3700/2019
Bedarfsfeststellungsbeschluss für ein Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit für das Gesamtprojekt Parkstadt Süd
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Beschlussvorlage Ausschuss
5333 Zeichen
Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle VI/61/1 61/0 Opge Sa Vorlagen-Nummer 3700/2019 Freigabedatum 31.10.2019 Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Bedarfsfeststellungsbeschluss für ein Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit für das Gesamtprojekt Parkstadt Süd Beschlussorgan Stadtentwicklungsausschuss Gremium Datum Beschluss: Der Stadtentwicklungsausschuss 1. erkennt den Bedarf für die Erstellung eines Kommunikationskonzepts mit begleitender Öffent- lichkeitsarbeit für das Gesamtprojekt Parkstadt Süd in Höhe von 383.837 €/netto (456.766 €/brutto) an. 2. beauftragt die Verwaltung mit der EU-weiten Ausschreibung des VgV-Verfahrens zur Auswahl eines geeigneten Projektpartners. Alternative: Der Stadtentwicklungsausschuss beschließt, dass ein Kommunikationskonzept mit begleitender Öf- fentlichkeitsarbeit nicht erforderlich ist. Die Beteiligung wird auf den gesetzlich festgelegten Rahmen der Bauleitplanung beschränkt. Stadtentwicklungsausschuss 05.12.2019 Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) 09.12.2019 Finanzausschuss 09.12.2019 Stadtentwicklungsausschuss 30.01.2020 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Ja, investiv Investitionsauszahlungen € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme 456.766,- €/brutto Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € c) bilanzielle Abschreibungen € Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Erträge € b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten € Einsparungen: ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € Beginn, Dauer Begründung: In den kommenden Jahren wird es auf den Flächen der zukünftigen Parkstadt Süd zu großen Verän- derungen kommen. Die Aufgabe des Großmarktstandortes und der Umbau zu einem Quartier für Wohnen und Arbeiten, sowie die Vollendung des Inneren Grüngürtels, wird das Stadtbild an dieser Stelle stark verändern. Die Beteiligung der Öffentlichkeit im Rahmen des Kooperativen Verfahrens im Jahr 2015/2016 hat gezeigt, dass durch aktive Mitnahme der Bevölkerung und eine transparente Kommunikation das Er- gebnis des Verfahrens gestärkt wurde. Die Planungen sind zu einer Angelegenheit der Stadtgesell- schaft geworden und nicht ausschließlich das Produkt von Auswahlgremien und Jurymitgliedern. Als Folge wurde eine hohe Identifikation der Kölnerinnen und Kölner mit dem Projekt erzielt. Um an die- sen Erfolg anzuknüpfen soll eine transparente und offene Kommunikation im laufenden Prozess fort- geführt und sichtbar dargestellt werden. Das Leistungsbild umfasst neben der Konzeption und Leitung der Öffentlichkeitsarbeit für die Jahre 2020 bis 2024 die Entwicklung eines grundlegenden Kommunikationskonzepts für das Großprojekt Parkstadt Süd, welches die Herausforderungen und Potentiale des Gesamtprojekts, sowie der unter- schiedlichen Teilprojekte, im Gesamtzusammenhang vermittelt und diese im Zusammenspiel mit ers- ten Pionierprojekten auf dem Areal für die breite Öffentlichkeit veranschaulicht und verdeutlicht. Die Konzeption und Umsetzung des Kommunikationskonzepts soll in einem EU-weiten Vergabever- fahren ausgeschrieben werden. Der Auftrag soll in einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewett- bewerb gem. § 17 VgV vergeben werden. 