2. Sachstandsmitteilung zur Situation in der Wohngeldstelle nach der Reform der Wohngeldgesetzgebung zum 01.01.2023

Dokumente

• Mitteilung Ausschuss

  PDF

  Ansehen: Mitteilung Ausschuss Text: Mitteilung Ausschuss Herunterladen: Mitteilung Ausschuss

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  Dezernat, Dienststelle V/56/560 Vorlagen-Nummer 15.04.2024 1138/2024 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 18.04.2024 2. Sachstandsmitteilung zur Situation in der Wohngeldstelle nach der Reform der Wohngeldgesetzgebung zum 01.01.2023 Rahmenbedingungen: In der Mitteilung vom 14.09.2023 (Vorlage 2771/2023) informierte die Verwaltung zu- letzt über die aktuelle Personalsituation, die finanzielle Umsetzung von Wohngeld- Plus sowie über aktuelle Zahlen. Hintergrund der Mitteilung war das Gesetz zur Novel- lierung des Wohngeldgesetzes, welches am 01.01.2023 in Kraft trat und die Wohn- geldstellen vor die Herausforderung einer vom Gesetzgeber prognostizierten Verdrei- fachung des Antragsaufkommens stellte. Zwischenzeitlich hat sich insbesondere die Personal-, Ausstattungs- und Raumsitua- tion der Wohngeldstelle verbessert. Hinsichtlich der finanziellen Umsetzung von Wohngeld-Plus gibt es insoweit keine Än- derungen. Die Auszahlungen laufen nach wie vor über den Landesbetrieb IT.NRW. Aktuelle Personal- und Stellensituation: Zum Stichtag 15.03.2024 besteht in der Wohngeldstelle folgende Personal- und Stel- lensituation: Funktions-/Aufgabenbereich Stellenanzahl davon besetzt davon neu eingerichtet Anzahl entspricht in Prozent Sachgebietsleitung 1,00 -- 2,00 200,00 %1 Teamleitung Leistungsbereich 13,00 8,00 10,46 80,46 % Teamleitung Grundsatz- und zentrale Aufgaben 2,00 1,00 2,00 100,00 % Antragssachbearbeitung (Leis- tungsbereich) 122,15 81,50 99,53 81,48 % 1 Temporäre Stellendoppelbesetzung 2 Rückforderungssachbearbeitung 26,00 18,00 15,9 61,15 % Widerspruchs- und Klagesach- bearbeitung 12,00 8,00 7,75 64,58 % Ahndungs- und Beitreibungs- sachbearbeitung 12,00 8,00 6,72 56,00 % Geschäftszimmer 3,00 2,25 1,77 59,00 % Gesamt: 191,15 146,13 76,45 % Die Anzahl der neu eingerichteten Stellen basierte auf der Prognose der Bundesregie- rung, dass sich die Antragstellungen in Folge der Novellierung verdreifachen würden; dies hat sich nicht bestätigt. Insofern werden die neu eingerichteten Stellen nach orga- nisatorischer Prüfung weiterhin bedarfsorientiert zur Besetzung freigegeben. Obwohl in den meisten Funktionsbereichen die Stellenbesetzungsquote deutlich und spürbar verbessert werden konnte, ist diese insgesamt im Vergleich zur letzten Sach- standsmitteilung leicht rückläufig (September 2023= 78,42%). Ursächlich hierfür ist zum einen, dass der Betrieb des Frontoffice am Standort Dominium in der Tunis- straße, das eine sehr hohe Besetzungsquote hatte, zum 31.12.2023 eingestellt wurde. Zum anderen sind insbesondere im Bereich der Leistungssachbearbeitung neue Va- kanzen in einem Umfang von rund 8,5 Stellen entstanden. Diese ergeben sich daraus, dass seit der letzten Mitteilung im September 2023 zehn eingearbeitete Kolleg*innen die Leistungssachbearbeitung verlassen haben. Die Hauptgründe sind Beförderung, Ruhestand und Elternzeit Die Verwaltung bemüht sich weiterhin, die bestehenden Stellenvakanzen bedarfsorientiert so zügig wie möglich zu besetzen. Die in der letzten Mitteilung