungen ........................................................ 22
2.5.1 Begriff ............................................................................... 22
2.5.2 Veranschlagung .................................................................. 22
2.5.3 Bauten und Instandsetzungen an Bauten
(Investitionen) .................................................................... 23
2.6 Stellenplan / Stellenübersichten ...................................................... 24
2.7 Personalaufwendungen ................................................................... 25
2.8 Abgrenzungsfragen Ergebnis- und Finanzhaushalt ............................ 25
2.8.1 Formale Abgrenzung .......................................................... 25
2.8.2 Sachliche Abgrenzung ........................................................ 26
2.8.2.1 Herstellungskosten ............................................................. 26
2.8.2.2 Erhaltungsaufwand ............................................................. 26
2.8.2.3 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) ................................. 26
2.8.2.4 Leasing .............................................................................. 27
2.9 Sonstige Regelungen ....................................................................... 27
2.9.1 Mitgliedschaften ................................................................. 27
2.9.2 Haftpflicht- und Vermögensversicherungen,
Hausversicherungen ........................................................... 27
2.9.3 Kreditaufnahme und Schuldendienst,
Kassenkredite, Zinsmanagement ......................................... 27
2.9.4 Rücklagen .......................................................................... 28
2.9.5 Interne Leistungsverrechnung (ILV), Erstattung
von Betriebsausgaben, Verwaltungskosten-
anteile, Vermieter-Mieter-Modell ......................................... 28
2.9.6 Veranschlagung von Verfügungsmitteln (§ 13
GemHVO) ........................................................................... 29
4
2.9.7 Verlustabdeckungen an Eigenbetriebe für den
laufenden Betrieb, Behandlung von Fehlbe-
trägen ................................................................................ 29
2.9.8 Erträge aus Beteiligungen bei Eigenbetrieben,
Bewirtschaftung von Rücklagen ........................................... 30
2.10 Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplanes ................................. 30
2.11 Nachtragshaushaltsplan .................................................................. 31
3 Ausführung des Haushaltsplanes ........................................................... 34
3.1 Allgemeines .................................................................................... 34
3.2 Inkrafttreten des Haushaltsplanes und der Wirtschafts-
pläne der Eigenbetriebe .................................................................. 34
3.3 Vorläufige Haushaltsführung ........................................................... 34
3.4 Grundsätze der Einnahmebeschaffung ............................................. 35
3.4.1 Allgemeines ....................................................................... 35
3.4.2 Erfassung der Erträge und Einzahlungen ............................. 35
3.4.3 Einziehung der Einnahmen ................................................. 35
3.4.4 Verwaltungsgebühren ......................................................... 36
3.4.5 Interne Leistungsverrechnung / Verwaltungs-
kostenerstattung ................................................................ 36
3.4.6 Spenden, Schenkungen, Erbschaften, Spon-
soring ................................................................................ 37
3.4.6.1 Allgemeines .................................................................. 37
3.4.6.2 Zuständigkeiten ............................................................ 37
3.4.6.3 Steuerwirksame Zuwendungsbeschei-
nigungen ...................................................................... 37
3.5 Bewirtschaftung der Haushaltsansätze für Aufwen-
dungen und Auszahlungen und Verpflichtungs-
ermächtigungen.............................................................................. 38
3.5.1 Sperre von Haushaltsansätzen ............................................ 38
3.5.2 Mittelfreigaben ................................................................... 38
3.5.3 Eingehen von Verbindlichkeiten ........................................... 39
3.5.4 Sparsame Wirtschaftsführung ............................................. 39
3.5.5 Bindung an die Zweckbestimmung ...................................... 40
3.5.6 Inanspruchnahme deckungsfähiger Haushalts-
mittel ................................................................................ 40
3.5.7 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen
und Auszahlungen .............................................................. 40
3.5.8 Über- und außerplanmäßige Verpflichtung-
sermächtigungen................................................................ 42
3.5.9 Abwicklung stadtinterner Schäden ...................................... 43
3.5.10 Ausgaben für die bauliche Unterhaltung .............................. 43
5
3.5.11 Bauliche Maßnahmen im Finanzhaushalt und in
den Vermögensplänen der Eigenbetriebe ............................. 43
3.5.12 Inanspruchnahme von Verpflichtungs-
ermächtigungen ................................................................. 44
3.5.13 Vorleistungen ..................................................................... 45
3.6 Verpflichtungserklärungen ............................................................... 45
3.7 Vergabe von Aufträgen .................................................................... 45
3.8 Zuschüsse und Zuwendungen .......................................................... 45
3.9 Besondere Zuständigkeiten in
Grundstücksangelegenheiten ........................................................... 45
3.10 Veräußerung von Sachanlagen......................................................... 47
3.10.1 Veräußerung von Kunstgegenständen .................................. 47
3.10.2 Veräußerung von Kraftfahrzeugen ....................................... 47
3.10.3 Veräußerung von sonstigen Gegenständen ........................... 47
3.11 Steuerabzug bei Bauleistungen ....................................................... 48
3.12 Haushaltsüberwachung ................................................................... 48
3.13 Übertragung von Haushaltsermächtigungen in das
Folgejahr (Haushaltsausgabereste) .................................................. 48
3.14 Künftige finanzielle Belastungen ...................................................... 48
3.15 Abwicklung der Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe .......................... 49
4 Anordnungswesen ................................................................................. 50
4.1 Allgemeines .................................................................................... 50
4.1.1 Anordnungszwang .............................................................. 50
4.1.2 Trennung von Anordnung, Vollzug und Rech-
nungsprüfung ..................................................................... 50
4.1.3 Ausnahmen von dem Erfordernis der Zahlungs-
anordnung ......................................................................... 50
4.2 Formvorschriften für Rechnungsunterlagen ...................................... 50
4.2.1 Formvorschriften für das analoge Verfahren ......................... 50
4.2.2 Formvorschriften im digitalen Rechnungs-
workflow ............................................................................ 51
4.3 Rechnungsbearbeitung ................................................................... 51
4.4 Anordnungen .................................................................................. 52
4.4.1 Gebrauch von Vordrucken für Anordnungen ......................... 52
4.4.2 Arten von Kassenanordnungen ............................................ 52
4.4.2.1 Allgemein ..................................................................... 52
4.4.2.2 Debitorenanordnungen (Einzahlungen und
Erträge) ........................................................................ 52
4.4.2.3 Kreditorenanordnungen (Auszahlungen und
Aufwendungen) ............................................................. 52
4.4.2.4 Investitionen und Sonderposten ..................................... 53
6
4.4.3 Form und Inhalt der Kassenanordnungen ............................ 53
4.4.4 Besondere Formvorschriften ............................................... 54
4.4.5 Unterlagen zu Kassenanordnungen ..................................... 55
4.4.5.1 Grundsätzliches ............................................................ 55
4.4.5.2 Unterlagen zu Anordnungen bei baulichen
Maßnahmen ................................................................. 55
4.4.5.3 Besondere Unterlagen zu Kassenanord-
nungen- Rechnungsbelege mit Archivwert ....................... 56
4.4.6 Abschlags- und Schlusszahlungen ....................................... 56
4.4.7 Berichtigungen ................................................................... 57
4.4.8 Umbuchungen .................................................................... 57
4.4.9 Abtretungen, Pfändungen, Insolvenzen ................................ 57
4.4.10 Lastschrifteinzugsverfahren ................................................ 57
4.4.11 Ein- und Auszahlung von Großbeträgen ............................... 58
4.5 Unbarer Zahlungsverkehr ................................................................ 58
4.6 Ein- und Auslieferungsanordnungen für Wertgegen-
stände ............................................................................................ 58
4.7 Sachliche und rechnerische Feststellung von
Rechnungsbelegen .......................................................................... 58
4.7.1 Feststellungszwang ............................................................ 58
4.7.2 Form der Feststellung ......................................................... 58
4.7.3 Sachliche Feststellung ........................................................ 59
4.7.4 Rechnerische Feststellung .................................................. 60
4.7.5 Fachtechnische Feststellung ............................................... 61
4.7.6 Zusammengefasste Bescheinigung der sach-
lichen und rechnerischen oder fachtechnischen
Richtigkeit ......................................................................... 62
4.7.7 Anordnungsbefugnis ........................................................... 62
4.7.8 Feststellung und Vollzug von Kassenanord-
nungen bei Vorliegen persönlicher Interessen ...................... 63
5 Jahresabschluss ................................................................................... 64
5.1 Allgemeines .................................................................................... 64
5.2 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ..................................... 64
5.3 Bestandteile des Jahresabschlusses ................................................ 64
5.3.1 Begriffsdefinitionen ............................................................ 64
5.3.2 Vermögensrechnung (Bilanz) .............................................. 64
5.3.3 Ergebnisrechnung und Finanzrechnung ............................... 65
5.3.4 Rechenschaftsbericht ......................................................... 65
5.3.5 Anhang und Anlagen zum Jahresabschluss .......................... 65
5.4 Inventar / Inventur (§§ 35 ff GemHVO) ............................................. 65
7
6 Forderungen und Verbindlichkeiten in besonderen Fällen ...................... 66
6.1 Handvorschüsse (Handkasse) .......................................................... 66
6.2 Fremde Zahlungsmittel ................................................................... 66
6.3 Sicherheitsleistungen ...................................................................... 67
6.3.1 Zulässigkeit ....................................................................... 67
6.3.2 Sicherheitsübereignung ...................................................... 67
6.3.3 Verpfändung von Sparguthaben und Wertpa-
pieren ................................................................................ 68
6.3.4 Bürgschaften und Grundpfandrechte ................................... 68
6.3.5 Inanspruchnahme von Sicherheitsleistungen........................ 68
6.3.6 Freigabe von Sicherheitsleistungen ..................................... 69
6.3.7 Kosten ............................................................................... 69
6.3.8 Verfahren, Zuständigkeiten ................................................. 69
6.4 Zahlungsverzug .............................................................................. 69
6.4.1 Folgen des Zahlungsverzuges .............................................. 69
6.4.2 Mahngebühren, Mahnkosten ............................................... 70
6.4.3 Verfahren ........................................................................... 70
6.5 Stundung und Teilzahlungen von privat-rechtlichen For-
derungen und öffentlichen Abgaben sowie Verrentungen ................... 70
6.5.1 Begriffe .............................................................................. 70
6.5.2 Voraussetzungen der Stundung ........................................... 70
6.5.3 Sicherheitsleistung, Widerruf, Aufrechnung .......................... 71
6.5.4 Teilzahlungen, Zinsen und Verrentungen ............................. 71
6.5.5 Beginn und Ende der Stundung ........................................... 71
6.5.6 Verfahren ........................................................................... 71
6.6 Niederschlagung ............................................................................. 72
6.6.1 Begriff ............................................................................... 72
6.6.2 Gesetzliche Grundlagen ...................................................... 73
6.6.3 Voraussetzungen ................................................................ 73
6.6.4 Verfahren ........................................................................... 73
6.6.5 Verfahren bei Insolvenzen ................................................... 74
6.6.5.1 Allgemeine Bestimmungen ........................................... 74
6.6.5.2 Verbraucherinsolvenzverfahren ..................................... 74
6.6.5.3 Zustimmung zu einem Insolvenzplan ............................. 75
6.6.5.4 Zustimmung zu einem Schuldenbereini-
gungsplan ..................................................................... 75
6.7 Erlass............................................................................................. 75
6.7.1 Begriff ............................................................................... 75
6.7.2 Voraussetzung ................................................................... 75
6.7.3 Verfahren ........................................................................... 76
8
6.8 Buchung und Anordnung von Niederschlagungen und
Erlässen ......................................................................................... 76
6.9 Zuständigkeiten für Stundung, Niederschlagung, Erlass .................... 76
6.9.1 Zuständigkeiten bei Stundungen ......................................... 76
6.9.2 Zuständigkeiten bei Niederschlagung und
Erlässen ............................................................................. 77
6.9.3 Zuständigkeiten bei Nebenforderungen ............................... 78
6.10 Aussetzung der Vollziehung ............................................................. 78
6.11 Vergleich, Vertragsänderung ........................................................... 78
6.12 Kleinbeträge ................................................................................... 79
6.13 Erlöschen und Verjährung ............................................................... 79
6.13.1 Allgemeines ....................................................................... 79
6.13.2 Überwachung der Ansprüche der Stadt................................ 79
6.13.3 Geltendmachung ................................................................ 79
6.13.4 Verfahren bei Eintritt der Verjährung ................................... 80
6.14 Gemeinsame Vorschriften ............................................................... 80
7 Adressverwaltung / Vorgaben für die Datenerfassung und
Einzugsermächtigungen ........................................................................ 81
8 Inkrafttreten der Dienstanweisung ........................................................ 81
9
Glossar
AGA Allgemeine Geschäftsanweisung der Wissen-
schaftsstadt Darmstadt
AO Abgabenordnung
BauGB Baugesetzbuch
HBesG Hessisches Besoldungsgesetz
BGB Bürgerliches Gesetzbuch
BGBl Bundesgesetzblatt
DAH Dienstanweisung für die Aufstellung und Ausfüh-
rung des Haushaltsplanes
DAW Dienstanweisung für die Verwahrung von Wertge-
genständen
Fibu Finanzbuchhaltung
GemHVO Gemeindehaushaltsverordnung
GemKVO Gemeindekassenverordnung
GoB Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
GVBl Gesetz- und Verordnungsblatt
GWG Geringwertige Wirtschaftsgüter
HGO Hessische Gemeindeordnung
i.V.m. in Verbindung mit
ILV Interne Leistungsverrechnung
MobO Mobilitätsordnung
KLR Kostenleistungsrechnung
MIP Mittelfristiges Investitionsprogramm
NKRS Neues kommunales Rechnungs- und Steuerungs-
system
NSK New System Kommunal
RV Rundverfügung
SEPA Single Europe Payments Area
Stz. Staatsanzeiger
TVöD Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
z.B. zum Beispiel
10
1 A l l g e m e i n e s
1.1 Zweck, Rechtscharakter
Die Dienstanweisung für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes (DAH) regelt
die für die Wissenschaftsstadt Darmstadt notwendigen näheren und ergänzenden Rege-
lungen zur Sicherstellung einer einheitlichen Anwendung der haushaltsrechtlichen Vor-
schriften und einer ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung.
Die DAH ist eine innerdienstliche Vorschrift im Sinne einer besonderen Geschäftsanwei-
sung nach der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung der Wissenschaftsstadt
Darmstadt.
Unter Ziffer 2 zur Aufstellung des Haushaltsplans sind aufgrund ihres Sachbezugs im Ein-
zelfall auch Regelungen getroffen, die auch für die Ausführung des Haushaltsplans (Zif-
fer 3) entsprechend zu beachten sind.
1.2 Geltungsbereich
Die DAH gilt für das gesamte Finanzwesen der Wissenschaftsstadt Darmstadt (Kernhaus-
halt sowie städtische Eigenbetriebe, soweit für diese nach dem Eigenbetriebsrecht oder in
den jeweiligen Betriebssatzungen oder nach dieser Dienstanweisung nichts Abweichendes
geregelt ist).
1.3 Rechtsgrundlagen
Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Wissenschaftsstadt Darmstadt beruht
auf folgenden gesetzlichen Grundlagen, Bestimmungen und Erlassen in der jeweils gelten-
den Fassung:
(1) Hessische Gemeindeordnung (HGO) vom 07.03.2005 (GVBl. I S. 142), zuletzt geändert
durch Artikel 3 des Gesetzes vom 11. Dezember 2020 (GVBl. S. 915).
(2) Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes der Gemeinden
(Gemeindehaushaltsverordnung – GemHVO–) vom 02.04.2006 (GVBl. I S. 235), zuletzt
geändert durch Verordnung vom 30. Juli 2021 (GVBl. S. 498).
(3) Hinweise zur GemHVO – Erlass des Hessischen Ministers des Innern vom 22.01.2013 –
IV 4 - 15 i 01.07 (Staatsanzeiger 2013, S.222).
(4) Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden (Gemeindekassenverordnung –
GemKVO –) vom 27.12.2011 (GVBl. I, 2012, S.830), zuletzt geändert durch Artikel 2
der Verordnung vom 7. Dezember 2016 (GVBl. S. 254).
(5) Gesetz zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft (StWG) vom 8.
Juni 1967 (BGBl. I S. 582), zuletzt geändert durch Art. 167 V v. 31.8-2015 (GVBl. I S.
1474).
(6) Leitlinien zur Konsolidierung der kommunalen Haushalte vom 6. Mai 2010 (St.Anz.
2010, 1470) und die darauf basierenden Erlasse.
11
1.4 Automatisiertes Verfahren
Die Wissenschaftsstadt Darmstadt und ihre Eigenbetriebe (außer EAD) setzen im Finanz-
wesen das Verfahren „New System Kommunal“ (NSK) ein. Im Bereich des Eigenbetriebs
EAD kommt das Verfahren SAP zum Einsatz.
1.5 Aufbewahrungsfristen
(1) Allgemeine Richtlinien für die Aufbewahrung von Akten und sonstigem Schriftgut der
Stadtverwaltung sind der Allgemeinen Geschäftsanweisung der Stadt Darmstadt (AGA)
zu entnehmen. Nähere Angaben enthält die Rundverfügung 23/2019.
(2) Die Aufbewahrung von Unterlagen im Rahmen der Aufstellung und Ausführung des
Haushaltsplans richtet sich nach § 37 GemHVO. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich
aus § 37 Abs. 2 GemHVO.
(3) Der Inhalt von Büchern und Belegen kann mit Zustimmung des Oberbürgermeisters /
der Oberbürgermeisterin vor Ablauf der in § 37 Abs. 2 GemHVO genannten Frist auf
Bild- oder Datenträger übernommen werden, wenn sichergestellt ist, dass die Daten in-
nerhalb der Frist jederzeit in ausgedruckter Form lesbar gemacht werden können (§ 37
Abs. 3 GemHVO).
12
2 A u f s t e l l u n g d e s H a u s h a l t s p l a n e s
2.1 Allgemeines
2.1.1 Begriff
Der Haushaltsplan ist wesentlicher Bestandteil der Haushaltssatzung. Mit dem Haus-
haltsplan werden die Grundlagen für die Haushaltswirtschaft eines Haushaltsjahres
festgelegt. Er ist für die Haushaltsführung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschrif-
ten verbindlich.
2.1.2 Aufbau und Gliederung des Haushaltsplanes
(1) Der Haushaltsplan enthält alle im Haushaltsjahr für die Erfüllung der Aufgaben
der Stadt voraussichtlich anfallenden Erträge und eingehenden Einzahlungen, vo-
raussichtlich entstehenden Aufwendungen und zu leistenden Auszahlungen und
voraussichtlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen (Grundsatz der Voll-
ständigkeit, § 95 Abs. 2 HGO). Der Haushaltsplan besteht nach § 95 Abs. 3 HGO
i.V.m. § 1 Abs. 1 GemHVO aus:
a) dem Gesamthaushalt, bestehend aus dem Ergebnishaushalt und dem Finanz-
haushalt
b) den Teilhaushalten bestehend aus dem jeweiligen Teilergebnis- und Teilfi-
nanzhaushalt und
c) dem Stellenplan
sowie seinen Anlagen nach § 1 Abs. 5 GemHVO.
(2) Der Haushaltsplan wird nach § 4 Abs. 2 GemHVO in Produktbereiche in Anleh-
nung an Muster 11 zu § 60 GemHVO gegliedert:
Produktbereich 1 – Innere Verwaltung
Produktbereich 2 – Sicherheit und Ordnung
Produktbereich 3 – Schulträgeraufgaben
Produktbereich 4 – Kultur und Wissenschaft
Produktbereich 5 – Soziale Leistungen
Produktbereich 6 – Kinder- /Jugend- und Familienhilfe
Produktbereich 7 – Gesundheitsdienste
Produktbereich 8 – Sportförderung
Produktbereich 9 – Räumliche Planung und Entwicklung, Geoinformation
Produktbereich 10 – Bauen und Wohnen
Produktbereich 11 – Ver- und Entsorgung
Produktbereich 12 – Verkehrsflächen und -anlagen ÖPNV
Produktbereich 13 – Natur- und Landschaftspflege
Produktbereich 14 – Umweltschutz
Produktbereich 15 – Wirtschaft und Tourismus
Produktbereich 16 – Allgemeine Finanzwirtschaft
13
2.2 Ergebnis-, Finanz-, und Teilhaushalt
2.2.1 Ergebnishaushalt
2.2.1.1 Inhalt des Ergebnishaushalts
Der Inhalt des Ergebnishaushalts ist in § 2 GemHVO geregelt. Nach Nr.1 Hinweise zu
§ 2 GemHVO ist der Ergebnishaushalt das leitende Element des Neuen Kommunalen
Rechnungs- und Steuerungssystems (NKRS). Im Ergebnishaushalt erfolgt die Gegen-
überstellung des Ressourcenverbrauchs mit dem Ressourcenzuwachs (Ressourcenauf-
kommen). Dabei werden Erträge und Aufwendungen der Stadt nachgewiesen.
2.2.1.2 Erträge und Aufwendungen
Ertrag ist nach § 58 Nr. 15 GemHVO der zahlungswirksame und nichtzahlungswirk-
same Wertzuwachs (Ressourcenaufkommen) eines Haushaltsjahres.
Aufwendungen sind nach § 58 Nr. 5 GemHVO der wertmäßige (zahlungs- und nicht-
zahlungswirksame) Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen (Ressourcenver-
brauch) eines Haushaltsjahres.
2.2.1.3 Periodengerechte Zuordnung
Nach Maßgabe des § 10 Abs. 2 GemHVO sind Erträge und Aufwendungen periodenge-
recht zuzuordnen (Prinzip der Periodenabgrenzung). Sie werden der Haushaltsperiode
zugeordnet, der sie wirtschaftlich zugehörig sind, unabhängig davon, wann eine gege-
benenfalls mit ihnen verbundene Zahlung erfolgt.
2.2.1.4 Struktur des Ergebnishaushalts
Die Struktur des Ergebnishaushalts bestimmt sich nach § 2 Abs. 1 und 2 GemHVO.
Ordentliches und außerordentliches Ergebnis werden getrennt ermittelt. Jeder Teiler-
gebnishaushalt enthält die auf ihn entfallenden Aufwendungen und Erträge nach § 2
Abs. 1 GemHVO sowie Kosten und Erlöse aus internen Leistungsverrechnungen. Für
jeden Teilergebnishaushalt ist ein Teilabschluss nach § 2 Abs. 2 GemHVO ergänzt um
das Ergebnis der internen Leistungsbeziehungen zu bilden (§ 4 Abs. 3 GemHVO i. V.
m. Muster 9 zu § 60 GemHVO).
2.2.2 Finanzhaushalt
2.2.2.1 Inhalt des Finanzhaushalts
Der Inhalt des Finanzhaushalts ist in § 3 GemHVO geregelt. Im Finanzhaushalt werden
die tatsächlichen Einzahlungen und Auszahlungen (geplanter Zahlungsmittelfluss) der
Stadt abgebildet. Der Finanzhaushalt stellt die geplante Entwicklung des Zahlungsmit-
telstandes (Liquiditätslage) der Stadt und ihre Veränderung zwischen Beginn und En-
de des Haushaltsjahres dar.
2.2.2.2 Einzahlungen und Auszahlungen
Einzahlungen sind nach § 58 Nr. 13 GemHVO Barzahlungen und bargeldlose Zahlun-
gen, die die flüssigen Mittel erhöhen.
Auszahlungen sind nach § 58 Nr. 8 GemHVO Barzahlungen und bargeldlose Zahlun-
gen, die die flüssigen Mittel vermindern.
14
2.2.2.3 Kassenwirksamkeitsprinzip
Der Finanzhaushalt ist eine reine Geldflussrechnung nach dem Kassenwirksamkeits-
prinzip. Bei Einzahlungen und Auszahlungen wird auf die tatsächliche liquiditätswirk-
same Bewirkung der Zahlung abgestellt. Sie sind daher nur in Höhe der im Haushalts-
jahr voraussichtlich eingehenden oder zu leistenden Beträge zu veranschlagen.
2.2.2.4 Struktur des Finanzhaushalts
Die Struktur des Finanzhaushalts bestimmt sich nach § 3 Abs. 1 GemHVO. Es wird un-
terschieden in den Zahlungsmittelfluss aus laufender Verwaltungstätigkeit, aus Investi-
tionstätigkeit und aus Finanzierungstätigkeit. In der Finanzrechnung sind die im
Haushaltsjahr eingegangenen haushaltswirksamen Einzahlungen und geleisteten
haushaltswirksamen Auszahlungen sowie die haushaltsunwirksamen Ein- und Auszah-
lungen gem. § 47 GemHVO auszuweisen. Jeder Teilfinanzhaushalt enthält die auf ihn
entfallenden Einzahlungen nach § 3 Abs. 1 Nr. 20 bis 22 GemHVO und Auszahlungen
nach § 3 Abs. 1 Nr. 24 bis 27 GemHVO aus der Investitionstätigkeit.
Die Einzahlungen und Auszahlungen nach § 3 Abs. 1 Nr. 31 und 32 GemHVO aus Fi-
nanzierungstätigkeit werden zentral veranschlagt.
2.2.3 Teilhaushalte, Budgets
2.2.3.1 Teilhaushalte
(1) In den Teilhaushalten sind die Produktbereiche, die Produktgruppen und die Pro-
dukte darzustellen (§ 4 Abs. 1 GemHVO).
(2) Produkt ist das Ergebnis von Leistungsprozessen, Produktgruppe ist die sachliche
Zusammenfassung mehrerer Produkte, Produktbereich ist die sachliche Zusam-
menfassung mehrerer Produktgruppen (§ 58 Nr. 26 – 28 GemHVO). Jedes Pro-
dukt erhält eine aussagekräftige Bezeichnung und zur informationstechnischen
Verarbeitung eine Ziffer.
(3) Die produktorientierte Darstellung der haushaltswirtschaftlichen Vorgänge erfor-
dert eine Darlegung, welche Ziele die Gemeinde mit den Produkten und Dienst-
leistungen erreichen will. Um eine Kontrolle der Zielerreichung zu ermöglichen,
sind Produktziele zu definieren und bei den einzelnen Produkten in den Teilhaus-
halten anzugeben. Die Kontrolle der Zielerreichung wird durch zu definierende
Kennzahlen erleichtert, die Auskunft darüber geben, ob und in welchem Maße die
gesteckten Ziele erreicht worden sind (vgl. auch Nr. 5 bis 7 der Hinweise zu § 10
GemHVO).
(4) Für jedes Produkt ist zu benennen, welche Amts- oder Verwaltungsstelle in der
Verwaltung für die Erreichung der Leistungs- und Finanzziele verantwortlich ist.
Die wesentlichen Merkmale des Produkts sind allgemeinverständlich und ergeb-
nisorientiert darzustellen. Dabei soll nicht nur eine Auflistung der einzelnen Tätig-
keiten erfolgen.
(5) Die Darstellungen eines Teilfinanzhaushalts richten sich gemäß § 60 Nr. 11
GemHVO nach dem Muster 10 zu § 4 Abs. 4 GemHVO.
15
2.2.3.2 Budget
Budget ist gem. § 58 Nr. 10 GemHVO ein vorgegebener Finanzrahmen, der einer Or-
ganisationseinheit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Bewirtschaftung im
Rahmen eines vorgegebenen Leistungsumfangs zugewiesen ist.
Bei sachlicher Notwendigkeit können weitere Untergliederungen / Einschränkungen er-
folgen.
