Neues IV-Verfahren Betreuungsfachanwendung

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
V/501/3 
 
Vorlagen-Nummer 
 3828/2017 
Freigabedatum 
24.01.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Neues IV-Verfahren Betreuungsfachanwendung 
Beschlussorgan 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales beschließt, dass 
für die Betreuungsstelle eine Fachanwendung im Betreuungsrecht beschafft und eingeführt wird. 
 
Alternative: 
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales erkennt den 
Bedarf zur Beschaffung und Einführung einer Fachanwendung Bereich der Betreuungsstelle nicht an. 
 
 
Ausschuss Soziales und Senioren 01.03.2018 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 12.03.2018

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   44.300 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  46.300 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2019 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    22.000 € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
1. Ausgangsituation 
Zur Unterstützung der Betreuungsstelle ist die Beschaffung und Einführung einer Betreuungs-
fachanwendung unabdingbar. 
Die Betreuungsstelle der Stadt Köln unterstützt das Betreuungsgericht in den Betreuungsverfah-
ren, erstellt Sozialberichte zur Feststellung eines Betreuungsbedürfnisses und –erfordernisses 
und führt vom Betreuungsgericht angeordnete Vorführungen zu einer gutachterlichen Untersu-
chung oder richterlichen Anhörung in einem Betreuungsverfahren durch. Ferner berät und un-
terstützt sie ehrenamtlich tätige Betreuer und Betreuerinnen sowie Berufsbetreuer und Berufs-
betreuerinnen bei ihren Tätigkeiten bzw. die Betreuer und Betreuerinnen bei Zuführungen zu ei-
ner Unterbringung in eine geschlossene Einrichtung.  
Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Stärkung der Funktion der Betreuungsbehörden in 2014 ha-
ben sich die Pflichtaufgaben der Betreuungsstelle der Stadt Köln erheblich ausgeweitet.  
In 2013 wurde die Betreuungsstelle in ca. 1.230 Verfahren beteiligt. Aufgrund einer Änderung 
der gesetzlichen Vorgaben in 2014 hat sich die Zahl der Beteiligungen erheblich erhöht. Künftig 
ist mit einer Beteiligung in ca. 5.000 Vorgängen pro Jahr zu rechnen.  
Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Stellungnahmen zur Erforderlichkeit einer gesetzli-
chen Betreuung im betreuungsgerichtlichen Verfahren beim Betreuungsgericht / Amtsgericht. 
Um eine transparente, qualitativ anerkannte und gleichzeitig effiziente Berichterstattung zu un-
terstützen, soll eine Fachanwendung für die Betreuungsstelle beschafft werden. 
Geeignete Softwareprodukte müssen mindestens die folgenden Anforderungen und Funktionen 
abdecken: 
 Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Erstellung anerkannter Sozialberichte 
gemäß den gesetzlichen Anforderungen mit Erhöhung der Bestandsfestigkeit und Akzeptanz

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beim Betreuungsgericht, 
 Verkürzung der Betreuungsverfahren durch effizientere Bearbeitung und transparente Be-
treuungsakten, 
 Unterstützung der Steuerung der Aufgaben in der Betreuungsstelle, 
 Verbesserte Steuerung des Angebots an Betreuern zur Minimierung der Eigenbetreuungen 
durch die Stadt Köln mangels Betreuern, 
 Erhöhung des Datenschutzes durch entsprechende technische Unterstützung im Fachver-
fahren, besonders bei Löschfristen und Anonymisierung für gesetzlich vorgeschriebene Sta-
tistiken  
 Schnittstelle zur elektronischen Gerichtsakte und  
 Kompatibilität zur städtischen Infrastruktur mit Unterstützung diverser Schnittstellen (Archi-
vierung über DMS, Meso-Inforegister, E-Akte). 
 
2. Voraussichtliche Kosten 
Nach Marktanalyse sind mindestens vier Unternehmen in der Lage, die vorgenannten Anforde-
rungen zu erfüllen. Die Aufwände für die jeweiligen Lösungen unterscheiden sich zum Teil we-
sentlich, da es sowohl ein Modell mit monatlichen Nutzungspauschalen (Mietlizenzen) als auch 
drei Modelle mit käuflich zu erwerbenden Lizenzen gibt.  
Da die Modelle nicht zu harmonisieren waren, erfolgte die Berechnung auf Basis des mehrheit-
lich genutzten Kauflizenz-Modells.  
Danach ergibt sich ein voraussichtlicher Finanzbedarf für die Anwendungsbeschaffung in 2018 
von einmalig rund. 90.600 € netto (rd. 108.000 € brutto) sowie rund 88.000,00 € (rd. 105.000 € 
brutto) ab 2019 ff. für 48 Monate. 
 
