Bestandserfassung in den Museen - Sachstand November 2017

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/VII/4 
 
Vorlagen-Nummer  16.11.2017 
 3500/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 23.11.2017 
Ausschuss Kunst und Kultur 05.12.2017 
 
Bestandserfassung in den Museen - Sachstand November 2017 
Die Verwaltung berichtet jährlich über die Fortschritte im Pilotprojekt Bestandserfassung.  
Im November 2003 wurde die Projektgruppe zur Durchführung der Bestandsüberprüfung als Pilotpro-
jekt im Kölnischen Stadtmuseum (KSM) eingerichtet. Diese wurde mit Personal besetzt, das in ande-
ren Bereichen freigesetzt wurde. Über die Arbeit dieser Projektgruppe wurde das Verfahren zur Be-
standsüberprüfung konzipiert, eine geeignete Software ausgeschrieben und letztlich beschafft. Auf-
grund der Vielzahl der in den Museen vorhandenen Objekte handelt es sich bei der Bestandserfas-
sung um eine Aufgabe, die – wie in früheren Berichten bereits dargestellt wurde - noch viele Jahre in 
Anspruch nehmen wird, zumal der Bestand an Museumsobjekten beständig zunimmt. 
 
Technisches System: 
Das System läuft weiterhin stabil, sowohl die Datenbank als auch die Erfassungssoftware sind bisher 
störungsfrei geblieben. Das gilt gleichermaßen für die Hardwareseite: der Betrieb des Systems über 
das städtische Rechenzentrum garantiert problemloses Handling und, im seltenen Fall einer techni-
schen Störung im stadtinternen Netz, allenfalls kürzeste Ausfallzeiten.  
Zur Software MuseumPlus erfolgte kürzlich ein weiteres Programm-Update zur Programmpflege und 
Mängelbeseitigung. 
 
Personal: 
Insgesamt sind in der Projektgruppe neun Mitarbeiter/innen eingesetzt.  
 
Bestandserfassung: 
Im Zuge der Erfassungsarbeiten in der Graphischen Sammlung des Stadtmuseums zeigt es sich, 
dass der Objektbestand doch umfangreicher ist, als es zunächst schien. Jedoch werden die Arbeiten 
dort in absehbarer Zeit abgeschlossen. Mit der Erfassung der Bestände an Münzen und Medaillen 
wird in diesen Tagen begonnen. Gleichzeitig wurden bereits Erfassungsarbeiten im Bereich der Ge-
mäldesammlung im Depot durchgeführt, die sich aus aktuellen Objektbewegungen ergeben haben, 
bzw. auch noch aus dem Depotumzug vor einigen Jahren zu erledigen sind. Die Erfassung des Be-
standes der historischen Post- und Ansichtskarten wird noch aufgeschoben, bis eine zurzeit langzeit-
erkrankte Mitarbeiterin ihren Dienst wieder aufnehmen kann.  
Die ständige Ausstellung des Kölnischen Stadtmuseum musste ab Juni 2017 kurzfristig aufgrund des 
Wasserschadens in das Depot ausgelagert werden. Es war Gefahr im Verzug. Um die historisch be-
deutsamen Museumsobjekte nicht schädigenden Einflüssen auszusetzen wurden hierbei auch die 
drei Restauratorinnen und Restauratoren des Projektteams mit eingesetzt. 
 
Weiteres Vorgehen / Ausweitung: 
Das Museum Schnütgen (MS) arbeitet seit längerer Zeit produktiv mit der Datenbank MuseumPlus 
und auch das Museum für Angewandte Kunst (MAKK) hat das Datenbanksystem nun in Betrieb ge-
nommen.

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Inzwischen wird das Upgrade auf die neue Variante MuseumPlus RIA vorbereitet, die erhebliche Leis-
tungsverbesserungen, eine erhöhte Datensicherheit sowie eine effizientere Arbeitsweise mit sich 
bringt. Es folgen nun die verwaltungsinternen Abstimmungsprozesse um mit der Beschaffung begin-
nen zu können. 
 
Gez. Laugwitz-Aulbach