Digitalisierung Bauarchiv

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
15.12.2022 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat VI an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat I 
Dezernat IV 
Dezernat V 
 
 
Amt: Bauaufsichtsamt  
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2022/0345 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 521010 
Kostenstelle:  063-002-1000 Investitionsnummer:        
Kostenträger:  5210-11 Sachkonto: 5101170 
 
Betreff: Digitalisierung Bauarchiv  
 
Vorlage vom: 24.11.2022 
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Der Umsetzung des Projekts Digitalisierung Bauarchiv wird zugestimmt. 
2. Das Bauaufsichtsamt wird mit der Umsetzung des Projekts beauftragt.  
3. Die erforderlichen Mittel werden im Haushalt 2023 ff. etatisiert.  
 
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 24.11.2022 
 
Der Aktenbestand des Bauaufsichtsamts beläuft sich mittlerweile auf etwa 4,5 laufende 
Kilometer. Die Anforderungen an Bauprojekte sind in den letzten Jahren stetig gestiegen, 
wodurch auch die Bauakten immer umfangreicher werden. Hinzu kommt, dass Bauakten 
keiner Aussonderung unterliegen und folglich immer weiter bestehen und zu lagern sind.  
 
Auch auf vor Jahren abgeschlossene Akten muss, sowohl vom Bauaufsichtsamt als auch von 
den Fachämtern, regelmäßig zurückgegriffen werden. Durch die Digitalisierung des 
Bauarchives kann die Kommunikation zwischen den Ämtern und die Abgabe von 
Stellungnahmen deutlich beschleunigt und gefördert werden. 
 
Mit der Digitalisierung des Bauarchives wird eine Steigerung der Bürgerfreundlichkeit erreicht 
werden können, da Bürgerservices wie die Einsicht in Alt Akten bzw. die anschließende 
Bereitstellung von Unterlagen sehr viel zeitnaher und zudem ortsunabhängig, also ohne 
persönliche Vorsprache im Bauaufsichtsamt, erfolgen kann. Auch für die Beschäftigten des 
Bauaufsichtsamtes wird ein ortsunabhängiger Zugriff während Außendienstterminen möglich 
sein, wodurch die Servicequalität gegenüber Bauherren erhöht werden kann. 
 
Nicht unerwähnt sollte natürlich die Einsparung von Lagerflächen durch das ersetzende 
Scannen des Aktenbestandes bleiben. Die Lagerkapazität des Bauarchives wird in mittlerer 
Zukunft an seine Grenzen stoßen. 
 
Auf Basis von Erfahrungswerten der ekom21 bei der Digitalisierung von Bauakten in anderen 
Städten (z. B. Stadt Frankfurt) ist pro laufendem Kilometer mit Kosten von etwa 1.000.000,00 
EUR zu rechnen.  
 
Des Weiteren ist mit einem Aufwand für die Einbindung der digitalisierten Unterlagen in das 
Fachverfahren zu rechnen. Auch für den Einsatz eines externen Dienstleisters bzw. für eine 
Kooperation mit dem Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen sind 
entsprechende Mittel einzuplanen.  
 
Aufgrund dieser getroffenen Annahmen sollten insgesamt etwa 5.500.000,00 EUR verteilt auf 
drei Jahre im Haushalt des Bauaufsichtsamtes eingeplant werden. 
 
 
Darmstadt, 24.11.2022 
 
Dezernat I        Dezernat IV 
 
 
 
Jochen Partsch       André Schellenberg 
Oberbürgermeister       Stadtkämmerer 
 
Dezernat V        Dezernat VI 
 
 
 
Holger Klötzner        Paul Georg Wandrey 
Stadtrat        Stadtrat

- 2 - 
 
Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
15.12.2022 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat VI an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat I 
Dezernat IV 
Dezernat V 
 
 
Amt: Bauaufsichtsamt  
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I IV 
V 18 
VI 63 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2022/0345 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
14 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 521010 
Kostenstelle:  063-002-1000 Investitionsnummer:        
Kostenträger:  5210-11 Sachkonto: 5101170 
 
Betreff: Digitalisierung Bauarchiv  
 
Vorlage vom: 24.11.2022  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Der Umsetzung des Projekts Digitalisierung Bauarchiv wird zugestimmt. 
2. Das Bauaufsichtsamt wird mit der Umsetzung des Projekts beauftragt.  
3. Die erforderlichen Mittel werden im Haushalt 2023 ff. etatisiert.  
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 3 - 
Beschluss des Magistrats vom 11.01.2023 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.