beschriebene prekäre Situation der Besetzung der Team- leitungsstellen konnte entschärft werden. Ein Großteil der Stellen ist besetzt. Die neu eingestellten Teamleitungen wurden einer schon vorhandenen Teamleitung an die Seite gestellt. Dies dient einer gründlichen Einarbeitung in die komplexe rechtliche Materie sowie in die internen städtischen Verwaltungsabläufe, die für die extern einge- stellten Kolleg*innen naturgemäß neu sind. Im Laufe des Jahres wird diese Dopplung aufgehoben und die Teams entsprechend aufgeteilt. Sodann wird sich auch bei den Teamleiter*innen eine Entlastung einstellen. Der Standort Dominium mit dem dort eingerichteten Frontoffice wurde Ende Dezem- ber 2023 aufgegeben. Durch das zugesetzte Personal und dessen fortgeschrittene Einarbeitung konnte zum 01.01.2024 auf das Frontoffice verzichtet werden. Die Ver- träge der Hilfskräfte wurden über den 31.12.2023 hinaus nicht verlängert. Haupttätig- keit der dort eingesetzten Hilfskräfte war es, die Telefonanrufe der Bürger*innen ent- gegen zu nehmen und entsprechend weiterzuverarbeiten. Zudem wurden dort einge- hende Neuanträge angelegt und zur Bearbeitung weitergeleitet. Dies stellte insgesamt eine Erleichterung für das Stammpersonal dar, das sich auf die Sachbearbeitung und die Einarbeitung konzentrieren konnte. Zeitgleich mit der Aufgabe des Dominiums wurde mit Unified Communications (UC) eine Weboberfläche zur Steuerung verschie- dener Kommunikationsfunktionen eingeführt. Damit lässt sich eine noch bessere tele- fonische Erreichbarkeit der Mitarbeitenden sicherstellen. Persönliche Vorsprachen sind weiterhin zu den Öffnungszeiten oder nach vorheriger Terminabsprache möglich. Zu den üblichen Öffnungszeiten können sich Bürger*innen an den neu eingerichteten Service-Schalter wenden. Hier stehen jeweils zwei Mitarbeitende zur Verfügung, die Anträge, Unterlagen und Kontaktwünsche entgegennehmen und entsprechend weiter- geben. Die in der letzten Sachstandsmitteilung angekündigte Evaluation der Stellensituation ist auf einem guten Weg. Aktuell werden gemeinsam mit der Organisationsberatung 3 des Personal- und Verwaltungsmanagements die umfangreichen Prozesse erhoben und analysiert. Mit einem Ergebnis ist im Frühsommer zu rechnen. Räumliche Situation: Im Juli 2023 konnten zwei Teams der Wohngeldstelle in Räumlichkeiten des Kalk-Kar- rees am Ottmar-Pohl-Platz umziehen. Dies führte unter weiterer Nutzung von Desksharing zu einer optimierten räumlichen Aufteilung am Standort Lindenthal. Wei- tere Umzüge nach Kalk werden erfolgen. Der Plan, die Wohngeldstelle mit allen Mitarbeitenden an einem (externen) Bürostand- ort räumlich zu vereinen, ist aus wirtschaftlichen Gründen gescheitert. Obwohl die Standortsuche weit fortgeschritten war, ist dieser Plan aufgegeben worden. Stattdes- sen wird dauerhaft ein „2-Standorte-Modell“ für das Kölner Wohngeld – linksrheinisch in Lindenthal und rechtsrheinisch in Kalk – weiterverfolgt. Der bisherige Zeitplan – Umzug im 3. Quartal 2024 – kann Stand heute gehalten wer- den. Technische Ausstattung: Die Mitarbeitenden sind vollständig mit Laptops und Dockingstations ausgestattet. Dies und die Webanwendung UC waren vor dem Hintergrund eingeschränkter Raum- ressourcen Voraussetzung für ein erfolgreiches flexibles und mobiles Arbeiten im Sinne der Mitarbeitendenzufriedenheit und damit auch für einen