3 Kosten Voraussichtlicher Auftragswert 202.500,00 €/netto. Im Rahmen der begleitenden Öffentlichkeitsarbeit sind 5 öffentliche Veranstaltungen (optional zusätz- lich 5 weitere Veranstaltungen) und eine den Prozess begleitende Ausstellung geplant. Die Regiekos- ten sollen Bestandteil des Auftrages sein und über den Auftragnehmer abgerechnet werden. Regiekosten gesamt: 162.500 €/netto Voraussichtlicher Auftragswert inkl. Regiekosten: 365.000 €/netto (434.350 €/brutto) Die Durchführung des Vergabeverfahrens soll durch ein externes Büro erfolgen. Voraussichtlicher Auftragswert: 18.837 €/netto Gesamtkosten: 387.000 €/netto (456.766 €/brutto) Eine detaillierte Kostenschätzung sowie ein Zeitplan sind als Anhang beigefügt. Zeitplan 2020: Entwicklung des unter Ziffer 1 und 2 genannten Kommunikationskonzepts, sowie des Ausstellungskonzepts und Veranstaltungskonzepts im Rahmen der Pionierphase. Organisation und Durchführung einer öffentlichen Veranstaltung. 2021: Entwicklung des Informations-/Leitsystems im Rahmen der Pionierprojekte 2021 bis 2024: Fortwährende Durchführung der Öffentlichkeitsarbeit nach Vorgabe des entwickelten Kommunikati- onskonzepts. Jährliche Organisation und Durchführung einer öffentlichen Veranstaltung. Weiterentwicklung der Ausstellung und des Informations-/Leitsystems. Finanzierung Die zur Finanzierung der Maßnahme benötigten Aufwandsermächtigungen sind im HPL-Entwurf 2020/2021 (inkl. mittelfristiger Finanzplanung bis 2024) im Teilplan 0901-Stadtplanung eingeplant. Anlagen Anlage 1 Kostenschätzung EU-weites Vergabeverfahren Anlage 2 Kostenschätzung Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit Anlage 3 Verteilung der Gesamtkosten auf die Jahre 2020-2024
Anlage 3 Kosten Jahresübersicht
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Anlage 03 (A.03)
Parkstadt Süd
Zeitplan / Verteilung der Gesamtkosten auf die Jahre 2020-2024
Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit
Stadtplanungsamt _ 61-0 Stand: 15.10.2019
Leistungs-
bausteine
(siehe detaillierte
Kostenschätz.)
2020 2021 2022 2023 2024
1.1 15.000 € 5.000 € 5.000 € 5.000 € 5.000 €
1.1.1 10.000 € 1.250 € 1.250 € 1.250 € 1.250 €
1.1.2 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 €
1.1.3 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 €
Regiekosten zu
1.1 10.000 € 6.250 € 6.250 € 6.250 € 6.250 €
2.1 7.500 € 5.000 € 5.000 € 5.000 € 5.000 €
2.1.1 4.000 € 1.500 € 1.500 € 1.500 € 1.500 €
2.1.2 4.500 € 2.000 € 2.000 € 2.000 € 2.000 €
Regiekosten zu
2.1 15.000 € 15.000 € 15.000 € 15.000 € 15.000 €
2.2 6.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 €
2.2.1 6.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 € 1.000 €
2.2.2 3.000 € 500 € 500 € 500 € 500 €
2.2.3 5.000 € 0 € 0 € 0 € 0 €
Regiekosten zu
2.2 6.500 € 14.000 € 6.500 € 6.500 € 6.500 €
2.3 0 € 9.000 € 2.000 € 2.000 € 2.000 €
2.3.1 0 € 2.500 € 0 € 0 € 0 €
Regiekosten zu
2.3 0 € 5.000 € 2.500 € 2.500 € 2.500 €
Vergabe-
verfahren 18.837 € 0 € 0 € 0 € 0 €
GESAMT
pro Jahr 125.500 € 80.000 € 60.500 € 60.500 € 60.500 €
Anlage 4 Stellungnahme 14 Kommunikationskonzept
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14 2 „I ‚11.2019
14111 1 Stadt Köln M
Eingang 15 -11- 2019
es )
61
61
61/0 /Stadtplanungsamt Mr
Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit für das städtebauliche
Großprojekt „Parkstadt Süd“ in Köln-Raderberg
(geschätzte Gesamtkosten = ca. 387.000,00 € netto / ca. 460.530,00 € brutto);
RPA -Nr. 141/12/04/19
hier: Stellungnahme zur Bedarfsprüfung 61/61/0 vom 14.8.2019 (Eingang bei -14- am
7.11.2019)
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit 0.g. Schreiben übersandten Sie mir das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung zur Stellungnah-
me.