- 4 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 24.11.2022 
 
Der Aktenbestand des Bauaufsichtsamts beläuft sich mittlerweile auf etwa 4,5 laufende 
Kilometer. Die Anforderungen an Bauprojekte sind in den letzten Jahren stetig gestiegen, 
wodurch auch die Bauakten immer umfangreicher werden. Hinzu kommt, dass Bauakten 
keiner Aussonderung unterliegen und folglich immer weiter bestehen und zu lagern sind.  
 
Auch auf vor Jahren abgeschlossene Akten muss, sowohl vom Bauaufsichtsamt als auch von 
den Fachämtern, regelmäßig zurückgegriffen werden. Durch die Digitalisierung des 
Bauarchives kann die Kommunikation zwischen den Ämtern und die Abgabe von 
Stellungnahmen deutlich beschleunigt und gefördert werden. 
 
Mit der Digitalisierung des Bauarchives wird eine Steigerung der Bürgerfreundlichkeit erreicht 
werden können, da Bürgerservices wie die Einsicht in Alt Akten bzw. die anschließende 
Bereitstellung von Unterlagen sehr viel zeitnaher und zudem ortsunabhängig, also ohne 
persönliche Vorsprache im Bauaufsichtsamt, erfolgen kann. Auch für die Beschäftigten des 
Bauaufsichtsamtes wird ein ortsunabhängiger Zugriff während Außendienstterminen möglich 
sein, wodurch die Servicequalität gegenüber Bauherren erhöht werden kann.  
 
Nicht unerwähnt sollte natürlich die Einsparung von Lagerflächen durch das ersetzende 
Scannen des Aktenbestandes bleiben. Die Lagerkapazität des Bauarchives wird in mittlerer 
Zukunft an seine Grenzen stoßen. 
 
Auf Basis von Erfahrungswerten der ekom21 bei der Digitalisierung von Bauakten in anderen 
Städten (z. B. Stadt Frankfurt) ist pro laufendem Kilometer mit Kosten von etwa 1.000.000,00 
EUR zu rechnen.  
 
Des Weiteren ist mit einem Aufwand für die Einbindung der digitalisierten Unterlagen in das 
Fachverfahren zu rechnen. Auch für den Einsatz eines externen Dienstleisters bzw. für eine 
Kooperation mit dem Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen sind 
entsprechende Mittel einzuplanen.  
 
Aufgrund dieser getroffenen Annahmen sollten insgesamt etwa 5.500.000,00 EUR verteilt auf 
drei Jahre im Haushalt des Bauaufsichtsamtes eingeplant werden. 
 
 
Darmstadt, 24.11.2022 
 
Dezernat I        Dezernat IV 
 
 
 
Jochen Partsch       André Schellenberg 
Oberbürgermeister       Stadtkämmerer 
 
Dezernat V        Dezernat VI 
 
 
 
Holger Klötzner        Paul Georg Wandrey

Stadtrat        Stadtrat

Punkt 20: Digitalisierung Bauarchiv 
 (V-Nr. 2022/0345) 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.  
 
Stimmenthaltung: AfD

Punkt 3: Digitalisierung Bauarchiv 
 (V-Nr. 2022/0345) 
 
Einstimmig empfiehlt der Ausschuss für Wirtschaftsförderung, Wissenschaft und 
Digitalisierung der Stadtverordnetenversammlung, der Vorlage zuzustimmen.

Punkt 21: Digitalisierung Bauarchiv 
 (V-Nr. 2022/0345) 
 
Einstimmig empfiehlt der Ausschuss für Bauen, Stadtplanung, Verkehr und 
Liegenschaften der Stadtverordnetenversammlung, der Vorlage zuzustimmen.