Berichtswesen Beschlüsse der Gremien (beschluss- und projektbezogene Berichterstattung)

Juni
Pilotphase 4Pilotphase 2
Zeitl.  
Ablauf
Gremien
Pilotphase 1
AVR
Digitalisierungsausschuss
Bezirksvertretung 4
Auss. für Bürgerbeteiligung,  
Anr. u. Beschwerden
Verkehrsausschuss
Auss. Soziales u. Senioren  
Bezirksvertretung 1
Pilotphase 3
.März
22
April
22
Mai
22
Juni
22
Juli  
22
Aug.
22
Sept.  
22
Okt.
22
Nov.  
22
Dez.  
22
Jan.
23
Feb.  
23
Bezirksvertretung 2
Stadtentwicklungsauss.
Bezirksvertretung 7  
Auss. Klima, UGG
Jugendhilfeausschuss
Sportausschuss
Information  
und  
Austausch
Bezirksvertretung 3
Wirtschaftsausschuss
Gesundheitsausschuss
Bauausschuss
Bezirksvertretung 5
Auss. Schule u. Weiterb.
Bezirksvertretung 8
Liegenschaftsausschuss
Bezirksvertretung 6
Ausschuss Kunst u. Kultur
Rechnungsprüfungsauss.
Bezirksvertretung 9
Auss. F. Gleichstellung.
Schulungen und  
Dialog mit  
Schriftführungen
Abfrage Feedback  
Mandatsträger nach  
jeder Phase.
Anlage 1
Einzelberichtswes en

Anl
Juni
Pilotphase 4Pilotphase 2
Zeitl. 
Ablauf
Dezernat III
Gremien
Pilotphase 1
Dezernat I
Dezernat VI
Sportausschuss
Pilotphase 3
.Juni
22
Juli
22
August
22
Sept.
22
Okt.
22
Nov.
22
Dez.
22
Jan.
23
Feb.
23
März
23
April
23
Mai
23
Dezernat IV
Information 
und 
Austausch
Dezernat V
Dezernat VII
Dezernat VIII
Dezernat IX
Schulungen und 
Dialog mit 
Schriftführungen
Abfrage Feedback 
Mandatsträger nach 
jeder Phase.
Anlage 2Sammelprojekte

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/01 
 
Vorlagen-Nummer 12.04.2022 
 0890/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 28.04.2022 
Digitalisierungsausschuss 16.05.2022 
Bezirksvertretung 4 (Ehrenfeld) 16.05.2022 
Bezirksvertretung 8 (Kalk) 19.05.2022 
Bezirksvertretung 1 (Innenstadt) 02.06.2022 
Bezirksvertretung 5 (Nippes) 09.06.2022 
Bezirksvertretung 6 (Chorweiler) 09.06.2022 
Bezirksvertretung 7 (Porz) 09.06.2022 
Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) 13.06.2022 
Bezirksvertretung 9 (Mülheim) 13.06.2022 
Bezirksvertretung 3 (Lindenthal) 08.06.2022 
 
Berichtswesen Beschlüsse der Gremien (beschluss- und projektbezogene Berichterstattung) 
1. Bisheriges Vorgehen zur Ablösung des Jahresberichtes über den Umsetzungsstand der 
Rats-, Ausschuss- und Bezirksvertretungsbeschlüsse 
Zur Ablösung der bisherigen Jahresberichte nach § 42 der Geschäftsordnung des Rates und 
der Bezirksvertretungen wurde ein integriertes Berichtswesen entwickelt.  
 
Dieses verbesserte Berichtswesen ermöglicht eine unterjährige Aktualisierung von Sachstän-
den zur Umsetzung der gefassten Beschlüsse. Dies beinhaltet sowohl eine Möglichkeit zur Be-
richterstattung zu einzelnen Beschlüssen als auch die projektbezogene Berichterstattung für 
größere Vorhaben.  
 
Im neuen Berichtswesen werden die Sachstandsberichte zur Umsetzung der Beschlüsse künftig 
jeweils von der Schriftführung des Gremiums über das Sitzungsmanagementsystem bei der zu-
ständigen Dienststelle angefordert und nach Schlusszeichnung in den Portalen freigeschaltet 
und damit – soweit es sich um öffentliche Beschlüsse handelt – auch öffentlich gemacht.  
 