Im Zusammenhang mit der Aufgabe des Großmarktstandortes in Köln-Raderberg und dem
Umbau dieses Areals zu einem Quartier für Wohnen und Arbeiten ("Parkstadt Süd") beab-
sichtigen Sie, die erforderlichen Planungen für die Jahre 2020 bis 2024 offen und transparent
durch aktive Mitnahme der Bevölkerung durchzuführen.
Für die Konzeption und Leitung der Öffentlichkeitsarbeit legen Sie eine detaillierte, im Ver-
fahrensverlauf abzugleichende, Leistungsbeschreibung mit angefügtem Zeitplan vor. Die
entsprechende Umsetzung des Kommunikationskonzeptes soll in einem EU-weiten Verga-
beverfahren ausgeschrieben werden. Die Durchführung erfolgt durch ein externes Büro.
Unter der Voraussetzung, dass eine verwaltungsinterne Bearbeitung nicht möglich ist, habe
ich gegen das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung keine Einwendungen.
Mit freundlichen Grüßen
Anlage 1 Kostenschätzung Vergabe der Vergabe
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Anlage 01 (A.01) Parkstadt Süd - Durchführung des EU-weiten VgV-Verhandlungsverfahrens "Kommunikationskonzept" hier: Kostenschätzung vom 14.08.2019 Kostenschätzung Nummer Leistungen Euro netto 1. Vorbereitende Leistungen 1.1 Formulierung bzw. Präzisierung der Leistungsbilder unter Berücksichtigung der besonderen Rahmenbedingungen 400,00 € 1.2 Formulierung der Eignungskriterien (mit Erarbeitung und Erfassung der Mindestkriterien und der entsprechenden geforderten Eignungsnachweise einschließlich der Formulierung der Anforderungen an die vorzulegenden Referenzen) 900,00 € 1.3 Formulierung der Zuschlagskriterien einschließlich der Unterkriterien 900,00 € 1.4 Mitwirkung bei der Anpassung des Vertragsentwurfes 1.000,00 € 1.5 Aufstellung eines Wertungs- und Wichtungsschemas für die Bewertung der Eignungskriterien zur Auswahl der Teilnehmer/innen am Verhandlungsverfahren (Bewertungsmatrix A) sowie Erstellung eines Auswertungsbogens zur Matrix zur Ermittlung der Zulässigkeit der Bewerbungen und der erreichten Gesamtpunktzahl 500,00 € 1.6 Aufstellung eines Wertungs- und Wichtungsschemas für die Bewertung der Bieter/innen im Verhandlungsverfahren (Bewertungsmatrix B) sowie Erstellung eines Auswertungsbogens zur Matrix 500,00 € 1.7 Formulierung der Anforderungen, Inhalte und Format des zu unterbreitenden Angebotes der Bieter/innen in der Auswahlstufe 2 250,00 € 1.8 Abstimmung der Punkte 1.1 bis 1.7 mit der Auftraggeberin in zwei Terminen (Gesamtpreis) 700,00 € Gesamt 5.150,00 € Anlage 01 (A.01) Parkstadt Süd - Durchführung des EU-weiten VgV-Verhandlungsverfahrens "Kommunikationskonzept" hier: Kostenschätzung vom 14.08.2019 2. Ausschreibung 2.1 Erstellung der Bekanntmachungstexte einschließlich aller erforderlichen Angaben/ Inhalte unter Verwendung der amtlichen Vordrucke (EU) sowie des Vergabevermerks der Stadt Köln 850,00 € 2.2 Erstellen eines Bewerbungsbogens für die Bewerber/innen zur Eintragung aller erforderlichen Angaben 700,00 € 2.3 