Vergabesumme 2018 2019 2020 2021 2022 Summe 
Kosten (Beträge in €) einmalig laufend laufend laufend laufend 
Lizenzkosten 44.224 €        
Anpassungskosten inkl. 
Einrichtung und Schulung 
d.d. Firma  46.319 €        
Wartung 14.998 €         14.998 €     14.998 €       14.998 €       
Anpassungskosten im Betrieb 6.930 €          6.930 €      6.930 €         6.930 €         
Summe Vergabe netto 90.543 €        21.928 €         21.928 €     21.928 €       21.928 €       178.255 €      
 
 
3.  Finanzmittelbereitstellung 
Im Haushaltsplan 2018 sowie der mittelfristigen Finanzplanung 2019 bis 2021 sind investive und 
konsumtive Ermächtigungen entsprechend der dargestellten Bedarfsplanung veranschlagt. 
Erst wenn entsprechende, rechtsverbindliche Angebote der Ausschreibung vorliegen, können 
allerdings die Kosten abschließend benannt und auf die betroffenen Teilpläne und Teilplanzeilen 
aufgeteilt werden. Dies ist gegebenenfalls bei der Aufstellung des Haushaltsplans 2019 und der 
mittelfristigen Finanzplanung 2020 bis 2022 zu berücksichtigen.

Dezernat, Dienststelle  
V/501/3 
 
 
Vorlagen-Nummer 
3828/2017
Stand: 12.09.2024 
Sachstandsbericht  
Neues IV-Verfahren Betreuungsfachanwendung 
Beschluss: 
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales be-
schließt, dass für die Betreuungsstelle eine Fachanwendung im Betreuungsrecht beschafft 
und eingeführt wird. 
 
Status    in Bearbeitung 
 
    erledigt 
 
 
Aktueller Bearbeitungsstand: 
Nach erfolgter Ausschreibung wurde mittlerweile die Fachanwendung butler 21 des Anbieters 
prosozial für die Betreuungsbehörde beschafft. Durch die Einführung des Betreuungsorgani-
sationsgesetzes (BtOG) zum 01.01.2023 kam es zu einer quantitativen Steigerung der etab-
lierten Aufgaben der Betreuungsbehörde wie Beratung zu Vorsorgethemen und Sozialbericht-
erstattung.  
Weiter sind gänzlich neue Pflichtaufgaben auf die Betreuungsbehörde zugekommen, die Re-
gistrierung aller Berufsbetreuer*innen und die Eignungsprüfung aller ehrenamtlich betreuen-
den Personen.  
Insbesondere zur Erledigung der neu hinzugekommenen Aufgaben ist die Implementierung 
der Fachanwendung unabdingbar gewesen. Durch die Nutzung der Anwendung wurde die 
Einführung eines Controllings für die Betreuungsbehörde möglich. Die Anwendungsschulung 
für die Mitarbeitenden wurde Ende August 2023 abgeschlossen.  
Die Nutzung des besonderen Behördenpostfaches wurde weitgehend in die Anwendung inte-
griert und der elektronische Datenaustausch mit dem Betreuungsgericht wurde aufgenom-
men. 
Abnahme der Anwendung, und damit Projektende, erfolgte am 31.08.2023.

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Anschaffung einer Fachanwendung im Bereich der Betreuungsstelle 501/3
h ier: Bedarfsprtif un g, RPA N ummer: 1 4U 251 31 l'17
Voraussichtliche Auftragssumme: 212.000,00 € brutto / 178J51,26€ netto
Sehr geehrte Damen und Herren,
gegen das Ergebnis der Bedarfsprüfung vom 04.12.2017 bestehen keine Bedenken.
Es ist nachvollziehbar dargelegt, dass die Beschaffung einer Fachanwendung im Bereich der
Betreuungsstelle erforderlich ist, um zukünftig alle Geschäftsprozesse der Betreuungsslelle
schneller, transparenter und effiz gestalten sowie die Anbindung an die elektroni-
sche Gerichtsakte sicher
Mit freu
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en Grü
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