Die Budgets der Wissenschaftsstadt Darmstadt sind organisationsbezogen eingerich-
tet. Für jede Kostenstelle wird ein Aufwandsbudget festgelegt. Sachlich zusammen-
hängende Budgets werden in einer Budgetebene zusammengefasst. Die einem Budget
zugeordneten Aufwandskonten sind gegenseitig deckungsfähig; ebenso sind die einer
Budgetebene zugeordneten Aufwandsbudgets gegenseitig deckungsfähig. Die Bewirt-
schaftung der Investitionen erfolgt investitionsgenau.
2.2.3.3 Berichtspflicht
Im Rahmen der Berichtspflicht nach § 28 GemHVO wird die Stadtverordnetenver-
sammlung dreimal jährlich durch den Finanzstatusbericht, erstmals nach dem zweiten
Quartal, über den Stand des Haushaltsvollzugs unterrichtet.
2.3 Haushalts- und Planungsgrundsätze
2.3.1 Haushaltsausgleich
(1) Der Haushalt soll in jedem Haushaltsjahr ausgeglichen sein (§ 92 HGO). Zur Errei-
chung des Ziels eines ausgeglichenen Haushalts sind alle notwendigen Maßnah-
men auf der Ertrags- und Aufwandsseite zu treffen.
(2) Ist ein Ausgleich nicht möglich oder sind Fehlbeträge aus Vorjahren auszugleichen
oder werden Fehlbeträge in künftigen Haushaltsjahren erwartet, ist ein Haushalts-
sicherungskonzept (HSK) aufzustellen (§ 92a Abs. 5 HGO). Das HSK ist Anlage
zum Haushaltsplan (§ 1 Abs. 5 Nr. 3 GemHVO).
2.3.2 Prinzip der Periodenabgrenzung (§ 10 Abs. 2 GemHVO)
(1) Nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung werden Erträge und Aufwendungen
dem Haushaltsjahr zugeordnet, dem sie wirtschaftlich zuzurechnen sind. Maßgeb-
lich für die Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen zu einem Haushaltsjahr
ist daher der Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht der Zeitpunkt des tatsäch-
lichen Zahlungsvorganges.
(2) Ausnahmen vom Grundsatz der Periodenabgrenzung sind nur in den Fällen der
Rückzahlung von Abgaben (Steuern und Gebühren), abgabenähnlichen Erträgen
und allgemeinen Zuweisungen (§ 16 Abs.1 GemHVO) zulässig.
2.3.3 Bruttoprinzip (§ 10 Abs. 1 GemHVO)
(1) Die Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sind in voller Höhe
und getrennt voneinander zu veranschlagen. Ertrags- und Aufwandspositionen so-
wie Einzahlungs- und Auszahlungspositionen dürfen nicht zunächst saldiert und
erst anschließend das Ergebnis der Saldierung in einer Summe ausgewiesen wer-
16
den. Dies gilt auch für Tauschvorgänge aller Art, Sachspenden sowie für Eigenleis-
tungen (Einsatz des eigenen Personals bei Bau- und sonstigen Maßnahmen).
(2) Nicht zu veranschlagen sind:
- durchlaufende Zahlungsmittel, d.h. Beträge, die z.B. von ei-
ner anderen Gebietskörperschaft nur über die Finanzverwal-
tung / Stadtkasse an einen Dritten weitergeleitet werden (§
15 Abs. 1 GemHVO),
- fremde Zahlungsmittel, d.h. Gelder, die die Stadt- z.B. im
Rahmen von Auftragsangelegenheiten – im Namen und für
Rechnung eines anderen Aufgabenträgers einzieht oder ver-
waltet (§ 15 Abs. 2 GemHVO).
2.3.4 Genauigkeit und Haushaltswahrheit (§ 10 Abs. 2 S.2 GemHVO)
(1) Alle Einzelansätze sind sorgfältig zu ermitteln und in zutreffender Höhe zu veran-
schlagen. Soweit sie nicht errechenbar sind, müssen sie geschätzt werden. Zur
Ermittlung der Planansätze sind die Rechnungsergebnisse des abgelaufenen
Haushaltsjahres und die vorliegenden Teilergebnisse des laufenden Haushaltsjah-
res vergleichend heranzuziehen. Die Schaffung stiller Reserven durch Unterschät-
zung der Erträge bzw. Einzahlungen oder Überschätzung der Aufwendungen bzw.
Auszahlungen ist unzulässig.
(2) Soweit es rechtlich möglich und geboten ist, sind sämtliche Möglichkeiten zur Re-
alisierung von Erträgen wahrzunehmen. Dies gilt insbesondere im Bereich der Ge-
bühren und Entgelte für Leistungen.
2.3.5 Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 92 Abs. 2 HGO)
(1) Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten. Auf-
wendungen und Auszahlungen sind möglichst niedrig zu halten, ohne die Aufga-
benerfüllung zu vernachlässigen. Die Ansätze für Aufwendungen und Auszahlun-
gen sind so zu bemessen, dass über- und außerplanmäßige Aufwendungen und
Auszahlungen nach Möglichkeit vermieden werden.
(2) Bevor Investitionen von erheblicher finanzieller Bedeutung beschlossen werden,
soll unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Wirt-
schaftlichkeitsvergleich, mindestens durch einen Vergleich der Anschaffungs- und
Herstellungskosten und der Folgekosten, die für die Stadt wirtschaftlichste Lö-
sung ermittelt werden (§ 12 Abs. 1 GemHVO).
2.3.6 Gesamtdeckung und Zweckbindung (§§ 18 und 19 GemHVO)
(1) Erträge des Ergebnishaushaltes dienen insgesamt zur Deckung der Aufwendungen
des Ergebnishaushaltes, Einzahlungen des Finanzhaushaltes dienen insgesamt
zur Deckung der Auszahlungen des Finanzhaushaltes, soweit nichts anderes be-
stimmt ist (§ 18 GemHVO).
17
(2) Erträge, die zu Einzahlungen führen, sind auf die Verwendung für bestimmte Auf-
wendungen zu beschränken, wenn die Beschränkung sich aus der Herkunft oder
Natur der Erträge ergibt oder wenn ein sachlicher Zusammenhang dies erfordert
und durch die Zweckbindung die Bewirtschaftung der Mittel erleichtert wird
(§ 19 GemHVO). Zweckgebundene Mehrerträge dürfen für entsprechende Mehr-
aufwendungen verwendet werden. Für die Inanspruchnahme ist ein Freigabean-
trag (entsprechend Ziffer 3.5.2) zu stellen, Ausnahmen ergeben sich aus den be-
schlossenen Haushaltsvermerken.
(3) Im Haushaltsplan kann bestimmt werden, dass bestimmte zahlungswirksame
Mehrerträge bestimmte Ansätze für Aufwendungen erhöhen oder bestimmte Min-
dererträge bestimmte Ansätze für Aufwendungen vermindern.
(4) Mehraufwendungen nach Abs. 2 und 3 gelten nicht als überplanmäßige Aufwen-
dungen.
(5) Abs. 2 bis 4 gelten für Einzahlungen und Auszahlungen im Finanzhaushalt ent-
sprechend.
2.3.7 Deckungsfähigkeit (§ 20 GemHVO)
(1) Die Ansätze der in einem Budget veranschlagten zahlungswirksamen Aufwendun-
gen sind gegenseitig deckungsfähig, wenn im Haushaltsplan nichts anderes be-
stimmt ist.
(2) Die Ansätze für Aufwendungen, die nicht nach Abs. 1 deckungsfähig sind, können
für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn zwischen ihnen
nach ihrer Zweckbestimmung ein sachlicher Zusammenhang besteht.
(3) Abs. 1 und 2 gelten für die veranschlagten Auszahlungen und Verpflichtungser-
mächtigungen für Investitionen entsprechend. Ansätze für Auszahlungen für Bau-
investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen werden grundsätzlich nicht
einem Budget zugeordnet. Über die Einrichtung von Deckungsvermerken nach
Abs. 2 entscheidet die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer im Einzelfall.
(4) Zahlungsunwirksame Aufwendungen, insbesondere Ansätze für Abschreibungen
und Rückstellungen, sind von der Deckungsfähigkeit nach Abs. 1 und 2 ausge-
nommen.
(5) Zahlungswirksame Aufwendungen eines Budgets können zu Gunsten von Investiti-
onsauszahlungen des Budgets für einseitig deckungsfähig erklärt werden.
(6) Die Mittel für Fraktionen (§ 36a Abs. 4 HGO) sowie die Verfügungsmittel der De-
zernentinnen und Dezernenten (§ 13 GemHVO) sind nicht deckungsfähig.
2.3.8 Übertragbarkeit (§ 21 GemHVO) in das Folgejahr
(1) Im Ergebnishaushalt können die Ansätze für Aufwendungen eines Budgets ganz
oder teilweise für übertragbar erklärt werden. Sie bleiben längstens bis zum Ende
des zweiten auf die Veranschlagung folgenden Jahres verfügbar. Die Entscheidung
18
über die Übertragbarkeit erfolgt im Einzelfall auf Antrag der Amts- oder Verwal-
tungsstelle durch die Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer. Sie ist auf Einzelpro-
jekte zu beschränken. Fortlaufende Ansätze werden für nicht übertragbar erklärt.
(2) Im Finanzhaushalt bleiben die Ansätze für Auszahlungen und für Investitionen und
Investitionsförderungsmaßnahmen bis zur Fälligkeit der letzten Zahlung für ihren
Zweck verfügbar, bei Baumaßnahmen und Beschaffungen jedoch längstens zwei
Jahre nach Schluss des Haushaltsjahres, in dem der Gegenstand oder der Bau in
seinen wesentlichen Bestandteilen in Benutzung genommen wird. Werden diese
Maßnahmen im Haushaltsjahr nicht begonnen, bleiben die Ansätze für Auszah-
lungen bis zum Ende des zweiten dem Haushaltsjahr folgenden Jahres verfügbar.
(3) Abs. 1 und 2 gelten entsprechend für überplanmäßige und außerplanmäßige Auf-
wendungen, wenn sie bis zum Ende des Haushaltsjahres in Anspruch genommen,
jedoch noch nicht geleistet worden sind.
(4) Verpflichtungsermächtigungen sind von der Übertragbarkeit ausgenommen; sie
gelten längstens bis zum Ende des Haushaltsjahres und, wenn die Haushaltssat-
zung für das folgende Haushaltsjahr nicht rechtzeitig öffentlich bekannt gemacht
wird, bis zur Bekanntmachung dieser Haushaltssatzung (§ 102 Abs. 3 HGO).
(5) Abs.1 gilt für die Ansätze für Fraktionsmittel nach § 36a Abs. 4 der HGO entspre-
chend. Scheidet eine Fraktion aus der Gemeindevertretung aus, verbleiben die
nicht verwendeten und die übertragenen Mittel im Haushalt; sie gelten als erspart.
Verfügungsmittel sind nicht übertragbar.
2.3.9 Zuordnung der Erträge und Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen
(1) Für die Zuordnung der Erträge und Aufwendungen bzw. Einzahlungen und Auszah-
lungen zu den Teilhaushalten und Produkten ist ausschließlich die sachliche Zu-
gehörigkeit maßgebend. Ist die Zuordnung zu zwei oder mehreren Produkten
möglich, erfolgt die Aufteilung durch Aufschlüsselung.
(2) Die einzelnen Ansätze im Haushaltsplan für die Erträge, Aufwendungen, Einzah-
lungen, Auszahlungen und Verpflichtungsermächtigungen dürfen grundsätzlich
nur für den angegebenen Zweck in Anspruch genommen werden und nur bis zur
Höhe des jeweils angegebenen Betrages. Erträge und Einzahlungen sind einzeln
nach ihrem Entstehungsgrund, Aufwendungen/Auszahlungen nach ihrem Verwen-
dungszweck zu veranschlagen. Dieser Grundsatz gilt nicht für Verfügungsmittel
(Ziffer 2.9.6).
(3) Für denselben Zweck sollen Aufwendungen und Auszahlungen nicht an verschie-
denen Stellen im Haushaltsplan veranschlagt werden. Wird ausnahmsweise an-
ders verfahren, ist auf die Ansätze gegenseitig zu verweisen (§ 10 Abs. 4 GemH-
VO).
19
2.4 Aufstellungsverfahren
2.4.1 Buchungsstellen
Jeder Haushaltsansatz wird im Haushaltsplan einer Buchungsstelle zugeordnet.
Die Buchungsstelle wird durch die Kombination der nach der Verwaltungsorgani-
sation festgelegten Kostenstelle und dem Kostenträger mit dem nach dem Konten-
rahmen für die Buchung festgelegten Sachkonto und gegebenenfalls einer Investi-
tionsnummer gebildet.
a) Kostenstellen (000-000-0000):
Kostenstellen geben an, wo verwaltungsorganisatorisch die Kosten entstehen. Sie
werden organisatorisch nach abgegrenzten Leistungs- bzw. Verantwortungsberei-
chen gebildet (z.B. Fachbereiche, Abteilungen, Sachgebiete) oder funktional, wenn
ein gesonderter Ausweis im Haushaltsplan sinnvoll erscheint.
Die Einrichtung der Kostenstellennummer erfolgt nach folgenden Kriterien:
Die ersten drei Nummern enthalten die nach dem Dezernatsverteilungsplan und der
Organisationsstruktur der Wissenschaftsstadt Darmstadt für den betreffenden Ver-
waltungsbereich vergebene Kennziffer für das Amt oder die Verwaltungsstelle.
Der mittlere Nummernblock trifft eine Aussage zur Abteilung. Für die Kostenstellen
der Amtsleitungen hat der mittlere Nummernblock die Ziffernfolge 000.
Die letzte 4-stellige Nummernfolge lässt beispielsweise Aussagen über ein Sachge-
biet zu.
b) Kostenträger (0000-00):
Kostenträger geben Antwort auf die Frage, wofür die Kosten anfallen. Bei den Kos-
tenträgern handelt es sich somit um Leistungen oder Teilleistungen, die wiederum
auf der Produktebene zusammengefasst werden.
Die Einrichtung der Kostenträgernummer erfolgt im vierstelligen Nummernblock
anhand des Finanzstatistischen Produktrahmens des Statistischen Bundesamtes.
c) Sachkonten (0000000):
Die Sachkonten entsprechen dem gesetzlich vorgegebenen Kontenrahmen (KVKR,
Muster 12 zu § 33 Abs. 4 i.V.m. § 60 GemHVO) mit den für die Wissenschaftsstadt
Darmstadt vorgenommenen Ergänzungen.
Die namentliche Bezeichnung für das einzelne Sachkonto ist für alle Kostenstellen
gleich. Müssen aus zwingenden Gründen abweichende Bezeichnungen ausgewiesen
werden, sind hierfür gesonderte Sachkonten zu bilden.
d) Investitionsnummern (JJ000-0000):
Die Investitionsnummern beginnen mit dem Jahr ihrer erstmaligen Verwendung, es
folgt die nach dem Dezernatsverteilungsplan und der Organisationsstruktur der
Wissenschaftsstadt Darmstadt für den betreffenden Verwaltungsbereich vergebene
Kennziffer für das Amt oder die Verwaltungsstelle. Die hintere 4-stellige Nummern-
folge unterscheidet die Art der Investitions- (-förderungs-)-maßnahme.
Die erste Ziffer dieser 4-stelligen Nummernfolge folgt nachstehender Systematik:
20
0 Erwerb von Anlagevermögen
1 geringwertige Wirtschaftsgüter
2 Lizenzen, DV-Software (immaterielle Vermögensgegenstände)
3 erhaltende Investitionszuweisungen/-zuschüsse (Sonderposten)
4 sonstige Baumaßnahmen
5 Hochbaumaßnahmen
6 Tiefbaumaßnahmen
Die zweite Stelle der 4-stelligen Nummernfolge steht hier für:
1 Innenstadt
2 Innenstadt
3 Arheilgen
4 Kranichstein
5 Eberstadt
6 Wixhausen
7 Erwerb Fuhrpark
8 geleistete Investitionszuweisungen/-zuschüsse
9 frei
Die nicht nach den oben aufgeführten Kriterien festgelegten Ziffern der 4-stelligen
Nummernfolge lassen beispielsweise Aussagen über ein Sachgebiet zu oder die Art
der Investition innerhalb der Kostenstellenstruktur.
2.4.2 Änderungen oder Neuanlagen bei Kostenstellen und Kostenträgern
(1) Die Neuanlage oder Änderung von Kostenstellen und Kostenträgern erfolgt durch die
Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR unter Beteiligung des jeweiligen De-
zernatscontrollings.
(2) Einzelheiten regelt die Richtlinie zur Kostenverrechnung der Wissenschaftsstadt Darm-
stadt.
2.4.3 Mittelanmeldungen der Dezernate, Ämter und Verwaltungsstellen zum Haus-
haltsplan
(1) Die Eckdaten zur Aufstellung des Haushaltsplanes für das Folgejahr sowie für die Auf-
stellung der Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe werden durch die Stadtkämmerin / den
Stadtkämmerer festgelegt und durch Rundverfügung der Finanzverwaltung / Abteilung
Haushalt und KLR bekannt gegeben. Die Fachämter und Verwaltungsstellen sowie ihre
jeweiligen Dezernatscontroller/innen erhalten die Vordrucke für die Mittelanmeldungen
von der Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR.
(2) Die Ämter und Verwaltungsstellen haben ihre Mittelanmeldungen mit Erläuterungen
dem zuständigen Dezernat und Dezernatscontrolling vorzulegen und ggf. abzustimmen.
Von dort erfolgt die Weiterleitung an die Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und
KLR. Der Abgabezeitpunkt wird von den Dezernaten vorgegeben und orientiert sich da-
bei an den durch die Stadtkämmerin/ den Stadtkämmerer festgelegten Fristen und
Terminen. Das Dezernatscontrolling und die Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt
und KLR prüfen die Mittelanmeldungen und nehmen in Abstimmung untereinander so-
wie mit den Fachämtern gegebenenfalls Änderungen vor. Die Prüfung der Controller /-
21
innen bezieht sich in diesem Zusammenhang insbesondere auf die KLR-Struktur und
die auffälligen Abweichungen.
(3) Mehraufwand bzw. Mehrauszahlungen, für die es an einer ausreichenden Begründung
fehlt, werden nicht berücksichtigt.
(4) Bei der Aufstellung des Produktbuches koordinieren die Controller/-innen für die ihnen
zugeordneten Fachämter, Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe die Lieferung der Pro-
duktdaten.
2.4.4 Erläuterungen zu den Mittelanmeldungen zum Haushaltsplan
(1) Die Anmeldungen zum Haushaltsplan sind in nachstehendem Umfang von den Amts-
und Verwaltungsstellen zu erläutern und auch zu begründen:
a) für den Ergebnishaushalt:
- Ansätze von Erträgen und Aufwendungen, die erheblich sind oder die gegen-
über dem Vorjahr und/oder der letzten Jahresrechnung um mehr als die je-
weiligen Preissteigerungsraten abweichen,
- die jeweils vorgesehene Mittelverwendung, soweit dies nicht aus der Bu-
chungsstellenbezeichnung eindeutig zu erkennen ist,
- die Notwendigkeit von speziellen Deckungsvermerken,
- Ansätze für Aufwendungen des Ergebnishaushaltes, bei denen über das Haus-
haltsjahr hinaus Zahlungsverpflichtungen bestehen,
- erstmals vorgesehene Erträge und Aufwendungen,
- Ansätze, die sich aus mehreren Einzelpositionen zusammensetzen sind mit
den Einzelbeträgen in den Mittelanmeldungen zu erfassen,
- Aufwendungen zur Erfüllung von Verträgen, die die Stadt über ein Jahr hinaus
zu erheblichen Zahlungen verpflichten mit dem Gesamtbetrag, der Dauer der
Vertragslaufzeit sowie der Höhe der auf die künftigen Jahre entfallenden Ver-
pflichtungen mit Ausnahme von Energielieferungsverträgen,
- die von Beamten aus Nebentätigkeit abzuführenden Beträge,
- sonstige Haushaltsvermerke.
- Höhe der aktivierbaren Eigenleistung.
b) für den Finanzhaushalt:
- Ansätze von Auszahlungen für Investitions- und Investitionsförderungsmaß-
nahmen einschließlich der hierfür bisher vorliegenden Beschlüsse der Gremi-
en; erstrecken sich die Maßnahmen über mehrere Jahre, ist bei den Erläute-
rungen für jeden Haushaltsplan die bisherige Abwicklung darzustellen,
- Ansätze von Einzahlungen für Investitions- und Investitionsförderungsmaß-
nahmen,
- die Notwendigkeit und Höhe der Verpflichtungsermächtigungen,
- die Notwendigkeit von speziellen Deckungsvermerken.
(2) Unabhängig von den Vorgaben in Abs. 1 sind zur Nachvollziehbarkeit bei der Prüfung
der Mittelanmeldungen in die Erläuterungen alle gegenüber dem Vorjahr eingetretenen
wichtigen Änderungen und Neuerungen mit finanziellen Auswirkungen unter Hinweis
auf die einschlägigen Beschlüsse, Satzungen und ähnliches mehr aufzunehmen.
22
(3) Die in den Erläuterungen festgelegten Zweckbestimmungen sind im Ergebnishaushalt
bei der Position 15 „Aufwendungen für Zuweisungen und Zuschüsse sowie besondere
Finanzaufwendungen“ nach der Verabschiedung des Haushaltsplanes durch die Gremi-
en für die Ämter und Verwaltungsstellen verbindlich.
2.4.5 Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung
Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung wird entsprechend den Vorgaben des
§ 101 HGO i. V. m. § 9 GemHVO durch die Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und
KLR aufgestellt und mit der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer abgestimmt. Dabei
werden die Orientierungsdaten des Landes berücksichtigt. Außerdem können Prognosen
für Erträge und Aufwendungen bei den Fachämtern angefordert werden.
2.4.6 Mittelfristiges Investitionsprogramm (MIP)
(1) Das mittelfristige Investitionsprogramm (MIP) ist eine der Grundlagen für die mittelfris-
tige Ergebnis- und Finanzplanung.
(2) Das mittelfristige Investitionsprogramm bildet den Rahmen für die städtischen Investi-
tionen, die nach sorgfältiger Prüfung und Priorisierung im Hinblick auf Dringlichkeit
und Umsetzbarkeit von den Fachämtern angemeldet werden. Es wird jährlich parallel
zur Aufstellung des Haushaltsplanes fortgeschrieben und den städtischen Gremien zur
Beschlussfassung vorgelegt.
(3) Die Ämter und Verwaltungsstellen haben die für die Überarbeitung und Fortschreibung
des MIP erforderlichen Unterlagen (Neuaufnahmen, Fortsetzungsmaßnahmen sowie
Verschiebung von Jahresraten) der Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR und
dem zuständigen Dezernatscontrolling im Rahmen der Mittelanmeldung zuzuleiten.
2.5 Verpflichtungsermächtigungen
2.5.1 Begriff
(1) Verpflichtungsermächtigungen sind im Haushaltsplan vorgesehene Ermächtigungen
zum Eingehen von Verpflichtungen zur Leistung von Auszahlungen in künftigen Jahren
für Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen (§ 102 HGO). Sie ermächtigen
nicht zur Leistung von Auszahlungen selbst.
(2) Verpflichtungsermächtigungen sind maßnahmenbezogen bei den jeweiligen Investiti-
onsnummern zu veranschlagen (§ 11 GemHVO).
2.5.2 Veranschlagung
(1) Die Veranschlagung von Verpflichtungsermächtigungen ist nur zulässig, wenn für die
Maßnahme im Haushaltsjahr rechtliche Verpflichtungen eingegangen werden sollen,
Zahlungen daraus aber erst nach dem Ende des Haushaltsjahres fällig werden. Die Ver-
anschlagung einer Verpflichtungsermächtigung setzt nicht voraus, dass für die betref-
fende Maßnahme im laufenden Haushaltplan auch eine Auszahlung veranschlagt ist.
Dagegen müssen im Haushaltsplan des Jahres, in dem die Zahlungen geleistet werden,
die erforderlichen Ansätze für Auszahlungen veranschlagt sein.
23
(2) Verpflichtungsermächtigungen werden auf Antrag der mittelbewirtschaftenden Stelle
und nach Prüfung durch die Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR im Haus-
haltsplan eingestellt und mit dem MIP abgestimmt. In der Anmeldung zum Haushalts-
planentwurf ist anzugeben, wie sich die Belastungen voraussichtlich auf die künftigen
Jahre verteilen werden. Die Notwendigkeit und Höhe der Verpflichtungsermächtigungen
sind bei der Anmeldung zum Haushaltsplanentwurf durch die Fachverwaltung zu erläu-
tern.
(3) Die Fälligkeit der Verpflichtungsermächtigung darf in der Regel auf nicht mehr als drei
Jahre verteilt werden (§ 102 Abs. 2 HGO). In Ausnahmefällen sind Verpflichtungser-
mächtigungen bis zum Abschluss einer Maßnahme zulässig, wenn die Finanzierung der
sich daraus ergebenden Auszahlungen in den künftigen Haushalten gesichert erscheint.
2.5.3 Bauten und Instandsetzungen an Bauten (Investitionen)
(1) Bevor Investitionen von erheblicher Bedeutung (über 3 Millionen Euro) beschlossen
werden, ist unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Wirt-
schaftlichkeitsvergleich, mindestens einen Vergleich der Anschaffungs- und Herstel-
lungskosten und Folgekosten, die für die Gemeinde wirtschaftlichste Lösung zu ermit-
teln (§ 12 Abs. 1 GemHVO). Gleiches gilt für erhebliche Instandhaltungs-, Instandset-
zungsmaßnahmen und vergleichbare Maßnahmen (§ 12 Abs. 3 GemHVO).
(2) Auszahlungen und Verpflichtungsermächtigungen für Bauten und Instandsetzungen an
Bauten können erst mit dem Gremienbeschluss nach Abschluss der LPH 3 (Pläne, Kos-
tenberechnung, Erläuterungen, Bauzeitplan, Folgekostenberechnungen müssen abge-
schlossen vorliegen) veranschlagt werden (§ 12 Abs. 2 GemHVO i.V.m. Nr. 1 Hinweis zu
§ 12 GemHVO).
Ausgenommen hiervon sind vorangegangene Planungsmittel, um den Zeit- und Kosten-
aufwand zu bestimmen.
(3) Aus den Unterlagen müssen im Einzelnen ersichtlich sein:
- die Art der Ausführung
- die Kosten der Maßnahme
- die Kosten des Grunderwerbs
- die Kosten der Einrichtung
- die voraussichtlichen Jahresraten
- die Kostenbeteiligung Dritter
- ein Bauzeitenplan
(4) Eine sorgfältige Schätzung der nach Fertigstellung der Baumaßnahme bzw. Instandset-
zungsmaßnahme zu erwartenden jährlichen Haushaltsbelastungen (Folgekostenbe-
rechnung) ist mit dem Bauinvestitionscontrolling nach einem standardisierten Verfah-
ren zu ermitteln und beizufügen. Als Folgekosten sind beispielsweise anzusehen: lau-
fende Unterhaltungs- und Instandsetzungskosten, Betriebskosten einschließlich Kos-
tensteigerungsraten, Personalkosten, Schuldendienst. Bei Hochbaumaßnahmen ist die
Folgekostenberechnung unter Einschaltung des Eigenbetriebs IDA vorzunehmen.