Abstimmung der Bekanntmachungstexte mit der Auftraggeberin und dem Vergabeamt in einem Termin 850,00 € 2.4 Rückfragenmanagement unter Koordination des Vergabeamtes 500,00 € Gesamt 2.900,00 € Anlage 01 (A.01) Parkstadt Süd - Durchführung des EU-weiten VgV-Verhandlungsverfahrens "Kommunikationskonzept" hier: Kostenschätzung vom 14.08.2019 3. Auswahlstufe 1 (20 Bewerbungen) 3.1 Auswertung der eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungsbogen, Referenzen und Nachweise) anhand der vorbereiteten Auswertungsbögen (siehe 1.4), ggf. Einholung und Auswertung von Nachforderungen 2.600,00 € 3.2 Vorbereitung, Einladung und Durchführung einer Sitzung (Raum, Catering, Technik) zur endgültigen Bewertung der Teilnahmeanträge sowie Dokumentation der Ergebnisse in einem Ergebnisprotokoll (Rangliste der Bewerber/innen, Auswahl der Bieter/innen) 1.000,00 € 3.3 Absage an die entsprechenden Bewerber/innen gemäß § 62 VgV mit Begründung 300,00 € 3.4 Aufforderung der ausgewählten Bieter/innen zum Verhandlungsverfahren unter Wahrung der entsprechenden Frist (drei bis fünf Bieter/innen) und Nennung der notwendigen Inhalte des zu unterbreitenden Angebotes (siehe 1.6). Der zu schließende Werkvertrag ist der Aufforderung beizulegen, die Gleichbehandlung aller Bieter/innen ist sicherzustellen. 800,00 € Gesamt 4.700,00 € 3.5 optional: Mehrpreis je Bewerber und Bewerberin bei höherer Bewerber/innenzahl 130,00 € 3.6 optional: Minderpreis je Bewerber und Bewerberin bei geringerer Bewerber und Bewerberinnenzahl 130,00 € Anlage 01 (A.01) Parkstadt Süd - Durchführung des EU-weiten VgV-Verhandlungsverfahrens "Kommunikationskonzept" hier: Kostenschätzung vom 14.08.2019 4. Auswahlstufe 2 4.1 Vorbereitung, Einladung und Durchführung der Sitzungen der Verhandlungsverfahren (Raum, Catering, Technik) in Abstimmung mit der Auftraggeberin (Sitzungen zusammen mit der Auftraggeberin) 2.100,00 € 4.2 Auswertung der Präsentationen und Angebote anhand des Auswertungsbogens (siehe 1.5) sowie Dokumentation der Verhandlungsergebnisse im Ergebnisprotokoll (Rangliste der Bieter/innen Vergabevorschlag) 1.000,00 € 4.3 Abstimmung des Vergabevorschlags mit der Auftraggeberin und dem Vergabeamt in einem Termin 850,00 € 4.4 Absagen an die entsprechenden Bieter/innen gemäß §134 GWB mit Begründung 300,00 € Gesamt 4.250,00 € 5. Nachbereitung 5.1 Dokumentation der Kommunikationswege 350,00 € 5.2 Fortschreibung des Vergabevermerks 600,00 € 5.3 Erstellung der Bekanntmachung zur Auftragsvergabe an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften unter Verwendung der notwendigen Formulare 250,00 € Gesamt 1.200,00 € Anlage 01 (A.01) Parkstadt Süd - Durchführung des EU-weiten VgV-Verhandlungsverfahrens "Kommunikationskonzept" hier: Kostenschätzung vom 14.08.2019 6. Optional 6.1 optionale Abstimmungstermine mit der Auftraggeberin über die genannte Anzahl Termine hinaus (Einzelpreis) 840,00 € Gesamthonorarermittlung: Honorar Pos. 1 5.150,00 € Honorar Pos. 2 2.900,00 € Honorar Pos. 3 4.700,00 € Honorar Pos. 4 4.250,00 € Honorar Pos. 5 1.200,00 € Gesamthonorar (netto) ohne 3.5, 3.6, 6.1 18.200,00 € zuzüglich Nebenkostenpauschale 3,5 % 637,00 € Angebotspreis netto 18.837,00 € zuzüglich 19 % Mehrwertsteuer 3.579,03 € Gesamtbruttopreis für ein VgV-Verhandlungsverfahren 22.416,03 €