optimierten Kund*in- nen-Service. Zahlen | Daten | Fakten: Antragsein- gänge Stand 03.04.2024 inkl. späterer Nacherfass- ung von An- trägen noch zu ent- scheidende Anträge Beschie- dene An- träge davon Be- willigungen davon Ableh- nungen Jan 23 4.824 5.200 6.468 1.842 1.288 554 Feb 23 2.483 2.534 9.654 1.218 832 386 Mrz 23 2.418 2.497 10.239 2.881 2.322 559 Apr 23 1.974 2.065 10.313 2.096 1.529 567 Mai 23 1.933 2.217 10.162 2.520 1.733 787 Jun 23 2.029 2.076 9.714 2.283 1.613 670 Jul 23 4.130 4.162 9.671 2.258 1.611 647 Aug 23 3.141 3.144 10.732 1.968 1.445 523 Sep 23 2.128 2.191 13.035 2.257 1.620 637 Okt 23 2.292 2.454 13.274 2.310 1.670 640 Nov 23 2.408 2.481 13.149 2.857 1.999 858 Dez 23 1.789 1.968 13.072 1.960 1.390 570 Jan 24 3.025 3.096 13.251 2.914 2.209 705 Feb 24 2.393 2.439 13.230 2.773 1.975 798 4 Gesamtzahl der Fall- stände Erledigungs- quote Anteil der Bewilli- gungen innerhalb 2 Monaten durchschnittl. Bear- beitungsdauer in Monaten Jan 23 19.555 66,92% 58,17% kein Wert vorh. Feb 23 22.955 57,94% 59,76% 2,85 Mrz 23 23.393 56,23% 53,87% 2,87 Apr 23 24.458 57,83% 45,05% 2,85 Mai 23 25.092 59,50% 31,08% 2,94 Jun 23 25.553 61,98% 31,18% 3,03 Jul 23 26.209 63,10% 31,28% 3,29 Aug 23 27.801 61,40% 29,16% 3,47 Sep 23 30.491 57,25% 34,24% 3,58 Okt 23 31.002 57,18% 39,13% 3,67 Nov 23 31.099 57,72% 31,88% 3,80 Dez 23 32.301 59,53% 36,41% 3,95 Jan 24 31.393 57,79% 33,42% 3,97 Feb 24 33.032 61,26% 39,65% 4,25 Anzahl Kölner Haushalte, die Wohngeld beziehen: 2022 2023 2024 Januar 7.011 16.118 11.232 Februar 7.217 7.604 12.098 März 7.274 15.333 12.657 April 7.548 8.579 Mai 7.682 9.301 Juni 7.813 9.953 Juli 7.808 10.519 August 17.676 10.715 September 8.141 11.240 Oktober 7.809 11.326 November 7.787 11.801 Dezember 8.020 12.477 Hinweis: Im August 2022 erhielten regulär 7886 Haushalte Wohngeld, zusätzlich er- hielten 9790 Haushalte den Heizkostenzuschuss I. Im Januar 2023 erhielten regulär 6932 Haushalte Wohngeld, weitere 9186 Haushalte erhielten den Heizkostenzu- schuss II. Im März 2023 erfolgte die Wohngeldnachzahlung ab Januar 2023 nach Fer- tigstellung der Programmierung seitens IT-NRW. Fazit: Durchschnittlich hat 2022 jeder Empfängerhaushalt monatlich ein Wohngeld von ca. 257,00 Euro (2021: 255,00 Euro) erhalten. Nach der Novelle waren es monatlich durchschnittlich 330,84 Euro. Insgesamt betrugen die Wohngeldzahlungen im Jahr 5 2022 in Köln 32,72 Millionen Euro, im Jahr 2023 aufgrund des gestiegenen Antragsvo- lumens 68,23 Millionen Euro. Die Wohngeldstelle konnte sich durch die Zusetzung von Personal und moderner Technikausstattung dem gesteigerten Antragsaufkommen stellen. Desksharing ver- bunden mit weitreichender Teilnahmemöglichkeit am mobilen Arbeiten, fachliche Workshops sowie einzelne Teamevents tragen mit dazu bei, die Zufriedenheit der Mit- arbeitenden zu bewahren beziehungsweise zu steigern. Die Antragszahlen sind nach wie vor hoch. Die Tendenz zeigt aber, dass die Zahl der Entscheidungen (Bewilligungen und Ablehnungen) im Vergleich zu Anfang 2023 ge- steigert werden konnte. Wenngleich aufgrund der Komplexität der Rechtsmaterie die Einarbeitung noch nicht abgeschlossen ist, geht die Verwaltung davon aus, dass eine Normalisierung der Arbeitssituation im Herbst dieses Jahres erreicht werden und die Kund*innenzufriedenheit weiter deutlich gesteigert werden wird. Gez. Dr. Rau