(5) Die Etatisierung von Auszahlungen im Finanzhaushalt oder die Veranschlagung von
Verpflichtungsermächtigungen kann nur erfolgen, wenn erkennbar ist, dass die Maß-
24
nahme auch tatsächlich durchgeführt werden kann (§ 12 Abs. 2 Hinweise zur GemHVO)
und nicht wegen Verstoßes gegen verbindliche überörtliche Planungen oder wegen Un-
möglichkeit des Grunderwerbs oder Schwierigkeiten bei der Erschließung aussichtslos
ist oder auf einen späteren Zeitpunkt zurückgestellt werden muss. Eine rechtzeitige Ab-
stimmung mit anderen Behörden und Institutionen ist daher erforderlich.
(6) Sofern eine Förderung von Bau-, Einrichtungs- und sonstigen Investitionsmaßnahmen
aus EU-, Bundes- oder Landeszuweisungen erwartet wird bzw. bereits beantragt ist, soll
vor Veranschlagung von Auszahlungen im Finanzhaushalt sichergestellt sein, dass mit
der Erteilung eines Bewilligungsbescheides im Laufe des Haushaltsjahres zu rechnen
ist. Ansonsten sind die Auszahlungsansätze mit einem Sperrvermerk zu versehen. Auf
die Voraussetzungen nach den einschlägigen Bundes- und Landesrichtlinien ist zu ach-
ten.
(7) Die mit der Planung bzw. Durchführung einer baulichen Maßnahme beauftragten Ämter
und Verwaltungsstellen haben eine Entscheidung des Magistrats und der Stadtverord-
netenversammlung über die Pläne, Kostenberechnungen und Erläuterungen (Gesamt-
maßnahme, Grundsatzbeschluss) herbeizuführen. Die Stadtkämmerin / der Stadt-
kämmerer kann durch Rundverfügung festlegen, bis zu welchem Stichtag haushalts-
wirksame Magistratsvorlagen für neue Maßnahmen in den Geschäftsgang gegeben sein
müssen.
(8) Grundlage für die Planung von neuen Hochbaumaßnahmen ist ein Raumprogramm, das
von den zuständigen Amts- und Verwaltungsstellen den Körperschaften zur Genehmi-
gung vorgelegt wird. Bei größeren Modernisierungsmaßnahmen ist ebenfalls von den
zuständigen Amts- und Verwaltungsstellen ein Bedarfsprogramm festzulegen, das vom
Magistrat beschlossen wird. Auf der Grundlage dieser Programme werden vom Eigen-
betrieb IDA die erforderlichen Baupläne und Kostenberechnungen erstellt. Diese Raum-
und Bedarfsprogramme sind dem Revisionsamt zur Kenntnis zu geben.
(9) Von den Vorschriften nach Abs. 1 S. 2 und Abs. 2 bis 8 kann abgesehen werden, wenn
es sich um Vorhaben von geringer finanzieller Bedeutung (Gesamtvolumen bis 100.000
Euro) handelt. Vor Beginn der Maßnahme müssen mindestens eine Kostenberechnung
und ein Bauzeitenplan vorliegen.
(10) Für erbrachte Eigenleistungen zugunsten des einzelnen Vorhabens sind Bauleitungs-
kosten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, in der Regel auf der Basis der ein-
schlägigen Honorarordnungen, zu ermitteln.
(11) Die Vorgaben der Absätze 1 bis 10 gelten für die Veranschlagung von Bauinvestitionen
in den Vermögensplänen der Eigenbetriebe entsprechend.
2.6 Stellenplan / Stellenübersichten
(1) Der Stellenplan ist nach Muster 13 zu § 60 GemHVO i.V.m. § 5 GemHVO aufzustellen.
Die Aufstellung des Stellenplans für die Kernverwaltung obliegt dem Amt für Interne
Dienste / Organisationsabteilung. Es stellt den Stellenplan für das Folgejahr einschließ-
lich aller für die Beratungen notwendigen ergänzenden Unterlagen so rechtzeitig auf,
dass diese zu den Haushaltsberatungen des Magistrats vorliegen. Dies gilt auch für die
25
weitere Beratung des Stellenplanes in der Stadtverordnetenversammlung und ihren
Ausschüssen.
(2) Die Stellenübersichten der Eigenbetriebe werden von den jeweiligen Betriebsleitungen
in eigener Verantwortung erstellt und den Unterlagen zur Beratung der Wirtschaftsplä-
ne für das Folgejahr beigefügt. Die Stellenübersichten sind vorab mit dem Amt für In-
terne Dienste - Organisationsabteilung- abzustimmen.
(3) Für die Aufstellung der Stellenübersichten der Eigenbetriebe gelten die gleichen
Grundsätze und Vorgaben wie für den Stellenplan des Kernhaushalts. In Zweifelsfragen
führt das Amt für Interne Dienste eine Entscheidung der zuständigen Dezernentin bzw.
des zuständigen Dezernenten für Personal und Organisation herbei.
2.7 Personalaufwendungen
(1) Das Amt für Interne Dienste / Personalabteilung ermittelt die Personalaufwendungen
für den Kernhaushalt für das Planjahr auf der Basis des gültigen Stellenplans, unter Be-
rücksichtigung bereits vorgesehener Stellenzugänge und Stellenabgänge des Folgejah-
res, der Besoldungsvorschriften, der Tarifverträge usw. auf der Grundlage der jeweils
gültigen Standards.
(2) Soweit für den Planungszeitraum Besoldungs- und / oder Tarifanpassungen zu erwar-
ten sind, legt die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer fest, ob und gegebenenfalls in
welchem Umfang Erhöhungen zu berücksichtigen sind.
(3) Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer legt fest, ob und gegebenenfalls in welcher
Höhe bei der Planung der Personalaufwendungen eine pauschale Einsparvorgabe zur
Haushaltskonsolidierung berücksichtigt werden muss. Die pauschale Einsparvorgabe ist
linear auf alle Planansätze und alle Kostenstellen mit ihren Kostenträgern zu verteilen.
Ausgenommen davon können das Leistungsentgelt sowie in Sonderfällen bestimmte
von Dritten erstattungsfähige Personalaufwendungen sein.
(4) Das Amt für Interne Dienste - Personalabteilung leitet die nach Abs. 1 bis 3 errechneten
Planansätze für die Personalaufwendungen – aufgegliedert nach Kostenstellen und
Sachkonten – bis zum Ende des 2. Quartals der Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt
und KLR zu.
(5) Für den Bereich der städtischen Eigenbetriebe gelten die Vorschriften der Absätze 1 bis
4 sinngemäß, soweit nicht einzelne Eigenbetriebe die Aufstellung ihres Wirtschaftspla-
nes vollkommen selbstständig vornehmen.
2.8 Abgrenzungsfragen Ergebnis- und Finanzhaushalt
2.8.1 Formale Abgrenzung
Die Abgrenzung zwischen Ergebnis- und Finanzhaushalt ergibt sich aus § 2 und
§ 3 GemHVO und dem Kommunalen Verwaltungskontenrahmen (KVKR, Muster 12 zu § 60
GemHVO).
26
2.8.2 Sachliche Abgrenzung
2.8.2.1 Herstellungskosten
(1) Herstellungskosten sind im Finanzhaushalt zu veranschlagen.
(2) Herstellungskosten sind die Ausgaben, die durch den Verbrauch von Gütern und die In-
anspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstandes, seine
Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentli-
che Verbesserung entstehen (§ 41 Abs.3 GemHVO). Zu den Herstellungskosten zählen
die Materialkosten, die Fertigungskosten, die aktivierten Eigenleistungen und die Son-
derkosten der Fertigung einschließlich aller im Zuge der Maßnahme anfallenden Ne-
benkosten wie Planung, Transport, Bauleitung u. ä. m.
(3) Bei genutzten Gebäuden sind als wesentliche Verbesserung nur solche Einzelmaßnah-
men anzusehen, die 4.000 Euro übersteigen (siehe Hinweis Nr. 7 zu § 41 GemHVO).
2.8.2.2 Erhaltungsaufwand
(1) Erhaltungsaufwand ist im Ergebnishaushalt zu veranschlagen.
(2) Erhaltungsaufwand sind alle Aufwendungen, die nicht den Herstellungskosten zuzuord-
nen sind. Grundsätzlich dienen Erhaltungsaufwendungen dazu, eine Sache im ord-
nungsgemäßen Zustand zu erhalten – unabhängig von ihrer Größenordnung – und wer-
den durch die gewöhnliche Nutzung der Sache veranlasst.
(3) Erhaltungsaufwand liegt auch vor, wenn aufgrund unterlassener Unterhaltungsmaß-
nahmen größere Sanierungsmaßnahmen notwendig werden, die ausschließlich dazu
dienen, den Vermögensgegenstand bestimmungsgemäß nutzen zu können. Hierzu zäh-
len auch Maßnahmen, die den Vermögensgegenstand dem aktuellen Stand der Technik
anpassen.
(4) Bei der Abgrenzung zwischen Herstellungskosten und Erhaltungsaufwand sind die Hin-
weise zu § 41 GemHVO zu beachten.
2.8.2.3 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
(1) Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines abnutzbaren beweglichen Vermögens-
gegenstandes, der einer selbständigen Nutzung fähig ist, können im Haushaltsjahr der
Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe als Aufwand in der Ergebnisrechnung be-
handelt werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um einen
darin enthaltenen Vorsteuerbetrag, für den einzelnen Vermögensgegenstand 800 Euro
nicht übersteigen (§ 41 Abs. 5 GemHVO).
(2) In der Regel werden für GWG im Haushaltsjahr der Anschaffung oder Herstellung ein
Sammelposten gebildet, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert
um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag, für den einzelnen Vermögensgegenstand
250 Euro, aber nicht 1.000 Euro netto übersteigen. Der Sammelposten ist im Haus-
haltsjahr seiner Bildung und den folgenden vier Haushaltsjahren mit jeweils einem
Fünftel ergebniswirksam aufzulösen. Scheidet ein solcher Vermögensgegenstand aus
dem Anlagevermögen aus, wird der Sammelposten nicht vermindert.
27
(3) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Wahlrechte sind für alle in einem Haushaltsjahr
angeschafften oder hergestellten Vermögensgegenstände einheitlich anzuwenden. Im
Übrigen wird auf Hinweis Nr. 6 zu § 41 GemHVO verwiesen. Die Ausführung obliegt der
Kämmerei - Anlagenbuchhaltung.
(4) Werden die in Absätzen 1 und 2 genannten Wahlrechte nicht ausgeübt, sind selbstän-
dig bewertungs- und nutzungsfähige bewegliche Vermögensgegenstände wie sonstige
Vermögensgegenstände oberhalb der Geringwertigkeitsgrenzen zeitanteilig zu aktivie-
ren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben und im Finanz-
haushalt zu veranschlagen.
2.8.2.4 Leasing
(1) Für die Zuordnung von Vermögensgegenständen im Rahmen von Leasingverhältnissen
ist das wirtschaftliche Eigentum maßgebend.
(2) Sofern das wirtschaftliche Eigentum beim Leasinggeber bleibt, sind die Leasingaufwen-
dungen in der Ergebnisrechnung zu veranschlagen. Bei Finanzierungsleasingverträgen
ist regelmäßig das wirtschaftliche Eigentum des Leasingnehmers gegeben, so dass der
geleaste Vermögensgegenstand im Finanzhaushalt zu erfassen ist.
2.9 Sonstige Regelungen
2.9.1 Mitgliedschaften
(1) Beitragspflichtige Mitgliedschaften sind durch die Ämter, Verwaltungsstellen und Ei-
genbetriebe dem Amt für Interne Dienste mitzuteilen. Das Amt für Interne Dienste stellt
jeweils im 1. Quartal jeden Jahres einen Gesamtnachweis der bestehenden städtischen
Mitgliedschaften zusammen und leitet diesen zeitnah den städtischen Gremien zu.
Nach Kenntnisnahme durch die Stadtverordnetenversammlung werden die ermittelten
Beträge durch die Fachämter in die Mittelanmeldungen eingearbeitet.
(2) Von Neubegründungen soll grundsätzlich abgesehen werden. In begründeten Ausnah-
mefällen ist für neue Mitgliedschaften ein Beschluss der Stadtverordnetenversammlung
herbei zu führen.
2.9.2 Haftpflicht- und Vermögensversicherungen, Hausversicherungen
Die Prämien für Haftpflicht- und Vermögensversicherungen sämtlicher städtischer Ämter
und Eigenbetriebe werden von der Finanzverwaltung / Kämmerei zusammengestellt und
auf die verschiedenen Produkte umgelegt. Die Hausversicherungen werden bei dem Ei-
genbetrieb IDA geführt.
2.9.3 Kreditaufnahme und Schuldendienst, Kassenkredite, Zinsmanagement
(1) Die Aufnahme von Krediten für den Bereich des städtischen Kernhaushaltes sowie für
die städtischen Eigenbetriebe zur Finanzierung von Investitionen und Investitionsförde-
rungsmaßnahmen einschließlich der hierfür erforderlichen Verhandlungen mit den
Banken obliegt ausschließlich der Finanzverwaltung / Kämmerei auf Weisung der
Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers (siehe Dienstanweisung für die Neuaufnahme
von Krediten und die Umschuldung von Krediten).
28
(2) Die Zins- und Tilgungsleistungen für Kapitalschulden werden von der Finanzverwaltung
/ Kämmerei zentral ermittelt. Soweit Darlehen ganz oder teilweise den Eigenbetrieben
zugeordnet sind, teilt die Finanzverwaltung / Kämmerei den Betriebsleitungen die Höhe
der im jeweiligen Wirtschaftsplan zu berücksichtigenden Zins- und Tilgungsleistung
mit.
(3) Die Aufnahme von Liquiditätskrediten zur Sicherung der Zahlungsfähigkeit obliegt der
Finanzverwaltung / Stadtkasse. Über die Entwicklung der Höhe der Liquiditätskredite
und den hierfür erforderlichen Zinsaufwand ist monatlich der Stadtkämmerin / dem
Stadtkämmerer von der Finanzverwaltung / Stadtkasse zu berichten.
(4) Die Schuldenstatistik und weitere statistische Nachweise werden zentral durch die Fi-
nanzverwaltung / Kämmerei geführt. Die Eigenbetriebe erhalten für ihre Abschlüs-
se/Bilanzen auf Anfrage die entsprechenden Informationen.
(5) Das Zinsmanagement obliegt zentral der Finanzverwaltung / Kämmerei auf Weisung
und in Abstimmung mit der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer.
2.9.4 Rücklagen
Zuführungen an Sonderrücklagen und Entnahmen aus Sonderrücklagen sind von den
Ämtern nicht in die Mittelanmeldungen aufzunehmen. Erforderliche Zuführungen oder
Entnahmen werden von der Finanzverwaltung / Kämmerei ermittelt und im Haushalts-
plan dargestellt. Soweit zur Finanzierung von Auszahlungen für Investitionen Entnah-
men aus Rücklagen verwendet werden sollen, ist dies in den Erläuterungen zu den Mit-
telanmeldungen darzustellen. Über die Inanspruchnahme dieser Rücklagemittel ent-
scheidet die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer.
2.9.5 Interne Leistungsverrechnung (ILV), Erstattung von Betriebsausgaben, Verwal-
tungskostenanteile, Vermieter-Mieter-Modell
(1) Interne Leistungsverrechnungen stellen sämtliche Leistungsbeziehungen dar, die inner-
halb der Verwaltung bestehen.
(2) Interne Leistungsverrechnungen sind Verrechnungen zwischen Ämtern und /oder Kos-
tenstellen, die sich in Erlös und Kosten ausgleichen. Es handelt sich hierbei nur um ei-
gene Leistungen, die für andere Verwaltungsbereiche erbracht werden und nicht um die
Weiterverrechnung externer Rechnungen an andere.
Davon ausgenommen sind übliche Unterstützungsleistungen.
(3) Grundsteuern und andere grundstücksbezogene Aufwendungen werden nicht im Wege
der inneren Verrechnung verbucht. Beispiele für die ILV sind Kosten für interne Benut-
zungsentgelte wie Schulraumvermietung, Verwaltungskostenanteile (siehe Abs. 5) und
interne Kopien.
(4) Sonstige Verrechnungsposten (z. B. Verwaltungskostenanteile der kostenrechnenden
Einrichtungen) werden von der Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR unter
Beachtung der für kostenrechnende Einrichtungen maßgebenden Bestimmungen ermit-
telt und in den Haushaltsentwurf aufgenommen.
29
(5) Kostenerstattungen zwischen dem Kernhaushalt und den Eigenbetrieben sowie zwi-
schen den Eigenbetrieben ihrerseits sind nach den Regeln der Abs. 1 bis 4 zu ermitteln
und als Erträge und Aufwendungen (nicht ILV) zu veranschlagen.
(6) Für die Kalkulation und Verrechnung im Rahmen des Vermieter-Mieter-Modells zwi-
schen dem Kernhaushalt und dem Eigenbetrieb IDA für die Nutzung der von IDA be-
wirtschafteten und von den Ämtern des Kernhaushaltes genutzten Liegenschaften
stimmt IDA die Flächen jährlich mit den Ämtern ab und legt die Kosten um. Die Beträ-
ge werden zentral von der Finanzverwaltung in die Mittelanmeldung je Buchungsstelle
übernommen.
2.9.6 Veranschlagung von Verfügungsmitteln (§ 13 GemHVO)
(1) Verfügungsmittel sind Mittel, die für dienstliche Zwecke der hauptamtlichen Dezer-
nent*innen, für die keine zweckbezogenen Aufwendungen veranschlagt sind, zur Verfü-
gung stehen. Verfügungsmittel können nur im Ergebnishaushalt eingestellt werden. Sie
werden bei den für die Dezernatsbüros vorgesehenen Kostenstellen veranschlagt. Aus
Verfügungsmitteln dürfen ausschließlich geringfügige im Haushaltsplan nicht im Ein-
zelnen veranschlagte Aufwendungen für besondere dienstliche Zwecke (z.B. für die Stif-
tung von Ehrenpreisen, Ehrung bei Jubiläen und andere repräsentative Anlässe) geleis-
tet werden.
(2) Verfügungsmittel werden in angemessener Höhe für jedes Dezernatsbudget gesondert
bereitgestellt. Die Ansätze dürfen nicht überschritten werden, die Mittel sind nicht
übertragbar und dürfen nicht für deckungsfähig erklärt werden. Darüber hinaus können
Verfügungsmittel nicht als Deckungsmittel für über- oder außerplanmäßige Aufwen-
dungen angeboten werden und dürfen nicht in Ergänzung planmäßiger Haushaltsmittel
zur Finanzierung von Aufwendungen eingesetzt werden.
(3) Die Verwendung der Verfügungsmittel ist ab einem Betrag in Höhe von 50 Euro durch
Belege nachzuweisen. Im Übrigen sind Aufzeichnungen zur Glaubhaftmachung der
Verwendung zu führen.
2.9.7 Verlustabdeckungen an Eigenbetriebe für den laufenden Betrieb, Behandlung
von Fehlbeträgen
(1) Die Wirtschaftsführung der Eigenbetriebe ist so zu gestalten, dass Verluste möglichst
vermieden werden.
(2) Soweit bei städtischen Eigenbetrieben aus der laufenden Tätigkeit regelmäßig Verluste
im Erfolgsplan zu erwarten sind, legt die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer im Vor-
feld der Aufstellung des Haushaltsplanes für jeden Eigenbetrieb unter Berücksichtigung
der zu erwartenden Mittelzuflüsse aus den in den Eigenbetrieb eingelegten Beteiligun-
gen die Obergrenze für die Verlustzuweisung (Deckel) fest. Diese Obergrenze ist von
den Betriebsleitungen bei der Aufstellung der Wirtschaftspläne zwingend einzuhalten.
(3) Ergibt sich bei der Aufstellung der Wirtschaftspläne trotz Ausschöpfung aller Konsoli-
dierungsmöglichkeiten ein Fehlbetrag im Erfolgsplan, so gilt dieser als zusätzliche Ein-
sparvorgabe für die Betriebsleitungen. Diese haben bei der Ausführung des Wirt-
30
schaftsplanes nachzuweisen, welche Maßnahmen getroffen wurden, um den Fehlbetrag
im Ergebnis abzubauen.
(4) Im Übrigen erfolgt die Behandlung eines im Ergebnis ausgewiesenen Fehlbetrages nach
den Vorschriften des Hessischen Eigenbetriebsgesetzes.
2.9.8 Erträge aus Beteiligungen bei Eigenbetrieben, Bewirtschaftung von Rücklagen
(1) Die in den Wirtschaftsplänen der Eigenbetriebe ausgewiesenen Erträge aus den in das
Betriebsvermögen dieser Eigenbetriebe eingelegten Beteiligungen sind der Bewirtschaf-
tung oder Entscheidungshoheit der jeweiligen Betriebsleitung entzogen. Das Gleiche
gilt für die bei diesen Eigenbetrieben aus steuerlichen Gründen gebildeten Rücklagen,
die aus Erträgen oder sonstigen Mittelzuflüssen aus den oben genannten eingelegten
Beteiligungen stammen.
(2) Die Bewirtschaftung der in Abs. 1 genannten Erträge und Rücklagen obliegt ausschließ-
lich der Finanzverwaltung / Kämmerei nach Weisung durch die Stadtkämmerin / den
Stadtkämmerer.
2.10 Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplanes
(1) Die Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR prüft die Mittelanmeldungen der
Ämter und Verwaltungsstellen mit den zugehörigen Erläuterungen auf ihre formelle und
sachliche Richtigkeit und Vollständigkeit auf der Basis der gültigen Finanzplanung, des
Mittelfristigen Investitionsprogramms und der für die Aufstellung des Haushaltsplanes
durch Rundverfügung bekannt gegebenen Eckdaten und stimmt sich hierbei mit den
Dezernatscontrollings ab. Soweit erforderlich, werden die Anmeldungen ergänzt oder
berichtigt. Die Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR stellt auf Grundlage der
geprüften Mittelanmeldungen der Ämter und Verwaltungsstellen in Abstimmung mit der
Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer den Entwurf des Haushaltsplans auf. Soweit die
Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR Korrekturen an den Mittelanmeldungen
der Ämter und Verwaltungsstellen vornimmt, sind die Erläuterungen auf die berichtig-
ten Haushaltsansätze abzustimmen.
(2) Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer klärt in getrennten Gesprächsrunden mit den
weiteren Dezernentinnen bzw. Dezernenten offene Fragen der Haushaltsanmeldungen
(Chefgespräche), insbesondere, soweit die Anmeldungen der Ämter und Verwaltungs-
stellen von den Vorgaben zur Haushaltsaufstellung abweichen oder soweit die Finanz-
verwaltung / Abteilung Haushalt und KLR und /oder die Dezernatscontroller /-innen
Korrekturen zu den Haushaltsanmeldungen vorschlagen.
(3) Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer bringt den Haushaltsplanentwurf (Beratungs-
exemplar) in den Magistrat ein. Der Magistrat legt ihn der Stadtverordnetenversamm-
lung zur Beratung und Beschlussfassung vor.
(4) Der Entwurf des Haushaltsplanes soll so rechtzeitig vorliegen, dass nach den Beratun-
gen im Magistrat und in den Ausschüssen die Beschlussfassung durch die Stadtverord-
netenversammlung vor Beginn des neuen Haushaltsjahres durchgeführt werden kann.
(5) Zu den Haushaltsberatungen sind vorzulegen:
31
a) dem Magistrat als Beratungsexemplar:
1. die Haushaltssatzung
2. der Ergebnishaushalt und der Finanzhaushalt (inkl. mit-
telfristiger Planung)
3. die Teilergebnis- und Teilfinanzhaushalte inklusive Pro-
duktbüchern
4. der Stellenplan,
5. das Mittelfristige Investitionsprogramm
6. der Vorbericht
7. der Finanzstatusbericht
8. sofern erforderlich das Haushaltssicherungskonzept
9. die Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe inklusive Pro-
duktbüchern
b) der Stadtverordnetenversammlung als Entwurf:
1. die Haushaltssatzung
2. der Ergebnishaushalt und der Finanzhaushalt (inkl. mittelfristiger Pla-
nung)
3. die Teilergebnis- und Teilfinanzhaushalte inklusive Produktbüchern
4. der Stellenplan,
5. das Mittelfristige Investitionsprogramm
6. der Vorbericht
7. der Finanzstatusbericht
8. sofern erforderlich das Haushaltssicherungskonzept
9. die Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe inklusive Produktbüchern
10. außerdem die weiteren Anlagen zum Haushaltsplan gem.
§ 1 Abs. 5 GemHVO:
a) die Übersicht über die aus Verpflichtungsermächtigungen voraus-
sichtlich fällig werdenden Auszahlungen,
b) die Übersicht über den Stand der Verbindlichkeiten,
c) die Übersicht über den Stand der Rücklagen und Rückstellungen,
d) die Übersicht über die Wirtschaftspläne und Jahresabschlüsse der
Unternehmen, an denen die Stadt mit mehr als 50 v. H. beteiligt ist,
e) die Übersicht über die Finanzplanung der Unternehmen, an denen
die Stadt mit mehr als 50 v. H. beteiligt ist,
f) eine Übersicht über die Mittel, die den Fraktionen nach § 36a Abs. 4
HGO zur Verfügung gestellt werden,
g) der letzte Jahresabschluss und der letzte zusammengefasste Jahres-
abschluss.
11. weitere Anlagen wie Allgemeine Erläuterungen, Regelun-
gen, Haushaltsvermerke, Übertragbarkeitsvermerke und
Erläuterungen der Pos. 15 des Ergebnishaushaltes.
Der Magistrat und die Stadtverordnetenversammlung können beschließen, dass zusätz-
lich weitere Unterlagen zu den Haushaltsberatungen vorzulegen sind.
2.11 Nachtragshaushaltsplan
(1) Eine Nachtragssatzung ist gem. § 98 Abs. 2 HGO unverzüglich zu erlassen bzw. ein
Nachtragshaushaltsplan ist unverzüglich aufzustellen, wenn sich zeigt, dass:
32
a) im Ergebnishaushalt trotz Ausnutzung jeder Sparmöglichkeit ein erheblicher
Fehlbetrag entstehen oder ein veranschlagter Fehlbetrag sich wesentlich erhö-
hen wird und der Haushaltsausgleich jeweils nur durch eine Änderung der
Haushaltssatzung erreicht werden kann,
b) im Finanzhaushalt ein erheblicher Fehlbetrag entstehen wird und der Haushalt-
sausgleich jeweils nur durch eine Änderung der Haushaltssatzung erreicht wer-
den kann,
c) bisher nicht veranschlagte oder zusätzliche Aufwendungen und Auszahlungen
bei einzelnen Ansätzen oder einzelnen vorgegebenen Budgets in einem im Ver-
hältnis zu den gesamten Aufwendungen und Auszahlungen erheblichen Umfang
geleistet werden müssen,
d) Auszahlungen für bisher nicht veranschlagte Investitionen oder Investitionsför-
derungsmaßnahmen geleistet werden sollen,
e) Einstellung, Beförderung oder Höherstufung von Beamten oder Arbeitnehmern
erfolgen sollen, für die der geltende Stellenplan die hierzu notwendigen Stellen
nicht enthält.
(2) Kein Nachtragshaushalt ist nach § 98 Abs. 3 HGO aufzustellen für unerhebliche investi-
ve Auszahlungen und unabweisbare Instandsetzungen, die Umschuldung von Krediten
sowie für Abweichungen vom Stellenplan und die Leistung höherer Personalausgaben,
soweit sie aufgrund des Besoldungs- oder Tarifrechtes zwingend erforderlich sind. Dar-
über hinaus bedarf es keines Nachtragshaushalts für Aufwendungen im Rahmen des
Jahresabschlusses, die nicht zur Auszahlung führen.