Wie bisher werden künftig ausschließlich Sachstände zu Beschlüssen erfasst, bei denen tat-
sächlich auch die Möglichkeit zu einem echten Sachstandsbericht besteht. Beispielsweise wer-

2 
 
den Satzungsbeschlüsse, Vergaben und Personalvorlagen von der Berichtspflicht ausgenom-
men, um den Aufwand für Verwaltung und Gremienmitglieder zu reduzieren. 
Ziel des neuen Verfahrens ist es, die Sachstandsberichte dem Gremium nicht zu einem be-
stimmten Datum im Rahmen einer Mitteilung, sondern immer dann zur Verfügung zu stellen, 
wenn ein neuer Meilenstein erreicht wurde. Das bedeutet, dass der durch die Verwaltung frei-
gegebene Bericht in den Portalen unter „Aktuelle Dokumente“ erscheint, ohne jeweils in die Sit-
zung transportiert zu werden. Sowohl für die Gremienmitglieder wie auch für die Bürgerinnen 
und Bürger ist der Abruf der Sachstände jederzeit möglich. 
Ergänzend wird unabhängig von der Veröffentlichung in den Portalen den Mitgliedern der Aus-
schüsse und Bezirksvertretungen z. B. einmal im Quartal eine Liste der neuen Sachstände ge-
bündelt zur Verfügung gestellt. Die genauen Modalitäten werden vom jeweiligen Ausschuss mit 
der Schriftführung festgelegt. 
Portale/SessionNet:  
Sachstandsberichte können in den Portalen des Ratsinformationssystems auf drei Arten aufge-
rufen werden: 
 Bei der Recherche nach der Vorlage oder dem Antrag erscheint an erster Stelle der zu-
gehörige Sachstandsbericht 
 Im Menüpunkt „Gremien“ werden für jedes Gremium unterschiedliche Register ange-
zeigt. Das letzte Register trägt den Namen „Beschlussstand“. Hier kann man sich alle 
umgesetzten und nicht umgesetzten Beschlüsse eines Gremiums ansehen, zu denen 
eine Berichterstattung vorgesehen ist.  
 Die dritte Möglichkeit besteht darin sich gezielt eine Sitzung aufzurufen. Hier erscheint 
unter anderem das Register „Beschlussstand“ über das man ebenfalls alle erledigten 
und alle unerledigten Beschlüsse einsehen kann. 
Geplantes Roll-out 
Die Ausweitung des beschlussbezogenen Berichtswesens erfolgt in 4 Phasen, die in der Anlage 
1 näher dargestellt werden. In einzelnen Gremien können dabei Verschiebungen nicht gänzlich 
ausgeschlossen werden, da manche Berichtsthemen (wie z. B. Verkehr oder Ordnung) bei-
spielsweise in sämtlichen Bezirksvertretungen eine Vielzahl von Beschlüssen zu berücksichti-
gen haben. Die Bezirksvertretungen Ehrenfeld und Innenstadt haben bereits Sachstandsberich-
te angefordert und auch teilweise erhalten. Die Ergebnisse sind in den Portalen sichtbar. 
Für die gem. Zeitplan im März beginnenden Ausschüsse haben die vorbereitenden Arbeiten be-
reits begonnen. 
 
2. Projetbezogenes Berichtswesen über größere Vorhaben  
 
Die Erprobung dieses Verfahrens erfolgte bei den Dezernaten VI (Planen und Bauen) und III 
(Mobilität). Sie erfolgte verwaltungsintern ohne die Veröffentlichung der Sachstandsberichte in 
den Portalen. 
Ziel dieses Berichtswesens ist, über mehrere Vorlagen zu einem Thema gesammelt zu berich-
ten. Das bedeutet, dass mehrere Beschlussvorlagen, Mitteilungen, Anfragen und Anträge ei-
nem sogenannten Sammelprojekt geordnet werden, über dessen Fortschritt dann berichtet 
wird.  
  
Die neuen Sachstände werden im projektbezogenen Berichtswesen den Gremien analog zu 
Punkt 1 zur Verfügung gestellt.  
Im Rats- und Mitarbeiterinformationssystem werden die Sammelprojekte nach der entsprechen-

3 
 
den Freigabe dargestellt. Sie können über den Menüpunkt Projekte recherchiert werden. Für 
die Freischaltung dieser Sammelprojekte im Bürgerinformationssystem wurde eine Produktan-
forderung beantragt, die durch den Hersteller in der Zwischenzeit angenommen wurde. Ein Um-
setzungszeitpunkt ist derzeit noch nicht bekannt. 
Weiteres Vorgehen:  
Die Produktivsetzung der Sammelprojekte wird in vier Schritten erfolgen, die in Anlage 2 näher 
dargestellt werden. 
 
Gez. Blome i.V. für Reker