Anlage 2 Kostenschätzung Leistungsbausteine
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Anlage 02 (A.02) Parkstadt Süd Kostenschätzung Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit 2020-2024 Stadtplanungsamt _ 61-0 A.02 Stand: 2019-10-14 Leistungsbausteine Summe (€/netto) 1 Gesamtprojekt / Teilprojekte 1.1 Erstellung eines Kommunikationskonzepts Analyse des bisherigen Prozesses und Erarbeitung eines speziell auf die unterschiedlichen Themen und Zielgruppen des Gesamtprojektes Parkstadt Süd zugeschnittenen Kommunikationskonzepts/-strategie. 35.000 € 1.1.1 Entwicklung einer Internet- / Kommunikationsplattform für das Projekt mit fortlaufender Aktualisierung während des Prozesses (Zeitraum 2020 bis 2024) 15.000 € 1.1.2 Optional: Erstellung und Versand eines regelmäßigen Newsletters während des Planungsprozesses (quartalsweise) (Zeitraum 2020 bis 2024) 5.000 € 1.1.3 Optional: Moderationsleistungen bei Veranstaltungen zur Beteiligung der Öffentlichkeit zu einzelnen Teilprojekten. Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung der Veranstaltung / Durchführung der Veranstaltung /Nachbereitung der Veranstaltung (2020 bis 2024 - jährlich eine Veranstaltung) 5 Veranstaltungen á 10.000 € 50.000 € Zwischensumme Kommunikationskonzept (netto) 105.000 € Regiekosten (Reisekosten/Druckkosten) 10.000 € 10.000 € Optional: Regiekosten (Veranstaltungskosten) 5 Veranstaltungen á 5.000 € 25.0000 Zwischensumme Leistungsbaustein 1 140.000 € Anlage 02 (A.02) Parkstadt Süd Kostenschätzung Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit 2020-2024 Stadtplanungsamt _ 61-0 A.02 Stand: 2019-10-14 Leistungsbausteine Summe (€/netto) 2 Pionierprojekte 2.1. Erstellung eines Veranstaltungskonzepts im Rahmen der Pionierphase Organisation, Durchführung und anschließende Dokumentation der jeweiligen Veranstaltung (2020 bis 2024 - jährlich eine Veranstaltung) 27.500 € 2.1.1 Erstellung von Plakaten und Flyern für die o.g. Veranstaltungen (unter Berücksichtigung der CD-Richtlinien der Stadt Köln) 10.000 € 2.1.2 Erstellung von Dokumentationsbroschüren zu den o.g. Veranstaltungen (5 Stück) bzw. zu einzelnen thematischen Schwerpunkten (bis zu 5 Stück) (unter Berücksichtigung der CD-Richtlinien der Stadt Köln) 12.500 € Zwischensumme Veranstaltungskonzept (netto) 50.000 € Regiekosten (Reisekosten/Druckkosten/Veranstaltungskosten) 5 Veranstaltungen á 15.000 € 75.000 € Zwischensumme Leistungsbaustein 2.1 125.000 € 2.2 Entwicklung eines Ausstellungskonzepts für die Räumlichkeiten des Stadtteilbüros Erarbeitung eines speziell auf die Räumlichkeiten des zukünftigen Stadtteilbüros zugeschnittenen Ausstellungskonzepts. 