(3) Eine Nachtragssatzung ist auch zu erlassen, wenn bisher im Haushaltsplan veran-
schlagten Verpflichtungsermächtigungen erhöht oder neue Verpflichtungsermächtigun-
gen veranschlagt werden sollen. In einer (tabellarischen) Darstellung ist aufzuführen,
welche Auswirkungen u.a. auf die Investitionen, die Kreditaufnahmen oder die Folgekos-
ten im Finanzplanungszeitraum entstehen.
(4) Eine Nachtragssatzung muss bis zum 31. Dezember des laufenden Haushaltsjahres
durch die Stadtverordnetenversammlung beschlossen, aber bis zu diesem Zeitpunkt
noch nicht bekannt gemacht sein.
(5) Der der Nachtragssatzung beizufügende Nachtragshaushaltsplan muss alle erheblichen
Änderungen der Ansätze von Erträgen, Aufwendungen, Einzahlungen, Auszahlungen
und Verpflichtungsermächtigungen, die im Zeitpunkt seiner Aufstellung überschaubar
sind, enthalten. Von geringfügigen Änderungen soll grundsätzlich abgesehen werden.
Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen sind nur dann in den
Nachtragshaushaltsplan aufzunehmen, wenn dort Mehrerträge und Mehreinzahlungen
veranschlagt oder Kürzungen von Aufwendungen und Auszahlungen vorgenommen
werden, die der Deckung von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszah-
lungen dienen.
33
(6) Für das Verfahren zur Aufstellung des Nachtragshaushaltsplanes gelten sinngemäß die
gleichen Bestimmungen wie für den Haushaltsplan. Für die Nachtragssatzung ist Mus-
ter 2 gemäß § 60 GemHVO zu verwenden.
(7) Die Vorgaben für die Aufstellung des Nachtragshaushaltplans gelten für die Aufstellung
von Nachtragswirtschaftsplänen der Eigenbetriebe analog.
34
3 A u s f ü h r u n g d e s H a u s h a l t s p l a n e s
3.1 Allgemeines
Die für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel zuständigen Ämter und Verwaltungs-
stellen sind an die Festlegung des Haushaltsplanes gebunden. Sie haben dafür Sorge
zu tragen, dass die im Haushaltsplan vorgegebenen Ansätze für Erträge im Jahreser-
gebnis erreicht und die Ansätze für Aufwendungen im Rahmen der erteilten Freigaben
eingehalten werden. Abweichungen sind frühzeitig festzustellen; der Finanzverwal-
tung / Abteilung Haushalt und KLR sowie den jeweiligen Dezernatscontrollingstellen
sind die Ursachen sowie die amtsintern getroffenen Vorkehrungen zum Ausgleich mit-
zuteilen.
Für die Ausführung der Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe gelten die genannten Vor-
gaben entsprechend.
Zweifels- oder Einzelfragen sind mit der Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und
KLR zu klären.
3.2 Inkrafttreten des Haushaltsplanes und der Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe
(1) Der Haushaltsplan tritt mit der Vollendung der Bekanntmachung der Haushaltssatzung
und ihrer Bestandteile jeweils zum 1. Januar eines Jahres in Kraft.
(2) Soweit die Haushaltssatzung genehmigungsbedürftige Festsetzungen enthält, treten
der Haushaltsplan und die Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe mit Vollendung der öf-
fentlichen Bekanntmachung nach Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde (§ 97 Abs.
5 HGO) in Kraft.
3.3 Vorläufige Haushaltsführung
(1) Ist die Haushaltssatzung bis zum 1. Januar noch nicht bekannt gemacht, so trifft die
Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer aufgrund der Bestimmungen für die vorläufige
Haushaltsführung (§ 99 HGO) die erforderlichen Anordnungen.
(2) Im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung dürfen nur die Leistungen erbracht wer-
den, zu denen die Stadt rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung not-
wendiger Aufgaben unaufschiebbar sind.
(3) Bauten, Beschaffungen und sonstige Leistungen dürfen fortgesetzt werden, wenn für sie
Beträge im Haushaltsplan eines Vorjahres vorgesehen waren und die notwendige Mit-
telübertragung genehmigt ist. Die Bestimmungen über die vorläufige Haushaltsführung
kommen erst dann zum Tragen, wenn die Ermächtigungen der Vorjahre ausgeschöpft
sind. Wurden Mittel bereits freigegeben, ist kein gesonderter Freigabeantrag zu stellen.
(4) Der Stellenplan des Vorjahres gilt weiter, bis die Haushaltssatzung für das neue Haus-
haltsjahr bekannt gemacht ist.
35
3.4 Grundsätze der Einnahmebeschaffung
3.4.1 Allgemeines
(1) Die Stadt hat die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Erträge und Einzahlungen
1. soweit vertretbar und geboten aus Entgelten für Leistungen,
2. im Übrigen aus Steuern zu beschaffen, soweit die sonstigen
Einnahmen nicht ausreichen.
(2) Die Finanzierung von Leistungen oder Einrichtungen durch Kredite ist nur unter der Vo-
raussetzung gestattet, dass eine andere Finanzierung nicht möglich ist oder wirtschaft-
lich unzweckmäßig wäre (§ 93 HGO). Dies gilt nicht für die Aufnahme von Liquiditäts-
krediten (§ 105 HGO).
3.4.2 Erfassung der Erträge und Einzahlungen
(1) Die der Stadt zustehenden Erträge und Einzahlungen sind von den zuständigen Ämtern
und Verwaltungsstellen vollständig und rechtzeitig zu erfassen und der Finanzverwal-
tung/Abt. Kämmerei, zentrale Finanzbuchhaltung zur Buchung zuzuleiten. Es sind alle
Möglichkeiten auszuschöpfen, durch Festsetzung von Gebühren, Beiträgen und sonsti-
gen Entgelten die Aufwendungen der Stadt für Leistungen zu finanzieren, sowie durch
Anforderung von Zuweisungen und Zuschüssen andere Kostenträger zur Deckung der
der Stadt entstehenden Aufwendungen, Kosten und Auszahlungen heranzuziehen.
(2) Benutzungsgebühren und privatrechtliche Entgelte sollen grundsätzlich so festgesetzt
werden, dass sie die von der Stadt für den laufenden Betrieb und Unterhalt, für Ab-
schreibungen, Verzinsung des eingesetzten Kapitals und für sonstige Leistungen aufzu-
bringenden Aufwendungen und Kosten decken (Kostendeckungsprinzip).
(3) Bei einer sich abzeichnenden unzureichenden Entwicklung der Erträge sind die Ämter
und Verwaltungsstellen im Rahmen der jeweiligen Zuständigkeiten verpflichtet, recht-
zeitig geeignete Maßnahmen vorzuschlagen, die zu einer Verbesserung der Ertragslage
oder zu einer Reduzierung der Aufwendungen führen.
3.4.3 Einziehung der Einnahmen
(1) Zahlungsaufforderungen haben zu enthalten:
- die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen,
- den Grund und Höhe der Forderung,
- die Fälligkeit,
- den Hinweis, dass bei Zahlung die Angabe des Zahlungs-
grundes und des Buchungszeichens (Kassenzeichen oder Be-
legnummer bzw. externe Belegnummer) erforderlich ist,
- erforderlichenfalls den Hinweis, dass und in welcher Höhe bei
nichtfristgemäßer Zahlung Verzugszinsen oder Säumniszu-
schläge zu entrichten sind.
(2) Die Forderung muss umgehend im Finanzverfahren NSK (Debitorenrechnung, ggf. auch
Kreditorengutschrift) eingebucht werden. Insbesondere muss gewährleistet sein, dass
36
die Forderung im Finanzverfahren NSK eingebucht wurde, bevor ein entsprechender
Zahlungseingang zu verzeichnen ist.
(3) Soll die Einziehung von Forderungen aufgrund von Einwendungen des Schuldners / der
Schuldnerin (Einlegung von Rechtsmitteln usw.) vorübergehend unterbleiben, so müs-
sen die anordnungsbefugten Ämter und Verwaltungsstellen umgehend und schriftlich
die Finanzverwaltung / Stadtkasse anweisen, eine Mahnsperre einzurichten. Das Glei-
che gilt, wenn die Einziehung wieder fortgesetzt werden soll.
(4) Der Finanzverwaltung / Stadtkasse obliegt das Einziehungs-, Mahn- und Beitreibungs-
verfahren. Sie hat die Einnahmen zu den Fälligkeitsterminen oder innerhalb der festge-
setzten Fristen einzuziehen und die Beitreibung der Außenstände rechtzeitig einzulei-
ten.
(5) Bei den Ämtern und Verwaltungsstellen nicht vorhersehbar anfallende Bareinzahlungen
sind unverzüglich auf ein Konto der Finanzverwaltung / Stadtkasse einzuzahlen.
(6) Bei den Ämtern und Verwaltungsstellen eingehende Schecks sind als Zahlungsmittel
nach § 5 Abs. 4 GemKVO unverzüglich der Finanzverwaltung / Stadtkasse vorzulegen.
Es ist das entsprechende Kassenzeichen sowie der Verwendungszweck und die Aufglie-
derung des Betrages anzugeben, wenn dieser verschiedene Forderungen betrifft.
3.4.4 Verwaltungsgebühren
Für die Festsetzung und Erhebung von Verwaltungsgebühren ist in ihrem Anwendungsbe-
reich die Verwaltungskostensatzung der Wissenschaftsstadt Darmstadt zu beachten. Im
Einzelfall werden Verwaltungsgebühren auf besonderer kostenrechtlicher Rechtsgrundla-
ge, insbesondere den Verwaltungskostengesetzen des Bundes und der Länder mit den
hierzu ergangenen Kostenordnungen erhoben.
3.4.5 Interne Leistungsverrechnung / Verwaltungskostenerstattung
(1) Verwaltungskostenerstattungen werden zentral durch die Finanzverwaltung / Abteilung
Haushalt und KLR ermittelt und verrechnet. Bis zum Aufbau einer flächendeckenden
Kosten- und Leistungsrechnung wird die Verrechnung von Verwaltungskostenerstattun-
gen auf die Gebührenhaushalte, die städtischen Eigenbetriebe oder die sonstigen Be-
reiche beschränkt, in denen eine vollständige Erfassung aller Aufwendungen und Kosten
aus Gründen der Gebühren- oder Entgeltkalkulation oder aus steuerlichen Gründen er-
forderlich ist. Über den weiteren schrittweisen Ausbau der Kosten- und Leistungsrech-
nung entscheidet die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer unter Berücksichtigung der
hierfür erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen.
(2) Die einzeln abrechenbaren Leistungen sind zwischen den städtischen Ämtern und Ver-
waltungsstellen, den städtischen Eigenbetrieben sowie zwischen Ämtern und Eigenbe-
trieben in voller Höhe ohne Gewinnaufschlag in Rechnung zu stellen. Soweit es sich um
städtische Gebühren oder Steuern handelt, sind diese über die jeweiligen Aufwands-
und Ertragskonten zu buchen. Die übrigen Leistungen zwischen den Ämtern sind im
Wege der internen Leistungsverrechnung (Kontengruppen 90… Erlöse, 95… Kosten) zu
verrechnen. Verrechnungen zwischen dem Kernhaushalt und den städtischen Eigenbe-
trieben sind immer über Aufwand und Ertrag darzustellen.
37
(3) Erlöse und Kosten aus der internen Leistungsverrechnung werden dem jeweiligen Pro-
dukt direkt zugerechnet.
3.4.6 Spenden, Schenkungen, Erbschaften, Sponsoring
3.4.6.1 Allgemeines
(1) Spenden, Schenkungen sowie Erbschaften und Vermächtnisse zugunsten städtischer
Einrichtungen sind dem gewünschten Zweck zuzuführen und je nach ihrer vorgesehe-
nen Verwendung im Ergebnishaushalt bzw. Finanzhaushalt zu vereinnahmen.
(2) Hinsichtlich des Buchungsverfahrens wird auf die Information der Stadtverwaltung vom
17.12.2019 verwiesen.
Nicht verbrauchte Spenden werden manuell durch die FiBu-Zentrale in das nächste
Jahr übertragen.
(3) Zur Einordnung einer konkreten Situation und als Entscheidungshilfe im Falle des An-
gebots einer Zuwendung wird auf die Verwaltungsvorschrift zum Umgang mit Sponso-
ring, Spenden, mäzenatischen Schenkungen und Werbung in der Wissenschaftsstadt
Darmstadt vom 31.03.2017sowie auf die Verwaltungsvorschrift zur Korruptionsvermei-
dung in der Wissenschaftsstadt Darmstadt vom 16.12.2016 verwiesen.
3.4.6.2 Zuständigkeiten
Zuständig für das Verbuchen von Spenden sind:
a) die Amts- oder Verwaltungsstelle, durch das die begünstigte
Einrichtung verwaltet oder von dem die begünstigte Aufgabe
wahrgenommen wird, für die Annahme und ordnungsgemäße
Verbuchung von Bar- und Sachspenden sowie für Schenkungen,
soweit diese direkt dem vorgesehenen Zweck zugeführt werden
können,
b) die Finanzverwaltung / Kämmerei in allen übrigen Fällen im Be-
nehmen mit den Fachämtern.
3.4.6.3 Steuerwirksame Zuwendungsbescheinigungen
(1) Steuerwirksame Zuwendungsbescheinigungen nach § 10 b EStG i. V. m. §§ 52 bis 54
AO werden ausschließlich von der Finanzverwaltung / Kämmerei ausgestellt. Die Ämter
und Verwaltungsstellen haben der Finanzverwaltung / Kämmerei den Erhalt von (Sach-)
Spenden schriftlich und unter Beifügung folgender Angaben mitzuteilen:
- Name und Anschrift der oder des Zuwendenden
- Betrag der Zuwendung
- Tag der Zuwendung
- Angabe des begünstigten Zwecks
- Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, bei dem die Spende ver-
einnahmt wurde
38
Bei Sachspenden sind zusätzlich anzugeben:
- der Wert der Zuwendung
- die genaue Bezeichnung der Sachzuwendung mit Alter, Zustand,
Kaufpreis, etc.
- die Angabe, ob die Sachzuwendung aus dem Betriebsvermögen
oder dem Privatvermögen der oder des Zuwendenden stammt
oder ob die oder der Zuwendende trotz Aufforderung keine An-
gaben zur Herkunft der Sachzuwendung gemacht hat.
Ferner sind geeignete Unterlagen, die zur Wertermittlung gedient haben, mitzuteilen.
(2) Aufgrund der unterschiedlichen steuerlichen Behandlung ist auf den Unterschied zwi-
schen Spenden und Sponsoring zu achten (siehe Verwaltungsvorschrift zum Um-
gang mit Sponsoring, Spenden, mäzenatischen Schenkungen und Werbung in
der Wissenschaftsstadt Darmstadt vom 31.03.2017). Im Gegensatz zum Sponso-
ring umfasst der Begriff der Spende nur unentgeltliche Zuwendungen, unabhängig ob
Geld- oder Sachspenden, ohne jede Gegenleistung.
(3) Da die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtig ausgestellte Zuwendungsbestätigung
(Ausstellerhaftung) sowie die Veranlassung, dass Zuwendungen nicht zu gemeinnützi-
gen Zwecken verwendet werden (Veranlasserhaftung), zur Haftungsinanspruchnahme
der Wissenschaftsstadt Darmstadt führen kann, ist bei der Bewertung und der Mittei-
lung über Spenden größte Sorgfalt anzuwenden.
3.5 Bewirtschaftung der Haushaltsansätze für Aufwendungen und Auszahlungen
und Verpflichtungsermächtigungen
3.5.1 Sperre von Haushaltsansätzen
(1) Wenn die Entwicklung der Erträge, der Einzahlungen, der Aufwendungen oder der Aus-
zahlungen es erfordert, können zur Sicherstellung des Haushaltsausgleiches Ansätze
für Aufwendungen / Auszahlungen und Verpflichtungsermächtigungen sowie für die Be-
setzung von Planstellen dauerhaft gesperrt werden (Haushaltswirtschaftliche Sperre
gemäß § 107 HGO). Die Information der Ämter und Verwaltungsstellen erfolgt durch
Rundverfügung der Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers.
(2) Einzelsperren verfügt die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer.
3.5.2 Mittelfreigaben
(1) Die Ansätze für Aufwendungen des Ergebnishaushaltes werden in der Regel nur zu ei-
nem pauschal festgelegten Prozentsatz freigegeben. Ausnahmen für bestimmte Positi-
onen oder Gruppen von Aufwendungen sind möglich. In besonders begründeten Fällen
können weitere Freigaben durch die Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer erteilt wer-
den.
(2) Die Ansätze für Auszahlungen des Finanzhaushaltes sowie die im Finanzhaushalt ver-
anschlagten Verpflichtungsermächtigungen dürfen von den Ämtern und Verwaltungs-
39
stellen erst nach einer Einzelfreigabe durch die Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer
in Anspruch genommen werden.
(3) Freigabeanträge für den Ergebnis- und Finanzhaushalt sind an die Finanzverwaltung /
Abteilung Haushalt und KLR zu richten (siehe unter Formulare / Finanzwesen). Dassel-
be gilt entsprechend für Freigabeanträge der Eigenbetriebe im Erfolgs- und Vermö-
gensplan. Die Anträge sind hinreichend zu begründen. Bei Freigabeanträgen auf Haus-
haltsausgabereste gelten die bereits im Vorjahr oder früher erteilten Freigaben weiter,
diese müssen nicht erneut beantragt werden.
(4) Die Freigabeanträge sind rechtzeitig vor dem Eingehen von Verpflichtungen zu stellen.
Sachzwänge durch verspätete Antragstellung dürfen nicht geschaffen werden. Nach-
trägliche Freigaben werden grundsätzlich nicht erteilt.
3.5.3 Eingehen von Verbindlichkeiten
(1) Eine Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln liegt nicht erst bei der Ausfertigung von
Auszahlungsanordnungen, sondern bereits bei Erteilung von Aufträgen und sonstigen
Maßnahmen vor, durch die Ausgaben im Haushaltsjahr entstehen. Unter Erteilung von
Aufträgen und sonstigen Maßnahmen sind beispielsweise Bestellungen von Material,
Auftragsvergaben oder Zahlungszusagen (z. B. Bewilligungsbescheide) sowie jede an-
dere vertragliche Bindung gegenüber Dritten zu verstehen.
(2) Verbindlichkeiten nach Abs. 1 dürfen nur dann eingegangen und Maßnahmen erst dann
begonnen werden, wenn die hierfür notwendigen Mittel und/oder die Verpflichtungser-
mächtigungen zur Verfügung stehen und zur Verwendung freigegeben sind.
(3) Sobald erkennbar ist, dass durch das beabsichtigte Eingehen von Verpflichtungen nach
Abs. 1 die verfügbaren Mittel überschritten werden oder Mehraufwendungen bzw.
Mehrauszahlungen entstehen, für die keine Deckungsmöglichkeiten bestehen, ist ent-
weder auf das Vorhaben zu verzichten, ggf. die Freigabe weiterer Mittel abzuwarten o-
der das Bewilligungsverfahren gemäß § 100 HGO einzuleiten (Ziffer 3.5.7).
3.5.4 Sparsame Wirtschaftsführung
(1) Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 92 Abs. 2 HGO) sind zu be-
achten (Ziffer 2.3.5).
(2) Die Haushaltsansätze für Aufwendungen und Auszahlungen sind von den budgetver-
antwortlichen Amts- und Verwaltungsstellen so zu bewirtschaften, dass sie für die im
Haushaltsjahr anfallenden Aufwendungen und Auszahlungen ausreichen. Das gleiche
gilt für die Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen.
(3) Haushaltsansätze für Aufwendungen, deren Höhe auf einen sachlich zusammengehö-
renden Ertragsansatz abstellen, dürfen nur insoweit in Anspruch genommen werden,
als die tatsächlich erzielbaren Erträge dies rechtfertigen. Die Ämter und Verwaltungs-
stellen haben die Entwicklung der diesbezüglichen Erträge monatlich zu überwachen.
Zeichnet sich ab, dass die Planansätze nicht erreicht werden, haben sie die für ihren
Teilhaushalt zuständigen Budgetverantwortlichen des Dezernats (Controller) umgehend
40
zu informieren. Die weitere Vorgehensweise wird mit der Finanzverwaltung / Abteilung
Haushalt und KLR abgestimmt.
3.5.5 Bindung an die Zweckbestimmung
(1) Für den gleichen Zweck dürfen Mittel nicht an verschiedenen Stellen im Haushaltsplan
verausgabt werden (siehe auch Ziffer 2.3.6). Die Anordnung auf sachlich unzutreffende
Buchungsstellen ist unzulässig. Dies gilt auch für die nur vorübergehende Inanspruch-
nahme dieser Mittel.
(2) Abweichungen von den zum Haushaltsplan nach dieser Dienstanweisung verbindlich
festgelegten Zwecken bedürfen der Genehmigung der Stadtkämmerin / des Stadtkäm-
merers (Änderung der Zweckbestimmung). Der Antrag ist zu begründen. Das Verfahren
nach Ziffer 3.5.2 ist einzuhalten.
(3) Ist der ausgewiesene Zweck erfüllt, ohne dass die bereitgestellten Mittel ganz oder teil-
weise verausgabt sind, stehen diese für andere Zwecke nicht zur Verfügung. Über Aus-
nahmen entscheidet die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer.
3.5.6 Inanspruchnahme deckungsfähiger Haushaltsmittel
(1) Mittel, die bei einem als gegenseitig deckungsfähig geltenden oder erklärten Ansatz für
Aufwendungen mit Sicherheit erspart werden, dürfen für unabweisbaren Mehrbedarf bei
einem anderen dieser Ansätze verwendet werden. Allgemeine oder spezielle Sperren
bleiben hiervon unberührt.
(2) Mittel, die bei einem einseitig zu Gunsten anderer Ansätze für Aufwendungen als de-
ckungspflichtig erklärten Ansatz für Aufwendungen mit Sicherheit erspart werden, dür-
fen für unabweisbaren Mehrbedarf bei einem der deckungsberechtigten Ansätze ver-
wendet werden.
(3) Die Deckungsfähigkeit nach Abs. 1 und 2 erstreckt sich auch auf etwaige überplanmä-
ßige Bewilligungen, soweit sie in der Freigabeverfügung nicht ausgeschlossen wird.
(4) Mehraufwendungen, die ihre Deckung durch zweckgebundene Zuwendungen Dritter
bzw. durch Mehrerträge bei Entgelten für bestimmte Leistungen finden, dürfen jeweils
nur bis zur Höhe der tatsächlichen Erträge in Anspruch genommen werden.
3.5.7 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen
(1) Überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen sind solche, die die Ermächtigungen
im Haushaltsplan und die übertragenen Ermächtigungen aus Vorjahren übersteigen.
Außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen sind solche, für deren Zweck im
Haushaltsplan keine Ermächtigungen veranschlagt und keine aus Vorjahren übertrage-
nen Ermächtigungen verfügbar sind.
(2) Überplanmäßige und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen sind nur zu-
lässig, wenn sie unvorhergesehen und unabweisbar sind und die Deckung gewährleistet
ist (§ 100 HGO).
41
(3) Für Buchungsstellen / Budgets, bei denen gegenseitige Deckungsfähigkeit besteht,
kommt eine überplanmäßige Bewilligung erst dann in Betracht, wenn über die Ansätze
dieser Buchungsstellen / Budgets insgesamt bereits voll verfügt ist.
(4) Über- und außerplanmäßige Auszahlungen des Finanzhaushaltes können nur bewilligt
werden für unerhebliche Auszahlungen beim Erwerb von beweglichen Sachen des Anla-
gevermögens und Baumaßnahmen sowie für Instandsetzungen an Bauten und Anlagen,
die unabweisbar und unvorhergesehen sind und deren Deckung gewährleistet ist.
(5) Für Investitionen, die im folgenden Jahr fortgesetzt werden, sind überplanmäßige Aus-
zahlungen – in nicht erheblichem Umfang – auch dann zulässig, wenn ihre Deckung im
laufenden Haushaltsjahr nur durch Erlass einer Nachtragshaushaltssatzung möglich
wäre, die Deckung aber im folgenden Jahr gewährleistet ist. Als gewährleistet gilt die
Deckung dann, wenn die entsprechenden Mittel im Haushaltsplanentwurf des folgenden
Jahres vorgesehen sind und der Entwurf ohne Fehlbedarf abschließt. In allen anderen
Fällen können zusätzliche Mittel nur durch die Aufstellung eines Nachtragshaushalts-
plans bewilligt werden.
(6) Anträge auf Bewilligung von überplanmäßigen und außerplanmäßigen Mitteln können
in der Regel nur gestellt werden, wenn das den Antrag stellende Amt gleichzeitig ent-
sprechende Einsparungen bzw. Mehreinnahmen aus seinem Zuständigkeitsbereich als
Deckung vorschlagen kann. Als Deckung dürfen nicht genannt werden Einsparungen,
die zwangsläufig Mindereinnahmen an anderer Stelle nach sich ziehen. Die Finanzver-
waltung / Abteilung Haushalt und KLR kann die Deckungsvorschläge ändern.
(7) Mehreinnahmen (Erträge oder Einzahlungen) dürfen als Deckungsmittel nur angeboten
werden, wenn mit ihrem Eingang sicher zu rechnen ist. Als Deckungsmittel angebotene
Minderaufwendungen bzw. Minderauszahlungen müssen zu sicheren, dauerhaften Ein-
sparungen führen. Einsparungen, die ausschließlich auf Zeitverzögerungen bei der Ab-
wicklung von Projekten / Maßnahmen zurückzuführen sind und bei denen die Aufwen-
dungen bzw. Auszahlungen dann im Folgejahr anfallen, dürfen als Deckung nicht ange-
boten werden.
(8) Können in Ausnahmefällen Deckungszusagen nach erteilter Bewilligung nicht eingehal-
ten werden, so ist die Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR unverzüglich
schriftlich mit ausführlicher Begründung zu unterrichten. Diese führt eine Entscheidung
der Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers über das weitere Verfahren herbei.
(9) Das Bewilligungsverfahren ist unverzüglich einzuleiten, sobald über- oder außerplan-
mäßige Aufwendungen und Auszahlungen erkennbar werden und die Voraussetzungen
des Absatzes 6 gegeben sind.
(10) Zuständig für die Bewilligung über- und außerplanmäßiger Aufwendungen- und Aus-
zahlungen ist:
1. die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer
a) bei unerheblichen über- oder außerplanmäßigen Aufwendungen
oder Auszahlungen,
42
b) bei Bewilligung für Leistungen zu Lasten von zweckgebundenen
Erträgen bzw. Einzahlungen ohne Betragsbeschränkung im Ein-
zelfall,
c) bei Bewilligung für interne Leistungsverrechnung ohne Betrags-
beschränkung im Einzelfall,
2. der Magistrat bei erheblichen über- und außerplanmäßigen Aufwendungen oder
Auszahlungen bis 300.000 Euro je Sachkonto, soweit nicht die Zuständigkeit der
Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers gegeben ist,
3. die Stadtverordnetenversammlung bei Beträgen über 300.000 Euro.
(11) Überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen sind im Sinne von Abs. 10 Zif-
fer 1a) vom Umfang her unerheblich, wenn sie
50.000 Euro bei Ansätzen je Sachkonto bis 150.000 Euro nicht überschreiten.
Außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen sind vom Umfang her unerheblich,
wenn sie nicht mehr als 30.000 Euro betragen.
(12) Die Bewilligung ist wie folgt zu beantragen:
1. bei unerheblichen über- und außerplanmäßigen Ausgaben haben die Ämter und
Verwaltungsstellen Freigabeanträge nach Ziffer 3.5.2 an die Finanzverwaltung / Ab-
teilung Haushalt und KLR zu richten.
2. bei erheblichen über- und außerplanmäßigen Ausgaben nach Abs. 10 Nr. 2 ist vor-
her die Zustimmung des Magistrats einzuholen,
3. bei erheblichen über- und außerplanmäßigen Ausgaben nach Abs. 10 Nr. 3 ist vor-
her die Zustimmung des Magistrats und der Stadtverordnetenversammlung einzuho-
len.
(13) Jeder Beschluss des Magistrats oder der Stadtverordnetenversammlung über über-
planmäßige oder außerplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen ist vom Büro
der Stadtverordnetenversammlung und Gremiendienste der Finanzverwaltung / Abtei-
lung Haushalt und KLR und dem Revisionsamt zu übermitteln. Nach erfolgtem Be-
schluss haben die Ämter und Verwaltungsstellen die Freigabe der bewilligten Mittel
nach Ziffer 3.5.2 zu beantragen.
3.5.8 Über- und außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen
(1) Reicht die bei einer Investitionsmaßnahme im Haushaltsplan veranschlagte Verpflich-
tungsermächtigung nicht aus, so kann – wenn ein unvorhergesehener und unabweisba-
rer Bedarf vorliegt und der in der Haushaltssatzung festgesetzte Gesamtbetrag der
Verpflichtungsermächtigungen nicht überschritten ist – eine über- oder außerplanmä-
ßige Verpflichtungsermächtigung bewilligt werden.
43
(2) Zuständig für die Bewilligung ist:
1. der Magistrat bis zu einer Höhe von 200.000 Euro, darüber hinaus bei Investiti-
onsmaßnahmen, für die in der mittelfristigen Investitionsplanung für die Folgejah-
re Auszahlungsraten vorgesehen sind, bis zu einer Höhe von 1.000.000 Euro,
2. die Stadtverordnetenversammlung in allen übrigen Fällen.
3.5.9 Abwicklung stadtinterner Schäden
(1) Schäden an Gebäuden, Grünflächen etc, die durch Mitarbeiter*innen der Stadt verur-
sacht werden, führen nicht zu Schadensersatzforderungen zwischen einzelnen Ämtern
oder Ämtern und Eigenbetrieben. Es erfolgt kein Ausgleich durch die verursachende
Dienststelle.
(2) Sofern der Schaden nicht durch eine Versicherung abgedeckt ist, wird die Schadensre-
gulierung aus dem Budget des geschädigten Amtes /Eigenbetriebs finanziert. Sollten
die Mittel nicht ausreichen, ist nach Ziffer 3.5.7 zu verfahren.
(3) Die Regelungen über Regressmöglichkeiten gegen den Schadensverursacher / die
Schadensverursacherin bleiben davon unberührt.
3.5.10 Ausgaben für die bauliche Unterhaltung
(1) Die Bauunterhaltungsmittel für Gebäude, die als Anlagevermögen dem Kernhaushalt
zugeordnet sind, werden von den jeweiligen budgetverantwortlichen Ämtern bewirt-
schaftet. Der Eigenbetrieb IDA ist mit der fachlichen Ausführung der Maßnahmen zu
beauftragen. Das budgetverantwortliche Amt teilt dem Eigenbetrieb IDA die Höhe der
verfügbaren Bauunterhaltungsmittel mit. Der Mitteleinsatz erfolgt im Einvernehmen
zwischen dem Budget verwaltenden Amt und dem Eigenbetrieb IDA. In Zweifelsfällen
geht die Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit des einzelnen Objektes sonstigen
Wünschen vor. Die Rechnungsbearbeitung erfolgt nach sach- und fachlicher Prüfung
des Eigenbetriebs IDA durch die budgetverantwortliche Stelle. Reichen die im Haus-
haltsplan veranschlagten Mittel für die zwingend notwendige Bauunterhaltung nach
Einschätzung des Eigenbetriebs IDA nicht aus, so hat das budgetverantwortliche Amt
die nach Ziffer 3.5.3 Abs.3 notwendigen Entscheidungen herbeizuführen.
(2) Die Regelungen des Abs. 1 gelten analog für die Bauunterhaltungsmittel in den Wirt-
schaftsplänen der Eigenbetriebe „Kulturinstitute“, „Bäder“, sowie „Darmstädter Werk-
stätten und Wohneinrichtungen“.
3.5.11 Bauliche Maßnahmen im Finanzhaushalt und in den Vermögensplänen der
Eigenbetriebe
(1) Baumaßnahmen, die dem Aufgabenbereich des Eigenbetriebs Immobilienmanagement
Darmstadt (IDA) zugeordnet sind, werden über den Wirtschaftsplan des Eigenbetriebs
abgewickelt. Alle übrigen Maßnahmen werden über den Kernhaushalt oder über die
Wirtschaftspläne der anderen Eigenbetriebe realisiert.
44
(2) Der Eigenbetrieb IDA stellt für jede Hochbaumaßnahme, die im Kernhaushalt oder im
Wirtschaftsplan eines Eigenbetriebs veranschlagt werden soll, einen Vorentwurf auf. Die
Kostenvoranschläge bzw. Kostenschätzungen nach DIN 276 bedürfen der Zustimmung
des Magistrats.
(3) Für die übrigen baulichen Maßnahmen, die zu Auszahlungen im Finanzhaushalt oder in
den Vermögensplänen der Eigenbetriebe führen, stellen die zuständigen Fachämter die
Vorentwürfe auf. Abs. 2 gilt entsprechend.
(4) Die im Kernhaushalt / Finanzhaushalt sowie in den Vermögensplänen der Eigenbetriebe
„Kulturinstitute“, „Bäder“ sowie „Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen“
veranschlagten Mittel für Bauinvestitionen bedürfen ausnahmslos der Einzelfreigabe
nach Ziffer 3.5.2. Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer gibt auf Antrag die Haus-
haltsmittel für die baulichen Maßnahmen frei, sofern die Finanzierung insgesamt gesi-
chert ist.
(5) Für die im Vermögensplan des Eigenbetriebs IDA veranschlagten Mittel für Baumaß-
nahmen können pauschale Freigaben erteilt werden. Diese richten sich nach der Ge-
nehmigungsverfügung der Aufsichtsbehörde und, soweit Kredite zur Finanzierung des
Wirtschaftsplanes eingeplant sind, nach dem Stand der Kreditaufnahme. Soweit Ei-
genmittel des Eigenbetriebs, z. B. aus Veräußerungserlösen, zur Finanzierung von In-
vestitionen vorgesehen sind, muss der Eigenbetrieb bei der Freigabebeantragung
nachweisen, dass die Deckungsmittel eingegangen sind. Über die Freigabe entscheidet
die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer.
(6) Die Rechnungslegung für bauliche Maßnahmen ist von dem mittelbewirtschaftenden
Amt vorzunehmen. Für Maßnahmen, deren Ausführung sich über mehr als 3 Haushalts-
jahre erstreckt, ist spätestens nach 30 Monaten Zwischenrechnung (Teilbaurechnung)
zu legen. Über Ausnahmen entscheidet die Baudezernentin bzw. der Baudezernent im
Einvernehmen mit der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer. Um die Belange der
Rechnungsprüfung sicherzustellen, ist das Revisionsamt zu hören. Bestandteil der
Rechnungslegung sind die unter Ziffer 4.4.5 genannten Unterlagen sowie die erforderli-
chen Beschlüsse der politischen Gremien, die Freigaben und die Aufstellung der Ge-
samtkosten des Projekts. Die Unterlagen sind in einem sog. „Aktenverzeichnis zur
Rechnungslegung“ aufzuführen und für spätere Prüfungen vorzuhalten.
3.5.12 Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen
(1) Die Inanspruchnahme der bei den einzelnen Buchungsstellen veranschlagten Verpflich-
tungsermächtigungen bedarf der Einzelfreigabe durch die Stadtkämmerin / den Stadt-
kämmerer.
(2) Anträge auf Freigabe (unter Finanzwesen, Vordrucke 20-901 und 20-902) sind durch
die mittelbewirtschaftenden Stellen rechtzeitig vor der beabsichtigten Auftragsvergabe
zu stellen.
(3) Eine Übertragung nicht in Anspruch genommener Verpflichtungsermächtigungen in das
neue Haushaltsjahr ist nicht zulässig.
45
(4) Bei Aufträgen aufgrund einer Verpflichtungsermächtigung ist sicherzustellen, dass die
hieraus resultierenden Auszahlungen erst dann kassenwirksam werden, wenn die erfor-
derlichen Mittel entsprechend der Fälligkeit der Verpflichtungsermächtigung in die
Haushaltspläne der Folgejahre eingestellt und diese genehmigt sind.
3.5.13 Vorleistungen
(1) Leistungen der Stadt vor Empfang der Gegenleistung (z.B. Vorauszahlungen, Anzahlun-
gen) dürfen nur dann erbracht werden, wenn dies zur Bewirkung der Gegenleistung
nach den allgemeinen Regeln des Geschäftsverkehrs notwendig ist oder wenn dies ver-
traglich vereinbart ist. Der ausreichende Schutz der Stadt vor Verlusten, in der Regel
durch Bestellung von Sicherheiten nach Ziffer 6.3, muss dabei gewährleistet sein.
(2) Vorauszahlungen und Anzahlungen sind in sinngemäßer Anwendung der Bestimmun-
gen über Abschlagszahlungen (Ziffer 4.4.6) zu behandeln.
3.6 Verpflichtungserklärungen
Für die Abgabe von Verpflichtungserklärungen sind die Vorschriften der Ziffer 6.7 der All-
gemeinen Geschäftsanweisung der Stadt Darmstadt (AGA) sowie die Rundverfügung
4/2019 zu beachten.
3.7 Vergabe von Aufträgen
Bei der Vergabe von Aufträgen ist nach der Dienstanweisung für Vergaben i.V.m. dem
Hinweis in Rundverfügung 13/2019 zu verfahren.
3.8 Zuschüsse und Zuwendungen
Zuschüsse und Zuwendungen an Vereine, Verbände oder sonstige Institutionen sind ge-
mäß den „Allgemeinen Zuschussrichtlinien“ abzuwickeln und nach der Rundverfügung
17/2019 zu buchen. Spezielle Zuschussrichtlinien (Sportförderrichtlinien, Verwaltungs-
vorschrift zur Kulturförderung etc.) sind von den jeweiligen Fachämtern zu beachten.
3.9 Besondere Zuständigkeiten in Grundstücksangelegenheiten
(1) Grundstücke, die dem Eigenbetrieb Immobilienmanagement Darmstadt als Betriebs-
vermögen zugeordnet sind, werden durch die Betriebsleitung des Eigenbetriebs bewirt-
schaftet. Die Zuständigkeit für den Erwerb oder die Veräußerung dieser Anlagegüter
richtet sich ausschließlich nach den Festlegungen in der Betriebssatzung des Eigenbe-
triebs IDA.
(2) Grundstücke, die den übrigen Eigenbetrieben als Anlagevermögen zugeordnet sind,
werden von den jeweiligen Betriebsleitungen bewirtschaftet. Die Zuständigkeit für den
Erwerb oder die Veräußerung dieser Anlagegüter richtet sich nach den Festlegungen in
der Betriebssatzung des jeweiligen Eigenbetriebs. Die Verhandlungen für den Erwerb
oder die Veräußerung der Grundstücke werden durch den Eigenbetrieb IDA durchge-
führt. Dieser bereitet die erforderlichen Beschlussvorlagen für die Gremien vor und
führt alle zum Vollzug der Grundstücksgeschäfte notwendigen Rechtsgeschäfte aus.
46
(3) Für den Erwerb oder die Veräußerung von Grundstücken, die dem Kernhaushalt zuge-
ordnet sind, sind zuständig:
1. die für den Eigenbetrieb IDA zuständige Dezernentin / der zuständige Dezernent in
nachfolgend genannten Grundstücksangelegenheiten mit Zustimmung der Stadt-
kämmerin / des Stadtkämmerers über:
a) Ankauf- und Verkauf sowie Tausch von Grundstücken im Kaufpreis bis zu
50.000 Euro je Einzelfall,
b) Einräumung von Grunddienstbarkeiten und Nutzungsrechten gleich wel-
cher Art mit einem Wert bis 25.000 Euro,
c) Bestellung und Rücknahme von Erbbaurechten bis 50.000 Euro Ver-
kehrswert des Grundstücks je Einzelfall,
d) Zustimmung zur Belastung der von der Stadt ausgegebenen Erbbaurech-
te und Bestimmung der Rangverhältnisse der städtischen Rechte im
Grundbuch und Erbbaugrundbuch.
2. der Magistrat für die nachfolgend aufgeführten Grundstücksgeschäfte mit der allei-
nigen Entscheidung über:
a) Ankauf- und Verkauf sowie Tausch von Grundstücken mit einem Kauf-
preis von 50.000 Euro bis 300.000 Euro je Einzelfall,
b) Einräumung von Grunddienstbarkeiten und Nutzungsrechten gleich wel-
cher Art mit einem Wert ab 25.000 Euro je Einzelfall,
c) Bestellung und Rücknahme von Erbbaurechten von 50.000 Euro bis
300.000 Euro Verkehrswert des Grundstücks je Einzelfall,
d) Ausübung von gesetzlichen Vorkaufsrechten gemäß § 24 ff. BBauG und
Vorkaufs- und Grunderwerbsrechten nach § 17 ff. StBauFG bis zu einem
Betrag von 300.000 Euro je Einzelfall.
3. in allen übrigen Fällen die Stadtverordnetenversammlung.
(4) Die Dezernentin / der Dezernent für den Eigenbetrieb IDA kann in seine Zuständigkeit
fallende Entscheidungen dem Magistrat zur Beschlussfassung vorlegen.
(5) Unabhängig vom Wert soll der Magistrat Grundstücksangelegenheiten von nicht uner-
heblicher Bedeutung (Person der Vertragspartnerin bzw. des Vertragspartners, kom-
munalpolitische Bedeutung) der Stadtverordnetenversammlung zur Kenntnis geben. Er
kann die Entscheidung der Stadtverordnetenversammlung beantragen.
(6) Die Beschlüsse und Entscheidungen nach Abs. 3 Nr. 1 bis 3 sind nur dann wirksam,
wenn die erforderlichen Deckungsmittel haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen.
(7) Grundstücke, die dem Anlagevermögen eines Eigenbetriebs zugeordnet sind und die
einem anderen Eigenbetrieb oder dem Kernhaushalt für seine betrieblichen Zwecke zur
Verfügung gestellt werden sollen, können mit Zustimmung der für den Eigenbetrieb zu-
47
ständigen Dezernentin / des zuständigen Dezernenten und mit Zustimmung der Stadt-
kämmerin / des Stadtkämmerers verlagert werden. Gleiches gilt für Grundstücke des
Kernhaushaltes, die zu einem Eigenbetrieb verlagert werden sollen. Der Wertausgleich
erfolgt in Höhe des Buchwertes.
(8) Dem Magistrat und der Stadtverordnetenversammlung ist vierteljährlich ein Verzeichnis
der genehmigten und vom Eigenbetrieb IDA ausgeführten Grundstücksgeschäfte zur
Kenntnis vorzulegen.
(9) Die vorstehenden Zuständigkeitsregelungen gelten auch für den Erwerb von Grundstü-
cken im Zwangsversteigerungsverfahren. Die zuständigen Gremien legen in nichtöffent-
licher Sitzung das Steigerungslimit fest.
3.10 Veräußerung von Sachanlagen
3.10.1 Veräußerung von Kunstgegenständen
(1) Gegenstände aus der Städtischen Kunstsammlung oder aus den Beständen des Stadt-
museums, die keinen direkten Bezug zu den Sammlungszielen haben und einen Wert
von 1.000 Euro nicht übersteigen, können mit Genehmigung der Kulturdezernentin
bzw. des Kulturdezernenten veräußert werden.
(2) Bei Gegenständen nach Abs. 1 mit einem Wert über 1.000 Euro bis zu 5.000 Euro und
allen übrigen Kunstgegenständen mit einem Wert bis zu 5.000 Euro ist die Genehmi-
gung der Kulturdezernentin bzw. des Kulturdezernenten und der Stadtkämmerin / des
Stadtkämmerers erforderlich.
(3) Bei Kunstwerken, die im Wert über 5.000 Euro bis zu 20.000 Euro liegen, entscheidet
der Magistrat.
(4) Bei Kunstwerken, deren Wert 20.000 Euro übersteigt, ist die Zustimmung der Stadtver-
ordnetenversammlung einzuholen.
(5) Die Wertermittlung nach Abs. 1 und 2 obliegt der Leitung des Museums Mathildenhöhe.
In den Fällen nach Abs. 3 und 4 ist zusätzlich ein Wertgutachten einer unabhängigen
Expertin bzw. eines unabhängigen Experten einzuholen und den Beschlussvorlagen bei-
zufügen.
3.10.2 Veräußerung von Kraftfahrzeugen
Für die Veräußerung ausgesonderter Kraftfahrzeuge gelten die Bestimmungen der Mobili-
tätsordnung (MobO), siehe Rundverfügung 23/2018.
3.10.3 Veräußerung von sonstigen Gegenständen
(1) Sonstige Gegenstände des Büro- und Betriebsinventars können, sofern sie auch von
anderen Amts- und Verwaltungsstellen nicht mehr benötigt werden, freihändig verkauft
werden.
(2) Zuständig für die Genehmigung, auch hinsichtlich des Verkaufspreises, sind bei voll-
ständig abgeschriebenen Gegenständen mit einem Neuwert von bis zu 2.500 Euro die
Amtsleitungen. Bei nicht vollständig abgeschriebenen Gegenständen und einem Rest-
48
buchwert bis 500 Euro sind ebenfalls die Amtsleitungen zuständig. Für die Amtsleitung
des Schulamtes gilt die Grenze von bis zu 2.500 Euro auch bei nicht vollständig abge-
schriebenen Gegenständen. In allen übrigen Fällen ist die Genehmigung der Stadt-
kämmerin / des Stadtkämmerers erforderlich.
(3) Die Gründe für die Aussonderung und den Verkauf sowie über die Ermittlung des Ver-
kaufspreises sind schriftlich zu dokumentieren. Der Vermerk ist von der Amtsleitung
gegenzuzeichnen und bei den Inventarunterlagen aufzubewahren.
(4) Die Vorschriften der Inventarordnung bleiben von den Absätzen 1 bis 3 unberührt.
3.11 Steuerabzug bei Bauleistungen
Die Voraussetzungen und die Verfahrensweise bei dem Steuerabzug bei Bauleistungen
sind der Rundverfügung 3/2019 zu entnehmen.
3.12 Haushaltsüberwachung
Alle von den Fachämtern veranlassten Buchungen sind anhand regelmäßiger Abfragen
der Buchungsdaten im Finanzwesen zu überwachen und auf ihre Richtigkeit und Voll-
ständigkeit zu kontrollieren.
3.13 Übertragung von Haushaltsermächtigungen in das Folgejahr (Haushaltsausga-
bereste)
(1) Anträge auf Bildung von Haushaltsausgaberesten, sind an die Finanzverwaltung/ Abtei-
lung Haushalt und KLR zu richten. Die Anträge (im Intranet abrufbar unter Formulare /
Finanzwesen) sind ausreichend und nachvollziehbar zu begründen. Neue Maßnahmen
dürfen mit Haushaltsresten nicht finanziert werden, d.h. sie dürfen nicht zur Erhöhung
des Budgets des Folgejahres angemeldet werden. Sind im neuen Jahr Mittel für densel-
ben Zweck eingeplant, werden die Anträge auf Bildung von Haushaltsresten abgelehnt.
(2) Im Ergebnishaushalt ist von einer Übertragung von Haushaltsausgaberesten unterhalb
eines Betrages von 250 Euro abzusehen.
(3) Genauere Vorgaben werden jährlich in einer Information für die Stadtverwaltung be-
stimmt.
(4) Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer entscheidet über die Anträge auf Übertra-
gung von Haushaltsresten. Der Magistrat und die Stadtverordnetenversammlung erhal-
ten hiervon Kenntnis im Rahmen einer Magistratsvorlage.
3.14 Künftige finanzielle Belastungen
(1) Bei neu auftretenden finanziell bedeutsamen Sachverhalten ist die Finanzverwaltung /
Abteilung Haushalt und KLR möglichst frühzeitig zu einzubinden.
(2) Ebenso sind ihr alle Vorlagen über die Planung
a) neuer und zusätzlicher Aktivitäten und Maßnahmen
49
b) neuer Einrichtungen und Anlagen sowie deren Erweiterung
vor Behandlung im Magistrat zuzuleiten, wenn diese mit finanziellen bedeutenden
Auswirkungen verbunden sind. Dabei ist es gleichgültig, ob die Mittel hierfür bereits
vorhanden sind oder erst zusätzlich bewilligt werden müssen.
(3) Der Finanzverwaltung / Abteilung Haushalt und KLR sind alle Veränderungen in den
Aufgaben anzuzeigen, die Einnahmeausfälle zur Folge haben.
3.15 Abwicklung der Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe
Die Betriebsleitungen berichten regelmäßig über die Abwicklung des Wirtschaftsplanes.
Hierbei ist mindestens eine Gegenüberstellung der Ist-Ergebnisse zu den anteiligen Plan-
werten, bezogen auf Erträge und Aufwendungen, vorzulegen. Abweichungen und Risiken
sind zu erläutern.
Für den Vermögensplan ist über die Abwicklung der geplanten Investitionen zu berichten.
Zeichnet sich ein zusätzlicher Fehlbetrag für den Erfolgsplan ab, sind die ergriffenen Ge-
genmaßnahmen darzustellen.
50
4 A n o r d n u n g s w e s e n
4.1 Allgemeines
Die Stadt wendet im Rechnungswesen sowohl das bisherige analoge Verfahren (Papier-
form) als auch einen digitalen Rechnungsworkflow an. Die nachfolgenden Bestimmungen
gelten grundsätzlich für beide Verfahren.
4.1.1 Anordnungszwang
(1) Die Finanzverwaltung / Stadtkasse führt die ihr obliegenden Zahlungs-, Buchungs- und
Verwahrgeschäfte nur aufgrund ordnungsgemäßer Anordnungen der anordnungsbefug-
ten Ämter und Verwaltungsstellen aus (nach vorheriger Prüfung durch die Finanzbuch-
haltung / Anlagenbuchhaltung) Ausnahmen hiervon sind nur in den besonders festge-
legten Fällen zulässig (siehe Ziffer 4.1.3).
(2) Anordnungen, die in der Form nicht den Vorschriften entsprechen (Ziffer 4.2), dürfen
erst ausgeführt werden, wenn die anordnende Stelle die Anordnung berichtigt hat.
4.1.2 Trennung von Anordnung, Vollzug und Rechnungsprüfung
(1) Beschäftigte, die mit Kassengeschäften betraut sind oder die dem Revisionsamt ange-
hören, dürfen Anordnungsgeschäfte (Unterzeichnung oder Gegenzeichnung von Kas-
senanordnungen) nicht besorgen.
(2) Feststellungsvermerke nach Ziffer 4.7 sind hiervon nicht betroffen.
4.1.3 Ausnahmen von dem Erfordernis der Zahlungsanordnung
(1) Ist für die Finanzverwaltung / Stadtkasse erkennbar, dass sie empfangsberechtigt ist,
hat sie Einzahlungen auch ohne Annahmeanordnung zu buchen. Die Annahmeanord-
nung ist unverzüglich einzuholen.
(2) Einzahlungen nach § 10 (2) GemKVO und Ausgaben nach § 10 (3) GemKVO dürfen oh-
ne Anordnungen gebucht werden. Dies sind im Einzelnen:
- irrtümliche Einzahlungen und irrtümlich eingezahlte Beträge, die an
den Einzahlenden oder die Einzahlende zurückgezahlt werden,
- Kassenmittel, die aufgrund eines Auftrags einer anderen zuständi-
gen Stelle anzunehmen und an diese abzuführen sind,
- Einzahlungen, die die Finanzverwaltung / Stadtkasse nach § 1
GemKVO selbst festgesetzt hat (Mahngebühren, Vollstreckungskos-
ten und Nebenforderungen, Zinsen und Säumniszuschläge).
4.2 Formvorschriften für Rechnungsunterlagen
4.2.1 Formvorschriften für das analoge Verfahren
(1) Die Eintragungen auf allen der Rechnungslegung dienenden Unterlagen sind mit doku-
mentenechten Schreibmitteln vorzunehmen.
51
(2) Unterschriften sind mit dokumentenechten Schreibmitteln zu vollziehen.
(3) Änderungen sind nur zulässig, wenn sie den ursprünglichen Inhalt und die Tatsache
späterer Änderung erkennen lassen. Sie sind so vorzunehmen, dass die unrichtige Ein-
tragung gestrichen und die richtige darüber gesetzt wird. Die Änderungen sind von den-
jenigen unterschriftlich zu bestätigen, die für die ursprüngliche Eintragung verantwort-
lich zeichnen.
(4) Radieren, Ausschaben, Überkleben, Verwendung von Korrekturlack und dergleichen auf
Rechnungsunterlagen ist nicht gestattet. Der Inhalt von Rechnungsunterlagen darf nicht
unleserlich gemacht werden.
(5) Schreibmittel mit grüner Farbe sind ausschließlich dem Revisionsamt vorbehalten.
4.2.2 Formvorschriften im digitalen Rechnungsworkflow
(1) Die Authentifizierung im Rechnungsworkflow erfolgt durch passwortgeschützte Anmel-
dung. Alle Aktionen die im Rahmen dessen getätigt werden, werden benutzerbezogen
protokolliert.
(2) Rechnungen, die nicht digital eingehen, werden von dafür vorgesehenen Scanstellen di-
gitalisiert.
(3) Es ist sicherzustellen, dass Anlagen, die den Belegen beigefügt wer-
den, den Originalen entsprechen.
4.3 Rechnungsbearbeitung
(1) Rechnungen an die Stadt müssen den Vorgaben nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuerge-
setzes (UStG) genügen. Aus jeder als Unterlage zu einer Kassenanordnung dienenden
Rechnung (Lieferantenrechnung usw.) muss insbesondere ersichtlich sein:
- Zeit der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Art und Menge der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Preisansatz je Gegenstand, Zeit-, Maß-, Gewichts-, Lohneinheit usw.
Weitere Einzelheiten sind der RV 31/2019 zu entnehmen.
(2) Eingehende Rechnungsbelege in Papierform sind sofort mit dem Eingangsstempel zu
versehen und unverzüglich zu bearbeiten. Zweitschriften von Rechnungen sind als sol-
che zu bezeichnen und der Länge nach in der Mitte rot durchzustreichen.
(3) Im Hinblick auf die Verpflichtung zur Führung einer sparsamen und wirtschaftlichen
Haushaltswirtschaft (§ 92 Abs. 2 HGO) wird die rechtzeitige und vollständige Einzie-
hung der Einnahmen vorausgesetzt.