10.000 € 2.2.1 Entwicklung und Umsetzung einer Dauerausstellung im Foyer des Marktamts unter Einbezug digitaler Medien - Vermittlung des Projektverlaufs o Rückblick o Stand der Planung o Weitere Vorgehensweise o Möglichkeiten der Beteiligung - Ggf. (wachsendes) Modell 10.000 € 2.2.2 Entwicklung eines flexiblen Mobiliars und einer gestalterische Vorlagen für unterschiedliche Formate in den Räumlichkeiten des Stadteilbüros - Sonderausstellungen, - Vorträge & Diskussionsrunden - Workshops 5.000 € 2.2.3 Gestaltung des äußeren Erscheinungsbildes des Stadtteilbüros (Eingangstür/Fassade) 5.000 € Zwischensumme Ausstellungskonzept (netto) 30.000 € Regiekosten (Reisekosten/Druckkosten/Materialkosten) Dauerausstellung 20.000 € 5 Sonderausstellungen á 4.000€ = 20.000 € 40.000 € Zwischensumme Leistungsbaustein 2.2 70.000 € Anlage 02 (A.02) Parkstadt Süd Kostenschätzung Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit 2020-2024 Stadtplanungsamt _ 61-0 A.02 Stand: 2019-10-14 Leistungsbausteine Summe (€/netto) 2.3 Entwicklung eines Informations-/ Leitsystems für den öffentlichen Raum Erarbeitung und Umsetzung eines flexiblen, innovativen Informations-/Leitsystems für den öffentlichen Raum der Parkstadt Süd (unter Einbezug digitaler Medien), welches auf die niederschwellige und sukzessive Ausführung der Pionierprojekte reagieren kann. 15.000 € 2.3.1 Optional: Gestaltung einer Infotafel zur Darstellung des Gesamtprojektes auf der Fläche des Pionierparks. (Anpassung optional/digitale Medien möglich) 2.500 € Zwischensumme Konzept Leitsystem (netto) 17.500 € Regiekosten (Reisekosten/Druckkosten/Materialkosten/usw.) Ausführungskosten Leitsystem 12.500 € Zwischensumme Leistungsbaustein 2.3 30.000 € Anlage 02 (A.02) Parkstadt Süd Kostenschätzung Kommunikationskonzept mit begleitender Öffentlichkeitsarbeit 2020-2024 Stadtplanungsamt _ 61-0 A.02 Stand: 2019-10-14 Leistungsbausteine Summe (€/netto) Gesamtkosten Ermittlung Gesamtkosten Leistungsbausteine (netto): Leistungsbaustein Kommunikationskonzept Leistungsbaustein Veranstaltungskonzept Leistungsbaustein Ausstellungskonzept Leistungsbaustein Leitsystem 105.000 € 50.000 € 30.000 € 17.500 € Gesamtsumme Leistungsbausteine 1-2 (netto) 202.500 € Ermittlung Regiekosten (netto): Regiekosten Kommunikationskonzept Regiekosten Veranstaltungskonzept Regiekosten Ausstellungskonzept Regiekosten Leitsystem 35.000 € 75.000 € 40.000 € 12.500 € Gesamtsumme Regiekosten (netto) 162.500 € Gesamtsumme / Auftragswert (netto) 365.000 € Gesamtkosten / Auftragswert (brutto 19%) 434.350 €
Beratungsverlauf (4)
Beschluss: ungeändert beschlossen
Zur SitzungBeschluss: ungeändert beschlossen
Zur SitzungBeschluss: zurückgestellt
Zur SitzungBeschluss: ungeändert beschlossen
Zur SitzungDetails
- Aktenzeichen
- 3700/2019
- Typ
- Beschlussvorlage Ausschuss
- Datum
- 19.11.2019
- Erstellt
- 23.10.2019 13:35