(4) Auch in Fällen, in denen durch die Finanzverwaltung / Stadtkasse auf Anweisung der
Amts- oder Verwaltungsstelle ein SEPA-Basislastschriftmandat erteilt wurde, muss um-
gehend eine Auszahlungsanordnung (Kreditorenrechnung im Finanzverfahren NSK) er-
52
stellt werden. Es muss gewährleistet sein, dass die Verbindlichkeit (Kreditorenrech-
nung) im Finanzverfahren NSK gebucht wurde, bevor eine entsprechende Belastung des
Bankkontos (Abbuchung) erfolgt.
(5) In den Fällen des § 13b UStG, in denen der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist,
ist die Steuerschuld von den auszahlungsanweisenden Stellen bis zum 7. Werktag nach
Ablauf des Kalendermonats, in dem der Umsatz getätigt wurde, unter Beifügung ent-
sprechender Rechnungskopien an die Finanzverwaltung, Abteilung Kämmerei, zu mel-
den. Nähere Einzelheiten sind der Rundverfügung 2/2019 zu entnehmen.
4.4 Anordnungen
4.4.1 Gebrauch von Vordrucken für Anordnungen
Die Ämter und Verwaltungsstellen haben für Anordnungen in Papierform Vordrucke (In-
terne Formulare Doppik) zu verwenden. Zusätzliche Formblätter sowie formlose Zah-
lungsanweisungen dürfen nur mit Zustimmung der Finanzverwaltung / Kämmerei benutzt
werden.
4.4.2 Arten von Kassenanordnungen
4.4.2.1 Allgemein
Es sind zu unterscheiden:
- Debitorenanordnungen (für die Erhebung von Einnahmen),
- Debitorengutschrift/-storno (für die Korrektur der Einnahmenerhe-
bung)
- Kreditorenanordnungen (für die Leistung von Ausgaben),
- Kreditorengutschrift/-storno (für die Korrektur der Ausgaben)
- Umbuchungsanordnungen (innerhalb eines Budgets oder budget-
übergreifend),
- Kurzanordnungen.
Alle Buchungen erfolgen im automatisierten Verfahren.
4.4.2.2 Debitorenanordnungen (Einzahlungen und Erträge)
Debitorenanordnungen sind von den Ämtern und Verwaltungsstellen
der Finanzverwaltung / Kämmerei (FiBu-Zentrale) zuzuleiten. Durch
das Finanzverfahren NSK kann eine Kurzrechnung als Zahlungsauffor-
derung an den Schuldner zur Verfügung gestellt und durch die Ämter
/ Verwaltungsstellen versandt werden.
4.4.2.3 Kreditorenanordnungen (Auszahlungen und Aufwendungen)
(1) Kreditorenanordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn für den vorgesehenen Zweck
Ausgabemittel zur Verfügung stehen, sie zur Verwendung freigegeben sind und die ge-
gebenenfalls erforderliche besondere Zustimmung vorliegt.
(2) Kreditorenanordnungen sind so rechtzeitig zu erteilen, dass sie bei Fälligkeit vollzogen
werden können. Die Zeit vom Eingang einer Rechnung bis zum Vollzug der Auszah-
53
lungsanordnung soll nicht mehr als 14 Tage betragen. Ist ein Skontoabzug möglich, so
ist die Rechnung mit „Skonto“ zu kennzeichnen und die hierfür gesetzte Frist einzuhal-
ten. Bei nicht sofortiger Fälligkeit sind Zahlungsziele durch Angabe des Fälligkeitsda-
tums voll auszuschöpfen.
(3) Zur Vermeidung von Doppelzahlungen muss sich der Beschäftigte vor Erteilung einer
Kreditorenanordnung anhand geeigneter Unterlagen (Bestell-, Auftragsbücher, Haus-
haltsüberwachungslisten) vergewissern, dass die Rechnung noch offensteht und ob und
welche Teilzahlungen, z. B. Vorschüsse oder Abschlagszahlungen, bereits geleistet
worden sind.
(4) Anzuordnen sind jeweils nur die um Preisvergünstigungen, Skonto usw. gekürzten Be-
träge.
4.4.2.4 Investitionen und Sonderposten
(1) Der Begriff Investition beschreibt die langfristige Bindung finanzieller Mittel in materiel-
le oder immaterielle Vermögensgegenstände.
(2) Als Sonderposten werden bestimmte Finanzierungsformen der Kommunen bezeichnet,
wobei die beiden wesentlichen Typen Sonderposten aus Zuweisungen der öffentlichen
Hand (Fördermittel) und Sonderposten aus Beiträgen, Baukosten- und Investitionszu-
schüssen sind.
(3) Die jeweiligen Nummern für Anlagen und Sonderposten sind bei der Anlagenbuchhal-
tung zu erfragen.
4.4.3 Form und Inhalt der Kassenanordnungen
Jede Kassenanordnung hat folgende Angaben zu enthalten:
1. den Buchungsmandanten,
2. den Betrag (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 GemKVO) in Ziffern und Buchstaben
(freibleibende Räume sind zu entwerten). Bei Beträgen bis zu
1.000 Euro kann auf die Wiederholung in Buchstaben verzichtet
werden,
3. den Grund bzw. den Verwendungszweck der Zahlung (§ 7 Abs. 1
Nr. 2 GemKVO) wie zum Beispiel die Kunden- und Rechnungs-
nummer oder das Kassenzeichen,
4. die oder der Zahlungspflichtige/n oder Empfangsberechtigte/n (§
7 Abs. 1 Nr. 3 GemKVO) mit Bankverbindung unter Angabe von
IBAN und BIC,
5. den Fälligkeitstag (§ 7 Abs. 1 Nr. 4 GemKVO) und gegebenenfalls
einen Ausgleichshinweis,
6. das Datum der Anordnung (§ 7 Abs. 1 Nr. 7 GemKVO) und das
Rechnungsdatum,
54
7. die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr (§ 7 Abs. 1 Nr. 5 Gem-
KVO), angegeben als Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger
sowie das Buchungsdatum und ein aussagekräftiger kurzer Beleg-
text, der den Buchungsfall zutreffend beschreibt,
8. die Bestätigung, dass die Bescheinigungen der sachlichen und
rechnerischen Richtigkeit vorliegen. Die Bestätigung entfällt, wenn
die sachliche und rechnerische Feststellung mit der Zahlungsan-
ordnung verbunden ist (§ 7 Abs. 1 S. 2 GemKVO),
9. die Unterschrift des Anordnungsberechtigten (§ 7 Abs. 1 Nr. 8
GemKVO). Diese kann im automatisierten Verfahren durch eine
elektronische Signatur ersetzt werden (§ 7 Abs. 1 S. 3 GemKVO);
Im elektronischen Rechnungsworkflow entfällt die Unterschrifts-
pflicht durch die Authentifizierung.
10. Vermerk der Amts-/Verwaltungsstellenleiterin oder des Amts-
/Verwaltungsstellenleiters über den Zustimmungsbeschluss des
Magistrats bei Grundstücksan- und -verkäufen, soweit die Stadt-
verordnetenversammlung den Magistrat oder die Verwaltung er-
mächtigt hat (Ziffer 3.9),
11. Vermerk bei besonderen Unterlagen zu Kassenanordnungen und
bei Rechnungsbelegen mit Archivwert (Ziffer 4.4.5.3),
12. Vermerk über Abschlagszahlungen (Ziffer 4.4.6),
13. Vermerk bei Berichtigung von Kassenanordnungen (Ziffer 4.4.7),
14. Vermerk über die Beschaffung für den laufenden Verbrauch, über
Eintragung im Inventarverzeichnis, im Bestandsnachweis oder im
Lagerbuch mit Unterschrift desjenigen, der von der Amts-
/Verwaltungsstellenleiterin oder von dem Amts-/ Verwaltungsstel-
lenleiter hiermit beauftragt ist,
15. Vermerk über Genehmigung von Dienstreisen mit Unterschrift der
Amtsleitung / Verwaltungsstellenleitung.
4.4.4 Besondere Formvorschriften
Kassenanordnungen sind nur in einer einzigen Ausfertigung zu erstellen. Geht eine An-
ordnung vor Vollzug durch die Finanzverwaltung / Stadtkasse verloren, so muss eine
Zweitausfertigung wie folgt gekennzeichnet werden:
„Zweitausfertigung, Erstausfertigung ungültig“
Die Zweitausfertigung ist wie das Original anzuordnen.
Papierbelege müssen für die Übergabe mit der Kassenanordnung verbunden sein.
55
4.4.5 Unterlagen zu Kassenanordnungen
4.4.5.1 Grundsätzliches
Buchungsbegründende Schriftstücke wie Verträge, Kostenrechnungen für Lieferungen
und sonstige Leistungen, Frachtbriefe, Zahlungsaufforderungen, Abrechnungen, amtli-
che Benachrichtigungen usw. sind grundsätzlich der Anordnung als Anlage beizufügen.
4.4.5.2 Unterlagen zu Anordnungen bei baulichen Maßnahmen
Den Kassenanordnungen sind außer den Kostenrechnungen folgende Unterlagen in
zeitlicher Folge beizufügen:
1. Die Ausschnitte aus den Tageszeitungen bei öffentlicher Ausschreibung
2. die Aufforderungsschreiben zur Angebotsabgabe bei beschränkter Aus-
schreibung,
3. das Angebot, auf das der Zuschlag erteilt wurde,
4. die Submissionsniederschrift und der Vergabevorschlag,
5. das Auftragsschreiben,
6. die Auftragsbestätigung,
7. das örtliche Aufmaß,
8. die Massenberechnung,
9. die Aufmaßzeichnungen, Aufmaßskizzen, Messurkunden, Berechnungspläne
u. ä.,
10. die Lieferscheine, Wiegescheine, Fuhrscheine und deren Zusammenstellung,
11. die Stundenlohnnachweise und deren Zusammenstellung mit Angaben über
Materialverbrauch, vorgehaltenes Gerät, vorgehaltene Maschinen und über
die ausgeführte Leistung,
12. die förmliche Abnahme i. S. des § 12 VOB/B.
Die unter Nummer 3. bis. 8 genannten Unterlagen sind auch bei Nachtragsarbeiten
beizufügen. Auf der Kostenrechnung sind zu vermerken:
1. das Datum des Angebots und des etwaigen Nachtragsangebots,
2. Art und Datum der Vergabe,
3. Datum des Auftragsschreibens,
4. Beginn und Ende der Gewährleistungspflicht,
56
5. Art der technischen Feststellung (örtliches Aufmaß oder örtliche Feststel-
lung),
6. die bei den Akten zurückbehaltenen Unterlagen (wie Gegenangebote).
4.4.5.3 Besondere Unterlagen zu Kassenanordnungen- Rechnungsbelege mit Archiv-
wert
Kassenanordnungen und zugehörige Unterlagen, die dauernd aufbewahrt werden sollen
(z. B. Kassenanordnungen und Verträge über An- und Verkauf von Grundstücken und
dergl., Abrechnungen und Unterlagen zu baulichen Maßnahmen, Schriftstücke mit ge-
schichtlichem Wert usw., soweit sie nicht nach der Dienstvereinbarung über die Ver-
wahrung von Wertgegenständen in das Verwahrgelass genommen werden müssen),
sind von der anordnenden Stelle mit dem Vermerk „Beleg mit Archivwert“ zu kenn-
zeichnen und von der Finanzverwaltung / Stadtkasse gesondert abzulegen. Sie sind
dauernd aufzubewahren. Abweichend von der allgemeinen Regelung sind bei diesen Be-
legen keine Kopien, sondern die Originale beizufügen.
4.4.6 Abschlags- und Schlusszahlungen
(1) Abschlagszahlungen dürfen nur aufgrund prüfungsfähiger Aufstellungen über die er-
brachten Teilleistungen angeordnet werden. Pauschale Abschlagszahlungen bei Ein-
heitspreisverträgen sind nicht zulässig. Die Leistungsaufstellungen müssen deutlich als
Abschlagszahlung gekennzeichnet werden und sind – soweit möglich – den Kreditoren-
rechnungen beizufügen. Wird die Abschlagszahlung aufgrund einer Schlussabrechnung
angeordnet, so ist ergänzend zu bestätigen „Schlussabrechnung liegt vor“.
(2) Abschlagszahlungen sind auf den Auszahlungsanordnungen als erste, zweite dritte usw.
Abschlagszahlung zu bezeichnen, Schlusszahlungen sind für den Zahlungsempfänger
als solche zu kennzeichnen.
(3) Bereits geleistete Abschlagszahlungen sind vom Rechnungssteller auf der Teil- oder
Schlussabrechnung abzusetzen. Das anordnungsbefugte Amt oder die anordnungsbe-
fugte Verwaltungsstelle haben zu bestätigen, dass alle geleisteten Abschlagszahlungen
angerechnet wurden, erforderlichenfalls ist die Schlussabrechnung des Rechnungsstel-
lers zu berichtigen.
(4) Abschlags- und Restzahlungen sind von dem anordnungsbefugten Amt oder der anord-
nungsbefugten Verwaltungsstelle laufend vorzumerken. Auf der Auszahlungsanordnung
ist die Vormerkung zu bestätigen.
(5) Eine pauschale Kürzung der Abschlussrechnung ist nicht zulässig. Sicherheitseinbehal-
te werden getrennt mit dem Teilbetrag angeordnet. Die Kontierung erfolgt analog zu
der Verbuchung der verminderten Rechnung.
(6) Jede Kürzung und Änderung einer Rechnung (Geschäftsbrief, Handelsbrief) ist mit dem
Geschäftspartner zu klären und auf dem Beleg zu vermerken (analog Ziffer 4.4.7). Im
Zweifelsfall ist eine neue Rechnung anzufordern.
57
4.4.7 Berichtigungen
(1) Für eine Berichtigung von Forderungen sind die Vordrucke 21/916 „Debitorenanord-
nung“ oder Anordnung 21/918 „Debitorengutschrift“ zu verwenden (Intranet Formulare
Doppik).
(2) Die Berichtigung von Verbindlichkeiten ist entsprechend Absatz 1 mit den Vordrucken
21/917 „Kreditorenanordnung“ oder der Anordnung 21/919 „Kreditorengutschrift“
vorzunehmen.
4.4.8 Umbuchungen
(1) In den Fällen, in denen eine bereits vollzogene Buchung auf Bilanz- und/oder Ergebnis-
konten wegen sonstiger Berichtigung (Kostenstelle, Kostenträger, Sachkonto, Investiti-
onsnummer, Mittelherkunft) im ‘Soll‘ und ‘Haben‘ berichtigt werden muss, ist eine
Umbuchungsanordnung zu erteilen. Wenn durch eine Umbuchung Sachzusammenhän-
ge undeutlich werden, ist die vorausgegangene Buchung zu stornieren und eine neue
Belegerfassung vorzunehmen.
(2) Bei Umbuchungen sind die Formblätter 20/903 und 20/917 „Umbuchungsanordnun-
gen“ (Interne Formulare Doppik) zu verwenden (siehe Ziffer 4.4.1). Eine Umbuchung
innerhalb einer Organisationseinheit wird mit dem Formblatt 20/903 vollzogen. Umbu-
chungen zwischen zwei verschiedenen Organisationseinheiten werden mit dem Form-
blatt 20/917 vollzogen. Der erste anordnende Fachbereich sendet die Anordnung mit
seinen vollständigen Angaben an den anderen Fachbereich weiter. Der zweite Fachbe-
reich sendet die vollständige Anordnung an die Finanzbuchhaltungszentrale zur Erfas-
sung und Buchung und leitet eine Kopie der Anordnung an den ersten Fachbereich als
Bestätigung zurück.
4.4.9 Abtretungen, Pfändungen, Insolvenzen
Sind der anordnungsbefugten Amts- oder Verwaltungsstelle Abtretungen, Pfändungen, In-
solvenzen und dergleichen bekannt, so ist auf der Auszahlungsanordnung ein Vermerk
über die Abtretung, Pfändung usw. anzubringen. Bei Abtretung ist die Bankverbindung
des Abtretungsempfängers anzugeben.
4.4.10 Lastschrifteinzugsverfahren
(1) Die Finanzverwaltung / Stadtkasse kann unter bestimmten Voraussetzungen angewie-
sen werden, ein Kreditinstitut zu beauftragen oder eine/n Empfangsberechtigte/n zu
ermächtigen, Forderungen bestimmter Art vom Konto der Finanzverwaltung / Stadt-
kasse abzubuchen oder abbuchen zu lassen. Eine solche Anweisung darf der Finanz-
verwaltung / Stadtkasse nur erteilt werden, wenn die Voraussetzungen nach § 9 Satz 2
Nummer 1 bis 3 GemKVO gegeben sind. Hinsichtlich der Anordnungsbefugnis wird auf
Ziffer 4.7.7 verwiesen.
(2) Die Finanzverwaltung / Stadtkasse ist befugt, eine erteilte Abbuchungsermächtigung zu
widerrufen, sofern durch die Amts- oder Verwaltungsstelle wiederholt gegen Ziffer 4.3
Abs. 4 verstoßen wird. Die Amts- oder Verwaltungsstelle ist vorab über den beabsich-
tigten Widerruf zu informieren. Wird auch daraufhin nicht entsprechend Ziffer 4.3 Abs.
58
4 gehandelt, erfolgt der Widerruf ohne weitere Rücksprache. Über den Widerruf ist die
Amts- oder Verwaltungsstelle zu informieren.
4.4.11 Ein- und Auszahlung von Großbeträgen
(1) Um eine restriktive Bewirtschaftung der Kassenmittel und eine enge fälligkeitskongru-
ente Liquiditätsplanung der Finanzverwaltung / Stadtkasse zu ermöglichen, ist für die
täglich von der Stadtkasse zu erstellende Disposition die Kenntnis der per Valuta eines
jeden Tages als Einnahmen oder Ausgaben anfallenden Großbeträge unverzichtbar.
(2) Die Ämter und Verwaltungsstellen haben zu erwartende Einzahlungen und zu leistende
Auszahlungen von je 250.000 Euro im Einzelfall und mehr frühzeitig - spätestens zwei
Tage vor Eintritt der Fälligkeit - der Stadtkasse mitzuteilen.
4.5 Unbarer Zahlungsverkehr
Alle Möglichkeiten des unbaren Zahlungsverkehrs sind auszuschöpfen. Empfänger städti-
scher Zahlungen sind um Angabe bzw. Einrichtung eines Kontos bei einem Geldinstitut zu
veranlassen.
4.6 Ein- und Auslieferungsanordnungen für Wertgegenstände
Die Bestimmungen über die zu verwahrenden Wertgegenstände, den Umfang ihrer Ver-
wahrung sowie über die Ein- und Auslieferung enthält die Dienstanweisung für die Ver-
wahrung von Wertgegenständen (DAW) der Wissenschaftsstadt Darmstadt.
4.7 Sachliche und rechnerische Feststellung von Rechnungsbelegen
4.7.1 Feststellungszwang
(1) Jeder Anspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe zu
prüfen.
(2) Kassenanordnungen in Papierform müssen entweder in der Anordnung selbst oder auf
den Anlagen oder Unterlagen den sachlichen und rechnerischen Feststellungsvermerk
tragen. Im elektronischen Verfahren wird die sachliche und/ oder rechnerische Richtig-
keit durch die jeweilige Aktion bestätigt.
Im Rahmen der sachlichen Feststellung können auch Teilbescheinigungen erteilt wer-
den (z. B. „fachtechnische Richtigkeit“, „Preise angemessen“).
(3) Verrechnungen zwischen dem Kernhaushalt und den Eigenbetrieben und umgekehrt
sowie Verrechnungen zwischen städtischen Eigenbetrieben unterliegen uneingeschränkt
dem Feststellungszwang. Gleiches gilt für Abschlagszahlungen.
4.7.2 Form der Feststellung
Die Feststellung hat durch folgende Bestätigungen zu geschehen:
- „sachlich richtig“
- „fachtechnisch richtig“
- „rechnerisch richtig“
59
- ggf. „Preise angemessen“
4.7.3 Sachliche Feststellung
(1) Alle ergebnis- oder liquiditätsrelevanten Teile eines Rechnungsbeleges bedürfen der
sachlichen Feststellung. Die fachtechnische und die sachliche Richtigkeit dürfen nicht
von einem Beschäftigten allein festgestellt werden.
(2) Zur sachlichen Feststellung innerhalb ihrer Zuständigkeit sind berechtigt:
1. die Amts- bzw. Verwaltungsstellenleitung sowie alle Anordnungs-
befugten nach Ziffer 4.7.7
2. die von den Amts- bzw. Verwaltungsstellenleitungen mit der sach-
lichen Feststellung Beauftragten. Diese haben in allen Fällen sach-
lich festzustellen, in denen die Amts- bzw. Verwaltungsstellenlei-
tung die Kassenanordnung selbst vollzieht.
(3) Die Amts- bzw. Verwaltungsstellenleitungen dürfen hierzu nur ermächtigen:
1. Beamte ab der Besoldungsgruppe A 9,
2. Beschäftigte, die mindestens der Entgeltgruppe 8 TVöD angehö-
ren,
3. im Bauwesen Beamte, die mindestens nach A 10 HBesG bzw. Be-
schäftigte, die mindestens nach Entgeltgruppe 9 c TVöD bezahlt
werden.
Der Finanzverwaltung / Kämmerei ist die Ermächtigung mitzuteilen.
Ausnahmen von dieser Regelung bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung des
Amtes für Interne Dienste, welches hiervon den Abteilungen Kämmerei und Stadtkasse
der Finanzverwaltung sowie dem Revisionsamt Kenntnis zu geben hat.
(4) Auf Kassenanordnungen in Papierform haben die Feststellenden die sachliche Richtig-
keit durch Unterschrift des Vermerks „sachlich richtig“ mit Angabe des Namens in
Druckschrift mit Kugelschreiber zu bescheinigen. Im elektronischen Verfahren wird die
sachliche Richtigkeit durch die jeweilige Aktion bestätigt.
(5) Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit mehrere Beschäftigte beteiligt, so
muss aus jeder Bescheinigung (Teilbescheinigung) der Umfang der Verantwortung er-
sichtlich sein.
(6) Mit der Unterschrift in Papierform oder der Bestätigung in elektronischer Form über-
nehmen die Feststellungsberechtigten, soweit die Richtigkeit nicht von den Feststel-
lungsberechtigten der fachtechnischen oder rechnerischen Richtigkeit bescheinigt ist,
die Verantwortung dafür, dass
a) die in der förmlichen Zahlungsanordnung, in den ihr beigefüg-
ten Anlagen und in den dazugehörigen, aber nicht beigefügten
60
Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden und sie
begründenden Angaben richtig sind,
b) die nach § 7 GemKVO (auszuzahlender Betrag, Grund der Zah-
lung, Empfangsberechtigter, Fälligkeitstag, Buchungsstelle und
das Haushaltsjahr) erforderlichen übrigen Angaben in der förm-
lichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründen-
den Unterlagen enthalten sind,
c) nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der
Wirtschaftlichkeit gebaut oder geliefert worden ist,
d) die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer
Ausführung geboten war,
e) die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegen-
den Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig
ausgeführt worden ist,
f) Abschlagszahlungen, Vorleistungen (Vorauszahlungen), Pfän-
dungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt
worden sind.
(7) Die sachliche Richtigkeit darf unter entsprechender Ergänzung des Vermerks auch be-
scheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung
- ein Schaden nicht entstanden ist (z. B. Überschreitung der Ausfüh-
rungsfristen ohne nachteilige Folgen)
oder
- die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils er-
griffen worden sind (z. B. Verlängerung der Gewährleistungsfristen,
Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten).
4.7.4 Rechnerische Feststellung
(1) Alle ergebnis- oder liquiditätsrelevanten Teile eines Rechnungsbeleges bedürfen der
rechnerischen Feststellung.
(2) Zur rechnerischen Feststellung sind berechtigt:
1. Die Amts- bzw. Verwaltungsstellenleitungen sowie alle Anord-
nungsbefugten nach Ziffer 4.7.7.
2. Die von den Amts- bzw. Verwaltungsstellenleitungen bestimmten
hierzu geeigneten Bediensteten. Alle Personen, die mit der sachli-
chen Feststellung beauftragt sind, können ohne weiteres auch die
rechnerische Feststellung vornehmen. Ziffer 4.7.3 Abs. 3 gilt ent-
sprechend.
61
(3) Auf Kassenanordnungen in Papierform haben die Feststellenden die rechnerische Rich-
tigkeit durch Unterschrift des Vermerks „rechnerisch richtig“ mit Angabe des Namens
in Druckschrift mit Kugelschreiber zu bescheinigen. Im elektronischen Verfahren wird
die rechnerische Richtigkeit durch die jeweilige Aktion bestätigt. Sind an der Feststel-
lung der rechnerischen Richtigkeit mehrere Beamte oder Angestellte beteiligt, so muss
aus jeder Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung der Beteiligten ersichtlich
sein.
(4) Die Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernehmen mit der Unterschrift in Pa-
pierform oder der Bestätigung in elektronischer Form die Verantwortung dafür, dass
der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhen-
den Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, in den ihr beigefügten Unterlagen
und in den dazugehörenden, aber nicht beigefügten Unterlagen richtig sind. Die Fest-
stellung der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich mithin auch auf die Feststellung
der Richtigkeit der der Berechnung zugrunde liegenden Ansätze nach den Berech-
nungsunterlagen (z. B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).
(5) Bei der rechnerischen Feststellung in Papierform sind alle Ansätze und Zahlenangaben,
auf die sich die Feststellung erstreckt, in schwarz oder blau anzuhaken.
4.7.5 Fachtechnische Feststellung
(1) Neben der sachlichen und rechnerischen Feststellung ist die Feststellung einer fach-
technischen Richtigkeit vorzunehmen, wenn zur Prüfung eines Rechnungsbeleges be-
sondere Fachkenntnisse, z. B. auf bautechnischem Gebiet, erforderlich sind. Hierzu
sind alle Angaben, auf die sich die Prüfung erstreckt, in rot (dokumentenecht) zu kenn-
zeichnen (z. B. durch Haken). Im elektronischen Verfahren wird die fachtechnische
Richtigkeit durch die jeweilige Aktion bestätigt.
(2) Zuständig für die Feststellung der fachtechnischen Richtigkeit sind der Projektleiter /
die Projektleiterin des Amtes bzw. die beauftragten Architekten oder Ingenieure.
(3) Die Feststeller der fachtechnischen Richtigkeit übernehmen mit der Unterschrift in Pa-
pierform auf den die Anordnung begründenden Unterlagen oder der Bestätigung in
elektronischer Form die Verantwortung dafür, dass
a) die Lieferung und Leistung entsprechend der zugrunde liegen-
den Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig
ausgeführt worden ist,
b) die Lieferung und Leistung in ihrer Beschaffenheit und Güte die
vereinbarte Eigenschaft hat und im Umfang wie berechnet er-
bracht wurde,
c) alle Maße, Mengen und Einzelansätze richtig sind und verein-
barte Garantieleistungen berücksichtigt wurden,
d) bei der Durchführung der Bauarbeiten nach den Grundsätzen
der Wirtschaftlichkeit verfahren wurde,
62
e) Abschlagszahlungen, Vorleistungen und vereinbare Preisnach-
lässe vollständig und richtig berücksichtigt wurden.
4.7.6 Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen oder
fachtechnischen Richtigkeit
(1) Die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit können zusammen-
gefasst werden, wenn die Feststeller die Voraussetzungen nach Ziffer 4.7.3 erfüllen. In
diesem Fall lautet der Feststellungsvermerk
- für die sachliche und rechnerische Feststellung „Sachlich und rech-
nerisch richtig“
- für die fachtechnische und rechnerische Feststellung „Fachtech-
nisch und rechnerisch richtig
(2) Sind an der zusammengefassten Bescheinigung mehrere Beschäftigte beteiligt, so
muss aus jeder Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung der Beteiligten er-
sichtlich sein.
4.7.7 Anordnungsbefugnis
(1) Die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen, haben nur die Mitglieder des Magistrats
und die hierzu nach besonderer Verfügung der Oberbürgermeisterin bzw. des Oberbür-
germeisters befugten Beamtinnen und Beamten und Angestellten im Rahmen ihres Ge-
schäftsbereiches. Dies sind in der Regel die Amtsleiterinnen und Amtsleiter bzw. die
Verwaltungsstellenleiterinnen und Verwaltungsstellenleiter.
(2) Der Finanzverwaltung / Kämmerei sowie dem Revisionsamt ist in jedem Fall je eine Ab-
schrift dieser Verfügung mit Unterschriftsproben unter Verwendung von dokumenten-
echten Schreibmitteln zuzuleiten.
(3) Die Leiterin oder der Leiter des Amtes für Interne Dienste sowie die Leiterin oder der
Leiter der Finanzverwaltung sind für den gesamten Geschäftsbereich der Stadtverwal-
tung, die Leiterin/ der Leiter der Finanzverwaltung darüber hinaus für Anordnungen
nach § 9 GemKVO (Auszahlungsanordnungen für das Lastschrifteinzugsverfahren) an-
ordnungsbefugt.
(4) Die Finanzbuchhaltung hat Anordnungen zurückzuweisen, wenn ihr für den Unterzeich-
nenden die Mitteilung über die Anordnungsbefugnis mit der Unterschriftsprobe nicht
vorliegt.
(5) Tritt ein Wechsel in der Person des nach Absatz 1 Ermächtigten ein, so haben die
Amtsleitungen bzw. Verwaltungsstellenleitungen das Amt für Interne Dienste, die Fi-
nanzverwaltung / Kämmerei und Stadtkasse sowie das Revisionsamt zu benachrichti-
gen. Dies gilt auch, wenn der Inhaber einer erteilten Vollmacht wegen Wechsels der
Amts- bzw. Verwaltungsstelle seine Anordnungsbefugnis verliert.
63
(6) Die oder der Anordnungsbefugte bestätigt durch ihre / seine Unterschrift bzw. elektro-
nische Freigabe gleichzeitig, dass die Feststellungsvermerke von einem dazu befugten
Beschäftigten vorgenommen wurden.
4.7.8 Feststellung und Vollzug von Kassenanordnungen bei Vorliegen
persönlicher Interessen
Die nach den vorstehenden Bestimmungen sachlich zuständigen Personen dürfen Kas-
senanordnungen, die sie selbst betreffen, weder feststellen noch vollziehen. Das gleiche
gilt, wenn es sich um Personen handelt, mit welchen sie bis zum dritten Grade verwandt,
bis zum zweiten Grade verschwägert oder durch Adoption oder Ehe verbunden sind.
64
5 J a h r e s a b s c h l u s s
5.1 Allgemeines
(1) Für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres ist ein Jahresabschluss, bestehend aus
der Vermögensrechnung (Bilanz), der Ergebnis- und der Finanzrechnung nach den ge-
setzlichen Bestimmungen aufzustellen. Außerdem sind für jeden Jahresabschluss ein
Rechenschaftsbericht sowie ein Anhang inklusive einer Anlagen-, einer Verbindlichkei-
ten-, einer Forderungs- und einer Rückstellungsübersicht zu erstellen.
(2) Zusätzlich ist ein Gesamtabschluss („konsolidierter Jahresabschluss“) aufzustellen, in
dem der Jahresabschluss der Wissenschaftsstadt Darmstadt mit den Jahresabschlüs-
sen der Eigenbetriebe, der Unternehmen, an denen die Stadt beteiligt ist und bestimm-
ter weiterer Aufgabenträger mit kaufmännischer Buchführung zusammengefasst darzu-
stellen ist (§ 112aHGO).
(3) Der Jahresabschluss wird durch die Finanzverwaltung / Kämmerei erstellt. Die
Fachämter sind verpflichtet, alle Arbeiten, die den Jahresabschluss betreffen, zeitnah
fertig zu stellen und auf Nachfragen der Kämmerei nachvollziehbare Erläuterungen für
den Jahresabschluss zu liefern. Die Rundverfügung zum Bücherschluss des jeweiligen
Haushaltsjahres ist unbedingt zu beachten.
5.2 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
(1) Der Jahresabschluss ist gem. § 112 Abs. 1 HGO nach den Grundsätzen ordnungsmäßi-
ger Buchführung (GoB) aufzustellen und muss klar und übersichtlich sein. Unter Be-
achtung dieser Grundsätze hat der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Fi-
nanz- und Ertragslage der Stadt darzustellen. Er hat sämtliche Vermögensgegenstände,
Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und
Auszahlungen zu enthalten, soweit durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes nichts
anders bestimmt ist.
(2) Die kodifizierten GoB sind den §§ 40 ff GemHVO zu entnehmen. Wegen weiterer Einzel-
heiten wird auf die Richtlinien zur Bewertung des Sachanlagevermögens für die
Eröffnungsbilanz der Wissenschaftsstadt Darmstadt verwiesen, die entsprechend
anzuwenden sind.
5.3 Bestandteile des Jahresabschlusses
5.3.1 Begriffsdefinitionen
Hinsichtlich der verschiedenen Begriffsbestimmungen im Rahmen der Doppik wird auf
die Begriffsdefinitionen der doppischen Buchführung in der Stadtverwaltung Darmstadt
verwiesen.
5.3.2 Vermögensrechnung (Bilanz)
(1) In der Vermögensrechnung (Bilanz) werden das Vermögen und die Schulden der Stadt
sowie das als Saldo sich ergebende Eigenkapital ausgewiesen und gegenübergestellt.
Form und Gliederung der Bilanz richten sich nach § 49 GemHVO i.V.m. § 60 Nr. 18
GemHVO. Die Bilanz dokumentiert die Situation der Gemeinde am Bilanzstichtag, d. h.
65
sie stellt das am 31. Dezember eines Jahres vorhandene Vermögen den an diesem Tag
bestehenden Sonderposten und Schulden gegenüber und weist so das am Bilanzstich-
tag vorhandene Eigenkapital aus.
(2) Das städtische Vermögen ist in einer zentralen Anlagebuchhaltung zu erfassen. Die Ge-
schäftsvorfälle und die dadurch bedingten Änderungen der Vermögens- und Kapitalver-
hältnisse sowie der Ertrags- und Finanzlage der Stadt werden während des Haushalts-
jahres in der Buchführung erfasst.
5.3.3 Ergebnisrechnung und Finanzrechnung
(1) Die Ergebnisrechnung weist die dem Haushaltsjahr zuzurechnenden Erträge und Auf-
wendungen aus. Die Ergebnisrechnung dient der Ermittlung des Jahresergebnisses. Die
Finanzrechnung weist die im Haushaltsjahr eingegangenen Einzahlungen und geleiste-
ten Auszahlungen aus. Sie dient der Ermittlung der Änderung des Zahlungsmittelbe-
stands(siehe Muster in § 60 Nr. 14 GemHVO).
(2) Zur Ergebnisrechnung sind entsprechend den Teilhaushalten Teilergebnisrechnungen,
zur Finanzrechnung sind entsprechend den Teilhaushalten Teilfinanzrechnungen aufzu-
stellen (§ 48 Abs. 1 GemHVO). Den Werten beider Rechnungen sind die fortgeschriebe-
nen Planansätze gegenüberzustellen (§§ 46 Abs. 2, 47 Abs. 2, 48 Abs. 1 GemHVO).
5.3.4 Rechenschaftsbericht
Im Rechenschaftsbericht sind der Verlauf der Haushaltswirtschaft und die Lage der Ge-
meinde unter dem Gesichtspunkt der Sicherung der stetigen Erfüllung der Aufgaben so
darzustellen, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt
wird. Dabei sind die wesentlichen Ergebnisse des Jahresabschlusses und erhebliche Ab-
weichungen der Jahresergebnisse von den Haushaltsansätzen zu erläutern und eine Be-
wertung der Abschlussrechnungen vorzunehmen (§ 51 Abs. 1 GemHVO).
5.3.5 Anhang und Anlagen zum Jahresabschluss
Dem Jahresabschluss sind als Anlagen ein Anhang mit Übersichten über Anlagevermö-
gen, Forderungen, Rückstellungen und Verbindlichkeiten sowie eine Übersicht über die in
das folgende Jahr zu übertragenden Haushaltsermächtigungen beizufügen (§ 112 Abs. 4
HGO). Im Anhang sind die wesentlichen Posten des Jahresabschlusses zu erläutern und
diejenigen Angaben aufzunehmen, die zu den einzelnen Posten der Vermögens-, Ergeb-
nis- und Finanzrechnung vorgeschrieben sind. Ferner sind im Anhang die Informationen
nach § 50 Abs. 2 GemHVO anzugeben.
5.4 Inventar / Inventur (§§ 35 ff GemHVO)
Die Inventarverwaltung als Anlagenbuchhaltung enthält sämtliche Bestandsinformationen
über die inventarisierten Anlagengegenstände. Das Verzeichnis dient der Berechnung des
jährlichen Werteverzehrs und der damit verbundenen Abschreibung, der Berechnung von
Zinsen auf das in diesem Anlagevermögen gebundene Kapital und der vollständigen Er-
fassung der im Eigentum der Ämter und Eigenbetriebe befindlichen Vermögensgegen-
stände, um hierfür auch ein entsprechendes Nutzungsentgelt zu berechnen. Nähere Ein-
zelheiten sind der Inventarordnung zu entnehmen.
66
6 F o r d e r u n g e n u n d V e r b i n d l i c h k e i t e n i n b e s o n d e r e n
F ä l l e n
6.1 Handvorschüsse (Handkasse)
(1) Handvorschüsse sind Barbestände, die von den städtischen Ämtern, Verwaltungsstellen
und Einrichtungen verwaltet werden, um kleinere Beträge sofort zahlen zu können.
Über die Handvorschüsse dürfen nur solche Zahlungen abgewickelt werden, die regel-
mäßig anfallen, betragsmäßig geringfügig sind und zweckmäßigerweise sofort bar ge-
leistet werden.
(2) Handvorschüsse dürfen nur gewährt werden, wenn es der Verwaltungsablauf bzw.
Dienstablauf zwingend erfordern. Die Zahlungsmittel sind in einem verschließbaren Be-
hälter innerhalb abgeschlossener städtischer Diensträume aufzubewahren. Das Behält-
nis muss eine erhöhte Sicherheit auch gegen Wegnahme des Behältnisses selbst bie-
ten.
(3) Unbeschadet der noch nicht erfolgten endgültigen Buchung im Haushalt müssen die
Vorschüsse haushaltsrechtlich abgedeckt sein. Die Vorschriften über die Aufstellung ei-
nes Nachtragshaushaltsplanes sowie über die Bereitstellung über- und außerplanmäßi-
ger Mittel nach § 100 HGO dürfen durch vorschussweise Verrechnung nicht umgangen
werden.
(4) Handvorschüsse sind nach § 27 Abs. 3 GemKVO mindestens einmal jährlich unvermu-
tet zu prüfen.
(5) Hinsichtlich der Zuständigkeit für die Prüfung der Handvorschüsse wird auf die Rund-
verfügung Nr. 2/2020 verwiesen. Für die Buchung wird auf das Handbuch zur Erfas-
sung der Hand- und Gebührenkassen verwiesen.
(6) Es ist ein Kassenbuch zu führen. Das Kassenbuch dient der Dokumentation über den
Inhalt der Handkasse.
(7) Für den Jahresabschluss ist am letzten Arbeitstag im Dezember (nach der letzten Ein-
bzw. Auszahlung) oder sofort am 1. Arbeitstag im Januar (vor der ersten Ein- bzw. Aus-
zahlung) der Bargeldbestand der Kasse zum 31. Dezember zu zählen und zu dokumen-
tieren. Die unterschriebene Bestandsmeldung ist bis spätestens 15. Januar an die FiBu
Zentrale mit einer Kopie vom Kassenbuch zu senden.
(8) Anträge auf Eröffnung oder Erhöhung von Vorschusskonten sind mit ausreichender Be-
gründung der Finanzverwaltung / Kämmerei vorzulegen. Die Genehmigung erteilt die
Leitung der Finanzverwaltung. Dem Revisionsamt ist die Genehmigung durch die Fi-
nanzverwaltung / Kämmerei mitzuteilen.
6.2 Fremde Zahlungsmittel
(1) Fremde Zahlungsmittel sind solche, die nicht im Zusammenhang mit der Aufgabener-
füllung der Gemeinde stehen.
67
(2) Vorgänge, die fremde und durchlaufende Zahlungsmittel betreffen, sind in der Finanz-
rechnung zu dokumentieren (s. Muster 15 zu § 47 Abs. 1 GemHVO, Nr. 35 bis 37). Da-
für ist neben den Hauptbüchern für den Ergebnishaushalt und für den Finanzhaushalt
ein Hauptbuch für Vorschüsse und Verwahrgelder und andere haushaltsunwirksame
Vorgänge zu führen (vgl. zu § 15 Abs. 5 der Hinweise zur GemHVO).
6.3 Sicherheitsleistungen
6.3.1 Zulässigkeit
(1) Die Stadt kann für bestimmte Leistungen (Stundungen, An-, Voraus- und Abschlagszah-
lungen für Aufträge auf Lieferungen oder Leistungen) Sicherheiten fordern. Auftrag-
nehmer von Bauleistungen und Leistungen mit einer Auftragssumme über 500.000 Eu-
ro müssen in der Regel Sicherheit leisten. Für Sicherheitsleistungen im Zusammenhang
mit Stundungen von Steuern und Abgaben gelten die Bestimmungen des Kommunalen
Abgabengesetzes und der Abgabenordnung.
(2) Soweit nicht in besonderen Bestimmungen eigene Regelungen vorgesehen sind, können
Sicherheitsleistungen (Sicherheitseinbehalte) zugunsten der Stadt nach Wahl erbracht
werden durch
a) Verpfändung mündelsicherer Wertpapiere (§ 1807 BGB),
b) Verpfändung von Sparguthaben bei einem Bankinstitut im Bundesgebiet,
c) Übergabe von Bürgschaftserklärungen einer europäischen Geschäftsbank.
(3) Die Stadtkämmerin /der Stadtkämmerer kann genehmigen, dass anstelle der in beson-
deren Bestimmungen vorgeschriebenen oder nach Abs. 2 vorgesehenen Sicherheiten
bei begründeten Anlässen andere Sicherheiten erbracht werden dürfen, insbesondere
durch
a) die Verpfändung nicht mündelsicherer Wertpapiere,
b) die Übergabe von unbefristeten Bürgschaftserklärungen anderer Körperschaf-
ten, Geldinstitute und Unternehmungen,
c) die Abtretung eines Anspruches auf Auszahlung verbindlich zugesagter Darle-
hen oder Darlehensteilbeträge,
d) die Eintragung von Grundpfandrechten,
e) die Hinterlegung von Wechseln.
6.3.2 Sicherheitsübereignung
(1) Können zur Sicherung gestundeter Forderungen der Stadt Sicherheiten nach Ziffer
6.3.1 Abs. 2 und 3 nicht erbracht werden, so kann auch die Sicherheitsübereignung
von beweglichen Sachen, insbesondere von Wohnungseinrichtungsgegenständen, Ge-
genständen eines Gewerbebetriebes, Kraftfahrzeugen, Schmuck oder Wertgegenstän-
den vorgenommen werden.
68
(2) Mit dem Schuldner ist ein Sicherungsübereignungsvertrag mit Schuldanerkenntnis ab-
zuschließen.
(3) Die sicherungsweise zu übereignenden beweglichen Sachen dürfen entsprechend den
Bestimmungen des § 237 BGB nur mit zwei Dritteln des Schätzwertes bewertet wer-
den. Die Schätzung ist von sachkundigen städtischen Bediensteten vorzunehmen. Sind
solche nicht vorhanden, so sind vereidigte Sachverständige heranzuziehen.
(4) Leicht verderbliche Gegenstände oder solche mit Liebhaberwert sind als Sicherheit ab-
zuweisen.
6.3.3 Verpfändung von Sparguthaben und Wertpapieren
(1) Über die Verpfändung von Sparguthaben und Wertpapieren ist zwischen der Stadt und
dem zur Sicherheitsleistung Verpflichteten eine Vereinbarung abzuschließen.
(2) Die Sparbücher oder Wertpapiere sind durch den Verpflichteten bei einem Geldinstitut
zu hinterlegen. Der Verpflichtete hat drei Ausfertigungen der Verpfändungsvereinbarung
mit dem Sparbuch oder den Wertpapieren bei der Hinterlegungsstelle einzureichen. Ei-
ne Ausfertigung ist für die Hinterlegungsstelle bestimmt, die andere zur Rückgabe an
die Stadt mit der Bestätigung der Hinterlegungsstelle über die angenommenen Sicher-
heiten. Die dritte Ausfertigung verbleibt dem Verpflichteten.
(3) Bei der Bewertung der Sicherheitsleistung dürfen Wertpapiere nur mit höchstens drei
Vierteln des Tageskurses angesetzt werden. Die sachbearbeitenden Ämter bzw. Verwal-
tungsstellen haben die Kurswerte alljährlich zu überprüfen; ist durch inzwischen einge-
tretene Kursschwankungen die Sicherheit erheblich gefährdet, so ist wegen deren Er-
gänzung die Entscheidung der Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers herbeizuführen.
(4) Andere Guthaben bei Geldinstituten, wie z.B. Depositengelder oder Scheckguthaben,
sind von der Verpfändung ausgeschlossen. Solche Guthaben sind gegebenenfalls vorher
in Sparguthaben umzuwandeln.
6.3.4 Bürgschaften und Grundpfandrechte
(1) Bürgschaftserklärungen dürfen nur von solventen europäischen Geschäftsbanken ange-
nommen werden. Der Bürge muss sich verpflichten, auf erste Anforderung hin die
Bürgschaftssumme an die Stadt auszuzahlen. Der Bürge ist nicht berechtigt, sich
durch Hinterlegung von seiner Verpflichtung aus der Bürgschaft zu befreien.
(2) Die Bestellung von Grundpfandrechten ist auf Ausnahmefälle beschränkt für die Siche-
rung von Ansprüchen, die erst in ferner Zukunft zu verwirklichen sind.
6.3.5 Inanspruchnahme von Sicherheitsleistungen
(1) Für die Inanspruchnahme von Sicherheitsleistungen sind die gesetzlichen Bestimmun-
gen und die im Einzelfall zwischen der Stadt und dem Sicherheitsleistenden abge-
schlossenen Vereinbarungen anzuwenden.
69
(2) In Zweifelsfällen sind die Finanzverwaltung / Kämmerei und das Rechtsamt einzuschal-
ten.
6.3.6 Freigabe von Sicherheitsleistungen
(1) Sicherheitsleistungen sind unverzüglich freizugeben, sobald der Sicherungszweck end-
gültig weggefallen ist.
(2) Die Auslieferung von hinterlegten Urkunden, Werten usw. darf nur an die in der Hinter-
legungsvereinbarung bezeichnete Person, deren Rechtsnachfolger oder Bevollmächtig-
ten erfolgen. Der Empfangsberechtigte ist in der Freigabemitteilung und auf allen An-
ordnungen genau zu bezeichnen.
6.3.7 Kosten
Alle im Zusammenhang mit einer Sicherheitsleistung anfallenden Kosten sind von dem
zur Sicherheitsleistung Verpflichteten oder seinem Rechtsnachfolger zu tragen. Diese Be-
dingung ist zwingend in die abzuschließende Vereinbarung aufzunehmen.
6.3.8 Verfahren, Zuständigkeiten
(1) Die Anforderung von Sicherheitsleistungen obliegt den für die Bearbeitung des abzusi-
chernden Anspruchs zuständigen Ämtern bzw. Verwaltungsstellen, bei Leistungen und
Bauleistungen der auftraggebenden Stelle. Für die Annahme und Verwaltung der Si-
cherheitsleistungen ist das anordnungsbefugte Amt zuständig. Sicherheitsleistungen im
Zusammenhang mit Vollstreckungsfällen wickelt die Finanzverwaltung / Stadtkasse ab.
Die zuständigen Ämter bzw. Verwaltungsstellen haben Verzeichnisse oder Karteien zu
führen, in denen für jede einzelne Sicherheitsleistung vorzumerken sind:
- Name des Verpflichteten
- Art, Zweck und Höhe der Sicherheit
- Hinterlegungsstelle
- Tag der Annahme- und der Freigabeverfügung
- Tag der Einlieferungs- und der Auslieferungsanordnung
(2) In den Fällen nach Ziffer 6.3.1 Abs. 3 haben die Ämter bzw. Verwaltungsstellen die Er-
gebnisse der zuvor geführten Verhandlungen mit ihrer Stellungnahme der Stadtkämme-
rin / dem Stadtkämmerer zur Entscheidung vorzulegen.
6.4 Zahlungsverzug
6.4.1 Folgen des Zahlungsverzuges
(1) Werden städtische Abgaben oder sonstige städtische Forderungen nicht rechtzeitig ent-
richtet oder erfüllt, so sind Säumniszuschläge bzw. Verzugszinsen nach Maßgabe der
gesetzlichen Bestimmungen (Abgabenordnung, Hessisches Verwaltungskostengesetz,
BGB) und den hierzu ergangenen Richtlinien zu erheben.
70
(2) Für sonstige nicht rechtzeitig entrichtete Zahlungen oder erfüllte Forderungen sind Ver-
zugszinsen nach den gesetzlichen Vorschriften zu erheben.
6.4.2 Mahngebühren, Mahnkosten
Für öffentlich-rechtliche Forderungen (Abgaben) und privat-rechtliche Forderungen, die
nach § 66 Hessisches Verwaltungsvollstreckungsgesetz (HVwVG) im Verwaltungsweg voll-
streckt werden dürfen, sind Mahngebühren nach der Vollstreckungskostenordnung (§ 1
und Anlage 1) zum Hessischen Verwaltungsvollstreckungsgesetz in der jeweils gültigen
Fassung zu erheben. Für die sonstigen privat-rechtlichen Forderungen werden Mahnkos-
ten erhoben.
6.4.3 Verfahren
Die Berechnung und Geltendmachung von Nebenforderungen obliegt der Finanzverwal-
tung / Stadtkasse.
6.5 Stundung und Teilzahlungen von privat-rechtlichen Forderungen und öffentli-
chen Abgaben sowie Verrentungen
6.5.1 Begriffe
(1) Stundung ist die Gewährung eines Zahlungsaufschubes. Durch die Stundung wird die
Fälligkeit einer Forderung hinausgeschoben.
(2) Verrentung ist die Umwandlung einer einmaligen Zahlung in eine Rente. Verrentung im
Sinne des § 135 Abs. 3 BauGB liegt vor, wenn die Fälligkeit des Beitrages bzw. der Vo-
rausleistung über einen längeren Zeitraum als 2 Jahre hinausgeschoben wird.
6.5.2 Voraussetzungen der Stundung
(1) Die Stundung von städtischen Forderungen ist nur auf Antrag des Schuldners und nur
dann zulässig, wenn durch sie die Erfüllung der Verbindlichkeiten nicht gefährdet er-
scheint.
(2) Stundung darf nur gewährt werden, wenn
a) der Schuldner nicht in der Lage ist, die ganze Schuld sofort zu erfüllen und eine
Zwangsvollstreckung für ihn eine besondere Härte bedeuten würde,
b) eine sofortige Zwangsvollstreckung erfolglos sein würde, der geschuldete Be-
trag aber nach Ablauf der Stundungsfrist aller Voraussicht nach entrichtet wer-
den wird,
c) sie in Rechtsmittelfällen angezeigt ist.
(3) Eine erhebliche Härte für den Schuldner liegt insbesondere vor, wenn er sich vorüber-
gehend in ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten befindet oder durch die Zahlung in sol-
che geraten würde. Offensichtlich böswilligen Schuldnern ist eine Stundung nicht zu
gewähren.
71
(4) Eine Gefährdung der Forderung ist anzunehmen, wenn die konkrete Möglichkeit be-
steht, dass der Schuldner sich der Verpflichtung zur Leistung entziehen will, oder wenn
Umstände vorliegen, die auf eine wesentliche Verschlechterung seiner wirtschaftlichen
Verhältnisse schließen lassen.
6.5.3 Sicherheitsleistung, Widerruf, Aufrechnung
(1) Soweit es im Einzelfall erforderlich ist, ist die Stundung von einer angemessenen Si-
cherheitsleistung (Ziffer 6.3.1.) abhängig zu machen. Eine Sicherheitsleistung nach den
§§ 241 bis 248 AO ist zu fordern, wenn zweifelhaft ist, ob der Schuldner bei Fälligkeit
seiner Zahlungsverpflichtung nachkommen kann.
(2) Stundung darf nur in jederzeit widerruflicher Weise gewährt werden. Sie kann in vollem
Umfang und ohne vorherige Benachrichtigung aufgehoben werden, wenn sich für die
Stadt die Möglichkeit zu einer Aufrechnung mit Gegenforderungen des Schuldners
ergibt.
6.5.4 Teilzahlungen, Zinsen und Verrentungen
(1) Im Stundungsfall sind in der Regel alsbald beginnende, der wirtschaftlichen Leistungs-
fähigkeit des Schuldners entsprechende Teilzahlungen festzusetzen. Für die Dauer der
gewährten Stundung von Steuerforderungen und entsprechend zu behandelnder öffent-
licher Abgaben werden Zinsen nach § 234 AO erhoben.
(2) Die Fälligkeitstermine der einzelnen Teilzahlungen sind genau festzulegen. Dabei sind
Vorbehalte des Inhalts zu treffen, dass
a) die jeweilige Restschuld einschließlich der angefallenen Säumniszuschläge bzw.
Zinsen und Kosten sofort zur Zahlung fällig wird, wenn die festgesetzten Teil-
zahlungen der Höhe oder der Fälligkeit nach nicht eingehalten werden, und
b) eingehende Teilzahlungen grundsätzlich für die der Entstehung nach ältester
Schuld verwendet werden.
(3) Für die Verrentung von Erschließungsbeiträgen gilt § 135 BauGB. Für die Ratenzahlung
bei einmaligen Beiträgen gelten die §§ 11 Abs. 12 und Abs. 13 Hessisches KAG.
6.5.5 Beginn und Ende der Stundung
Beginn und Ende der Stundung sind auf einen genau bestimmbaren Zeitpunkt festzuset-
zen. In der Regel ist dies für den Beginn der dem Fälligkeitstag folgende Tag, bei Antrag-
stellung nach dem Fälligkeitstag der Eingangstag des Antrages.
6.5.6 Verfahren
(1) Eine Stundung soll in der Regel nur auf schriftlichen Antrag gewährt werden. Die Ein-
kommens-. und Vermögensverhältnisse des Schuldners sind zu prüfen.
(2) Vor der Entscheidung über den Antrag ist bei der Finanzverwaltung / Stadtkasse nach-
zufragen, ob:
72
- weitere Rückstände des Schuldners vorhanden sind,
- wegen der Zahlungsmoral des Schuldners Bedenken bestehen,
- bereits Vollstreckungsmaßnahmen eingeleitet sind.
(3) Sind Vollstreckungsmaßnahmen eingeleitet, ist im Benehmen mit der Finanzverwal-
tung / Stadtkasse zu entscheiden, ob
- Stundung oder- Vollstreckungsaufschub bei Zahlungsvereinbarung
- oder Vollstreckungsschutz gewährt wird
- oder ob die Vollstreckungsmaßnahmen fortzusetzen sind.
(4) Die Dauer der Stundung richtet sich nach den Verhältnissen des Einzelfalles. Sie soll
möglichst kurz bemessen werden.
(5) Öffentlich-rechtliche Forderungen werden durch Verwaltungsakt (Stundungsverfügung),
privatrechtliche Forderungen durch vertragliche Vereinbarungen gestundet.
(6) Bei der Ablehnung des Stundungsantrags erteilt die sachbearbeitende Amts- oder Ver-
waltungsstelle dem Schuldner einen schriftlichen Bescheid. Die Ablehnung ist zu be-
gründen und mit einer Rechtsbehelfsbelehrung zu versehen.
(7) Bei Stattgabe des Stundungsantrags ist der Finanzverwaltung / Stadtkasse die schrift-
liche Genehmigung nach Ziffer 6.9.1. mit sämtlichen Bedingungen unverzüglich zuzu-
leiten. In dringenden Fällen ist die Finanzverwaltung / Stadtkasse vorab zu informieren.
(8) Die Mitteilung der Genehmigung des Stundungsantrages an den Schuldner erfolgt
durch die Finanzverwaltung / Stadtkasse, die den Stundungs- bzw. kombinierten Stun-
dungs- und Zinsbescheid auf Veranlassung der Amts- oder Verwaltungsstelle erstellt.
(9) Die Finanzverwaltung / Stadtkasse darf Stundungen nicht gewähren. Sie kann die Voll-
streckung vorläufig aussetzen, wenn nach pflichtgemäßem Ermessen die Vorausset-
zungen für eine Niederschlagung oder für den Erlass der Forderung vorliegen. Die Fi-
nanzverwaltung / Stadtkasse hat in diesen Fällen unverzüglich die Entscheidung der
zuständigen Amts- oder Verwaltungsstelle herbeizuführen.
6.6 Niederschlagung
6.6.1 Begriff
Niederschlagung ist die befristete oder unbefristete Zurückstellung der Weiterverfolgung
eines fälligen Anspruches ohne Verzicht auf den Anspruch selbst. Die Niederschlagung ist
eine verwaltungsinterne Maßnahme, die keines Antrags bedarf. Sie wird dem Schuldner
nicht mitgeteilt. Die Niederschlagung unterbricht im Gegensatz zur Stundung nicht die
Verjährung.
73
6.6.2 Gesetzliche Grundlagen
Soweit nicht für einzelne Arten von Forderungen besondere gesetzliche Vorschriften (z.B.
Grundsteuergesetz, Bundesbaugesetzbuch) abweichendes bestimmen, ist bei der Nieder-
schlagung städtischer Forderungen in Anlehnung an die allgemeinen gesetzlichen Vor-
schriften (u.a. Abgabenordnung, GemHVO) nach Maßgabe folgender Bestimmungen und
etwaiger vom Magistrat erlassener zusätzlicher Anordnungen zu verfahren.
6.6.3 Voraussetzungen
(1) Forderungen dürfen befristet niedergeschlagen werden, wenn ihre Einziehung wegen
der wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners vorübergehend keinen Erfolg ver-
spricht und eine begründete Aussicht auf einen späteren Einziehungserfolg besteht.
(2) Eine unbefristete Niederschlagung kommt nur in Betracht, wenn zu erwarten ist, dass
die Einziehung wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners oder aus ande-
ren Gründen dauernd ohne Erfolg bleiben wird, oder wenn die Kosten der Einziehung
außer Verhältnis zur Höhe der Forderung stehen. Zu den Kosten zählen auch die durch
die zwangsweise Einziehung unmittelbar entstehenden Kosten. Von einer unverhältnis-
mäßigen Einziehung ist unbeschadet der Kleinbetragsregelung auszugehen, wenn die
Gesamtforderung (Haupt- und Nebenforderung) nach erfolgloser Mahnung weniger als
20 Euro oder nach dem ersten fruchtlos verlaufenden zwangsweisen Einziehungsver-
such weniger als 50 Euro beträgt.
(3) Die Niederschlagung setzt eine sorgfältige und eingehende Prüfung der wirtschaftlichen
Verhältnisse des Schuldners voraus. Die Nichteinziehbarkeit einer Forderung ist bei-
spielsweise durch die Niederschrift über den fruchtlosen Pfändungsversuch und dar-
über hinaus ggf. durch die Abnahme der eidesstattlichen Vermögensauskunft nachzu-
weisen. Diese Voraussetzungen sind von der Finanzverwaltung / Stadtkasse zu prüfen.
(4) Eine Niederschlagung kommt nicht in Frage, wenn ein Anspruch nicht mehr besteht
(z.B. Erlöschen durch Verjährung).
6.6.4 Verfahren
(1) Die Amts- oder Verwaltungsstelle hat die Zustimmung, getrennt nach befristeter und
unbefristeter Niederschlagung nach Ziffer 6.9.2 schriftlich einzuholen und nach der
Genehmigung die entsprechende Buchung vorzunehmen.
(2) Die Berechnung der Nebenforderungen endet mit der Niederschlagung.
(3) Bei der späteren Einziehung eines niedergeschlagenen Betrages sind bei öffentlich-
rechtlichen Forderungen Säumniszuschläge nach den gesetzlichen Bestimmungen, bei
privatrechtlichen Forderungen Zinsen zu erheben, wenn die Voraussetzungen dazu vor-
liegen (vertragliche Vereinbarung, Verzugszinsen).
(4) Die Befristung niedergeschlagener Beträge beträgt höchstens 2 Jahre. Die Finanzver-
waltung / Stadtkasse hat die wirtschaftlichen Verhältnisse der Schuldner nach Ablauf
der Befristung nachzuprüfen und ggf. die Vollstreckung wieder aufzunehmen bzw. die
unbefristete Niederschlagung anzuregen. Es ist besonders darauf zu achten, dass die
74
zur Unterbrechung einer drohenden Verjährung notwendigen Maßnahmen rechtzeitig
durchgeführt werden. Für öffentlich-rechtliche Forderungen gelten die in § 231 AO ge-
nannten Unterbrechungshandlungen. Bei privatrechtlichen Forderungen gelten die
§§ 203 ff BGB; hier ist ausdrücklich zu beachten, dass die schriftliche Mahnung keine
Unterbrechung der Verjährung bewirkt.
(5) Zeigt sich, dass die Einziehung einer befristet niedergeschlagenen Forderung dauernd
ohne Erfolg bleiben wird, so ist unter Berücksichtigung der Zuständigkeit nach Ziffer
6.9.2 die Genehmigung für die unbefristete Niederschlagung zu beantragen.
(6) Bei unbefristet niedergeschlagenen Forderungen ist eine erneute Einziehung zu versu-
chen, falls sich Anhaltspunkte für einen Erfolg ergeben und Verjährung noch nicht ein-
getreten ist.
(7) Die Finanzverwaltung / Stadtkasse hat alle Nachweise aufzubewahren, die die Nieder-
schlagung begründen. Zahlungseingänge bei unbefristeten Niederschlagungen sind den
Fachämtern mitzuteilen, die für diese Beträge die gebuchten Niederschlagungen auf-
heben.
6.6.5 Verfahren bei Insolvenzen
6.6.5.1 Allgemeine Bestimmungen
(1) Während der Dauer eines Insolvenzverfahrens/ Restschuldbefreiungsverfahrens sind
Zwangsvollstreckungen nicht zulässig (§ 89 InsO, 294 InsO). Zur Insolvenztabelle an-
gemeldete Forderungen werden daher durch die Finanzverwaltung / Stadtkasse bis
zum Ende des Insolvenzverfahrens / Restschuldbefreiungsverfahrens befristet nieder-
geschlagen. Ziffer 6.9.2 findet keine Anwendung. Im Übrigen gilt für Verfahren bei In-
solvenzen die Ziffer 6.7.3.
(2) Die Finanzverwaltung / Stadtkasse informiert die Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer
jährlich über die Höhe der insgesamt durch Insolvenzen ausgefallenen Forderungen.
6.6.5.2 Verbraucherinsolvenzverfahren
(1) Im Rahmen eines Verbraucherinsolvenzverfahrens werden Forderungen aus verwal-
tungsökonomischen Gründen erst ab einer Gesamtforderung von 1.000,- Euro je
Schuldner angemeldet und im Übrigen unbefristet niedergeschlagen. Dies gilt nicht für
Forderungen aus vorsätzlich unerlaubten Handlungen, aus rückständigem gesetzlichem
Unterhalt und für die übrigen nach § 302 InsO von der Erteilung der Restschuldbefrei-
ung ausgenommen Forderungen.
(2) Erteilt das Gericht dem Schuldner Restschuldbefreiung, verwandeln sich die noch nicht
beglichenen Insolvenzforderungen in sog. unvollkommene Forderungen.
Nach endgültiger Erteilung der Restschuldbefreiung sind die bisher be-
fristet niedergeschlagenen Forderungen unbefristet niederzuschlagen.
75
6.6.5.3 Zustimmung zu einem Insolvenzplan
(1) Bei Vorliegen eines Insolvenzplans hat die Finanzverwaltung / Stadtkasse zu prüfen, ob
sämtliche angemeldeten Ansprüche enthalten sind und darauf zu achten, dass die
Stadt durch den Plan nicht schlechter gestellt wird, als sie ohne den Plan stünde. In
diesem Fall soll die Zustimmung durch die Finanzverwaltung / Stadtkasse in Anlehnung
an die Vorschrift des § 245 Abs. 1 InsO erteilt werden. Bei einem Verzicht von Beträgen
ab 3.000 Euro ist die Zustimmung der Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers einzuho-
len. Ziffer 6.9.2 ist nicht anwendbar.
(2) Sofern der Insolvenzplan einen Verzicht von den Restforderungen für den Schuldner
vorsieht, können die Forderungen, die über die im gestaltenden Teil vorgesehene Be-
friedigung hinausgehen, nicht mehr durchgesetzt werden (sog. unvollkommene Forde-
rungen). Diese Forderungen sind bis zur Planerfüllung befristet, danach unbefristet
niederzuschlagen.
6.6.5.4 Zustimmung zu einem Schuldenbereinigungsplan
(1) Die Zustimmung zu einem außergerichtlichen Schuldenbereinigungsplan nach § 305
Abs.1 Nr.1 InsO ist nach den gesetzlichen Bestimmungen über den Erlass zu beurtei-
len. Die Zustimmung ist von der Planerfüllung abhängig zu machen. Mit dem Schuldner
ist eine entsprechende Wiederauflebens- bzw. Verfallklausel zu vereinbaren.
(2) Bei der Entscheidung über einen außergerichtlichen Schuldenbereinigungsplan ist zu
beachten, dass im gerichtlichen Schuldenbereinigungsverfahren die Zustimmung eines
Gläubigers durch Beschluss des Insolvenzgerichts ersetzt werden kann.
(3) Die Zustimmung bewirkt nach Planerfüllung den Erlass der Forderung in Höhe der ver-
bliebenen Restquote. Zuständig für die Entscheidung über die Zustimmung zu einem
Schuldenbereinigungsplan für alle Forderungen der Stadt gegen einen Schuldner ist die
Finanzverwaltung / Stadtkasse nach Stellungnahme der betroffenen Amts- und Verwal-
tungsstellen. Ziffer 6.6.5.3 Abs. 1 Sätze 3 und 4 gilt entsprechend.
(4) Die Stadtkasse informiert die Amt- und Verwaltungsstellen über die Planerfüllung, die
die entsprechenden Forderungen ausbuchen.
6.7 Erlass
6.7.1 Begriff
Erlass ist der vollständige oder teilweise Verzicht auf einen festgesetzten Anspruch. Die
Forderung erlischt hierdurch endgültig, bei teilweisem Erlass in Höhe des Betrages, um den
die Forderung herabgesetzt wird.
6.7.2 Voraussetzung
Ein Erlass von Forderungen darf nur ausgesprochen werden, wenn die Einziehung der For-
derung nach Lage des einzelnen Falles für den Schuldner unbillig wäre. Das ist vor allem
anzunehmen, wenn sich der Schuldner in einer unverschuldeten wirtschaftlichen Notlage
befindet und zu befürchten ist, dass die Weiterverfolgung des Anspruches zu einer Exis-
tenzgefährdung führen würde.
76
6.7.3 Verfahren
(1) Ein Erlass wird nur auf Antrag gewährt. Die zuständige Amts- oder Verwaltungsstelle
prüft, ob die Voraussetzungen für einen Erlass vorliegen.
(2) Öffentlich-rechtliche Forderungen werden durch Verwaltungsakt, privatrechtliche Forde-
rungen durch Vertrag zwischen Gläubiger und Schuldner erlassen (§ 397 BGB).
(3) Die Entscheidungsgründe zum Erlass müssen die Erfüllung der gesetzlichen Erforder-
nisse deutlich werden lassen.
(4) Die zuständige Amts- oder Verwaltungsstelle hat die Zustimmung nach Ziffer 6.9.2
schriftlich einzuholen. Die erlassenen Beträge werden von der Amts- oder Verwaltungs-
stelle ausgebucht.
6.8 Buchung und Anordnung von Niederschlagungen und Erlässen
(1) Eine Niederschlagung / ein Erlass stellt eine Aufwandsbuchung dar, weshalb hieran
dieselben Anforderungen zu stellen sind, wie an eine Rechnungsbuchung. Bei der Bu-
chung einer Niederschlagung oder eines Erlasses gilt folgender Ablauf:
- Nach Buchung des Vorgangs im Finanzverfahren NSK ist der Be-
scheid (z.B. Niederschlagungsbescheid) auszudrucken und anzu-
ordnen. Die Genehmigung (Dezernent, Stadtkämmerer, Magistrat)
ist dem Bescheid beizufügen. Eine entsprechende Buchungsanlei-
tung kann im Intranet unter dem Punkt Buchhaltung bei Finanzen
und Controlling aufgerufen werden.
- Der Bescheid wird anschließend mit der Anlage direkt an die Fi-
nanzverwaltung / Stadtkasse gesendet. Dort erfolgt eine Prüfung,
ob bezüglich der niedergeschlagenen / erlassenen Hauptforderun-
gen Nebenforderungen existieren, die ohne zusätzliche Mitteilung
direkt durch die Finanzverwaltung / Stadtkasse niedergeschlagen /
erlassen werden.
- Der Bescheid wird in der zentralen Belegregistratur der Finanzver-
waltung / Stadtkasse abgelegt und kann dort ggf. von der Amts- o-
der Verwaltungsstelle angefordert werden.
(2) Die Regelung gilt entsprechend auch für die Aufhebung von Niederschlagungen, bei-
spielsweise in Folge des Auslaufens einer befristeten Niederschlagung. Die Aufhebung
muss von der Amts- oder Verwaltungsstelle gebucht und angeordnet werden, da dies
eine Ertragsbuchung darstellt.
6.9 Zuständigkeiten für Stundung, Niederschlagung, Erlass
6.9.1 Zuständigkeiten bei Stundungen
(1) Für Stundungen öffentlicher Abgaben sind zuständig:
1. die Leitung der Abteilung Steuern, Gebühren, Beiträge der Finanz-
verwaltung für öffentliche Abgaben, die in deren Zuständigkeitsbe-
77
reich fallen, bis zu einer Gesamthauptforderung von 5.000 Euro und
bis zu einem Jahr, für die Gewerbesteuer bis zu einer Gesamthaupt-
forderung von 10.000 Euro und bis zu einem Jahr.
2. In Angelegenheiten zur Ausführung des Wohngeldgesetzes sind zu-
ständig:
- die Amts- und Verwaltungsstellenleitung bis zu einer Gesamthaupt-
forderung von 3.000 Euro,
3. die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer in allen übrigen Fällen, so-
weit nicht aufgrund der Höhe der Forderung oder der Person der
Schuldnerin/ des Schuldners eine Entscheidung des Magistrats ge-
boten ist.
(2) In allen übrigen Fällen sind zuständig:
1. die anordnungsberechtigte Amts- bzw. Verwaltungsstellenleitung (im
Jobcenter der / die Controller /- in SGB II mit dem Hauptaufgaben-
gebiet „Beauftragte(r) für den Haushalt“ bzw. deren / dessen Stell-
vertreter / -in) bis zu einer Gesamthauptforderung von 5.000 Euro je
Schuldner und bis zu 1 Jahr,
2. die Dezernenten bis zu einer Gesamtforderung von 20.000 Euro je
Schuldner und bis zu 3 Jahren unter Mitzeichnung der Stadtkämme-
rin / des Stadtkämmerers,
3. die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer in allen übrigen Fällen, so-
weit nicht aufgrund der Höhe der Forderung oder der Person der
Schuldnerin/ des Schuldners eine Entscheidung des Magistrats ge-
boten ist.
6.9.2 Zuständigkeiten bei Niederschlagung und Erlässen
Für Niederschlagungen und Erlässe sind zuständig:
1. die Amtsleitungen bis zu einer Gesamthauptforderung von 100 Euro
je Schuldner.
2. die Dezernenten bis zu einer Gesamthauptforderung von 2.500 Euro
je Schuldner unter Mitzeichnung der Stadtkämmerin / des Stadt-
kämmerers,
3. die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer bis zu einer Gesamthaupt-
forderung von 25.000 Euro je Schuldner,
4. der Magistrat bei einer Gesamthauptforderung bis 50.000 Euro je
Schuldner,
78
5. die Stadtverordnetenversammlung in allen übrigen Fällen sowie bei
Niederschlagungen und Erlässen, die sich wegen ihrer Höhe oder
wegen der Person des Schuldners als besonders wichtige Angele-
genheit der Stadt darstellen.
6.9.3 Zuständigkeiten bei Nebenforderungen
Über Stundung, Niederschlagung und Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und
Nebenforderungen (Säumniszuschläge, Zinsen) nach § 1 Abs. 1 Satz 2 GemKVO entschei-
det im Übrigen die Finanzverwaltung / Stadtkasse bzw. die Stadtkämmerin/ der Stadt-
kämmerer entsprechend der erlassenen Dienstanweisung. Über Zinsen nach § 233 und
§ 233a AO entscheidet die Amts- oder Verwaltungsstelle.
6.10 Aussetzung der Vollziehung
(1) Die Aussetzung der Vollziehung eines Bescheids (aufschiebende Wirkung) kommt in Be-
tracht, wenn bei summarischer Prüfung ernstliche Zweifel an dessen Rechtmäßigkeit
bestehen.
(2) Die Regelung für Stundungen und Stundungszinsen sind auf Aussetzungen der Vollzie-
hung eines Bescheids nach § 361 AO oder § 80 VwGO und auf Aussetzungszinsen nach
§ 337 AO sinngemäß anzuwenden, soweit keine spezialgesetzlichen Regelungen gelten.
6.11 Vergleich, Vertragsänderung
(1) Wird ein Vertrag in finanzieller Hinsicht zum Nachteil der Stadt geändert oder eine Ver-
fügung über Geldforderungen im Wege des Vergleichs getroffen, so sind die Ziffern 6.5
ff. und 6.7 ff. sinngemäß anzuwenden.
(2) Die Berechtigung des Rechtsamtes /der Amts- oder Verwaltungsstelle, mit Zustimmung
des Haftpflichtversicherers Vergleiche abzuschließen, wird hiervon nicht berührt.
(3) Prozessvergleiche dürfen nur vorbehaltlich eines befristeten Widerrufs geschlossen
werden. Im Einzelnen gilt:
a) Bei einer Gesamthöhe des Forderungsverzichtes bis 20.000 Euro
kann ein gerichtlicher Vergleich von den zur Prozessführung bevoll-
mächtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Rechtsamtes in
Abstimmung mit der jeweiligen Amts- oder Verwaltungsstelle ohne
weitere Genehmigung nach Maßgabe der Buchstaben b) und c) ab-
geschlossen werden.
b) Ab einer Gesamthöhe des Forderungsverzichtes von 20.000 Euro ist
die Genehmigung der Fachdezernentin bzw. des Fachdezernenten zu
dem gerichtlichen Vergleich erforderlich.
c) Ab einer Gesamthöhe des Forderungsverzichtes von 50.000 Euro ist
die Genehmigung der Fachdezernentin bzw. des Fachdezernenten
79
sowie der Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers zu dem gerichtli-
chen Vergleich erforderlich.
d) Ab einer beabsichtigten Gesamthöhe eines Forderungsverzichtes
über 100.000 Euro ist eine Zustimmung des Magistrats und der
Stadtverordnetenversammlung erforderlich.
(4) Bei Gerichtsverfahren, die Folgen für eine Vielzahl von Fällen haben (sog. Musterverfah-
ren), ist es notwendig, vor Abschluss des Vergleichs zu ermitteln, wie hoch die finanzi-
ellen Auswirkungen für die Stadt insgesamt sind. Die gesamten finanziellen Folgen sind
dann - unabhängig davon, ob es sich um ein Musterverfahren oder ein einzelnes Verfah-
ren handelt – bei der Festlegung der Zuständigkeiten nach den Buchstaben a) bis c)
zugrunde zu legen.
6.12 Kleinbeträge
(1) Bei kommunalen Abgaben kann von der Festsetzung, Erhebung und Nachforderung ab-
gesehen werden, wenn der Betrag niedriger als 10 Euro ist (§ 6 Abs. 1 S. 1 KAG). Er-
stattungen von weniger als 2,50 Euro sind nur dann auszuzahlen, wenn der Empfangs-
berechtigte die Auszahlung verlangt (§ 6 Abs. 1 S.2 KAG).
(2) Bei sonstigen kommunalen Forderungen kann gem. § 31 GemHVO von der Einziehung
von Kleinbeträgen unter 10 Euro abgesehen werden.
(3) Die Kleinbetragsgrenze gilt für den Gesamtrückstand, sofern mehrere Ansprüche auf
einem Personenkonto nachgewiesen werden.
6.13 Erlöschen und Verjährung
6.13.1 Allgemeines
Ansprüche der Stadt und Ansprüche gegen die Stadt unterliegen dem Erlöschen oder der
Verjährung durch Zeitablauf.
6.13.2 Überwachung der Ansprüche der Stadt
Alle Ansprüche der Stadt sind laufend auf Erlöschen bzw. auf Verjährung durch die Finanz-
verwaltung / Stadtkasse zu überwachen.
6.13.3 Geltendmachung
(1) Bei öffentlich-rechtlichen Forderungen ist die Verjährung von Amts wegen zu prüfen
und zu berücksichtigen.
(2) Bei privat-rechtlichen Forderungen ist das Erlöschen oder die Verjährung eines An-
spruchs gegen die Stadt grundsätzlich geltend zu machen. Erscheint die Geltendma-
chung im Einzelfall unter Berücksichtigung der besonderen Verhältnisse unbillig, so
kann hierauf mit Genehmigung der Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers verzichtet
werden.
80
6.13.4 Verfahren bei Eintritt der Verjährung
Erloschene oder verjährte Ansprüche der Stadt sind von der Finanzverwaltung / Stadtkasse
der zuständigen Amts- oder Verwaltungsstelle zu melden und von der Amts- oder Verwal-
tungsstelle auszubuchen. Die Finanzverwaltung / Stadtkasse informiert die Stadtkämmerin
/ den Stadtkämmerer jährlich über die Höhe der insgesamt verjährten Forderungen.
6.14 Gemeinsame Vorschriften
Die von der Finanzverwaltung / Stadtkasse an die Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer
wegen Insolvenz oder Verjährung gemeldeten ausgefallenen Forderungen sind durch die
Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer am Ende des Haushaltsjahres festzustellen und dem
Magistrat zur Kenntnis zu geben. Die Unterlagen sind revisionsfähig aufzubewahren.
81
7 A d r e s s v e r w a l t u n g / V o r g a b e n f ü r d i e D a t e n e r f a s -
s u n g u n d E i n z u g s e r m ä c h t i g u n g e n
(1) Für einen reibungslosen Ablauf bei der Erfassung und Bearbeitung der Adressdaten ist
es wichtig, dass die nachgenannten Vorgaben strikt eingehalten werden. Die richtige
Angabe und damit einhergehend die Eingabe und Pflege der Adressdaten ist auch im
Hinblick auf die Rechnungsstellung, die Zahlungsverbuchungen bis hin zum Gesamtab-
schluss von besonderer Bedeutung.
(2) Die Verwaltung der Adressdaten (Ersterfassung, Pflege) für die Nutzung im Finanzwe-
sen obliegt ausschließlich der Finanzverwaltung, Abt. Kämmerei – Finanz- und Anla-
genbuchhaltung sowie in Teilbereichen dem Sachgebiet Grundbesitzabgaben bei der
Finanzverwaltung,-Abt. Steuern, Gebühren, Beiträge.
Im Kreditor-Bereich erfolgt die Ersterfassung bzw. Pflege der Adressdaten künftig über
den Rechnungsworkflow. Die Ersterfassung und Pflege im Debitor-Bereich erfolgt wei-
terhin schriftlich per Mail an fina-adresse@darmstadt.de. Die Fachämter sind für die
Qualität und die Einhaltung der Vorgaben an die Adressverwaltung verantwortlich. Bei
fehlenden, falschen oder unvollständigen Angaben wird infolgedessen seitens der
Adressverwaltung keine Bearbeitung erfolgen, die Anfragen werden an die jeweiligen
Fachbereiche zurückgesandt.
(3) Die Vorgaben für die Erfassung des Adressdaten sind in der Rundverfügung 35/2020
vom 20.10.2020 unter Ziffer 3.) geregelt.
(4) Für Abgaben und andere Forderungen der Stadt haben die Bürgerinnen und Bürger die
Möglichkeit, ein SEPA-Basislastschriftmandat zu erteilen. Diese wird entweder direkt
vom Bürger / der Bürgerin oder über die Amts- oder Verwaltungsstelle der Adressver-
waltung mitgeteilt. Die hierbei zu beachtenden Vorgaben sind ebenfalls in der Rundver-
fügung 35/2020 vom 20.10.2020 unter Ziffer 4.) geregelt.
8 I n k r a f t t r e t e n d e r D i e n s t a n w e i s u n g
Die Stadtverordnetenversammlung hat vorstehende Dienstanweisung für die Aufstellung
und Ausführung des Haushaltsplanes in ihrer Sitzung am 07.11.2017 zur Kenntnis genom-
men und die Regelungen in den Ziffern 3.5.7 Absatz 10 und Absatz 11 und 3.5.8 Absatz 2
und Absatz 3, den Ziffern 3.9 Absätze 3, 5, 6 und 8 und Ziffer 3.10.1 Absatz 4, sowie in den
Ziffern 6.6.5.2 und 6.6.5.3, den Ziffern 6.9.1 und 6.9.2 sowie Ziffer 6.11 beschlossen.
Die Dienstanweisung tritt am 01.01.2018 in Kraft.
Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung in der Fassung vom 01.01.1986 außer Kraft.
Darmstadt, den
Der Magistrat
Jochen Partsch
Oberbürgermeister
André Schellenberg
Stadtkämmerer
Beratungsverlauf (3)
TOP 15
TOP 41
TOP 385
Details
- Vorlagen-Nr.
- 2021/0352
- Typ
- Magistratsvorlage
- Datum
- 01.11.2021
- Erstellt
- 29.09.2026 00:00